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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL
(UCI)
GESTIN DE RIESGOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIN EN EL

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS -INVEMAR-,
SANTA MARTA, COLOMBIA
DINORA STELLA OTERO POLO
PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
San Jos, Costa Rica
Septiembre de 2008
i
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL
(UCI)
Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

requisito parcial para optar al grado de Master en Administracin de
Proyectos
MARIO LOPEZ SOTO
FAUSTO FERNANDEZ MARTINEZ
JUAN CARLOS NAVARRO CHEVEZ
DINORA STELLA OTERO POLO
SUSTENTANTE
ii
DEDICATORIA
A mis hijos Camilo y Sofa que son el motor de mi vida y

a mi esposo Carlos Alberto, por su paciencia y amor
que hicieron posible este nuevo logro
iii
INDICE DE CONTENIDO
pg
RESUMEN EJECUTIVO 7
1. INTRODUCCIN 9
1.1. Objetivo general 11

1.2. Objetivos especficos 11
2. MARCO TERICO 12
3. MARCO METODOLGICO 21
3.1. Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR 23

3.2. Identificacin de riesgos 24
3.3. Anlisis cualitativo de riesgos 25
3.4. Planeamiento de la respuesta a los riesgos 26
3.5. Seguimiento y control de riesgos 26
4. DESARROLLO Y RESULTADOS 28
4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin

del riesgo 28
4.2. Riesgos identificados (amenazas) para el ptimo desarrollo
de los proyectos de investigacin del INVEMAR 38
4.3. Resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos 43
4.4. Resultados de la aplicacin del planeamiento de la
respuesta a los riesgos 49
4.5. Seguimiento y control de riesgos 50
5. CONCLUSIONES 62
6. RECOMENDACIONES 65
BIBLIOGRAFA 66
ANEXOS 68
iv
INDICE DE CUADROS
pg
Cuadro 1. Mtodos de gestin del riesgo 18
Cuadro 2. Valores de frecuencia INVEMAR 30
Cuadro 3. Valores de impacto INVEMAR 30
Cuadro 4. Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR 30
Cuadro 5. Estructura del Desglose del Riesgo (RBS) 33
Cuadro 6. Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos 34
Cuadro 7. Escalas de impacto del riesgo sobre los principales
Objetivos del proyecto 35
Cuadro 8. Matriz de probabilidad e impacto 35
Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos 36
Cuadro 10. Anlisis cualitativo 36
Cuadro 11. Formato planificacin respuesta a los riesgos 37
Cuadro 12. Riesgos tolerables 43
Cuadro 13. Riesgos moderados 44
Cuadro 14. Riesgos importantes 45
Cuadro 15. Riesgos inaceptables 46
Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP 50
Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos 53
Cuadro 18. Riesgos incorporados los indicadores de seguimiento 57
v
INDICE DE ABREVIACIONES
COSO. Internal Control Integrated Framework. Committee of Sponsoring

Organizations
DAFP. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DGI. Direccin General del INVEMAR
DOFA. Herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la

informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas
GPE. Grupo de Planeacin, Evaluacin y Control
GST. Grupo de Sistemas y Telemticas
GTH. Grupo de Talento Humano y Desarrollo Organizacional
IEEE. Institute of Electrical and Electronics Engineers
INVEMAR. Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras Jos Benito

Vives de Andreis
MAVDT. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
SCI. Subdirector de Coordinacin de Investigacin
SEI-CRM. Mtodo Continuous Risk Management (SEICRM), desarrollado por

el Software Engineering Institute (SEI).
SRA. Subdireccin de Recursos y Apoyo a la Investigacin
PFG. Proyecto Final de Grado
PMBOK. Sigla en ingls de Gua de los fundamentos de la direccin de

proyectos
PMI. Sigla en ingls del Instituto de Administracin de Proyectos (Project

Management Institute).
RBS. Estructura de Desglose del Riesgo
vi
RESUMEN EJECUTIVO
La gestin de riesgos siendo un tema tan importante y necesario dentro de

la administracin de proyectos debido al impacto que puede tener en los
resultados de los mismos, se considera necesario de reforzar dentro del
Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR- quien ya posee
una larga trayectoria dentro de la formulacin, ejecucin y cierre de
proyectos tendientes a ampliar el conocimiento acerca de las costas y
mares de Colombia para la toma de decisiones y el mejoramiento de la
calidad de vida de quienes la habitan.
El desarrollo de los proyectos en el INVEMAR ha mostrado la carencia de

una gestin del riesgo formalizada y aplicada lo que ha minimizado la
posibilidad de generar ahorros, cumplimientos ms estrictos de tiempos,
presupuestos y el uso ms eficiente de los recursos con los que se dispone.
El propsito del desarrollo del presente Proyecto Final de Grado (PFG)

consisti en gestionar los riesgos de mayor incidencia para los proyectos de
investigacin ejecutados en el INVEMAR de acuerdo con los procesos de
administracin del riesgo del PMI, para lograr el desarrollo completo del
PFG se ha estimado que es necesario: elaborar la etapa inicial del PFG
(entregables seminario de graduacin), elaborar plan de gestin de riesgos,
desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de los
proyectos de investigacin del INVEMAR, elaborar con el apoyo del
personal investigativo del INVEMAR, las estrategias de gestin de riesgos
de sus proyectos, realizar las actualizaciones de riesgos de acuerdo con el
desarrollo del PFG, proponer las acciones preventivas y correctivas para la
gestin de los riesgos de los proyectos, plantear recomendaciones para el
seguimiento y control de los riesgos y presentar el PFG final para
aprobacin por parte de los jueces.
Para llevar a cabo las actividades necesarias para el desarrollo del PFG se
parti de la metodologa creada por el PMI y plasmada en la Gua de los
Fundamentos de la Direccin de Proyectos, y que a partir de la notificacin de
la obligatoriedad de aplicar un Modelo Estndar de Control Interno, se deba
utilizar una metodologa expedida por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica. Es as que se realiz una combinacin de ambas
contemplando todas las etapas, entradas, herramientas y salidas de los
procesos que se llevan a cabo para una correcta y adecuada gestin de
riesgos en los proyectos, as mismo las fuentes de informacin empleadas son
bsicamente las de tipo primario. Esta investigacin se cataloga como de tipo
investigacin de campo dado que la informacin base se recolect dentro del
INVEMAR a travs del mtodo de investigacin inductivo-deductivo partiendo
de los resultados de los proyectos y de la experiencia del personal entrevistado
y con estos resultados se concluyeron cuales son los riesgos que ms afectan
el desarrollo de los proyectos de investigacin del INVEMAR y cual deber ser
el tratamiento a darle a los mismos.
vii
Es as que como resultado de este ejercicio de gestin de riesgos de los
proyectos de investigacin se obtuvo una matriz que recoge las impresiones y
experiencia de un grupo de investigadores que se desempean como lderes
de proyectos y otro grupo de personas del rea administrativa que
proporcionaron su visin respecto a este campo en este ejercicio. El ejercicio
se logr construir a travs de la aplicacin combinada de la metodologa
impuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) con
la Gua de Administracin del Riesgo y la metodologa del Project Management
Institute, lo cual permiti recoger fortalezas de cada una de ellas y aplicarlas
exitosamente en este ejercicio en el INVEMAR. Como producto de ello result
una matriz con 25 riesgos, dos de los cuales catalogados como inaceptables en
la categora de organizacin y planeacin y ocho riesgos con la puntuacin de
importantes.
viii
9
1. INTRODUCCIN
El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra

forma, las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando
planes, programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los
riesgos, con el fin de lograr de la manera mas eficiente el cumplimiento de sus
objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se
pueda presentar. Es as como se encuentra que existen diferentes formas de
abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamao de la entidad, los
objetivos que persigue, la cultura administrativa, la complejidad de sus
operaciones y la disponibilidad de recursos, entre otros (Arango, 2004)
El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo

con todo el quehacer, casi se podra afirmar que no hay actividad de la vida, los
negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que
la humanidad desde sus inicios busc maneras de protegerse contra las
contingencias, y desarroll - al igual que la mayora de las especies animales
maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a travs de acciones preventivas
(Estupin, 2005).
La direccin moderna concibi una disciplina denominada Administracin de

riesgos o Gerencia de riesgos que es una funcin de alto nivel dentro de la
organizacin para definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos
(fsicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo mantener la
estabilidad financiera de la empresa, protegiendo los activos e ingresos y, en el
largo plazo, minimizar las prdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos
riesgos.
La Administracin de proyectos que no ha sido ajena a este proceso, ha

incluido la gestin de riesgos como un rea de conocimiento que deber
abordarse para minimizar el impacto de estos dentro del desarrollo de cualquier
9
10
proyecto y con ello permitir el logro de los objetivos, presupuesto y alcance

planteado, siempre en la bsqueda de la satisfaccin del cliente.
El Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR presenta y

ejecuta proyectos de investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales
en el rea marino costera de Colombia, como pieza fundamental para el
cumplimiento de su misin. Este Instituto tiene 12 aos de experiencia
vinculado al Ministerio de Ambiente, pero an no ha incorporado la gestin de
riesgos en el manejo de sus proyectos por lo que se hace evidentemente
necesario incluir esta prctica para optimizar los resultados que se obtienen en
los mismos y el uso de los recursos aplicados a ellos. Actualmente el
INVEMAR cuenta con una gua de gestin de riesgos operativos y
administrativos en general, pero no existe un captulo o enfoque relacionado
directamente con los proyectos. Esta situacin ha facilitado que tanto los
recursos y actividades destinadas a los proyectos en varias oportunidades se
vean afectados en cuanto su utilizacin, destinacin, desarrollo y por ende se
viene presentando la necesidad de constantes reprogramaciones, solicitudes
de autorizaciones a fuentes de financiacin para redistribucin de dineros de
los rubros, aplazamientos en las entregas, entre otros.
Es as que a travs de este proyecto final de grado (PFG) se pretende brindar

una herramienta gerencial para la toma de decisiones, encontrando la forma de
evitar riesgos en el quehacer de los proyectos de investigacin y establecer
directrices que conlleven una correcta gestin del riesgo que pudiera llegar a
afectar a los clientes y por ende al Instituto, posibilitando una mejora contnua
en el proceso de toma de decisiones. Por otro lado se pretende crear
conciencia entre los investigadores sobre la importancia de incluir dentro de
sus prcticas permanentes la gestin de los riesgos implcitos en los proyectos
que ellos mismos desarrollan.
Para el desarrollo del PFG se tendrn en cuenta las experiencias recogidas por
los investigadores de los cinco programas de investigacin en el desarrollo de
10
11
proyectos, y adems se contar con informacin del personal del rea de

apoyo, facilitando la obtencin de un documento que abarque toda la base del
rea misional y su cadena de valor.
Los objetivos planteados para el presente PFG se sintetizan en:
1.1 Objetivo General: Gestionar los riesgos de mayor incidencia para los
proyectos de investigacin ejecutados en el INVEMAR de acuerdo con los
procesos de administracin del riesgo del PMI con el fin de que se constituya
en gua de aplicacin para el manejo de los riesgos de los proyectos del
Instituto.
1.2 Objetivos especficos:

1. Desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de
los proyectos de investigacin del INVEMAR
2. Elaborar con el apoyo del personal investigativo del INVEMAR, las
estrategias de gestin de riesgos de sus proyectos
3. Proponer una metodologa de auditora para el seguimiento a las
estrategias de manejo de riesgos.
4. Plantear recomendaciones para el seguimiento y control de los riesgos
Para alcanzar los objetivos anteriormente expuestos se har uso de la

metodologa planteada por el Project Management Institute (PMI) para la
gestin de riesgos, traducindose en la elaboracin de los entregables: plan de
gestin de riesgos, registro de riesgos, actualizaciones al registro de riesgos,
acuerdos contractuales relacionados con el riesgo, acciones preventivas y
correctivas recomendadas y actualizacin de los activos de los procesos de la
organizacin.
11
12
2. MARCO TERICO
El Proyecto Final de Grado (PFG) que se plantea corresponde a la respuesta

de una necesidad manifiesta en la ejecucin de los proyectos de investigacin
que desarrolla el Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR-,
ubicado en la ciudad costera de Santa Marta, Colombia; cuyos proyectos
histricamente han adolecido de una gestin de riesgos.
El INVEMAR es un instituto cuya misin se resumira en la realizacin de

investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente en los litorales y ecosistemas marinos y ocenicos de inters
nacional. Respecto a este ltimo aspecto es necesario mencionar que el
espectro de su jurisdiccin abarca 980.000 km2 (Vides y Sierra 2003), es decir
aproximadamente el 50% del territorio colombiano por lo que, es en el
INVEMAR donde se concentran las investigaciones y conceptos emitidos
relacionados con los temas marinos y costeros del pas con el fin de brindar
elementos para la toma de decisiones por parte del Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT), as como de las Corporaciones
Autnomas Regionales y otros entes gubernamentales.
Para el completo desarrollo de las actividades que tan amplia responsabilidad

implica, el rea misional del INVEMAR se ha dividido en Programas de
Investigacin, donde cada uno tiene una especialidad as (Acta junta directiva
No. 11/01): Biodiversidad y Ecosistemas Marinos, Calidad Ambiental Marina,
Valoracin y Aprovechamiento de Recursos Marinos, Gestin en zonas
Costeras y Geociencias Marinas. Cada uno de ellos cuenta con equipo de
trabajo constituido por el coordinador de programa, coordinadores de lneas de
investigacin y dems investigadores. A su vez estos programas se
encuentran dirigidos en cabeza del Subdirector de Coordinacin de
Investigacin (SCI). Por otra parte los programas de investigacin disponen
para el desarrollo de sus proyectos con el apoyo de la Subdireccin de
Recursos y Apoyo a la Investigacin, que a su vez est conformado por los
12
13
grupos: Financiera y de Gestin, Talento Humano, Contratos, Sistemas y

Telmtica y por ltimo Planeacin, Evaluacin y Calidad (anexo 4).
La experiencia en el desarrollo de proyectos se remonta a 14 aos, desde 1993

cuando se vincul al MAVDT a travs de la Ley 99 de 1993. Durante este
periodo los temas y metodologas para el desarrollo de los proyectos de
investigacin han ido cambiando y hacindose acordes a la realidad nacional e
internacional, toda vez que las temticas se enfocan en su mayora a la
investigacin aplicada, los proyectos se desarrollan con la interaccin de ms
de un Programa de Investigacin, incursionando con mayor nmero de
proyectos en el Pacfico colombiano y se le ha sumado a esto, las lecciones
aprendidas a lo largo del tiempo.
El INVEMAR para el ptimo desarrollo de su misin a travs de la ejecucin de

proyectos no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas
tendencias en administracin, para lo cual requiere estar en constante
actualizacin y estar abierta al cambio y a la aplicacin de diferentes
instrumentos que le permitan ser cada vez ms eficientes, por lo que se hace
necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar
en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos de sus proyectos
y por ende los institucionales.
Es precisamente dentro de esta realidad que se desarrollar el PFG haciendo

uso de conceptos y bibliografa relacionada con la gestin de riesgos que es el
tema a desarrollar. Es as que para entender el presente trabajo se deben
aclarar los trminos y conceptos asociados de tal manera que facilite su
comprensin y aplicacin.
Desde la perspectiva del control, el modelo COSO interpreta que la eficiencia

del control es la reduccin de los riesgos, es decir: el propsito principal del
control es la eliminacin o reduccin de los riesgos, es lograr que el proceso y
sus controles garanticen, de manera razonable que los riesgos estn
13
14
minimizados o se estn reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la

organizacin van a ser alcanzados (Arango et al, 2004)
La administracin de riesgos es reconocida como una parte integral de las

buenas prcticas gerenciales. Es un proceso iterativo que consta de pasos, los
cuales, cuando son ejecutados en secuencia, posibilitan una mejora continua
en el proceso de toma de decisiones (STANDAR AUSTRALIAN, 1999).
Para Ivorra Valero 2002: La gerencia de riesgos pretende identificar los

factores que impactan a favor o en contra de los objetivos del proyecto, los
tiempos y costos del mismo y los entregables del correspondiente proyecto.
Tambin cuantifica el impacto y la probabilidad de cada uno de ellos,
generando una lnea de base que permitir crear un plan de accin para
responder a esos riesgos cuando se presenten y controlar esa respuesta.
En lo que respecta a definiciones de gerencia o administracin de proyectos, se

partir de la ofrecida por el PMBOK (PMI, 2004): El conjunto de procesos que
se relacionan con la identificacin, anlisis y la respuesta a la incertidumbre.
Esto incluye la maximizacin de los resultados de eventos positivos y la
minimizacin de eventos adversos.
El Estndar Australiano de Administracin de Riesgos por su parte ofrece una

