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AUDITORIA AMBIENTAL

AUDITORIA AMBIENTAL
AUDITORIA AMBIENTAL
Fase preliminar que comprende desde el momento en que se surge la idea hasta que
Fase preliminar que comprende desde el momento en que se surge la idea hasta que

Fase preliminar que comprende desde el momento en que se surge la idea hasta que se pone en marcha y tiene las siguientes sub etapas:

Planificación de la auditoría, se formula en plan y

estrategias para la desarrollo.

Reunión inicial para definir objetivos, alcance, métodos,

instrumentos, procedimientos, medios de comunicación,

disponibilidad de recursos, recopilación de información,

etc.

Definición del equipo auditor, es la selección del personal que llevará a cabo el estudio y el personal de apoyo,

Cronograma de actividades definición de los tiempos de planificación y aplicación.

 Definición de alcance en donde se definen los temas y el nivel de profundidad.
 Definición de alcance en donde se definen los temas y el nivel de profundidad.

Definición de alcance en donde se definen los temas y el nivel de profundidad.

Tratamiento de la información Identificación de las fuentes de información que suministrará los datos

necesarios, las cuales se deberá seleccionar y clasificar.

Definición del área de trabajo relacionada con el espacio físico y en área de influencia de la empresa en donde se desarrollarán las actividades de auditoría. Identificación de apoyo interno en donde se buscará el apoyo del personal que labora en la empresa.

Análisis de las actividades que se desarrollarán para conocerlas suficientemente.

Determinación de estándares son los niveles mínimos de

calidad ambiental basados en la normatividad legal

vigentes.

 En ésta fase tiene lugar la auditoría en las instalaciones de la empresa se
 En ésta fase tiene lugar la auditoría en las instalaciones de la empresa se

En ésta fase tiene lugar la auditoría en las instalaciones de la empresa se desarrolla las

actividades planificadas en la fase anterior. Esta fase termina con la elaboración de los informes correspondientes a cada campo auditado. Actividades generales se desarrollan las actividades planificadas de acuerdo al cronograma establecido incluyendo la realización de entrevistas con el personal, revisión de la información, visita de campo a

las instalaciones de la empresa, reuniones de equipo,

medición de parámetros, registros fotográficos, identificación de agentes importantes, medición de grados de impacto, verificación del cumplimiento de

los planes estratégicos de la empresa

 Análisis del proceso productivo que puede incluir visita a las instalaciones de la empresa/planta,
 Análisis del proceso productivo que puede incluir visita a las instalaciones de la empresa/planta,

Análisis del proceso productivo que puede incluir visita a las instalaciones de la

empresa/planta, identificación de los

procesos, elaboración de diagramas de proceso, análisis de funcionamiento

de equipos, análisis de residuos y emisiones.

 Otros aspectos técnicos que incluye el estudio de auditorías realizadas anteriormente, estudio de los
 Otros aspectos técnicos que incluye el estudio de auditorías realizadas anteriormente, estudio de los

Otros aspectos técnicos que incluye el estudio de auditorías realizadas anteriormente, estudio de los programas ambientales actuales, análisis y calificación de proveedores y recursos y servicios, análisis de materias

primas, estudio del uso eficiente de la energía, recursos

naturales, agua, opciones de ahorro, disposición de

desechos, posibilidades de minimización, reutilización, reciclaje y tratamiento de residuos, implementación de

mejoras tecnológicas, análisis químico de muestras,

valoración de muestras y comparación con estándares, análisis de productos finales, modos de transporte, embalaje, almacenamiento, análisis del destino de los bienes finales, disposición al terminar su vida útil.

 Aspectos legales que comprende en análisis y cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes
 Aspectos legales que comprende en análisis y cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes

Aspectos legales que comprende en análisis y cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes Políticas de seguridad comprende el estudio de los planes de seguridad e higiene, planes de emergencia, identificación de zonas de riesgo y planes de contingencia.

Aspectos económicos y financieros con la estimación de costos e inversiones para adecuar la actividad a las exigencias legales que mejoren

la competitividad.

 La auditoría ambiental estará basada principalmente en la legislación ambiental vigente, de manera que
 La auditoría ambiental estará basada principalmente en la legislación ambiental vigente, de manera que

La auditoría ambiental estará basada principalmente en la legislación ambiental

vigente, de manera que se revisaran y verificaran

cada uno de los aspectos por auditar como agua,

aire, residuos peligrosos y no peligrosos, suelo y

subsuelo. De igual manera se localizará en un

plano las fuentes de abastecimiento de agua, descargas de agua residual, procesos y servicios industriales, sitio de almacenamiento de

materias primas, almacenamiento temporal de

residuos peligrosos y fuentes de emisión a la

atmósfera.

 Se realizará la recopilación de información referente a la región donde se ubica la
 Se realizará la recopilación de información referente a la región donde se ubica la

Se realizará la recopilación de información referente a la región donde se ubica la

organización, incluyendo un mapa regional

de la localización de las instalaciones, ubicación de la planta y colindancias, plano

identificando los edificios de las instalaciones,

tipo de construcción y plano de drenaje de la empresa.

Laboratorios, Áreas de almacenamiento, Áreas de mantenimiento, Áreas de operación, Áreas de recepción y despacho,

Laboratorios, Áreas de almacenamiento, Áreas de mantenimiento,

Áreas de operación,

Áreas de recepción y despacho, Depósitos,

Plantas de generación de energía

i.

Recorrido de todo el perímetro.

ii.

Descarga de residuales líquidos, sólidos y gaseosos. Materiales y desechos peligrosos.

iii.

Almacenamiento de residuos (interior/exterior)

Sistemas de tratamiento.

iv.

Suministro de agua.

v.

Almacenamiento de materias primas.

Las visitas a las instalaciones ofrecen una buena oportunidad para identificar fuentes de emisiones no
Las visitas a las instalaciones ofrecen una buena oportunidad para identificar fuentes de emisiones no

Las visitas a las instalaciones ofrecen una buena oportunidad para identificar fuentes de emisiones no definidas en los diagramas de proceso como los

venteos, derrames, pérdidas, etc. Se recomienda

efectuar estas inspecciones en las primeras etapas de la auditoría, para lograr una adecuada

familiaridad con los procesos a auditar. Se deben

privilegiar inspecciones en condiciones críticas

como los cambios de turnos, puesta en marcha o parada de equipos claves, vaciado o llenado de

estanques y reactores, etc.

El trabajo en campo comprende: I. La revisión de documentos, archivos y registros técnicos. II.
El trabajo en campo comprende: I. La revisión de documentos, archivos y registros técnicos. II.

El trabajo en campo comprende:

I. La revisión de documentos, archivos y registros

técnicos.

II. Análisis del proceso productivo. Es importante identificar las sustancias peligrosas empleada, el consumo de agua y ubicar las emisiones

al aire, así como determinar el tipo y la cantidad de los

residuos: sólidos, peligrosos y las descargas de efluentes.

El equipo auditor debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la

auditoría y reasignar trabajo entre los auditores, según se requiera.

 Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debe comunicar periódicamente el estado de
 Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debe comunicar periódicamente el estado de

Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debe comunicar periódicamente el estado de avance de la auditoría y cualquier inquietud al

auditado y al cliente de la auditoría, según sea

necesario. Las evidencias recogida en la auditoría, que sugieran un riesgo inmediato y significativo (por

ejemplo: de seguridad, ambiental o de calidad),

se deben reportarse sin inmediatamente al auditado, y según el caso, al cliente de la

auditoría.

 Cuando se considere que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el
 Cuando se considere que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el

Cuando se considere que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el líder del equipo auditor debe reportar las razones al

cliente de la auditoría y al auditado, para

determinar la acción apropiada. Esta acción puede incluir la reconfirmación del plan de auditoría, la terminación de la auditoría o un

cambio en los objetivos de la auditoría y/o

alcance de la auditoría.

