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Procesos para la Elaboracin de

Estndares y Procedimientos

Autoridad Nacional para la


Innovacin Gubernamental

Estndares y Procedimientos
[Julio de 2012]
Versin 00

1
AIG Procesos para la Elaboracin de Estndares y PR-ART13-01
Procedimientos

Autoridad Nacional para la Innovacin Gubernamental

Ing. Eduardo Jan


Administrador General

Lic. Temstocles Arjona


Direccin de Asistencia Tcnica Internacional

Lic. Omar Arcia - Encargado


Oficina de Asesora Legal

Lic. Gisela Gonzlez


Oficina de Auditora Interna

Lic. Ricardo Cucaln


Direccin de Finanzas

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Procedimientos

Lic. Ignacio Molino


Direccin de Administracin Ejecutiva

Lic. Jssica Zamora - Encargada


Oficina Institucional de Recursos Humanos

Ing. Csar Prieto - Encargado


Direccin de Tecnologa y Sistemas

Ing. Edgar Rodriguez


Direccin de Innovacin Gubernamental

Ing. Eduardo Briceo


Direccin de Arquitectura Tecnolgica

Lic. Dionys Snchez


Direccin de Tecnologa y Transformacin

Lic. Carlos Daz


Direccin de Gobierno Digital

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Procedimientos

Elaborado por:

Ing. Judy La Rivas


Ing. Mary Luz Golder
Estndares y Procedimientos

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Procedimientos

Tabla de Contenido

Hoja de Aprobacin

I. GENERALIDADES .................................................................................................7
II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO......................................................................8
III. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA CONFECCIN, MODIFICACIN O
ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. .....................14
IV. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA CONFECCIN, MODIFICACIN O
ACTUALIZACIN DE ESTNDARES DE GOBIERNO. .....................................16
V. DIAGRAMAS DE PROCESO. ..............................................................................19
VI. ANEXO. ................................................................................................................21
A. HOJA DE APROBACIN Y CONTROL DE CAMBIOS ............................................................. 21
B. EJEMPLO DE ENCABEZADO PARA LOS FORMULARIOS ....................................................... 22

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Procedimientos

AUTORIDAD NACIONAL
PARA LA INNOVACION GUBERNAMENTAL
Ttulo:

Procesos para la Elaboracin de Estndares y Procedimientos

Aprobado por:

Direccin de Arquitectura Tecnolgica

Autorizado por:

Ing. Eduardo E. Jan


Administrador General

Control de Cambios
Nmero de Versin Cambio

Versin 00 Versin Original

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Procedimientos

I. GENERALIDADES
A. Conceptos

Estndares: especificaciones que determinan la manera en que se construye y


funciona una tecnologa en particular, con el objetivo de regular la realizacin
de sus procesos.
Procedimiento: es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen
realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente
definidos, que permiten realizar una ocupacin o trabajo correctamente.

El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que


se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El
procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto
administrativo.
La actuacin pblica requiere seguir unos cauces formales, estrictos, que
constituyen la garanta de los ciudadanos en el doble sentido de que la
actuacin es conforme con el ordenamiento jurdico y que esta puede ser
conocida y fiscalizada por los ciudadanos.

El procedimiento administrativo se configura como una garanta que tiene el


ciudadano de que la Administracin no va a actuar de un modo arbitrario y
discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo,
procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por
tanto no va a generar indefensin.

Los procedimientos facilitan las labores de auditara, evaluacin, el control


interno y su vigilancia, la conciencia en los funcionarios y en sus jefes, para
establecer si la accin administrativas se realiza correctamente.

B. Objetivo
Establecer los pasos o procesos para solicitar, confeccionar, aprobar y
autorizar los Estndares de Gobierno y Procedimientos Administrativos de
las diferentes acciones que se realizan en la Autoridad Nacional para la
Innovacin Gubernamental.

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Procedimientos

C. Base Legal

Ley No. 65 de de 30 de octubre de 2009, Que crea la Autoridad Nacional para la


Innovacin Gubernamental.

Decreto Ejecutivo No. 205 de 9 de marzo de 2010 Por la cual se Reglamenta la


Ley No. 65 de 30 de octubre de 2009 Que crea la Autoridad Nacional para la
Innovacin Gubernamental ".

Decreto Ejecutivo No. 826 de 11 de agosto de 2010, Que Aprueba la Estructura


Organizativa de la Autoridad Nacional para la Innovacin Gubernamental.

