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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA

NISIRA v.2.0

MDULO LOGSTICA

ALMACENES
COMPRAS
GESTIN DE VENTAS
PUNTOS DE VENTA

NISIRA SYSTEMS S.A.C.


Derechos Reservados
Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Trujillo 2007

ndice

Pg.
Introduccin ............................................................................................................ 02

Caractersticas Generales .... 02

Configuracin General
o Iniciar Sesin Nisira v.2.0... 04
o SubMens del Sistema....... 05
o El Submen Utilitarios
 Elegir Periodo.... 07
 Seleccionar Empresa... 07
 Configuracin del Sistema 08
 Seguridad del Sistema . 12
 Flujo de Documentos 13
 Tablas Generales.. 15
 Procesos. 17
 Salir del Sistema... 17
o Barra de Herramientas
 Barra de Herramientas de los Submens Tablas y Movimientos. 18
 Barra de Herramientas del Submen Reportes... 20
o Operaciones Frecuentes
 Mantenimiento de Registros de una Tabla .. 22
 Bsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla . 23
 Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario... 26

Mdulos de Logstica
o El Mdulo Almacenes. 30
o El Mdulo Compras.... 74
o El Mdulo Gestin de Ventas 99
o El Mdulo Puntos de Venta 127

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Introduccin
NISIRA v.2.0 es un software administrativo para la pequea y mediana empresa, que se compone
de distintos mdulos de acuerdo a las necesidades de cada cliente y realidad de la empresa.
Los mdulos son: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos,
Contabilidad, Recursos Humanos y Planillas, Compras, Activos Fijos, Costos, Produccin,
Presupuestos, Gestin de Ventas, Puntos de Venta, Fertilizacin y Riego, Maquinarias,
Fitosanidad y Acopio de Campo. Cada uno de estos mdulos se conecta con el mdulo
Contabilidad, ya sea para centralizar o para recuperar informacin.

Caractersticas Generales
Multiusuario
Su diseo ofrece la flexibilidad de trabajar el sistema en un solo equipo (monousuario) y
en modo de red de rea local (multiusuario), ofreciendo un control absoluto de las
operaciones.

Multiempresa y multialmacenes
Permite la operacin concurrente del control administrativo para diferentes empresas,
sucursales y almacenes.

Facturacin y Control de Cuentas por Cobrar


Seguimiento de los documentos de venta emitidos, la Factura puede generarse desde la
edicin de una Gua de Remisin; generando las cuentas por cobrar, afectando los
inventarios y permitiendo el descargo por documento.
Registro de notas de crdito para fines financieros y para fines de control del movimiento
en almacenes.

Compras y Control de Cuentas por Pagar


La gestin de la compra puede iniciarse desde la orden, pasar por una remisin y registrar
el documento fiscal. Adicionalmente se proporciona un paso para el registro y control de
costos y gastos por la adquisicin de bienes y servicios administrativos asociados a la
gestin de compra-venta del material o producto.

Control de Inventarios
El inventario ser afectado desde el momento del registro de los movimientos de ingreso y
salida de almacn, no obstante el sistema permite la configuracin de este proceso a dos
pasos, es decir grabar los documentos y luego hacer su respectivo cierre afectando en ese
momento el stock en el almacn.

Generacin de Asientos Automticos


El sistema permite la transferencia de la informacin procesada en cada mdulo hacia el
mdulo contable registrndose los asientos contables para cada operacin.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Para esto es necesario realizar las configuraciones necesarias en las Tablas de


Contabilizacin (Por Motivos de Almacn, Por Tipo de Movimiento, Por Tipo de Venta) del
Mdulo de Contabilidad.

Contabilidad Bimonetaria
El manejo de la informacin de los mdulos de Cuentas Corrientes y Contabilidad se
realiza en dos tipos de monedas: un tipo de moneda oficial y un tipo de moneda
extranjera.
Cabe mencionar que, a parte de estas dos monedas que se registren como los tipos
mencionados (oficial y extranjera) el sistema tiene la flexibilidad de registrar sus
operaciones en cualquier otra moneda (Nuevos Soles, Dlares, Euros, Pesos, etc.),
registrndose tantas monedas segn las necesidades de la empresa.

Generacin y Emisin de Reportes


Anlisis de la informacin a travs de documentos impresos; haciendo un control
y seguimiento de saldos y movimientos a nivel detalle, pudiendo identificar hasta quin
y en que momento efectu el registro. Estos pueden ser enviados directamente a
impresora o mostrados en pantalla antes de su impresin.

Diseo de Formatos
Cuenta con un paso para disear los documentos de mayor uso en la gestin
administrativa, su manejo resulta simple y ofrece la oportunidad de obtener formatos de
gran calidad. No requiere de programacin, basta indicar la posicin de los datos.

Consultas y Reportes Personalizados


Una de las utilidades del sistema, ser la posibilidad de realizar consultas personalizadas,
las mismas podrn ser almacenadas dentro de la base de datos, para poder accederlas en
cualquier momento, estas consultas se realizan por medio de instrucciones SQL, guiadas
a travs de un asistente, es decir, el operador no necesita conocer las sentencias SQL, ya
que el asistente lo guiar a realizar la consulta deseada.

Velocidad al manejar grandes volmenes de datos


Gracias a su motor SQL Server, el sistema contable maneja grandes cantidades de
informacin en mnimo tiempo. Mucho mas veloz que cualquier otro sistema contable de la
competencia.

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Configuracin General del Sistema

Iniciar sesin Nisira v. 2.0


Una vez realizada la instalacin y configuracin bsica del sistema se puede iniciar una sesin de
trabajo en NISIRA v.2.0.
Al ejecutar el sistema la primera ventana que se visualiza es la ventana de seguridad del sistema,
cuya finalidad es autorizar o restringir el acceso al mismo. En esta ventana se seleccionar de la
Empresa con la que se va a trabajar, se ingresar el nombre del Usuario de Nisira y su
respectiva Contrasea. Si el usuario ingres correctamente los datos solicitados se acceder al
entorno de trabajo del sistema; de lo contrario, se presentar el siguiente mensaje: Usuario o
clave incorrecta, por favor intente nuevamente, dndose un mximo de cuatro oportunidades para
el ingreso correcto de los datos, despus se cerrar automticamente esta aplicacin.

Una vez ingresado al sistema se visualizar la Ventana de Trabajo de NISIRA v.2.0 que contiene:
Barra de men, barra vertical de mdulos, barra de estado y rea de trabajo.
En la barra de estado, parte inferior de la pantalla, se muestra el punto de emisin, usuario y
periodo de trabajo, mientras que en la parte superior, barra de ttulo, aparece el nombre de la
empresa seleccionada.

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SubMens del Sistema


El entorno de trabajo del sistema NISIRA v. 2.0 presenta una barra horizontal en la parte superior
de la pantalla denominada Barra de Men Principal, la misma que contiene las opciones
principales del sistema, las que en adelante denominaremos Submens, y a partir de las cuales el
usuario puede realizar su trabajo. Los submens que conforman el men principal del sistema son
los siguientes:

Mdulos
Presenta los mdulos que conforman el sistema: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Planillas, Compras, Activos Fijos, Presupuestos, Costos,
Gestin de Ventas, Puntos de Ventas, Produccin, Riego y Fertilizacin, Fitosanidad, Maquinaria y
Acopio.
Este submen se puede visualizar tambin como una barra vertical a la izquierda de la pantalla
(Observar: Ventana de Trabajo de Nisira v.2.0). Para activar o desactivar esta barra seleccionar la
opcin Barra de Mdulos del submen Ventana.

Tablas
Contiene los catlogos del sistema, es decir, las tablas maestras para cada uno de los mdulos
del sistema. De acuerdo al mdulo con el cual se est trabajando se presentarn las tablas
correspondientes al mismo, por ejemplo: el mdulo Almacenes contiene las tablas Productos,
Unidades de Medida, Tipos de Insumo, Clientes y Proveedores, Sucursales y Almacenes,
Proyectos, etc..

Movimientos
Contiene opciones que hacen referencia a las transacciones o movimientos que se producen en la
empresa debido a las actividades u operaciones realizadas y de acuerdo a la naturaleza de stas
se registrarn en el mdulo respectivo; generalmente se registran, a travs, de documentos como:
guas de recepcin, facturas, rdenes de compra, etc., de lo contrario si no tuvieran documento
comprobatorio se registran los datos generados por la transaccin.

Reportes
Presenta opciones de informes o reportes de inters a cada mdulo del sistema. Estos reportes
pueden ser generales o especficos; previamente a la generacin del reporte se muestra una
ventana para realizar la consulta respectiva visualizando los resultados en grillas o cuadrculas,
adems esta ventana contiene botones que permiten abrir, guardar, dar una vista previa,
configurar, copiar al portapapeles, analizar el reporte con Excel, mostrar grfico del reporte y
enviar el reporte por e-mail, etc.
Este submen cuenta con la opcin: Administrador de Reportes, el cual es comn en todos los
mdulos del sistema, permitiendo al usuario del sistema crear sus propios reportes, dndoles el
nivel de detalle adecuado, de acuerdo a sus necesidades especficas de informacin.

Procesos
Contiene opciones que permiten procesar la informacin ingresada en las tablas, dichos procesos
se realizan de acuerdo al mdulo en el que se est trabajando, para apertura/cierre de periodos y
procesos de clculos, pero existen tambin otros procesos especficos como los procesos de
interfases con otros sistemas como el PDT (Programa de Declaracin Telemtica) y el COA
(Programa de Confrontacin de Operaciones Autodeclaradas) de la SUNAT, as como, procesos
de transferencia de informacin a las AFP y Bancos.

Ventana
Agrupa las opciones de distribucin y visualizacin de las ventanas abiertas en el sistema.
En cuanto a la distribucin de las ventanas en la pantalla, stas pueden ser en cascada, en capas
o mostrar todas las ventanas simultneamente en forma horizontal o vertical. Tambin se pueden
ocultar o visualizar una o todas a la vez de acuerdo a la necesidad del usuario.
Este submen presenta en la parte inferior una lista de las ventanas abiertas, pudindose cambiar
fcilmente de una a otra seleccionando simplemente el nombre de la ventana en la lista.

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Aqu en este submen, tambin se encuentra la opcin Barra de Mdulos que al seleccionarse
activa o desactiva la barra vertical de mdulos del sistema que se visualiza en la parte izquierda
de la pantalla.
Este es un submen comn en todos los mdulos del sistema.

Utilitarios
Agrupa las herramientas de configuracin y parametrizacin del sistema para que trabaje en
concordancia con los procedimientos de trabajo establecidos por la empresa/usuario. Contiene
opciones que van desde la creacin de una nueva empresa, la definicin de seguridad del
sistema, establecimiento de la secuencia de flujo de documentos, asignacin de valores a los
parmetros del sistema; as como tambin presenta un editor de mens, una ventana para el
manejo de tipo de cambio monetario, entre otras herramientas de utilidad del sistema.
Este es un submen comn en todos los mdulos del sistema.

Ayuda
Contiene opciones que van a permitir a los usuarios disponer de una ayuda, en forma de
contenidos y guas, en cuanto a la implementacin, manejo y operacin del sistema; as como,
informacin acerca del mismo y del soporte tcnico ofrecido.
Este es un submen comn a todos los mdulos del sistema.

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El Submen Utilitarios

El submen Utilitarios contiene un conjunto de opciones que van a permitir configurar el sistema
NISIRA v.2.0 para su correcto uso, de acuerdo a los procedimientos de trabajo y las necesidades
de informacin de la empresa que est haciendo uso del sistema.

Elegir Periodo
Esta opcin permite cambiar el periodo de trabajo del sistema, dicho Periodo est compuesto por
el ao y el mes en curso, por ejemplo: 200501, que corresponde al mes de Enero del ao 2005, el
mismo que se visualizar en todas las ventanas, documentos y reportes del sistema.
En caso el usuario desee ingresar, modificar o eliminar un documento con una fecha que no est
comprendida en el periodo de trabajo actual, ser necesario cambiar el periodo por aquel en el
que se pueda trabajar el documento mencionado. Es importante elegir el periodo adecuado ya que
ste afecta directamente al numerador de las operaciones.
Observacin: Slo se podrn elegir o seleccionar Periodos de Trabajo que no se encuentren
cerrados en el mdulo que est trabajando (Opcin Abrir/Cerrar Periodos Submen Procesos) o
que no estn cerrados contablemente (Opcin Abrir/Cerrar Periodos Contables Submen
Procesos Mdulo Contabilidad).

Seleccionar Empresa
Dado que el sistema es multiempresa, esta opcin permite seleccionar la empresa a la que se
desea acceder. Por ejemplo si nos encontramos en la empresa A y queremos ver la informacin
de la empresa B bastar con seleccionarla y se iniciar la sesin.

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Configuracin del Sistema

Editor de Empresas
Dado que una de las caractersticas del sistema es ser multiempresa, es decir, poder manejar
informacin de varias empresas con el mismo sistema, esta ventana permite registrar las
empresas que van a trabajar con el sistema NISIRA v.2.0, permitiendo registrar datos generales
de la misma como: razn social, nmero de RUC, direccin, representante legal de la empresa,
entre otros.
Para registrar todos los datos necesarios de cada una de las empresas, referentes a la
informacin general de la misma, la ubicacin de carpetas y archivos donde se guarda la
informacin de la empresa (por ejemplo: documentos, fotos, firmas, formatos de reportes), el
nombre de su base de datos, en esta ventana se cuenta con tres pestaas u hojas que permiten
registrar todos estos datos de acuerdo a la siguiente clasificacin que se le ha dado a cada una:
Informacin General, Documentos Asociados y Origen de Datos.

Nota: Cada empresa puede tener su propio formato de reportes, razn por la cual es necesario
incluir como dato de la empresa la ruta donde se guardarn los formatos de los reportes. Esto se
hace en la pestaa Documentos Asociados de esta ventana, de manera similar a comos e
muestra en el siguiente grfico:
(Ver ventana de ejemplo en la pgina siguiente)

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Editor de Mens
El sistema permite que el usuario pueda crear dinmicamente opciones de men. En esta ventana
se pueden configurar las ubicaciones de las opciones y mdulos ya existentes en el men e
inclusive agregar o eliminar nuevas opciones y mens.
Se debe tener en cuenta que para crear opciones de men tienen que haberse creado primero las
ventanas o formularios para poder indicar los archivos donde se encuentran guardados estos
formularios indicndose correctamente la ruta de acceso a los mismos.

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Parmetros del Sistema


Dada la caracterstica parametrizable del sistema, que define, que las operaciones o procesos se
pueden parametrizar para satisfacer las necesidades o requerimientos particulares de cada
empresa, esta opcin permite definir valores de documentos, operaciones y parmetros
necesarios para la ejecucin de procedimientos en el sistema, ya sean genricos o especficos por
cada mdulo.
Como se observa, en la parte izquierda de esta ventana se presenta una lista jerrquica
clasificando los parmetros en dos categoras: Organizacin y Parmetros Iniciales, las mismas
que cuentan con subcategoras; y, en la parte derecha se muestran los parmetros requeridos por
cada subcategora, con sus correspondientes valores asignados.

Para asignar o modificar un valor a un parmetro deber realizar los pasos siguientes:

1 De la lista jerrquica, presentada en la parte i zquierda de la ventana, seleccionar una de las


tres categoras: Organizacin y Parmetros Iniciales, haciendo un click sobre ella o
haciendo un click en que se presenta al lado izquierdo del elemento (categora).
Al seleccionar una categora sta se abrir o expandir mostrando todas las subcategoras o
elementos contenidos en ella.
Observacin: Cuando elige esta opcin e ingresa a esta ventana de Configuracin del
Sistema, slo se visualiza la lista presentada en el lado izquierdo, la parte derecha de la
ventana inicialmente no muestra nada.
2 Hacer un click en uno de los elementos o subcate goras, en la parte derecha se visualizar
una ventana mostrando todos los parmetros necesarios para la realizacin de procesos en la
subcategora elegida.
3 Si desea podr asignar un valor a uno o ms par metros. Para cambiar de categora o
subcategora simplemente ubquese en la deseada y haga un click sobre ella.
4 Finalmente, para grabar el valor asignado a uno o ms parmetros haga un click en el botn
Grabar .

Importante: Esta ventana cuenta con una barra de herramientas especial, ubicada arriba de la
misma, la cual consta de los siguientes botones:

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- El primer botn, expande la lista de rbol, mostrando jerrquicamente todos los datos
contenidos en ella.
- El segundo botn, contrae los elementos de la lista de rbol, mostrando solamente las tres
categoras principales de esta lista.
- El tercer botn, graba los valores, nuevos o modificados, asignados a los parmetros.
- El cuarto botn, en caso el usuario lo desee, cancela los cambios asignados a los valores de
los parmetros.
- El quinto botn, permite cerrar esta ventana.

Parmetros de Organizacin
Dentro de la clasificacin Organizacin, se encuentra la subclasificacin Informacin General la
misma que agrupa los parmetros generales del sistema, necesarios para definir los procesos o
caractersticas generales del mismo.
Los parmetros que aqu se pueden definir son los que se presentan a continuacin:

- Empresa: Aqu se visualiza el nombre o razn social de la empresa consignado al momento de


registrar la misma en su respectiva ventana (Opcin Empresas Submen Utilitarios). Se puede
modificar este dato registrando un nuevo valor a este parmetro. Una vez grabado el nuevo
valor para este parmetro automticamente tambin se modificar en la tabla Empresas.
- R.U.C.: Se visualiza el nmero de RUC de la empresa. Este parmetro puede ser modificado, el
nuevo valor asignado actualizar tambin la tabla Empresas.
- Ruta Reportes: Este parmetro se utiliza para indicar la carpeta del disco duro del servidor
donde se guardarn los formatos de reportes para la empresa. En esta especificacin se debe
incluir la ruta completa de la misma.
- Periodo Apertura: Se utiliza para indicar el periodo de trabajo, comprendido por el ao y el
mes, en que se apertura por primera vez el sistema en la empresa.
- Moneda Oficial: Especificar la moneda que se considerar como Moneda Oficial en las
operaciones del sistema. Hacer click en el botn para buscar y seleccionar la moneda
deseada.
- Moneda Extranjera: Especificar la moneda que se considerar como Moneda Extranjera en las
operaciones del sistema. Hacer click en el botn para buscar y seleccionar la moneda
deseada.
- Guardar Registros de Operaciones del Sistema: En este parmetro se indicar si se desea o
no guardar un registro por cada operacin que se realice en el sistema. De asignrsele el valor
SI a este parmetro los registros se guardarn en la tabla LogTablas.

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Configuracin de Avisos
Esta opcin permite configurar caractersticas para los mensajes o avisos del sistema, las cuales
son: Mostrar ventana flash para mensajes pendientes, Frecuencia de flash (segundos),
Tiempo de duracin del flash (milisegundos), Mostrar flash animado y Reproducir un Sonido
para los mensajes pendientes.

Seguridad del Sistema


Definicin de usuarios y privilegios
La seguridad de las transacciones depender mucho de los privilegios con los que cuenten los
usuarios para poder realizar las operaciones de: ingreso y grabacin de datos,
edicin/modificacin de datos, procesos de clculo, procesos de cierre, procesos de transferencia,
procesos de contabilizacin, consulta y eliminacin de datos, generacin e impresin de reportes.
Esta opcin presenta una ventana que permite registrar a los usuarios del sistema, asignndoles
los distintos privilegios para poder acceder a las opciones y/o mdulos del sistema a los cuales
est autorizado, indicando tambin si se le permite o no manipular la informacin.
A cada uno de los usuarios que se encuentran en la lista superior se le asignar permisos (Borrar,
Editar, Consultar, Imprimir, Nuevo) o se le quitar los mismos impidindoles el acceso a las
opciones y/o mdulos del sistema con los cuales no estn autorizados a trabajar.

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Observacin: Esta ventana presenta una casilla de verificacin etiquetada como Es un Usuario
Tipo, la cual tiene la finalidad de crear un tipo de usuario modelo, cuyos privilegios que le han sido
asignados en las distintas opciones y mdulos del sistema son guardados como una plantilla la
misma que podr ser utilizada para la asignacin de privilegios para otros usuarios.
Si marca con un check () esta casilla indicar que el usuario es un Usuario Tipo.

Cuando se encuentre registrando los datos de un usuario del sistema, y desee que ste tenga los
mismos privilegios que le fueron asignados a otro usuario, haga un click en el botn Usuario
Tipo visualizndose la ventana Buscar mostrando todos los Usuarios Tipos definidos en el
sistema, para que busque y seleccione el que se ajuste a las necesidades del usuario que est
registrando. Una vez hecho esto, en la caja contigua, se visualizar el nombre del usuario tipo
seleccionado y automticamente se copiar la plantilla de sus privilegios asignados.
Nota: La plantilla de privilegios copiada de un Usuario Tipo para un usuario del sistema puede ser
editada o modificada.

Cambio de Clave
Esta ventana permite cambiar la clave o contrasea de los usuarios para efectos de seguridad.
Cada vez que se desee cambiar la clave del usuario es necesario primero ingresar la calve
anterior y luego confirmar la nueva clave ingresada para poder grabar los cambios.

Flujo de Documentos
Definicin de Flujo de Documentos
Esta opcin permite establecer la secuencia que tendrn los documentos (pendiente, visto bueno,
aprobado, etc.) hasta la generacin de nuevos documentos.
Este flujo incrementa la consistencia de seguridad de las operaciones, puesto que en cada uno de
los estados en que se encuentre un documento ser definido por el usuario o grupo de usuarios
quienes son los responsables de cambiar dichos estados.
La ventana muestra en la parte superior tres listas: la primera muestra los formularios que
definirn una secuencia de flujo de documentos, la segunda lista muestra la secuencia misma
incluyendo los estados por los que pasar el o los documentos implicados y la tercera lista
muestra los estados disponibles en el que puede encontrarse dicho documento.
La parte inferior muestra una lista de formularios disponibles para generar la secuencia y al lado
derecho se registran los datos del formulario a crear en caso este no se encuentre en la lista de
los disponibles.
Ejemplo: Definicin de secuencia de flujo de documentos para un Pedido.
El pedido solo contar con los estados de Pendiente y Aprobado. Se selecciona uno por uno
estos estados en ese orden y en la lista central (Secuencia para formulario) se muestra al
formulario Pedido con dichos estados. En caso se deseara que el pedido generara una orden de
compra, se selecciona este documento de la lista de formularios disponibles el cul por defecto
aparecer con el estado Pendiente.

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Privilegios para Flujo de Documentos


En esta ventana se asignan permisos a los usuarios, que sern los responsables de generar los
formularios que cuentan con flujo de documentos. Por ejemplo, la orden de compra tiene
establecido el estado Aprobado, entonces se le asigna el privilegio de aprobacin a un usuario del
sistema.
En caso de que el usuario cuenta con el permiso de Aprobacin, el sistema permite establecer los
importes mximos de aprobacin por documento individual o acumulado en una semana o un mes
y la moneda correspondiente.

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Revisar Mensajes Pendientes


Cuando el usuario cuente con mensajes pendientes aparecer el icono del sistema en la barra de
tareas.
Los mensajes que reciben los usuarios se pueden generar de dos maneras: La primera, es
escribiendo este mensaje en la ventana donde se esta realizando una operacin; o, la segunda, si
el documento tiene definido un flujo de documentos, cuando este vare su estado el sistema
enviar un mensaje al usuario que cuente con el privilegio correspondiente.
Los avisos de los mensajes aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla como un flash
cada cierto lapso de tiempo pudiendo variar esta frecuencia en los parmetros del sistema. Segn
la importancia del mensaje cambiar el color del aviso.

Tablas Generales
Tipo de Cambio
El sistema permite el registro de las equivalencias (compra/venta) entre la moneda oficial del
sistema y la extranjera, tanto en el nivel bancario, paralelo o tributario, presentados en los
diferentes das.
El sistema trabaja con el tipo de cambio tributario, segn el valor que SUNAT publica diariamente.
(Ver Ventana Tipo de Cambio en la pgina siguiente)

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Monedas
El sistema NISIRA v.2.0, como ya se ha mencionado, tiene la caracterstica de ser bimonetario,
esto es, capaz de manejar y mostrar la informacin de los mdulos de Cuentas Corrientes y de
Contabilidad en dos tipos de monedas, un tipo de moneda oficial (ejemplo S/.) y un tipo de
moneda extranjera (ejemplo $), definindose estos tipos en esta ventana al momento de registrar
los datos de la moneda.
Dada su flexibilidad sistema brinda la posibilidad de registrar las operaciones y/o documentos en
cualquier moneda (Nuevos Soles, Dlares, Euros, Pesetas, Pesos, etc.) permitiendo utilizar tantas
monedas como el usuario requiera.
Al momento de registrar los documentos se indicar el tipo de cambio de la moneda utilizada en
base a la moneda extranjera. Por ejemplo: tenemos definido como tipo de moneda oficial al Nuevo
Sol y como tipo de moneda extranjera al Dlar y es necesario registrar un documento que tiene
como moneda el Euro; se permite el registro del documento en Euros, indicando el tipo de cambio
del Euro en base al Dlar, registrndose, por lo tanto, los importes del documento en euros y
adems sus equivalencias en la moneda extranjera ($) y la moneda oficial (S/.).
En esta ventana entonces se har el registro de las monedas necesarias para el trabajo en la
empresa. Como se trata de una ventana de mantenimiento de tablas, se permite la edicin o
modificacin de un registro, pero con las restricciones respectivas para el tipo de moneda ya que
slo se acepta una moneda con tipo de moneda oficial y una moneda con tipo de moneda
extranjera, el resto de monedas debern registrarse como de otro tipo.
(Ver Ventana Monedas en la pgina siguiente)

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Procesos
Verificar Productos con Stock Negativo
El sistema permite al usuario verificar, a travs de este proceso, los movimientos de los productos
de almacn y los saldos histricos disconformes que se haya obtenido.

Salir del Sistema


Esta opcin permite salir del sistema, previa confirmacin al mensaje que se presenta en la
siguiente ventana:

Nota: Para poder salir del sistema no debe haber ninguna ventana abierta, de lo contrario es
presentar un mensaje indicando: An hay ventanas abiertas. Cierre todas antes de continuar la
operacin.

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Barras de Herramientas

Barra de Herramientas de los submens de Tablas y Movimientos


Todos los mdulos del Sistema cuentan con una Barra de Herramientas para las ventanas de
mantenimiento de tablas y ventanas de movimientos; sta se encuentra ubicada sobre las
ventanas y presenta la siguiente estructura:

Cada uno de los botones contenidos en esta Barra de Herramientas presentan conos
representativos y un pequeo mensaje de orientacin acerca de la tarea o accin que realizan,
incluyen adems una combinacin de teclas que al pulsarlas simultneamente producirn el
mismo efecto que al dar un click en el botn. A continuacin se hace una descripcin de los
mismos:

o CTRL + N Para agregar nuevos registros.

o CTRL + E Para modificar o editar un registro.

o CTRL+ Enter Para consultar un registro seleccionado de la lista.

o CTRL + Z Para anular un registro.

o CTRL+ B Para eliminar el registro seleccionado

o CTRL + W Para grabar un registro nuevo o las modificaciones del registro actual

o CTRL + G Para grabar un registro y continuar editando.

o CTRL + Z, Para deshacer o cancelar los cambios realizados.

o CTRL + Ins Para insertar una nueva lnea en el detalle (cuadrcula) de un


documento.

o CTRL + Del Para eliminar una lnea del detalle (cuadrcula) del documento.

o CTRL + X Para salir del modo de consulta.

o CTRL + S Para buscar un registro determinado, previa seleccin del campo por el
cual se va a realizar la bsqueda y la asignacin del valor a buscar.

o CTRL + F Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o ms condiciones.

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o CTRL + R Para desactivar el filtro.

o CTRL + Inicio Para desplazarse al primer registro de la lista.

o CTRL + PgUp Para desplazarse al registro anterior de la lista.

o CTRL + PgDn Para desplazarse al siguiente registro de la lista.

o CTRL + Fin Para desplazarse al ltimo registro de la lista.

o CTRL + P Exportar. Para enviar la informacin actual a otro programa, como por
ejemplo: MS Excel, previa conversin de la misma a otro formato.

Importar. Utilizado en mdulo de Contabilidad para importar asientos

Para imprimir en formato PDF.

o CTRL + L Proporciona una vista previa del documento a imprimir.

o CTRL+ I Para imprimir el registro actual.

o CTRL + H Para visualizar el historial del registro. Entindase por historial a todas
las modificaciones realizadas: nuevo, edicin, eliminacin y/o
anulacin del registro.