Cualquier cambio necesario en el alcance de la auditoría debe ser revisado y aprobado por el

cliente de la auditoría, y según el caso, por el auditado.

 La reunión de apertura es el primer encuentro formal entre el equipo auditor y

La reunión de apertura es el primer encuentro

formal entre el equipo auditor y los funcionarios

a auditar. En ella se busca fundamentalmente allanar el camino para que la ejecución de la

auditoría sea exitosa y cumpla los objetivos

planteados.

Para “romper el hielo” y facilitar la ejecución de

la auditoría es importante que se defina muy

bien el objetivo de la auditoría. El auditor líder explicará a los auditados el alcance de la

auditoría y cómo ésta se llevará a cabo.

La reunión de apertura será conducida por el auditor líder, con los siguientes lineamientos básicos:
La reunión de apertura será conducida por el auditor líder, con los siguientes lineamientos básicos:

La reunión de apertura será conducida por el auditor líder, con los siguientes lineamientos básicos:

Presentación del equipo auditor y los auditados

En empresas pequeñas o medianas la presentación puede no ser estrictamente necesaria, pues ya hay un conocimiento previo.

En unidades organizacionales más grandes es posible

que auditores y auditados no se conozcan previamente, por lo que es importante hacer esta

primera etapa.

Objetivo de la auditoría

Presentación de las reglas.

 Si bien la reunión de apertura no es obligatoria dentro de las auditorías internas,
 Si bien la reunión de apertura no es obligatoria dentro de las auditorías internas,

Si bien la reunión de apertura no es obligatoria

dentro de las auditorías internas, siempre es conveniente establecer e indicar al auditado el alcance y el tiempo previsto de auditoría. En el caso de las auditorías externas, la auditoria debe estar prevista con un tiempo prudencial acordado por ambas partes, y en la reunión de

apertura el auditor deberá detallar las

características de la misma y explicar sobre la planificación de manera que la organización le

facilite la tarea en las áreas solicitadas.

En esta reunión, el auditor informa los alcances y método de la Auditoria. Por lo
En esta reunión, el auditor informa los alcances y método de la Auditoria. Por lo

En esta reunión, el auditor informa los alcances y

método de la Auditoria. Por lo general el Auditor menciona los documentos que va a auditar y solicita

algunos datos e información general acerca de la

organización, por ejemplo:

- Información adicional sobre las unidades son objeto de la auditoría.

- Personas que participan en la auditoría y cuál es su

papel.

- Empleados que trabajan en la organización auditada.

- Los principales productos de la organización.

- Los eventos especiales que tuvieron lugar últimamente

en la organización que puedan afectar al producto o los

procesos.

 El propósito es reunir información que pueda ayudar al Auditor a visualizar el esquema
 El propósito es reunir información que pueda ayudar al Auditor a visualizar el esquema

El propósito es reunir información que pueda ayudar al Auditor a visualizar el esquema de

trabajo según lo concibe el responsable

mismo del proceso.

Se realiza cabo la reunión de apertura con la

gerencia del auditado, o a quién delegue, en

un sitio apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos que

se van a auditar.

El propósito de una reunión de apertura es: a) Presentación del equipo auditor. b) Presentación
El propósito de una reunión de apertura es: a) Presentación del equipo auditor. b) Presentación

El propósito de una reunión de apertura es:

a) Presentación del equipo auditor.

b) Presentación de los responsables de las funciones o

procesos. c) Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

d) Revisión del plan de auditoría.

e) Acuerdo del horario y cronograma de la auditoría y

otras medidas pertinentes con el auditado, tales como la fecha y la hora de la reunión de cierre y cualquier

reunión intermedia entre el equipo auditor y la gerencia

del auditado. f) Los métodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditoría.

g) Presentación de cómo se realizarán las actividades. h) Confirmar los canales de comunicación formal
g) Presentación de cómo se realizarán las actividades. h) Confirmar los canales de comunicación formal

g) Presentación de cómo se realizarán las actividades.

h) Confirmar los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado.

I) Confirmar los aspectos relacionados con la

confidencialidad.

j) Confirmación de los procedimientos relacionados con la seguridad en el trabajo y para el equipo auditor y los

procedimientos de emergencia.

k) Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías y otro personal de soporte que se pueda requerir. i) Espacio para intercambio de preguntas.

j) Acordar la fecha y hora para la reunión de cierre.

k) Disponibilidad, funciones e identidad de los guías.

 Los guías y observadores pueden acompañar al equipo de auditoría pero no son parte
 Los guías y observadores pueden acompañar al equipo de auditoría pero no son parte

Los guías y observadores pueden acompañar al

equipo de auditoría pero no son parte de él y no deben influenciar ni interferir con la realización de la auditoría.

En donde se asignen guías deben brindar asistencia al

equipo de auditoría y actuar a solicitud del líder del equipo auditor. Sus deberes pueden incluir:

a) Establecer contactos y citas para las entrevistas.

b) Arreglar las visitas a partes específicas del sitio u

organización. c) Asegurar que los miembros del equipo auditor

conozcan y respetan las reglas concernientes a los

procedimientos de seguridad en el sitio.

 Es la expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el
 Es la expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el

Es la expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio o instalación. Las actividades se concentran en conseguir suficientes

datos para satisfacer los requerimientos.

Las actividades a realizar en las Auditorias deben ser estadísticas del tipo “muestreo”. En la Auditoria NO se puede revisar todos y cada uno de los registros de

cada procesos. El auditor va a muestrear y analizar los

procesos que ya tenía planificada visitar y algunos otros que su instinto y agudeza le permitan definir que

puede tener un comportamiento irregular.

Es decir la Agenda del auditor se completa en el terreno, mientras se realiza la
Es decir la Agenda del auditor se completa en el terreno, mientras se realiza la

Es decir la Agenda del auditor se completa en el terreno, mientras se realiza la auditoria. Después de escuchar a varias personas de la organización y de hacer su análisis pertinente, va a tener un panorama más claro y también decidir si puede resultar interesante indagar

por algunos otros procesos o sectores. Siempre

hay que dejar lugar para ir un poco más allá, pero tratando de no apartarse mucho de su

planificación.

Llegar al área puntualmente. Presentarse a través de un guía o solo Mantener un clima
Llegar al área puntualmente. Presentarse a través de un guía o solo Mantener un clima

Llegar al área puntualmente.

Presentarse a través de un guía o solo

Mantener un clima de calma, eliminando las tensiones.

Explicar suficientemente los objetivos de la auditoría y los procedimientos.

Investigar lo necesario.

Cumplir con las necesidades de los muestreos.

Comunicar a las partes los resultados.

No generar situaciones incomodas, pánico, ni resaltar situaciones anómalas encontradas.

Observar y registrar las condiciones encontradas

Observar y registrar las actividades.

Revisar documentos.

Realizar las entrevistas.

 El auditor debe comprobar los procesos y su documentación con el fin de determinar

El auditor debe comprobar los procesos y su documentación con el fin de determinar si los

mismos se llevan a cabo en forma controlada

y de acuerdo a los requisitos.

En la Ejecución el Auditor debe incluir: Procesos, documentos y registros Requisitos de clientes

En la Ejecución el Auditor debe incluir:

Procesos, documentos y registros

Requisitos de clientes

Documentación de cualquier especie, tales como instrucciones de trabajo, planes de calidad o requisitos de la norma.