definicin ms amplia pero que a la postre muestra los mismos elementos del
PMBOK (PMI, 2004): Administracin de riesgos es el trmino aplicado a un
mtodo lgico y sistemtico de establecer el contexto, identificar, analizar,
evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad,
funcin o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar
prdidas y maximizar oportunidades. Administracin de riesgos es tanto
identificar oportunidades como evitar o mitigar prdidas
Adicionalmente a estos dos conceptos, la bibliografa ofrece una variedad de

definiciones acerca de esta temtica:
14
15
La Gerencia de Riesgos puede entenderse a grandes rasgos como el proceso

sistemtico de identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos a que se est
expuesto, para maximizar la probabilidad e impacto de los eventos positivos,
minimizando la probabilidad e impacto de los eventos negativos para la
consecucin de los objetivos (Alonso, 2006)
La gerencia de riesgos abarca los procesos asociados con identificar, analizar y

responder a los riesgos del proyecto. Tambin incluye maximizar los
resultados de eventos positivos as como minimizar las consecuencias de
eventos adversos (Bermdez, 2003).
Es el proceso sistemtico de identificar, analizar y responder al riesgo en el

proyecto. Incluye por tanto maximizar la probabilidad y consecuencias de
potenciales sucesos positivos y tambin minimizar la probabilidad e impacto de
potenciales sucesos negativos (DELIMA MARSH, 2005).
La administracin de riesgos se ocupa de efectuar elecciones basadas en la

informacin acerca de dnde realizar las mejores apuestas, dnde reducir las
apuestas y dnde evitarlas o dejar de apostar (Gmez, 2006).
Como se puede apreciar, todos los conceptos asociados a la administracin o

gestin de riesgos hacen nfasis en trminos como son: proceso sistemtico,
maximizacin de eventos positivos y minimizacin o reduccin de eventos
negativos.
Una vez revisados estos conceptos generales se debe aterrizar en el concepto

de riesgo, que a su vez presenta mltiples definiciones, siendo las ms
comunes:
Los eventos de riesgos (riesgos) son situaciones futuras o circunstancias que

existen por fuera del control del gerente de proyecto y su equipo, que tendrn
15
16
un impacto negativo (amenaza) o positivo (oportunidad) en el proyecto si

ocurren (Ivorra, 2002)
El riesgo es una medida de la desviacin de un resultado esperado o deseado

que afecta de manera adversa a los proyectos. Por lo cual, tienden a
sobrepasar su presupuesto inicial o su fecha planificada de culminacin si no
se ejecuta un buen tratamiento de los riesgo implcitos (Amendola, 2005)
El riesgo es una condicin futura o circunstancia por fuera del control del
gerente del proyecto y de su equipo y que puede tener un impacto negativo
(amenaza) o positivo (oportunidad) por lo menos en uno de los objetivos del
proyecto: costos, tiempo, alcance y calidad (PMI, 2004).
El Estndar Australiano de Administracin del Riesgo (STNDAR

AUSTRALIAN, 1999) ofrece el siguiente concepto: La posibilidad de que
suceda algo que tendr un impacto sobre los objetivos. Se lo mide en trminos
de consecuencias y probabilidades.
Para efectos del PFG se har uso del concepto ms amplio ac expuesto,
siendo este el establecido por el Project Management Institute (PMI, 2004).
Para un mejor manejo y gestin de los riesgos estos se han clasificado

teniendo en cuenta diversos aspectos dependiendo de los autores estudiados,
es as que para Gmez 2006:
a. Riesgo del entorno que surge cuando existen fuerzas externas que pueden
afectar el rendimiento de una empresa
b. Riesgo del proceso que surge cuando los procesos del negocio no logran los
objetivos para los que se les dise como sustento del modelo de negocio de la
empresa.
c. Riesgo relacionado con la informacin para la toma de decisiones que surge
cuando la informacin utilizada para apoyar las decisiones del negocio es
16
17
incompleta, desactualizada, inexacta, inoportuna o simplemente irrelevante

para el proceso de toma de decisiones.
Para DELIMA MARSH 2005, los riesgos se pueden clasifican en riesgos

financieros, riesgos estratgicos, riesgos operativos y riesgos puros. Por su
parte Bermdez 2006, los clasifica en riesgos tcnicos, de calidad o
desempeo, riesgos de gerencia de proyectos, riesgos organizacionales y
riesgos externos. Por su parte Ivorra 2002 sugiere una clasificacin acorde con
el origen de los mismos, as:
Externos, impredecibles e incontrolables: naturaleza, levantamiento civil,
problemas polticos
Externos y predecibles e inciertos: mercado, impacto ambiental, impacto
social, inflacin, impuestos
Internos y no tcnicos: Gerencia, retardos en la programacin,
sobrecostos, prdidas financieras
Tcnicos: desempeo o rendimiento, diseo, complejidad del proyecto
Legales: licencias, patentes, contratos demandas.
Para hacerle frente al desafo de gestionar los riesgos ya sea de una empresa
o proyecto, se han establecido diferentes metodologas que permiten el
proceso sistemtico que se mencionaba anteriormente. Respecto este tema el
Cuadro No. 1 muestra los diferentes mtodos de gestin de riesgos
ampliamente conocidos y fcilmente accesibles por sus nombres o por las
organizaciones que los avalan Euromethod, Safe, SEI-CRM, RiskIT y los
mtodos para la gestin de riesgos del IEEE y del PMI. Es importante tener
presente que cada mtodo establece categoras para las funciones del riesgo
en diferentes fases (Estvez, 2002)
17
18
Cuadro No. 1. Mtodos de Gestin de Riesgos
Adicionalmente a ello, en la bibliografa consultada (ver bibliografa) se

encontraron bsicamente 3 enfoques ampliamente descritos que a la larga
manifiestan en el fondo los mismos pasos estipulados por el PMI (2004), estos
son:
1. Estndar Australiano de Administracin de Riesgos (STANDAR

AUSTRALIAN, 1999)
a) Establecer el contexto
b) Identificar riesgos
c) Analizar riesgos
d) Evaluar riesgos
e) Tratar riesgos
f) Monitorear y revisar
g) Comunicar y consultar
2. Amndola et al, 2005 por su parte estiman que estos pasos son:
a) Identificacin
b) Cuantificacin y priorizacin
c) Almacenamiento y planificacin de la respuesta al riesgo.
d) Monitoreo y Control
18
19
3. PMI (2004):
a) Planificacin de la Gestin de riesgos

b) Identificacin de Riesgos
c) Anlisis cualitativo
d) Anlisis cuantitativo
e) Planificacin de la respuesta a los riesgos
f) Seguimiento y control de riesgos
Teniendo en cuenta que el PFG se desarrollar tomando como marco la

propuesta del PMI (2004), a continuacin se amplan cada unos de los
conceptos que hacen parte de los procesos para la gestin del riesgo.
El proceso de planeacin del riesgo est enfocado a definir como sern

abordados y planeadas las actividades de riesgos para un proyecto. El
producto de este ser el plan de manejo de riesgos que resume cmo la
administracin de riesgo ser ejecutada para un proyecto.
La identificacin de riesgos consistir en identificar todos los posibles riesgos

que pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas. Es
importante mencionar que este proceso se llevar a cabo peridicamente.
Para llevar a cabo este proceso se hace uso de tcnicas ampliamente
conocidas como son la tormenta de ideas, el mtodo Delphi, las entrevistas, el
anlisis causa efecto, y el anlisis DOFA (debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas).
El proceso de gestin de riesgos contempla el valorar los riesgos de manera

sistemtica y estructurada en los riesgos identificados. Este proceso se ha
dividido en evaluacin cualitativa y evaluacin cuantitativa, la primera que se
caracteriza por subjetividad, involucra evaluar la probabilidad y el impacto de la
identificacin de riesgos, para determinar su magnitud y prioridad y sus efectos
sobre los objetivos del proyecto. Se utilizar en este campo la matriz de
19
20
probabilidad e impacto para calcular los factores de riesgos, la categorizacin

de riesgos y la evaluacin de la urgencia de riesgos.
La evaluacin cuantitativa mide la probabilidad y consecuencias de los riesgos

y estima sus implicaciones para los objetivos del proyecto. Se caracteriza por
ser una evaluacin objetiva. Las principales herramientas utilizadas son:
entrevistas, anlisis de sensibilidad, distribucin de probabilidad, rboles de
decisin y simulaciones.
El proceso de planificacin de respuesta de los riesgos consiste en el

desarrollo de respuestas adecuadas para enfrentar los riesgos, reduciendo las
amenazas y aumentado las oportunidades en aras del logro de los objetivos del
proyecto. Dentro de las medidas ms comnmente utilizadas estn: La
transferencia del riesgo, la mitigacin, la aceptacin y evitar o esquivar los
riesgos. La escogencia de una u otra depender de la naturaleza del riesgo, de
las polticas de la empresa y debern establecerse planes de contingencia que
describa como se reducirn los efectos del riesgo en caso de que se haga
realidad.
Por ltimo se tiene el proceso de seguimiento y control de riesgos enfocado a

monitorear los riesgos durante el desempeo del proyecto. Se busca asegurar
la ejecucin del plan de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad en la
reduccin de riesgos. El propsito de esta etapa es determinar si las
respuestas a los riesgos se han realizado, si estas han sido efectivas o si se
deben desarrollar nuevas respuestas.
Con este cmulo de procesos, conceptos y herramientas se pretende conseguir

un primer acercamiento a la gestin de riesgos de los proyectos de
investigacin del INVEMAR, para que se convierta en un incentivo de continuar
con esta iniciativa y hacerla tangible antes, durante y despus de la ejecucin
de los proyectos llevados a cabo.
20
21
3. MARCO METODOLOGCO
El PFG La Gestin de riesgos para proyectos de investigacin en el Instituto

de Investigaciones Marinas y Costeras -INVEMAR-, Santa Marta, Colombia se
desarrollar utilizando el estndar creado por el PMI (2004) y plasmada en la
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, contemplando todas
las etapas, entradas, herramientas y salidas de los procesos que se llevan a
cabo para una correcta y adecuada gestin de riesgos en los proyectos.
Las fuentes de informacin que se emplearn para recabar los datos e

informacin pertinente al PFG sern bsicamente las de tipo primario teniendo
en cuenta que ser a travs de entrevistas y cuestionarios aplicados a los
responsables por la ejecucin, manejo y administracin de los proyectos de
investigacin del INVEMAR, siendo estos: 10 jefes de proyecto quienes de
encargan bsicamente del manejo tcnico de los mismos y de su
administracin; el Subdirector de Coordinacin de Investigacin, que posee una
visin global del comportamiento y manejo de los proyectos toda vez que en
cabeza de esta persona recae la coordinacin general del rea misional del
Instituto. Por ltimo se contar con la participacin de la coordinadora de
contabilidad y la coordinadora de presupuesto como personal de apoyo en el
desarrollo de los proyectos quienes conocen los riesgos y el comportamiento
de los proyectos en el aspecto financiero, lo que complementara las dos
facetas de estos, es decir la parte tcnica y la financiera.
No obstante lo anterior es importante mencionar que se har uso de

documentos que complementarn la informacin recogida de las fuentes
primarias para la gestin de riesgos, pero que no constituirn su esencia.
Estos documentos sern los informes de gestin del INVEMAR, los indicadores
de gestin y el mapa de riesgos operativos y administrativos del INVEMAR
bsicamente. En el transcurso de la investigacin podrn utilizarse otros
documentos asociados, los cuales sern mencionados a lo largo del PFG
21
22
Esta investigacin se cataloga como de tipo investigacin de campo dado que

la informacin base se recolectar dentro del INVEMAR lugar en donde son
desarrollados los proyectos y a travs de los investigadores y personal de
apoyo dado que no existen datos documentados sobre el tema de riesgos en
los proyectos realizados en el Instituto.
El mtodo de investigacin que se utilizar para el desarrollo del PFG es el

inductivo-deductivo (Jurado, 2002) es decir se partir de los resultados de los
proyectos y de la experiencia del personal que se entrevistar, tomando como
base los proyectos llevados a cabo durante los ltimos dos aos, incluyendo
los que actualmente se encuentran en ejecucin. A partir de esta muestra se
concluirn cuales son los riesgos que ms afectan el desarrollo de los
proyectos de investigacin del INVEMAR, como debern ser tratados para
minimizar o eliminar su impacto y retomando las recomendaciones producto de
este PFG para ser aplicado como base para proyectos futuros.
Para la aplicacin de esta metodologa se utilizarn las reuniones con cada jefe
de proyecto por separado as como con el subdirector y personal del rea de
apoyo individualmente en aras de crear un ambiente sin presiones de grupo y
en donde se puedan expresar sus opiniones sin ser influenciados por los
dems. Este personal participar tanto en la identificacin como en la
planeacin de la respuesta a los riesgos. Para el proceso de planificacin de la
gestin de riesgos se contar con la experiencia y aval del subdirector de
coordinacin de investigacin.
A continuacin se relacionan las actividades de aplicacin de la metodologa de

gestin de riesgos basado en el PMI (2004) que se llevarn a cabo para el
desarrollo del PFG:
22
23
3.1 Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR:
Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

a. Revisin de la propuesta del PFG
a. Factores ambientales por el Subdirector de coordinacin de a. Plan de gestin de
del INVEMAR investigacin riesgos
b. Activos de los procesos b. Aprobacin de la propuesta por el
del INVEMAR subdirector *Metodologa
c. Plan de gestin de los c. Reuniones con Subdirector de *Roles y
proyectos Coordinacin de investigacin responsabilidades
d. Revisin de documentacin del *Preparacin del
INVEMAR respecto al tema presupuesto
e. Revisin de herramientas para la
*Periodicidad
administracin del plan de riesgos
f. Revisin de otros documentos:
Informe actividades, mapa de riesgos, *Categora de riesgo
etc)
Aplicacin de las tcnicas y herramientas:

Se llevar al subdirector de coordinacin de investigacin (SCI) la propuesta
del trabajo que se va a desarrollar para el cumplimiento de los objetivos del
PFG, ya que esta persona es jerrquicamente quien lidera el rea misional
donde se ejecutan los proyectos y tiene un conocimiento global sobre los
resultados alcanzados por estos, as como de sus dificultades y logros. En
esta reunin quedar claramente definidas las fechas de reunin con el
personal a su cargo (jefes de proyectos). Luego de la revisin y posibles
ajustes a la propuesta esta ser aprobada por el SCI.
Dentro del proceso de planificacin de la gestin de riesgos se llevarn a cabo

2 reuniones ms con el SCI para establecer las acciones concretas de
planificacin y disponer del plan de gestin de riesgos construido
conjuntamente y basado en la revisin de la documentacin que tiene el
INVEMAR respecto al tema de riesgos, la revisin de las herramientas para la
administracin del plan de riesgos y la revisin de otros documentos como
informes de actividades, mapa de riesgos e informes.
23
24
El procesamiento y anlisis de la informacin generada se har mediante la

discusin de la documentacin referida, apoyada en la experiencia del SCI y en
la de quien elabora el PFG.
3.2 Identificacin de riesgos

a. Factores ambientales
a. Revisin de documentacin a. Registro de riesgos
del INVEMAR
b. Activos de los procesos b. Recopilacin de informacin a travs *Lista de riesgos
del INVEMAR de entrevistas individuales identificados
c. Plan de gestin de los *Lista de posibles
c. Anlisis mediante lista de control
proyectos respuestas
*Causas de los riesgos
*Categoras de riesgos
actualizadas

Esta etapa de la gestin de riesgos contempla la revisin de la documentacin
relacionada con el INVEMAR en el aspecto de riesgos o lo que podra afectar el
anlisis de los mismos. Luego de contar con el plan de gestin de riesgos del
paso anterior se dispondra de un espacio para entrevistas individuales con 10
jefes de proyecto, la coordinadora de contabilidad y la coordinadora de
presupuesto. Se espera que en solo una reunin con cada uno se obtenga la
informacin requerida, es decir se harn 12 reuniones. Las entrevistas se
harn a los jefes de proyecto porque estos son los que conocen en detalle
cuales factores son los que han incidido de una u otra forma en los proyectos
llevados a cabo. Las entrevistas con el personal financiero se harn teniendo
en cuenta que estas personas son las que mejor conocen el desempeo
financiero de los proyectos y saben que ha impedido el logro de los
presupuestos y podrn plantear posibles soluciones. Todas estas actividades
se apoyarn en el anlisis de los riesgos mediante lista de control basada en
informacin histrica y los conocimientos dados por el SCI y por quien
desarrolla el PFG.
24
25
3.3 Anlisis cualitativo de los riesgos:

a. Activos de los procesos a. Evaluacin de la calidad de los datos a. Actualizacin del registro
del INVEMAR sobre riesgos de riesgos
b. Enunciado del alcance *Lista de prioridades de

b. Evaluacin de probabilidad e impacto
de los proyectos los riesgos identificados
*Riesgos agrupados por
c. Registro de riesgos c. Matriz de probabilidad e impacto
categoras
*Lista de riesgos que
d. Plan de gestin de d. Reunin y anlisis para
requieren respuesta a corto
riesgos categorizacin de riesgos
plazo
e. Mapa de riesgos
*Lista de riesgos que
operativos y
e. Evaluacin de la urgencia del riesgo requieren anlisis y
administrativos del
respuesta adicional
INVEMAR
*Lista de supervisin de
riesgos de baja prioridad
*Tendencias en los
resultados del anlisis
cualitativo de riesgos