Resolucin No. 166 de 13 de enero de 2012, Por la cual se adopta el


Reglamento Interno aplicable a todos los Servidores Pblicos de la Autoridad
Nacional para la Innovacin Gubernamental.

II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO


1. El Departamento de Estndares y Procedimientos, podr confeccionar,
modificar o actualizar cualquier Estndar de Gobierno o Procedimiento
Administrativo, cuando sea solicitado por la Unidad Administrativa, la
Administracin General o cuando lo crea conveniente.

2. La Unidad Administrativa, podr solicitar la confeccin, modificacin o


actualizacin de los Estndar de Gobierno o Procedimiento Administrativo de
su unidad.

3. La recopilacin y trascripcin digital de la informacin para la confeccin,


modificacin o actualizacin de Procedimientos Administrativos por parte del
Departamento de Estndares y Procedimientos, tendr una duracin de
veinticinco (25) das hbiles.

4. La recopilacin y trascripcin digital de la informacin para la confeccin,


modificacin o actualizacin de Estndares de Gobierno por parte del
Departamento de Estndares y Procedimiento, tendr una duracin de
cuarenta y cinco (45) das hbiles, extensibles por la complejidad del mismo.

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Procedimientos

5. La Unidad Administrativa tendr un trmino de cinco (5) das hbiles para la


revisin y remisin de comentarios (mediante correo electrnico), de los
Procedimientos Administrativos. Este trmino empieza a regir, a partir del
recibo del mismo. Pasado el trmino y la Unidad Administrativa
correspondiente, no realiza observaciones al documento, se entender como
validado.

6. La Unidad Administrativa tendr un trmino de diez (10) das hbiles para la


revisin y remisin de comentarios (mediante correo electrnico), de los
Estndares de Gobierno. Este trmino empieza a regir, a partir del recibo del
mismo. Pasado el trmino y la Unidad Administrativa correspondiente, no
realiza observaciones al documento, se entender como validado.

7. El Departamento de Estndares y Procedimientos remitir para revisin, los


Estndares de Gobierno o Procedimientos Administrativos, a la Oficina de
Asesora Legal.

8. La Oficina de Asesora Legal, tendr un trmino de 7 y 30 das para la revisin


y remisin de comentarios o sugerencias al Departamento de Estndares y
Procedimientos, de los Procedimientos Administrativos o Estndares de
Gobierno, respectivamente.

9. El Departamento de Estndares y Procedimientos realizar las correcciones a


los Procedimientos, en un trmino de 4 das laborales, una vez sea remitido
por la Unidad Administrativa o la Oficina de Asesora Legal.

10. El Departamento de Estndares y Procedimientos, confeccionar, codificar,


revisar, modificar o actualizar los formularios con sus instructivos, que
sean mencionados en los Estndares de Gobierno o Procedimientos
Administrativos.

11. El Departamento de Estndares y Procedimientos llevar el control de las


codificaciones utilizadas en los estndares, procedimientos, formularios e
instructivos.
12. La Direccin Administrativa correspondiente, tendr un trmino de 2 das
hbiles para revisar las modificaciones realizadas al Estndar de Gobierno o
aprobar el mismo, que ya cuente con la primera revisin (punto 5 y 6).

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Procedimientos

13. La Direccin Administrativa correspondiente, tendr un trmino de 1 da hbil


para revisar las modificaciones o aprobar Los Procedimientos Administrativos,
que ya cuente con la primera revisin (puntos 5 y 6).

14. La Administracin General tendr un trmino de 3 das hbiles para revisar o


autorizar el Estndar de Gobierno o Procedimiento Administrativo, que ya
cuenten con el Visto Bueno de la Direccin respectiva y la Oficina de Asesora
Legal.

15. Todos los procedimientos administrativos contarn con el diagrama de


proceso respectivo.

16. Para que un Estndar de Gobierno sea distribuido, para su implementacin,


deber cumplir con el siguiente protocolo:

1 : V B de Direccin Administrativa Correspondiente.


2 : Revisin de la Oficina de Asesora Legal.
3: Autorizacin de la Administracin General.
4:Resolucin Administrativa Correspondiente (Oficina de Asesora
Legal).
5: Remisin del Estndar a Gaceta Oficial.
6: Publicacin del Estndar en Gaceta Oficial.
7: Confeccin, Revisin y Autorizacin de Curso Virtual.
8: Publicacin del Estndar en Plataforma Virtual.

17. Para que un Procedimiento Administrativo sea distribuido para su


implementacin, deber cumplir con el siguiente protocolo:

1 : V B de Direccin Administrativa Correspondiente.