Requisitos de otras normas legales o pertinentes a la actividad

Los registros de los conocimientos y entrenamientos de los empleados

Requisitos del procedimiento de trabajo

Conforme a la manipulación de productos según los requisitos definidos

Registros del Auditor

 Los procedimientos de auditoría son el conjunto o agrupación de técnicas aplicadas por el
 Los procedimientos de auditoría son el conjunto o agrupación de técnicas aplicadas por el

Los procedimientos de auditoría son el conjunto o agrupación de técnicas aplicadas por el auditor en forma secuencial, desarrolladas para:

- comprender la actividad o el área objeto del

examen

- recopilar la evidencia de auditoría

- respaldar una observación o hallazgo

- confirmar o discutir un hallazgo, observación o

recomendación con la administración La puesta en práctica de los procedimientos constituye o se materializa en pruebas de

auditoría.

 La entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno
 La entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno

La entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado).

Consiste en la averiguación mediante la aplicación de

preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guardan relación con las operaciones. Como técnica de recolección va

desde la interrogación estandarizada hasta la

conversación libre y en ambos casos se recurre a una

guía que puede ser un formulario o esquema de

cuestiones que han de orientar la conversación.

 El objetivo de toda reunión es compartir información y experiencias. Consiste en encuentros con
 El objetivo de toda reunión es compartir información y experiencias. Consiste en encuentros con

El

objetivo

de

toda

reunión

es

compartir

información y experiencias. Consiste en

encuentros con las personas interesadas en el

tema, como pueden ser los directivos de la empresa, los trabajadores de la empresa o

dentro del

puede ser una reunión

equipo de trabajo.

interna

 La observación consiste en presenciar el proceso o procesos que otros realizan identifica las
 La observación consiste en presenciar el proceso o procesos que otros realizan identifica las

La observación consiste en presenciar el proceso o procesos que otros realizan identifica las áreas de mayor riesgo. Se deben confrontar las

instrucciones y los procedimientos con las

condiciones de operación en el momento de la visita. En algunos tipos de empresa puede ser conveniente revisar las condiciones de seguridad

industrial e higiene (por ejemplo, en la industria

de alimentos y bebidas), si hay equipos dañados, el ritmo de actividad, estado de almacenes,

ubicación de las instrucciones de trabajo, etc.

 Es la aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el auditado para
 Es la aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el auditado para

Es la aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el auditado para conocer los hechos, situaciones u operaciones.

Este concepto abarca tanto a los cuestionarios como a las

encuestas y test que se podrían realizar, estos deben

cumplir ciertas características:

- Debe ser neutral, debe evitar sugerencias a respuestas

- Debe contar con preguntas concretas y específicas

- Deben recoger lo que se quiere conocer (fechas, hechos,

opiniones, cualidades, etc.)

- Puede realizarse en presencia o ausencia de un auditor

- Puede contar con respuestas preestablecidas

- Puede prever la respuesta (si, no, ninguna, de acuerdo, en

desacuerdo, aprueba, censura, etc.)

- Puede permitir asignarle mayor peso a ciertas preguntas.

 Las auditorías se ven beneficiadas por el avance tecnológico, ya que permite encontrar nuevas
 Las auditorías se ven beneficiadas por el avance tecnológico, ya que permite encontrar nuevas

Las auditorías se ven beneficiadas por el avance tecnológico, ya que permite

encontrar nuevas formas más rápidas y

mejores de realizar el trabajo. Por tanto el apoyo de medios como son los recursos

informáticos y electrónicos van a darle mayor

confiabilidad y calidad a la investigación.

 Una lista de verificación es una de las formas más objetivas de valorar el
 Una lista de verificación es una de las formas más objetivas de valorar el

Una lista de verificación es una de las formas más objetivas de valorar el estado de aquello que se somete a control. El carácter cerrado

de las respuestas y su cerrado número

proporcionan esta objetividad, elimina información no útil, porque no puede recoger

todos los matices, detalles y singularidades.

 Las listas de chequeo o de verificación son una valiosa herramienta para los auditores.
 Las listas de chequeo o de verificación son una valiosa herramienta para los auditores.

Las listas de chequeo o de verificación son una valiosa herramienta para los auditores. Ellas deben prepararse antes de ejecutar la auditoría. Una lista de verificación típica es una secuencia de preguntas, cada una de las cuales corresponde a un requisito de la norma

de referencia. Por principio de auditoría, estas

preguntas deberán ser abiertas para permitir que al auditor indague a fondo sobre el

requisito a auditar.

 La Lista de verificación es una ayuda de memoria que asegura el cubrimiento de
 La Lista de verificación es una ayuda de memoria que asegura el cubrimiento de

La Lista de verificación es una ayuda de memoria que asegura el cubrimiento de

todos los temas y puntos, asegura la

profundidad y continuidad adecuada de la auditoria, ayuda a administrar el tiempo,

organiza la toma de notas o captura de la

información y ayuda a la preparación del informe.

LISTA DE VERIFICACIÓN, VENTAJAS Proporciona una estructura / Guía Define la muestra, garantiza la cobertura
LISTA DE VERIFICACIÓN, VENTAJAS Proporciona una estructura / Guía Define la muestra, garantiza la cobertura

LISTA DE VERIFICACIÓN, VENTAJAS

Proporciona una estructura / Guía

Define la muestra, garantiza la cobertura

Facilita lograr el objetivo

Ayuda a mantener a los auditores en camino

Evita la duplicación

Ayuda a administrar el tiempo

Reduce las improvisaciones del auditor

 Las listas de verificación son de uso exclusivo de los auditores, por lo que
 Las listas de verificación son de uso exclusivo de los auditores, por lo que

Las listas de verificación son de uso exclusivo de los auditores, por lo que no requieren ser conocidas por los auditados, se debe utilizar como un recurso y no

como un documento maestro y hay momentos en que

se debe decidir si se hace caso omiso de él o se pospone su aplicación, es una guía, una ayuda para ejecutar la auditoría, pero no debe convertirse en una

camisa de fuerza para el auditor. Este deberá tener el

criterio suficiente para apartarse de la lista de verificación y seguir sus propias iniciativas de

indagación cuando así lo considere necesario.

 En los archivos donde se guardan los registros se eligen muestras del inicio, de
 En los archivos donde se guardan los registros se eligen muestras del inicio, de

En los archivos donde se guardan los registros se eligen muestras del inicio, de la mitad y del final. Se toman muestras adicionales cuando se

encuentra desviación para comprobar si se trata

de algo significativo. Se debe seleccionar muestras de diferentes etapas del proceso.

Compruebe que cada paso de la actividad se efectúe como se describe en el procedimiento y

que en los registros se hayan llenado todos los espacios. Revise documentos con la última

actualización y revise si existen correcciones

hechas a mano.

 Se hace un seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados, revisando los
 Se hace un seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados, revisando los

Se hace un seguimiento desde un documento dado

hasta los documentos asociados, revisando los

procedimientos y los registros, comenzando desde el principio del proceso que se está auditando o desde el final. Si durante la investigación aparecen otras pistas

potenciales, el auditor tiene diferentes opciones:

pasarlas por alto; tomar notas e investigar más tarde;

o preguntar acerca de ellas.

Los documentos de trabajo, incluidos los registros que

resultan a partir de su uso se deben retener, al menos

hasta finalizar la auditoría. Los documentos que contienen información confidencial se deben proteger adecuadamente en todo momento por parte de los

miembros del equipo de auditoría.

 Es conveniente cruzar información y utilizar técnicas combinadas, tales como: - preguntar cómo se
 Es conveniente cruzar información y utilizar técnicas combinadas, tales como: - preguntar cómo se

Es conveniente cruzar información y utilizar técnicas combinadas, tales como:

- preguntar cómo se realiza una actividad y

verificar los procedimientos;

- comprobar que los procedimientos y registros

correspondan a la práctica observada;

- comenzar por el principio de una actividad y

seguir la secuencia;

- comenzar por el final y seguir la secuencia hacia el punto inicial;

- comenzar en un punto de la norma en donde

interactúan varios elementos.