Para aprobar el documento activo.

Para asociar archivos vinculados al documento.

o CTRL + M Para enviar un mensaje a otro usuario del sistema.

- 19 -
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Barra de Herramientas del submen de Reportes


Esta Barra de Herramientas es similar a la barra anterior; como se observa contiene casi los
mismos botones, pero se le han incorporado otros necesarios para el Submen de Reportes. La
estructura de esta barra es la siguiente:

A continuacin se hace una descripcin de los mismos:

o CTRL + A Para abrir un reporte existente.

o CTRL + W Para grabar un reporte.

o CTRL + L Proporciona una vista previa del documento a imprimir.

o CTRL+ I Para imprimir el reporte actual.

Configurar el reporte. Se pueden establecer las columnas que se


desean visualizar en el reporte, los quiebres subtotales y totales, el
tamao y orientacin del papel, entre otras caractersticas de
configuracin.

o CTRL + C Para copiar el reporte en el portapapeles.

o CTRL + S Para buscar un dato o valor en el reporte. Una vez encontrado, para
continuar la bsqueda de este valor en el reporte presionar la tecla
<F3>.

o CTRL + F Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o ms condiciones.

o CTRL + R Para desactivar el filtro.

o CTRL + PgDn Para ordenar los registros del reporte en forma ascendente de acuerdo
a la columna seleccionada.

o CTRL + PgUp Para ordenar los registros del reporte en forma descendente de acuerdo
a la columna seleccionada.

o CTRL + J Para fijar una columna.

Se visualizarn las sumatorias de las columnas como subtotales de un


reporte.

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o CTRL + O Cambia el color de fondo del rea del reporte seleccionada.

o CTRL + L Para enviar y analizar la informacin en Microsoft Excel.

o CTRL + G Para mostrar el grfico estadstico respectivo del reporte.

o CTRL + M Para enviar el reporte por correo electrnico.

o CTRL + X Para salir del reporte.

- 21 -
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Operaciones Frecuentes

Mantenimiento de Registros de una Tabla


Para realizar un mantenimiento de registros de una tabla, ya sea maestra o de movimientos, se
trabajar con la Barra de Herramientas de los Submens de Tablas y Movimientos explicada
anteriormente.

Para crear un nuevo registro:


1. Hacer click en el botn Nuevo Registro o presionar simultneamente las teclas Ctrl + N.
2. Proceder al ingreso de datos. Las etiquetas de la ventana indicarn el dato que se deba
ingresar.
3. En caso de que se necesite registrar detalles se proporciona una cuadrcula (grilla). Para
agregar registros al detalle:
a. Hacer click en el botn Nueva Lnea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Ins.
b. Ingresar los datos correspondientes.
Repetir estos pasos tantas veces como lneas o registros se deseen aadir en el detalle.
4. Finalmente, hacer click en el botn Grabar o presionar las teclas Ctrl + W.
Se presentar una ventana indicando que Los datos se guardaron correctamente si se
hizo la grabacin con xito, caso contrario se presentar un mensaje de error.

Para editar o modificar un registro:


1. Hacer click en el botn Modificar Registro o presionar en forma simultanea las teclas
Ctrl + E.
2. Proceder a la edicin o modificacin de los datos. Las etiquetas de la ventana indicarn el
dato que se deba ingresar.
3. En caso se necesite modificar el detalle:
Si se necesita editar o modificar lneas del detalle: ubicarse en la cuadrcula o grilla
correspondiente y desplazarse en ella hasta la lnea en donde se desea editar, luego
proceder al ingreso del nuevo valor.
Si se necesita ingresar ms lneas de detalle: ubicarse en la cuadrcula o grilla
correspondiente y:
a. Hacer click en el botn Nueva Lnea de Detalle o presionar las teclas
Ctrl + Ins.
b. Ingresar los datos correspondientes.
Repetir estos pasos tantas veces como lneas se deseen aadir en el detalle.
Si se necesita eliminar lneas de detalle: en la cuadrcula o grilla correspondiente
ubicarse en la lnea que se desea eliminar y:
a. Hacer click en el botn Eliminar Lnea de Detalle o presionar las teclas
Ctrl + Del.
b. Se visualizar una ventana de confirmacin donde deber hacer click en SI
para confirmar la eliminacin de la lnea o en NO para cancelar la operacin.
c. Repetir estos pasos tantas veces como lneas se deseen eliminar en el
detalle.
4. Finalmente, hacer click en el botn Grabar o presionar las teclas Ctrl + W.
Se presentar una ventana indicando que Los cambios se guardaron correctamente si la
grabacin tuvo xito o caso contrario se presentar un mensaje de error.

Para anular un registro:

La operacin de anular un registro consiste en cambiar el estado del registro o documento,


ms no de eliminarlo fsicamente del medio de almacenamiento (generalmente disco duro).
Los registros de las tablas maestras y de las tablas de movimientos dentro de su estructura
presentan el campo estado; considerando que los registros o documentos pueden pasar por

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

varios estados (pendiente, VB1, VB2, VB3, cer rado, aprobado, atendido, etc.) esta
operacin cambiara el estado actual por el estado ANULADO.
Los pasos para realizar esta operacin son los siguientes:
1. Hacer click en el botn Anular Registro o presionar simultneamente las teclas Ctrl + Z.
2. Se visualizar una ventana de confirmacin donde deber hacer click en SI para confirmar
la anulacin del registro o en NO para cancelar la operacin.

Observaciones:
- Normalmente, un documento con estado Aprobado no se puede anular, slo podr ser
anulado por el usuario que aprob dicho documento.
- Se puede cambiar el estado Anulado de un registro o documento, presionando el mismo
botn Anular Registro y respondiendo afirmativamente a la pregunta: El registro est
anulado. Desea activarlo? automticamente el estado del registro cambiar a Activo
(Ejemplo: Tabla Productos) y si se trata de un documento cambiar a Pendiente (Ejemplo:
Tabla Facturas).

Para eliminar un registro:

1. Hacer click en el botn Eliminar Registro o presionar simultneamente las teclas


Ctrl + B.
2. Se visualizar una ventana de confirmacin donde deber hacer click en SI para confirmar
la eliminacin del registro o en NO para cancelar la operacin.

Para consultar un registro:

Esta operacin se realiza desde una Ventana de Lista, siendo necesario:


1. Hacer click en el botn Consultar o presionar simultneamente las teclas Ctrl + ENTER,
inmediatamente se visualizar una ventana de slo lectura presentando los datos del
registro en el cual se est ubicado en la Ventana de Lista.
Nota: Haciendo doble clic sobre una lnea o registro en una Ventana de Lista tambin podr
realiza la Consulta de un Registro.

Bsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla


La Barra de Herramientas de los Submens Tablas y Movimientos, tambin proporcionan
botones que permiten la bsqueda de un registro y el filtrado o seleccin de registros en una
tabla, ya sea maestra o de movimientos. Estas operaciones son muy tiles, ya que permiten
trabajar, en ambos casos, con condiciones dadas por el propio usuario de acuerdo a sus
necesidades o requerimientos de informacin.

Bsqueda de Registros

1. Hacer click en el botn Buscar o presionar simultneamente las teclas Ctrl + S.


2. Se visualiza la Ventana Buscar la cual tiene dos pginas: la primera etiquetada con
Bsqueda y la otra con Bsqueda Avanzada, en ambas el usuario ingresa su condicin
de bsqueda indicando el campo de la tabla por el cual se va a buscar, el operador
relacional y el valor a buscar. Ejemplo: Cdigo Producto = 25-MC-MS
Elegir la pgina de acuerdo a la complejidad de su bsqueda.
3. Una vez ingresada la(s) condicin(es) de bsqueda adecuada(s), hacer un click en el
botn Buscar o presionar la tecla Enter.
4. Se mostrar una lista con todos los registros encontrados, que pueden ser uno o varios,
que cumplan la(s) condicin(es) de bsqueda dada(s). En caso de que la bsqueda no
encuentre registros que satisfaga(n) la(s) condicin(es) establecidas, se presenta un
mensaje indicando No existen registros para la consulta o proceso seleccionado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

5. Ubicarse en el registro buscado y hacer un click en el botn Aceptar o hacer doble click
sobre el mismo.

Observaciones:
Es conveniente aclarar las diferencias entre los procesos de Bsqueda y Bsqueda
Avanzada:

Bsqueda
Constituye una bsqueda simple pues slo se permite establecer una condicin de
bsqueda. Para seleccionar el campo por el cual se va a realizar la bsqueda, no se
dispone de todos los campos que componen la estructura de la tabla, sino de aquellos que
generalmente se usan ms en este tipo de proceso.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
o En la ventana Buscar elegir la pgina Bsqueda.
o Seguir los pasos 3, 4 y 5 explicados en Bsqueda de un Registro.

Bsqueda Avanzada
Esta es una bsqueda compleja, por cuanto se permite establecer una o ms condiciones
de bsqueda, disponiendo para ello de todos los campos de la tabla. Para realizar esta
bsqueda se trabaja como condiciones de filtrado.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
o En la ventana Buscar elegir la pgina Bsqueda Avanzada.
o Establecer la condicin de bsqueda, para ello: seleccionar el campo de bsqueda, el
operador relacional y asignar el valor de bsqueda.
o Hacer click en el botn Filtrar para que esta condicin pase a formar parte de la lista
de condiciones.
Si fuese necesario eliminar una condicin de la lista, deber ubicarse en esa condicin
y hacer click en el botn Quitar Filtro.
o En caso se requiera agregar otra condicin deber seleccionar el tipo de operador
lgico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales
se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificacin respectiva,
visualizndose activado por defecto el operador And.
o Repetir los tres ltimos pasos hasta establecer todas las condiciones necesarias.
o Empezar la bsqueda haciendo click en el botn Buscar.
o Continuar con los pasos 4 y 5 de la explicacin general de Bsqueda de un
Registro.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Importante:
Esta operacin de bsqueda puede realizarse en cualquier ventana de los diferentes
mdulos del sistema. Siempre que se requiera de la bsqueda de un valor, por ejemplo,
cuando en un detalle de registros necesite ingresar un cdigo o identificador y no recuerde
el valor exacto de ste, entonces deber ubicarse en esta columna del cdigo a buscar y
la presionar la tecla <F2> con lo que se presentar la Ventana Buscar para que realice
la bsqueda del registro de acuerdo a los campos especificados como se explic
anteriormente.

Filtrado de Registros

1. Hacer click en el botn Filtrar o presionar simultneamente las teclas Ctrl + F.


2. Se visualiza la Ventana Aplicar Filtro, en la cual el usuario ingresar su condicin de filtro
indicando el campo de la tabla por el cual se har la seleccin o el filtrado de los registros,
el operador relacional y el valor que deber tener el campo.
3. Una vez definida la condicin de seleccin, hacer click en el botn Filtrar para que sta
pase a formar parte de la lista de condiciones de filtrado.
Si fuese necesario eliminar una condicin de la lista, deber ubicarse en esa condicin y
hacer click en el botn Quitar Filtro.
4. En caso se requiera agregar otra condicin deber seleccionar el tipo de operador lgico
para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales se deben
seleccionar haciendo click en la casilla de verificacin respectiva, visualizndose activado
por defecto el operador And.
5. Una vez que haya establecido las condiciones de filtrado necesarias hacer click en el
botn Aceptar.
Se visualizar una Ventana de Lista con todos los registros de la tabla que hayan cumplido
con la(s) condicin(es) de filtrado establecida(s).

Importante:
Filtro Predeterminado: En la parte inferior de la ventana se visualiza una casilla
etiquetada como Predeterminar en el formulario, por defecto est desactivada. La
utilidad de esta casilla es establecer que el filtro que se est realizando ser considerado
como predeterminado en el formulario o Ventana de Lista donde se hizo click al botn
Filtrar, esto implica que este filtro quede grabado por usuario y por formulario; por lo tanto,
cada vez que se abra esta ventana de lista se activar tambin este filtro mostrando slo
los registros seleccionados con esta operacin.
Si desea activar un filtro como predeterminado en el formulario hacer click en la casilla
para que se active ().

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Quitar Filtro Predeterminado: Este botn es de uso exclusivo en Ventanas de


Lista con Filtro Predeterminado. Cuando se desee eliminar este tipo de filtrado de registros
deber hacer un click en este botn e inmediatamente se visualizarn todos los registros
guardados en la tabla respectiva, eliminndose de esta manera el filtrado y
desactivndose el mismo como filtro predeterminado.
Este botn no se visualiza en la Barra de Herramientas, sino dentro de la misma ventana
de lista que tiene el filtro predeterminado seguido de las condiciones establecidas para
dicho filtro. En la siguiente ventana, observe la parte superior:

Quitar el Filtro
Para filtrados normales, no predeterminados, basta con hacer click en el botn Quitar Filtro o
presionar simultneamente las teclas Ctrl + R, inmediatamente se desactivar el filtrado y se
visualizarn todos los registros de la tabla respectiva en la Ventana de Lista.

Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario


Para poder registrar documentos a travs de las opciones de movimientos de los diferentes
mdulos de NISIRA, previamente hay que asociar los tipos de documentos que pueden registrarse
en una determinada ventana o formulario, as como las operaciones que pueden usarse en ella.

Para asociar un documento u operacin a una determinada ventana del submen


Movimientos debe realizar los pasos siguientes:

1 Seleccionar la opcin del submen Movimientos en cuya ventana de edicin quiere asociar el
documento u operacin, por ejemplo, la opcin Orden de Compras del submen Movimientos
del mdulo Compras.
Luego de seleccionar esa opcin se visualizar una ventana de lista de registros; siguiendo
con el ejemplo, se visualizar la Ventana de Lista de rdenes de Compra.
3 Presionar la tecla Ctrl y simultneamente hacer un click derecho en cualquier sitio de la parte
superior de dicha ventana de lista, tal como se indica en el grfico siguiente:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Ctrl + Clic Derecho

(Slo en la parte superior delimitada


con el crculo rojo)

4 Se presentar la siguiente ventana auxiliar deno minada Asociar Documentos / Operaciones


al Formulario, donde deber seleccionar de las listas de la izquierda: Lista de Documentos
Disponibles y Lista de Operaciones Disponibles, los documentos u operaciones que desea
se puedan registrar en la ventana o formulario seleccionado (de acuerdo al ejemplo, la
ventana Orden de Compra).

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Una vez seleccionados los documentos u operaciones, stos se visualizarn en las listas de la
derecha: Lista de Documentos Asociados y Lista de Operaciones Asociadas,
respectivamente.
5 Finalmente, hacer un click en el botn para grabar estas asociaciones.

Importante: Verificar que tanto los tipos de documento (para el caso de documentos emitidos por
la empresa) as como las operaciones asociadas tengan sus numeradores generados para el ao
en curso. Para el caso de los documentos, estos numerados se registran en la opcin Tipos de
Documentos del submen Tablas de los mdulos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y
Contabilidad; para el caso de las operaciones, los numeradores se registran en la opcin
Operaciones del submen Tablas del mdulo de Contabilidad.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Mdulos de Logstica

ALMACENES
COMPRAS
GESTIN DE VENTAS

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

El Mdulo Almacenes
Objetivo
Realizar el registro y control de todos los movimientos de los productos en el almacn, tanto
ingresos como salidas, con el fin de obtener de manera rpida y eficiente informacin sobre
existencias y costos de los productos, as como, los reportes necesarios para el anlisis de
resultados.

Caractersticas
 Manejo de mltiples almacenes.
 Control de existencias.
 Control de stock de productos por almacn, por lote, por serie.
 Manejo de stock mnimo de productos a nivel de almacenes.
 Asignacin de algoritmos para el clculo del stock mnimo de los productos.
 Manejo de costos de los productos en la moneda especificada.
 Manejo de transferencias entre almacenes.
 Proceso de cierre de periodos de almacenes.
 Permite la generacin de documentos de venta.
 Enlace con el Mdulo de Compras y Cuentas por Cobrar.

Opciones de Men
Tablas

 Productos
o Productos
o Marcas de Productos
o Grupos de Productos
o Lotes de Productos
o Estados de Productos
 Unidades de Medida
 Tipos de Insumo
 Componentes Qumicos
 Partidas Arancelarias
 Clientes y Proveedores
 Grupo de Clientes/Proveedores
 Sucursales y Almacenes
o Catlogo de Sucursales y Almacenes
o Ubicaciones en Almacn
o Motivos de Movimiento de Almacn
o Responsables de Almacn
 Proyectos
 Actividades
 Consumidores
 Tipos de Flete
 Algoritmos para clculo de Stock Mnimo
 Asignar Algoritmo de Stock Mnimo

Movimientos

 Guas de Recepcin
 Guas de Remisin
 Salidas Internas

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

 Requerimientos Internos de Almacn


 Pedidos para Compras
 Registro de Inventario

Procesos

 Calcular Valorizacin para Movimientos de Almacenes


 Abrir/Cerrar Periodos de Almacenes
 Contabilizar Movimientos
 Calcular Stock Mnimo

Reportes

 Stock por Almacn


 Stock por Almacn y Serie de Producto
 Krdex de Productos
 Krdex de Productos por Serie
 Reporte de Saldos
o Consolidado de Saldos por Almacn.
o Consolidado de Saldos por Almacn - Valorizados
o Consolidado de Saldos por Almacn - Columnado
o Seguimiento de Producto por Serie
 Reportes de Consumo
o Consumos por Centro de Costo y Semana
o Destino de Consumo de Almacn por Motivo
o Destino de Consumo de Almacn por Motivo (Detalle)
o Comparativo entre Centro de Costo por Periodo
o Comparativo de Consumos de Almacn por Zonas
o Consumos de Insumos por Almacn
 Consistencias de Almacenes
o Ingresos al Almacn
o Salidas de Almacn
o Recepciones vs. Provisiones
 Reportes de Inventario
o Reporte para Inventario
o Rotacin de Inventarios
o Rotacin de Inventarios (Tiempo Inmovilizado)
o Comparativo de Saldos despus de Inventario

 Stock Mnimo
 Reportes de Usuario

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Opciones de Tablas

Productos
Esta ventana permite registrar las caractersticas de un producto de diverso tipo: agrcola,
industrial, etc.
La parte superior de esta ventana presenta las caractersticas generales del producto, como:
cdigo, descripcin, grupo y subgrupo al que pertenece, unidad de medida, cdigo de barras,
estado (indica la condicin en la que se encuentra el producto, por ejemplo: nuevo, usado, en
campo, descarte, etc.), entre otras, presentndose adems la foto o imagen del mismo.
En la parte inferior derecha se visualiza un conjunto de pestaas u hojas que van permitir registrar
caractersticas detalladas del producto, estas son:

- Series: nmeros de series y cdigos de barras asignados al producto en el transcurso del


tiempo.
- Kits: en caso de que el producto sea un sistema o equipo integral, compuesto por varios
productos diferentes, permitir registrar la relacin de los productos que forman parte de este
kit.
- Ingredientes: en caso de que el producto est compuesto por productos qumicos ser
necesario registrar el(los) ingrediente(s) activo(s) y sus respectivas concentraciones (%)
presentados en la constitucin del mismo, por ejemplo: en el caso de productos agrcolas
como fertilizantes o productos utilizados en laboratorios qumico farmacuticos.
- Stocks: aqu se selecciona el tipo de clculo que tendr el producto para determinar su stock
mnimo en cada sucursal/almacn. Este tipo de clculo puede ser:

Manual: Es el usuario quien ingresa la cantidad que ser considerada como stock mnimo
del producto. Si se selecciona este tipo, en esta misma pestaa se ingresar la
cantidad del stock mnimo.

Setup: Es el sistema quien se encarga del clculo del stock mnimo del producto a travs
de los algoritmos de clculo creados para este fin.
Este tipo de clculo implica:

1 Seleccionar el tipo Setup en esta pestaa Stocks.


2 Crear los algoritmos de stock mnimo ( Consultar: opcin Algoritmos para
Clculo de Stock Mnimo - Submen Tablas - Mdulo Almacn).
3 Asignar a cada producto un algoritmo de clculo de stock mnimo (Consultar:
Opcin Asignar Algoritmo de Stock Mnimo - Submen Tablas - Mdulo
Almacn).
4 Calcular los stocks mnimos de los productos que tienen asignados un
algoritmo de clculo para este fin (Consultar: Opcin Calcular Stock Mnimo
Submen Procesos - Mdulo Almacn).
Por defecto, el tipo de clculo es Manual.

- Cdigos Proveedor: esta pestaa se utiliza para registrar los cdigos asignados al producto
por los distintos proveedores.
- Equivalencias U.M.: tiene le propsito de registrar las equivalencias de las diferentes
unidades de medida en las que se pueden expresar el producto relacionndolas con la unidad
de medida (U.Medida/Empaque) especificada para este producto en la parte superior.
- Impuestos: corresponde a los diferentes impuestos de ley gravables para el producto.
- Ubicacin en Almacn: permite registrar la ubicacin fsica del producto dentro de los
diferentes almacenes de cada sucursal de la empresa.
- Datos Varios: destinada para el registro de otros datos caractersticos del producto.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

En la parte inferior izquierda se encuentra un conjunto de casillas de verificacin (checks), de las


que se podrn seleccionar una o ms, de acuerdo a las caractersticas particulares de cada
producto.

A esta Ventana de Productos, como en la mayora de las Ventanas de Mantenimiento de Tablas


Maestras y Ventanas de Movimientos, le precede una ventana de lista de registros; en este caso
le precede la Ventana de Lista de Productos de Almacn, que contiene la relacin de todos
los productos registrados en la Tabla Productos, visualizndose adems la barra de herramientas
que permitir realizar el mantenimiento de registros a la tabla respectiva.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

En esta ventana al ubicarnos en una lnea o registro de un producto determinado se pueden


producir los siguientes efectos:
Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea
correspondiente a un producto.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Productos,
mostrando la informacin del producto seleccionado.
Efecto click derecho  Se visualiza un men contextual o men emergente cuyas
opciones proporcionarn informacin del producto en el cual est
ubicado. El men contextual que se presenta es el siguiente:

Este men contextual contiene opciones que representan las tareas (de consultas y/o generacin
de reportes) ms frecuentes, tiles y de inters para los usuarios, las cuales tambin pueden ser
accedidas a travs de otras opciones y/o mdulos del sistema, pero que en este caso constituyen
una manera abreviada y directa de realizar estas tareas, ya que en forma predeterminada se est
seleccionando el cdigo del producto en el cual se est ubicado, visualizndose automticamente
los datos del mismo.
Por ejemplo, si de este men emergente se selecciona la opcin Stock por Estado para el
producto seleccionado, se visualizar:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Importante: En la parte inferior derecha de la Ventana de Lista de Productos de Almacn se


visualiza el botn:

Al hacer un click en este botn se presenta la Ventana Asignar Impuestos a Productos cuya
finalidad es asignar o quitar impuestos a los productos que se encuentran en la parte inferior de la
misma en la Lista de Productos a los que se les asignar el impuesto; esta lista por defecto
contiene todos los productos registrados, pero tambin se puede realizar un filtrado o seleccin de
productos en caso no se desee asignar impuestos a todos los productos haciendo un click en el
botn Filtrar Productos. Como se observa, en la parte superior derecha de esta ventana, se
encuentra la Lista de Impuestos Disponibles, que contiene los registros de los impuestos de ley
ingresados en la tabla Impuestos del Mdulo de Contabilidad, de la cual se puede seleccionar uno
o ms impuestos a aplicar haciendo solamente un click en la respectiva casilla de verificacin.
Una vez seleccionados los productos y establecidos los impuestos, en las respectivas listas, se
procede a dar un click en uno de los botones Asignar Impuestos o Quitar Impuestos.

Marcas de Productos
Se permite registrar las marcas de los diversos productos que se encuentran en almacn.

Grupos de Productos
Esta ventana permite registrar los diferentes grupos y subgrupos en que se clasifican los
productos de almacn.

(Ver Ventana Grupos de Productos en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Lotes de Productos
Esta ventana registra la informacin concerniente a los lotes de productos que se encuentran en
almacn. Generalmente usado para productos que se venden por Lotes y se desea llevar un
control de stos.

Estado de Productos
Aqu se registrarn los posibles estados por los que puede pasar un producto, pudiendo ser:
Nuevo, Usado, En Campo, etc.

Unidades de Medida
En esta ventana el usuario registra las unidades de medida en las que se expresarn las
cantidades de los productos del almacn. Los registros guardados en la Tabla Unidad de Medida
son importantes al momento de registrar los datos de un producto (Ventana de Productos) ya que
es obligatorio que a ste se le asigne una unidad de medida de lo contrario no se permitir grabar
el registro del producto, por tanto, antes de registrar los productos es indispensable que se hayan
registrado unidades de medida en esta tabla.
Se registrarn tantas unidades de medida como sean necesarias para el trabajo en la empresa y
sus distintos almacenes.

Tipos de Insumo
Un insumo es la materia prima o producto intermedio que utiliza el productor para elaborar un bien
o servicio, al cual le aade un valor agregado adicional.
En esta ventana se registran los diferentes tipos de insumos en los que se han agrupado o
clasificado los insumos de almacn. Esta clasificacin ser de utilidad cuando se est registrando
un producto que sea un insumo, entonces se le asignar el tipo de insumo correspondiente.

Componentes Qumicos
En esta ventana se registran los diferentes componentes qumicos que formarn parte de los
ingredientes cuando se registre un producto (Ver Ventana Productos Pestaa Ingredientes /
Opcin Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Partidas Arancelarias
Esta ventana se utiliza para registrar los diferentes cdigos de las partidas arancelarias que
gravan a los productos de exportacin por categoras de productos. Ser de utilidad al momento
de registrar un producto, si es de exportacin se le asignar su respectiva partida arancelaria (Ver
Ventana de Productos / Opcin Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).

Clientes y Proveedores
El registro de los datos de un cliente o proveedor, ya sea persona natural o jurdica, se realiza a
travs de esta ventana; aqu encontramos la etiqueta Tipo de Persona que sirve para seleccionar
el tipo de persona a registrar, pudiendo ser: Cliente, Proveedor o Ambos (en caso que la
persona a registrar sea a la vez cliente y proveedor).
Una vez seleccionado el tipo de persona se activar, en la parte derecha de la ventana, la hoja
correspondiente Datos Cliente o Datos Proveedor, o las dos hojas si fuera el caso.
En la parte izquierda de esta ventana se registrarn los datos generales comunes a Cliente y
Proveedor.
Entre los Datos del Cliente se encuentran: el vendedor asignado al cliente, el(los) rubro(s) de
productos que se le vende al cliente, el clculo de la TEA en moneda extranjera, la seleccin del
precio concedido al cliente al realizar una venta y los das de gracia para el cobro de documentos.
En Datos del Proveedor se registrarn: el nombre de la persona o razn social a quien girar los
documentos, el nmero de la cuenta corriente del proveedor, los tiempos (das) de entrega del
producto (das para embarque, das de arribo, das para desaduanaje, das para almacn segn
los fletes martimo, areo y/o terrestre), los lugares de entrega del producto, etc.

Importante: En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el siguiente botn:

Este botn ser de utilidad cuando la empresa en la que se encuentra trabajando en el sistema
NISIRA v.2.0, haya sido designada por la SUNAT como Agente de Retencin, ya que permitir la
actualizacin del Indicador de Retencin del I.G.V. aplicable a los proveedores. Este proceso se
lleva a cabo mediante los archivos de texto actualizados que proporciona la SUNAT, a travs de
su pgina web, para que a su vez los Agentes de Retencin actualicen su catlogo de

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

proveedores para determinar aquellos que sern sujetos de retencin y que por lo tanto la
empresa les deber retener el porcentaje correspondiente de I.G.V. establecido por ley.
Por lo tanto, en la hoja Datos Proveedor, en el cuadro que se muestra a continuacin y que
aparece despus de dar un click en el referido botn, se debern ubicar los archivos
proporcionados por la SUNAT (indicando la carpeta donde se encuentren guardados estos
archivos dando las rutas de acceso adecuadas).

Ventana de Lista de Clientes/Proveedores


Esta ventana precede a la Ventana de Clientes/Proveedores. Visualiza todos los registros
contenidos en la Tabla Clientes/Proveedores. En esta ventana se pueden producir los siguientes
efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a un cliente/proveedor.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Clientes/


Proveedores, mostrando la informacin del cliente/proveedor
seleccionado.