2 : Revisin de la Oficina de Asesora Legal.
3: Autorizacin de la Administracin General.
4: Resolucin Administrativa Correspondiente (Oficina de
Asesora Legal).
5: Publicacin del Procedimiento y Resolucin en la Pgina Web
de la AIG.
6: Confeccin, Revisin y Autorizacin de Curso Virtual.
7: Publicacin del Estndar en Plataforma Virtual.

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Procedimientos

18. Los Estndares de Gobierno se elaborarn siguiendo el respectivo modelo:


Hoja de Presentacin.
Nombre y Cargo del Administrador General.
Nombre y cargo de los colaboradores que intervinieron en el
Estndar.
Tabla de Contenido: lista descriptiva y ordenada de los captulos,
puntos y sub puntos de un manual, con indicacin de la pgina en
que comienza cada una.
Hoja de Aprobacin y Control de Cambios (ver anexo A).
Alcance.
Objetivo: Colocar con redaccin en infinitivo el objetivo general del
manual de procedimiento.
Base Legal: describir el fundamento legal de la Entidad y de los
procesos.
Medidas de Control Interno (si se tiene).
Desarrollo del Estndar.
Desarrollo de Procesos (si se tiene)
Diagrama de Proceso de cada procedimiento (si se tienen procesos).
Formularios utilizados en los procesos (si se tiene).
Glosario de trminos.
Bibliografa.

19. Los Procedimientos Administrativos se elaborarn siguiendo el respectivo


modelo:
Hoja de Presentacin.
Nombre y cargo de los Directores.
Nombre y cargo de los colaboradores que intervinieron en el
levantamiento de informacin.
Tabla de Contenido: lista descriptiva y ordenada de los captulos,
puntos y sub puntos de un manual, con indicacin de la pgina en
que comienza cada una.
Hoja de Aprobacin y Control de Cambios (ver anexo A).
Alcance.
Objetivo: Colocar con redaccin en infinitivo el objetivo general del
manual de procedimiento.
Base Legal: describir el fundamento legal de la Entidad y de los
procesos.

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Procedimientos

Medidas de Control Interno: son las normas o polticas que se deben


desarrollar, ejecutar, medir y controlar a lo largo de todos los
procedimientos.
Desarrollo de Procedimientos.
Diagrama de Proceso: representacin grfica de los pasos que se
siguen en toda una secuencia de actividades, dentro del
procedimiento, identificndolos mediante smbolos. El mismo
puede incluir, toda la informacin que se considera necesaria para
el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y
tiempo requerido.
Formularios e Instructivos utilizados en los procesos.
Glosario de trminos.
Bibliografa (si se tiene).

20. Todos los estndares, procedimientos e instructivos de formularios contarn con


un encabezado que tendr la siguiente informacin:

AIG Nombre del STD, Proceso / Instructivo Cdigo


control del
proceso/
instructivo

21. Todos los estndares, procedimientos e instructivos de los formularios contarn


con un pie de pgina que tendr la siguiente informacin:

Elaborado: Estndares y Procedimientos Aprobado: Dir. Administrativa Autorizado: Administrador General


Correspondiente
Versin: nmero de versin Fecha: Pgina xx de yy

22. Los formularios contarn con la siguiente informacin:


Logo de la AIG en la parte superior izquierda.
Cdigo control, en la parte superior derecha, adjuntando su versin,
ejemplo: F-XX(XXX)XX VR0005.
F-1(FN12)1
F: Formulario
1: Secuencia general del formulario
FN12: Cdigo de la unidad Administrativa a la cual Pertenece la forma.
1: Nmero secuencial de la forma, para la Unidad Administrativa.
VR: Nmero de versin de la forma.

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Procedimientos

Nombre de la Entidad, Direccin de la Unidad Administrativa y Nombre de


la forma, centrado en la parte superior de la forma (ver anexo B).

23. La codificacin de los procedimientos se llevar de la siguiente manera:


PR-FN12-01
PR: Procedimiento.
FN12: Cdigo de la Unidad Administrativa.
01: Secuencia numrica de los Procedimientos de la Unidad Administrativa.

24. La codificacin de los estndares se llevar de la siguiente manera:


STD-TT17-01
STD: Estndar.
TT17: Cdigo de la Unidad Administrativa.
01: Secuencia numrica de los Estndares de la Unidad Administrativa.