Las preguntas son la herramienta para comunicarnos y obtener información. Pero no se trata de
Las preguntas son la herramienta para comunicarnos y obtener información. Pero no se trata de

Las preguntas son la herramienta para comunicarnos y obtener información. Pero no

se trata de hacer cualquier pregunta ni de

formularla de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversación. La pregunta se

inserta dentro de una verdadera secuencia

comunicacional, una cadena o secuencia de comunicación entre dos o más personas con un

objetivo determinado.

 Las preguntas se pueden seleccionar tomando en consideración las características particulares de cada empresa,
 Las preguntas se pueden seleccionar tomando en consideración las características particulares de cada empresa,

Las preguntas se pueden seleccionar tomando en consideración las características particulares de cada empresa, escogiendo inicialmente

aquellas que no requieren de información detallada. Las preguntas se deben dirigir a la información relevante y no deben sugerir respuesta. No

deben contener agresividad o implicaciones

emocionales. Utilice un lenguaje sencillo y evite el ejercicio de pregunta y respuesta, de manera

que se incorporen en la conversación

Son usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo
Son usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo

Son usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al

entrevistado acerca del objetivo y del proceso

de la entrevista y obtener de éste verbalmente un acuerdo de cooperación durante la

entrevista. Son de carácter general y pueden

tocar aspectos personales y profesionales, como por ejemplo acerca de su profesión,

especialidad, ocupación, antigüedad en la

entidad o el cargo.

Una vez que se ha establecido el formato apropiado de la entrevista, en entrevistador tratará

Una vez que se ha establecido el formato apropiado de la entrevista, en entrevistador tratará de obtener la información verdadera y precisa sobre el tema de

interés para la auditoría.

Preguntas cerradas.

Este tipo de preguntas se contestan con un SI o un NO

y no generan mucha información.

Generalmente éste tipo de preguntas se debe evitar porque no invita a discusión o no permite encontrar lo que está conoce o está pensando el entrevistado. Si se

utilizar el tipo de pregunta cerrada debería estar

seguida por: ¿por qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, de manera que se le exija al entrevistado explicar sus puntos de vista.

Preguntas abiertas.  Esta forma de pregunta exige elaboración por ejemplo: ¿cómo se realiza esta
Preguntas abiertas.  Esta forma de pregunta exige elaboración por ejemplo: ¿cómo se realiza esta

Preguntas abiertas. Esta forma de pregunta exige elaboración por

ejemplo: ¿cómo se realiza esta actividad?. Utiliza las palabras: ¿Qué? Quién? ¿Quiénes?

¿Dónde ?, ¿Adónde ?,

¿Cuándo ?, ¿Cómo ?, ¿Por qué ?, ¿Para qué ?, ¿Cuánto/a/os/as ?, muéstreme . Las preguntas abiertas se pueden formular de

Cuál? ¿Cuáles

?,

dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta y se deben hacer con pocas palabras.

 Las preguntas informativas se usan en una secuencia lógica para maximizar el desarrollo de

Las preguntas informativas se usan en una secuencia lógica para maximizar el desarrollo de la información. Si el entrevistador tiene razón

para creer que el entrevistado no está siendo

honesto, entonces puede hacer preguntas de evaluación o de análisis. Asimismo, la entrevista

deberá llevar a un final lógico.

Estas evaluaciones podrían ser la base para que el entrevistador decida acerca de realizar preguntas de admisión para obtener evidencia

acerca de un hecho irregular.

 Las preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando se tiene evidencia
 Las preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando se tiene evidencia

Las preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando se

tiene evidencia razonable acerca la existencia

de hechos irregulares o deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto

de la auditoría. Estas preguntas no deben

violar los derechos y libertades de la persona

que está siendo entrevistada.

Reto.  Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre
Reto.  Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre

Reto.

Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre las operaciones

objeto de la entrevista. Las preguntas no deben ser

tan fáciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado.

Brevedad.

Las preguntas deberían incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema, pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier

posibilidad de malentendidos.

Claridad.  Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para obtener información
Claridad.  Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para obtener información

Claridad.

Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para obtener información

sobre el objeto de la auditoría.

Relevancia.

Las preguntas deben hacerse con un propósito definido en mente. Se deben evitar las preguntas

tramposas o trucos.

Énfasis en los puntos principales.

Las preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la entrevista, haciendo énfasis en aquellos puntos que el auditor considera son claves

para el desarrollo de la auditoría.

La entrevista es una herramienta muy flexible capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y
La entrevista es una herramienta muy flexible capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y

La entrevista es una herramienta muy flexible capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y personas y cumple como propósitos principales:

a)

Obtener información de los responsables de las

operaciones u procesos objeto de la auditoría.

b)

Facilitar la recolección de información.

c)

Establecer un acercamiento con el personal de la

organización con el que se interactuará durante el

proceso de la auditoría. Se comparten opiniones, sentimiento, comportamiento, etc.

d)

Permite orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar el entrevistado y

aclarar percepciones.

e)

Dar o recibir indicaciones o recomendaciones.

 La entrevista es una fuente primaria de información para los equipos de auditoría y
 La entrevista es una fuente primaria de información para los equipos de auditoría y

La entrevista es una fuente primaria de información para los equipos de auditoría y se debe preparar con anticipación teniendo en

cuenta la revisión de la información disponible

acerca del área, actividad o proceso objeto de la auditoría, la selección cuidadosa de los

entrevistados, la elaboración y coordinación del

calendario con suficiente anticipación para

asegurar la participación de los entrevistados, la determinación del tiempo estimado de la

entrevista y la preparación de preguntas

específicas.

 En la entrevista se utiliza diferentes técnicas de auditoría y debe documentarse adecuadamente las
 En la entrevista se utiliza diferentes técnicas de auditoría y debe documentarse adecuadamente las

En la entrevista se utiliza diferentes técnicas de auditoría y debe documentarse

adecuadamente las evidencias encontradas,

mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las

partes involucradas y los aspectos tratados, y

manifestando en forma verbal si se ha encontró alguna No Conformidad.

 Al iniciar la entrevista  Preséntese de forma amistosa  Dé una visión general
 Al iniciar la entrevista  Preséntese de forma amistosa  Dé una visión general

Al iniciar la entrevista

Preséntese de forma amistosa

Dé una visión general de los temas que se cubrirán en la entrevista.

Inicie con preguntas amplias y generales.

 Durante la entrevista Mantenga una relación amable y relajada.   Aborde gradualmente al
 Durante la entrevista Mantenga una relación amable y relajada.   Aborde gradualmente al

Durante la entrevista

Mantenga una relación amable y relajada.

 

Aborde

gradualmente

al

entrevistado,

creando

una

corriente

de

amistad,

identificación

y

cordialidad.

 

Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz.

 

Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando hechos y responsables.

 

Sondee las respuestas para obtener más información.

 

Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, evite formulaciones

embarazosas con carácter personal o privado.

 

Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.

 

Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensión.

 

Evite hacer preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto.

Lleve la conversación de forma fluida.

 
Ofrezca la oportunidad para que el entrevistado haga comentarios que necesiten elaboración o que no
Ofrezca la oportunidad para que el entrevistado haga comentarios que necesiten elaboración o que no

Ofrezca la oportunidad para que el entrevistado haga comentarios que necesiten elaboración o que no se preguntaron durante la entrevista.

Agradezca al entrevistado por su tiempo e información.

 

Informe al entrevistado cómo se usarán los datos.

 

Tome en cuenta las inquietudes del entrevistado.

 

Algunas

veces

podría

continuar

haciendo

otra

entrevista,

logre

el

consentimiento

para

esta

posibilidad.

