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Conforme a lo anterior, este documento ser, sin duda, una importante herramienta orientadora para los el grupo de auditores
con que cuenta la Institucin, lderes de los procesos y sus correspondientes equipos de trabajo, todos llamados a participar y
colaborar activamente en el desarrollo y sostenibilidad del Sistema de Gestin Integral Institucional, en favor de los usuarios,
clientes, grupos de inters y comunidad en general.
NORMATIVIDAD
Se presenta como Sistema de Gestin Integral la armonizacin de los sistemas de Gestin de
Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, conforme lo establece Resolucin 300 de 2007,
como referente normativo interno legalmente establecido.
Sin embargo, dentro de la normativa aplicable a las entidades de naturaleza pblica se ha
establecido que el Sistema de Gestin Integral est conformado por los sistemas antes
mencionados y adicionalmente por los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial
y Salud Ocupacional, Seguridad Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental
y Archivos, y Responsabilidad Social. En este sentido, tambin fue expedido el Decreto Nacional
2623 de 2009, que establece la creacin del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo
artculo 2 plantea la necesidad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin de
Calidad, as como con la Ley 962 de 2005, Modificada por el Decreto 19 de 2012, relacionada con la Poltica de Racionalizacin
de Trmites.
GENERALIDADES DE LA AUDITORA
Las auditoras tienen como propsito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y
transparencia de la gestin de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos,
operaciones y dems resultados de las entidades para lograr su mejora continua,
promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluacin.
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Clases de auditora
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuacin se presentan dos clases de
auditora segn el enfoque y el demandante de la revisin.
a) La auditora al sistema de gestin evala su efectividad a. Evala la efectividad del Sistema de Gestin Integral
tanto para desarrollar la estrategia y las polticas, como tanto para desarrollar las estrategias y las polticas,
para lograr los objetivos y el desempeo esperado. Se como para cumplir los objetivos y el desempeo
realiza para verificar: esperado.
La concordancia entre la descripcin del sistema y su b. Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y
documentacin con los requisitos establecidos para la consistencia de la documentacin que describe los
ese Sistema de Gestin Integral. procesos.
Las actividades relevantes del Sistema de Gestin c. Evala la forma como el proceso satisface los
Integral, sus resultados y el cumplimiento de requisitos del modelo de gestin aplicado.
disposiciones establecidas. d. Se verifica la concordancia de los procesos y de
Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si procedimientos con los requisitos del cliente y con las
son apropiadas para alcanzar los resultados prcticas, los instructivos, las normas, adems de las
esperados. especificaciones del servicio.
Las disposiciones vigentes para establecer si permiten
eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la c) La auditora a los resultados del servicio evala la
operacin del Sistema de Gestin Integral. efectividad de las medidas de gestin que se adoptan para
garantizar el cumplimiento de las caractersticas
Nota: Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestin no
solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino tambin otros como Desarrollo planeadas para un servicio.
Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del
la Informacin, Responsabilidad Social, Gestin Documental y Archivos, entre otros servicio con los requisitos del cliente, las especificaciones
que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditora puede centrarse en uno o
en varios de los sistemas que se encuentren implementados. definidas en la legislacin y la documentacin que precise
la manera de prestar el servicio.
b) La auditora a los procesos evala la efectividad de las
medidas de gestin en un determinado proceso:
Auditor lder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. En la institucin
Universitaria Pascual Bravo esta responsabilidad est en cabeza del jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.
Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor lder como el equipo de auditora tienen las siguientes
responsabilidades:
Auditor lder: Equipo auditor:
Planear y gerenciar todos los pasos de la auditora. Soportar al lder del equipo.
Conducir la auditora. Estar preparado para el desarrollo de la auditora.
Acompaar en la seleccin del equipo y en su instruccin. Participar en las reuniones de apertura y cierre.
Controlar los conflictos y propiciar la superacin de Cumplir las tareas designadas por el auditor lder.
situaciones difciles. Mantener la programacin y el objetivo de la auditora.
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo Documentar y apoyar todas las constataciones.
auditado. Realizar aportes que considere necesario para el mejor
Tomar decisiones de la auditora y en el SGI. desarrollo de la auditora
Comunicar los resultados de las auditoras sin atraso. Mantener al auditado informado del desarrollo.
Comunicar los mayores obstculos encontrados. Proteger todos los documentos.
Comunicar inmediatamente las no conformidades crticas. Mantener confidencialidad.
Tener habilidades de comunicacin eficaces. Ser objetivo y tico.
Informar los resultados, conclusiones recomendaciones Apoyar a los dems miembros del equipo auditor en el
finales de la auditora. proceso de auditoria
RESPONSABILIDADES AUDITADO
PREPARACIN DE LA AUDITORA
Para llevar a cabo una buena auditoria interna, la preparacin es de suma importancia. IMPORTANTE: Para cada una
de estas etapas se debe asignar
Esta preparacin consiste en una serie de diferentes elementos, como: un tiempo, que puede variar
desde unos pocos minutos,
- Determinacin del alcance de la auditoria. hasta varias horas. No obstante,
- Estudio de los documentos importantes. cada etapa es igual de importante y la auditoria debe
- Acordar el itinerario o programa de auditoria. completarse si se quiere que la auditoria sea efectiva y
sin problemas.