Una vez aplicadas las entrevistas se har una evaluacin de la calidad de los
datos sobre riesgos que fueron obtenidas a travs de las 12 entrevistas. Una
vez depurada la informacin se proceder a hacer un consolidado de la misma
y se sacarn las conclusiones de este ejercicio.
Durante las entrevistas se incluir la entrega de un formulario para levantar los

posibles riesgos que los entrevistados consideran afectan el desarrollo de los
proyectos, donde se dejar constancia de la probabilidad de ocurrencia del
riesgo y el impacto que este genera sobre los objetivos de acuerdo con lo que
ellos han trabajado a lo largo de sus aos de experiencia en el tema de
proyectos de investigacin marino costera. Los resultados de este ejercicio se
consolidarn en una matriz de probabilidad e impacto. Una vez concluido este
ejercicio se realizar una sola reunin con las 13 personas que han participado
en el proceso con el fin de que en un ejercicio de discusin y lluvia de ideas,
mancomunadamente se categoricen los riesgos obtenidos. As mismo durante
esta reunin tipo taller se realizar la evaluacin de la urgencia del riesgo, es
decir aquellos que necesitan una respuesta inmediata, obtenindose finalmente
25
26
un listado organizado por prioridad de respuesta (corto plazo, riesgos que

necesitan anlisis adicional, riesgos de baja prioridad).
3.4. Planeamiento de la respuesta a los riesgos:

a. Plan de gestin de a. Recomendaciones para los riesgos a. Actualizacin del registro
riesgos negativos o amenazas de riesgos
b. actualizacin del plan de
b. Registros de riesgos b. Estrategia comn ante amenazas
gestin de proyectos
c.Estrategias de respuesta para
contingencias

Teniendo en cuenta el tiempo que se deber invertir por parte de las personas
directamente involucradas en el proceso de anlisis cualitativo de riesgos, se
har necesario convocar a una nueva reunin con estas personas para
elaborar las estrategias con ms posibilidades de xito que se debern aplicar
a cada riesgo y quedarn planteadas las acciones especficas para
implementar cada una de las estrategias.
3.5 Seguimiento y control de riesgos:

a. Plan de gestin de a. Actualizacin del registro
a. Reevaluacin de los riesgos
riesgos final de riesgos
*Resultados reales de los
b. Registro de riesgos b. Auditoras de los riesgos
riesgos del proyecto
c. Solicitud de cambios
c. Reuniones sobre el estado de la
aprobados (cuando los *Cambios solicitados
situacin con base en auditoras
hay)
*Acciones correctivas
recomendadas
*Acciones preventivas
recomendadas
*Activos de los procesos
del INVEMAR
*Cierre de la gestin y/o
plan de riesgo
26
27

Debido a que el lapso de tiempo en el cual se desarrollar el PFG es reducido y
que para llevar a cabo el proceso de seguimiento y control de riesgos debe
haber transcurrido un periodo en donde se hayan puesto a prueba las
estrategias escogidas para el tratamiento de los mismos, se tomar esta fase
de la gestin de riesgos dentro del desarrollo del PFG para elaborar formatos y
recomendaciones que permitan facilitar la labor de la reevaluacin de riesgos
por parte de los interesados. As mismo se recomendar una metodologa a
seguir para la realizacin de las auditoras de riesgos y la manera como se
debern abordar los resultados de estas y de la reevaluacin de los riesgos
que conlleve a un proceso de mejora continua del desarrollo y resultados de los
proyectos de investigacin llevados a cabo por el INVEMAR.
27
28
4. DESARROLLO Y RESULTADOS
4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin

del riesgo
4.1.1. Factores Ambientales del INVEMAR
Durante el ao 2005 el Instituto desarroll sistemticamente un proceso

para elaborar el Mapa de Riesgos administrativos y operativos que
eventualmente podran afectar el desarrollo de los objetivos institucionales
y las actividades de investigacin. Es as como de parte de las directivas se
mostr el inters por elaborar una directriz para el manejo de riesgos, la
cual fue firmada y puesta en prctica a partir del 12 de mayo de 2005. Esta
directriz (anexo 5) establece lineamientos claros sobre el manejo que se les
dar a los riesgos identificados, analizados y evaluados, a travs de
seguimientos anuales.
Es importante sealar que todo el personal vinculado al Instituto particip a

travs de talleres en la discusin y levantamiento de los riesgos, su
descripcin y su calificacin. As mismo han participado en dos
seguimientos al Mapa de riesgos, correspondientes a los aos 2006 y 2007.
Teniendo en cuenta lo anterior es claro que el personal que labora en el

Instituto no desconoce esta herramienta de gestin de riesgos, facilitando la
implementacin de lo correspondiente a los proyectos que aqu se llevan a
cabo. As mismo el evidente compromiso de la alta direccin en darle un
manejo adecuado a los riesgos es un factor positivo que viabiliza el ejercicio
que se llevar a cabo con el PFG.
Por otro lado es necesario mencionar que el personal del rea de

investigacin que participar en la gestin de riesgos para los proyectos, al
28
29
tener una carga laboral importante, cuentan con tiempo limitado para
realizar la identificacin y anlisis de los riesgos.
4.1.2. Activos de los procesos del INVEMAR
El Estado Colombiano ha impulsado a travs del Departamento

Administrativo de la Funcin Pblica, que las entidades cuenten como
elemento dentro de su gestin con un manejo adecuado de los riesgos a
que se ven sometidas las actividades y funciones, para lo cual a travs de
guas e instructivos insta a las entidades a hacer el ejercicio juicioso de
administracin del riesgo como una sana prctica gerencial a travs de una
metodologa probada la cual se basa en lineamientos internacionales y las
experiencias con miras al fortalecimiento del autocontrol y la
autoevaluacin.
El INVEMAR adems de la anterior metodologa se ayud con

benchmarking de la Contralora General de la Repblica y del Estndar
Australiano de Administracin de Riesgos.
Como producto de este ejercicio se levant la gua de manejo de riesgos

administrativos y operativos en el que se obtuvieron 30 riesgos catalogados
en 9 factores (anexo 6). Es importante mencionar que se llevaron a cabo
las actividades de: Establecimiento de contexto, identificacin de riesgos,
anlisis de riesgos, evaluacin de riesgos y manejo de riesgos. Se
manejaron las variables frecuencia e impacto con valores que definen
diferentes niveles para la calificacin de estas variables as:
29
30
Cuadro 2: Valores de Frecuencia INVEMAR
NIVEL DESCRIPCIN DESCRIPCIN DETALLADA

A Casi siempre ocurre Se espera que ocurra en la mayora de las
circunstancias
B Es muy probable Probablemente ocurre en la mayora de las
circunstancias
C Es medianamente Ocurre con cierta frecuencia
probable
D Es raro que ocurra Ocurre excepcionalmente
Cuadro 3: Valores de impacto INVEMAR
NIVEL DESCRIPCIN DESCRIPCIN DETALLADA

1 Insignificante No hay consecuencias graves para el cumplimiento de
los compromisos y objetivos institucionales
2 Menor Hay consecuencias que dificultan el cumplimiento de los
compromisos y objetivos institucionales
3 Moderado Hay consecuencias graves que dificultan el cumplimiento
de los compromisos y objetivos institucionales
4 Desastroso Hay consecuencias graves que impiden el cumplimiento
de los compromisos y objetivos institucionales
Respecto al anlisis y evaluacin de riesgo se utiliz la siguiente matriz de

priorizacin, la cual permiti determinar cules riesgos requieren tratamiento
inmediato (Los que se ubiquen en la zona de Riesgo Alto).
Cuadro 4: Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR
IMPACTO
1 2 3 4
FRECUENCIA
A MEDIO ALTO ALTO ALTO

B BAJO MEDIO ALTO ALTO
C BALO BAJO MEDIO ALTO
D BAJO BAJO BAJO MEDIO
A travs de estas herramientas se estableci el mapa de riesgos en donde

qued consignado el responsable por cada riesgo, as como la fecha
establecida para cumplir con la accin de control, facilitando de esta manera
el seguimiento a estas y garantizar su cumplimiento. Es as que el personal
del INVEMAR no es ajeno a este ejercicio sobre todo teniendo en cuenta la
participacin y compromiso del personal directivo del mismo.
30
31
4.1.3. Plan de gestin del proyecto
Cada proyecto desarrollado en el INVEMAR cuenta desde el momento de

su inicio con unas herramientas de planeacin denominadas Plan de Accin
y Plan Operativo o presupuesto a travs de los cuales se sustentan las
actividades a desarrollar y permiten facilitar el cumplimiento de los objetivos
establecidos y aprobados por la fuente que financia el proyecto. Para el
caso que nos ocupa no existe para cada proyecto un ejercicio para la
gestin de los riesgos, que pueda servirnos de base para el presente PFG,
en este punto por tanto partiremos de ceros.
4.1.a. Plan de gestin de riesgos
Como producto de las reuniones con el subdirector de coordinacin de

investigacin se obtuvo el plan de gestin de riesgos en donde se puede
observar cmo la administracin del riesgo ser ejecutada en el ejercicio de
a realizarse en el INVEMAR como se describe a continuacin:
1. Metodologa: Con el fin de realizar la gestin de riesgos se

establecieron las herramientas y fuentes de informacin que servirn
como base para este ejercicio, se consider la bibliografa disponible
sobre el tema y la experiencia lograda a travs del levantamiento del
mapa de riesgos administrativo y operativo del INVEMAR. Teniendo
en cuenta que las metodologas para la gestin del riesgo
consultadas difieren muy poco unas de otras, conservando unas
bases comunes, se estableci que el mtodo a utilizar para llevar a
cabo la gestin de riesgos para los proyectos consistira en
levantamiento de la informacin a travs de reuniones con los jefes
de proyecto y su consolidacin por parte de la coordinadora de
planeacin, evaluacin y control (GPE).
31
32
Respecto a las herramientas y fuentes de informacin, se utilizarn

las entrevistas y los resultados de los seguimientos al mapa de
riesgos administrativo y operativo, as como de la correspondencia
recibida por parte de las fuentes de financiacin respecto a no
conformidades observadas por ellos durante y despus del desarrollo
de los proyectos.
2. Roles y Responsabilidades: Teniendo en cuenta que la iniciativa de

realizar este proyecto parte de la coordinadora GPE, ser ella quien
lidere el proceso a travs de la realizacin de un taller
multiprogramtico que rena al rea investigativa y administrativa
para levantar el mapa de riesgos de los proyectos de investigacin
del INVEMAR.
Cada jefe de proyecto o programa ser el responsable por

implementar las estrategias que se decidan como pertinentes para el
manejo de cada riesgo, con la asesora de la coordinadora GPE y el
profesional de Calidad y con el aval del coordinador SCI. El GPE se
responsabiliza segn sus funciones de hacerle el seguimiento
peridico al mapa de riesgos y de realizar sus actualizaciones las
veces que sea considerado necesario.
3. Preparacin del presupuesto: Se contar para la realizacin de las

medidas que se adopten para la gestin del riesgo con el
presupuesto asignado a los proyectos de Inversin que son los
utilizados para apalancar los recursos de los proyectos dependientes
de fuentes financiadoras diferentes a la Nacin que son los que
sustentan los proyectos de Inversin. Dado el caso que sea
necesario aplicar altos costos para la toma de medidas tendientes a
minimizar el impacto de los riesgos, se elaborar una solicitud
debidamente justificada para que sea revisada y estudiada por el
32
33
Comit Directivo, quien decidir la fuente a la cual se le cargarn

dichos costos.
4. Periodicidad. La gestin de riesgos de los proyectos que se realicen

en el INVEMAR se har cada dos aos tomando como punto de
partida el primer ejercicio de levantamiento del mapa de riesgos de
proyectos producto de este PFG. Estas revisiones y actualizaciones
del mapa de riesgos se harn teniendo en cuenta el anlisis de los
resultados obtenidos en la aplicacin de cada una de las medidas
adoptadas para gestionar los riesgos. A partir de la aplicacin del
mapa de riesgos, se utilizarn las medidas desde la fase de inicio de
cada proyecto que se deba ejecutar.
5. Categoras del riesgo: Luego de revisar la informacin con que se

dispone se propone categorizar los riesgos a travs de una
Estructura de Desglose del Riesgo (RBS) basada en los aspectos
que segn la experiencia, podran afectar los resultados de los
proyectos de investigacin, esta estructura jerrquica describe las
fuentes de los riesgos que afrontan los proyectos.
Cuadro 5: Estructura de Desglose del Riesgo (RBS)

PROYECTOS DESARROLLADOS EN EL INVEMAR
ORGANIZACIONAL Y RECURSOS RECURSOS FSICOS Y PROCESOS Y DIRECCIN DE
EXTERNO TECNICOS
PLANEACIN HUMANOS FINANCIEROS SISTEMAS PROYECTOS LEGALES
Conocimiento,
Subcontratistas y Instrumentos y
Autocontrol experiencia y Informacin Estimacin Requisitos Licencias
proveedores equipos
destrezas
Direccionamiento Disponibilidad de
Regulatorio Apoyo logstico Metodologas Planificacin Complejidad Patentes
estratgico personal
Estructura funcional y
Cliente Comportamiento Recursos financieros Tecnologa Fiabilidad Contratos
organizacional
Condiciones Condiciones puesto
Clima laboral Diseo Permisos
climticas de trabajo
6. Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos: Con el fin de

llevar a cabo el anlisis cualitativo de riesgos se definen los
diferentes niveles de probabilidad e impacto con las cuales se
evaluarn los riesgos encontrados por el personal participante en el
taller. Se escoge la expresin en trminos numricos que asigna
33
34
valores a la probabilidad e impacto. Se colocar junto a cada

expresin numrica las descripciones del mismo para dar mayor
claridad y evitar subjetividad al momento de evaluar cada riesgo.
Cuando hablamos de probabilidad nos referimos por definicin a una

medida que estima la posibilidad de que un incidente o evento en
particular ocurra y se expresar en un porcentaje entre 0 y 0,9 (0,1;
0,3; 0,5; 0,7; 0,9). Impacto se refiere a cambios que podran ocurrir
en los resultados de uno o ms objetivos si el riesgo se materializa.
El impacto se trabajar con valores lineales entre 0,1 y 0,9 (0,1; 0,3;
0,5; 0,7; 0,9) relacionndola con una escala ordinal entre muy bajo y
muy alto.
Cuadro 6: Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos

Valor Descripcin
0,1 Muy improbable
0,3 Improbable
0,5 Probable
0,7 Altamente probable
0,9 Casi cierto
Respecto al impacto este se define como los cambios que podran

suceder en los resultados de uno o ms objetivos si el riesgo se
materializa. El impacto del riesgo se medir en una escala cardinal
no lineal comprendida entre 0,1 y 0,9, as:
34
35
Cuadro 7: Escalas de impacto del riesgo sobre los principales

objetivos del proyecto
Objetivos del
Muy Leve/0,1 Leve/0,3 Moderado/0,5 Crtico/0,7 Muy Crtico/0,9
proyecto
Insignificante Incremento Incremento del
Incremento del Incremento del
Costos incremento del del costo entre costo entre el 10-
costo < 5% costo >20%
costo el 5-10% 20%
Insignificante Retrasos del 5- Retrasos del 10- Retrasos del
Retrasos en el
Cronograma variacin del 10% del 20% en el programa
programa < 5%
cronograma programa programa superior al 20%
Reduccin del
reas
Reduccin del reas menores alcance El producto final
principales del
Alcance alcance apenas del alcance son inaceptable para del proyecto es
alcance
perceptible afectadas la fuente inservible
afectadas
financiadora
La reduccin
Reduccin de la
Degradacin de Slo aplicaciones de la calidad El producto final
calidad
Calidad la calidad apenas muy especficas demanda la del proyecto es
inaceptable para
perceptible son afectadas aprobacin del inservible
el cliente
cliente
7. Matriz de probabilidad e impacto: Ser la herramienta a travs de la

cual se ubicarn los riesgos interceptando la probabilidad y el
impacto, as dependiendo del valor obtenido se tendrn categoras
que permitirn priorizar la aplicacin de medidas para el tratamiento
de los riesgos. Se clasificarn en cinco zonas de riesgos: Zona de
riesgo aceptable, zona de riesgo tolerable, zona de riesgo,
moderado, zona de riesgo importante y zona de riesgo inaceptable.
Cuadro 8: Matriz de probabilidad e impacto