 
 El auditor debe estar atento a identificar tácticas dilatorias, de manipulación o distractivas. En
 El auditor debe estar atento a identificar tácticas dilatorias, de manipulación o distractivas. En

El

auditor

debe

estar

atento a identificar

tácticas

dilatorias,

de

manipulación

o

distractivas. En otros casos el auditado puede reaccionar agresivamente o con hostilidad y

mostrase como un antagonista al proceso

Respecto a los documentos hay tres ejes de observación:  La forma. No es lo

Respecto a los documentos hay tres ejes de observación:

La forma.

No es lo más importante, pero se debe observar,

pues da indicios del adecuado control de la documentación. El auditor debe observar si los documentos están conformes con la normatividad

de la empresa (norma fundamental), si hay una

identificación clara y el contenido es suficiente para describir las actividades indicadas en el título

del documento.

 El fondo. Es lo más importante a considerar respecto al documento en si mismo.
 El fondo. Es lo más importante a considerar respecto al documento en si mismo.

El fondo. Es lo más importante a considerar respecto al

documento en si mismo. Se debe observar el

cubrimiento del tema (qué, quién, cuándo, cómo, dónde, con qué), la exactitud de las

referencias a otros documentos del sistema, la

secuencia adecuada, la coherencia, la actualización y que la lectura sea comprensible.

La realidad.  Es lo más importante respecto a la implementación de un sistema de
La realidad.  Es lo más importante respecto a la implementación de un sistema de

La realidad. Es lo más importante respecto a la

implementación de un sistema de gestión. Se

debe observar si el documento ha sido adecuadamente difundido al personal que lo

requiere, si se está aplicando efectivamente,

si existen diferencias entre lo documentado y

lo que se hace, si hay correcciones hechas a

mano sobre el documento.

i. Política ii. Objetivos iii. Planes iv. Procedimientos v. Instrucciones vi.
i. Política ii. Objetivos iii. Planes iv. Procedimientos v. Instrucciones vi.

i.

Política

ii.

Objetivos

iii.

Planes

iv.

Procedimientos

v.

Instrucciones

vi.

Licencias

vii.

Permisos

viii.

Especificaciones

ix.

Planos Contratos Pedidos

 Son los documentos que establecen los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las
 Son los documentos que establecen los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las

Son los documentos que establecen los resultados alcanzados o que proporciona

evidencia de las actividades realizadas. Los

registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para

proporcionar evidencia de verificación, de

acción preventiva y de acción correctiva. Generalmente los registros no necesitan

estar bajo control de revisión.

 Los procedimientos para la identificación, el mantenimiento y la disposición de los registros se
 Los procedimientos para la identificación, el mantenimiento y la disposición de los registros se

Los procedimientos para la identificación, el mantenimiento y la disposición de los

registros se enfocan sobre aquellos que son

necesarios para la implantación y la operación del sistema de gestión ambiental, y

para registrar la extensión con que los

objetivos y metas planeados han sido cumplidos.

Se debe solicitar y revisar la documentación propia de químicos, otra que se estime pertinente,
Se debe solicitar y revisar la documentación propia de químicos, otra que se estime pertinente,

Se debe solicitar y revisar la documentación propia

de

químicos,

otra que se estime pertinente, con el objetivo de

verificar:

- Que los sistemas de gestión y organización funcionen

la

documentación normativa

análisis

las

áreas

visitadas,

incluyendo

y

procedimientos,

permisos

cualquier

Identificar las eficiencias

Confirmar

el

-

-

cumplimiento

de

- Identificar nuevos problemas.

 Actas de reuniones  Registros de inspección  Reportes de auditoría  Registros de
 Actas de reuniones  Registros de inspección  Reportes de auditoría  Registros de

Actas de reuniones

Registros de inspección

Reportes de auditoría

Registros de programas de seguimientos

Resultados de mediciones Resúmenes de datos

Análisis e indicadores de desempeño

Procedimientos de Aseguramiento de Calidad

Información sobre leyes ambientales u otros requisitos aplicables Registros de quejas Registros de capacitación
Información sobre leyes ambientales u otros requisitos aplicables Registros de quejas Registros de capacitación

Información sobre leyes ambientales u otros requisitos aplicables

Registros de quejas

Registros de capacitación Información sobre procesos Información sobre productos

Registros de inspección, mantenimiento y calibración

Información pertinente sobre contratistas y proveedores Informes sobre incidentes

Información sobre medidas de preparación y respuestas

ante emergencias

Información sobre aspectos ambientales significativos

Resultados de auditorías Revisiones por la dirección

Los resultados esperados de la auditoría son:  Establecer las normas ambientales relevantes a la
Los resultados esperados de la auditoría son:  Establecer las normas ambientales relevantes a la

Los resultados esperados de la auditoría son:

Establecer las normas ambientales relevantes a la empresa, incluyendo seguridad y salud en el trabajo.

Obtener un diagnóstico de la situación de la empresa en

materias de medio ambiente, calidad y seguridad y salud

en el trabajo.

Evaluar las prácticas de gestión de la empresa.

Proponer un conjunto básico de objetivos y metas para

mejorar la gestión de la empresa.

Definir la estructura orgánica más apropiada a la realidad de la empresa.

Definir las funciones al interior de la empresa.

Proponer responsabilidades y mecanismos de

comunicación. Identificar los requerimientos de personal.

 Establecer los requerimientos de entrenamiento.  Proponer mecanismos de comunicación con las partes interesadas
 Establecer los requerimientos de entrenamiento.  Proponer mecanismos de comunicación con las partes interesadas

Establecer los requerimientos de entrenamiento.

Proponer mecanismos de comunicación con las partes

interesadas externas (clientes, instituciones

fiscalizadoras). Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista de la seguridad y salud en el trabajo. Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista ambiental.

Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista de la calidad del

producto

Identificar las áreas de proceso, unidades o equipos críticos que afectan la eficiencia operacional y que deben ser reemplazadas o reparadas.

 Identificar las opciones obvias para reducir pérdidas de materiales y energía. Medidas concretas para
 Identificar las opciones obvias para reducir pérdidas de materiales y energía. Medidas concretas para

Identificar las opciones obvias para reducir pérdidas de materiales y energía. Medidas concretas para la minimización de residuos (p. ej.: segregación, reuso, reutilización, tratamiento).

Identificar las opciones para mejorar la capacidad de monitoreo y

control de proceso, de registro y evaluación de la información

obtenida.

Recomendar la elaboración de procedimientos en aquellas actividades que sean críticas en materias de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo.

Recomendar indicadores apropiados para gestión (p. ej.: cantidad

de residuos por tonelada de producto, cantidad de insumos por tonelada de productos, cantidad de materias primas por tonelada de productos, horas hombre por tonelada de producto, etc.).

Identificar los criterios para mantención preventiva y correctiva,

prioridades, responsabilidades.

 Los hallazgos constituyen la base para el informe de auditoría y son los resultados
 Los hallazgos constituyen la base para el informe de auditoría y son los resultados

Los hallazgos constituyen la base para el informe de auditoría y son los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida comparada con los criterios de

auditoría. Pueden indicar conformidad o no

conformidad y se evalúan respecto de los criterios de auditoría acordados.