Efecto botn derecho  Se visualiza un men contextual cuyas opciones proporcionarn


informacin del cliente/proveedor en el cual se est ubicado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Este men contextual o emergente contiene opciones que representan las tareas (de consultas y/o
generacin de reportes) ms frecuentes, tiles y de inters para los usuarios, las cuales tambin
pueden ser accedidas a travs de otras opciones y/o mdulos del sistema, pero que en este caso
constituyen una manera abreviada y directa de realizar estas tareas, ya que en forma
predeterminada se est seleccionando el cdigo del cliente/proveedor en el cual se est ubicado,
visualizndose automticamente los datos del mismo.

Sucursales y Almacenes

Catlogo de Sucursales y Almacenes


As como, el sistema permite el manejo concurrente del control administrativo para diferentes
empresas, se permite tambin el control de las operaciones de las diferentes sucursales y
almacenes que tuviera la misma, considerando que una sucursal puede manejar uno o varios
almacenes.
En la parte superior de esta ventana se registrarn los Datos de la Sucursal y en la parte inferior
se visualiza una cuadrcula para registrar los datos correspondientes a los Almacenes por
Sucursal. Para crear, editar, consultar o eliminar el registro de un almacn primero se deber
seleccionar de la lista de sucursales, que aparece en la parte superior izquierda, la sucursal a la
que pertenece y luego ubicarse en el almacn donde se desea hacer la operacin.
En el registro de los datos del almacn se incluye la columna Produccin?, donde se marcar
con un check () la casilla de verificacin si se trata de un almacn de produccin y se dejar en
blanco si corresponde a un almacn de planta.

Ubicaciones en Almacn
Esta ventana permite registrar las ubicaciones del almacn en donde se almacenarn los distintos
productos. La codificacin de ubicaciones y el registro de stas en los datos del producto esto
sumamente til por que permite la bsqueda y localizacin fcil y rpida de los productos.

Motivos de Movimientos de Almacn


Esta opcin permite registrar las diversas razones o motivos por los que se originan los
movimientos, ingresos y salidas, de productos del almacn. Por ejemplo: Un Ingreso se puede
originar con una Orden de Compra, por una Compra Directa(sin Orden de Compra), por

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Transferencia, por Prstamo de Terceros, etc.; mientras que una Salida puede ser originada por
una Venta, por Devolucin de Prstamos a Terceros, por Consumo, etc..

Al elegir esta opcin se presenta la siguiente ventana, en la parte izquierda se visualiza una lista
con todos los Motivos de Movimientos de Almacn registrados en el sistema y, en la parte
derecha, los datos registrados para cada uno de estos Motivos, de acuerdo a como se vaya
desplazando a travs de ellos.

Para registrar un nuevo Motivo de Movimiento de Almacn deber realizar los siguientes
pasos:

1 Hacer click en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar


simultneamente las teclas Ctrl + N.
2 En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos:
- Motivo: Corresponde al campo identificador del registro, por lo cual debe ingresarse un
cdigo nico para cada Motivo de Movimiento de Almacn. Este cdigo tendr una
longitud mxima de tres caracteres.
- Descripcin: Corresponde al nombre o descripcin asignado al Motivo de Movimiento de
Almacn que se est editando, recomendndose que sea lo ms explicativo posible.
- Nombre_Corto: Podr asignarse un nombre o descripcin corta al Motivo que est
editando.
- Grupo: Los diferentes motivos de los movimientos de un almacn pueden agruparse en
movimientos de Consumo, de Compra, de Venta, de Devolucin, de Transferencia, de
Proyectos u Otros. Aqu se deber seleccionar a que grupo de movimientos pertenece el
motivo de movimientos que est editando. Por ejemplo, si est creando un motivo
denominado: Ingreso por Compra Directa, el Grupo a seleccionar sera Compra.
- Motivo a Generar: Los motivos a los cuales se les define el Grupo de Transferencia,
generan un proceso de transferencia, por lo que aqu se debe especificar el motivo que
por defecto generar esta transferencia. Para esto, haga un click en el botn o
presione la tecla F2 en la primera caja, con lo que se visualizar la ventana Buscar para
que en ella busque y seleccione el Motivo de Movimiento adecuado.
Observacin: Los Motivos de Movimiento de Almacn que se visualizan en esta ventana
Buscar son los que se registraron previamente en el sistema a travs de esta ventana de
mantenimiento (Opcin Motivos de Movimientos de Almacn - Submen Tablas Mdulo
Almacenes).

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

- Tipo Motivo: Especificar si el tipo de motivo pertenece a un movimiento de Ingreso o


Salida de almacn.
- Tipo Clculo: Sirve para indicar si cuando se utiliza este motivo en un determinado
documento (ventana) se registrarn slo Cantidades, Importes o Ambos. Por ejemplo, si
se cuenta con un Motivo Ingreso por Reajuste de Inventario, que se utiliza en operaciones
de ajuste de inventario, las cuales normalmente se realizan una sola vez al ao, el Tipo de
Clculo ser Importes, ya que este ajuste no va a alterar fsicamente las cantidades de los
productos, slo los importes, lo que conllevar a alterar el precio promedio de los
productos.
- Tipo Cambio: Seleccionar el tipo de cambio de la moneda extranjera que se utilizar
cuando se trabaje con este motivo de movimiento de almacn, pudiendo ser Compra o
Venta.
Nota: El tipo de cambio de la moneda extranjera se registra en la opcin Tablas / Tipo de
Cambio del submen Utilitarios.
- Estado Asociado: Se utiliza para establecer el estado asociado de los productos cuando
se trabaje con este motivo de movimiento. Por ejemplo, para el motivo Ingreso por
Compras se le puede asociar el estado Nuevo, lo que indicara que cuando se produzca
una operacin que especifique el motivo Ingreso por Compra, los productos incluidos en
esta operacin presentarn el estado Nuevo.
Observacin: Los estados de los productos que se presentan en esta lista cuando se
hace un click en el botn desplegable de esta caja, son los que se registraron
previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opcin
Productos / Estado de Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
- Estados a Mostrar: En esta grilla se especificarn los estados de los productos a mostrar
en los documentos que trabajen con este tipo de movimiento. En dichos documentos se
podr cambiar el estado de los productos presentado por defecto (Estado Asociado) para
cualquiera de los Estados a Mostrar que se visualicen al presionar click derecho en este
campo. Para agregar registros o estados en esta grilla, ubquese en ella haciendo un click
sobre la misma, luego haga un click en el botn Nueva lnea de detalle de la barra
de herramientas con lo que se activar una lnea y en la columna etiquetada como Estado
haga un click en el botn desplegable con lo que se presentar una lista con todos los
estados disponibles de los productos, seleccione uno de ellos haciendo un click sobre el
mismo.
Observacin: Los estados de los productos que se presentan en la lista desplegable son
los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Productos / Estado de Productos Submen Tablas Mdulo
Almacenes).
- Caractersticas del Motivo: stos se seleccionarn de acuerdo a las necesidades y
procedimientos particulares de cada empresa, disponindose de las siguientes opciones:
. Centralizar (Genera A. Contable): Si se activa o marca esta casilla con un check ()
los movimientos que se especifiquen en este Motivo se centralizarn, es decir,
generarn sus respectivos asientos o vouchers contables, de lo contrario, las
operaciones no se centralizarn.
. Genera Documento de Venta: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen en este Motivo generarn automticamente un
Documento de Venta (Boleta o Factura).
. No Genera Doc. Venta (Vta. Diferida): Si se activa o marca esta casilla con un check
() los movimientos que se especifiquen en este Motivo no generarn automticamente
un Documento de Venta, pues se trata de una venta diferida.
. Glosa para Gua de Remisin: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo permitirn incluir una glosa o comentario en
las Guas de Remisin.
. Exige Actividad en Consumos: Si se activa o marca esta casilla con un check () se
producir que en los movimientos que especifiquen este Motivo, que generalmente
pertenecer al grupo Consumo, se especifique de manera obligatoria la Actividad en la
cual se har el consumo de los productos salientes del almacn.
Nota: Se hace referencia a las Actividades que se registraron previamente en el sistema
en la opcin Actividades del submen Tablas de los mdulos de Almacenes, Recursos
Humanos y Planillas, Produccin, Acopio y Maquinaria.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

. Ingreso por Devoluciones: Si se activa o marca esta casilla con un check () se
establece que al especificar este Motivo en un movimiento ste ser un Ingreso por
Devoluciones.
. Devolucin de Venta: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo, sern las devoluciones por ventas
realizadas.
. Es Transferencia: Si se activa o marca esta casilla con un check () los movimientos
que especifiquen este Motivo, sern un ingreso por transferencia de productos.
. Salida por Consumo: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo, sern las salidas de productos por consumo.
. Salida para Exportacin: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo, sern las salidas de productos para
exportacin.
. Afecta Drawback: Si se activa o marca esta casilla con un check () los movimientos
sern los que afectan a drawback.

Documento Requerido por el Motivo: estas opciones se utilizan para definir el o los
documentos que se deban solicitar cuando se especifique este motivo, por lo que, al
seleccionar una de ellas, activando o marcando con un check () su correspondiente
casilla, se requerir el documento que a continuacin se indica:
. Solicita Documento de Venta: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
un Documento de Venta (Boleta, Factura, etc.).
. Solicita Orden de Compra: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Compra.
. Solicita Requerimiento Interno: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
un Requerimiento Interno.
. Solicita Pedido: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de
Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia un Pedido
de Almacn.
. Solicita Recepcin: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de
Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia una Gua
de Recepcin.
. Solicita Doc. De Salida: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo
de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia un
Documento de Salida de Almacn (Gua de Remisin, Salida Interna, etc.).
. Solicita Dev. De Materiales: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
un documento de Devolucin de Materiales.
. Solicita Orden de Trabajo: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Trabajo.
. Solicita Orden Importacin: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Importacin.
. Solicita Orden de Pago: Las operaciones o movimientos que se especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Pago.
. Solicita Doc.Salidas Reclasificacin: Las operaciones o movimientos que
especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como
documento de referencia un documento de salida para cambio de cdigo de producto.

3 Finalmente, hacer click en el botn Grabar registro de la barra de herramientas para


grabar los datos de este nuevo registro.

Importante: Siendo bastante til en el submen de Movimientos de este mdulo al momento de


registrar los documentos originados por las transacciones de almacn como: Guas de Recepcin,
Guas de Remisin y Salidas Internas.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Para cada Motivo de Movimientos de Almacn se registran datos generales como el cdigo del
motivo, la descripcin, el nombre corto, tipo de motivo (ingreso o salida), el estado de los
productos al producirse este movimiento; as como, tambin se podrn seleccionar las
Caractersticas del Motivo y el Documento Requerido por el Motivo, stos se seleccionan de
acuerdo a las necesidades y procedimientos particulares de cada empresa, siendo bastante til en
el submen de Movimientos de este mdulo al momento de registrar los documentos originados
por las transacciones de almacn como: Guas de Recepcin, Guas de Remisin y Salidas
Internas.

Ejemplos: Se puede generar un documento de venta (factura o boleta) en forma automtica al


momento de registrar una Gua de Remisin si el motivo seleccionado para que se produzca este
movimiento es Salida de Ventas Normales y a este motivo se le estableci Generar Documento
de Venta en Caractersticas del Motivo. Tambin se puede dar el caso que en el registro de la
Gua de Recepcin se obligue a seleccionar una Orden de Compra, como documento de
referencia, cuando el motivo seleccionado para este movimiento es Ingreso por Compras y a
este motivo se le estableci Solicita Orden de Compra en Documento Requerido por el
Motivo.

Responsables de Almacn
Esta opcin presenta una ventana que permite registrar los datos de los responsables de almacn
quienes son las personas que tienen a su cargo la administracin de un determinado almacn.
Entre otros datos se solicita Cdigo y Cdigo de Personal, el primero corresponde al cdigo
asignado como responsable de almacn y el segundo al cdigo asignado como trabajador de la
empresa.
Los registros grabados en la tabla Responsables de Almacn sern necesarios al momento de
ingresar los datos de Almacenes por Sucursal en el Catlogo de Sucursales y Almacenes del
submen Tablas de este mismo mdulo.

Proyectos
Esta opcin permite registrar datos en la tabla Proyectos, almacenando informacin referente a los
proyectos, de ejecucin por la propia empresa o por parte de los clientes, para los cuales se van
a destinar los productos de almacn.
Es importante aclarar, que no es obligatorio asignar un Proyecto en el registro de los movimientos
de almacn (Guas de Recepcin, Guas de Remisin y Salidas Internas).

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Actividades
Es el conjunto de acciones y hechos relacionados con la produccin de bienes materiales y la
prestacin de servicios, es decir, el conjunto de operaciones y tareas que se llevan a cabo con el
fin de lograr un objetivo determinado.
Las labores o acciones que forman parte de una actividad son registradas tambin en esta
ventana.

Consumidores
Los consumidores son unidades orgnicas u operativas de la empresa, los cuales consumen
recursos y por lo tanto se les asigna un centro de costo.
Esta opcin permite registrar de manera jerrquica los diferentes tipos de consumidores de la
empresa, mostrando claramente el nivel de dependencia de cada uno de ellos. En el sistema se
consideran los siguientes tipos de consumidores: Terreno, Maquinaria, Fuente de Agua u otros.
Al elegir esta opcin se presentar la siguiente ventana de mantenimiento, cuya estructura y
manejo explicamos seguidamente:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Esta ventana presenta al lado izquierdo una lista que muestra jerrquicamente todos los
consumidores registrados en el sistema, clasificados por consumidor. En la parte superior de esta
lista se encuentran los botones Expandir Todo y Contraer Todo, los que se utilizan para
desplegar los registros de los consumidores y para contraer los mismos.

Para registrar un nuevo Consumidor debe realizar los siguientes pasos:

1 Hacer click en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar


simultneamente las teclas Ctrl + N.
2 En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos:
- Tipo de Consumidor: Seleccionar el tipo de consumidor, el mismo que puede ser:
Terrenos, Maquinarias, Fuentes de Agua y Otros.
- Nivel al que pertenece el Consumidor: Especificar la dependencia del consumidor, es
decir, seleccionar a que Consumidor principal pertenece el consumidor que est
registrando. En caso, se trate de un Consumidor Principal (de primer nivel) seleccionar el
valor Ninguno.
- Consumidor: Aqu se presentan dos cajas contiguas. En la primera debe ingresar el
cdigo que asignar al Consumidor, el mismo que tiene una longitud mxima de ocho
caracteres. En la segunda caja ingresar el nombre o descripcin asignado al
Consumidor.
- Centro de Costo: Especificar el cdigo del Centro de Costo al que estar asociado el
Consumidor. Si no recuerda exactamente el cdigo hacer un click en el botn o
presionar en la caja la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizar la Ventana
Buscar para que en ella busque y seleccione el Centro de Costo adecuado.
Observacin: Los Centros de Costos que se visualizan en esta ventana Buscar son los
mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Centro de Costo - Submen Tablas Mdulo Contabilidad).
- Fecha de Inicio:
- Fecha de Baja:
- Estado: Este dato indica el estado del Consumidor, si se encuentra Activo o Inactivo.
3 Luego deber ingresar datos especficos del cons umidor, dependiendo del Tipo de
Consumidor que haya seleccionado. Para esto, esta ventana cuenta con tres pestaas:
Terrenos, Maquinarias y Fuentes de Agua. Seleccione la pestaa adecuada haciendo un
click sobre la misma y luego proceda al ingreso de los datos.
Observacin: Por defecto, la pestaa que aparece activada es la pestaa Terrenos.

A continuacin se describirn estas pestaas y los datos requeridos en cada una de ellas:

Pestaa Terrenos: En esta pestaa se ingresarn los datos de los Consumidores del tipo
Terrenos. Presenta el siguiente diseo:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

- Sucursal: Especificar la sucursal al que pertenece el terreno que se est registrando.


Para esto debe ingresar su cdigo, si no lo recuerda exactamente haga un click en el
botn o presione la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizar la Ventana
Buscar para que en ella busque y seleccione la Sucursal deseada.
Observacin: Las Sucursales que se visualizan en esta ventana Buscar son las mismas
que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento
(Opcin Sucursales y Almacenes => Catlogo de Sucursales y Almacenes - Submen
Tablas Mdulo Almacenes).
- rea Total: Ingresar el rea total del terreno, este valor ser expresado en hectreas.
- Datos de la Siembra: Esta etiqueta agrupa a un conjunto de datos relacionados con las
siembras del terreno que est editando. Para ingresar estos datos deber:
a) Ubicarse en la grilla Siembras, la que est ubicada en la parte izquierda de esta
etiqueta, haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se pintar una lnea de color amarillo en la grilla y las cajas, ubicadas al lado derecho,
se activarn para que en ellas ingrese los siguientes datos:
. Fecha: Ingresar la fecha de inicio de la siembra. Despus de ingresada esta fecha,
sta se visualizar automticamente en la grilla Siembras en la columna Inicio
Siembra.
Importante: Cuando desee ingresar la fecha final de la siembra, se har
directamente en la grilla Siembra, ubicndose en la lnea respectiva e ingresando
dicha fecha en la columna Final Siembra.
. rea: Ingresar el rea sembrada del terreno. Si se ingres el rea Total del terreno,
por defecto, este valor se visualizar en esta caja, pero el mismo es editable,
considerando que el rea sembrada puede o no ser igual al rea total del terreno.
. N Plantas: Ingresar el nmero de plantas sembradas en el terreno.
. Camas/Rayas: Ingresar el nmero de camas/rayas, las cuales son los surcos,
lneas u otros que se hacen sobre el lote del terreno para sembrar las plantas.
. Cultivo: Especificar el cultivo sembrado o a sembrarse en el terreno. Para esto
deber ingresar el cdigo del cultivo, si no lo recuerda exactamente haga un click en
el botn o presione la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizar la
Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Cultivo deseado.
Observacin: Los Cultivos que se visualizan en esta ventana Buscar son los
mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Cultivos - Submen Tablas Mdulo Acopio).
. Variedad: Especificar la variedad del cultivo sembrada o a sembrarse en el terreno.
Para esto deber ingresar el cdigo del cultivo, si no lo recuerda exactamente haga
un click en el botn o presione la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se
visualizar la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Cultivo
deseado.
Observacin: Las Variedades de los Cultivos que se visualizan en esta ventana
Buscar son las mismas que se registraron previamente en el sistema en su
respectiva ventana de mantenimiento (Opcin Cultivos - Submen Tablas Mdulo
Acopio).
- Campaas: En esta grilla se ingresarn los datos de las distintas campaas de este
terreno. Para ingresar estos datos deber:
a) Ubicarse en la grilla etiquetada como Campaas haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se pintar una lnea de color amarillo para que en ella ingrese los datos de la
Campaa a registrar, los cuales son:
. Campaa: Este dato se muestra de manera automtica y corresponde al nmero
correlativo de la campaa a registrar.
. Inicio: Ingresar la fecha de inicio de la campaa.
. Final: Ingresar la fecha de trmino de la campaa.
. Ao Campaa: Ingresar el ao al que pertenece la campaa o con el cual se
identifica a la campaa.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

. Estado: Indicar el estado de la campaa, es decir, si se trata de una campaa


activa o de una campaa finalizada. Para esto haga un click en el botn desplegable
de esta columna y seleccione el valor deseado (Activa/Desactiva).
. rea: Indicar el rea del terreno sembrado o a sembrarse en la campaa que est
registrando.
. Tipo Campaa: Indicar el tipo de campaa. Para esto haga un click en el botn
desplegable de esta columna y, de la lista que se presenta, seleccione el tipo de
campaa deseado.
Observacin: Los Tipos de Campaa que se visualizan en la lista desplegable de
esta columna son los mismos que se registraron previamente en su respectiva
ventana de mantenimiento (Opcin Tipo de Campaa Submen Tablas Mdulo
Acopio).
. Periodo Vegetativo: Ingresar el nmero de das que comprende el perodo
vegetativo del cultivo en esta campaa.
. Fecha Desbrose: Indicar la fecha de inicio de la actividad de desbrose de esta
campaa.
. Das Desbrose: Ingresar el nmero de das que durar la actividad de desbrose.

- Cosecha: En esta grilla se ingresarn los datos de cosecha de cada una de las campaas
registradas para el lote de terreno. Para ingresar estos datos deber:
a) Ubicarse en la grilla etiquetada como Cosecha haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se pintar una lnea de color amarillo para que en ella ingrese los datos de la Cosecha
a registrar, los cuales son:
. Item: Nmero correlativo del registro de cosecha. Se genera automticamente.
. Inicio Cosecha: Indicar la fecha de inicio de la Cosecha.
. rea: Ingresar el rea del terreno a cosechar.
. Nro.Plantas: Ingresar el nmero de plantas a cosechar.
. Producto: Especificar el producto a cosechar. Para esto, ingrese el cdigo del
producto en esta columna, si no lo recuerda, presione la tecla F2 con lo que se
visualizar la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Producto
deseado.
Observacin: Los Productos que se visualizan en esta ventana Buscar son los
mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Productos - Submen Tablas Mdulo Acopio u Opcin
Productos / Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
. Desc.Producto: Se visualizar automticamente el nombre o descripcin del
producto cuyo cdigo se ingres en la columna anterior.
. Final Cosecha: Ingresar la fecha del da de trmino de la cosecha. Normalmente,
esta fecha debe coincidir con la fecha final de su campaa, registrada en la columna
Final de la grilla Campaas.

- Importacin de Datos de los Controladores: Aqu se registrarn los datos necesarios


para poder importar al sistema los registros de riego de este terreno tomados por los
equipos Controladores de Riego. Estos son:
. Controlador: Indicar el Controlador de Riego asociado a este terreno o lote. Se
visualizan dos cajas contiguas: en la primera caja deber ingresar el cdigo asignado al
equipo Controlador de Riego en el Sistema NISIRA v.2.0 en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Controladores de Riego Submen Tablas Mdulo
Fertilizacin y Riego), si no recuerda el cdigo haga un click en el botn o presione
la tecla F2 en esta caja, con lo que se visualizar la Ventana Buscar para que en ella
busque y seleccione el Controlador de Riego deseado; en la segunda caja, se
visualizar de manera automtica el nombre o descripcin del Controlador de Riego
cuyo cdigo se especific en la caja anterior.
. Nmero de Vlvula: Ingresar el nmero de la vlvula del Controlador de Riego
destinada a la irrigacin de este terreno.

Pestaa Maquinarias: En esta pestaa se ingresarn los datos especficos para los
Consumidores de tipo Maquinarias. Presenta el siguiente diseo:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

- Costo Estndar (Por Hora): Representa el costo estndar de uso por hora de la
maquinaria. Este costo puede ingresarse en:
. Moneda Nacional: Ingresar el costo estndar por hora en moneda nacional. Una vez
ingresado este costo automticamente se visualizar el costo en Moneda Extranjera en
la caja correspondiente, de acuerdo a tipo de cambio registrado.
. Moneda Extranjera: Ingresar el costo estndar por hora en moneda extranjera. Si no
ingres el costo en moneda nacional, despus de ingresar este costo automticamente
se visualizar el costo en Moneda Nacional en la caja correspondiente, de acuerdo al
tipo de cambio registrado.
Observacin: Para realizar la conversin del costo estndar de moneda nacional a
moneda extranjera y viceversa, obligatoriamente se tiene que tener registrado el Tipo de
Cambio de la moneda del da en que se est ingresando estos costos (Opcin Tablas /
Tipo de Cambio Submen Utilitarios).
Importantes: Es importante el ingreso de este dato del Costo Estndar (Por Hora) de la
maquinaria, ya que este ser utilizado en la edicin del Parte Diario de Maquinaria
(Opciones Parte de Maquinaria Propia y Parte de Maquinaria Alquilada Submen
Movimientos Mdulo Maquinarias).
- Tipo de Mquina: Elegir el tipo de Maquinaria, el mismo que puede ser: Maquinaria,
Implemento o Equipo.
- Es un vehculo de carga/transporte: Se marcar esta casilla de verificacin, haciendo un
click sobre la misma, si la maquinaria es un vehculo de carga y/o transporte. Al marcar
esta casilla se activarn las cajas para el ingreso de los siguientes datos:
. Marca: Ingresar Marca del vehculo.
. Placa: Ingresar Placa del vehculo.
. Registro MTC: Nmero del registro del vehculo en el Ministerio de Transportes y
Comunicaciones.
. Ao: Ao de fabricacin del vehculo.
. Nmero de Ejes: Nmero de ejes que tiene el vehculo.
. Carga til Mnima (TN): Carga til mnima del vehculo, expresada en toneladas.
. Km. Inicial: Kilometraje inicial del vehculo al momento de su adquisicin.
. Tipo de Vehculo: Seleccionar el tipo de vehculo, el mismo que puede ser: Auto,
Camioneta, Camin, Tracto, SemiRemolque o Remolque.
. Km. x Gl.: Este es un indicador de rendimiento o productividad, el mismo, que indica los
Kilmetros por Galn que rinde el vehculo.
Importante: Debe ingresar siempre este dato de Km. x Gl. pues este ser necesario en
la edicin de la Hoja de Recorrido de Movilidades para calcular, de manera aproximada,
el nmero de galones utilizados por el vehculo en su recorrido de un determinado da

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

(Opciones Hoja de Recorrido de Movilidades Propias y Hoja de Recorrido de


Movilidades Alquiladas Submen Tablas Mdulo Maquinarias).

Pestaa Fuentes de Agua: En esta pestaa se ingresarn los datos especficos para los
Consumidores de tipo Fuentes de Agua. Presenta el siguiente diseo:

- Tipo de Energa: Especificar el tipo de energa que se utiliza para bombear la fuente de
agua que se est registrando. Para esto ingresar el cdigo del tipo de energa, si no lo
recuerda haga un click en el botn o presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se
visualizar la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Tipo de Energa
deseado.
Observacin: Los Tipos de Energa que se visualizan en esta ventana Buscar son los
mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Tipos de Energa - Submen Tablas Mdulo Fertilizacin y
Riego).
- Tipo de Clculo del Volumen: Ingresar el tipo de clculo que se desea utilizar para
calcular el volumen de la Fuente de Agua que se est registrando, el mismo, que puede
ser: Por Hidrmetro o Por Caudal.
- Caudal (Lts./Seg.): Registrar el caudal o cantidad de agua que fluye de la Fuente de
Agua. Esta cantidad deber expresarse en litros por segundo.
- Costo Estndar (Por Metro Cbico): Representa el costo estndar del consumo de agua
por metro cbico. Este costo puede ingresarse en:
. Moneda Nacional: Costo estndar por metro cbico en moneda nacional. Una vez
ingresado este costo, automticamente se visualizar el costo en Moneda Extranjera
en la caja correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio registrado.
. Moneda Extranjera: Costo estndar por metro cbico en moneda extranjera. Si no
ingres el costo en moneda nacional, despus de ingresar este costo automticamente
se visualizar el costo en Moneda Nacional en la caja correspondiente, de acuerdo al
tipo de moneda registrado.
Observacin: Para realizar la conversin del costo estndar de moneda nacional a
moneda extranjera y viceversa, obligatoriamente se tiene que tener registrado el Tipo de
Cambio de la moneda del da en que se est ingresando estos costos (Opcin Tablas /
Tipo de Cambio Submen Utilitarios).
- Pertenece al Fundo: Indicar el fundo al que pertenece esta Fuente de Agua. Para esto
tiene que ingresar el cdigo del fundo, si no lo recuerda haga clic en el botn o
presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se visualizar la Ventana Buscar para que en
ella busque y seleccione el Fundo deseado.
Observacin: Los Fundos que se visualizan en esta ventana Buscar corresponden a los
registros de los Consumidores de tipo Terrenos que se registraron previamente en el

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opcin Consumidores - Submen


Tablas Mdulos FertiRiego, Acopio, Maquinaria, Fitosanidad y Almacenes).
4 Finalmente, hacer click en el botn Grabar registro de la barra de herramientas para
grabar los datos ingresados para este nuevo Consumidor.

Tipos de Flete
Los fletes son los pagos que se realizan por concepto de alquiler de un medio de transporte para
el traslado mercadera.
El sistema permite el registro de cada uno de los tipos de flete con los que trabaja la empresa,
definindolos segn su naturaleza, como por ejemplo: areo, martimo, terrestre, etc.