Impacto
Probabilidad 0,1 0,3 0,5 0,7 0,9
0,9 0,09 0,27 0,45 0,63 0,81
0,7 0,07 0,21 0,35 0,49 0,63
0,5 0,05 0,15 0,25 0,35 0,45
0,3 0,03 0,09 0,15 0,21 0,27
0,1 0,01 0,03 0,05 0,07 0,09
35
36
Zona de riesgo aceptable

Zona de riesgo torerable
Zona de riesgo moderado
Zona de riesgo importante
Zona de riesgo inaceptable
8. Formatos de informe: Se reportarn ac los formatos de

identificacin de riesgos, anlisis cualitativo, y de planificacin de la
respuesta a los riesgos.
a. Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos:

Causas (factores internos,
Mtodo de control
Objetivo proyecto externos y agente Riesgo Descripcin Efectos (consecuencias)
existente
generador)
b. Cuadro 10. Anlisis cualitativo:

Impacto
Probabilidad 0,1 0,3 0,5 0,7 0,9
45. ZONA DE
63. ZONA DE 81. ZONA DE
RIESGO
9. ZONA DE RIESGO RIESGO
27. ZONA DE IMPORTANTE
RIESGO INACEPTABLE INACEPTABLE.
RIESGO Reducir el
TOLERABLE. Reducir el riesgo Reducir el riesgo
MODERADO. riesgo
Asumir el riesgo Evitar el riesgo Evitar el riesgo
Evitar el riesgo Evitar el riesgo
Reducir el riesgo Compartir o Compartir o
Compartir o
transferir transferir
transferir
0,9
35. ZONA DE
RIESGO
21. ZONA DE IMPORTANTE
RIESGO IMPORTANTE INACEPTABLE
RIESGO Reducir el
TOLERABLE. Reducir el riesgo Reducir el riesgo
MODERADO. riesgo
Evitar el riesgo Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0,7
15. ZONA DE
RIESGO
5. ZONA DE 25. ZONA DE RIESGO RIESGO
TOLERABLE.
RIESGO RIESGO IMPORTANTE. IMPORTANTE
Reducir el riesgo
ACEPTABLE. MODERADO Reducir el riesgo Reducir el riesgo
Compartir o
Asumir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o Compartir o
transferir el
0,5 riesgo
15. ZONA DE
RIESGO
3. ZONA DE TOLERABLE
RIESGO MODERADO MODERADO
RIESGO Reducir el
TOLERABLE Reducir el riesgo Reducir el riesgo
ACEPTABLE. riesgo
Asumir el riesgo Compartir o
transferir el
0,3 riesgo
7. ZONA DE
9. ZONA DE
5. ZONA DE RIESGO
1. ZONA DE 3. ZONA DE RIESGO
RIESGO TOLERABLE.
RIESGO RIESGO TOLERABLE.
ACEPTABLE. Reducir el riesgo
ACEPTABLE. ACEPTABLE. Reducir el riesgo
Asumir el Compartir o
Asumir el riesgo Asumir el riesgo Compartir o
riesgo transferir el riesgo
transferir el riesgo
0,1
36
37
c. Cuadro 11. Formato de planificacin respuesta a los riesgos
Evaluacin Controles Valoracin del Opciones de Estretegias y

Riesgo Impacto Probabilidad Responsables Cronograma Indicador
del riesgo existentes riesgo manejo Acciones
37
38
4.2. Riesgos identificados (amenazas) para el ptimo desarrollo

de los proyectos de investigacin del INVEMAR
La ejecucin de este ejercicio consisti en la invitacin a dos talleres con la

participacin de personal del rea misional y de apoyo. Es as como se logr la
asistencia de 15 trabajadores, ms de los inicialmente planteados. Estas
personas participaron activamente mediante sus aportes para la identificacin y
posterior anlisis.
El primer taller consisti en la identificacin de los riesgos partiendo de la

metodologa planteada por el PMBOK y reforzada con la metodologa de
manejo de riesgos expedido por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica (DAFP) cuyo principal aporte es la revisin de los controles existentes
para el manejo de cada riesgo al momento de hacer la identificacin, los cuales
dependiendo de su existencia y eficacia, influir en la calificacin final y
definitiva del riesgo, es decir la calificacin final del mismo. As mismo se
adicionan indicadores como medio de verificacin de las estrategias. La
explicacin detallada de las diferencias entre una y otra metodologa se
encuentra en el captulo de seguimiento y control de riesgos.
A continuacin se presenta el resultado obtenido en el primer taller, partiendo

de tres grupos de trabajo. Se agruparon los riesgos por objetivo de proyecto
para facilitar su revisin y posterior anlisis cualitativo as:
38
39
EFECTOS
OBJETIVO CAUSAS (Factores internos,
RIESGO DESCRIPCIN (Consecuencias/impacto por la CONTROLES EXISTENTES
PROYECTO externos )
ocurrencia del riesgo)
Falta de planeacin para la ejecucin de Mala imagen del INVEMAR ante las fuente
proyectos de financiacin
COSTOS Devolucin de recursos a la fuente
* Consultas por intranet del
Falta seguimiento a la ejecucin presupuesto
Mala imagen del INVEMAR ante las fuente * Informes peridicos
Retrasos en la ejecucin * Reuniones bimestrales con
de financiacin
Incumplimiento plazos entrega responsables de proyecto
TIEMPO
Comunicacin deficiente ordenador de informes financieros
gasto/investigadores
Solicitudes de anticipos que

No se adquiere todo lo planeado en el
sobrepasan en ms del 60% las
tiempo establecido
necesidades reales de efectivo para
Desconocimiento de la realidad de los Subutilizacin de los recursos
los gastos de la salida de campo.
COSTOS gastos que se necesitan para ejecutar una monetarios disponibles en un lapso No existe
Mientras no se legaliza un anticipo no
actividad de tiempo dentro del proyecto
se dispone del dinero que no se
ejecutar para liberarlo al cubrimiento Reprocesos/sobrecarga personal contable
de otra necesidad
No existe control de los procesos de

Demora en el proceso de contratacin y contratacin. El cliente (investigador)
CALIDAD algunos trmites no estn contemplados Sacrificar calidad Prdida de imagen institucional no puede saber que pas con un
en el procedimiento requerimiento ( Cundo se hizo, si se
hizo o n)
Personal algunas veces sin suficiente

Seguimiento plan de accin
conocimiento y experiencia
Prdida de imagen
Baja produccin Plan de mantenimiento preventivo y
CALIDAD Instrumentos y equipos defectuosos Prdida de financiador
Baja calidad correctivo
Aprietos legales y econmicos
Falta de informacin adecuada No existe
Deficiente planificacin Plan operativo del proyecto
39
40
EFECTOS
PROYECTO externos )
Falta motivacin (incentivos no
necesariamente monetarios)
No cumplir tareas, planes a cabalidad
Prdida de capital humano (fuga de
ALCANCE Y CALIDAD Problemas en relaciones interpersonales y con la calidad requerida No existe
cerebros)
Incumplir con compromisos
Inadecuadas condiciones de trabajo
(goteras en oficina)
Inconvenientes y fallas en logstica Seguimientos a planes de accin

ALCANCE y TIEMPO Incumplir con compromisos y tiempos Prdida de imagen institucional
(ejemplo: equipos o barco) individual y de proyectos
No existe control de los procesos de

Demanda no controlada de conceptos contratacin. El cliente (investigador)
ALCANCE SINA que exige tiempos y esfuerzo de Prdida de competitividad Prdida de imagen institucional no puede saber que pas con un
investigadores (requerimientos externos) requerimiento ( Cundo se hizo, si se
hizo o n)
Escasez de recursos financieros que

Prdida de capital humano (fuga de
ALCANCE conllevan a escasez de recursos humanos No avanzar en los temas de inters Planes de accin y estratgicos
cerebros)
y de infraestructura
Compromisos extracontractuales No cumplir lo planeado Prdida de financiadores

ALCANCE Prdida de imagen No existe
Aprietos legales
Decisiones polticas o financieras Superar lo planeado
Rubro imprevistos
Que sobre o falte dinero para cumplir
COSTOS Variacin en las tasas de cambio Prdida de imagen institucional Rubros presupuestados con tasas de
los compromisos
cambio ms altas
Fluctuacin en la tasa cambiaria para Incremento en los costos de las Cambios en los presupuestos del proyecto Planeacin de imprevistos
la compra de productos importados o provisiones o contratos por
COSTOS Variacin en los ndices econmicos
proyectos financiados variaciones en el cambio de la
internacionalmente moneda Variacin en los planes operativos del
proyecto
40
41
EFECTOS
PROYECTO externos )
Devolver recursos
Falta de recursos
Cambio de rubros
Prdida de recursos a futuro
Falta de contrapartida Menos oportunidades de investigacin El control existente (revisin internas
Prdida de mayores recursos
COSTO Devolucin de recursos de propuestas a someter) no se est
Fluctuacin de la moneda Descapitalizacin
Prdida de personal haciendo rigurosamente
Sobrecostos
Mora del financiador
Imprevistos
Deficiencia en la planeacin
Desconocimiento en implicaciones por

incumplimiento de entrega de informes
(clusulas del convenio) No existe control de los procesos de
contratacin. El cliente (investigador)
Atrasos en los tiempos estipulados
TIEMPO Demasiado trabajo para el rea financiera Prdida de imagen institucional no puede saber que pas con un
para la entrega de informes
(han aumentado el nmero de proyectos) requerimiento ( Cundo se hizo, si se
hizo o n)
Demora en la toma de decisiones a nivel
directivo
A pesar de la necesidad de trabajar Incumplimiento en los tiempos de entrega Seguimiento a travs del plan de
Debilidad en la coordinacin de en conjunto interprogramticamente en procesos aparentemente no urgentes accin
Incumplimiento y/o retraso en la
TIEMPO actividades comunes al interior del no se han establecido los
entrega de productos
instituto mecanismos para trabajarlos en Revisin por lo coordinadores de
Retraso en la elaboracin de un producto
comn programa de los producto y el
lo que conlleva ala baja calidad
seguimiento de estos
Aplazamiento en los tiempos Plan de renovacin de equipos

Demoras o suspensin temporal de
TIEMPO Obsolescencia de equipos
actividades Repotenciacin y adquisicin de
Disminucin de la calidad del producto
equipos
Retrasos y suspensin de las tareas

TIEMPO Fallos en la plataforma tecnolgica Suspensin de servicio de la red Aplazamiento en los tiempos No existe
que de ellos depende
41
42
EFECTOS
PROYECTO externos )
Repeticin de procesos que ya se haban
Falta de previsin de almacenamiento de Prdida de informacin vital del da a
TIEMPO elaborado lo que conlleva a uso de mayor Protocolo de Back Up
la informacin institucional da y memoria institucional
tiempo y posiblemente de dinero
Aplazamiento en las fechas de productos

del proyecto hacia la fuente de Seguimiento por parte de supervisores
financiacin
Demoras en la entrega de los
servicios requeridos por causas
Alcance de los productos se disminuyen
ajenas al instituto Evaluacin de proveedores y
Incumplimiento en la entrega de
Calidad del producto se puede ver contratistas
TIEMPO suministros y productos por parte de los
proveedores y subcontratistas comprometido
Aplazamiento en las fechas de inicio lo
Demoras en los trmites que conlleva a recortes en los tiempos de
ejecucin Incremento de la supervisin para
administrativos y en los procesos
agilizar los procesos administrativos
internos del Instituto Calidad del producto se puede ver
comprometido
La disponibilidad de recursos financieros Aplazamiento de actividades

Proceso de seleccin de personal con
no permite en algunos casos contratar Retraso en las actividades asociadas Concentracin de responsabilidades
TIEMPO criterios claros y cumplimiento a
personal con experiencia o conocimientos a ese recurso en pocas personas
Calidad del producto se puede ver lineamiento establecidos
suficientes sobre una materia
comprometido
Falta de muestreo
Consulta con las autoridades
Falta de accesibilidad a los lugares
ALCANCE Orden pblico Retraso de productos competentes previo a la realizacin de
objetivo del proyecto
la actividad
Cambios en los alcances del proyecto
Sobrecosto de presupuesto No ejecucin de algunas actividades
Inadecuada planeacin de recursos

Comit de evaluacin de proyectos y
COSTOS financieros, humanos y de alcance en un Metodologa planteada no es la mejor
Limitacin de los alcances del proyecto filtros al interior del programa
proyecto para abordar los objetivos
Productos que no cumplen con la Los resultados obtenidos no son los

expectativa inicial esperados o concluyentes
42
43
4.3. Resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos
Una vez identificados y revisados los resultado de la identificacin de riesgos se

realiz el taller No. 2 donde se agruparon las personas en tres grupos diferentes a
los conformados en el taller 1, con el fin de recoger sus opiniones y experiencia
acerca de riesgos diferentes a los trabajados en el taller No. 1. Los resultados se
puedes observar en los siguientes cuadros.
4.3.1. Listado de riesgos prioridades (de menor a mayor)
Cuadro 12. Riesgos tolerables

Evaluacin
Riesgo Impacto Probabilidad Controles existentes Valoracin del riesgo
del riesgo
Disminucin de la calidad de
los productos entregados por
0,15 riesgo
contratacin de personas sin 0,3 0,5 Seguimiento plan de accin 0,15 riesgo tolerable
tolerable
suficiente conocimiento y
experiencia
Disminucin de la calidad por

escasez de instrumentos y/o 0,15 riesgo Plan de mantenimiento
0,3 0,5 0,15 riesgo tolerable
instrumentos o equipos tolerable preventivo y correctivo
defectuosos

0,15 riesgo Plan operativo del proyecto
deficiente planificacin del 0,3 0,5 0,15 riesgo tolerable
tolerable concertado entre las partes
proyecto
Rubro imprevistos
Falta de recursos por el cambio 0,25 Riesgo
0,5 0,5 Rubros presupuestados con 0,15 riesgo tolerable
de divisas moderado
tasas de cambio ms altas

*Seguimiento por parte de
ajenas al Insituto debido a
0,21 riesgo supervisores de los contratos
incumplimiento en la entrega 0,7 0,3 0,15 riesgo tolerable
moderado * Evaluacin de proveedores y
de suministros y productos por
contratistas
parte de proveedores y
subcontratistas
43
44
Cuadro 13. Riesgos Moderados

Evaluacin
del riesgo
Devolucin de recursos a la 0,35 riesgo

0,5 0,7 0,21 riesgo moderado
fuente importante
presupuesto
* Informes peridicos
* Reuniones bimestrales con
responsables de proyecto
Incumplimiento plazos entrega 0,35 riesgo
informes financieros importante
Subutilizacin de los recursos

monetarios disponibles en un 0,15 riesgo
0,3 0,5 No existe 0,25 riesgo moderado
lapso de tiempo dentro del tolerable
proyecto
los productos entregados por 0,15 riesgo
demora en procesos de tolerable
contratacin
No avanzar en los temas de

0,35 riesgo Planes de accin y
inters por escasez de 0,5 0,7 0,25 riesgo moderado
importante estratgicos
recursos humanos y financieros
Prdida de recursos a futuro El control existente (revisin

Prdida de mayores recursos 0,25 Riesgo internas de propuestas a
Descapitalizacin moderado someter) no se est haciendo
Sobrecostos rigurosamente
* Plan de renovacin de
Demoras o suspensin
0,35 riesgo equipos
temporal de actividades debido 0,7 0,5 0,21 riesgo moderado
importante * Repotenciacin y adquisicin
a obsolescencia de equipos
de equipos
Prdida de informacin vital del

da a da y memoria
0,49 riesgo
institucional por 0,7 0,7 Protocolo de Back Up 0,21 riesgo moderado
importante
almacenamiento inadecuado de
la informacin institucional
44
45
Cuadro 14. Riesgos Importantes

Evaluacin
del riesgo
Disminucin de la calidad por 0,25 Riesgo

0,5 0,5 No existe 0,35 riesgo importante
falta de informacin adecuada moderado
No cumplir tareas, planes a

cabalidad y con la calidad
0,25 Riesgo
requerida 0,5 0,5 No existe 0,35 riesgo importante
moderado
Incumplir con compromisos
debido a clima laboral adverso

demanda no controlada de 0,25 Riesgo
conceptos que exige tiempos y moderado
esfuerzo de investigadores
No existe control de los

procesos de contratacin. El
Atrasos en los tiempos
0,35 riesgo cliente (investigador) no puede
estipulados para la entrega de 0,5 0,7 0,35 riesgo importante
importante saber que pas con un
informes
requerimiento ( Cundo se
hizo, si se hizo o n)
*Seguimiento a travs del plan