HALLAZGO:  Hecho suficientemente importante que se debe resaltar y comunicar dentro del proceso auditor
HALLAZGO:  Hecho suficientemente importante que se debe resaltar y comunicar dentro del proceso auditor

HALLAZGO:

Hecho suficientemente importante que se debe resaltar y comunicar dentro del proceso

auditor Hallazgos positivos:

Realizaciones o aciertos convenientes o destacables para la organización

Hallazgos negativos:

Hechos

inconvenientes,

perjudiciales, nocivos o dañinos para el

irregulares,

funcionamiento de la organización

 La evidencia de la auditoría constituye la base sobre la cual el personal determina
 La evidencia de la auditoría constituye la base sobre la cual el personal determina

La evidencia de la auditoría constituye la base sobre la cual el personal determina el cumplimiento de leyes, reglamentos, políticas corporativas y otras normas; se obtienen de

diversas maneras incluyendo revisión de registros, examen de los datos disponibles y entrevistas con el personal de las instalaciones. La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores ambientales

competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría.

 Una vez que se completa la reunión de evidencias, se evalúa los resultados y
 Una vez que se completa la reunión de evidencias, se evalúa los resultados y

Una vez que se completa la reunión de evidencias, se evalúa los resultados y

observaciones de la auditoría. La evidencia se

evalúa en términos de las metas del programa para determinar si se alcanzaron

los objetivos de la auditoría, como la

importancia de los resultados.

(Muestreos y análisis, revisión de cálculos y registros):  Aquí se incluyen: tomas de muestra
(Muestreos y análisis, revisión de cálculos y registros):  Aquí se incluyen: tomas de muestra

(Muestreos y análisis, revisión de cálculos y registros):

Aquí se incluyen: tomas de muestra de

efluentes, verificación de registros de residuos, validación de análisis de laboratorio, etc. Es importante identificar las

deficiencias

incumplimiento de los procedimientos establecidos, fallas en los sistemas de

control, etc.

ausencia

de

registros,

por

 El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde
 El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar

donde no se cumple con los criterios de

auditoría del sistema de gestión. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los

resultados de la auditoria de no conformidad

sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la

auditoría.

de incertidumbre inherente a todas las auditorías ambientales y a todos los usuarios de los
de incertidumbre inherente a todas las auditorías ambientales y a todos los usuarios de los

de

incertidumbre inherente a todas las auditorías ambientales y a todos los usuarios de los

resultados. Todas las auditorías ambientales deben estar conscientes de esta incertidumbre. El auditor ambiental debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la

Por

lo

tanto

existe

elemento

un

auditoria recolectada durante ésta y el

reconocimiento de la incertidumbre en los resultados y cualquier conclusión de la auditoria,

se deben tomar estos factores en cuenta al

planear y ejecutar la auditoria.

 El auditor ambiental debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la
 El auditor ambiental debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la

El auditor ambiental debe obtener suficientes evidencias para que los resultados

individuales de la auditoria, agregados a los

resultados de menor significancia, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada. Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base

de todos los resultados de no conformidad.

 En la auditoría es toda la documentación elaborada u obtenida por el auditor durante
 En la auditoría es toda la documentación elaborada u obtenida por el auditor durante

En la auditoría es toda la documentación elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditoría que respalda sus conclusiones y opiniones. Se denomina evidencia objetiva a la información cualitativa o cuantitativa, registros o declaraciones acerca de hechos relativos a la existencia e implementación de un elemento de un sistema de gestión, la cual se basa en la observación y puede ser verificada.

 Los indicios que sugieren no conformidad deben ser anotados sí parecen significativos. La información
 Los indicios que sugieren no conformidad deben ser anotados sí parecen significativos. La información

Los indicios que sugieren no conformidad deben ser anotados sí parecen significativos.

La información reunida a través de las

entrevistas debe ser probada obteniendo la misma información por otras fuentes

independientes, tales como la observación en

el sitio, revisión de documentos y registros.

 Son los registros, las declaraciones verbales de hechos u otra información, relacionados con los
 Son los registros, las declaraciones verbales de hechos u otra información, relacionados con los

Son los registros, las declaraciones verbales de hechos u otra información, relacionados con los criterios de auditoría y que son verificables

Es un hecho existente

Está basada en la observación e investigación sistemática

No está influenciada por emociones o prejuicios

Puede ser documentada

Puede ser verificada

Está relacionada con los criterios de la auditoría

Característica de la evidencia:  COMPETENCIA:  Veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta
Característica de la evidencia:  COMPETENCIA:  Veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta

Característica de la evidencia:

COMPETENCIA:

Veraz, adecuada, convincente y que al ser

expuesta no genera duda ni da lugar a interpretación diferente al hallazgo que

respalde.

Se refiere a la calidad de la evidencia

 La evidencia valida significa que las pruebas en que se sustenta la misma sean
 La evidencia valida significa que las pruebas en que se sustenta la misma sean

La evidencia valida significa que las pruebas en que se sustenta la misma sean confiables.

La confiabilidad de la evidencia se refiere solo

a los procedimientos de auditoría escogidos. No puede mejorarse la confiabilidad de la

evidencia escogiendo una muestra más

grande o una población diferente, sólo puede

mejorase escogiendo procedimientos de

auditoría que contengan más calidad.

Entre los factores que afectan la confiabilidad de la evidencia se menciona:  La fuente:
Entre los factores que afectan la confiabilidad de la evidencia se menciona:  La fuente:

Entre los factores que afectan la confiabilidad de la evidencia se menciona:

La fuente: Interna o externa. Su naturaleza. Visual, oral o documentaría.

La evidencia obtenida a través del examen físico, mediante inspección u observación es preferible a la obtenida indirectamente. La evidencia documental es preferible a la evidencia oral.

Los documentos originales proporcionan una

evidencia más adecuada que las copias.

 La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspección en más validad que la
 La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspección en más validad que la

La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspección en más validad que la levantada en condiciones comprometidas, por ejemplo en un ambiente en donde la persona puede ser intimidada.

La evidencia testimonial obtenida de una persona no sesgada o que tiene un conocimiento completo sobre el área es más adecuada que la de alguien con sesgos o con conocimientos parciales. El auditor puede tener mayor seguridad cuando la evidencia de auditoría obtenida de diversas fuentes, o de naturaleza diferente, es concordante.

Cuando la evidencia de auditoría derivada de una fuente no es concordante con la obtenida a partir de otra fuente,

puede ser preciso aplicar procedimientos adicionales a fin

de resolver la discrepancia.

 El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir,
 El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir,

El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si

las informaciones utilizadas están

exclusivamente relacionadas con los hechos examinados y las conclusiones tienen una

relación lógica y concreta con respecto a la

información examinada.

 La relevancia puede considerarse sólo en términos de objetivos de auditoría específicos. Las evidencias
 La relevancia puede considerarse sólo en términos de objetivos de auditoría específicos. Las evidencias

La relevancia puede considerarse sólo en términos de objetivos de auditoría específicos. Las evidencias son relevantes para un objetivo

de auditoría pero no para otro diferente. En el

ejemplo anterior cuando el auditor rastreó las copias de las ordenes de monitoreo con las copias de los resultados de los análisis, las

evidencias fueron relevantes para el objetivo de

existencia. La mayoría de las evidencias son relevantes para más de uno, pero no para todos

los objetivos de auditoría

Característica de la evidencia: SUFICIENCIA:  Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad de
Característica de la evidencia: SUFICIENCIA:  Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad de

Característica de la evidencia:

SUFICIENCIA:

Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad de respaldar un hallazgo

 Los documentos de trabajo son los documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo
 Los documentos de trabajo son los documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo

Los documentos de trabajo son los documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo de la auditoría. Su efectividad no depende de la cantidad sino de la calidad.

Los documentos concernientes a la auditoría se deben retener o destruir mediante acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y

requisitos reglamentarios y contractuales

aplicables

 Escritura legible  Identificación de entrevistador y entrevistado  Registrar fecha de visita. 
 Escritura legible  Identificación de entrevistador y entrevistado  Registrar fecha de visita. 

Escritura legible

Identificación de entrevistador y entrevistado

Registrar fecha de visita.