Algoritmos para Clculo de Stock Mnimo


El clculo del stock mnimo de los productos es un proceso muy importante en el mdulo de
almacn, puesto que, permite calcular la cantidad mnima de existencias de un producto en
almacn, con fines de no llegar al desabastecimiento total del producto y por consiguiente a no
entregar inmediata u oportunamente el producto al cliente.
Teniendo en cuenta que el clculo de stock mnimo puede realizarse de diversas maneras,
empleando distintas frmulas, el sistema permite el registro de varios algoritmos o procedimientos
para el clculo de este stock, para que los usuarios de una determinada empresa elijan de
acuerdo a sus criterios o procedimientos, el algoritmo ms adecuado para este fin.
Por tanto, en esta ventana se permite crear los algoritmos para el clculo del stock mnimo,
registrando un cdigo, una descripcin y sobretodo asocindolo al procedimiento que contiene la
frmula para el clculo de este stock.
Estos algoritmos de clculo, estarn almacenados en su respectiva tabla, luego podrn ser
asignados a los productos en la opcin Asignar Algoritmo de Stock Mnimo que se encuentra en
el submen Tablas de este mdulo.
(Ver Ventana Algoritmo de Clculo de Stock Mnimo en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Asignar Algoritmo de Stock Mnimo


Asignar algoritmo de stock mnimo, consiste en establecer que algoritmo utilizar un determinado
producto para el clculo de su stock mnimo. El producto al que se le asignar el algoritmo deber
registrar un tipo de clculo Setup para la realizacin de este clculo.
Esta ventana, permite asignar un algoritmo de clculo de stock mnimo a los productos de un
almacn; aqu se trabajar de la siguiente manera:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

1 Hacer click en el botn Modificar Registro o presionar simultneamente las teclas Ctrl + E.
2 En la parte superior izquierda se presenta una l ista desplegable etiquetada como Algoritmo,
la cual contiene la relacin de todos los algoritmos de clculo de stock mnimo creados. De
esta lista deber seleccionar uno de ellos.
3 Se visualizan dos listas ms, en la derecha se p resenta la lista Productos sin Algoritmo de
Stock Mnimo, a los que se les deber asignar un algoritmo y, en la izquierda se encuentra la
lista de Productos con Algoritmo de Stock Mnimo, que presenta la relacin de los
productos que ya cuentan con su respectivo algoritmo.
4 Seleccionar de la lista Productos sin Algoritmo de Stock Mnimo, aqu se podr elegir slo
un producto o un grupo de productos. (La asignacin puede hacerse tambin por grupos).
Esta lista presenta la relacin de los grupos de productos, para visualizar los productos
contenidos en este grupo hacer click en el icono de grupo .
5 Una vez seleccionado el producto o el grupo de p roductos deber hacer click en el botn
que permitir asignar el algoritmo elegido; visualizndose este producto o grupo de productos
en la lista Productos con Algoritmo de Stock Mnimo.

Nota: Para quitar el algoritmo de stock mnimo asignado a un producto o a un grupo de


productos deber seleccionarlo de la lista Productos con Algoritmo de Stock Mnimo y luego
hacer click en el botn , esto origina que este producto o grupo de productos pasen a la lista
Productos sin Algoritmo de Stock Mnimo.

Observacin:
Es importante recordar lo que se explic en la Ventana de Productos (opcin Productos
submen Tablas - Mdulo Almacn) respecto al Clculo del Stock Mnimo del Producto, el cual
puede hacerse de dos formas:

- Manual: Es el usuario quien ingresa la cantidad que ser considerada como stock mnimo
del producto. Esto lo hace en la pestaa Stocks de la Ventana de Productos, al
momento de registrar o editar el producto.

- Setup: Es el sistema quien se encarga del clculo de la cantidad que ser considerada
como stock mnimo del producto, a travs, de los algoritmos de clculo creados
para este fin. Para esto:
1 Crear los algoritmos de clculo del stock mnim o (Opcin Algoritmos para
Clculo de Stock Mnimo - Submen Tablas - Mdulo Almacn).
2 Asignar a cada producto o grupo de productos el respectivo algoritmo que se
utilizar en el clculo de su stock mnimo (Opcin Asignar Algoritmo de Stock
Mnimo - Submen Tablas - Mdulo Almacn).
3 Calcular los stocks mnimos de los productos a los cuales se les ha asignado
un algoritmo de clculo para este fin (Opcin Calcular Stock Mnimo
Submen Procesos - Mdulo Almacn).

Opciones de Movimientos

Guas de Recepcin
La Gua de Recepcin es un documento bsico para el control interno de la empresa, la cual se
origina en el momento en que ingresan los productos a almacn; por lo tanto esta ventana permite
registrar los datos necesarios para generar este documento que sirva como comprobante del
ingreso de los productos. Este registro actualiza el kardex de los productos recibidos en almacn
incrementando su stock.
(Ver Ventana de Edicin de Guas de Recepcin en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Esta Ventana de Edicin de Guas de Recepcin, requiere datos que se ingresarn en la parte
superior de la misma, como: Sucursal, Almacn, Motivo Recepcin, Documento, Serie, Nmero,
Fecha, etc.; y, otros datos que se ingresarn seleccionando la pestaa respectiva. Esta ventana
cuenta con cuatro pestaas, visualizndose seleccionada por defecto la pestaa Detalle de la
Recepcin, la cual se utiliza para detallar los productos que ingresan a almacn, registrndoseles
su cdigo, descripcin, la cantidad recibida y el precio (se indica el valor de compra, sin I.G.V.),
entre otros datos necesarios.
Las otras pestaas: Gastos de Embarque, Gastos de Aduana y Gastos Distribuidos permitirn
registrar los costos conexos tales como: fletes, recepcin, inspeccin y almacenaje, siempre y
cuando se haya activado con un check () la casilla Registrar Gastos.

Dentro de los datos que se ingresarn para esta ventana es relevante el tipo de Motivo de
Recepcin seleccionado, pues, de acuerdo a la configuracin del mismo regir el registro de este
movimiento (Ver: Tabla Motivos de Movimientos en Almacn). Por ejemplo: Si como motivo se
elige Ingreso por Compras, el cual puede estar configurado con Documento Requerido por el
Motivo para que solicite una Orden de Compra o un Pedido, no se permitir que el usuario
ingrese el detalle de los productos en la cuadrcula respectiva (pestaa Detalle de la Recepcin),
si el usuario intenta ingresar lneas de detalle, se presentar el mensaje Este documento no
acepta insercin de filas. Esta cuadrcula de detalle ser llenada con los productos que se
registraron en el documento requerido, para eso se deber hacer un click en el cono Buscar
Documentos de Referencia y se presentar una ventana donde se elegir el documento de
referencia, luego de lo cual, los productos registrados en el documento seleccionado se
visualizarn en el detalle de los productos de la Gua de Recepcin. Tambin es necesario
mencionar que las cantidades de los productos detallados en el documento de referencia pasarn
a actualizar automticamente el stock de almacn de los productos, en caso que el documento de
referencia sea una Orden de Compra y el detalle de la misma este asignada a clientes especficos,
el ingreso afectara al stock comprometido para esos clientes, pues se entiende que estas
cantidades ya estn comprometidas para este.

Importante: Cuando el Motivo de Recepcin seleccionado no est configurado para que solicite
documentos de referencia, entonces el usuario ingresar los productos en la cuadrcula respectiva
de la pestaa Detalle de la Recepcin. Cada vez que se ingrese un producto en una lnea de
detalle, despus de registrar su cdigo se presentar una ventana auxiliar, de fondo amarillo en la
parte izquierda de la ventana, que se denomina Ventana Auxiliar de Stock, la cual, en base a

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una consulta que realiza al kardex del producto ingresado, visualizar los stocks actuales del
mismo.
Si por algn motivo sali de la cuadrcula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la
Ventana Auxiliar de Stock para un producto ya ingresado basta con hacer click sobre el cdigo
del mismo y se presentar dicha ventana.

Ventana
Auxiliar
de Stock

Esta ventana permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el
documento ya est centralizado, para esto hacer click en el botn Ver Asiento Contable de la
Barra de Herramientas. (Si desea ms informacin acerca de la Centralizacin Contable consulte
la opcin Centralizacin Contable por Mdulo del submen Procesos del mdulo Contabilidad)

Ventana de Lista de Guas de Recepcin


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Guas de Recepcin. Visualiza todos los
registros de las Guas de Recepcin almacenados en su respectiva tabla, visualizndose adems
la barra de herramientas que permitir realizar el manejo de los mismos.

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En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a una Gua de Recepcin.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de
Guas de Recepcin, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

Guas de Remisin
Gua de Remisin es un documento probatorio de los movimientos de salida de productos del
almacn. Esta ventana nos permite registrar los datos correspondientes para generar una Gua de
Remisin cada vez que se produzca una salida de productos de almacn. El registro de este
movimiento actualiza el kardex de los productos disminuyendo en su stock.
Entre los datos requeridos en esta ventana, es importante detallar los productos que salen de
almacn, registrndoseles su cdigo, descripcin, la cantidad de salida, precio, entre otros datos
necesarios.

Es relevante tambin el Motivo de Remisin seleccionado, pues, de acuerdo a la configuracin


del mismo se regir el registro de este movimiento de salida (Ver: Opcin Motivos de
Movimientos en Almacn Submen Tablas Mdulo Almacenes). Por ejemplo: Si como Motivo
se elige Salida por Ventas, el cual puede estar configurado para que genere de manera
automtica el Documento de Venta respectivo (Boleta o Factura), no se podr ingresar el detalle
de los productos en la cuadrcula sin antes haber ingresado los datos para generar el documento
de venta, para lo cual el usuario deber hacer un click en el botn , presentndose la
siguiente ventana Datos de Documento de Venta:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Una vez ingresados los datos requeridos en esta ventana se har un click en el botn Aceptar,
con lo cual se cerrar esta ventana y se seguir trabajando con la Gua de Remisin hasta
finalmente grabarla, habindose generado en forma conjunta la Gua de Remisin y el Documento
de Venta.
Observacin: En caso de que el Motivo del Movimiento del Almacn seleccionado no tenga
configurado el Generar Documento de Venta, ste se generar posteriormente en el mdulo de
Cuentas por Cobrar en el submen Movimientos en las opciones Facturas o Boletas.
Respecto al Precio del Producto (en la columna Precio de la grilla de detalle del documento),
cuando el Motivo de Remisin seleccionado est configurado para que genere documento de
venta, no ser necesario ingresar el precio, pues, ste se visualizar en forma automtica ya que
se obtiene de la Lista de Pecios de Productos con la que cuenta el sistema, siempre y cuando
se haya registrado el respectivo precio del producto en la opcin Lista de Precios del submen
Tablas del mdulo de Cuentas por Cobrar. De los precios considerados en la Lista de Precios
(Precio Stock/Estndar, Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4), el precio que se toma en cuenta
para ser visualizado en forma automtica al momento de generar el documento de venta para un
determinado cliente es aquel que se seleccion en Precio concedido al cliente al realizarle una
venta en la pgina Clientes de la Ventana Clientes/Proveedores (Opcin Clientes/Proveedores
Submen Tablas Mdulos: Almacn y Cuentas por Cobrar); por lo general suele seleccionarse el
Precio Estndar.
Cuando el Motivo de Remisin seleccionado no est configurado para que solicite documentos
de referencia, el usuario ingresar los productos en la cuadrcula respectiva. Cada vez que se
ingrese un producto en una lnea de detalle, despus de registrar su cdigo se presentar una
ventana auxiliar, de fondo amarillo en la parte izquierda de la ventana, que se denomina Ventana
de Stock, la cual, en base a una consulta que realiza al kardex del producto ingresado, visualiza
los stocks actuales del mismo. Esta ventana auxiliar es de gran utilidad al momento de registrar la
cantidad de salida del producto, pues permite controlar que esta cantidad no sea mayor al stock
disponible, si esto sucediese se presentar un mensaje indicando Producto no tiene stock
suficiente para la cantidad solicitada y cambiar la cantidad ingresada por el usuario por la del
stock disponible.

Nota: La Ventana Auxiliar de Stock de Productos es una ventana que presenta en forma
resumida los stocks (stock total, stock comprometido y stock disponible) de un producto
determinado en las diferentes sucursales y almacenes de la empresa.
Si por algn motivo sali de la cuadrcula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la
Ventana de Stock para un producto ya ingresado basta con hacer click sobre el cdigo del mismo
y se presentar dicha ventana.

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Ventana
Auxiliar
de
Stock

Observe que, en la parte inferior izquierda de esta ventana se permite registrar los Datos del
Transportista, es decir, de la empresa que se har cargo de transportar estos productos hasta el
lugar de destino.
Esta ventana tambin permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una
vez que el documento ya est centralizado, para esto hacer click en el botn Ver Asiento
Contable de la Barra de Herramientas. (Si desea ms informacin acerca de la Centralizacin
Contable consulte la opcin Centralizacin Contable por Mdulo del submen Procesos del
mdulo Contabilidad).

Importante: Si usted desea remitir productos comprometidos, deber hacer un click en el botn
, en donde puede seleccionar los productos que han sido comprometidos para el
cliente asignado, es importante mencionar que no puede sacar productos comprometidos para un
cliente diferente del documento origen (Orden de Compra o Pedido).

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Nota: Al hacer un click sobre la caja Estado, parte superior derecha de la ventana, se visualizar
una ventana auxiliar del Seguimiento de la Gua de Remisin. Cuando el Motivo Remisin es
una Salida por Ventas, la ventana que se presenta muestra si los productos incluidos en el detalle
de la Gua de Remisin ya han sido facturados o no, en el caso de los productos facturados se
mostrarn los datos respectivos en las columnas Documento de Venta y Cantidad Facturada.
Los Productos No Facturados y los Productos Facturados se encuentran diferenciados por color:
rojo para los primeros y azul para los segundos, tal como, se indica en la parte inferior de esta
ventana auxiliar, ejemplo:

Ventana de Lista de Guas de Remisin


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Guas de Remisin. Visualiza todos los
registros de las Guas de Remisin almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista
se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a una Gua de Remisin.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Guas de Remisin, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

Salidas Internas
Salida interna, es el proceso de despacho de productos de almacn para uso interno de la
empresa, registrndose los datos originados por este movimiento en el documento respectivo.
Este registro afecta el stock de los productos, pues actualiza el kardex de los mismos
disminuyendo los stocks de los productos que salen de almacn.
Dependiendo de la configuracin del Motivo de Salida seleccionado, el registro de esta operacin
puede o no requerir Documentos de Referencia. Se debe tener presente, como sucede en el
registro de los otros movimientos de almacn, que cuando el motivo del movimiento solicita un
documento de referencia no se permite que el usuario ingrese el detalle de los productos en la
cuadrcula del documento que se est editando ya que sta tomar el detalle de los productos
registrados en el documento de referencia. Por ejemplo: En el registro de un movimiento de
Salida Interna se selecciona el motivo Salidas para Consumo que est configurado para que

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solicite como documento de referencia un Requerimiento Interno, si no se selecciona este


documento y se pretende ingresar el detalle de los productos se visualizar un mensaje con el
texto Este documento no acepta insercin de filas, obligando a que el usuario haga click en el
botn con el icono Buscar Doc. Ref. y seleccione el documento de referencia que es de donde
se tomar el detalle de los productos para esta operacin.

Esta Ventana de Edicin de Salidas Internas presenta, al igual que las otras ventanas para el
registro de movimientos de almacn, la Ventana Auxiliar de Stock la cual permite la consulta del
stock de un producto seleccionado del detalle.
Si por algn motivo sali de la cuadrcula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la
Ventana de Stock para un producto haga click sobre el cdigo del mismo y se presentar dicha
ventana.

Esta ventana permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el
documento ya est centralizado, para esto hacer click en el botn Ver Asiento Contable de la
Barra de Herramientas. (Si desea ms informacin acerca de la Centralizacin Contable consulte
la opcin Centralizacin Contable por Mdulo del submen Procesos del mdulo Contabilidad).

Nota: El dato cliente/proveedor, no es obligatorio.

Ventana de Lista de Salidas Internas

Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Salidas Internas de Almacn. Visualiza todos
los registros de las Salidas Internas almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista
se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a una Salida Interna.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Salidas Internas, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

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Requerimientos Internos de Almacn


Requerimiento Interno, es un documento a travs del cual el personal de las diferentes reas o
sucursales de la empresa solicita productos o materiales, necesarios para la realizacin de su
trabajo, al almacn de la empresa. Por ser un documento intermedio, ya que posteriormente
generar un Pedido de Compra o una Salida Interna, el registro de ste no afecta el stock de los
productos.

En esta ventana se ingresarn los datos necesarios para registrar este Requerimiento, siendo
necesarios: la sucursal, el almacn al cual se le hace el requerimiento, el tipo, serie y nmero de
documento, la fecha de emisin, el rea que solicita los productos, responsable del rea, el motivo
y el detalle de los productos requeridos indicando la cantidad solicitada de los mismos.

En caso de que el almacn no cuente con la cantidad solicitada de productos en el Requerimiento


Interno se realizar uno o varios Pedidos para solicitar la compra de estos productos faltantes.
Cuando se crea este documento (Requerimiento Interno) inicialmente toma el estado Pendiente
hasta que la persona autorizada lo apruebe, cambiando su estado a Aprobado y por lo tanto se
proceder a realizar el Pedido correspondiente.

As mismo, desde esta ventana, siempre y cuando el Requerimiento tenga el estado de Aprobado
se puede generar automticamente el Pedido; para lo cual deber realizar lo siguiente:

1 En la Ventana de Lista de Requerimientos Internos ubicarse en la lnea del documento donde


se desea generar el Pedido (Verificar que el estado del documento sea Aprobado).
2 Hacer doble click para visualizar el documento e n su respectiva ventana.
3 Proceda a cambiar el modo de consulta del docume nto por el modo de edicin haciendo click
en el botn Modificar registro o presionando simultneamente las teclas Ctrl + E.
4 Estando el documento en modo de edicin hacer cl ick en el botn Generar Pedido, ubicado a
la derecha de la barra de herramientas.
5 Se visualizar la Ventana Productos para Generar Pedido que presenta los productos
registrados en el Requerimiento Interno, de los cuales podr seleccionar todos o algunos de
ellos marcndolos con un check () en la respectiva casilla de la columna Pedir.

(Ver Ventana Productos para generar pedido en la pgina siguiente)

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6 Una vez seleccionados los productos que desea in cluir en el Pedido hacer un click en el botn
Aceptar.
7 Ahora se visualiza la Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn que muestra el Pedido
generado con los productos seleccionados desde el Requerimiento Interno. En esta ventana,
el usuario podr modificar las cantidades solicitadas de los productos, pero no podr agregar
ms productos al detalle de este Pedido. Si se intenta agregar otro producto se visualizar el
mensaje No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso se tendr que
modificar el documento origen, entendindose que el documento origen es el Requerimiento
Interno a partir del cual se ha generado este Pedido.
8 Finalmente se procede a grabar, guardndose sim ultneamente los cambios efectuados en el
Requerimiento Interno y el Pedido generado.

Nota:
Cabe mencionar que los Pedidos generados desde un Requerimiento se guardan y se manipulan
de la misma manera que los Pedidos creados en la Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn,
visualizndose todos en la Ventana de Lista de Pedidos de Almacn.

Observacin:
Si desde la Ventana de Lista de Pedidos de Almacn se accede a un Pedido que fue generado
desde un Requerimiento Interno y se intenta modificarlo se visualizar el mensaje: Pedido
generado desde Requerimiento, al modificarlo puede alterar relaciones, al hacer click en el botn
Aceptar de esta ventana de mensaje permitir que se modifiquen los datos de la cabecera del
documento ms no permitir la modificacin del detalle de los productos, pues stos fueron
seleccionados desde un Requerimiento; si intenta ingresar un producto en la cuadrcula
correspondiente del detalle de Pedidos se mostrar el mensaje No se puede modificar el detalle
de los productos, en todo caso se tendr que modificar el documento origen.

Ventana de Lista de Requerimientos Internos

Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Requerimientos Internos. Visualiza todos los
registros de Requerimientos Internos almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de
lista se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a un Requerimiento Interno.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Requerimientos Internos, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

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Registro de Inventario
Esta ventana permite registrar las tomas de inventario fsico que se realizan a los almacenes de la
empresa con la finalidad de determinar la cantidad de cada uno de los productos existentes a una
fecha determinada.
La realizacin de un inventario fsico permite manejar cdigo de barras, as como, importar
archivos de texto especfico (diseo particularmente por empresa), permite registro por ubicacin,
permite hacer una comparacin con el inventario lgico del sistema (obtenido de los kardex de los
productos), y en base al resultado generar documentos de ajuste de inventarios que afecta los
almacenes, actualizando automticamente los stocks de productos del sistema.
As mismo, tiene el proceso Cerrar Periodo de Inventarios, cuya funcin es una vez terminado el
conteo y ajustes de inventarios, verificar con los productos del sistema y, en caso de haber
productos no contados fsicamente, hacer el ajuste respectivo.

Ventana de Lista de Registro de Inventario


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Registro de Inventario. Visualiza todos los
Registros de Inventarios almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden
producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a un Registro de Inventario.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Registro de Inventario, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

Registro de Inventario Cclico


Esta opcin permite generar registros para la toma de Inventarios Cclicos de los productos de un
determinado almacn a una determinada fecha, para luego comparar las cantidades de los
productos obtenidos a travs del conteo fsico con los stocks lgicos del sistema, y en el caso de
que hubiera diferencias entre stos se proceda al ajuste o regularizacin de los almacenes,
generando los documentos necesarios para este proceso.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Al elegir esta opcin se presenta la siguiente ventana de lista, denominada Registro de Inventario
Cclico, donde se visualiza todos los documentos de Registro de Inventarios Cclicos registrados
en el sistema y que se encuentran almacenados en su respectiva tabla.

En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite ubicarse en una determinada lnea de la grilla,


correspondiente a un documento de Registro de Inventario Cclico.

Efecto doble click  Permite seleccionar un documento de Registro de Inventario Cclico


para poder visualizar todos sus datos en la Ventana de Toma de
Inventarios Cclicos Registro de Ajuste.

Esta ventana de lista muestra una barra de herramientas en la parte superior de la misma:

Para registrar un Nuevo Documento de Registro de Inventario se deben realizar los


siguientes pasos:

1 Hacer click en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar


simultneamente las teclas Ctrl + N.

2 Se presentar la siguiente ventana de edicin de nominada Toma de Inventarios Cclicos


Registro de Ajuste:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

3 En esta ventana ingresar los siguientes datos re queridos:


- Sucursal: Seleccionar la sucursal donde se llevar a cabo la toma del inventario.
- Almacn: Especificar el almacn en el cual se realizar la toma del inventario.
- Documento: Corresponde al documento de Registro del Inventario, el mismo que
previamente se asoci a esta ventana.
- Serie: Especificar la serie a la que pertenecer el nmero del documento.
- Nmero: Corresponde al nmero del documento de Inventario. Se genera automticamente,
pero es editable.
- Fecha: Fecha de registro del documento de inventario cclico y fecha hasta la cual se
proceder a generar los productos para el inventario. Hasta esta fecha tambin el sistema
considerar los movimientos para hacer el clculo del stock de los productos y visualizarlos
en la columna Sistema de la grilla.
- Responsable: Especificar el cdigo y nombre del responsable del proceso de inventario
registrado en este documento.
- N Productos: Ingresar el nmero de productos que desee se consideren en este registro
de inventario. Los productos que se mostrarn en la grilla de esta ventana, y a los cuales se
proceder a tomar inventarios, son aquellos que han tenido ms movimiento, ya sea en
cantidad o en importe, y aparecen ordenados en forma descendente de acuerdo al volumen
de movimiento.
En caso se ingrese un nmero mayor a la cantidad de productos registrados para el
almacn seleccionado, el sistema automticamente cambiar esta cantidad colocando la
cantidad de productos registrados en el sistema para el almacn especificado.
- Tipo Clculo: Aqu se especificar el tipo de clculo en base al cual se generar la lista de
productos a incluir en este documento de Inventario. Este tipo puede ser: Por Movimientos o
Por Importe.
Luego, de generado el clculo en base al tipo especificado, el sistema mostrar en la grilla
aquellos productos que hayan tenido mayor movimiento, en cantidades o en importes, en
forma descendente.
- Ciclo: Corresponde al Ciclo de Inventarios de Productos del Almacn. Este dato se genera
automticamente una vez seleccionado el Tipo de Clculo. El valor generado para el Ciclo
est compuesto por seis caracteres, el primer carcter es una letra que identifica el tipo de
clculo el Tipo de Clculo seleccionado: M si es Por Movimientos o I si es Por Importe, el
resto de caracteres corresponde a nmero correlativo.
Observacin: Se generar el mismo Ciclo para todos los documentos de registro de
inventario cclico que se generen hasta completar la toma total de todos los productos
registrados para el almacn seleccionado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

4 Luego del ingreso de datos, hacer un click en el botn , con lo que se


visualizarn los N productos especificados en el campo N Productos que tengan mayor
movimiento o mayor importe de todos los productos registrados en el almacn especificado.
5 Posteriormente, hacer click en el botn Grabar registro de la barra de herramientas para
guardar este Registro de Inventario Cclico.

Nota: Cuando desee tomar inventarios para el resto de productos del almacn tendr que crear
nuevos documentos de inventarios cclicos que pertenecern al mismo Ciclo de inventario. Podr
crear tantos documentos de inventarios cclicos pertenecientes a un mismo ciclo como sean
necesarios hasta considerar todos los productos registrados en el almacn. Por ejemplo, si el
almacn X registra 1000 productos, puede crear tres documentos de inventarios cclicos,
considerando 200 productos en el primero, 500 en el segundo y 300 en el tercero, estos tres
documentos pertenecern al mismo Ciclo de Inventario. Despus de esto cuando desee realizar
un nuevo Inventario en el almacn en el mismo ao, se generarn los documentos de inventario
cclico pero con un nuevo un nuevo Ciclo de Inventario.

PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOS CCLICOS Y REGISTRO DE AJUSTE DE


ALMACENES

1 Crear el documento de Registro de Inventario C clico en la ventana Toma de Inventario


Cclico Registro de Ajuste, tal como se acaba de explicar.
2 Luego de crear el documento proceder a imprimir el mismo, haciendo un click en el botn
Imprimir de la barra de herramientas o presionando simultneamente las teclas Ctrl + I.

3 Proceder al conteo fsico de los productos inclu idos en el listado de Inventario generado en el
paso 2.

4 Una vez finalizado el conteo fsico de los produ ctos, ingresar estas cantidades en el
documento de Registro de Inventario Cclico respectivo, para lo cual deber:
a) Seleccionar la opcin Registro de Inventario Cclico del submen Movimientos del
mdulo de Almacn.
b) En la ventana de lista que se presenta seleccionar el documento de Registro de Inventario
Cclico adecuado.
c) Se presentar la ventana mostrando los datos de este documento. Para poder modificar
este documento deber hacer un click en el botn Modificar Documento de la barra
de herramientas o presionar simultneamente las teclas Ctrl + E.
d) Proceder a ingresar las cantidades contadas para cada producto en la columna Conteo de
la grilla.

5 Posteriormente, obtener los stocks lgicos del s istema, los mismos que se obtendrn del
archivo de kardex de los productos. Para esto, en esta misma ventana, hacer un click en el
botn , visualizndose los stocks de los productos en la columna Sistema.

6 A la vez que se presentan los datos en la column a Sistema, se visualizarn adems datos en
la columna Diferencia, que representan las diferencias entre el Conteo fsico y los stocks del
Sistema para cada uno de los productos.

7 En caso de presentarse diferencias entre el stoc k fsico y el stock lgico de los productos se
debe proceder a la regularizacin o ajuste de los almacenes (kardex lgico), para lo cual debe:
a) Especificar los Datos para el proceso de Ajuste de Almacenes, que se requieren en la
parte inferior de la ventana.
 En el caso de que se necesite regularizar por faltantes en el almacn se deben
especificar los datos para crear el documento respectivo, los cuales son:
- Motivo Recepcin: Especificar el motivo de la recepcin de productos en almacn,
por ejemplo: Ingreso por Regularizacin de Inventarios.
- Documento: Seleccionar el tipo de documento de ingreso a almacn, por ejemplo:
Gua de Recepcin.
- Serie: Especificar la serie para generar el nmero de este documento de ingreso.

- 65 -
Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

- Fecha: Ingresar la fecha de registro del documento a generar. Por defecto, se


visualiza la fecha actual del sistema. Este dato es editable.
 En el caso de que se necesite regularizar por sobrantes en el almacn se deben
especificar los datos para crear el documento respectivo, los cuales son:
- Motivo Salidas: Especificar el motivo de la salida de productos en almacn, por
ejemplo: Egreso por Regularizacin de Inventarios.
- Documento: Seleccionar el tipo de documento de salida de almacn, por ejemplo:
Salida Interna.
- Serie: Especificar la serie para generar el nmero de este documento de salida.
- Fecha: Ingresar la fecha de registro del documento a generar. Por defecto, se
visualiza la fecha actual del sistema. Este dato es editable.
b) Hacer un click en el botn Ejecutar Proceso, con lo que el sistema proceder a ajustar
los stocks de los almacenes generando los respectivos documentos de ingreso y/o salida
que justifiquen estos movimientos de ajuste.

