GESTION DE PROYECTOS

CONTENIDO

Para Que Realizar Un Proyecto?

Etapas De Un Proyecto
Por Qu Fracasan Los Proyectos?
El Marco Lgico Como Instrumento Para Disear Proyectos
Estructura Del Marco Lgico
Ejecucin De Proyectos
Evaluacin De Proyectos
Informe Alertivo
Informe De Logro
Perfil De Un Proyecto
Resumen
Descripcin Del Solicitante
Antecedentes
Descripcin Del Solicitante
Presupuesto
Justificacin

PARA QUE REALIZAR UN PROYECTO?

Al igual que las personas de empresas privadas, quienes desarrollan proyectos de carcter
socioeconmico o poltico, como el caso de los alcaldes y funcionarios municipales, necesitan hacer uso
de herramientas que les permitan mantener control de lo que sucede en sus jurisdicciones.

En la actualidad, muchas actividades edilicias se realizan mediante proyectos especficos que se

originan en demandas concretas de los vecinos, tienen una duracin determinada y muchas veces
involucran el uso de recursos econmicos y materiales provenientes de diversas fuentes.

Conocer respecto al manejo de proyectos se ha convertido en un requisito indispensable para un

eficiente trabajo municipal. Formular objetivos, planear actividades y organizar a las personas que
tienen bajo su responsabilidad la ejecucin de las mismas son tareas que no plantean grandes retos ni
requieren una gran capacidad acadmica; por el contrario, lo mas importante es conocer las
necesidades de la poblacin a la cual estar dirigido el proyecto para que as cumplan con la finalidad
que todos desean.

ETAPAS DE UN PROYECTO

Puede considerarse que todos los proyectos siguen tres etapas: diseo, ejecucin y evaluacin.

Los proyectos comienzan en la fase de DISEO: en ella se establecen los objetivos, se llevan a cabo
estudios de factibilidad, se estiman los requisitos de presupuesto y recursos, se definen y coordinan las
responsabilidades, se elaboran planes de trabajo, se obtiene aprobacin, etc. Algunos instrumentos
para disear proyectos son: El Meta-Plan, El FODA, El Marco Lgico, entre otros. Este ultimo se explicar
detalladamente ms adelante.

La segunda fase es la EJECUCION: consiste en la administracin de los insumos del proyecto

(actividades y recursos) requeridos para lograr los resultados esperados.

La tercera fase es la EVALUACION: aqu se examina el avance que se logra en procura de alcanzar los
objetivos. Tiene la funcin de ayudar a mejorar el proyecto y podra resultar en el re-diseo, seguido de
una ejecucin mejorada hasta que se logran los objetivos.

POR QU FRACASAN LOS PROYECTOS?

La mayora de experiencias demuestra que los proyectos fracasan en alcanzar los objetivos trazados
debido a las siguientes razones:

1. NO SE PLANIFICO ADECUADAMENTE
 No se estim adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades
No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecucin
No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar
No se tom en cuenta factores que impedan cumplir los objetivos

2. NO SE CONTROLO LO QUE ESTABA SUCEDIENDO

Solo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban

No se comunic los problemas que estaban ocurriendo

3. NO SE TOMO EN CUENTA LA OPINION DE LOS BENEFICIARIOS

4. NO SE EVALUARON OTRAS EXPERIENCIAS SIMILARES

5. MALA CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO

La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.

No se ponan de acuerdo en lo que tenan que realizar.
Se cambi a los miembros del equipo.

6. NO SE DOCUMENTO

7. NO SE MOTIVO A QUIENES TRABAJABAN EN EL PROYECTO.

EL MARCO LOGICO COMO INSTRUMENTO PARA DISENAR PROYECTOS

El marco lgico es un instrumento para disear proyectos que tiene la utilidad de transmitir informacin
por muy compleja que parezca de una manera clara y comprensible, en una sola hoja de papel. Se
emplea durante la etapa de preparacin para hacer el diseo general de un proyecto y como gua para
las etapas de ejecucin y evaluacin.