Incumplimiento y/o retraso en la
de accin
entrega de productos por 0,63 riesgo
0,9 0,7 *Revisin por lo coordinadores 0,45 riesgo importante
debilidad en la coordinacin de inaceptable
de programa de los producto y
actividades comunes
el seguimiento de estos
Retrasos y suspensin de las

0,35 riesgo
tareas que dependen de la 0,7 0,5 No existe 0,35 riesgo importante
importante
intranet
Demoras en los trmites

0,35 riesgo
administrativos y en los 0,7 0,5 Gua del supervisor de contratos0,35 riesgo importante
importante
procesos internos del instituto
Retraso en las actividades por

Proceso de seleccin de
dificultades en contratacin de
0,49 riesgo personal con criterios claros y
personal con suficiente 0,7 0,7 0,35 riesgo importante
importante cumplimiento a lineamiento
experiencia y conocimiento
establecidos
sobre una materia
45
46
Cuadro 15. Riesgos Inaceptables

Evaluacin
del riesgo
Incumplimiento de
compromisos por 0,35 riesgo
0,5 0,7 No existe 0,63 riesgo inaceptable
inconvenientes y fallas en importante
logstica
Sobreesforzar los recursos

humanos dificultando la 0,35 riesgo
0,5 0,7 No existe 0,63 riesgo inaceptable
consecucin de productos de importante
ptima calidad
Los 10 riesgos identificados como inaceptables o importantes tendrn prioridad de

respuesta a travs de acciones y estrategias conducentes a su reduccin o
evasin de los mismos.
4.3.2. Listado de riesgos agrupados por categoras
A continuacin se presenta el listado de riesgos identificados y valorados

agrupados por las categoras del riesgo planteadas en el plan de gestin de
riesgos. Estos mismos fueron la base del ejercicio aplicado en el taller No. 1. Se
observa que no fue necesario incorporar nuevas categoras del riesgo ya que las
inicialmente planteadas cubrieron todas las posibles causas que generan riesgos
en los proyectos del INVEMAR.
46
47
Categora del Evaluacin Valoracin del

Riesgo Impacto Prob. Controles existentes
riesgo del riesgo riesgo

presupuesto
Direccin de Devolucin de recursos a 0,35 riesgo 0,21 riesgo
0,5 0,7 * Informes peridicos
proyectos la fuente importante moderado
* Reuniones bimestrales con
Disminucin de la calidad
Direccin de 0,15 riesgo Plan operativo del proyecto 0,15 riesgo
por deficiente 0,3 0,5
proyectos tolerable concertado entre las partes tolerable
planificacin del proyecto
Prdida de recursos a
futuro El control existente (revisin
Direccin de Prdida de mayores 0,25 Riesgo internas de propuestas a 0,25 riesgo
0,5 0,5
proyectos recursos moderado someter) no se est haciendo moderado
Descapitalizacin rigurosamente
Sobrecostos
Incumplimiento y/o *Seguimiento a travs del plan

retraso en la entrega de de accin
Direccin de 0,63 riesgo 0,45 riesgo
productos por debilidad 0,9 0,7 *Revisin por lo coordinadores
proyectos inaceptable importante
en la coordinacin de de programa de los producto y
actividades comunes el seguimiento de estos
Rubro imprevistos
Falta de recursos por el 0,25 Riesgo 0,15 riesgo
Externo 0,5 0,5 Rubros presupuestados con
cambio de divisas moderado tolerable
Demoras en la entrega
de los servicios
requeridos por causas
*Seguimiento por parte de
ajenas al Insituto debido
0,21 riesgo supervisores de los contratos 0,15 riesgo
Externo a incumplimiento en la 0,7 0,3
moderado * Evaluacin de proveedores y tolerable
entrega de suministros y
contratistas
productos por parte de
proveedores y
subcontratistas

Incumplimiento plazos presupuesto
Organizacin y 0,35 riesgo 0,21 riesgo
entrega informes 0,5 0,7 * Informes peridicos
planeacin importante moderado
financieros * Reuniones bimestrales con
No cumplir tareas, planes

a cabalidad y con la
Organizacin y calidad requerida 0,25 Riesgo 0,35 riesgo
0,5 0,5 No existe
planeacin Incumplir con moderado importante
compromisos debido a
clima laboral adverso
47
48

Incumplimiento de
Organizacin y compromisos por 0,35 riesgo 0,63 riesgo
0,5 0,7 No existe
planeacin inconvenientes y fallas en importante inaceptable
logstica
por demanda no
Organizacin y controlada de conceptos 0,25 Riesgo 0,35 riesgo
0,5 0,5 No existe
planeacin que exige tiempos y moderado importante
esfuerzo de
investigadores
Sobreesforzar los
recursos humanos
Organizacin y dificultando la 0,35 riesgo 0,63 riesgo
0,5 0,7 No existe
planeacin consecucin de importante inaceptable
productos de ptima
calidad

Atrasos en los tiempos
Organizacin y 0,35 riesgo cliente (investigador) no puede 0,35 riesgo
estipulados para la 0,5 0,7
planeacin importante saber que pas con un importante
entrega de informes
Retrasos y suspensin de
Organizacin y 0,35 riesgo 0,35 riesgo
las tareas que dependen 0,7 0,5 No existe
planeacin importante importante
de la intranet

Organizacin y administrativos y en los 0,35 riesgo Gua del supervisor de 0,35 riesgo
0,7 0,5
planeacin procesos internos del importante contratos importante
instituto
de los productos
Procesos y 0,15 riesgo 0,25 riesgo
entregados por demora 0,3 0,5 No existe
sistemas tolerable moderado
en procesos de
contratacin
Procesos y 0,25 Riesgo 0,35 riesgo
por falta de informacin 0,5 0,5 No existe
sistemas moderado importante
adecuada
Prdida de informacin
vital del da a da y
Procesos y memoria institucional por 0,49 riesgo 0,21 riesgo
0,7 0,7 Protocolo de Back Up
sistemas almacenamiento importante moderado
inadecuado de la
informacin institucional
Recursos por escasez de
0,15 riesgo Plan de mantenimiento 0,15 riesgo
fsicos y instrumentos y/o 0,3 0,5
tolerable preventivo y correctivo tolerable
financieros instrumentos o equipos
defectuosos
No avanzar en los temas
Recursos
de inters por escasez de 0,35 riesgo Planes de accin y 0,25 riesgo
fsicos y 0,5 0,7
recursos humanos y importante estratgicos moderado
financieros
financieros
Demoras o suspensin * Plan de renovacin de

Recursos
temporal de actividades 0,35 riesgo equipos 0,21 riesgo
fsicos y 0,7 0,5
debido a obsolescencia importante * Repotenciacin y adquisicin moderado
financieros
de equipos de equipos
48
49

de los productos
entregados por
Recursos 0,15 riesgo 0,15 riesgo
contratacin de personas 0,3 0,5 Seguimiento plan de accin
humanos tolerable tolerable
sin suficiente
conocimiento y
experiencia
Retraso en las
actividades por
dificultades en
Recursos 0,49 riesgo personal con criterios claros y 0,35 riesgo
contratacin de personal 0,7 0,7
humanos importante cumplimiento a lineamiento importante
con suficiente experiencia
establecidos
y conocimiento sobre una
materia
Subutilizacin de los
recursos monetarios
0,15 riesgo 0,25 riesgo
Tcnicos disponibles en un lapso 0,3 0,5 No existe
tolerable moderado
de tiempo dentro del
proyecto
4.4. Resultados de la aplicacin del planeamiento de la

respuesta a los riesgos
El ejercicio de administracin de riesgos contina con la elaboracin de las

acciones y estrategias tendientes a minimizar el impacto de los riesgos sobre
los objetivos de los proyectos desarrollados en el INVEMAR. As a travs del
desarrollo del Taller No. 2 se revisaron rpidamente cada riesgo y sobre todo
los controles que se haban identificado en el taller No. 1, donde se obtuvo la
propuesta de estrategias que podran aplicarse a cada riesgo.
Es importante mencionar que fue necesario revaluar algunas de las estrategias

que inicialmente los participantes haban planteado, ya que no eran viables o
de muy difcil implantacin. Tambin se revis la redaccin de algunos riesgos
con el fin de ser ms comprensibles. As mismo se evidenci la necesidad de
replantear algunas acciones preestablecidas en el anlisis cualitativo, como es
el caso de la zona de riesgo moderado (0.21) y (0.25) donde se estim como
alternativa nica la evasin del riesgo, cuando realmente el ejercicio permiti
49
50
concluir que adems otra estrategia viable es la reduccin del riesgo. Ver
cuadro 17.
4.5. Seguimiento y control de riesgos
Teniendo en cuenta lo propuesto en el marco metodolgico respecto a

seguimiento y control de riesgos y que se hizo necesario revisar y adaptar una
metodologa de administracin del riesgo expedida por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) de carcter obligatorio para las
entidades con vnculos estatales como el INVEMAR, se obtuvo una
metodologa combinada entre el PMBOK y la planteada por el DAFP donde
para el caso especfico de seguimiento efectivo a las estrategias y acciones
planteadas para cada riesgo se involucraron indicadores, esto con el fin de
monitorear peridicamente su estado de avance y proponer si es el caso la
modificacin o ajuste de la estrategia planteada. Ver cuadro 18.
As mismo como producto de esta revisin de metodologas y de la aplicacin

de lo que se consider como valor agregado se pretende sugerir una
metodologa que rene lo mejor de ambas. Con el fin de facilitar su
comprensin se hace un cuadro comparativo:
Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP

PMBOK DAFP
Planificacin de la gestin de
Contexto estrategico
riesgos
Identificacin de riesgos Identificacin de riesgos
Anlisis cualitativo Anlisis de riesgos
Etapas Valoracin de riesgos
Planeamiento respuesta a Polticas de administracin del
los riesgos riesgo
Seguimiento y control de
Monitoreo
riesgos
50
51
Se har una breve descripcin de cada etapa de la metodologa DAFP y su

aporte real al presente PFG y como metodologa para replicar en cualquier
organizacin. Es necesario aclarar que la metodologa del DAFP no est
diseada para manejo de riesgos especficos de proyectos sino para riesgos
generales de una entidad.
Etapa 1. Contexto estratgico. Su propsito es el mismo que el de

Planificacin de la gestin del riesgo del PMBOK. Esta etapa es la base de la
identificacin del riesgo y su anlisis se realiza a partir del conocimiento de
situaciones del entorno de la entidad, tanto de carcter social, econmico,
cultural, de orden pblico, poltico, legal y/o cambios tecnolgicos, entre otros
(DAFP, 2006)
Etapa 2. Identificacin de riesgos. Busca identificar los factores internos o

externos a la entidad que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los
objetivos. Esta metodologa sugiere enlazar cada riesgo con los objetivos que
afecta, su causa y efecto y aade si es necesario un campo de descripcin del
riesgo. En la prctica de este PFG se adicion la columna de control existente
con el fin de facilitar el posterior proceso de anlisis cualitativo partiendo de
una base de controles existentes. Esta modificacin a la metodologa fue
acertada toda vez que en el taller No. 2 se pudo contar con esta informacin
base optimizando el tiempo y permitiendo as mismo que los participantes
revisaran nuevamente los controles y aadieran si fuese el caso, otros que no
se hubieran tenido en cuenta.
Etapa 3. Anlisis de riesgo. Busca establecer la probabilidad de ocurrencia de

los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos
con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las
acciones que se van a implementar. (DAFP 2008). En esta metodologa se
51
52
contempla la matriz de calificacin y respuesta al riesgo de 3X3, con

probabilidades comprendidas entre 1 y 3 (baja, media y alta) e impactos de 5,
10 y 20 (leve, moderado y catastrfico). Esta calificacin ser la primera
teniendo como base los riesgos sin contemplar los controles existentes en la
organizacin para la minimizacin del riesgo. En el ejercicio aplicado al
INVEMAR se utiliz una matriz de 5X5 tal como lo sugiere el PMBOK ya que
se consider que permita un mejor anlisis de los riesgos.
Etapa 4. Valoracin del riesgo. En esta etapa se confronta la evaluacin del

riesgo, obtenido en la etapa previa, con los controles existentes para
establecer prioridades para su manejo. En este punto puede resultar que
disminuya o aumente el impacto y la probabilidad inicialmente obtenida en la
etapa 3 dependiendo de la efectividad de los controles que se estn aplicando
para el manejo de cada riesgo.
Etapa 5. Polticas de administracin de riesgos. Esta etapa es anloga a la de

planificacin de respuesta a los riesgos. Consiste en identificar las opciones
para tratar y manejar los riesgos basados en la valoracin de los mismos con el
fin de tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de administracin del
riesgo. El resultado de esta etapa es el denominado mapa de riesgos que
contempla las columnas de cronograma e indicador que facilitan el seguimiento
a las acciones que se implementen para el manejo de los riesgos. Este valor
agregado fue tomado para efectos del ejercicio realizado en el INVEMAR.
Etapa 6. Monitoreo. Asegura que las acciones se estn llevando a cabo y

evala la eficiencia de su implementacin mediante la revisin sobre la
ejecucin. Esta etapa es asimilable a la de seguimiento y control de riesgos.
52
53
Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos
Evaluacin
Riesgo Impacto Probabilidad Controles existentes Valoracin del riesgo Estretegias y Acciones Responsables Cronograma
del riesgo
Reducir * Destinar ms recursos

Disminucin de la calidad por 0,25 Riesgo dentro de los rubros del proyecto *Jefes de programa y Primer trimestre
falta de informacin adecuada moderado en aras de conseguir la proyecto 2009
informacin ms adecuada

Reducir. Hacer un diagnstico del
cabalidad y con la calidad *Grupo de talento
0,25 Riesgo clima laboral y tomar las medidas Primer trimestre
requerida 0,5 0,5 No existe 0,35 riesgo importante humano y desarrollo
moderado que sean pertinentes a partir de 2009
Incumplir con compromisos organizacional
este estudio
Evitar. *Realizar un anlisis del

tiempo y los costos asociados a la
respuesta a conceptos para mirar *Subdirector de
demanda no controlada de 0,25 Riesgo Primer trimestre
0,5 0,5 No existe 0,35 riesgo importante si es necesario implementar un coordinacin de
conceptos que exige tiempos y moderado 2009
equipo de trabajo dedicado solo a investigacin
este tema para que los proyectos
no se vean afectados

Atrasos en los tiempos Reducir. *Aumentar rigurosidad en
0,35 riesgo cliente (investigador) no puede DGI/GPE/SCI/Programa ltimo trimestre
estipulados para la entrega de 0,5 0,7 0,35 riesgo importante los seguimientos a los procesos
importante saber que pas con un s 2008
informes de contratacin
Reducir. *Planificar conjuntamente

*Seguimiento a travs del plan
Incumplimiento y/o retraso en la los planes de accin de los
de accin
entrega de productos por 0,63 riesgo investigadores en lo que respecta SRA/Programas de Primer trimestre
0,9 0,7 *Revisin por lo coordinadores 0,45 riesgo importante
debilidad en la coordinacin de inaceptable a actividades comunes entre investigacin 2009
de programa de los producto y
actividades comunes programas de investigacin
el seguimiento de estos
Hacer acuerdos comunes
Reducir. *Aumentar controles por

parte del personal que debe
Retrasos y suspensin de las prestar servicio a travs de
0,35 riesgo Primer trimestre
tareas que dependen de la 0,7 0,5 No existe 0,35 riesgo importante intranet. SRA/GST
importante 2009
intranet *El grupo de sistemas y telemtica
debe actualizar constantemente
esta herramienta
53
54
Evaluacin
del riesgo

0,35 riesgo Evitar *Respetar los tiempos Coordinadores SRA y Primer trimestre
administrativos y en los 0,7 0,5 Gua del supervisor de contratos0,35 riesgo importante
importante estipulados en los procedimientos DGI 2009

0,49 riesgo personal con criterios claros y Reducir *Programa de GTH/Coordinadore de Primer trimestre
personal con suficiente 0,7 0,7 0,35 riesgo importante
importante cumplimiento a lineamiento capacitacin puesto en prctica programa y grupo 2009
establecidos
sobre una materia
Reducir * Tener un plan B que