Observacin: Luego de generado el proceso de ajuste de almacenes podemos utilizar el botn


que se presenta junto a ambos documentos, tanto, para ingresos como para salidas de
almacn, para visualizar los datos de los documentos generados por este proceso.
El proceso de regularizacin o ajuste de almacn (punto 7) es similar para el Registro de
Inventario.

Nota para Devolucin de Materiales


Este documento se utiliza como comprobante de devolucin de productos que realiza el rea de
Produccin al almacn de la empresa. Constituye un documento intermedio en base al cual,
posteriormente, el encargado de almacn registrar el ingreso de estos productos devueltos; por lo
tanto, el registro de este documento no afecta el stock de almacn.
Esta ventana se utiliza entonces para registrar una Devolucin de Materiales ingresando los datos
requeridos y detallando los productos a devolver; adems, es necesario indicar como documento
de referencia la Orden de Produccin a la que fueron asignados estos productos y que por lo tanto
origin la salida de stos del almacn, para seleccionar el documento de referencia hacer click en
el botn Buscar ubicado bajo la etiqueta Referencia.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Ventana de Lista de Notas para Devolucin de Materiales


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Devolucin de Materiales. Visualiza todos los
registros de Devolucin de Materiales almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de
lista se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a una Devolucin de Materiales.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Devolucin de Materiales, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

Comprometer Productos
Este documento se utiliza para comprometer productos del almacn para clientes especficos de
manera lgica, los productos ingresados y comprometidos no estarn disponibles para venta ni
para consumo para otro cliente que no sea el mismo ingresado en el documento origen y solo
pueden salir del almacn usando la opcin Comprometidos de los documentos de salidas que
puede ser la Gua de Remisin o la Salida Interna, siempre y cuando este dirigida para el mismo
cliente. En este documento tambin existe la opcin de Liberar Comprometidos, que se usa en
caso que el cliente desista del compromiso y los productos deban liberarse y estar disponibles
para la venta y/o consumo.

Ventana de Lista de Comprometer Productos


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Comprometer Productos. Visualiza todos los
registros de Comprometer Productos almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista
se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a un registro de Comprometer Productos.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Comprometer Productos, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

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Fecha de ltimas Compras


Ventana utilizada para realizar el reporte del drawback, es utilizado para realizar el agotamiento
por factura en funcin a la fecha. En el reporte se mostrar con un Fifo el agotamiento de las
salidas. El registro de datos en esta ventana se hace por nica vez en apertura, es decir, cuando
el sistema se implanta.

Opciones de Procesos

Calcular Valorizacin para Movimientos de Almacenes


Este proceso se encarga de la valorizacin de los productos del almacn en base a los
movimientos de ingresos y salidas realizados en un rango de fechas.

El clculo de valorizacin para movimientos de almacenes se realiza de la manera


siguiente:
1 Se ordenan todos los movimientos del almacn en orden cronolgico segn los periodos
establecidos.

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2 Las compras (ingresos) actualizan el precio prom edio del producto.


3 Las salidas toman el precio promedio del product o previamente calculado.
4 Para el caso de las transferencias: las salidas por transferencia toman el valor del precio
promedio calculado en la compra y los ingresos por transferencia tomarn el valor del
precio de la salida que origin la transferencia.

Como se observa, es necesario indicar el rango de fechas de los movimientos para realizar la
valorizacin de los productos, para esto seleccione: Desde Periodo y Hasta Periodo.
El clculo de la valorizacin se puede aplicar a todos los productos o a uno en particular, por lo
que tendr que desactivar la casilla de verificacin (check) que aparece activada por defecto y,
luego se ingresar o buscar el cdigo del producto al que se desea hacer la valorizacin.

Nota: Antes de realizar este proceso de Clculo de Valorizacin para Movimientos de


Almacn es importante verificar que los todos los movimientos de compras (ingresos),
comprendidos entre el rango de fechas especificado para realizar el proceso, se encuentren
valorizados, es decir, tengan registrados los importes (precios) respectivos; de lo contrario, este
proceso de valorizacin no se realizar correctamente por encontrar documentos sin importes, si
esto sucediese se presenta un archivo de texto que indica los errores de este proceso detallando
los documentos de compra, Guas de Recepcin, donde se present el error.

Abrir/Cerrar Periodos de Almacenes


Al momento de registrar un documento, de cualquiera de los diferentes mdulos del sistema, se
consigna en el mismo el Periodo actual del sistema, que contiene el valor del ao y mes en curso.
Consecuentemente, se dice, que un documento pertenece al Periodo consignado en el momento
en que ste se registr.
Cuando finaliza un mes, el sistema automticamente genera el valor del nuevo Periodo, y el
usuario podr cerrar el Periodo anterior. Se cierra un Periodo con la finalidad de no alterar o
modificar las operaciones registradas dentro l y posteriormente contabilizar y/o centralizar los
documentos de ese periodo; lo que indica que, una vez cerrado un Periodo no se podr registrar
un nuevo documento con una fecha comprendida dentro del periodo cerrado, ni tampoco modificar
o eliminar un documento registrado dentro de ese periodo.
Sin embargo, si por alguna razn se necesita agregar o modificar un documento para un Periodo
ya cerrado es posible Abrir el Periodo y realizar en l las operaciones requeridas.
Este proceso figura en todos los mdulos del sistema y solo los usuarios con los permisos
adecuados podrn abrir y cerrar periodos.
Esta ventana, por lo tanto, permite Abrir y/o Cerrar Periodos de un determinado mdulo; as
como, tambin, Agregar Periodos a la Lista de Periodos Disponibles que se presenta en la parte
izquierda de la ventana, previo ingreso del ao para el cual se desean generar los periodos.

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Observacin: Verificar que el Perodo dentro del mdulo en que se desea abrir no est cerrado
en el mdulo de Contabilidad, de lo contrario no se podr abrir este periodo para este mdulo,
previamente tendra que abrirse este periodo en el mdulo de Contabilidad (Opcin Abrir/Cerrar
Periodo Contable - Submen Procesos Mdulo Contabilidad) y luego abrirse en el mdulo
respectivo.

Importante: No olvidar que despus de abrir un Periodo, realizar las operaciones requeridas
dentro de ste y cerrarlo nuevamente, tendr que volver a realizar el proceso de Contabilizacin
para este Periodo en el mdulo respectivo y, si el sistema est realizando el proceso de
Centralizacin en lotes (batch) para los documentos de este mdulo (Verificar: Parmetro TIPO
DE CENTRALIZACIN POR MDULO en la opcin Configuracin del Sistema / Parmetros
Iniciales / Configuracin Contable del submen Utilitarios) tambin tendr que volver a realizar
este proceso para este Periodo en el mdulo respectivo.

Nota: En el manejo de este sistema se entiende por Periodo a un mes y ao especficos. El valor
de este Periodo est compuesto por las cuatro cifras de un ao seguido de las dos cifras que
representan un mes, por ejemplo: el Periodo 200501, que corresponde al mes de Enero del ao
2005. Un Periodo se utiliza como un identificador del mes y ao en el que se registran los
documentos y/o operaciones, de tal manera que despus sea fcil procesar y consultar la
informacin registrada a travs de estos periodos.

Contabilizar Movimientos
Este es un proceso adicional o complementario que permite dar mayor seguridad a las
operaciones de almacn, pues, permite tambin, la actualizacin del kardex de los productos
en base a todos los movimientos registrados en sus respectivos documentos (Guas de
Recepcin, Guas de Remisin y Salidas Internas) para un rango de fechas determinado.
El proceso de actualizacin del kardex se efecta automticamente al momento de registrar
cualquier movimiento en almacn, ya sea ingreso o salida, como se ha visto en el registro de los
mismos donde se realiza la consulta del stock de los productos en forma permanente, lo que
demuestra que este proceso de Contabilizar Movimientos no es necesario realizarlo
frecuentemente para obtener un kardex actualizado, sino en casos de contingencia en los que
haya existido riesgo de registrar un dato por falla en conexin con la base de datos(ejemplo corte
de energa, siniestros, etc.).
Por tanto, en esta Ventana de Contabilizar Movimientos de Almacn se ingresarn los datos
necesarios para llevar a cabo este proceso, siendo necesario la eleccin de los Documentos a
contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o slo los no contabilizados, y es
necesario tambin indicar las fechas Desde y Hasta que comprenden el Rango de Fechas de los
movimientos a contabilizar. Luego hacer click en el botn Procesar para iniciar el proceso.

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Calcular Stock Mnimo


Este proceso realiza el clculo del stock mnimo de todos los productos de almacn que tienen
asignado un tipo de clculo Setup para calcular este stock, ignorando a aquellos que se les asign
un tipo de clculo Manual. (Si desea ms informacin sobre estos tipos de clculo de stock
mnimo consulte la pestaa Stocks de la Ventana de Productos Opcin Productos del submen
Tablas de este mdulo).

Para la ejecucin de este proceso se requiere los siguientes datos de entrada: Al Periodo, que
consiste en la seleccin del ao y el mes hasta donde se tomarn en cuenta los registros de los
movimientos de los productos y el tiempo de reposicin de los mismos para considerarlos en las
frmulas contenidas en los procedimientos de clculo del stock mnimo, adems se deber indicar
la Sucursal y el Almacn donde se desea realizar este proceso.
Luego de la seleccin de los datos solicitados hacer click en el botn Calcular para dar inicio al
proceso. Este proceso calcular el stock mnimo en base al algoritmo de stock mnimo asignado a
cada uno de los productos (Opcin Asignar Algoritmo de Stock Mnimo Submen Tablas
Mdulo Almacn). Concluido el proceso se visualizar un mensaje indicando la finalizacin del
mismo.
Normalmente este proceso se realiza a fin de mes, pero tambin, podr efectuarse en la fecha que
el usuario lo requiera.
Luego de realizado este proceso podr acceder a la opcin Stock Mnimo de Productos del
submen Reportes de este mdulo, donde podr obtener una consulta y/o reporte de todos los
productos del almacn con sus respectivos stocks mnimos y la comparacin con sus stocks
actuales.

Opciones de Reportes

Stock por Almacn


Este reporte presenta informacin concerniente al saldo de los productos de un almacn
especfico a la fecha.
Al seleccionar esta opcin, antes de la generacin del reporte, previamente se presenta una
ventana para hacer los filtrados y las configuraciones respectivas de acuerdo a las necesidades
particulares de cada usuario. En esta ventana se pueden hacer filtrados o selecciones con
respecto a Almacenes, Grupos y Subgrupos.
Generado ya el reporte y presentndose los registros en la ventana, podr hacer doble click
sobre una determinada lnea (la que contiene informacin de un producto especfico) para

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visualizar la ventana del Reporte de Krdex por Producto la que mostrar el producto de la
lnea en la cual se encuentra ubicado.

Stock por Almacn y Serie de Producto


Reporte similar al stock por almacn, pero se aade la serie del producto.

Krdex de Productos
Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y
Salidas) de un producto especfico, segn el intervalo de fechas seleccionado. Se puede mostrar
el reporte por cantidades, por valores en soles, por dlares, o los 3 anteriores.
En cantidades y soles/dlares previamente se tiene que realizar el Proceso Calcular
Valorizacin para Movimientos de Almacenes.

Krdex de Productos por Serie


Reporte similar al Krdex de productos, pero se aade la serie del producto

Reporte de Saldos

Consolidado de Saldos de Almacn


Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y
Salidas) de cada uno los productos segn el almacn y el intervalo de fechas seleccionado. Se
puede mostrar el reporte por cantidades, por valores en soles o dlares.
Al hacer doble click sobre un determinado producto, inmediatamente se tendr acceso al
formulario de Krdex por Producto.

Consolidado de Saldos por Almacn - Valorizados


Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y
Salidas) de cada uno los productos segn el almacn y el intervalo de fechas seleccionado y su
respectivo valor en la moneda seleccionada.

Consolidado de Saldos por Almacn - Columnado


Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y
Salidas) de cada uno los productos segn el almacn y el intervalo de fechas seleccionado.

Seguimiento de Producto por Serie


Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y
Salidas) del producto y la serie seleccionada.

Reportes de Consumos
Esta serie de reportes de consumo presenta informacin especfica de consumos de almacn por
una variedad de criterios diferentes. A continuacin algunos de los reportes disponibles:

Consumos por Centros de Costo y Semana

Destino de Consumo de Almacn por Motivo

Destino de Consumo de Almacn por Motivo (Detalle)

Comparativo entre Centro de Costo por Periodo

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Comparativo de Consumos de Almacn por Zonas

Consumos de Insumos por Almacn

Consistencias de Almacenes

Ingresos al Almacn
Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los ingresos realizados de cada uno los
productos segn la sucursal, el almacn y el intervalo de fechas seleccionado.

Salidas de Almacn
Este reporte presenta la informacin concerniente a todas las salidas realizados de cada uno los
productos segn la sucursal, el almacn y el intervalo de fechas seleccionado.

Recepciones vs. Provisiones


Este reporte presenta la informacin concerniente a todas recepciones y sus respectivas
provisiones en cuentas por pagar, permitiendo identificar documentos pendientes de provisionar.

Reportes de Inventario
Esta serie de reportes de inventarios presenta informacin para el anlisis respectivo de los
inventarios, como por ejemplo: La rotacin de inventarios en base a diferentes criterios. Estos son
algunos de los reportes disponibles:

Reporte para Inventario

Rotacin de Inventarios

Rotacin de Inventarios (Tiempo Inmovilizado)

Comparativo de Saldos despus de Inventario

Stock Mnimo
Este reporte presenta la informacin concerniente los productos con su respectivo stock mnimo
para el presente periodo (despus de ejecutar el proceso Calcular Stock Mnimo, desde este
reporte se puede generar un Pedido de Compras, es importante sealar que las cantidades a pedir
son sugeridas por el sistema y es responsabilidad del usuario decidir que producto y que cantidad
pedir.

Reportes Pareto
Esta serie de reportes permiten analizar el movimiento de almacenes en base a una variedad de
criterios presentados. Se utiliza el concepto ABC para este fin. Los reportes disponibles de esta
opcin son:

Cuadro de Clasificacin ABC en base a salidas

Consolidado de Proyeccin ABC

Cuadro de Clasificacin ABC en base a importes

ABC por Cantidades e Importes en base al tipo de salidas del almacn

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El Mdulo Compras
Objetivo
Realizar el registro y control de las operaciones de compra de la empresa, tales como
cotizaciones, pedidos y rdenes de compra de la empresa, a fin de obtener informacin exacta y
detallada de las mismas en el menor tiempo posible.

Caractersticas
 Registra toda la informacin concerniente a las Cotizaciones, Pedidos y rdenes de
Compra.
 Realiza Consolidados de Pedidos y Consolidados de Requerimientos Internos.
 Enva informacin al Mdulo de Cuentas por Pagar.
 Genera diversos reportes como por ejemplo:
- Productos con rdenes de Compra
- Estado de rdenes de Compra.
- Estado de Pedidos
- Precios Histricos por Productos, etc.

Opciones de Men
Tablas

 Clientes y Proveedores
 Productos
 reas para generar pedidos
 Formas de pago
 Tipos de Flete
 Motivo de extorno de detalle de pedidos

Movimientos

 Pedidos de Almacn
 Consolidado de Pedidos
 Solicitud de Cotizacin
 Ordenes de Compra
 Pedido de Servicios
 Consolidado de Pedido de Servicios
 Ordenes de Servicio
 Extornar Detalle de Pedidos
 Requerimientos Internos de Almacn
 Consolidado de Requerimientos
 Control de Estado de Embarques
 Extornar Detalle de Pedidos de Servicios
 Orden de Pago

Procesos

 Cierre de Trnsito
 Actualizar Estados

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Reportes

 Productos con Orden de Compra y Recepcin por Proveedor


 Precios Histricos por Producto
 Precios de Compra de un Producto
 Estado de Orden de Compra
 Estado de Pedidos
 Control de Estado de Embarques
 Estado de Atencin de las rdenes de Compra
 Cuadro de Pagos de Importacin
 Eficiencia de Atencin de rdenes de Compra
 Seguimiento de Ordenes de Compra
 Consolidado de Compras por Producto
 Estadsticas de Compras
o Resumen de Compras por Lnea de Productos
o Resumen de Compras por Lnea de Productos Detallado
o Resumen de Compras por Producto
 Reporte Pareto Compras
o ABC por el Importe Adquirido al Proveedor
o ABC por la Cantidad Adquirida a los Proveedores
o ABC por la Cantidad e Importe Adquirido a los Proveedores
 Compras por Documento
 Planillones de Cotizaciones
 Listado de rdenes de Compra Emitidas
 Seguimiento de rdenes de Servicio
 Reporte de Compras por Proveedor
 Seguimiento de Compras

Opciones de Tablas

Clientes & Proveedores


Ver: Mdulo Almacn Submen Tablas Opcin Clientes y Proveedores

Productos
Ver: Mdulo Almacn Submen Tablas Opcin Productos - Productos

reas para Generar Pedido


Esta opcin permite registrar las diferentes reas de la empresa o almacenes autorizados para
realizar un Pedido de productos.
Al elegir esta opcin se presenta una ventana que muestra en la parte izquierda de la misma una
lista con todas las reas para Generar Pedidos registrados en el sistema y en la parte derecha, se
muestran los datos registrados para cada una de las reas, de acuerdo al desplazamiento a travs
de ellas.

Para registrar una nueva rea para Generar Pedidos deber realizar los siguientes pasos:

1 Hacer click en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar


simultneamente las teclas Ctrl + N.
2 En la parte derecha de la ventana reas para generar Pedidos, ingresar los siguientes datos
requeridos:
- Cdigo: Ingresar un cdigo que identifique el rea a registrar.
- Descripcin: Corresponde al nombre o descripcin del rea a registrar.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

3 Ingresar tambin, en la grilla de la parte infer ior, los tipos de documentos y sus respectivas
series que utilizarn las reas para realizar sus Pedidos. Para esto hacer lo siguiente:

a) Ubicarse en esta grilla haciendo un click sobre cualquier parte de la misma.


b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se pintar una lnea de color amarillo para que en ella se registren los siguientes datos:
- IdDocumento: Corresponde al cdigo del tipo de documento a utilizarse para registrar
el pedido, pudiendo ser este tipo de documento un Pedido, una Orden de Produccin,
etc. Para esto digitar el cdigo correspondiente en esta columna, si no lo recuerda
presione la tecla F2 con lo que se visualizar la ventana Buscar para que en ella
busque y seleccione el tipo de documento deseado.
Observaciones: Los Tipos de Documentos que se visualizan en la lista de esta
ventana Buscar corresponden a los que se registraron previamente en el sistema en
su respectiva ventana de mantenimiento (Opcin Documentos Submen Tablas
Mdulos Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos y Contabilidad).
Nota: Si desea tener ms informacin sobre la Bsqueda de Registros consulte
Bsqueda de un Registro en Operaciones Frecuentes, pg. 22 de este Manual).
- Serie: En esta columna se especificar el nmero de serie del documento asignado
por defecto para el rea.
d) Repetir los pasos b) y c) tantas veces como documentos desee especificar.

Nota: Si desease eliminar un registro (en este caso un documento) de la grilla ubquese en
la lnea que desea eliminar y presione el botn Eliminar Lnea de Detalle de la barra de
herramientas o presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Del>.

4 Finalmente, hacer click en el botn Grabar registro de la barra de herramientas para


grabar los datos de este nuevo registro.

Formas de Pago
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Condiciones de Pago

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Tipos de Flete
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Tipos de Fletes

Motivo de Extorno de Detalle de Pedidos

Un Extorno de Detalles de Pedidos consiste en la eliminacin de registros (lneas) del detalle de


un pedido.

Esta ventana se utiliza para registrar los motivos o causas por las que se originan estos extornos.

La finalidad es realizar una estadstica sobre cuales son las razones ms frecuentes por las que
se realizan los extornos de detalle de los pedidos y poder tomar medidas de correccin.

Opciones de Movimientos

Pedidos para Compra


Pedido, es un documento mediante el cual los diferentes almacenes y/o reas de la empresa
solicitan productos para compra al rea respectiva.
La Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn se utilizar para registrar Pedidos de Compra,
para lo cual se ingresarn los datos generales requeridos y el detalle de los productos solicitados.
En esta ventana, en modo de consulta, la cuadrcula etiquetada como Referencia:
Requerimiento Interno sirve para visualizar el documento de origen cuando el Pedido que
estamos consultando se gener desde un Requerimiento.
Cuando los Pedidos de almacn sean aprobados por la persona autorizada pasarn a formar parte
del Consolidado de Pedidos del mdulo de Compras y los productos en l contenidos
posteriormente se incluirn como parte de una Cotizacin de Compra o de una Orden de Compra
(Opcin Consolidado de Pedidos Submen Movimientos Mdulo Compras).
(Ver Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Observacin: Cuando se crea un Pedido, por defecto a este documento se le asigna el estado
Pendiente y dependiendo de la atencin que se le d pasar por otros estados hasta llegar al
estado Atendido Total.
Slo se podr modificar este documento si el estado del mismo se encuentra como Pendiente. Si
el documento presenta los estados: Aprobado, Con Cotizacin, Con Orden de Compra, Atendido
Parcial o Atendido Total no se podr modificar, puesto que, una vez que el Pedido est aprobado
ya no es posible alterarlo ni en ste ni en los otros estados siguientes; si se intentara modificar el
Pedido se visualizar el mensaje El documento no tiene el estado indicado para realizar el
proceso. Pudindose visualizar slo para consulta.

Nota: Los Pedidos pueden generarse de manera automtica desde la Ventana de Edicin de
Requerimientos Internos, como se explic anteriormente (Opcin Requerimientos Internos -
Submen Movimientos Mdulo Almacn). Si deseara modificar un Pedido generado desde un
Requerimiento se presentar el siguiente mensaje: Pedido generado desde Requerimiento, al
modificarlo puede alterar relaciones, al hacer click en el botn Aceptar de esta ventana de
mensaje permitir que se modifiquen los datos de la cabecera del documento ms no
permitir la modificacin del detalle de los productos, pues stos fueron seleccionados desde
un Requerimiento; si intenta ingresar un producto en la cuadrcula correspondiente del detalle de
Pedidos se mostrar el mensaje No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso
se tendr que modificar el documento origen.

Ventana de Lista de Pedidos de Almacn


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn. Visualiza todos los
registros de Pedidos de Almacn almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la seleccin o ubicacin en una determinada lnea


correspondiente a un Pedido de Almacn.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


Pedidos de Almacn, mostrando la informacin del documento
seleccionado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Consolidado de Pedidos
Esta ventana visualiza un Consolidado de Pedidos los cuales han sido generados a partir de todos
los documentos de Pedidos aprobados, con la finalidad de seguir con el flujo de documentos
correspondientes, es decir, la generacin de una Cotizacin de Compra o de una Orden de
Compra segn el tratamiento que se le desee dar a los pedidos.

Esta Ventana Consolidado de Pedidos Aprobados visualiza en la parte izquierda una lista
etiquetada como Productos Pendientes de Comprar, que muestra el Consolidado de Pedidos de
productos, y visualiza adems, al lado derecho, tres cuadrculas, dos de las cuales: una etiquetada
como Detalle de tems Aprobados y la otra como Stocks, sirven para mostrar informacin
acerca del producto pedido o solicitado para compra, de la siguiente manera:
1 Cuando ingrese a esta ventana, deber hacer clic k en el botn , para que genere
el Consolidado de Pedidos de Productos y visualice los productos pendientes de compra en la
lista correspondiente (parte izquierda de la ventana).
2 Ubicarse sobre una de las lneas de esta lista, haciendo click sobre la misma o a travs de las
teclas de desplazamiento (la lnea seleccionada se visualizar en color amarillo).
3 La columna Cantidad de esta lista muestra la cantidad total a pedir del producto, la misma que
constituye la suma de las cantidades a pedir de los diferentes Pedidos en que se encuentra
registrado el producto. Observe la cuadrcula Detalle de tems Aprobados, que presenta el
detalle de los Pedidos aprobados que han generado el Consolidado de Pedidos de un
determinado producto, mostrando la cantidad a pedir en cada uno de ellos.
4 Observe tambin la cuadrcula Stocks, muestra el stock del producto a pedir, en las diferentes
sucursales y almacenes de la empresa. Esto con la finalidad de tener informacin acerca de
los stocks al momento de decidir la compra.

Cuando se desee generar un documento para proceder a la compra de los productos


pedidos deber realizar los pasos siguientes:

1 Elegir en Formularios (parte superior de la ventana) el documento que se desea generar a


partir de este Consolidado, puede ser una Cotizacin de Compra o una Orden de Compra.
2 As mismo, en Fletes seleccionar el tipo de de flete que se indicar en el documento de
compra a generar.
3 De la lista de Productos Pendientes de Comprar seleccionar aquellos que se deseen incluir
en el documento de compra, para esto:
a) Ubicarse en la lnea del producto que se desea seleccionar

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

b) Hacer un check () en la casilla de verificacin de la columna OK, con lo cual el producto
quedar seleccionado.
c) Repetir los pasos a) y b) tantas veces como sean necesarias para seleccionar todos los
productos que desee incluir en el documento de compra.

Observaciones:
Cada vez que se selecciona un producto de la lista Productos Pendientes de Comprar,
los pedidos del mismo que se especifican en la cuadrcula Detalle de tems Aprobados
se muestran seleccionados tambin de manera automtica, presentando un check () en
la casilla de verificacin de la columna OK, y adems este producto se visualiza en la
cuadrcula Productos seleccionados para comprar (parte superior derecha de la
ventana) mostrando la Cantidad a comprar, la misma que corresponde a la suma de las
cantidades aprobadas de los Pedidos especificados.
Respecto a la cantidad a comprar de los documentos de compra, sta no siempre tiene
que ser la misma que se muestra en la lista de Productos Pendientes de Comprar, es
decir, no se obliga a comprar toda la cantidad del producto solicitado sino la cantidad que
se estime conveniente, pudiendo darse los siguientes casos:
En la cuadrcula Detalle de tems Aprobados seleccionar solo aquellos pedidos que
desea incluir en el documento de compra, para lo cual debe marcar con un check ()
la casilla de verificacin de la columna OK, con lo cual el Pedido seleccionado se
visualiza en una lnea de la cuadrcula Productos seleccionados para comprar
indicando la misma cantidad del Pedido.
Si habiendo seleccionado () un Pedido del Detalle de tems Aprobados no desea
solicitar la cantidad total del mismo (cantidad que figura en la columna Aprobado),
escribir la nueva cantidad a pedir en la columna Para pedir, observndose la
diferencia de estas cantidades en la columna Pendiente.
Cabe mencionar que la cantidad ingresada en la columna Para pedir deber ser
menor o igual que la cantidad mostrada en la columna Aprobado, de lo contrario se
visualizar el siguiente mensaje: La cantidad a pedir no puede ser mayor que la
cantidad aprobada.
4 Una vez seleccionados los productos hacer click en el botn , con lo cual se
visualizar la ventana de edicin del documento de compra seleccionado en Formulario.
5 Si seleccion Cotizacin de Compra se mostrar la Ventana de Edicin de Cotizacin de
Compras (Opcin Solicitud de Cotizacin Submen Movimientos Mdulo Compras) y si
seleccion Orden de Compra se mostrar la Ventana de Edicin de Orden de Compras
(Opcin Ordenes de Compra Submen Movimientos Mdulo Compras), en ambos casos
dichas ventanas visualizan ya de manera automtica los datos de Flete, Tipo, Serie y
Nmero de Documento y el detalle de los productos a cotizar o comprar que le han sido
transferidos desde la Ventana de Consolidado de Pedidos Aprobados. Proceder al ingreso
de los datos faltantes requeridos por esta ventana.
6 Una vez ingresados los datos hacer un click en e l botn Grabar de la barra de herramientas,
con lo cual este documento quedar registrado y podr ser visualizado en su respectiva
ventana de lista (Ventana de Lista de Cotizacin de Compras o Ventana de Lista de Ordenes
de Compra).

Nota: Despus de la grabacin del documento de compra (Cotizacin de Compra u Orden de


Compra) si se cierra esta ventana de edicin automticamente se cerrar la Ventana de
Consolidado de Pedidos Aprobados, y si por alguna razn cancelamos la edicin del
documento de compra al cerrar esta ventana se retornar a la Ventana del Consolidado de
Pedidos.