Es un instrumento de planificacin participativa. Su poder depende del grado en que se incorpora al

diseo del proyecto toda la gama de los beneficiarios previstos y de otros interesados, ayudando a:

Establecer los objetivos apropiados

Definir los indicadores de xito
Identificar las actividades importantes
Definir los posibles inconvenientes durante su desarrollo
Identificar otros medios de verificar los logros del proyecto
Definir los recursos necesarios para la ejecucin

El marco lgico ayuda a fortalecer las tres etapas principales del ciclo de los proyectos. Un mejor
trabajo de diseo lleva a mejores ejecuciones y evaluaciones as cmo a proporcionar los elementos
esenciales para adoptar decisiones en materia de planificacin con el objeto de formular planes de
operaciones. Una vez elaborado es ms fcil listar las actividades, estructurar la divisin del trabajo,
definir las responsabilidades la utilizacin de los recursos elaborar el presupuesto, etc. El concepto
bsico del marco lgico es el de causa y efecto. Cuanto ms estrecha sea la relacin mejor ser el
diseo del proyecto.

ESTRUCTURA DEL MARCO LOGICO

Al disear un proyecto utilizando el marco lgico hay que tener presente que es un mtodo sistemtico
que permite conceptualizar en una matriz de 4 x 4, programas, planes a proyectos de tal forma que
organiza el pensamiento en redes de causa y efecto.

En el marco lgico las actividades son el ingrediente granular de la planificacin para fines de
ejecucin. De igual manera, el establecimiento de un propsito claro y bien definido es muy
importante. Como dice el gato en Alicia en el Pas de las Maravillas si uno no sabe para donde va
cualquier camino lo llevar a su destino Lo mismo sucede con la planificacin, si se desconoce los
objetivos bastar con realizar cualquier actividad.
MARCO LOGICO

Jerarqua de Objetivos

La columna vertebral del diseo de proyectos

Conceptos Claves:
Separe causa de efecto
Utilizar enunciados sencillos y concisos

Jerarqua de expectativas del proyecto

Fin - Por qu es mayor?

Razn fundamental. El objetivo de orden superior para el que el proyecto representa una condicin
lgica.

Propsito - Por qu?

Lo que esperamos lograr; la motivacin real o esencial para producir resultados. El efecto del
proyecto

Resultados - Por qu?

Resultados especficos producidos por el manejo de los componentes- los trminos de referencia del
proyecto. Sus efectos entregables

Actividades - Cmo?

Las actividades relativas a los diversos componentes que se deben realizar y los recursos disponibles
para producir los resultados

Si las hiptesis relacionadas con el proyecto se plantean de manera explcita, el diseo del
proyecto ser mejor

Fin
Erradicar las enfermedades causadas por las impurezas del agua

Propsito
Adopcin de prcticas higinicas por parte de la poblacin rural

Resultados
1. 1. Agua potable a 60% de los pueblos de la Regin del noroeste funcionando
2. 2. Los trabajadores de salud capacitados
Actividades
1. 1.1. Escoger los sitios
2. 1.2. Organizar a los trabajadores de los pueblos
3. 1.3. Excavar pozos

1. 2.1. Preparacin de currculo

2. 2.2. Contratar trabajadores de salud
3. 2.3. Capacitacin de trabajadores

La lgica de un proyecto:
Un conjunto de hiptesis vinculadas
INDICADORES VERIFICABLES

Lo esencial del asunto

Conceptos claves:
Si se puede medir, se puede manejar
Se deben asignar nmero y fechas a los indicadores en lo respecta a cantidad, calidad y tiempo
(CCT)
Los indicadores asignados al fin permiten determinar el final del efecto del proyecto (FEP)
INDICADORES VERIFICABLES

OBJETIVAMENTE

Son condiciones que indican el xito

Nos dicen cmo reconoceremos el xito

Nos obligan a aclarar lo que queremos decir con nuestros objetivos
Proporcionan una base objetiva para la evaluacin

PRACTICO

a. 1. Razonable: Mide lo que es importante en un proyecto

Objetivo: Construir mejores viviendas
Indicador Inadecuado: Casas rojas y blancas construidas
Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios construidas

a. 2. Cambio en la medida ATRIBUIBLE al proyecto

INDICADORES DEBEN ESTAR BIEN DEFINIDOS

Los niveles alcanzados deben ser definidos especficamente:

Cunto? (CANTIDAD)
Cun Positivo? (CALIDAD)
Cundo? (TIEMPO)

RECUERDE CCT

INDICADORES APROPIADOS EN CADA NIVEL

MEDIOS DE VERIFICACIN (MV)

cmo conseguir las pruebas?

Conceptos Claves:

Los indicadores y MV deben ser prcticos y eficaces en funcin del costo

Los indicadores y MV proporcionan la base de los sistemas de vigilancia evaluacin de un
proyecto
MEDIOS DE VERIFICACIN

Nos muestran:

Dnde se obtienen la prueba de haber alcanzado los objetivos

Dnde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicados

Interrogantes importantes

a. 1. Existen fuentes de informacin? (estadsticas, observaciones, apuntes).

b. 2. Cun confiables son las fuentes
c. 3. Es necesario recopilar ms datos? (costos de la actividad)
d. 4. Si no se obtiene una fuente de verificacin, el indicador debe ser modificado

Supuestos y factores externos

Cmo podemos manejar los riesgos?