Incumplimiento de *Grupo de servicios
incluya alquilar lanchas o
compromisos por 0,35 riesgo generales ltimo trimestre
0,5 0,7 No existe 0,63 riesgo inaceptable vehculos por fuera del Instituto
inconvenientes y fallas en importante *Jefes de programa y 2008
* Reglamentar los planes de
logstica proyecto
contingencia
Reducir *Reconsiderar la
Sobreesforzar los recursos armonizacin de las actividades
*Comit directivos
humanos dificultando la 0,35 riesgo propias de INVEMAR con las ltimo trimestre
0,5 0,7 No existe 0,63 riesgo inaceptable *Grupo de talento
consecucin de productos de importante decisiones polticas 2008
humano
ptima calidad * Valorar el esfuerzo en los planes
de accin a travs de incentivos
54
55
Evaluacin
del riesgo
Devolucin de recursos a la 0,35 riesgo

fuente importante
Evitar. Reunin de sensibilizacin
presupuesto *Contadora
acerca de la importancia de la ltimo trimestre
* Informes peridicos *Coordinador Grupo
correcta planeacin de los 2008
* Reuniones bimestrales con Financiero y de Gestin
proyectos
Incumplimiento plazos entrega 0,35 riesgo
informes financieros importante
Subutilizacin de los recursos Evitar *Proponer figura de *Coordinador GFG

monetarios disponibles en un 0,15 riesgo personal enlace *Subdirector de Primer trimestre
lapso de tiempo dentro del tolerable administracin/programas de Recursos y Apoyo a la 2009
proyecto investigacin Investigacin
Disminucin de la calidad de Evitar * Propiciar espacios donde

los productos entregados por 0,15 riesgo se fomenten los procesos de ltimo trimestre
0,3 0,5 No existe 0,25 riesgo moderado * Coordinadora
demora en procesos de tolerable comunicacin a todo nivel 2008
contratos
contratacin * Cronogramas de seguimiento
No avanzar en los temas de Evitar. Hacer mayor gestin por * Jefes de

0,35 riesgo Planes de accin y Primer trimestre
inters por escasez de 0,5 0,7 0,25 riesgo moderado programa para conseguir los programa/investigadore
importante estratgicos 2009
recursos humanos y financieros recursos necesarios s
Prdida de recursos a futuro El control existente (revisin

Reducir. *Reforzar el papel del
Prdida de mayores recursos 0,25 Riesgo internas de propuestas a Primer trimestre
0,5 0,5 0,25 riesgo moderado comit evaluador de acuerdo con SCI/SRA
Descapitalizacin moderado someter) no se est haciendo 2009
procedimiento establecido
Sobrecostos rigurosamente
* Plan de renovacin de
Demoras o suspensin Reducir.*Reforzar los existentes Laboratorios/programas
0,35 riesgo equipos ltimo trimestre
temporal de actividades debido 0,7 0,5 0,21 riesgo moderado *Ejecutar el plan de reposicin de de
importante * Repotenciacin y adquisicin 2008
a obsolescencia de equipos equipos investigacin/SCI/DGI
de equipos
Prdida de informacin vital del Reducir *Motivar a travs de

da a da y memoria charlas al personal del INVEMAR
0,49 riesgo Segundo
institucional por 0,7 0,7 Protocolo de Back Up 0,21 riesgo moderado de la necesidad de que coloquen SRA/GST
importante trimestre 2009
almacenamiento inadecuado de la informacin necesaria en los link
la informacin institucional destinados a Back Up
55
56
Evaluacin
del riesgo
Reducir * Reforzar control
los productos entregados por
0,15 riesgo existente a travs de seguimientos Coordinadores de Primer trimestre
contratacin de personas sin 0,3 0,5 Seguimiento plan de accin 0,15 riesgo tolerable
tolerable por parte de los responsables del programa y grupo 2009
suficiente conocimiento y
plan de accin
experiencia
*Grupo servicios
Disminucin de la calidad por Reducir * Mantener los controles
generales
escasez de instrumentos y/o 0,15 riesgo Plan de mantenimiento existentes ltimo trimestre
0,3 0,5 0,15 riesgo tolerable *Grupo sistemas y
instrumentos o equipos tolerable preventivo y correctivo * Continuar con las hojas de vida 2008
telemtica
defectuosos por equipo
* Jefes de laboratorios

0,15 riesgo Plan operativo del proyecto Reducir. *Reforzar los controles *Jefes de programa y Primer trimestre
deficiente planificacin del 0,3 0,5 0,15 riesgo tolerable
tolerable concertado entre las partes existentes proyecto 2009
proyecto
Rubro imprevistos
Falta de recursos por el cambio 0,25 Riesgo Asumir. *Continuar la aplicacin de *Jefes de programa y ltimo trimestre
0,5 0,5 Rubros presupuestados con 0,15 riesgo tolerable
de divisas moderado las medidas proyecto 2008

Reducir *Aumentar la rigurosidad
*Seguimiento por parte de en el control de seguimiento a la
ajenas al Insituto debido a Materiales y
0,21 riesgo supervisores de los contratos seleccin de proveedores y ltimo trimestre
incumplimiento en la entrega 0,7 0,3 0,15 riesgo tolerable suministros/oficina de
moderado * Evaluacin de proveedores y contratistas que afectan 2008
de suministros y productos por contratos/supervisores
contratistas directamente la calidad de los
parte de proveedores y
productos de los proyectos
subcontratistas
56
57
Cuadro 18. Riesgos incorporando los indicadores de seguimiento.
Riesgo Valoracin del riesgo Estretegias y Acciones Responsables Cronograma Indicador
Reducir * Reforzar control
los productos entregados por Al menos un seguimiento al plan de
existente a travs de seguimientos Coordinadores de Primer trimestre
contratacin de personas sin 0,15 riesgo tolerable accin de proyectos por parte de los
por parte de los responsables del programa y grupo 2009
suficiente conocimiento y responsables
plan de accin
experiencia
*Grupo servicios
Disminucin de la calidad por Reducir * Mantener los controles *Plan de mantenimiento de equipos,
generales
escasez de instrumentos y/o existentes ltimo trimestre ejecutado al menos en 90%
0,15 riesgo tolerable *Grupo sistemas y
instrumentos o equipos * Continuar con las hojas de vida 2008 *Hojas de vida de equipos en
telemtica
defectuosos por equipo uso/Total hojas de vida de equipos
* Jefes de laboratorios
Disminucin de la calidad por (# de proyectos con plan operativo

Reducir. *Reforzar los controles *Jefes de programa y Primer trimestre
deficiente planificacin del 0,15 riesgo tolerable concertado entre las partes/# total
existentes proyecto 2009
proyecto de proyectos en un semestre)X100
# de proyectos en moneda
Falta de recursos por el cambio Asumir. *Continuar la aplicacin de *Jefes de programa y ltimo trimestre extranjera que cumplen cabalmente
0,15 riesgo tolerable
de divisas las medidas proyecto 2008 con su plan de accin/# total de
proyectos en moneda extranjera
Demoras en la entrega de los # de contratos con proveedores y

Reducir *Aumentar la rigurosidad
servicios requeridos por causas contratistas (reactivos y equipos
en el control de seguimiento a la
ajenas al Insituto debido a Materiales y especializados) con su respectiva
seleccin de proveedores y ltimo trimestre
incumplimiento en la entrega 0,15 riesgo tolerable suministros/oficina de acta de seleccin/ # total de
contratistas que afectan 2008
de suministros y productos por contratos/supervisores contratos con proveedores y
directamente la calidad de los
parte de proveedores y contratistas (reactivos y equipos
productos de los proyectos
subcontratistas especializados)
57
58
((Recursos devueltos en el ao en
Devolucin de recursos a la curso - recursos devueltos ao
0,21 riesgo moderado
fuente anterior)/Recursos devueltos ao
Evitar. Reunin de sensibilizacin anterior)X100
*Contadora
acerca de la importancia de la ltimo trimestre
*Coordinador Grupo
correcta planeacin de los 2008
Financiero y de Gestin
proyectos
(# de informes de proyectos
Incumplimiento plazos entrega
0,21 riesgo moderado entregados por fuera del plazo/#
informes financieros
total de informes en un ao) * 100
Subutilizacin de los recursos Evitar *Proponer figura de *Coordinador GFG

% de variacin de dinero devuelto
monetarios disponibles en un personal enlace *Subdirector de Primer trimestre
0,25 riesgo moderado como anticipo no gastado ao 1
lapso de tiempo dentro del administracin/programas de Recursos y Apoyo a la 2009
frente a ao 0
proyecto investigacin Investigacin
Disminucin de la calidad de Evitar * Propiciar espacios donde

los productos entregados por se fomenten los procesos de ltimo trimestre No. De eventos de socializacin de
0,25 riesgo moderado
demora en procesos de comunicacin a todo nivel * Coordinadora contratos 2008 procedimientos de contratacin
contratacin * Cronogramas de seguimiento
# de proyectos aprobados en ell ao

No avanzar en los temas de Evitar. Hacer mayor gestin por
* Jefes de Primer trimestre en curso-# de proyectos aprobados
inters por escasez de 0,25 riesgo moderado programa para conseguir los
programa/investigadores 2009 en el ao anterior)/# de proyectos
recursos humanos y financieros recursos necesarios
aprobados en el ao anterior)X100
Prdida de recursos a futuro # de proyectos con el aval del

Reducir. *Reforzar el papel del
Prdida de mayores recursos Primer trimestre comit evaluador/# total de
0,25 riesgo moderado comit evaluador de acuerdo con SCI/SRA
Descapitalizacin 2009 proyectos enviados a fuente de
procedimiento establecido
Sobrecostos financiacin
58
59
Demoras o suspensin Reducir.*Reforzar los existentes # de equipos renovados en un ao/#

Laboratorios/programas ltimo trimestre
temporal de actividades debido 0,21 riesgo moderado *Ejecutar el plan de reposicin de de equipos programados para
de investigacin/SCI/DGI 2008
a obsolescencia de equipos equipos renovacin
Prdida de informacin vital del Reducir *Motivar a travs de

da a da y memoria charlas al personal del INVEMAR * Charla realizada al 100% de las
Segundo
institucional por 0,21 riesgo moderado de la necesidad de que coloquen SRA/GST personas que deben remitir
trimestre 2009
almacenamiento inadecuado de la informacin necesaria en los link informacin al link back up
la informacin institucional destinados a Back Up
Reducir * Destinar ms recursos (# de proyectos que incluyen el

Disminucin de la calidad por dentro de los rubros del proyecto *Jefes de programa y Primer trimestre rubro de compra e informacin/#
0,35 riesgo importante
falta de informacin adecuada en aras de conseguir la proyecto 2009 total de proyectos en un
informacin ms adecuada semestre)X100

Reducir. Hacer un diagnstico del
cabalidad y con la calidad *Grupo de talento * Diagnstico elaborado
clima laboral y tomar las medidas Primer trimestre
requerida 0,35 riesgo importante humano y desarrollo *(# de medidas adoptadas/# de
que sean pertinentes a partir de 2009
Incumplir con compromisos organizacional medidas propuesta en estudio)X100
este estudio
Evitar. *Realizar un anlisis del

tiempo y los costos asociados a la
respuesta a conceptos para mirar *Subdirector de
demanda no controlada de Primer trimestre * Anlisis elaborado y medidas
0,35 riesgo importante si es necesario implementar un coordinacin de
conceptos que exige tiempos y 2009 resultantes implementadas
equipo de trabajo dedicado solo a investigacin
este tema para que los proyectos
no se vean afectados
Atrasos en los tiempos Reducir. *Aumentar rigurosidad en

ltimo trimestre *Implementar actas de seguimiento
estipulados para la entrega de 0,35 riesgo importante los seguimientos a los procesos DGI/GPE/SCI/Programas
2008 de supervisin a contratos
informes de contratacin
59
60
Reducir. *Planificar conjuntamente (# de actividades compartidas entre

Incumplimiento y/o retraso en la los planes de accin de los programas dentro de los proyectos
entrega de productos por investigadores en lo que respecta SRA/Programas de Primer trimestre con cumplimiento de 100%/# total
0,45 riesgo importante
debilidad en la coordinacin de a actividades comunes entre investigacin 2009 de actividades compartidas entre
actividades comunes programas de investigacin programas dentro de los
Hacer acuerdos comunes proyectos)X100
Reducir. *Aumentar controles por

parte del personal que debe
Retrasos y suspensin de las prestar servicio a travs de Actualizacin al menos una vez
Primer trimestre
tareas que dependen de la 0,35 riesgo importante intranet. SRA/GST semestral a la herramienta de
2009
intranet *El grupo de sistemas y telemtica intranet
debe actualizar constantemente
esta herramienta
# de anticipos pagados
oportunamente/#total de anticipos
Evitar *Respetar los tiempos Coordinadores SRA y Primer trimestre pagados
administrativos y en los 0,35 riesgo importante
estipulados en los procedimientos DGI 2009 #de viticos pagados
oportunamente /total viticos
pagados

Reducir *Programa de GTH/Coordinadore de Primer trimestre % de cumplimiento al programa de
personal con suficiente 0,35 riesgo importante
capacitacin puesto en prctica programa y grupo 2009 capacitacin
sobre una materia
Reducir * Tener un plan B que

Incumplimiento de *Grupo de servicios
incluya alquilar lanchas o (# de salidas realizadas sin
compromisos por generales ltimo trimestre
0,63 riesgo inaceptable vehculos por fuera del Instituto contratiempos/# total de
inconvenientes y fallas en *Jefes de programa y 2008
* Reglamentar los planes de salidas)X100
logstica proyecto
contingencia
Reducir *Reconsiderar la
Sobreesforzar los recursos armonizacin de las actividades
*Comit directivos
humanos dificultando la propias de INVEMAR con las ltimo trimestre *Polticas de incentivos
0,63 riesgo inaceptable *Grupo de talento
consecucin de productos de decisiones polticas 2008 implementada
humano
ptima calidad * Valorar el esfuerzo en los planes
de accin a travs de incentivos
60
61
Con base en la necesidad de hacer peridicamente un seguimiento y control de

riesgos, se hace la propuesta de agregar esta etapa al proceso de auditora que
se deber adelantar al Sistema de Gestin de la Calidad del INVEMAR, que estos
momentos se encuentra en su fase de implementacin. Esta actividad tendiente a
examinar y documentar la efectividad de las respuestas a los riesgos, contempla la
necesidad de un equipo auditor, un coordinador del proceso de auditoras y lderes
de auditoras que barrern todas las estrategias y acciones asociadas a los
riesgos de los proyectos. En el anexo 8 se presenta un flujograma de cmo llevar
a cabo esta actividad.
Se busca as mismo que dentro del proceso de revaluacin de riesgos se

contemple un proceso proactivo de identificacin de acciones de mejora por parte
de las personas involucradas directamente con el desarrollo de los proyectos. Es
as que una vez comprobado que una estrategia no est siendo eficaz, se debe
proceder a realizar un anlisis por los trabajadores responsables de la misma con
el fin de establecer las causas que determinaron los resultados (basados en los
indicadores) y definir las acciones requeridas. Estas acciones se registran en la
tabla de seguimiento de mejoras (ver anexo 7) para su posterior verificacin
acerca del cumplimiento e impacto de las acciones. Este formato es remitido al
coordinador de auditoras para el seguimiento correspondiente a la eficacia de las
acciones propuestas y el cierre correspondiente. Si los resultados del seguimiento
demuestran que la accin implementada no era la adecuada, se reiniciar el
proceso (estudiando otras posibles causas) y estableciendo una nueva accin.
61
62
5. CONCLUSIONES
La formulacin y ejecucin de proyectos en el INVEMAR es la columna

vertebral de sus actividades y por lo tanto requiere de un cuidadoso manejo en
todos sus aspectos con el fin de garantizar el menor nmero de desviaciones
entre lo planeado (objetivos y metas) y lo realmente alcanzado. Una
herramienta eficaz y que hasta la fecha no haba sido aplicado especficamente
a los proyectos de investigacin, es lo referente al manejo de riesgos que
afectan el logro de los objetivos de los proyectos.
Este ejercicio, producto de la tesina fue acogido con entusiasmo por los
participantes en los talleres de identificacin y valoracin de riesgos, como
fueron principalmente investigadores y personal de Contabilidad y
Presupuesto. Como resultado de estos ejercicios se obtuvieron 23 riesgos que
abarcan 7 categoras agrupadas en: Tcnicas, Recursos Humanos, Recursos
fsicos y financieros, Procesos y Sistemas, Organizacin y Planeacin,
Externos y de Direccin de Proyectos.
Los riesgos identificados en su mayora son transversales a las reas misional

y de apoyo lo que implicar para la minimizacin de los efectos de estos, de la
colaboracin de ambas reas y de una toma de conciencia acerca del
seguimiento a los indicadores y a las manifestaciones de nuevos riesgos que
debern ser incluidos en la matriz para su gestin.
Respecto a los riesgos catalogados como inaceptables se debe destacar que

para los dos casos identificados, los riesgos inicialmente fueron valorados
como importantes, pero que al no contar con medidas de control magnificaron
el impacto de los mismos pasando al cuadrante de riesgos inaceptables con
tratamiento a corto plazo. Estos riesgos implican por un lado al rea de apoyo
62
63
con su proceso de salidas a campo, que es un aspecto importante dentro del

