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EL BENCHMARKING

El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos,
servicios o procesos de trabajo de las empresas lderes, para compararlos con los de tu propia
empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas.
No se trata de copiar lo que est haciendo tu competencia, si no de aprender que estn
haciendo los lderes para implementarlo en tu empresa aadindole mejoras. Si tomamos
como referencia a aquellos que destacan en el rea que queremos mejorar y estudiamos sus
estrategias, mtodos y tcnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra
empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.

TIPOS DE BENCHMARKING
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo
comn de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera de sus
departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o hacia otros sectores en las que
hay compaas que son las mejores en su clase.
-Competitivo

El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de


los principales competidores para realizar una comparacin con nuestra empresa y poder
detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores.
Quizs sea el ms complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el anlisis y el
estudio como ya he mencionado se realizan sobre los principales competidores. Al
considerarse tu competencia directa, en la gran mayora de los casos no estn interesados en
colaborar. Esto quiere decir que si no colaboran no lo podamos llevar a cabo? Por supuesto
que no, pero obviamente en la recopilacin de los datos necesarios se debern emplear ms
recursos, y por tanto ser mucho ms costosa.
-Interno

El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo
en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o tambin con grupos
empresariales que estn formados por varias empresas. En el proceso se identifica un
departamento o rea que sea un ejemplo a seguir por sus buenos resultados para poder llevar
a cabo un benchmark con los dems departamentos internos de la compaa.
Es el ms fcil de realizar dentro de compaas con estructuras con un cierto tamao, adems
normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a cabo, ya que la informacin
se obtiene de la propia empresa.
-Funcional

El benchmarking funcional identifica las mejores prcticas de una empresa que sea excelente
en el rea que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso
que pertenezca al mismo sector.
Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son
competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la
informacin necesaria para el estudio.

ETAPAS DEL BENCHMARKING


Para disear y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo
seguir los siguientes pasos: planificacin, recopilacin de datos, anlisis, accin y
seguimiento.

1. Planificacin
El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigacin que se va realizar.
En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:
-Qu quiero medir? Toda investigacin tiene que tener un porqu, y ste debe estar
relacionado con un rea de nuestra empresa que queremos mejorar.
-A quin voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos que
tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos
tomado la decisin sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una
empresa de dentro o fuera del sector.
-Cmo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo
para que sea responsable de la organizacin y de la direccin del mismo.
2. Datos

La recopilacin de datos es fundamental para el benchmarking, de ello depender en gran


medida el xito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes:
interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras.
3. Anlisis

Una vez hemos recopilado la informacin necesaria, hemos de analizar los elementos que
causan las diferencias entre nuestra compaa y las empresas estudiadas, para poder
identificar las oportunidades de mejora.
Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las
mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que nicamente seleccionaremos
aquellas mejoras que por tamao, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por
nuestra empresa.
4. Accin

El siguiente paso despus de analizar la informacin y de haber seleccionado los aspectos de


referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a nuestra empresa
pero siempre implementando mejoras.
Dicho de otro modo, despus de analizar la informacin y de lograr identificar los mejores
aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia
para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre aadindole alguna mejora o alguna ventaja
que le aporte valor a nuestros clientes.
5. Seguimiento y mejora
En esta ltima etapa se debe hacer un informe con toda la informacin destacada del proceso.
Esto ayudar a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se convierta en un
ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.

EJEMPLOS DE BENCHMARKING
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los ltimos aos, es el protagonizado
por Starbucks. La inestabilidad econmica y la apuesta por potenciar las ventas de caf por
parte de empresas de fast food como McDonalds, han hecho que Starbucks haya iniciado un
proceso de benchmarking.
Qu decidieron mejorar para paliar esta situacin? Uno de los
aspectos vitales para su modelo de negocio es el tiempo de la
preparacin de sus cafs. Como hemos visto anteriormente, se
necesita una empresa lder en quien fijarse para implementar
posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante
automovilstico japons Toyota. Sin duda un gran ejemplo a
seguir en la optimizacin del tiempo de fabricacin de sus
productos.
Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparacin de los famosos cafs de Starbucks
se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger los
ingredientes. Despus de realizar un anlisis de los benchmarks, implementaron un plan de
accin basado en la optimizacin de los procesos para preparar sus cafs, un rediseo del
espacio de trabajo, junto con una nueva disposicin de los utensilios y las maquinas
necesarias para la preparacin de sus productos. Aspectos aparentemente tan simples
como acercar y mejorar la disposicin de los ingredientes ms utilizados en sus cafs,
hicieron que se mejorara casi en un 20% el tiempo de elaboracin de sus productos.

La compaa Xerox Corporation fue la primera empresa en utilizar el benchmarking. A


principio de los aos 80 empresas como Minolta, Ricoh o Canon entre otras irrumpieron en
el mercado norteamericano de las fotocopias y de la gestin de la impresin con precios de
venta al pblico que eran mucho ms econmicos que los propios costes de produccin de
Xerox. El problema era evidente.

Para resolver esta situacin Xerox decidi analizar mtodos, procesos, materiales y productos
de su afiliada japonesa Fuji Xerox. El resultado indico que exista un gran retraso en todas
las reas estudiadas. Xerox pudo reaccionar rpido, marcando nuevos objetivos y Kpis para
realizar el seguimiento adecuado. En los siguientes aos Xerox adopt el benchmarking
como estrategia de mejora continua.