Solicitud de Cotizacin
Por medio de este documento se solicita el precio de los productos a los proveedores. La solicitud
de cotizacin puede ser generada de dos formas, accediendo directamente a este formulario en el
mdulo de compras e ingresando los datos respectivos o a travs del consolidado de pedidos
aprobados y una vez aprobada la cotizacin se puede generar la orden de compra del pedido.
(Ver Ventana de Edicin de Cotizacin de Compras en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Observacin: Al ubicarse en una lnea de un determinado producto (se muestra de color amarillo)
sta contiene la cantidad total del producto que se est cotizando, pero, esta cotizacin puede
incluir un consolidado de Pedidos de diferentes clientes, por lo que en una cuadrcula o grilla
etiquetada como Pedidos se muestra, a manera de ventana auxiliar, un desagregado de pedidos
de los diferentes clientes indicando la cantidad pedida por cada cliente.

Nota: Si este documento de Cotizacin de Compras presenta el estado Con Orden de Compra,
tal como se muestra en esta ventana de ejemplo en la esquina superior derecha, el documento no
podr ser modificado; si se intentara realizar esta operacin se visualizar el siguiente mensaje:
El documento no tiene el estado indicado para realizar el proceso. Pero, si presenta el estado
Aprobado el documento todava podr ser modificado.

Ventana de Lista de Cotizacin de Compras


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Cotizacin de Compras. Visualiza todos los
documentos de Cotizaciones de Compras registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la ubicacin en una determinada lnea correspondiente a


un registro de una Cotizacin de Compra.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin
de Cotizacin de Compras mostrando la informacin de la lnea
(documento) en la cual se encuentra ubicado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

rdenes de Compra
Una Orden de Compra es un documento que autoriza la compra de productos a los proveedores.
Esta opcin presenta la siguiente ventana para el registro de las rdenes de Compra emitidas por
la empresa, en la cual se debern consignar los siguientes datos en la cabecera de la misma: Tipo
Documento, Serie y Nmero del Documento, Nro. Manual, Fecha, Tipo Cambio, Moneda y la
casilla etiquetada como Es una Importacin (para compras a Proveedores del Extranjero).

Ta

Se requieren tambin otros datos como: datos del Proveedor (Cdigo, Razn Social, Telfono,
Fax, Direccin, Contacto, Referencia, Cuenta Corriente, datos de la Sucursal Destino y Almacn
Destino, Solicita, Lugar de Entrega, Plazo de Entrega, Condiciones (Forma de Pago), Flete,
Importe, Flete Prepago, Entrega, O/C Cliente y Observaciones.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Esta ventana cuenta con tres pestaas:

- Detalle Orden de Compra: Es la pestaa que se encuentra activada por defecto y se utiliza
para registrar en detalle los productos a comprar. Esta pestaa muestra una grilla en donde se
debern consignar los siguientes datos:
. Producto: Especificar el cdigo del producto. Si no recuerda exactamente el cdigo puede
presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizar la ventana Buscar para que en
ella busque y seleccione el cdigo del producto deseado.
. Descripcin Producto: Al ingresar o seleccionar el cdigo del producto en la columna
anterior, automticamente se visualizar la descripcin o nombre del producto en esta
columna.
. U.M.: De igual modo, en esta columna, se visualizar la Unidad de Medida asignada al
producto despus de ingresar o seleccionar el cdigo del producto.
. Destino: Especificar el cdigo del destino de la compra. Si no recuerda el cdigo puede
presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizar la ventana Buscar para que en
ella busque y seleccione el cdigo del producto deseado.
. Descripcin Destino: Al ingresar o seleccionar el cdigo del destino, automticamente se
visualizar la descripcin o nombre del destino en esta columna.
. Cantidad: Especifica la cantidad a comprar del producto.
. P.Unitario: Especifica el Precio Unitario del producto.
. Subtotal: El valor que se visualiza en esta columna corresponde al subtotal de la compra del
producto, resultante de multiplicar el precio unitario por la cantidad a comprar.
. %Dscto.1, %Dscto.2, %Dscto.3: Estas columnas se utilizan para especificar, en caso
hubieren, los porcentajes de descuento en la compra del producto. Tener en cuenta que los
descuentos se aplicarn secuencialmente sobre el precio unitario del producto, y que el nuevo
descuento (Dscto.2 o Dscto.3) se aplicar sobre el nuevo precio unitario despus de que le
aplic el descuento anterior.
. Total Dscto.: Visualiza la suma de los importes de los descuentos aplicados al producto.
. Total: Visualiza automticamente el valor de la compra del producto menos el total del importe
de los descuentos aplicados.
. O/C Cliente: En caso la compra del producto se realice porque ha sido solicitado por un
cliente de la empresa, en esta columna se deber especificar el nmero del documento de
Orden de Compra emitido por el cliente.
. Fecha O/C: Ingresar la fecha de emisin de la Orden de Compra emitida por el cliente y cuyo
nmero se especific en la columna anterior.
. Situacin:
. Observaciones: Corresponde a un dato opcional, en caso se desee hacer una observacin o
comentario referente a la compra de este producto.
. % IGV: Ingresar el porcentaje del Impuesto General a las Ventas (I.G.V.) que se aplicar al
producto.
. P.U. con Dscto.: Se visualiza automticamente el Precio Unitario menos los Descuentos
aplicados al producto.
. Partida Psptal.: En caso se est controlando el gasto presupuestal en la empresa, esta
columna se utiliza para especificar el cdigo de la Partida Presupuestal a la cual se aplicar el
importe de la compra de este producto. Si no recuerda exactamente el cdigo de la Partida,
puede presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizar la ventana Buscar, para
que en ella se busque y seleccione el cdigo de la Partida Presupuestal deseado.
. Descripcin Partida Psptal.: Al momento de ingresar o seleccionar el cdigo de la Partida
Presupuestal, automticamente se visualizar en esta columna el nombre o la descripcin de
esta Partida.

Nota: Si se especifican Partidas Presupuestales en este documento puede utilizar el botn


para visualizar en una ventana auxiliar un resumen de las Partidas
Presupuestales Aplicadas en este documento, mostrando para cada una de ellas: el cdigo de
la partida, su respectiva descripcin, su monto presupuestado, el monto ejecutado o gastado,
el importe del documento a aplicarse a esta partida y el saldo de la misma, tal como se puede
apreciar en el siguiente grfico:

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Importante: Si desea obtener mayor informacin sobre el Control del Gasto Presupuestal
consulte el Mdulo de Presupuestos (Manual del Mdulo de Finanzas del sistema NISIRA v.2.0).

- Fechas: Esta pestaa se utiliza para el registro de las fechas supuestas y reales de embarque,
arribo, desaduanaje, almacenaje, etc.; estos datos posteriormente permitirn hacer una
comparacin y determinar el tiempo real de entrega.

Para registrar datos en esta pestaa puede hacerse de cualquiera de las dos formas siguientes:
1. Hacer un clic en el botn Modificar Documento de la barra de herramientas o presionar
simultneamente las teclas Ctrl + E, con lo que el documento cambiar a modo de edicin,

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

pudiendo ingresar as, valores en las columnas Das Supuestos y posteriormente Das
Reales, los valores de las columnas Fecha Supuesta y Fecha Real se generarn
automticamente contando los das ingresados en la columna respectiva a partir de la fecha
del documento (campo Fecha de la cabecera del documento).
Finalmente, hacer un click en el botn Grabar Documento de la barra de herramientas
o presionar simultneamente las teclas Ctrl + W para grabar los nuevos datos.
2. Si el documento se encuentra en modo de consulta, y no se desea cambiar a modo de
edicin, en la pestaa Fechas hacer un clic en el botn , que se encuentra al lado
derecho de la grilla de esta pestaa, esto permitir ingresar datos en las columnas Das
Supuestos y posteriormente Das Reales, los valores de las columnas Fecha Supuesta y
Fecha Real se generarn automticamente contando los das ingresados en la columna
respectiva a partir de la fecha del documento (campo Fecha de la cabecera del documento).
Hacer un click en el botn de esta pestaa para grabar los nuevos datos.

- Cotizaciones y Pedidos: Esta pestaa permite visualizar los documentos de Cotizaciones de


Compras y Pedidos asociados a esta Orden de Compra.

Esta pestaa muestra en su parte superior el nombre del producto, en la grilla de la pestaa
Detalle de Orden de Compra

Observaciones: Habr observado en la ventana anterior que los valores de la columna P.Unitario
(Precio Unitario) de los productos se pueden presentar de diferentes colores, con el objetivo de
comparar los mismos con el Precio Histrico registrado para el producto por el sistema.
Si desea trabajar de esta manera deber configurar el parmetro utilizado para este fin de la
siguiente manera:
1 En la Barra de Mens, del submen Utilitarios, elegir la opcin Configuracin del Sistema.
2 Se presentar la ventana Configuracin del Sistema. En la parte izquierda de esta ventana
deber elegir la clasificacin Parmetros Iniciales y luego seleccionar la subclasificacin de
Otros Valores, la cual deber desplegar para elegir la opcin Configuracin de Colores.
3 Luego, al lado derecho de esta ventana observar todos los parmetros disponibles para la
configuracin de colores en el sistema. Para el caso que estamos explicando deber utilizar el
parmetro Trabajar con Colores en la Comparacin de Precios Histricos, al cual se le
debe asignar el valor SI.
4 Una vez configurado este parmetro deber hacer un click en el botn Grabar de la barra
de herramientas que se presenta para esta ventana.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Por lo que, si se ubica en la columna P.Unitario y hace click derecho se presentar la siguiente
ventana auxiliar denominada Precios Histricos, donde podr visualizar los precios histricos de
los productos y compararlos con los precios unitarios de los productos que tiene en la Orden de
Compra, y verificar que tienen el color correspondiente de acuerdo a lo configuracin (Precio
Unitario mayor, menor o igual que Precio Histrico, o que no se puede comparar porque no existe
registro de Precio Histrico para el producto).

Click Derecho

Ventana Auxiliar de Precios Histricos


Esta ventana muestra informacin de los precios histricos de un determinado producto,
registrados en base a los precios registrados en las Solicitudes de Cotizacin, rdenes de Compra
y Guas de Remisin que se hayan emitido para ese producto.
En la parte superior de esta ventana se visualiza el nombre del producto y habr que especificar
los siguientes datos:
- Criterio de Comparacin Precio Histrico: Se debe especificar cual ser el criterio empleado
para comparar el Precio Histrico del producto con el Precio Unitario de dicho producto en la
Orden de Compra que est editando. Se tienen tres opciones para elegir este criterio:
. Compras: El precio unitario del producto se comparar en base a los precios unitarios
histricos registrados en las rdenes de Compra.
. Recepcin: El precio unitario del producto se comparar en base a los precios unitarios
histricos registrados en las Guas de Recepcin.
. Cotizacin: El precio unitario del producto se comparar en base a los precios unitarios
histricos registrados en las Solicitudes de Cotizacin.
- Filas Histricas a Comparar: Ingresar el nmero de filas o registros a tomar en cuenta para la
comparacin de los precios unitarios histricos del producto con el precio unitario del producto
en el documento que est editando.
- Por Das: Esta casilla de verificacin permite especificar si el mbito o rango para la seleccin
de los documentos que contienen los precios histricos se harn por nmero de das o por
fechas. Si desea trabajar por nmero de das marque esta casilla con un check () haciendo un
click sobre la mima, y a continuacin, en la caja adjunta, ingrese el nmero de das
- Desde: Ingresar la fecha inicial desde la cual se tomarn los registros de los documentos a
presentarse en la grilla para hacer la comparacin.
- Hasta: Ingresar la fecha final hasta la cual se tomarn los registros de los documentos a mostrar
en la grilla para hacer la comparacin.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Para visualizar los registros de acuerdo a lo especificado hacer un click en el botn Aceptar.

Esta ventana cuenta a su vez con cuatro pestaas: Todos, Compras, Recepcin y Cotizacin.
En Todos podemos observar los registros de los documentos de rdenes de Compras (O/C),
Guas de Recepcin (G/R) y Solicitudes de Cotizacin (S/C) que se registraron para el producto,
identificndose cada tipo de los documentos con su cono representativo, ubicado al lado izquierdo
del nmero en la columna Item, tal como se puede apreciar en el siguiente grfico:

O/C

G/R

S/C

Nota: Una Orden de Compra se puede generarse a partir de:

1. Una Solicitud de Cotizacin. Previo a la realizacin de una compra puede enviarse una
Solicitud de Cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las
mercaderas requeridas, una vez remitidas las Cotizaciones por parte de los proveedores se
proceder a emitir la Orden de Compra a nombre del proveedor elegido.
2. Uno o varios Pedidos de Compras, es decir, sin emitir previamente Solicitudes de Cotizacin a
los proveedores, esto siempre y cuando los Pedidos se encuentren Aprobados (Ver:
Opcin: Consolidado de Pedidos Submen Movimientos Mdulo Compras).

Ventana de Lista de Ordenes de Compra

Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Orden de Compras. Visualiza todos los
documentos de rdenes de Compra registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la ubicacin en una determinada lnea correspondiente a


un registro de una Orden de Compra.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin
de Orden de Compras, mostrando la informacin de la lnea
(documento) en la cual se encuentra ubicado.

Pedido de Servicio
Este documento tiene el mismo manejo que el documento de Pedido para Compras (Opcin
Pedidos de Almacn Submen Movimientos Mdulo Compras), con la diferencia de que en el
detalle deben especificarse los servicios en lugar de productos, los cuales tambin han sido
registrados en la tabla de Productos asignndoles la caracterstica de servicio (Opcin Productos /
Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
(Ver Ventana de Edicin de Pedido de Servicios en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Consolidado de Pedido de Servicio


Esta opcin tiene el mismo manejo que la opcin Consolidado de Pedidos para Compras
(Opcin Consolidado de Pedidos Submen Movimientos Mdulo Compras).
En esta ventana en Formulario se especifica la Orden de Servicio, lo que indica que el
documento a generarse despus de consolidar Pedidos de Servicios ser una Orden de Servicio.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

rdenes de Servicio

Una Orden de Servicio es el documento que autoriza la prestacin de servicios para la empresa.
Esta ventana de edicin permite registrar las rdenes de Servicio emitidas por la empresa. El
manejo de esta ventana y los datos requeridos por la misma son similares a la ventana de
registro de las Ordenes de Compra (Opcin Ordenes de Compra Submen
Movimientos Mdulo Contabilidad), permitindose adems, ingresar en la parte inferior de la
ventana, los importes de Accesorios y Gastos Administrativos, as como, visualizar los totales
de Mano de Obra, Impuestos y el Total del documento.

Observacin: El porcentaje del Impuesto a aplicar en una Orden de Servicio corresponde a la


suma de los porcentajes de cada uno de los impuestos seleccionados para gravar este
documento. Para seleccionar el(los) impuesto(s) que afectar(n) a este documento deber realizar
lo siguiente:

1 Hacer un click en el botn (Buscar) bajo la etiqueta Impuesto.

2 Se presentar la Ventana de Detalle de Impuestos.

3 De la lista etiquetada como Todos los Impuestos seleccionar aquellos que afecten la Orden
de Servicio que est editando. Para seleccionar un impuesto ubquese en l y haga un click en
el botn .

4 Los impuestos que vaya seleccionando se visualiz arn en la lista Impuestos seleccionados.

5 Observe que, cada vez que va seleccionando un im puesto, el porcentaje correspondiente al


mismo se va sumando en Impto %, y Total visualiza el importe resultante de la deduccin de
este porcentaje total de impuestos sobre la Base Imponible (suma de los importes de Mano
de Obra, Accesorios y Gastos Administrativos).
(Ver Ventana Auxiliar de Detalle de Impuestos en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

6 Finalmente, cuando ya haya seleccionado todos lo s impuestos, hacer click en el botn


para cerrar esta ventana y retornar a la Ventana de Edicin de Orden de Servicios, donde
se mostrar el % Total y el Importe Total de los Impuestos.

Nota: Si se est controlando el gasto presupuestal en la empresa, en cada una de las lneas
de detalle de este documento debe especificar la Partida Presupuestal a la cual se aplicar el
importe de gasto de esa lnea (por la prestacin del servicio).
Si se especifican Partidas Presupuestales en este documento puede utilizar el botn
para visualizar en una ventana auxiliar un resumen de las Partidas Presupuestales Aplicadas en
este documento, mostrando para cada una de ellas: el cdigo de la partida, su respectiva
descripcin, su monto presupuestado, el monto ejecutado o gastado, el importe del documento a
aplicarse a esta partida y el saldo de la misma, tal como se puede apreciar en el siguiente grfico:

Importante: Si desea obtener mayor informacin sobre el Control del Gasto Presupuestal
consulte el Mdulo de Presupuestos (Manual del Mdulo de Finanzas del sistema NISIRA v.2.0).

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Ventana de Lista de Ordenes de Servicio


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Orden de Servicios. Visualiza todos los
documentos de rdenes de Servicio registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la ubicacin en una determinada lnea correspondiente a


un registro de una Orden de Servicios.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin
de Orden de Servicios, mostrando la informacin de la lnea
(documento) en la cual se encuentra ubicado.

Orden de Pago

Una Orden de Pago es el documento que autoriza la provisin de documentos de proveedores que
no tienen Orden de Compra u Orden de Servicio

Los datos necesarios a registrar en una Orden de Pago son los siguientes:

- T.Doc (Tipo de Documento): Es el tipo de documento que identifica a la orden de pago. El tipo
de documento se configura previamente por el administrador del sistema, Para el ejemplo el tipo
de documento es OPG
- Serie: Es el numero de serie asignado a la Orden de Pago. Se puede utilizar diferentes nmeros
de serie configurados previamente por el administrador del sistema
- Nmero: Es el numero correlativo para la serie elegida. Este nmero se incremente
automticamente.
- Fecha: Es la fecha de emisin de la Orden de Pago. Esta fecha tambin define el tipo de cambio
asignado a la Orden de Pago
- T.Cambio: (Tipo de Cambio): Es el tipo de cambio asignado a la Orden de pago, este dato
depende de la fecha de emisin de la Orden de Pago. Si la fecha asignada no tiene un tipo de
cambio registrado, la orden de pago no se podr grabar.
- rea: Es el rea de trabajado que est solicitando la Orden de Pago.
- Proveedor: Es le cdigo del proveedor a quin se le efectuar el pego resultado de este
documento

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

- Direccin: Es la direccin del proveedor asignado a la Orden de Pago. Este dato es solamente
informativo y depende del proveedor asignado en el formulario
- RUC: Es el RUC del proveedor asignado a la orden de pago, este dato es informativo y depende
del cdigo de proveedor ingresado.
- Condiciones: Identifica la Forma de pago de este documento
- Moneda: Es la moneda en que se emite la Orden de Pago
- Fecha Propuesta de Pago: Es la fecha probable en que se har efectivo el pago
correspondiente a esta Orden de Pago. Esta fecha por defecto tomar la fecha del sistema ms
los das de la condicin de pago, que ya tiene definida.

En la grilla se especificarn datos en las siguientes columnas:

- Item: Es un contador que identifica cuantos documentos se estn registrando en esta orden de
pago
- Descripcin: Aqu se debe registrar una glosa detallada correspondiente al documento que se
est pretendiendo pagar
- Nro. Documento de Pago: Este dato es opcional, representa el numero del documento del
proveedor que se est programando pagar
- Partida Presupuestal: Aqu se debe ingresar el cdigo de la partida presupuestal
correspondiente a la cual se aplicar el monto indicado en la columna Valor Venta
- Valor Venta: Aqu se debe ingresar el valor de venta correspondiente al gasto (es el importe sin
incluir los impuestos)
- Impuesto/Ret.: Aqu se debe ingresar el monto de los impuestos o retenciones atribuidos al
documento del proveedor. Estos montos sirven para determinar el monto total del pago al
proveedor. El gasto que se aplicar al presupuesto al momento de presupuestar la Orden de
Pago ser solamente por el importe detallado en la columna Valor Venta.
- Total: Es el total del pago que representa la Orden de Pago, se obtiene de sumar el valor de
venta mas los Impuestos o Retenciones atribuidos a la Orden de Pago.

Extornar Detalle de Pedidos

Un Extorno de Detalle de Pedidos consiste en la eliminacin de registros o lneas del detalle de un


Pedido de Almacn. Considerando que cada lnea de detalle registra los datos de un producto a
pedir, esta operacin consiste en eliminar uno o ms productos registrados en un Pedido.
Normalmente, un Extorno de Pedido se produce cuando se tiene un Pedido aprobado, el cual ha
seguido el flujo de documentos correspondiente hasta la compra de los productos pedidos y si por
alguna razn (por ejemplo: el cliente desiste de la compra o cualquier otro motivo) se ingresa al
almacn una cantidad menor a la cantidad registrada en este Pedido, la diferencia que existe entre
estas dos cantidades necesita ser extornada para registrar su recepcin completa y asignar al
Pedido el estado de Atendido Total.
Esta ventana, por lo tanto, se utiliza para registrar el extorno o eliminacin de registros del detalle
de uno o varios Pedidos de Almacn indicando las razones o motivos para dicho extorno.
Los datos necesarios para este registro son: Sucursal, Almacn, Serie y Nmero del
Documento, Del (Fecha de emisin del documento de extorno); y en el detalle de este documento
se requiere:
Id.Pedido: Identificador del Pedido del cual se va a extornar la lnea de detalle.
Para obtener este identificador realizar lo siguiente:
a) Ubicarse en esta columna y presionar la tecla <F2>.
b) Se visualizar la Ventana Buscar donde se podr realizar la bsqueda de un Pedido por
el campo Nmero de Pedido (Ver: Bsqueda de un Registro Operaciones Frecuentes).
c) Como resultado de la bsqueda se obtiene el Identificador del Pedido y una vez que ya
se tiene este dato presionar la tecla <Enter> y se visualizar automticamente el Nmero
de Pedido en su respectiva columna.
Nota: Este Identificador es generado por el sistema al momento de registrar un Pedido, se
puede observar en la Ventana de Lista de Pedidos de Almacn (Opcin Pedidos de Almacn
Submen Movimientos Mdulo Compras).
Nro.Pedido: Nmero de Pedido d el cual se va a eliminar el producto o lnea de detalle. Este
dato no se ingresa, se visualiza automticamente al momento de ingresar IdPedido.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Itempe: tem del Pedido, indica el item o nmero de lnea del detalle que se va a eliminar en el
Pedido. Al ingresar este dato automticamente se visualizan los datos Producto y Descripcin.
Producto y Descripcin: Corresponden al cdigo y descripcin del producto,
respectivamente. Se visualizan de manera automtica al momento de ingresar Itempe, pues al
ingresar este dato el sistema devuelve los datos del producto registrados en esa lnea del
Pedido.
Cantidad: Aqu se ingresar la cantidad del producto a eliminar o extornar, sta debe ser
menor o igual a la cantidad aprobada en el documento de Pedido respectivo.
- Motivo: Se indicar el cdigo del motivo o razn por el que se produce el extorno del
producto. Se seleccionar uno de los motivos que se registraron anteriormente en la Tabla de
Motivos de Extorno de Detalles de Pedido (Opcin Motivos de Extorno de Detalles de
Pedido Submen Tablas Mdulo Compras)
DsMotivo: Este dato se visualiza automticamente despus de haber ingresado el cdigo del
Motivo y corresponde a la descripcin del motivo.
rea: Especifica el rea de la empresa que gener el Pedido del cual se est extornando la
lnea de detalle. Este dato no se ingresa, se visualiza automticamente al momento de
ingresar el Identificador del Pedido.

Nota: Una vez que se ha grabado el documento de Extorno de Pedidos de Almacn, los Pedidos
involucrados en ste se actualizarn automticamente pues se les asignar la cantidad de
extorno, es decir, se cambiar el valor de la columna Extorno (cantidad de extorno) que
inicialmente se encuentra como 0.00 por el valor de la columna Cantidad del documento de
Extorno de Pedidos.

Ventana de Lista de Extorno de Pedidos de Almacn


Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Extorno de Pedidos de Almacn. Visualiza todos
los documentos de Extorno de Pedidos registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la ubicacin en una determinada lnea correspondiente a


un documento de Extorno de Pedidos especfico.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin
de Extorno de Pedidos de Almacn, mostrando la informacin del
documento (lnea) en el cual se encuentra ubicado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Requerimientos Internos de Almacn


Ver: Mdulo Almacenes Submen Movimientos Opcin Requerimientos Internos de Almacn

Consolidado de Requerimientos
En esta ventana se visualiza un Consolidado de Requerimientos, el cual ha sido generado a partir
de todos los documentos de Requerimientos Internos aprobados, con la finalidad de generar
el(los) documentos(s) siguientes de acuerdo al tratamiento que se le de a este Requerimiento de
productos.
El manejo de esta ventana es similar al manejo de la Ventana de Consolidado de Pedidos
Aprobados (Opcin Consolidado de Pedidos - Submen Movimientos Mdulo Compras).

Control de Estado de Embarques


El Control de Estado de Embarques se utiliza con la finalidad de registrar los gastos (fletes y otros)
del transporte va martima de la mercadera comprada y as poder determinar el importe de los
impuestos a pagar en el momento del arribo de la mercadera, de esta manera a travs del reporte
de Control de Estado de Embarques (Opcin Control de Estado de Embarques Submen
Reportes Mdulo Compras) se tendr informacin exacta del importe del impuesto a pagar en la
fecha programada del arribo de la mercadera para cada una de las ordenes de compra, a manera
de cronograma de pagos de impuestos por arribo de mercadera.
Esta ventana presenta una lista que contiene todos los documentos de rdenes de Compra,
identificados con su Nmero Manual, y donde se deber ingresar los datos correspondientes en
las columnas de color amarillo, los datos de las columnas de color blanco se calculan de manera
automtica. El manejo de esta ventana es de la siguiente manera:
1 Hacer un click en el botn Modificar registro, se pintar de color amarillo las columnas
donde se requiere el ingreso de datos de la lista que visualiza las Ordenes de Compra.
2 Previamente al ingreso de datos, se deber indic ar el % IGV, para esto deber hacer un click
en el botn (Buscar) e inmediatamente se visualizar la Ventana de Detalle de Impuestos
donde seleccionar el impuesto mencionado, al cerrar esta ventana el % del Impuesto se
visualiza en la Ventana de Control de Estado de Embarques como %IGV y adems se
realiza el clculo automtico del IGV en base a este porcentaje y se mostrar estos valores
para cada una de las Ordenes de Compra en la columna respectiva.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

3 Luego proceder al ingreso de datos en las column as FCL 40, FCL 20, Flete, Seguro, %AV.

4 En base a los datos ingresados se calcularan los valores para las otras columnas de la lista
obtenindose finalmente el valor del Impto.Nacional que ser de utilidad ya que tendr la
informacin exacta de cuanto deber pagar por impuesto al momento del arribo de la
mercadera comprada.

Nota: Esta informacin obtenida en el Control de Estado de Embarques ser tambin de gran
utilidad al momento de generar el Reporte de Control de Estado de Embarques (Opcin Control
de Estado de Embarques Submen Reportes Mdulo Compras) ya que la informacin del
importe del Impto.Nacional junto a las Fechas de embarque, arribo, desaduanaje y almacenaje
registradas en la Orden de Compra (Opcin rdenes de Compra : Pestaa Fechas Submen
Movimientos Mdulo Compras) permitirn visualizar en este reporte un cronograma de pagos de
impuesto por concepto compra de mercaderas del extranjero, de acuerdo a las fechas de arribo
de las mismas.

Ventana de Lista de Control de Estado de Embarques

Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Cotizacin de Compras. Visualiza todos los
documentos de Cotizaciones de Compras registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite la ubicacin en una determinada lnea correspondiente a


un registro de una Cotizacin de Compra.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin


de Cotizacin de Compras, mostrando la informacin de la lnea de
Cotizacin de Compras en la cual se encuentra ubicado.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Opciones de Reportes

Productos con Orden de Compra y Recepcin por Proveedor

Precios Histricos por Producto


Reporte que muestra los precios histricos por producto, puede elegir un producto o dejar el
cdigo en blanco para que filtre todos los productos.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Precios de Compra de un Producto


Reporte que muestra el detalle de las compras de un producto seleccionado dentro de un rango de
fechas. Puede seleccionar si sale por producto o por proveedor

Estado de Orden de Compra


Reporte que muestra el detalle de los estados actualizados de las rdenes de Compras.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Estado de Pedidos
Reporte que muestra el detalle de los estados actualizados de los Pedidos de Compras.