Indicar las fuentes de información

Relacionar la información entregada con las etapas del plan

Resumir cada sección y señalar las conclusiones

Copiar cualquier documento que sirva de apoyo a las

conclusiones (negativas o positivas)

Enumerar las páginas en forma consecutiva, y ordenar los documentos en forma lógica

No dejar ninguna pregunta sin respuesta

Repasar todos los documentos de trabajo para verificar su

coherencia

 El hecho de que la organización esté de conformidad con su SGA, no necesariamente
 El hecho de que la organización esté de conformidad con su SGA, no necesariamente

El hecho de que la organización esté de conformidad con su SGA, no necesariamente

significa que cumpla totalmente con las leyes y reglamentos. Al recolectar pruebas, el auditor

está autorizado a examinar documentos, observar actividades y convicciones y realizar entrevistas. Este último método para recopilar pruebas permitirá al auditor determinar si los empleados comprenden sus papeles y responsabilidades respecto al SGA.

 El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde
 El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar

donde no se cumple con los criterios de

auditoría del sistema de gestión. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los

resultados de la auditoria de No Conformidad

sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la

auditoría

 La norma ISO 19011 define no conformidad como el incumplimiento de un requisito. Este
 La norma ISO 19011 define no conformidad como el incumplimiento de un requisito. Este

La norma ISO 19011 define no conformidad como el incumplimiento de un requisito. Este

requisito puede ser de la norma de referencia

o de los propios procedimientos internos de la empresa. Para ilustrar mejor el concepto, a

continuación se presentan ejemplos de no

conformidades típicas en un sistema de gestión

 No conformidad: Incumplimiento de un Requisito.  Evidencia de diferencias entre el Manual de
 No conformidad: Incumplimiento de un Requisito.  Evidencia de diferencias entre el Manual de

No conformidad: Incumplimiento de un Requisito. Evidencia de diferencias entre el Manual de

Calidad, los procedimientos y/o los criterios de auditoría. Evidencia de diferencias entre procedimientos y prácticas operativas. Falta de evidencia de soporte de la implementación de los requisitos de la norma. Falta de evidencia para demostrar continuidad en la implementación de los procesos del

sistema.

 Una No Conformidad debe ser una observación exacta de los hechos, se dirige al
 Una No Conformidad debe ser una observación exacta de los hechos, se dirige al

Una

No

Conformidad

debe

ser

una

observación exacta de los hechos, se dirige al

qué, cuándo, dónde, es recuperable, es decir

que acepta trazabilidad y debe ayudar a lograr la implementación de la acción

correctiva

El resultado de análisis de las observaciones y evidencias de la Auditoria puede ser indicado
El resultado de análisis de las observaciones y evidencias de la Auditoria puede ser indicado

El resultado de análisis de las observaciones y evidencias de la Auditoria puede ser indicado como alguno de los

siguientes tres estados:

Conformidad: El proceso se muestra de acuerdo con la exigencia establecida. Oportunidad de mejora: La organización puede o no adoptar esta oportunidad. Es un consejo informal. En

algún momento la organización puede haber presentado alguna mínima falla puntual o demora que no afecta en forma directa ni indirecta el Sistema de Gestión. Esto normalmente puede suceder en cualquier empresa y es

normal. Pero es el momento de explicar por qué. Y si hay

una buena razón, que revela y explica exactamente por qué sucedió, es hora de aplicar sentido común y no levantar una No conformidad

No conformidad: El proceso o documentación no está de acuerdo con los requisitos.  Las
No conformidad: El proceso o documentación no está de acuerdo con los requisitos.  Las

No conformidad: El proceso o documentación no está de acuerdo con los requisitos. Las no-conformidades se pueden dividir en dos categorías:

1. Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad de los resultados

esperados (derivados de los criterios) y se

vinculan con desviaciones de procedimientos o prácticas, originadas por un control de gestión

deficiente.

2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de dar origen a
2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de dar origen a

2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de

dar origen a deficiencias. Normalmente derivan

de instrucciones imprecisas o ausencia de procedimientos e instructivos.

El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:  Una observación detallada completa
El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:  Una observación detallada completa

El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:

Una observación detallada completa y precisa de lo

que fue encontrado por el auditor. Esta observación

debe ser atestiguada por la persona auditada para

confirmar su exactitud.

Una referencia a la cláusula de la norma o documento

del Sistema de Gestión.

Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso, que no se preste a confusiones o dudas, sin detalles que no le agreguen valor, con un enfoque concreto y coherente, evitando las repeticiones o la

redacción de No conformidades similares.

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma  No-Conformidad Mayor: Ausencia
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma  No-Conformidad Mayor: Ausencia

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma

No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma, falta de

implementación de un procedimiento del

Sistema de Calidad. Se considera también a

cualquier problema que cause impacto

dentro de la calidad del producto o servicio

entregado al cliente.

 No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma,
 No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma,

No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en

cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el

Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeños

ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento.

Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoria de la calidad y verificada por evidencias

objetivas.

Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la no conformidad detectada durante la auditoria y se respalda con la identificación

de la evidencia objetiva.

 Las conclusiones de la auditoría pueden incluir aspectos tales como la extensión de la

Las

conclusiones de la auditoría pueden incluir

aspectos tales como la extensión de la conformidad del sistema de gestión con los

criterios de la auditoría; la implementación y

mantenimiento efectivo del sistema de gestión; la capacidad del proceso de revisión de gestión

para asegurar la conveniencia, suficiencia y

eficacia del sistema de gestión.

Las conclusiones de la auditoría pueden conducir

a recomendaciones relativas a mejoras

comerciales, certificación o registro o futuras

actividades de auditoría.

 La documentación final de respaldo deberá indicar si está de acuerdo a los requisitos
 La documentación final de respaldo deberá indicar si está de acuerdo a los requisitos

La documentación final de respaldo deberá indicar si está de acuerdo a los requisitos o no. El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se

cumple con los criterios de auditoría. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los

resultados de la auditoria de no conformidad

sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la

auditoría.

Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales
Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales

Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales del sistema de gestión.

Además, se debe analizar su nivel de importancia.

Los aspectos más importantes a evaluar son:

- Verificar cumplimiento con la legislación

ambiental.

- Verificar la efectividad de acciones correctivas.

- Identificar potenciales mejoras.

- Formular recomendaciones.

Algunos de los resultados de una auditoría ambiental pueden considerar:  Establecer el nivel de
Algunos de los resultados de una auditoría ambiental pueden considerar:  Establecer el nivel de

Algunos de los resultados de una auditoría ambiental

pueden considerar:

Establecer el nivel de cumplimiento con la legislación ambiental vigente.

Establecer el nivel de cumplimiento del programa

ambiental de la empresa.

Identificar las principales razones de no conformidad.

Evaluar los niveles de motivación del personal, compromiso con las políticas de la empresa,

capacitación técnica y ambiental.

Diagnosticar la efectividad del sistema de gestión para abordarlos desafíos ambientales y de prevención de riesgos.

 Identificar las principales desviaciones operacionales y sus causas (que tengan consecuencias en la calidad
 Identificar las principales desviaciones operacionales y sus causas (que tengan consecuencias en la calidad

Identificar las principales desviaciones operacionales y sus causas (que tengan consecuencias en la calidad del producto, la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente). Identificar opciones para mejorar el desempeño ambiental de la empresa,

incluyendo la seguridad y la salud en trabajo.

Proponer modificaciones en el programa ambiental.