25. La codificacin de los Instructivos se llevar de la siguiente manera:


IT-F-1(FN12)1 VR00
IT: Instructivo de la forma.
F: Formulario
1: Secuencia general del formulario
(FN12): Cdigo de la unidad Administrativa a la cual Pertenece la forma.
1: Nmero secuencial de la forma, para la Unidad Administrativa.
VR: Nmero de versin de la forma y del instructivo.

26. La letra que se utilizar a lo largo de todos los Estndares y Procedimientos ser:
Calibri 13 para el cuerpo del documento.
Ttulos en Calibri 16, negrita sombreado.
Sub ttulos en Calibri 14, negrita sombreado.

27. La portada que se utilizar en todos los Estndares y Procedimientos ser:

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Procedimientos

Portada Estilo Moderno

Nombre del Estndar o


Procedimiento, Calibri 24

Nombre de la AIG, Calibri 22

Nombre de la Unidad que


confecciona el documento,
Calibri 11

Fecha de elaboracin del


Documento.

Versin del documento

III. Procedimiento para Solicitar la Confeccin, Modificacin o


Actualizacin de Procedimientos Administrativos.
1. Unidad Administrativa
La unidad administrativa solicita mediante correo electrnico al
Departamento de Estndares y Procedimientos la confeccin, modificacin
o actualizacin del Procedimiento Administrativo, de su respectiva rea.

Nota: El Departamento de Estndares y Procedimientos, podr confeccionar, modificar


o actualizar cualquier estndar o procedimiento, cuando lo crea conveniente, sin
necesidad de ser solicitado por la unidad administrativa. (Punto No. 1 de las
Medidas de Control Interno).

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Procedimientos

2. Departamento de Estndares y Procedimientos


Agenda la solicitud dando prioridades.
Se dirige a la unidad administrativa para recopilar informacin sobre los
Procesos Administrativos.
Analiza la informacin.
Digitaliza la informacin siguiendo los parmetros establecidos en los
puntos No. 3 y 4 de las Medidas de Control Interno del presente
procedimiento.
Remite por correo electrnico, a las unidades administrativas interesadas,
as como a la Oficina de Asesora Legal.

Nota: Todos los Procedimientos Administrativos contarn con el diagrama de


proceso respectivo (ver punto No. 15 de Medidas de Control Interno).

3. Unidades Administrativas/Oficina de Asesora Legal


Recibe el borrador de los documentos.
Revisa los Procedimientos Administrativos.
Realiza observaciones, si es el caso.
Remite va correo electrnico al Departamento de Estndares y
Procedimientos, las observaciones o la viabilidad tcnica.

4. Departamento de Estndares y Procedimientos


Recibe la documentacin con las observaciones o con la viabilidad tcnica
de las Unidades Administrativas/Oficina de Asesora Legal.
Revisa y realiza correcciones a la documentacin, si es el caso.
Remite las correcciones a la Unidad Administrativa y a la Oficina de
Asesora Legal.

5. Unidad Administrativa / Oficina de Asesora Legal


Reciben y revisan la documentacin.
Verifican que las observaciones fueron realizadas.
Teniendo la Viabilidad Tcnica (firma digital de las partes interesadas) del
documento, la Oficina de Asesora Legal, confecciona la Resolucin
Administrativa.
Remite la Resolucin a la Administracin General.

6. Administracin General
Recibe y revisa la Resolucin Administrativa.
Firma la Resolucin.
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Procedimientos

Coloca la firma digital al procedimiento.


Remite a la Oficina de Asesora Legal y al Departamento de Estndares y
Procedimientos.

7. Oficina de Asesora Legal


Recibe la Resolucin debidamente firmada.
Digitaliza y archiva (original) de la Resolucin Administrativa.
Remite al Departamento de Estndares y Procedimientos.

8. Departamento de Estndares y Procedimientos


Recibe la Resolucin Digitalizada.
Confecciona el e-learning virtual.
Remite el documento digitalizado, Resolucin Administrativa y el e-
learning, a la Direccin de Tecnologa para su publicacin en la pgina
Web.

9. Direccin de Tecnologa
Recibe la Resolucin, documento digitalizado y el e-learning.
Publica en la pgina Web.
Remite correo electrnico con el link de la publicacin, a todos los
colaboradores, para el conocimiento y estricto cumplimiento de los
procesos por parte de los mismos.

10. Colaboradores de la AIG


Reciben el link del e-learning para el proceso administrativo.
Ejecutan la accin.

11. Departamento de Estndares y Procedimientos


Lleva el registro y control de los colaboradores que accedieron y leyeron el
proceso administrativo.