Control de Estado de Embarques


Esta informacin obtenida en el Control de Estado de Embarques ser tambin de gran utilidad
al momento de generar el Reporte de Control de Estado de Embarques (Opcin Control de
Estado de Embarques Submen Reportes Mdulo Compras) ya que la informacin del importe
del Impto.Nacional junto a las Fechas de embarque, arribo, desaduanaje y almacenaje
registradas en la Orden de Compra (Opcin rdenes de Compra : Pestaa Fechas Submen
Movimientos Mdulo Compras) permitirn visualizar en este reporte un cronograma de pagos de
impuestos por concepto compras de mercaderas en el extranjero, de acuerdo a las fechas de
arribo de las mismas.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

El Mdulo Gestin de Ventas

Objetivo
Este mdulo tiene por objetivo controlar la gestin de ventas de la empresa, realizando un registro
y seguimiento de las Cotizaciones de Ventas emitidas a los clientes, as como, el registro, control y
seguimiento de las rdenes de Compra u rdenes de Servicio de los clientes, con la finalidad de
contar con informacin exacta y oportuna sobre el estado de las ventas realizadas garantizando el
buen servicio ofrecido a los clientes.

Caractersticas
 Registro, Control y Seguimiento de Cotizaciones de Ventas de Productos y Servicios
 Control y Seguimiento de rdenes de Compra del Cliente
 Creacin de Plantillas de Cotizacin de Ventas
 Seguimiento de Ventas
 Registro de Visitas al Cliente
 Registro de Reclamos del Cliente
 Asignacin de Vendedores a Usuarios del Sistema
 Consulta de Stocks de Productos

Opciones de Men
Tablas

 Clientes
 Productos
 Lista de Precios
 Sucursales & Almacenes
 Tipos de Precios
 Tipos de Contenedor
 Proyectos
 Vendedores
 Plantillas de Cotizacin de Ventas
 Asignacin de Vendedores a Usuarios
 Precios de Cotizacin por Cliente
 reas Atendidas en Visitas
 Motivos de Visita
 Consulta de Stocks
 Tipos de Embalaje de Productos

Movimientos

 Cotizacin de Venta
 Orden de Compra/Servicio del Cliente
 Requerimientos Internos de Almacn
 Guas de Remisin
 Facturas
 Boletas de Venta
 Visitas al Cliente
 Reclamos del Cliente
 Factura Vehculos
 Boleta - Vehculos

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Reportes

 Estado de Cotizacin de Ventas


 Estado de Orden de Compra del Cliente
 Estado Embarque O/Compra Cliente
 Seguimiento de Cotizaciones de Venta
 Seguimiento de rdenes de Compra del Cliente
 Resumen de Ventas por Vendedor
 Mis Ventas
 Resumen de Visitas al Cliente
 Estado de Reclamos del Cliente

Opciones de Tablas

Clientes
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Clientes y Proveedores

Productos
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Productos Productos

Lista de Precios
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Lista de Precios

Sucursales & Almacenes


Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Sucursales y Almacenes Catlogo de
Sucursales y Almacenes

Tipos de Precios
Esta ventana permite registrar los diferentes tipos de precios de exportacin que utiliza la empresa
en la venta de sus productos.
Este Tipo de Precio se definir al momento de registrar una Orden de Compra del Cliente (Opcin
Orden de Compra del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), quedando
indicado as, el tipo de precio que se aplicar en la venta de los productos consignados en esta
orden.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Tipos de Contenedor
En el comercio internacional, cuando se exportan o importan productos, para su traslado stos se
almacenan en Contenedores. Un contenedor es un recipiente metlico grande y recuperable, de
tipos y dimensiones normalizados internacionalmente y provisto de ganchos o argollas para
facilitar su carga y descarga mediante gras, que sirve para transportar mercancas a grandes
distancias.
Esta opcin muestra una ventana que permite registrar los diferentes tipos de contenedores
utilizados en los puertos. Este Tipo de Contenedor ser tomado en cuenta al momento de registrar
una Orden de Compra del Cliente (Opcin Orden de Compra del Cliente Submen Movimientos
Mdulo Gestin de Ventas), para indicar en que tipo de ellos se trasladarn los productos
consignados en esa orden.

Proyectos
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Proyectos

Vendedores
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Vendedores

Plantillas de Cotizacin de Ventas


Esta opcin permite crear plantillas o listas modelo de productos a cotizar con la finalidad de
asociar a un producto determinado todos sus accesorios, conectores y/o dispositivos de
caractersticas tcnicas compatibles con ste y que son necesarios para su utilizacin o
funcionamiento. Con la utilizacin de las Plantillas de Cotizacin de Ventas se pretende construir
una lista de productos asociados y tenerla a disposicin del vendedor al momento de efectuar una
cotizacin o una venta, a fin de no omitir accesorios del producto o equivocarse en las
caractersticas de stos.
(Ver Ventana de Plantillas de Cotizacin de Ventas en la pgina siguiente)

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Obsrvese que, en la parte izquierda de esta ventana se visualiza una lista que contiene el Cdigo
y Descripcin de las Plantillas de Cotizacin ya registradas. Al seleccionar de esta lista una
Plantilla, haciendo un click sobre la misma, al lado derecho de la ventana se mostrarn sus datos y
seguidamente en una cuadrcula o grilla la relacin de productos que conforman esta plantilla,
indicando para cada uno de ellos su cdigo, descripcin y unidad de medida.

Para crear una nueva Plantilla de Cotizacin debe realizar los siguientes pasos:
1 Hacer un click en el botn Nuevo Documento o presionar simultneamente las
teclas <Ctrl> + <N>.
2 Al lado derecho de la ventana, en las cajas en b lanco, ingresar los datos de la nueva plantilla:
Cdigo y Descripcin.
3 A continuacin, en la cuadrcula ingresar los da tos de los productos que formarn parte de
esta plantilla. Para esto:
a) Ubicarse en la cuadrcula haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se crear una lnea de color amarillo para que en ella se registren los datos del producto.
El cursor se ubica en la columna Producto de esta lnea para que ingrese el cdigo del
producto; si conoce exactamente el cdigo, digtelo, de lo contrario, proceda a la
bsqueda del producto, deber presionar la tecla <F2>, que es la tecla que activa la
Ventana Buscar, y all seleccionar el producto deseado. (Ver: Bsqueda de un Registro
en Operaciones Frecuentes, pg. 22)
Los valores de Descripcin y U.Med (Unidad de Medida) se visualizarn
automticamente despus del ingreso del cdigo del producto.
d) Repetir los pasos b) y c) tantas veces como sean necesarias para agregar todos los
productos que conformarn esta Plantilla.

Nota: Si desease eliminar un producto de la Plantilla de Cotizacin, deber ubicarse en la


lnea del producto a eliminar y presionar el botn Eliminar Lnea de Detalle de la barra de
herramientas o presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Del>.

4 Una vez ingresados los datos, de la plantilla y de los productos, hacer un click en el
botn Grabar de la barra de herramientas o presionar simultneamente las teclas
<Ctrl>+ <W>, para guardar estos datos en su respectiva tabla.

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Observacin: Utilizar estas Plantillas de Cotizacin de Ventas al momento de registrar una


Cotizacin de Ventas (Opcin Cotizacin de Venta Submen Movimientos Mdulo Gestin de
Ventas).

Asignacin de Vendedores a Usuarios


Esta ventana tiene la funcin de asignar a los usuarios del sistema uno o ms vendedores, los
mismos que se encuentran registrados en la tabla Vendedores (Opcin Vendedores Submen
Tablas Mdulos Cuentas por Cobrar y Gestin de Ventas).
Esto se hace con la finalidad de restringir la accesibilidad a la informacin de ventas, permitiendo
que slo puedan manejar o consultar los datos aquellos usuarios autorizados a stos mediante
esta asignacin; de esta manera, se garantiza que un usuario del sistema nicamente pueda
acceder a la informacin concerniente a su(s) vendedor(es) asociado(s).

En la siguiente ventana se muestra la asignacin de Un Vendedor a Un Usuario del Sistema:

En esta otra ventana se muestra la asignacin de Varios Vendedores a Un Usuario del Sistema:

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Para asignar uno o ms vendedores a un usuario deber realizar los siguientes pasos:

1 Del cuadro desplegable Usuarios seleccionar el usuario al cual desea asignarle el(los)
vendedor(es) haciendo un click sobre el mismo.
Nota: Tener en cuenta que los usuarios mostrados en el cuadro desplegable anterior son los
que se han registrado en la tabla Usuarios (Opcin Seguridad del Sistema Definicin de
Usuarios y Privilegios Submen Utilitarios).
2 Observe, en la ventana se presentan dos listas: Lista de Vendedores (en la parte izquierda) y
Vendedores Asignados (en la derecha).
3 De la Lista de Vendedores elegir el vendedor que ser asignado al usuario seleccionado,
haciendo un click sobre l. La lnea del vendedor elegido se mostrar de color azul.
4 Luego, hacer click en el botn para transferir este vendedor a la lista de Vendedores
Asignados, quedando asignado al usuario seleccionado (Paso 1).
5 Si desea asignar ms vendedores a este usuario d eber repetir los pasos 3 y 4 para cada
asignacin.
6 Finalmente, hacer un click en el botn Aceptar para grabar.

Importante: Si, por alguna razn, desea desasignar o desasociar un vendedor de un usuario,
tendr que realizar el proceso contrario a la asignacin, esto significa que, deber seleccionar de
la lista de Vendedores Asignados al vendedor que desea quitar haciendo un click sobre l y
luego dar un click en el botn con lo cual, este vendedor pasar a la Lista de Vendedores
quedando desasociado de este usuario.

Observacin: Cuando un usuario del sistema acceda a las ventanas de edicin de Cotizacin de
Ventas y Orden de Compra/Servicio del Cliente del submen Movimientos de este mdulo de
Gestin de Ventas, slo visualizar los registros que consignen el vendedor o vendedores
asignados a su nombre.

Precios de Cotizacin por Cliente


Esta opcin permite acceder a la Ventana de Precios de Cotizacin por Cliente, la cual tiene
por objetivo establecer precios de cotizacin de productos por cliente de manera diferenciada a la
Lista de Precios General (Opcin Lista de Precios Submen Tablas Mdulos Gestin de
Ventas y Cuentas por Cobrar).

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Cuando se crea una lista de Precios de Cotizacin por Cliente, esta lista prevalecer sobre la Lista
de Precios General de los productos, pues, se entiende que, una lista de precios para un cliente
ha sido elaborada teniendo en cuenta las caractersticas del mismo.

En esta ventana se ingresarn los datos necesarios para efectuar el registro de los Precios de
Cotizacin por Cliente, como son:

Vendedor: Seleccionar el vendedor responsable de la emisin de esta Lista de Precios de


Cotizacin por cliente. Si no recuerda el cdigo del vendedor haga click en el botn o
presione la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Observacin: Los vendedores que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se
registraron en su respectiva ventana de edicin (Opcin Vendedores Submen Tablas
Mdulos Cuentas Por Cobrar y Gestin de Ventas).

Fecha: Registrar la fecha de creacin de esta Lista de Precios de Cotizacin por Cliente. Por
defecto se visualiza la fecha actual del sistema, pero sta puede ser modificada.

Datos del Cliente: Registrar los datos del cliente para quien se emite esta Lista de Precios de
Cotizacin. Bastar con ingresar el Cdigo o la Razn Social del cliente, y los otros datos:
Direccin, Nmero de RUC y Telfono, se visualizarn automticamente. Si no recuerda el
Cdigo haga click en el botn o presione la tecla <F2> en la caja del Cliente con lo que se
mostrar la Ventana Buscar para que en ella se seleccione el cliente deseado.
Observacin: Los clientes que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en
su respectiva ventana de edicin (Opcin Clientes/Proveedores Submen Tablas Mdulos
Almacenes, Cuentas Por Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras y Gestin de Ventas).

Forma de Pago: Seleccionar la forma o modalidad de pago en que este cliente cancelar el
importe de la compra de alguno o de todos los productos contenidos en esta Lista de Precios de
Cotizacin. Si no recuerda el cdigo de la forma de pago haga click en el botn o presione
la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Observacin: Las formas de pago que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se
registraron en su respectiva ventana de edicin (Opcin Formas de Pago Submen Tablas
Mdulos Cuentas Por Cobrar y Compras).

Moneda: Especificar la moneda en que se expresan los precios de los productos contenidos en
esta Lista de Precios de Cotizacin por Cliente. Si no recuerda el cdigo de la moneda haga
click en el botn o presione la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Observacin: Las monedas que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron
en su respectiva ventana de edicin (Opcin Tablas - Monedas Submen Utilitarios).

Vigencia de la Cotizacin: Se debe indicar la vigencia o validez de esta Lista de Precios, la


misma que puede ser de cualquiera de las dos formas siguientes:

 Vigencia hasta Cambio de Lista: Indica que esta lista permanecer vigente hasta que se
cree una nueva Lista de Precios de Cotizacin para este cliente, con lo cual
automticamente esta lista dejar de tener validez, entrando en vigencia los precios de la
nueva Lista creada.
Si desea trabajar con este tipo de vigencia deber marcar con un check () la casilla de
verificacin etiquetada como Vigencia Hasta Cambio de Lista.

 Vigencia hasta una Fecha Especfica: Indica que la vigencia de esta lista de precios
estar determinada por una fecha especfica que indicar el trmino de la misma.
Si desea trabajar con este tipo de vigencia deber ingresar dicha fecha en la caja etiquetada
como Vigencia Hasta. Al cumplirse la fecha ingresada esta lista dejar de tener vigencia,
independientemente de si se haya creado o no una nueva Lista de Precios para este cliente.

Observacin: Si se elige trabajar con la Vigencia Hasta Cambio de Lista la caja etiquetada
como Vigencia Hasta, que se utiliza para ingresar una fecha de trmino de vigencia, se
desactiva, no permitiendo el ingreso de la fecha. Pero, sucede el caso en el que se haya elegido
trabajar con la Vigencia Hasta una Fecha Especfica y ya se ingres la fecha en la caja Vigencia

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Hasta, pero luego se marca con un check () la casilla de Vigencia Hasta Cambio de Lista, esto
ocasiona que la fecha ingresada desaparezca y se desactive esta caja, quedando este ltimo
tipo de vigencia como el establecido para esta lista.

Ventana de Lista de Precios de Cotizacin por Cliente

Esta ventana precede a la Ventana de Precios de Cotizacin por Cliente. Visualiza todos los
registros de los Precios de Cotizacin por Cliente almacenados, visualizndose adems la barra
de herramientas que permitir realizar el manejo de los mismos. En esta ventana de lista se
pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite ubicarse en una determinada lnea de la lista


correspondiente a un registro de Precios de Cotizacin por Cliente.
Al ubicarse en una lnea sta se visualiza de color amarillo.

Efecto doble click  Permite acceder, en modo de consulta, a la Ventana de Precios de


Cotizacin por Cliente para visualizar los datos del registro
seleccionado con el doble click.

reas Atendidas en Visitas

Esta opcin permite registrar las diferentes reas atendidas en las visitas realizadas a las
empresas clientes a las cuales se les est brindando un servicio.
Cuando un cliente emite una Orden de Servicio, sta se registra en el sistema (Opcin Orden de
Compra/Servicio del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), realizndose
posteriormente un control y seguimiento a este servicio, para esto ser necesario registrar las
visitas que se realicen al cliente por parte del personal responsable de la ejecucin del servicio,
especificando el rea atendida en dicha visita.
Por lo tanto, las reas que se registren en esta ventana: reas Atendidas en Visitas sern
tomadas en cuenta al momento de editar las visitas al cliente (Opcin: Visitas al Cliente/
Pestaa reas Atendidas Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas).

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Motivos de Visita
En esta ventana se registran las diversas razones o motivos por los cuales se realizan las visitas a
los clientes.
Cuando un cliente emite una Orden de Servicio, sta se registra en el sistema (Opcin Orden de
Compra/Servicio del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), realizndose
posteriormente un control y seguimiento a este servicio, para esto ser necesario registrar las
visitas que se realicen a la empresa por parte del personal responsable de la ejecucin del
servicio, especificando el motivo de dicha visita.
Por lo tanto, los motivos que se registren en esta ventana: Motivos de Visitas, sern tomados en
cuenta al momento de editar las visitas al cliente (Opcin: Visitas al Cliente/ Pestaa: Motivos
de Visita Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas).

Consulta de Stocks
Esta opcin permite consultar el stock o existencias de un determinado producto, visualizndose el
mismo de manera detallada por almacenes y sucursales de la empresa.

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Como se observa, la consulta de stocks de un producto genera informacin que se visualiza en la


cuadrcula inferior de la ventana y comprende las siguientes columnas: Sucursal, Almacn,
Stock (stock actual), Comprometido (stock comprometido) y Disponible (stock disponible). Las
cantidades de los stocks por cada almacn se visualizan en una lnea horizontal, mostrndose la
suma de los stocks de los almacenes pertenecientes a una misma sucursal en una lnea de color
amarillo.

Para realizar esta consulta deber efectuar lo siguiente:


1 En la caja etiquetada como Producto ingresar la descripcin o nombre del producto del cual
desea consultar su stock.
2 Presionar la tecla <ENTER> o hacer un click en el botn para que se proceda a la
bsqueda del producto.

Observacin: La bsqueda del producto se hace en base a los caracteres o letras ingresadas en
la caja Producto. Esto quiere decir que, si se ingres la descripcin o nombre exacto de un
producto la bsqueda dar como resultado un solo registro, perteneciente a ese producto
especfico, visualizndose sus stocks correspondientes. Pero, suponiendo que por alguna razn,
no se ingrese la descripcin o nombre completo del producto, la bsqueda se har solo por los
caracteres ingresados, visualizndose (en la cuadrcula superior de la ventana) una lista de
productos cuyos nombres contengan los caracteres digitados en la caja, por ejemplo, si se digit la
palabra MANGUERA, entonces se visualizarn todos los registros que contengan la palabra
MANGUERA como parte de su nombre; de manera similar, si se digit la letra S, entonces se
visualizarn todos los registros que contengan la palabra S como parte de su nombre.
De la lista de productos presentada podr elegir uno de ellos para consultar su stock, haciendo un
click sobre la lnea del producto o simplemente desplazndose con las teclas de cursor ().

Tipos de Embalaje de Productos


En esta ventana se registrarn los diferentes tipos de embalajes o envolturas de un producto para
su transporte.
Por lo tanto, los tipos de embalaje de productos que se registren en esta ventana: Tipos de
Embalaje de Productos, sern tomados en cuenta al momento de editar las cotizaciones de venta
(Opcin Cotizacin de Ventas Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas).

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Opciones de Movimientos

Cotizacin de Venta
Esta opcin permite registrar las Cotizaciones de Venta de productos o servicios emitidas a los
clientes de la empresa.
Una Cotizacin de Venta debe ser registrada en el mdulo de Gestin de Ventas, pudindose
acceder tambin a esta ventana desde el mdulo de Cuentas por Cobrar (mayormente con fines
de consulta de datos).

Al elegir esta opcin, previo ingreso a la Ventana de Edicin de Cotizacin de Ventas se


visualiza la Ventana de Lista de Cotizaciones de Ventas. Seguidamente se explicarn con
detalle el uso y manejo de cada una de estas ventanas.

Ventana de Lista de Cotizaciones de Ventas


Como puede observar, esta ventana difiere a las otras Ventanas de Lista que se presentan en este
sistema, pues sta incorpora una cabecera que contiene un conjunto de cuadros desplegables y
cajas de datos para dar mayor flexibilidad y facilidad al usuario, pues, a travs de los datos que
especifique en esta cabecera se le permite realizar un filtrado o seleccin de registros a ser
visualizados en la lista.

Cabecera
de la
Ventana
de Lista

En esta ventana los campos por los cuales se puede obtener con mayor detalle los registros a
visualizarse en la Lista son:
- Vendedor: Seleccionar un vendedor del cual se desean visualizar las Cotizaciones de Venta
que ste haya emitido. Por defecto, si no se especifica un vendedor en particular, se visualizarn
en la Lista las Cotizaciones de (Todos) los vendedores.
- Sucursal: Seleccionar una sucursal de la cual se desean visualizar las Cotizaciones de Venta
que en ella se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica una sucursal en particular, se
visualizarn en la Lista las Cotizaciones de (Todas) las sucursales
- Almacn: Seleccionar un almacn del cual se desea visualizar las Cotizaciones de Venta que
en l se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica un almacn en particular, se visualizarn
en la Lista las Cotizaciones de (Todos) los almacenes.
- Estado: El estado indica la fase o etapa en la que se encuentra un determinado documento. Los
posibles estados por los que puede pasar una Cotizacin de Venta son: Anulado, Aprobado,
Archivado, Atendido Parcial, Atendido Total, Con Orden de Compra del Cliente, etc. Entonces

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

aqu se podr seleccionar un estado especfico en el cual se encuentren las Cotizaciones de


Venta que se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica un estado en particular se
visualizarn en la Lista las Cotizaciones con (Todos) los estados posibles.
- Desde: Ingresar una fecha desde la cual se desean seleccionar las Cotizaciones de Venta a ser
visualizadas en la Lista. Por defecto, la fecha que aqu se muestra corresponde a 30 das
anteriores a la fecha actual, pero puede ser modificada.
- Hasta: Ingresar una fecha hasta la cual se desean seleccionar las Cotizaciones de Venta a ser
visualizadas en la Lista. Por defecto, la fecha que aqu se muestra corresponde a la fecha actual
del sistema, pero puede ser modificada.

Si no desea hacer especificaciones adicionales en los campos mencionados anteriormente antes


de mostrar los registros en la Lista de Cotizaciones de Venta, simplemente no seleccione o no
ingrese datos en los cuadros desplegables y cajas de la cabecera, dejndolos tal y como se
presentaron por defecto, visualizndose automticamente en la Lista todas las Cotizaciones de
Venta registradas en el sistema.
Si modific los datos de la cabecera, deber hacer un click en el botn para
proceder a visualizar los registros en la Lista.

En esta Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite ubicarse en una determinada lnea correspondiente al


registro de una Cotizacin de Ventas.
Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de
Cotizacin de Ventas, mostrando la informacin de la lnea
(documento) en la cual se encuentra ubicado.
Efecto click derecho  Se presenta un men contextual, cuyas opciones permiten
visualizar los datos del registro en el cual se encuentra ubicado. El
men contextual es el que se muestra en la siguiente ventana:

Opciones del Men Contextual de la Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta:

 Ver Detalle de Documento: Esta opcin permite visualizar slo el detalle del documento de
Cotizacin de Ventas en el que estuvo ubicado al momento de hacer el click derecho., por lo

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

tanto, solo muestra la cuadrcula conteniendo el detalle de los productos cotizados


presentando una pequea cabecera del documento, obviando el resto de datos de la misma.

 Apuntes del Documento: Esta opcin permite registrar apuntes o anotaciones acerca de este
documento de Cotizacin de Venta, as como visualizar los ya existentes. Tambin nos
permite modificar, eliminar o imprimir los mismos.
Observar que en la cabecera de esta ventana se muestra el tipo, serie y nmero del
Documento, es decir, de la Cotizacin, la Fecha de Creacin del documento y la razn
social del Cliente para quien se emite esta Cotizacin de Venta.

Para crear un nuevo apunte debe:


1 Hacer un click en el botn de esta Ventana de Apuntes de Cotizacin.
Observe tambin que al momento de crear el apunte hay una lista donde se registra el
mismo, mostrndose el Item o nmero de secuencia y la Fecha de creacin del apunte.

2 Escribir el apunte en el recuadro etiquetado com o Apunte.


3 En la parte inferior se presentan las siguientes etiquetas:
Tipo: El tipo se selecciona de un cuadro desplegable, que por defecto muestra Apunte,
pero tambin da la posibilidad de elegir Visita. Se usa el primero para especificar que lo
que se registre corresponder a anotaciones referentes al documento y el segundo tipo

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

se usa para especificar que las anotaciones corresponden a las visitas efectuadas al
cliente a quien se est emitiendo este documento.
- Vendedor: Permite seleccionar el nombre del vendedor que est registrando este
apunte.
- Prxima Visita: En caso se trate de un tipo Visita se activar esta caja para que se
ingrese una fecha probable de una prxima visita al cliente si es que fuese necesario,
pudiendo quedar en blanco. Si se trata de un tipo Apunte esta caja permanecer
desactivada, impidiendo se registre una fecha.
4 Finalmente, hacer un click en el botn de esta ventana para grabar este apunte.
Observar que en la lista de apuntes que se muestra en esta ventana, en la lnea
correspondiente al apunte que se estaba editando y que se acaba de guardar, en la
columna Apunte se incorpora un texto correspondiente a lo que se anot.

Observacin: Cuando se ubica en la lista de apuntes de esta ventana y se ubica en la lnea


de uno de ellos haciendo un click sobre la lnea o con las teclas de desplazamiento (),
observar que en el recuadro Apunte se va actualizando el texto registrado para cada apunte o visita.

Nota: Los apuntes registrados pueden ser modificados, eliminados e incluso impresos, utilizando los
botones de comando respectivos presentados en esta Ventana de Apuntes de la Cotizacin para tales
fines.

 Ver Datos del Cliente: Muestra, en modo de consulta, los datos del cliente a quien se le ha
emitido esta Cotizacin de Venta. Esta ventana admite tambin la posibilidad de poder
agregar nuevos contactos o puntos de entrega de mercadera para este cliente, mediante las
pestaas Contactos y Puntos de Entrega respectivamente.

 Archivar la Cotizacin: Consiste en cambiar de estado a un documento de Cotizacin de


Venta que por alguna razn no se atendi o slo se atendi parcialmente y que no ser
atendida. Para archivar una Cotizacin el estado de este documento debe ser Pendiente o
Atendido Parcial.
Cuando se archiva la Cotizacin de Venta su estado se visualizar como Archivado.

Importante: Las Cotizaciones de Venta pueden mostrar tambin un estado de No Atendido,


que corresponde a un estado por el cual pasan las Cotizaciones de Venta cuyo vencimiento ya
se cumpli y no se ha producido una Orden de Compra del Cliente. El sistema realiza un
proceso automtico, al final del da, a fin de verificar las fechas de vencimiento de este tipo de

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

documentos y todos aquellos documentos que ya se cumpli esta fecha cambiaran su estado
a No Atendido.
Este estado No Atendido es un estado similar al Archivado, ya que indican que estas
Cotizaciones de Venta que no fueran atendidas total o parcialmente ya no sern atendidas
ms, diferencindose en que el primero resulta por un cambio de estado automtico del
sistema, mientras que el segundo resulta por un cambio de estado manual por parte del
usuario del sistema.
Es importante aclarar tambin que una Cotizacin de Venta con estado No Atendido puede
ser tambin Archivada, aunque ya no sera necesario pues ambos estados significan lo
mismo, pero si desea realizar esto, tambin est permitido realizar esta operacin.

Nota: Cuando las Cotizaciones de Venta que haban comprometido los stocks cambian su
estado a Archivado o No Atendido, automticamente estos stocks se liberan,
descomprometindose y quedando a disposicin de futuras ventas.

 Seguimiento de Venta: Esta opcin permite hacer un seguimiento de una Cotizacin de


Ventas, producto por producto, pasando por todos los documentos siguientes del flujo, para
conocer con exactitud el estado de cada uno de los productos vendidos.
Esta ventana muestra, como lo indica la leyenda en la parte inferior de la misma, de color rojo
los estados de venta no alcanzados por el producto y, de color azul los estados de venta
alcanzados por el producto.

Importante: Utilice la barra de desplazamiento horizontal en el detalle de los productos de la


cotizacin para poder realizar el seguimiento por todos los documentos del flujo del proceso
de ventas. Observar que solo se desplazan las columnas de la derecha, permaneciendo fijas
las columnas del nombre del Producto, la Descripcin y la Cantidad Cotizada.

Finalmente, para culminar con la Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta explicaremos el:
Botn Actualizar Estados: Este botn se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de esta
ventana, siendo su apariencia la siguiente:

Se utiliza, como indica su etiqueta, para actualizar los estados de todos los registros de
Cotizaciones de Venta que se encuentran visualizados en la lista.