- Preparacin de listas de verificacin o cuestionarios.
EJECUCUN DE LA AUDITORA
Los responsables de la gestin del programa de auditora deben:
Es importante resaltar que para la gestin de un programa de auditora se debe aplicar el ciclo PHVA (Planear, Hacer Verificar y
Actuar).
Desarrollo de la auditora
Ejecucin de la auditora. "La auditora debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay,
debe ser debidamente supervisado".
Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los ltimos aos a nivel nacional e internacional, hoy se concibe al
planeamiento estratgico de la auditora como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho nfasis, utilizando el enfoque de
"arriba hacia abajo". Este planeamiento se refleja finalmente en la elaboracin del Programa de Auditora.
1. Reunin inicial
Se debe realizar una reunin de apertura con los responsables de los procesos a auditar, la cual
tiene el propsito de:
Confirmar el Plan de Auditora.
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora.
Presentar el equipo auditor.
Establecer los canales de comunicacin.
Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.
En algunos casos, de acuerdo con la complejidad de la auditora, la reunin de apertura simplemente puede consistir en comunicar
que se est realizando una auditora y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunin debe ser formal y mantener registros de
los asistentes.
El auditor lder en representacin del equipo auditor informar al auditado sobre el desarrollo de la auditoria, el establecimiento
de la mismas bajo la premisa de la obtencin de evidencias y realizacin de pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y
tcnicas de auditoria para la formulacin de hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones, lo cual quedar
consignado en la correspondiente Acta de Apertura (Formato EVI-FR-05).
2. Recogida de evidencias
La evidencia de auditora debe ser evaluada con respecto a los criterios de auditora para poder
generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los
criterios. De igual manera, cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos
pueden identificar una oportunidad de mejora.
El equipo auditor llevar a cabo la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron la auditora y el responsable del proceso
auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes aspectos:
Objeto de la auditora.
Presentacin del informe de auditora.
Conclusiones.
INFORME DE LA AUDITORA
Es responsabilidad del auditor lder y el equipo auditor.
El informe tiene por objeto exponer los hechos, analizar las causas y recomendar acciones
correctoras.
En caso de duda sobre alguna situacin auditada, es necesario aclararla antes de presentar
el informe.
Debe contener: objetivo y alcance de la auditora, observaciones de No Conformidad,
capacidad del SGI para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribucin del informe.
El Informe Final de la auditora debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debera comunicar al
cliente y/o auditado las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisin.
En esta etapa, el auditor debe tener en cuenta que
- El Informe Final debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.
- Una vez aprobado el Informe Final, debe distribuirse entonces a los receptores designados por el cliente de la auditora.
- El Informe Final de auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deben
respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.
- La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe aprobado se haya distribuido.
- Los documentos que pertenecen a la auditora deben conservarse o distribuirse de comn acuerdo entre las partes participantes y siguiendo los procedimientos del programa
de auditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
- Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditora no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier
otra informacin obtenida durante el proceso, ni el informe a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora, adems de la del auditado cuando sea
apropiado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditora, el cliente y el auditado deberan ser informados tan pronto sea posible
COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR
Recomendaciones prcticas
En el desarrollo de la auditora es necesario que tanto el lder como su equipo auditor
adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el
proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditora.
No emitir opiniones personales, basar sus apreciaciones solo los hechos y datos
soportados, no tener en cuenta rumores, suposiciones o situaciones que no se
encuentren debidamente registradas.
Ser claros en las explicaciones, el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al
interlocutor.
Motivar a la mejora de las No Conformidades.
Hacer preguntas consistentes con el alcance y que permitan analizar la situacin.
Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son manejados los asuntos.
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran
deficiencias.
Cumplir con el alcance de la auditora y examinar en detalle la documentacin soporte
Demostrar paciencia y nunca calificar ni descalificar y adaptarse a la situacin y al auditado.
Tener en todo momento el control de la auditora. Preguntar y escuchar, no prestarse para discusiones con el auditado.
Finalmente, SIEMPRE escuchar activamente y mantener un tono de cooperacin.
- La revisin del Manual de Calidad, caracterizacin y procedimientos que se realiza, es una revisin general necesaria para la preparacin de los
cuestionarios, no es una revisin a profundidad.
- El auditor debe de revisar que el alcance establecido es adecuado.
- Al llevar a cabo la revisin general de los documentos, el auditor deber considerar cuanto tiempo tomar la preparacin de los cuestionarios de auditoria, as como el tiempo
que llevar realizar la auditoria y confirmar que el tiempo asignado es suficiente.
- Previamente, debe analizar los sistemas utilizados por la Entidad, as como la tecnologa empleada, a fin de que no le sean desconocidos y tenga el suficiente conocimiento
y manejo del sistema como para poder llevar a cabo la auditoria.
- - Se deben revisar los soportes de auditoras anteriores para asegurarse de que entiende todos los requerimientos y conoce los cambios.
La mejora continua no es un hecho aislado de la entidad que pertenezca solo a las oficinas que lideran el
proceso de calidad, sino que debe articular e integrar todas las acciones de mejora institucionales tanto de
los procesos misionales como de apoyo con el fin de cumplir los objetivos organizacionales.