Conceptos claves:

Perfeccione los supestos relacionados con riesgos muy generales

Analice su iportancia y la probabilidad de su ocurrencia
Maneje activamente los supuetos durante las fases de diseo y ejecucin del proyecto y ejerza
influencia de ellas

SUPESTOS / RIESGOS

Condiciones que deben existir para que el proyecto sea exitoso, pero que no estn bajo
control directo del proyecto

EJECUCION DE PROYECTOS

Ejecutar un proyecto es realizar todas y cada una de las actividades propuestas en el diseo del
proyecto encaminadas a la consecucin del objetivo planteado en el mismo. Al momento de ejecutar lo
que se ha diseado es importante contar con informes que permitan establecer el avance a los
problemas que se van encontrando, as como la manera en que se afecta la posibilidad de cumplir con
los objetivos trazados.

Para las personas que en las corporaciones municipales tienen la responsabilidad de que los proyectos
se lleven a cabo es de gran trascendencia que tome en cuenta las siguientes tareas que tendrn que
realizarse durante su ejecucin y en las cuales debern estar presentes:

Participar en la elaboracin del proyecto

Elaboracin del plan general de trabajo
Seleccin de personal adecuado y designacin de responsabilidades
Revisin de planes detallados de actividades
Establecimiento de los sistemas de informes a ser presentados
Motivacin y estimulo a quienes lo ponen en prctica
Utilizacin adecuada de los recursos

En ste ltimo punto, la limitacin de recursos no puede verse como obstculo, pues en muchos casos
se ha demostrado que tenerlos en abundancia no es razn para el xito de un proyecto; es ms bien la
administracin de los recursos el principal motivo para que fracasen. Administrar no es cosa del otro
mundo si se sabe hacia donde se orienta el esfuerzo municipal.
Hay que tener presente que LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO ES SIMPLEMENTE LA ORGANICION
DE PERSONAS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, es decir con sentido
comn. El xito de un proyecto radica en la sabia administracin de los recursos.

EVALUACION DE PROYECTOS

La evaluacin trata del desempeo del proyecto en relacin al logro de los objetivos establecidos: es
conocer si el proyecto est o no obteniendo los productos planificados dentro de un perodo de tiempo
y con las limitaciones que se pudieron pre-establecer.

La evaluacin busca determinar si los objetivos a nivel de propsito y fin es estn cumpliendo y en que
medida podran cumplirse ms rpidamente con una combinacin diferente de productos, etc. y
determinar, en el caso de que no estn logrando, cual es la razn. Tambin se necesita evaluar la
relacin causa-efecto Son los efectos que se estn produciendo, causados por las actividades que se
han realizado?

La mejor manera de obtener esa informacin es contar con un buen sistema de informes que
proporcione esos datos en el momento oportuno. LA MEJOR INFORMACION ES AQUELLA QUE IDENTIFICA
UN PROBLEMA DE MANERA QUE PUEDA SOLUCIONARSE A TIEMPO.

No es necesario llenarse de papeles con toda clase de informes. Los mejores son aquellos que
proporcionan a la persona adecuada, la informacin adecuada y en el momento adecuado:

Quines son las Personas adecuadas? Son los que deben dar cuenta del proyecto a la
comunidad, los donantes, etc.
Cual es la informacin adecuada? Aquella necesaria para que se conozca el cumplimiento o no
de las responsabilidades.
Cundo es el momento adecuado? Es justo cuando se puede identificar un posible problema y
se pueden considerar las alternativas disponibles para corregir la situacin.

No es un secreto que elaborar informes tiene un costo en tiempo, dinero o ambos para quien los
elabora; esto incluye decidir que se va a informar, recolectar los datos necesarios, escribirlos, enviarlos,
etc. Tambin hay costos para quien los recibe, incluyendo leerlos, pedir datos adicionales, archivados o
tirarlos, etc.