 Una conclusión de auditoría es definida como un juicio profesional u opinión expresada por
 Una conclusión de auditoría es definida como un juicio profesional u opinión expresada por

Una conclusión de auditoría es definida como un juicio profesional u opinión expresada por

un auditor acerca del tema de la auditoria,

basado en y limitado al razonamiento que el auditor ha aplicado para auditar sus

descubrimientos. Los descubrimientos de

auditoría son los resultados de la evaluación

de la evidencia de auditoría recopilada,

comparada contra el criterio de auditoría

acordado

 El equipo auditor se debe reunir antes de la reunión de cierre para revisar
 El equipo auditor se debe reunir antes de la reunión de cierre para revisar

El equipo auditor se debe reunir antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información

recolectada durante la auditoría y contrastarlos con los objetivos de la auditoría. En ésta reunión se debe acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la

incertidumbre, preparar las recomendaciones, si

se ha especificado en los objetivos de la auditoría y discutir acciones complementarias si

aplica

 Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un
 Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un

Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un reporte de la auditoria, los auditores deben tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta

reunión es presentar los resultados de la

auditoria al auditado, de tal manera que se

tenga una comprensión y reconocimiento

claro de la base de dichos resultados.

 Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y organización, dando
 Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y organización, dando

Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y organización, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier error o ambigüedad antes de elaborar el informe final. En auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de

la auditoría.

 Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder
 Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder

Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder presente el reporte, las discusiones finales en el significado y

descripción de los resultados de la auditoria en

última instancia recaen en el auditor líder, sin embargo el cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados.

Si en los objetivos de la auditoría se especificó sobre la presentación de recomendaciones, se deben dejar registradas. Debe enfatizarse que

las recomendaciones no son obligatorias.

 Entre los participantes en la reunión de cierre se deben encontrar el auditado y
 Entre los participantes en la reunión de cierre se deben encontrar el auditado y

Entre los participantes en la reunión de cierre se deben encontrar el auditado y el cliente de

la auditoría. El líder del equipo auditor debe

notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditoría que podrían

disminuir la confianza que se pueda tener en

la auditoría.

El desarrollo típico de la reunión de cierre contiene:  Agradecimientos a los auditados por
El desarrollo típico de la reunión de cierre contiene:  Agradecimientos a los auditados por

El desarrollo típico de la reunión de cierre contiene:

Agradecimientos a los auditados por la cooperación.

Explicación de las conclusiones.

Información positiva.

Descripción clara de las no conformidades.

Fijación del plazo para la toma de acciones

correctivas y preventivas.

Definición de las acciones de seguimiento.

Presentación del informe o fecha de entrega del mismo. Se deben dejar registros de la reunión de cierre (un acta u otro formato)

El informe final es un documento técnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos

El informe final es un documento técnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos

encontrados. El informe puede ser:

Informe final interno: Cuando contempla la evaluación de la situación medioambiental de la empresa. Además el destino final y grupo

interesado es la misma empresa.

Informe final externo: Cuando la información entregada está orientada a grupos de externos

vinculados a la empresa (proveedores, clientes,

asociación de usuarios, gobierno, etc.).

 Informe final de síntesis: Comprende un resumen de los resultados y conclusiones de lo
 Informe final de síntesis: Comprende un resumen de los resultados y conclusiones de lo

Informe final de síntesis: Comprende un resumen de los resultados y conclusiones de lo estudiado, sirve de base para la toma de decisiones. La documentación a emitir posterior a la auditoría debe incluir detalles sobre todos los procesos incluidos en la muestra. El auditor debe proporcionar todos los detalles que pueda. De esta manera,

cualquiera que lea el informe, tiene la mayor cantidad

de información posible. El informe debe ser claro, objetivo y formal, recuerde que este informe debe ser

revisado por la alta dirección.

 El informe final de auditoría debe ser lo más claro, objetivo y formal posible,
 El informe final de auditoría debe ser lo más claro, objetivo y formal posible,

El informe final de auditoría debe ser lo más claro, objetivo y formal posible, para ser usado como una herramienta guía por la organización

para normalizar las situaciones que se pudieran

haber presentado, así como para tener la evidencia en la próxima auditoria de que todas las observaciones han sido resueltas.

El informe de auditoría debe tener al final un resumen de las no conformidades -en el caso que se hubieran presentado-, aclarando que

documento y/o requisito normativo se está

incumpliendo.

El reporte de la auditoría debe incluir los siguientes aspectos:  Los objetivos de la
El reporte de la auditoría debe incluir los siguientes aspectos:  Los objetivos de la

El reporte de la auditoría debe incluir los siguientes aspectos:

Los objetivos de la auditoría

El alcance de la auditoría, identificando las unidades organizacionales y funcionales o los procesos auditados y

el periodo de tiempo abarcado.

La identificación del cliente de la auditoría.

La identificación de los miembros del equipo auditor.

Las fechas y lugares en donde se realizó las actividades

de auditoría en el sitio.

Los criterios de la auditoría.

El plan de auditoría

La lista de representantes del auditado.

 Un resumen del proceso de auditoría que incluya los obstáculos encontrados que puedan disminuir
 Un resumen del proceso de auditoría que incluya los obstáculos encontrados que puedan disminuir

Un resumen del proceso de auditoría que incluya los obstáculos

encontrados que puedan disminuir la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditoría.

Los hallazgos de la auditoría

Las conclusiones de la auditoría

Confirmación que se han cumplido los objeto de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo al plan de auditoría.

Las áreas no incluidas que se habían incluido en el alcance de la auditoría.

Recomendaciones de mejora, si se especificó en los objetivos de la

auditoría.

Planes de acción complementarios acordados.

Declaración de la naturaleza de confidencialidad del contenido.

La lista de distribución del reporte de auditoría.

EVALUACIÓN DE LOS PROBLEMAS AMBIENTALES  Funcionamiento del PGA  Emisiones a la atmósfera 
EVALUACIÓN DE LOS PROBLEMAS AMBIENTALES  Funcionamiento del PGA  Emisiones a la atmósfera 

EVALUACIÓN DE LOS PROBLEMAS AMBIENTALES

Funcionamiento del PGA

Emisiones a la atmósfera

Efluentes líquidos

Manejo de residuos sólidos

Almacenamiento

de

productos

químicos,

aceites,

solventes, sustancias tóxicas, entre otras.

Desechos peligrosos

Planes de Gestión de Averías y Emergencia

Contaminación de las aguas subterráneas y el suelo

CUMPLIMIENTO  De planes, legislación, documentos normativos y política ambiental  Nuevas situaciones encontradas
CUMPLIMIENTO  De planes, legislación, documentos normativos y política ambiental  Nuevas situaciones encontradas

CUMPLIMIENTO

De

planes,

legislación,

documentos

normativos y política ambiental Nuevas situaciones encontradas Recomendaciones Recomendaciones de investigaciones

 El reporte de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se
 El reporte de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se

El reporte de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debe respetar y

proteger apropiadamente la confidencialidad

por parte de los miembros del equipo auditor y de los receptores del informe. La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y se haya distribuido el informe de

auditoría aprobado.

 Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y
 Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y

Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, según el caso. Estas acciones no se

consideran parte de la auditoría y usualmente

las realiza el auditado dentro de un periodo de tiempo acordado.

En el caso de que las No conformidades sean menores o la auditoria fuera interna o de

seguimiento, se establece que se revisarán en una auditoria posterior las acciones correctivas

que se tomen para eliminar las no

conformidades

 El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se deberían verificar de acuerdo con
 El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se deberían verificar de acuerdo con

El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se deberían verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificación

puede ser parte de una auditoría posterior.

El objetivo es dejar todo bien claro para que en la próxima auditoría se revise el tratamiento y

para verificar que todos los incumplimientos

están cerrados.

Posteriormente a la auditoria, la organización se tomara un plazo adecuado para realizar un

análisis profundo para asegurarse que las No

conformidades no vuelvan a repetirse

 La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría
 La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría

La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de

auditoría y el reporte de auditoría

aprobado ha sido distribuido.