IV. Procedimiento para Solicitar la Confeccin, Modificacin o


Actualizacin de Estndares de Gobierno.
1. Unidad Administrativa

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Procedimientos

La unidad administrativa solicita mediante correo electrnico al


Departamento de Estndares y Procedimientos la confeccin, modificacin
o actualizacin del Estndar de Gobierno, de su respectiva rea.

Nota: El Departamento de Estndares y Procedimientos, podr confeccionar,


modificar o actualizar cualquier estndar o procedimiento, cuando lo crea
conveniente, sin necesidad de ser solicitado por la unidad administrativa.
(Punto No. 1 de las Medidas de Control Interno).

2. Departamento de Estndares y Procedimientos


Agenda la solicitud dando prioridades.
Se dirige a la unidad administrativa para recopilar informacin sobre los
Estndares de Gobierno.
Analiza la informacin.
Digitaliza la informacin siguiendo los parmetros establecidos en los
puntos No. 3 y 4 de las Medidas de Control Interno del presente
procedimiento.
Remite por correo electrnico, a las unidades administrativas interesadas,
as como a la Oficina de Asesora Legal.

3. Unidades Administrativas/Oficina de Asesora Legal


Recibe el borrador de los documentos.
Revisa los Estndares.
Realiza observaciones, si es el caso.
Remite va correo electrnico al Departamento de Estndares y
Procedimientos, las observaciones o la viabilidad tcnica.

4. Departamento de Estndares y Procedimientos


Recibe la documentacin con las observaciones o con la viabilidad tcnica
las Unidades Administrativas/Oficina de Asesora Legal.
Revisa y realiza correcciones a la documentacin, si es el caso.
Remite las correcciones a la Unidad Administrativa y a la Oficina de
Asesora Legal.

5. Unidad Administrativa / Oficina de Asesora Legal


Reciben y revisan la documentacin.
Verifican que las correcciones fueron realizadas.
Teniendo la Viabilidad Tcnica del documento, la Oficina de Asesora Legal
confecciona la Resolucin Administrativa.
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Procedimientos

Remite la Resolucin a la Administracin General.

6. Administracin General
Recibe y revisa la Resolucin Administrativa.
Firma la Resolucin.
Remite a la Oficina de Asesora Legal.

7. Oficina de Asesora Legal


Recibe la Resolucin debidamente firmada.
Confecciona nota para la Remisin del Estndar a Gaceta Oficial.
Archiva el Original de la Resolucin.

8. Gaceta Oficial
Publica el Estndar
Notifica a la Oficina de Asesora Legal.

9. Oficina de Asesora Legal


Remite Gaceta Oficial al Departamento de Estndares y Procedimientos.

10. Departamento de Estndares y Procedimientos


Remite a las unidades de apoyo para la confeccin, revisin y aprobacin
del curso virtual.
Confecciona Circular para todas las Entidades del Estado.
Remite a la Administracin General.

11. Administracin General


Recibe y revisa la circular.
Firma la circular.
Remite al Departamento de Estndares y Procedimientos.

12. Departamento de Estndares y Procedimientos


Recibe la circular y realiza diligencia para la distribucin de las mismas.
Remite toda la documentacin del Estndar a la Direccin de Tecnologa
(incluyendo el e-learning).

13. Direccin de Tecnologa


Publica el Estndar y el e-learning en la pgina Web de la AIG.

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Procedimientos

V. DIAGRAMAS DE PROCESO.

Elaborado: Estndares y Procedimientos Aprobado: Dir. Arquitectura Tecnolgica Autorizado: Administrador General
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Procedimientos

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Versin: 00 Fecha: Julio de 2012 Pgina 20 de 22
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Procedimientos

VI. ANEXO.
A. Hoja de Aprobacin y Control de Cambios

AUTORIDAD NACIONAL
PARA LA INNOVACION GUBERNAMENTAL
Ttulo:

Nombre del Estndar o Procedimiento

Aprobado por:

Director de la unidad Administrativa

Autorizado por:

Administrador General

Control de Cambios
Nmero de Versin Cambio

Versin 00 Versin Original

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Versin: 00 Fecha: Julio de 2012 Pgina 21 de 22
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Procedimientos

B. Ejemplo de Encabezado para los formularios

AUTORIDAD NACIONAL PARA LA INNOVACIN GUBERNAMENTAL


Direccin de Finanzas F-2(FN12)2 VR00

COMPROBANTE DE PAGO A PROVEEDORES INFORMALES

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Versin: 00 Fecha: Julio de 2012 Pgina 22 de 22