En muchos casos los responsables de proyectos se quejan de que las actividades estn siempre
atrasadas porque pasan todo el tiempo elaborando informes explicando los problemas que tienen, en
vez de usar el tiempo para tratar de solucionarlos por ello, lo importante a la hora de hacer informes
es:

Seleccionar solamente las actividades ms importantes

Utilizar formatos breves y sencillos
Elaborarlos en el momento oportuno

Los informes deben presentarse en Tres Situaciones:

Cuando no se ha realizado una actividad

Cuando est en peligro de no realizarse y
Cuando ha sido realizado

INFORME ALERTIVO

Son los que se utilizan en los dos primeros casos, CUANDO UNA ACTIVIDAD NO SE HA REALIZADO O ES
PROBABLE QUE NO SE REALICE. La identificacin oportuna de problemas es la mejor manera de
resolverlos. No es posible que una actividad no se lleve a cabo sin que alguien del nivel superior
(alcalde, concejo municipal, etc.) haya sido informado con tiempo y se hubiera tratado de solucionar los
problemas.

EJEMPLO DEL FORMATO DE UN INFORME ALERTIVO

A: _____________________________
De: _____________________________

Fecha: _____________________________

Proyecto: _____________________________

Situacin: Identifica por nombre y nmero el evento que est en peligro o no se ha realizado.

Problema: Discute la naturaleza y el origen del problema sobre el que se informa.

Evaluacin: Discute el impacto sobre el proyecto, presenta alternativas as como ventajas y

desventajas de cada una

Accin: Especifica las acciones que se han realizado, tambin la accin requerida y la fecha en
que se debe realizar.

INFORME DE LOGRO

Son diseados para dar a conocer la realizacin de aquellas actividades que se considere relevantes, no
de todas las que se realicen. La informacin que vale la pena es aquella que da a conocer la calidad,
cantidad y tiempo de los resultados obtenidos.

A: _________________________

De: _________________________

Fecha: _________________________

Proyecto: _________________________

Situacin: Identifica el evento realizado por nombre y nmero.

Logro: Discute el nivel del Logro (cantidad y calidad)

Evaluacin: Evala el status actual del proyecto, alerta a los administradores sobre aspectos
claves que se avecinan y ratifican o rectifica el cronograma de futuros eventos y
adecuaciones de recursos

Accin Especifica las acciones que se llevan a cabo actualmente, podra requerir que algunas
acciones sean realizadas por otros y a la fecha requerida.

Siguiente evento Identifica nombre y fecha del siguiente informe programado

Sobre el que se
Informar:

PERFIL DE UN PROYECTO

El perfil del proyecto es una versin sinttica que contiene sus elementos esenciales y sirve para iniciar
su negociacin y el tipo de cooperacin tcnica financiera que se necesita para ponerlo en marcha.
Debe contener una descripcin completa de todos sus componentes, pero de forma breve y con un
lenguaje muy sencillo. Usualmente consta de:

RESUMEN

Es una breve referencia (casi siempre de una pgina) que permita comprender los aspectos centrales
del proyecto: sus metas, las caractersticas del grupo beneficiario y los resultados esperados de su
ejecucin.

DESCRIPCION DEL SOLICITANTE

Aqu se debe presentar a la institucin solicitante. La informacin suministrada debe permitir alcanzar
una apreciacin de su naturaleza, sus miembros y situacin econmica-financiera. La informacin debe
ser suficientemente amplia como para hacer relacionar las actividades del proyecto propuesto con su
que hacer institucional, con la experiencia acumulada y con los recursos disponibles.

QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL SOLICITANTE?

Nombre
Fecha de fundacin y situacin legal
Objetivos institucionales
Breve historia, indicando principales etapas
Miembros de la organizacin:
Detalles que ayuden a ilustrar condicin socioeconmica
Situacin econmica de la institucin (municipio)
Recursos propios
Otros recursos a los cuales se tiene acceso
Fuentes internas de financiamiento
Fuentes externas de financiamiento
Relaciones sostenidas con otras instituciones locales, nacionales ,internacionales, privadas y
pblicas
Actividades actuales
Principales logros obtenidos hasta la fecha
lneas de trabajo en las que es ha acumulado experiencia participativa o capacidad tcnica

ANTECEDENTES

En esta seccin deben explicarse los hechos o circunstancias que dieron origen a la idea de preparar el
proyecto. Adems, debe ponerse particular nfasis en todos aquellos antecedentes que se vinculan con
la participacin y esfuerzo de los beneficiarios en procura de su realizacin.

QUE DESCRIBIR EN LOS ANTECEDIENTES?