desarrollo de las actividades de los proyectos ya que conlleva a la recoleccin
de informacin base en sitios de muestreo para su posterior anlisis y
conclusiones que se vern reflejada en productos como informes tcnicos y
conceptos necesarios para la toma de decisin por parte de las entidades
estatales con esta misin como es el caso del MAVDT, Corporaciones
Autnomas Regional y Ministerios. De all lo crtico de esta actividad bsica
para las investigaciones.
Con respecto al riesgo de sobreesforzar los recursos humanos se ha

considerado de alto impacto teniendo en cuenta que esto afecta el clima
organizacional y la posibilidad en algunos casos de que los investigadores
puedan cumplir con el creciente nmero de actividades y con la calidad
deseada. Existen actualmente factores que dificultan en el corto plazo la
minimizacin total de este riesgo ya que se requiere mayor nmero de
personas que atiendan los requerimientos no planeados como son los
Conceptos Tcnicos y los recursos de los proyectos son limitados y con
destinacin especfica.
Se catalogaron 8 riesgos como importantes, tres de los cuales se asocian a los

objetivos de calidad y los 5 restantes a objetivos de tiempo. Se hace evidente
en trminos generales la necesidad de incluir en la planeacin de los proyectos
un tiempo holgado para las tareas preestablecidas teniendo en cuenta que los
requerimientos imprevistos, externos y los cuales deben ser atendidos, no dan
espera. La planeacin de los proyectos as mismo deber tener muy bien
estipulados los gastos en informacin para que esta sea suficiente como base
de los proyectos que as lo requieran. Los procesos de apoyo juegan un papel
importante en las causas de los riesgos asociados a tiempo ya que las
63
64
demoras administrativas repercuten inmediatamente en los resultados de las

actividades de los proyectos.
A pesar de ello el INVEMAR en su rea de apoyo ha venido fortaleciendo los

controles para minimizar los retrasos y dar un servicio de calidad a travs de la
documentacin de procesos y de seguimientos ms estrictos a los tiempos de
los servicios ms crticos.
La experiencia de aplicar una metodologa combinada (DAFP-PMBOK)

permiti sacar provecho de lo mejor de cada una y obtener resultados ptimos
con la informacin aportada por los participantes a los talleres. De la
metodologa DAFP se extrajo la consideracin de controles existentes para
cada uno de los riesgos identificados con el fin de mantener o modificar la
valoracin de los mismos. Se mantuvo la matriz de 5 X 5 para calificar los
riesgos con valores que oscilan entre 0.1 y 0.9 tal como lo sugiere el PMBOK.
En los dems aspectos en trminos generales se guardaron los principios
comunes que comparten ambas metodologas, enriqueciendo una a la otra.
El ejercicio de gestionar los riesgos presenta resistencia ante la mayora de los

miembros de una organizacin o proyecto por lo que se dificulta emprender
esta labor sin antes haber preparado y mostrado los beneficios de este. Es as
que a pesar de que el INVEMAR contaba con un ejercicio previo de gestin de
riesgos administrativos y operativos, el personal no contaba con la motivacin
real de pensar sobre problemas potenciales de forma anticipada. Fue
necesario mostrar la estrecha relacin entre riesgo y objetivo y los beneficios
de largo plazo de este ejercicio ya que solo a travs de la experiencia adquirida
se anticiparn ms riesgos potenciales y se sabr como sortearlos
exitosamente.
64
65
6. RECOMENDACIONES
1. Continuar con el ejercicio de actualizacin de riesgos y con la revisin y

monitoreo de las respuestas acordadas con el fin de mantenerla como una
herramienta til para el INVEMAR.
2. Integrar el ejercicio de administracin de riesgos de proyectos al de riesgos

administrativos y operativos con el fin de gestionarlos como unidad,
buscando riesgos comunes que se puedan gestionar con la misma
estrategia.
3. Reforzar los procesos de apoyo a travs de la implementacin del Sistema

de Gestin de la Calidad con el fin de minimizar los riesgos que se derivan
de estos y que afectan los proyectos.
4. Reforzar la planificacin de proyectos interprogramticos para minimizar los

riesgos inherentes a los proyectos en donde participa personal y recursos
compartidos entre los programas de investigacin.
5. Buscar medidas que permitan el robustecimiento de la planta de personal

destinada a las labores de investigacin con el fin de optimizar las cargas
laborales, mejorando el clima laboral lo que redundar en la minimizacin
de riesgos de ndole organizacional.
6. Acoger la metodologa aplicada en este PFG para futuros ejercicios de

gestin de riesgos integral (proyectos/operativos).
65
66
7. BIBLIOGRAFA
ALONSO, Flix. Gerencia de Riesgos (II/III). Modelo de Gerencia de Riesgos

basado en el estndar europeo. Planificacin del proceso. En: Anales de
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Corporacin Autnoma Regional y de Desarrollo Sostenible del Archipilago de
San Andrs, Providencia y Santa Catalina CORALINA-: 2003. 132 p.
67
68
8. ANEXOS
1. CHARTER DEL PFG
INFORMACIN PRINCIPAL Y AUTORIZACIN DEL PROYECTO

Fecha: Nombre del Proyecto:
Gestin de riesgos para proyectos de investigacin en el Instituto de

Junio 17 de 2007 Investigaciones Marinas y Costeras -INVEMAR-, Santa Marta, Colombia
Areas de conocimiento, procesos o temas de proyectos
rea de conocimiento segn PMBOK: Gestin de los riesgos del proyecto
Area de aplicacin (sector/actividad)
Sector Medio Ambiente / Elaboracin y ejecucin de proyectos de investigacin del rea marino costera
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalizacin del proyecto
Junio 11 de 2007 Diciembre 30 de 2007
Objetivos del proyecto (general y especficos, relacionados con el producto
y los entregables del proyecto de graduacin)
Objetivo General : Gestionar los riesgos de mayor incidencia para los proyectos de investigacin ejecutados en el
INVEMAR, de acuerdo con los procesos de administracin del riesgo del PMI.
Objetivos especficos:
1. Elaborar la etapa inicial del PFG (entregables seminario de graduacin)
2. Elaborar plan de gestin de riesgos
3. Desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de los proyectos de investigacin del INVEMAR
4. Elaborar con el apoyo del personal investigativo del INVEMAR, las estrategias de gestin de riesgos de sus proyectos
5. Proponer una metodologa de auditora para el seguimiento a las estrategias de manejo de riesgos
6. Plantear recomendaciones para el seguimiento y control de los riesgos
7. Presentar el PFG final para aprobacin por parte de los jueces
Descripcin del producto y entregables:
*El producto consiste en un documento (PFG) con el diagnstico, anlisis y propuestas de tratamiento de los riesgos que
afectan los proyectos de investigacin del INVEMAR
Entregables:
4. Marco
2. Cronograma e 3. Marco Terico del metodolgico del 5. Esquema de
1. Charter y EDT del PFG introduccin PFG PFG PFG contenidos PFG
8. Entregable final 9. Plan de gestin 10. Registro de

seminario de de riesgos riesgos
6. Avances resumen Ejecutivo 7. Bibliografa graduacin
12. Acciones 13. Acciones 14. Elaboracin
11. Acuerdos contractuales 15. Revisin por los
correctivas preventivas documento final
relacionados con el riesgo lectores del PFG
recomendadas recomendadas PFG
17. Sustentacin
16. Correcciones del PFG
del PFG
68
69
Necesidad del proyecto (lo que da origen)
La misin del INVEMAR est enfocada a la realizacin de investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales del rea
marino costera y por tal motivo sus principales productos son los proyectos de investigacin asociados a dicha misin y que
pretenden ser una herramienta para la toma de decisiones en pro de un mejoramiento de la calidad de vida de los
colombianos. Es por ello que es indispensable que los investigadores y el cuerpo administrativo que apoya estos proyectos
conozcan y sepan gestionar los riesgos asociados a un ptimo desempeo de los proyectos. Hasta el momento esta ha
sido una prctica inexistente lo que en varias oportunidades a generado retrasos, utilizacin ineficiente del dinero y otros
recursos, entre otros. Es por ello que es indispensable que la gestin de riesgos se constituya en una actividad cotidiana.
Justificacin de impacto (aporte y resultados esperados)
Esta investigacin permitir proporcionar herramientas eficaces que faciliten una correcta gestin de los riesgos asociados
a la ejecucin de los proyectos de investigacin que se desarrollen en el INVEMAR, permitiendo el logro de los objetivos
planteados en los mismos, una mejor utilizacin de los recursos asociados a los proyectos y mayor satisfaccin de los
clientes.
Restricciones, limitaciones, factores crticos de xito
Limitaciones:
Las limitaciones se encuentran asociadas a la disponibilidad de tiempo de los investigadores para proporcionar la
informacin base en el tiempo requerido del PFG.
Por parte del estudiante, la limitacin est en los conocimientos de estadstica necesarios para el anlisis cuantitativo de los
riesgos
Factores crticos de xito:
a. Conocimiento del quehacer institucional del INVEMAR

b. Disponibilidad de informacin especfica de los proyectos ejecutados
c. Conocimiento y manejo de los lineamientos dados por el PMI para la gestin de los riesgos
Identificacin de grupos de inters
Clientes directos:
a. Investigadores (elaboran propuestas y ejecutan los proyectos), que sern los llamados a ejecutar gran parte de las
acciones preventivas y correctivas
b. INVEMAR (buen nombre de la institucin)
Clientes indirectos:
a. Tomadores de decisin (Ministerio de Ambiente, Corporaciones Autnomas Regionales, Presidencia de la Repblica,
Ministerio de Agricultura, etc)
b. Sociedad civil
Aprobado por: Firma:
69
70
2. DESCRIPCIN DEL ALCANCE DEL PFG
Principales
PFG Desglose del trabajo entregables
Presentacin del charter y la EDT del PFG
Elaboracin de cronograma, introduccin y
Construccin de las correcciones de charter y EDT
Presentacin entregable
bases del Proyecto Presentacin marco terico y correcciones
final
Final de Grado (PFG) Elaboracin de marco metodolgico, esquema de
contenidos, bibliografa y avance del resumen
ejecutivo del PFG y correcciones
Investigacin
Realizacin de Investigacin bibliogrfica
bibliogrfica
Revisin y aprobacin propuesta del PFG por el SCI
Planificacin de la Elaboracin del plan de
gestin de riesgos Recopilacin informacin ambiental del INVEMAR gestin de riesgos
Revisin herramientas y documentos para la
Revisin de documentacin
Identificacin de Elaboracin registro de
riesgos Recopilacin de informacin con investigadores riesgos
Anlisis mediante lista de control
GESTIN DE
RIESGOS Eval. Calidad de los datos sobre riesgos
PROYECTOS Anlisis cualitativo de
Eval. y anlisis probabilidad e impacto riesgos
INVEMAR riesgos Elaboracin matriz de probabilidad e impacto
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia del riesgo
Actualizacin registro de
Recomendaciones para tratar las amenazas
Planeacin de la riesgos
respuesta a los riesgos Estrat. para tratar los riesgos identificados
Estrat. De respuesta para contingencias
Reevaluacin de los riesgos
Seguimiento y control
de riesgos Auditoras de riesgos
Reuniones sobre el estado de la situacin
Elaboracin documento final
Consolidacin Revisin por los lectores PFG final
documento final PFG
Correcciones del PFG
Sustentacin
70
71
3. CRONOGRAMA DEL PFG
No. ACTIVIDAD JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30
Construccin de las bases del Proyecto Final de Grado
1
(PFG)
Presentacin del charter y la EDT del PFG
Elaboracin de cronograma, introduccin y
correcciones de charter y EDT
Presentacin marco terico y correcciones
Elaboracin de marco metodolgico, esquema de
contenidos, bibliografa y avance del resumen ejecutivo
del PFG y correcciones
Presentacin entregable final
2 Investigacin bibliogrfica
3 Planificacin de la gestin de riesgos
Revisin y aprobacin propuesta del PFG por el
SCI
Recopilacin informacin ambiental del INVEMAR
Revisin herramientas y documentos para la
administracin del plan de riesgos
Elaboracin del plan de gestin de riesgos
4 Identificacin de riesgos
Revisin de documentacin
Recopilacin de informacin con investigadores
Anlisis mediante lista de control
Elaboracin registro de riesgos
5 Anlisis cualitativo de riesgos
Eval. Calidad de los datos sobre riesgos
Eval. y anlisis probabilidad e impacto riesgos
Elaboracin matriz de probabilidad e impacto
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia del riesgo
Actualizacin registro de riesgos
6 Planeacin de la respuesta a los riesgos
Recomendaciones para tratar las amenazas
Estrat. para tratar los riesgos identificados
Estrat. De respuesta para contingencias
7 Seguimiento y control de riesgos
Reevaluacin de los riesgos
Auditoras de riesgos
Reuniones sobre el estado de la situacin
8 Consolidacin documento final PFG
Elaboracin documento final
Revisin por los lectores
Correcciones del PFG
Sustentacin
71
72
4. ORGANIGRAMA DE INVEMAR (acta junta directiva 26 de 2006)
72
73
5. DIRECTRIZ ESTRATGICA DE MANEJO DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS

Y OPERATIVOS DE INVEMAR
73
74
6. MATRIZ DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE INVEMAR
NIVEL DE
FACTORES RIESGO DESCRIPCIN DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS FRECUENCIA IMPACTO MEDIDAS PREVENTIVAS PROGRAMA
RIESGO
- Atraso tecnolgico del Pas (Software, equipos, - Atraso en el desarrollo de la

bibliografa) calidad cientfica
- Rezago en la actualizacin de laboratorios, equipos - Limitacin en prestacin de
Desactualizacin - Fortalecimiento de convenios
y software especializado en nuevas tecnologas servicios
Tecnolgica - - Implementacin de Plan de renovacin de
Cambios tecnolgicos
(genticas y pticas) - Limitacin en obtencin de BEM
Cambios equipos
- Limitacin de equipos de laboratorio para obtencin resultados CAM
tecnolgicos en A 4 Alto - Asignacin de recursos directos al laboratorio
de informacin - Atraso en el trabajo DID
materia de - Compra de nuevos recursos informticos
- Informacin desactualizada CSC
instrumentacin y para trabajar
- Faltan software especializados - No hay competitividad por
sistemas - Hacer leasing de equipos
- Contar con equipos desactualizados que hacen falta de equipos
difcil el sistema de informacin - Mala calidad
- Perdida de dinero
Falta de
Falta de conocimiento en reas especficas, sistemas Perdida de informacin, tiempo, - Capacitacin peridica del personal
capacitacin en SRAI
operativos, bases de datos esfuerzo, dinero, ataques a la B 4 Alto - Capacitacin y uso de mejores herramientas
tecnologas CSC
La tecnologa no es usada de la mejor manera red en el manejo de equipos
informticas
Cambios
constantes del Fluctuacin de la moneda Perdida dinero B 3 Alto CSC
valor de la moneda
Econmicos
Bajo o nulo
incremento en
recursos
prevenientes de la
B 3 Alto DG
nacin, al
presupuesto de
funcionamiento e
inversin
- Multas
Interpretacin de la Contratacin de un experto jurdico que
Legales
- Ambigedad para proceder frente a requerimientos - Sanciones disciplinarias

naturaleza jurdica elabore la composicin legal y jurdica del SRAI
de Control del Estado - Investigaciones fiscales A 3 Alto
del Instituto por Invemar basado en las leyes y normas CSC
- Manejo ambiguo de legislacin - Prdida recursos
actores externos vigentes
- Inestabilidad
- Amenaza a la integridad fsica

- Fracaso de la salida
- Interrupcin de las actividades
- Adquisicin de equipos de comunicacin
de monitoreo
- Perdida o lesin del Recurso (radios, telfonos)
Humano - Mantenimiento regular de equipos y
- Hay zonas de estudio o muestreo donde no se - Retrasos en salidas - vehculos
puede ir o volver muestreos - Mantenimiento preventivo de vehculos
- Problemas de inseguridad en las estaciones (carros, lanchas, buque)
- Prdida de muestras
Orden Pblico
- Falta de equipos de comunicacin - Contacto con autoridades competentes VAR

Dificultad de - Mantenimiento de medios de transporte (lanchas, - Prdida de informacin nueva - vas alternas BEM
acceso a zonas de carros) - Amenaza a la integridad fsica B 4 Alto - Informacin permanente del estado del orden CSC
investigacin - Inseguridad por Orden Publico - Fracaso de la salida publico de las zona de trabajo GEZ
- Falta de mantenimiento de vehculos - Desmoralizacin del grupo - Presencia del Estado GEO
- Mal estado de vas - Posible cancelacin del - Escolta para los investigadores
- Acceso a zonas rojas del pas proyecto - Reconocimiento de la dificultad del trabajo
- Grupos armados en la zona de estudio - Consecuencias econmicas social
- Delimitacin de las funciones
- Perdida de credibilidad ante la