Ventana de Edicin de Cotizacin de Ventas


Como ya se mencion esta ventana permite registrar las Cotizaciones de Venta de Productos o
Servicios emitidas a los clientes de nuestra empresa, para un mejor control y seguimiento de las
mismas.
(Ver Ventana de Cotizacin de Ventas en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Cuando se edita una Cotizacin de Venta los datos ms importantes a registrar en la cabecera de
este documento son:

Cliente: Registrar los datos del cliente para quien se est emitiendo esta Cotizacin de Ventas.
Bastar con ingresar el Cdigo o la Razn Social del cliente, y los otros datos: Direccin,
Nmero de RUC, Telfono y Referencia se visualizarn automticamente.
Si no recuerda el Cdigo haga click en el botn o presione la tecla <F2> en la caja del
Cliente con lo que se mostrar la Ventana Buscar para que en ella seleccione el cliente
deseado.
Contacto: Deber registrar el nombre de la persona que es considerada el Contacto con el
cliente. Por defecto, se visualiza de manera automtica al momento de cargarse los datos del
cliente, si es que ste tiene registrados contactos

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Proyecto: Registrar el Proyecto para el cual se destinarn los productos incluidos en esta
Cotizacin de Ventas. Es opcional. Los proyectos que se visualicen en la ventana buscar son los
que se registraron en la Opcin Proyectos - Submen Tablas Mdulos Almacenes, Cuentas
por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos, Contabilidad y Gestin de Ventas).

Lugar de Entrega: Especificar el lugar donde debern ser entregados los productos incluidos en
esta Cotizacin de Ventas.

Forma de Pago: Seleccionar la forma o modalidad de pago en que deber ser cancelada la
venta cotizada en este documento. Deber ingresar el cdigo asignado a la forma de pago que
desea especificar, si no lo recuerda haga click en el botn o presione la tecla <F2> para
activar la Ventana de Bsqueda.
Las formas de pago que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Formas de Pago Submen Tablas Mdulos Cuentas
Por Cobrar y Compras).

Vencimiento: Se deber ingresar una fecha de vencimiento para esta Cotizacin de Ventas. Al
ingresar esta fecha, el sistema automticamente calcula el nmero de das por el que es vlida
esta Cotizacin y se visualiza en la caja etiquetada como Vlido por . das.

Vlido por: Si no se ingresa una fecha de vencimiento especfica para esta Cotizacin, podr
ingresarse el nmero de das que ser vlida esta, a partir de sta automticamente el sistema
calcular la fecha de vencimiento y la mostrar en la caja etiquetada como Vencimiento.

A Confirmacin de Stock: Casilla marcada por defecto

Fecha de Visita: Indicar la fecha de visita

Tipo de Embalaje: Especificar el tipo de embalaje que se utilizar para el transporte de los
productos incluidos en esta Cotizacin de Ventas hasta el lugar de entrega. Deber ingresar el
cdigo asignado al tipo de embalaje que desea especificar, si no lo recuerda haga click en el
botn o presione la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Los Tipos de Embalaje que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Tipos de Embalaje de Productos Submen Tablas
Mdulo Gestin de Ventas).

Prevalorizacin: Se utiliza cuando se desea cotizar una Prevalorizacin de una Orden de


Produccin, la misma que se registr previamente en el sistema mediante la opcin
Prevalorizacin de la Orden de Produccin del submen Movimientos del mdulo Produccin.
Para trabajar la Cotizacin de Ventas con un documento de Prevalorizacin deber realizar lo
siguiente:

1 Hacer un click en el botn de Prevalorizacin y se visualizar la siguiente ventana:

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Esta ventana muestra los documentos de Prevalorizacin de rdenes de Produccin


pertenecientes al cliente a quien se est emitiendo esta Cotizacin de Ventas.
2 Las cajas Desde y Hasta contienen por defecto las fechas de un rango: una fecha inicial
que corresponde a 30 das anteriores a la fecha actual y una fecha final que corresponde a
la fecha actual del sistema, respectivamente. Las misma, pueden ser modificadas de
acuerdo a las necesidades del usuario. Estas fechas son las que delimitan un rango de
fechas entre las cuales se visualizarn los documentos.
3 Haya cambiado o no las fechas, deber hacer un c lick en el botn Mostrar para que el
sistema proceda a visualizar los documentos en la lista.
4 Luego, ubicarse en la lnea del documento que de sea seleccionar y hacer doble click sobre
el mismo o hacer un click en el botn Aceptar, con lo cual el producto a producir
especificado en este documento se incorpora en una lnea del detalle de productos de la
Cotizacin de Ventas que se est editando y en la caja etiquetada con Prevalorizacin se
visualizar el tipo, serie y nmero de documento de Prevalorizacin de Orden de Produccin
que se acaba de seleccionar.

Moneda: Especificar la moneda en que se expresan los precios de los productos contenidos en
esta Cotizacin de Ventas. Deber ingresar el cdigo asignado a la moneda que desea
especificar, si no lo recuerda haga click en el botn o presione la tecla <F2> para activar la
Ventana de Bsqueda.
Las Monedas que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Tablas - Monedas Submen Utilitarios).

Sucursal: Registrar la sucursal de la empresa donde se est registrando esta Cotizacin de


Ventas, y por lo tanto, donde se har efectiva la transaccin.

Almacn: Registrar el almacn de la empresa que ser el responsable del abastecimiento de


los productos contenidos en esta Cotizacin de Ventas.

Vendedor: Seleccionar el vendedor responsable de la emisin de esta Cotizacin de Venta.


Deber ingresar el cdigo asignado al vendedor que desea especificar, si no lo recuerda haga
click en el botn o presione la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Los Vendedores que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Vendedores Submen Tablas Mdulos Cuentas Por
Cobrar y Gestin de Ventas).

Se debe tener en cuenta que al especificar el Vendedor se puede especificar un solo vendedor o
mltiples vendedores. Si se trata de un solo vendedor deber buscar o ingresar el cdigo del
vendedor en la caja etiquetada como Vendedor, como se explic anteriormente; pero, si trata de

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mltiples vendedores deber marcar con un check la casilla de verificacin etiquetada como
Multi Vendedor, visualizndose automticamente junto a esta casilla el botn , al
hacer un click sobre el se visualizar la siguiente ventana Seleccionar Vendedores:

En esta ventana se debern seleccionar los vendedores, dos o ms, marcando con un check ()
la casilla de la columna OK del vendedor que se desea seleccionar, adems, deber especificar
un valor en la columna Porcentaje que corresponder al porcentaje de la comisin de ventas
que le corresponda a cada vendedor. Una vez seleccionados los vendedores y especificados
sus porcentajes, el valor del campo Total de porcentaje, se va sumando automticamente,
debe totalizar 100.00, si todava no se llega a este valor se presentar el siguiente mensaje
Porcentaje debe totalizar 100%, indicando que se debe corregir lo especificado.

Plantilla: Aqu se especificar si esta Cotizacin de Venta se har en base a una Plantilla de
Cotizacin, la misma que debi ser registrada previamente mediante la opcin Plantillas de
Cotizacin de Ventas del submen Tablas en este mdulo. Si fuese as, se deber buscar la
Plantilla deseada, haciendo un click en el botn y se presentar la siguiente ventana, donde
simplemente tendr que ubicarse en la lnea de la Plantilla a seleccionar y hacer doble click
sobre la misma o hacer un click en el botn Aceptar, visualizndose automticamente los
productos contenidos dentro de la Plantilla en el detalle de productos de esta Cotizacin de
Ventas

Observaciones: Si el detalle de los productos de la Cotizacin de Ventas se ha llenado con la


seleccin de una Plantilla de Cotizacin de Ventas, esto no impide a que se puedan seguir
aadiendo ms productos (por lo tanto ms lneas) en este detalle.

Plazo de Entrega: Ingresar la fecha de entrega de los productos al cliente de acuerdo a la


cotizacin de ventas. Esto es opcional.

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Observaciones: Se pueden incluir observaciones o comentarios especiales acerca de esta


Cotizacin de Ventas, cuyo registro no ha sido considerado en otros campos de esta ventana.
Es opcional.

Garanta: Se especificar la garanta que se ofrece sobre la venta de los productos incluidos en
esta Cotizacin.

Luego de ingresar los datos de la cabecera, se proceder a registrar el detalle de los productos a
cotizar, para agregar un producto deber hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle
de la barra de herramientas o presionar simultneamente las teclas Ctrl + Ins insertndose una
lnea para que proceda a llenar los datos del producto que desea cotizar.
Ventana Auxiliar de Stocks y de
Impuestos

Men Contextual del Producto

Es importante mencionar ciertas caractersticas que se presentan en la grilla de detalle de los


productos:

- Ventana Auxiliar de Stocks y de Impuestos, ubicada sobre la grilla del detalle de productos.
Cada vez que nos ubicamos sobre un producto determinado, haciendo un click sobre la lnea del
mismo, se visualiza esta ventana cuya funcin es informar sobre los stocks (actual,
comprometido y disponible) de este producto en los diferentes almacenes y sucursales de la
empresa, as como tambin, informar acerca de cada de uno de los impuestos y su porcentaje
aplicables a este producto.

- Men Contextual del Producto,


Tambin es importante mencionar el Men Contextual del Producto que se despliega al
presionar click derecho sobre el cdigo de un producto, el cual presenta opciones muy
interesantes y a las cuales se puede acceder rpidamente.

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- Historial de Precios de un Producto, Haciendo click derecho sobre el producto a cotizar, se


visualizar la ventana Historial de Precios, en un rango de fechas determinado, visualizndose
dentro de ese rango un listado de precios.

- Men Contextual del %Impuesto, se visualiza al ubicarse en la columna %Impuesto y al hacer


click derecho sobre ella.

Ocultar Logo de Cmprale al Per: Se presenta una casilla de verificacin que permite
mostrar o no el logo representativo de los productos hechos en el Per en la impresin de esta
Cotizacin de Ventas.

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Esta casilla y su respectiva etiqueta se visualizan en esta ventana dependiendo de la


configuracin del parmetro: Mostrar Opcin de Ocultar Logo de hecho en el Per en la
Cotizacin de Ventas dentro de los Parmetros Iniciales de Cuentas por Cobrar y Pagar
(Opcin Configuracin del Sistema Submen Utilitarios). Si este parmetro est activado
entonces se mostrar la opcin de Ocultar Logo de Cmprale al Per en la Ventana de
Cotizacin de Venta, pero si el parmetro no est activado entonces la opcin no se mostrar en
la referida ventana.
Si la opcin se muestra en la ventana, por defecto la casilla de verificacin estar activada lo
que indica que el Logo de Cmprale al Per no se mostrar en la impresin de esta Cotizacin
de Venta, de lo contrario, se podr desmarcar permitiendo que el Logo si se imprima en la
Cotizacin de Venta.

Orden de Compra/Servicio del Cliente


En esta ventana se registrarn las rdenes de Compra u rdenes de Servicio del cliente.

En la edicin de la Orden de Compra/Servicio, entre otros datos de la cabecera del documento se


requiere lo siguiente:

- Tipos de Orden de Compra: Aqu se considera el origen de la Orden de Compra/Servicio. Que


puede generase a partir de:

- Una Orden de Compra puede generarse a partir de una Cotizacin de Compra, de una Lista o
tambin puede ser de una Orden de Compra Directa, es decir, sin que el cliente haya solicitado
previamente una cotizacin de ventas.

- Forma de Pago: indicar la forma de pago para esta Orden de Compra.


- Vendedor: Opcional
- Nro. O/Compra Cliente: Ingresar el Nmero de la Orden de Compra.

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- Fecha O/Compra: Ingresar la fecha.


- Contacto: Seleccionar la persona que sirvi de contacto para esta venta.
- Flete: Opcional
- Importe: Indicar el precio que se pagar por el flete.
- Contenedor: Indicar el contener que ser usado para el traslado de los productos.
- Nro. De Cotizacin o Lista de Precios : Ingresar el nmero de cotizacin que se hizo para
esta orden de compra.

Adems se incluye el botn cuya funcin es realizar un requerimiento interno de


los productos que van a abastecer la Orden de Compra emitida, indicando el responsable, el
almacn y el lugar donde se entregaran los productos.

En esta ventana encontramos un conjunto de pestaas u hojas que contienen informacin


relacionada a este documento, estas son: Detalle, Fechas y Adendum.

La parte inferior de esta ventana, a parte de visualizar los subtotales y total del documento, nos da
la posibilidad de:

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Archivar el Documento: Cuando la Orden de Compra/Servicio ha atendido completamente hacer


un click en el botn para guardar este documento.

Ocultar Logo de Cmprale al Per: Al marcar la casilla se producir que


las rdenes de Compra no visualicen este logo al momento de su impresin.

Ventana de Lista de rdenes de Compra/Servicio del Cliente


Precede a la Ventana de Edicin de rdenes del Cliente, que es la ventana que se acaba de
explicar. Esta ventana visualiza una lista con todos los registros de las rdenes de
Compra/Servicio del Cliente que se encuentran almacenados en su respectiva tabla; mostrndose
adems, en la parte superior, la barra de herramientas que permitir realizar el manejo de estos
registros. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click  Permite ubicarse en una determinada lnea correspondiente a una


Orden de Compra/Servicio del Cliente.

Efecto doble click  Se visualizar, en modo de consulta, la Ventana de Edicin de


rdenes de Compra/Servicio del Cliente, mostrando la informacin
del documento seleccionado.

Observe en la parte inferior izquierda de esta ventana de lista, se muestra un botn etiquetado
como Actualizar Estados, el mismo que se utiliza para que se actualicen los estados de los
documentos.

Requerimientos Internos de Almacn


Ver: Mdulo Almacenes Submen Movimientos Opcin Requerimientos Internos de Almacn

Guas de Remisin
Ver: Mdulo Almacenes Submen Movimientos Opcin Guas de Remisin

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Facturas
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Facturas

Boletas de Venta
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Boletas de Venta

Visitas al Cliente
En esta ventana se registran las visitas a las empresas clientes a las cuales se les est brindando
un servicio, a travs, de una Orden de Servicio.

En la edicin de la Visita al Cliente, se consignarn los siguientes datos:


- Cliente: Digitar el cdigo o razn social del cliente. Si no recuerda exactamente estos datos,
puede utilizar la Ventana de Bsqueda haciendo un click sobre el botn o presionando la tecla
<F2> sobre la caja de texto contigua al botn Buscar.
Una vez ingresado o seleccionado el cdigo del cliente, se visualizarn de manera automtica
su Razn Social, RUC, Telfono y Direccin.
- Direccin: Como se acaba de mencionar este dato se visualiza de manera automtica, pero a
diferencia del RUC y el Telfono del cliente, esta Direccin mostrada se puede modificar, debido
a que la visita realizada al cliente haya sido ejecutada en otra direccin correspondiente a otra
oficina, local o sucursal de la empresa cliente.
- Contacto: Corresponde al nombre de la persona de la empresa cliente con la cual se contact o
coordin la visita. Cada cliente tiene registrado dentro de sus datos nombres de contactos
(Opcin Clientes/Proveedores Submen Tablas Mdulos Almacenes, Por Cobrar, Por Pagar,
Caja y Bancos,
- Responsable: Es el personal de nuestra empresa quien efectu la visita, por lo tanto,
responsable de la misma.
- Fecha: Fecha en que se realiz la visita.
- Hora de Inicio: Registrar la hora en que se inicia la visita al cliente.
- Hora de Trmino: Registrar la hora en que concluy la visita al cliente.
- Facturar la Visita al Cliente?: Aqu se indicar si la visita al cliente debe ser facturada o no. Si
la visita responde a la implementacin de un servicio aceptado y registrado con una Orden de
Servicio del cliente sta no se facturar, puesto que queda incluida en la facturacin de dicha

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Orden de Servicio; caso contrario, si la visita no constituye parte de la implementacin de un


servicio registrado en una Orden de Servicio, sta deber facturarse por los trabajos o servicios
ejecutados en esta visita.

En la Pestaa Detalle:
- Moneda: En caso se trate de una visita de tipo Facturado, deber seleccionarse la moneda en
que se facturar el servicio prestado en esta visita.
- Orden de Servicio N: Si el tipo de la visita seleccionada corresponde a una Orden de Servicio,
ser necesario especificar el nmero de la orden de servicio que corresponde a esta visita. Para
esto deber hacer un click en el botn de bsqueda, con lo que se visualizar la ventana Lista
de rdenes de Servicio, la cual mostrar las rdenes de Servicio emitidas por el cliente
registrado en:

Otros datos necesarios sern ingresados en las pestaas u hojas siguientes:

- Motivos de Visita: Aqu se seleccionar(n) el(los) motivo(s) que ocasionaron la visita. Los
motivos que se visualizan en esta pestaa son los mismos que se registraron en la Ventana de
Edicin de Motivos de Visitas (Opcin Motivos de Visitas Submen Tablas Mdulo Gestin
de Ventas), por lo que, si se desea indicar un motivo que no se presente en esta pestaa tendr
que registrarlo previamente en la ventana Motivos de Visita (Opcin Motivos de Visitas) para que
se guarde en la tabla respectiva, y recin despus podr visualizarlo en esta pestaa de la
ventana de edicin de Visitas al Cliente.
Esta pestaa muestra tambin un recuadro etiquetado como Detalles, donde se registrar, de
manera opcional, algn detalle, observacin o comentario respecto a los motivos de la visita.

- reas Atendidas: Aqu se seleccionar(n) el(las) rea(s) atendidas en la visita que se est
registrando. Las reas que se visualizan en esta pestaa son las mismas se registraron en la
Ventana de Edicin de reas Atendidas en Visitas (Opcin reas Atendidas en Visitas
Submen Tablas Mdulo Gestin de Ventas), por lo que, si se desea especificar un rea que
no se presente en esta pestaa tendr que registrarla previamente en la ventana reas
Atendidas en Visitas (Opcin reas Atendidas en Visitas) para que se guarde en la tabla
respectiva, y recin despus podr visualizarla en esta pestaa de la ventana de edicin de
Visitas al Cliente.
Esta pestaa muestra tambin un recuadro etiquetado como Detalles, donde se registrar, de
manera opcional, algn detalle, observacin o comentario respecto a las reas atendidas en la
visita.

Finalmente, en la parte inferior de la ventana se podrn ingresar las Observaciones Generales


de la visita, pudiendo registrarse los trabajos, actividades y coordinaciones realizadas, etc. o
cualquier otra apreciacin o comentario sobre la visita efectuada.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Observacin: Cuando se ingrese a la Ventana de Edicin de Orden del Cliente (Opcin Orden de
Compra/Servicio del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), si se trata de
una Orden de Servicio, en la pestaa Visitas se podr observar las visitas realizadas al cliente,
slo en modo de consulta.

Nota: El sistema tiene implementado un reporte para consultar e imprimir las visitas efectuadas a
un cliente. Ver: Opcin Resumen de Visitas al Cliente Submen Reportes Mdulo Gestin de
Ventas.

Reclamos del Cliente


Si el cliente realizara algn reclamo, estos debern ser registrados en esta ventana.

Factura Vehculos
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Facturas - Transporte

Boleta - Vehculos
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Boletas Transporte

Opciones de Reportes

Estado de Cotizacin de Ventas

Estado de Orden de Compra del Cliente

Estado Embarque O/Compra Cliente

Seguimiento de Cotizaciones de Venta

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Seguimiento de rdenes de Compra del Cliente

Resumen de Ventas por Vendedor

Mis Ventas

Resumen de Visitas al Cliente

Estado de Reclamos del Cliente

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El Mdulo Puntos de Venta

Objetivo
Realizar el registro, control y facturacin de las operaciones de venta realizadas en los distintos
terminales o puntos de venta con los que cuenta la empresa. Si bien es cierto, se trata de una
facturacin rpida, esto no obvia que se validen y actualicen los stocks de los productos en los
almacenes.
Este mdulo permite disponer de la informacin a travs de consultas y reportes que visualizan las
operaciones realizadas en los puntos de venta.

Caractersticas
 Registro de Pedidos
 Facturacin Directa o desde los Pedidos registrados
 Apertura y Cierre de Cajas
 Descarga automtica de almacn de los productos vendidos
 Manejo de Listas de Precios de Venta
 Impresin opcional de Guas de Remisin
 Liquidacin de Caja

Opciones de Men
Tablas

 Productos
 Unidades de Medida
 Clientes y Proveedores
 Formas de Pago
 Medios de Pago
 Lista de Precios de Venta
 Sucursales y Almacenes
 Tipos de Documento
 Cajas / Terminales
 Cajeros / Vendedores

Movimientos

 Apertura / Seleccin de Caja


 Pedidos
 Facturacin
 Cierra Caja

Procesos

 Actualizar Kardex
 Costear Movimientos

Reportes

 Reporte de Stock por Almacn


 Reporte de Kardex por Producto
 Lista de Pedidos

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

 Lista de Documentos de Venta


 Liquidacin de Caja
 Consolidado de Cajas

Configuracin del Mdulo de Puntos de Venta


Para hacer uso de las opciones de este mdulo es preciso configurar los parmetros (Submen
Utilitarios / Configuracin del Sistema Opcin Parmetros del Sistema) que figuran en el
recuadro rojo de la imagen inferior:

o Tipo de Movimiento
o Tipo de Venta
o Tipo de Documento
o Moneda
o Cliente
o Permitir modificacin del precio

Opciones de Tablas

Productos
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Productos - Productos

Unidades de Medida
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Unidades de Medida

Clientes y Proveedores
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Clientes y Proveedores

Formas de Pago
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Formas de Pago

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Medios de Pago
Esta opcin presenta la Ventana Medios de Pago, la cual permite registrar las diferentes
opciones de cobranza de los documentos de venta. Opcionalmente, a los medios de pago se le
puede asociar una cuenta corriente bancaria para efectos de la liquidacin de caja para destinar
los ingresos a la cuenta correspondiente.

Para registrar un nuevo Medio de Pago debe realizar los siguientes pasos:

1 Hacer un click en el botn Nuevo Documento de la barra de herramientas o


presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <N>.
2 En las cajas en blanco, que se encuentran ubicad as en la parte derecha de la ventana,
ingresar los datos del nuevo Medio de Pago: Cdigo, Descripcin, Banco y Cuenta
Corriente.
3 Luego, hacer un click en el botn Grabar de la barra de herramientas o presionar
simultneamente las teclas <Ctrl>+ <W>, para guardar estos datos en su respectiva tabla.

Observacin: Utilizar estos Medios de Pago en la opcin F7 Pagar de la opcin Facturacin de


Puntos de Venta (Opcin Facturacin Submen Movimientos Mdulo Puntos de Venta).

Lista de Precios de Venta


Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Lista de Precios de Venta

Sucursales y Almacenes
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Sucursales y Almacenes Catlogo de
Sucursales y Almacenes

Tipos de Documentos
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Tipos de Documento

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Cajas / Terminales
Esta opcin visualiza la Ventana Mantenimiento de Cajas permite registrar las diferentes cajas
ubicadas en los distintos Puntos de Venta, en donde

Para registrar una nueva Caja o Terminal de Punto de Venta debe realizar los siguientes
pasos:

1 Hacer un click en el botn Nuevo Documento de la barra de herramientas o


presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <N>.
2 En las cajas en blanco, que se encuentran ubicad as en la parte derecha de la ventana,
ingresar los datos de la nueva Caja o Terminal de Punto de Venta: Cdigo, Descripcin,
Sucursal, Almacn, Marca, Modelo y Serie.
3 Luego, hacer un click en el botn Grabar de la barra de herramientas o presionar
simultneamente las teclas <Ctrl>+ <W>, para guardar estos datos en su respectiva tabla.

Observacin: La Sucursal y Almacn determinarn de donde se descargar los productos que se


registren en los documento de venta.

Cajeros / Vendedores
Ver: Mdulo Gestin de Ventas Submen Tablas Opcin Vendedores

Opciones de Movimientos

Apertura / Seleccin de Caja


La Apertura / Seleccin de Caja permite apertura y/o seleccionar una caja o Terminal para
registrar las diferentes operaciones de pedido y facturacin.

Es necesario tener registrado el tipo de cambio para la fecha que se desea aperturar la caja. Para
poder aperturar y/o seleccionar una caja se requiere ingresar la contrasea del usuario de sistema
asociado al cajero / vendedor.
(Ver Ventana Aperturar Cajas/Terminales en la pgina siguiente)

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Observacin:
Si la caja ya ha sido aperturada y se vuelve a ejecutar esta opcin el botn de Aperturar quedar
deshabilitado y se habilitar el botn Seleccionar

Pedidos
Esta ventana permite registrar los pedidos de los clientes para su posterior facturacin.

Para registrar un Pedido hay que seguir los siguientes pasos:

1 Digitar el cdigo o alguna descripcin del produ cto en la caja de texto diseada para tal fin (ver
marco rojo de la figura), luego elegir un producto de la lista de productos que cumplen con la
condicin de bsqueda.
Nota: Si en dicha caja se antepone el prefijo n* (donde n es un nmero) el producto
seleccionado se reflejar en el documento con la cantidad n.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

2 Opcionalmente se puede modificar la cantidad del producto seleccionado en el paso 1, as


como, registrar un descuento (ya sea en porcentaje o importe).
3 Repetir el paso 1 tantas veces como productos d istintos se necesite registrar.
4 Si es un cliente registrado, se puede asociar su s datos al documento, para tal efecto hacer uso
de la bsqueda de cliente en la parte inferior izquierda del documento.
5 Grabar el documento presionando la tecla F7. Al momento de grabar NISIRA solicitar
confirmacin de impresin del documento.

Importante:
Opcionalmente se pueden hacer las siguientes operaciones:
o Quitar un tem del documento, en este caso se debe seleccionar el tem de la lista y presionar
la tecla F4.
o Poner el documento En Espera, con la tecla F5, dado el caso que se necesite hacer otro
Pedido sin haber grabado el actual. Luego para recuperar los datos de los documentos En
Espera presionar la tecla F6.

Facturacin
Esta ventana permite registrar la facturacin de los pedidos, as como, generar documentos de
venta directos, es decir, sin pedido.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Para registrar un Documento de Venta deber realizar los siguientes pasos:

1 Considerar dos casos:


 Si existe un Pedido generado y se desea facturar: entonces presionar la tecla F6 para
buscar el Pedido correspondiente. Elegir el Pedido de la Lista de Pedidos pendientes de
facturacin.

 Si se desea facturar directamente: entonces digitar el cdigo o alguna descripcin del


producto en la caja de texto para tal fin (ver marco rojo de la figura), luego elegir un
producto de la lista de productos que cumplen con la condicin de bsqueda. Si se
antepone el prefijo n* (donde n es un nmero) el producto seleccionado se reflejara en el
documento con la cantidad n.

2 Opcionalmente, se puede modificar la cantidad de l producto seleccionado en el paso 1 as


como registrar un descuento (ya sea en porcentaje o importe).
3 Repetir el paso 1 tantas veces como productos distintos se necesite registrar.
4 Si es un cliente registrado, se puede asociar su s datos al documento, para tal efecto hacer uso
de la bsqueda de cliente en la parte inferior izquierda del documento.
5 Grabar el documento presionando la tecla F7. Al momento de grabar NISIRA solicitar los
datos del medio de pago, as como, de los importes recibidos. Al dar click en el botn Aceptar
se generar la impresin del documento de venta y, opcionalmente, de la gua de remisin.

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Cierre de Caja
Esta opcin Cierre de Caja permite cerrar una caja aperturada. Para realizar esto es necesario
conocer la contrasea del usuario del sistema asociado al vendedor.

Nota: Para poder cerrar una caja todos los pedidos deben estar facturados, si quedara algn
pedido pendiente de facturacin ste debera anularse previamente para poder cerrar.

Opciones de Procesos

Actualizar Kardex
Este proceso permite regenerar los movimientos de kardex de los productos procesados por este
mdulo en el rango de fechas seleccionado

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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0

Costear Movimientos
Este proceso genera la valorizacin por costo promedio de los movimientos de kardex de los
productos procesados por este mdulo en el rango de fechas seleccionado.

Observacin: Para ejecutar este proceso es preciso valorizar previamente los movimientos de
almacn por el mdulo de almacenes.

Opciones de Reportes

Reporte de Stock por Almacn


Ver: Mdulo Almacenes Submen Reportes Opcin Stock por Almacn.

Reporte de Kardex por Producto


Ver: Mdulo Almacenes Submen Reportes Opcin Kardex de Producto

Reporte Lista de Pedidos


Reporta los pedidos registrados en un rango de fechas, permite conocer:
o Qu pedidos ya fueron facturados y cules an faltan facturar.
o Qu pedidos estn es espera

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Reporte Lista de Documentos de Venta


Reporta los documentos de venta registrados en un rango de fechas.

Reporte Liquidacin de Caja


Reporta la liquidacin de la Caja/Terminal seleccionada para una fecha especfica, permite
conocer:
o Los documentos de venta registrados por una determinada caja
o Los importes que se recibi por cada documento de venta para efectos de la liquidacin
de caja.

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Reporte Consolidado de Cajas


Reporta un resumen columnado por caja de los importes facturados en stas en el rango de
fechas seleccionado.

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