Origen del proyecto

Como surgi la idea
Quienes participaron en su preparacin y planificacin
Condiciones generales que dan origen al proyecto:
Econmicas
Sociales
Polticas
Culturales
Geogrficas
Condicin particular de los beneficiarios:
Descripcin socioeconmica de los beneficiarios
Importancia del proyecto dentro de la regin donde se realiza
Antecedentes especficos del proyecto
Esfuerzos realizados para lograr el propsito del proyecto
Financiamiento recibido con anterioridad para realizar acciones vinculadas al proyecto o previas
al mismo

JUSTIFICACION

Se refiere a todos los elementos de juicio necesarios para evaluar el impacto socioeconmico del
proyecto. Se presentan el o los problemas centrales que aborda, as como datos de carcter
cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus causas y
consecuencias.

QUE INCLUIR EN LA JUSTIFICACION DEL PROYECTO?

 Importancia social del proyecto:
Mejoramiento del nivel de vida
Capacitacin
Perfeccionamiento de destrezas
Conservacin de valores culturales
Fortalecimiento institucional
Acceso a servicios
Importancia econmica
Creacin de fuentes de empleo
Mejora en los niveles de ingreso
Acceso a nuevos servicios
Factibilidad econmica:
identificacin de costos y beneficios
Relacin entre costos y beneficios
Requerimientos tcnicos
Conocimientos, habilidades y asesora que necesitan los beneficiarios para poder implementar el
proyecto y la forma en que se conseguira
Capacidad de la institucin para administrar los recursos con eficiencia
Riesgos anticipados durante su ejecucin
Perspectivas posteriores a su ejecucin para que pueda ser autosuficiente sin apoyo externo

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Con el mayor detalle posible se relata el proyecto, particular nfasis debe darse a la identificacin de
las actividades a realizar y su relacin con los objetivos perseguidos.

QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL PROYECTO?

Objetivos
Duracin
Metas cuantitativas y cualitativas
Beneficiarios:
Nmero
Situacin familiar
Localizacin
nivel de ingreso
Planificacin de trabajo:
Actividades especificas
Perodo de realizacin
Recursos necesarios para las actividades
Humanos
Materiales
Financieros
Organizacin y administracin del proyecto
Distribucin de tareas y responsabilidades
Mecanismos para la toma de decisiones
Formas de participacin de los beneficiarios en cada etapa
Resultados
Indicadores cuantitativos
Indicadores cualitativos
Distribucin de los beneficios
PRESUPUESTO

Aqu se describen los recursos financieros necesarios para evaluar el impacto socioeconmico del
proyecto. Se presentan el o los problemas centrales que aborda, as datos de carcter cuantitativo y
cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus causas y
consecuencias.

QUE INCLUIR EN EL PRESUPUESTO?

Salarios
No incluir honorarios para consultores
Espacio de oficina y utilidades
Materiales y equipo
Comunicaciones y correo
Otros gastos directos

EVALUACION

Se debe de realizar en todo momento del desarrollo de un proyecto, y es necesario para comprobar en
que medida se cumplen los objetivos planteados, o se hagan reajustes para mejorar el proceso. (Ver
Tema EVALUACION DEL PROYECTO).

Fecha de Publicacin: Octubre, 1999

El Proyecto de Desarrollo Municipal y Participacin Ciudadana (PDMPC) nace como resultado de la firma
de un Convenio de cooperacin entre el Gobierno de la Repblica de El Salvador, la Corporacin de
Municipalidades de la Repblica de El Salvador (COMURES) y el Gobierno de los Estados Unidos de
Norte Amrica, actuando a travs de la Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID).

El responsable de la ejecucin del PDMPC es Research Triangle Institute (RTI), entidad independiente sin
fines de lucro establecida en 1958 por la Universidad Estatal de Carolina del Norte, Universidad de
Duke y Universidad de Carolina del Norte.

El propsito del Convenio es "fortalecer la participacin de la poblacin Salvadorea en el proceso

democrtico local y mejorar la capacidad de las Municipalidades para responder a las necesidades de
sus ciudadanos". Para lgralo, el PDMPC cuenta con tres componentes: Reforma y Formulacin de
Poltica, Fortalecimiento Municipal y Desarrollo Democrtico Local.

Este ltimo componente tiene como objetivo facilitar procesos mediante los cuales el gobierno local
logre un involucramiento ms efectivo y representativo de la sociedad civil en la toma de decisiones a
nivel municipal, bajo tres caractersticas esenciales:

1. representatividad tanto sectorial como territorial.

2. transparencia en el manejo de la informacin, especialmente la que genera el Gobierno Local,

a. 3. estmulo a la voluntad poltica de las partes - lderes y gobierno local - para trabajar
conjuntamente