Fuertes implicaciones sociales de los proyectos para
sociedad
ser ejecutados
- Fracaso de proyectos
74
75
- Disminucin recursos
- Fortalecimiento de las polticas, conclusin
(Econmicos - Humanos)
Cambio de del rea en los programas de planeacin
Polticos
- Falta de competitividad a nivel
operacin del - No hay polticas de estado que propendan por La nacional BEM
internacional B 4 Alto
Ministerio de investigacin bsica - Buscar fuentes de inversin externas VAR
- Disminucin de personal
Ambiente - Venta de servicios
- Incumplimiento de metas
- Diversificar las reas de desempeo
institucionales
- Polvillo de carbn en los equipos y diferentes - Prdida de tiempo en limpieza - Proceso de limpieza continuado por parte del
espacios de trabajo cada da personal respectivo para equipos (PC) y
- Contaminacin y Deterioro del material biolgico - Dao a equipos con espacios de trabajo
almacenado en el MHNMC anterioridad de ser vida til - Aislamiento total del material dE las fuentes
- la ubicacin al lado de Carbosan es inapropiada - Devaluacin del patrimonio dE carbn
- Falta de espacio biolgico almacenado - Mudar la coleccin
BEM
- Polvillo de carbn - Retraso en tareas - Mejoras en infraestructura
Vecindad con SRAI
- Difcil acceso al Instituto por encontrarse dentro de - Disminucin de la seguridad - Ampliar la planta fsica del Instituto
patios de Sociedad A 4 Alto CAM
Ambientales
un puerto personal - Nuevas instalaciones de trabajo

Portuaria VAR
- no existe la infraestructura adecuada para el - Daos de equipos por goteras
GEZ
numero de personas que laboran y/o nuevo personal - Baja productividad laboral
- Malestar Institucional
- Mantenimiento constante a
equipos y en personas cardio
respiratorias
Manejo inadecuado
Destinacin no apropiada de los desechos slidos y - Contaminacin ambiental
de Desechos B 3 Alto Implementacin de un sistema de Ecopac SRAI
lquidos del Invemar - Foco de enfermedades
slidos y lquidos
No cumplimiento
- Diferente calidad e
de procedimiento Diferentes dependencias hacen consultora sin - Reglamentar la consultara y centralizar
informacin A 3 Alto CSC
establecido para la reglamentarse y sin control control
Consultoras
- Perdida dinero
consultora
Competencia
Mala competencia en el campo de la consultora - Perdida contratos y clientes B 3 Alto CAM
desleal externa
Incumplimiento de
estndares de 4 B Alto Mantenimiento de estndar de calidad DG
Calidad
75
76
- Establecer un transporte interno que tenga

horario despus de 5 pm con conocimiento de
- Bajo rendimiento de personal CTHDO y CSG
El tipo de trabajo que se realiza en el programa que para realizar las actividades del - No cortar la comunicacin telefnica despus
Incumplimiento de conlleva a la realizacin de labores por fuera del da siguiente de las 7 pm
las actividades horario laboral - Abandono de la actividad por - Crear un reglamento general para el personal
agotamiento que trabaja despus de 5 pm CAM
programadas por Generalizacin de lo urgente A 3 Alto
- Planeacin a tiempo de actividades SRAI
falta de Planeacin Improvisacin - Incumplimiento de un Plan de
y organizacin Falta de toma de decisiones - Mejoramiento y respeto de la Planeacin
Accin por trabajar en lo
Planeacin ineficiente (Contratos y Tiquetes) - Toma de decisiones oportunas y concretas
urgente
- Procedimientos claros
- Errores en el documento con
repercusiones econmicas,
Planeacin
legales y en el objeto a adquirir
Atencin de
actividades no
programadas que
- Gasto de recursos Planeacin de los solicitantes para respetar
son de nuestra Extemporaneidad en la prestacin de un servicio B 3 Alto SRAI
- Fallas en el servicio programacin
competencia y que
provienen de
actores externos
- Formulacin de polticas de largo plazo y

Poca diversificacin presencia del Instituto en el gobierno Central
Produccin de proyectos de baja calidad y poco xito
en la formulacin - Deterioro imagen Institucional C 4 Alto para mitigar los cambios en polticas del GEZ
financiero
de proyectos MAVDT y de Ciencia
- Educacin e inversin en tecnologas nuevas
- Llevar un verdadero seguimiento de los

compromisos y responsabilidades de los
programas involucrados en los proyectos de
- Incumplimiento en plazos y investigacin
- No existe una efectiva coordinacin baja calidad de los resultados - Seguimiento y control fuerte de SCI en
interprogramtica en la ejecucin de los proyectos de - Retraso en la entrega de responsables que asuman otros programas
Bajo flujo de
Comunicacin
investigacin resultados A 4 Alto con GEZ GEZ

informacin
- La informacin requerida de cada programa de - Recarga de trabajo para - Actas de compromiso con detalle de
investig., un apoyo o tarea interprogramatica no fluye miembros de GEZ compromisos y tiempos, entre GEZ y cada
adecuadamente y no se asume la responsabilidad - Malestar interprogramtico programa
como de cada programa sino de GEZ quien - Formular conjuntamente proyectos desde el
coordina, y no es prioridad para cada implicado en la principio generando mayor propiedad
tarea
- No reconocimiento de la labor
No innovacion en Estructuracin de una oficina de divulgacin
No existe capacidad de divulgacin de los resultados del Instituto a nivel nacional e
las estrategias de A 4 Alto con personal con la capacitacin especfica en GEZ
institucionales internacional
divulgacin el tema
- Falta de credibilidad
76
77
- El proceso se realiza a
Las herramientas de trabajo son viejas y presentan
medias
constantes fallas Contar con los equipos necesarios
- Retraso de la Informacin y
Falta de un equipo para realizar de forma eficiente un Reemplazo del equipo
Ineficiente manejo trabajo
proceso Actualizacin de equipos de computo y CAM
Comunicacin
del archivo y la - Perdida de Informacin A 3 Alto
Prdida de la Informacin herramientas de trabajo (telfono, etc.) SRAI
correspondencia - Retraso en la ejecucin de las
Falta un eficiente programa de mantenimiento y - Disear y ejecutar un eficiente plan de
labores
reposicin de equipos obsoletos, daados o en mantenimiento y reposicin de equipos
- Sobrecarga de trabajo en las
avanzado estado de deterioro
reas de servicio
- Sacar DVD que sea Interactivo
Poca unificacin de
Mala imagen por no tener carta de presentacin del Desinformacin hacia el - Pagina web bilinge
la imagen A 2 Alto DID
Instituto actualizado exterior - Actualizar anualmente el portafolio de
institucional
servicios
- Divulgar procesos en la Induccin

- Interpretacin personalizada de cmo se deben - Errores que cuestan $$$ y - Informar al personal sobre los procesos
hacer las cosas hechos cumplidos - Revisin y anlisis de los procesos
Procesos y Procedimientos
Desconocimiento - Se suministra reiteradamente la misma informacin - Informacin no confiable - Divulgacin y sensibilizacin de procesos
de los - Demoras en la adquisicin de materiales y equipos - Procesos mal hechos - Simplificacin de trmites
procedimientos, (Retraso en compras) - Retraso en la obtencin del - Agilidad en los procesos SRAI
informacin de - Lentitud en los procesos producto - Involucrar al usuario en el proceso GEZ
A 4 Alto
procesos - Falta de - El personal misional desconoce algunos - Recarga laboral y prdida de - Organizacin de los materiales con sus BEM
claridad y agilidad procedimientos administrativos tiempo catlogos y proveedores VAR
en procesos - Se suprimen o adicionan pasos a los procesos - Falta de disponibilidad a - Procesos que se ajusten a necesidades
administrativos - Incumplimiento de los objetivos de los diferentes tiempo de los materiales particulares y aprovechar las ofertas de
proyectos - Pago excesivo en algunos mercado
- Procesos largos e inoportunos, ineficientes. elementos - Aclaracin de los diferentes pasos de un
- La compra se hace procedimiento tomando en cuenta los tiempos
tardamente de cada uno
- Hacinamiento
- Afeccin de salud
- La edificacin esta deteriorada y requiere mucha
- La red de sistemas no es
inversin para mantenimiento - Traslado de Invemar o Carbosan
eficiente BEM
- Las condiciones de infraestructura no son - Invertir recursos en adecuacin
Inadecuada - Deterioro de Equipos SRAI
adecuadas para llevar a cabo las diferentes instalaciones, redes, baos
infraestructura - Dficit en la calidad analtica A 4 Alto CAM
Logstica
actividades - Plan de contingencia para mantener

fsica - Contaminacin cruzada VAR
- El espacio actual no soporta a todo el personal infraestructura, reposicin de activos
- Bajo rendimiento del personal GEZ
- Goteras - Invertir en soluciones a largo plazo
- Riesgos de accidente
- Falta de luz
- Imposibilidad de recibir nuevo
personal
- Prdida de informacin - Efectivos mecanismos para proteccin de

Deficiencia en los Condiciones inapropiadas para el buen
- Prdida de capital B 4 Alto equipos y redes elctricas (nueva UPS, GEZ
recursos logsticos funcionamiento de los equipos
- Incumplimiento en plazos Backup)
77
78
Poco desarrollo de No existe una poltica clara de reescalafonamiento y Definicin e implementacin de una poltica
Malestar institucional A 3 Alto GEZ
incentivos laborales otros incentivos clara de incentivos
Falta de
Recursos Humanos
- Reevaluacin de mecanismos de
apropiacin de la - Falta de motivacin para
No existe una verdadera apropiacin de los valores implementacin de la cultura institucional
cultura institucional participar en las actividades A 3 Alto GEZ
institucionales - Implementar mecanismos eficaces para
(valores, principios, Institucionales
motivar la cultura organizacional
misin, visin)
Alta rotacin del

Cambios constantes de trabajadores - Atraso en procedimientos B 3 Alto - Mejorar el proceso de seleccin de personal DG
personal
Perdida de capital Personas que se capacitan en Invemar o que el
humano capacitado Invemar apoya su capacitacin y se van con la - Atraso en procedimientos B 3 Alto - Mejorar incentivos DG
en Invemar experiencia adquirida
Manejo inadecuado
Uso inadecuado de los sistemas y de la Falta de rendimiento y Adquirir licencias para hacer control sobre el
de software y A 3 Alto SRAI
infraestructura disponibilidad Hardware y el Software
hardware
Falta de respuesta
oportuna ante Los requerimientos muchas veces no son - Prdida de tiempo
A 2 Alto Seguimiento a los requerimientos GEZ
solicitudes y respondidos - Daos permanentes
requerimientos
Manejo inadecuado
de los sistemas de
informacion (base Perdida de la informacion de base de datos, base
de datos, base cartografica, registros de la biblioteca, metadatos,
B 4 Alto DG
cartografica, etc.
registros de la No hay proteccin de propiedad intelectual
Sistemas de informacin
biblioteca,
metadatos, etc)
- Creacin de un comit de biblioteca que

- El Instituto no puede trabajar
Desactualizacin tome decisiones cumplimiento con el dinero
Desactualizacin de la informacin necesaria para actualizado DID
del Centro de A 2 Alto - Actualizar Base de datos
llevar a cabo la investigacin - Baja calidad CSC
Documentacin - Inversin en adquisicin y actualizacin de la
- Duplicacin investigaciones
Biblioteca
- Gasto econmico
- Costo informacin - Establecimiento de archivos institucionales y
Prdidas de - Eliminacin archivos, base de datos, informes, centralizar datos. Protocolos
- Atraso
informacin - presentaciones - Adoptar controles, normas de seguridad.
- Prdida de La informacin
Inseguridad lgica - Posibles ataques a la red y a la informacin. Implementando polticas, servidores de
- Disponibilidad de los servicios
(Prdida del Prdida de esta seguridad y acceso CSC
- Se pierden series histricas B 4 Alto
patrimonio - Los datos e informacin generados por los - Poltica de informacin implementada GEZ
- Desaprovechamiento de
Institucional en proyectos de investigacin no son acopiados segn - Fijar estndares y procedimientos de
datos
datos e informacin la norma y estndares de INVEMAR, y no llegan a obligatorio implementacin
- Duplicidad de Inform.
digital) las bases de datos institucionales. Los investigadores - Paz y salvo para intangibles informacin
- Se desperdicia recurso
se quedan con su informacin econmico de investigacin
Perdida del valor - Prdida de la informacin y

- Mantenimiento del SIBM
agregado de la Falta de disponibilidad en los diferentes niveles: recursos
B 3 Alto - Alimentacin constante de la informacin BEM
informacin en las cientfico institucional y publico general - No se aprovecha al mximo la
- Servidor que permita guardar Backups
bases de datos informacin
78
79
7. SEGUIMIENTO A MEJORAS
FECHA DE CUMPLIDO
FECHA FUENTE ASPECTO/TEMA TRATADO ACCIN (C/P/M) RESPONSABLE OBSERVACIONES
CUMPLIMIENTO SI NO
79
80
8. FLUJOGRAMA AUDITORAS INTERNAS RIESGOS
FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

No
1 Elaborar programa de auditora por riesgos de forma tal que se Coordinador del proceso de
Elaborar programa de garantice la revisin completa de los mismos. Auditorias Internas
Auditoria
2 Previo a la realizacin de la auditoria, el Coordinador del proceso de Coordinador del proceso de

Elaborar Plan de Auditorias, el auditor lder designado y los auditores deben realizar el Auditorias Internas
auditorias plan de auditora, indicando la fecha el lugar y la hora de la Auditor lder
realizacin de la entrevista con el auditado. Auditor
3 Auditor lder
Preparacin la lista de verificacin de la auditoria de acuerdo con el
Elaborar lista de
alcance de la auditoria. Auditor
verificacin
4 Coordinador del proceso de

Revisar la lista de verificacin con el Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Revisar Lista de Auditoras Internas con el fin de asegurar que esta sea completa y en
Verificacin caso de ser necesario realizar los ajustes pertinentes. Auditor lder
5 Auditor lder
Enviar plan de Enviar plan de auditora al dueo del proceso a auditar por lo menos
auditoria una semana antes de la fecha programada para la auditoria.
6 Revisar y firmar plan de auditora y remitir al auditor lder. Trabajador responsable de

Avalar plan de las estrategias y acciones
auditoria
7 Realizar reunin de apertura en la que se ampla informacin sobre Coordinador del proceso de
Realizar Reunin de el objetivo, alcance y mtodo a seguir para la auditoria. Auditorias Internas
Apertura
Auditor lder
Auditor
Recolectar las evidencias de la auditoria teniendo en cuenta entre Auditor lder
8 otros:
La existencia de documentacin adecuada Auditor
Recolectar la La implementacin efectiva de las estrategias
documentacin Documentacin de los resultados (Indicadores)
Oportunidad de mejora
9 Auditor lder
Analizar la evidencia a travs del proceso de entrevista al personal
auditado asegurando con el fin de verificar la implementacin, de las Auditor
Entrevista de estrategias.
auditoria
80
81
FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

No
10 Auditor Lder
Definir los hallazgos de auditoria
Definir las
Auditor
Observaciones y No
Conformidades
11 Presentar los resultados de la auditoria indicando los hallazgos, Auditor Lder

Realizar reunin de Conclusiones y las solicitudes de acciones correctivas.
cierre Auditor
12 Preparar el informe de auditora especificando las observaciones Coordinador del proceso de

Preparar informe Auditorias Internas
de Auditoria Auditor Lider
Auditor
13 Presentar, explicar y entregar el informe a los responsables del Auditor Lder

Presentar y entregar proceso y/o auditados, indicando las No Conformidades y
Informe de Auditoria Observaciones.
14 Coordinador del proceso de

Realizar seguimiento a las no conformidades, observaciones y a las Auditorias Internas
Realizar seguimiento a acciones emprendidas.
las No Conformidades Auditor Lder
Auditor
15
Archivar los documentos resultantes del proceso de auditora interna Coordinador del proceso de
Auditorias Internas
Archivar
documentos
81

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

GESTIN DE RIESGOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIN EN EL

DINORA STELLA OTERO POLO

PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO REQUISITO

San Jos, Costa Rica

Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

MARIO LOPEZ SOTO

FAUSTO FERNANDEZ MARTINEZ

JUAN CARLOS NAVARRO CHEVEZ

DINORA STELLA OTERO POLO

A mis hijos Camilo y Sofa que son el motor de mi vida y

1.1. Objetivo general 11

3.1. Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR 23

4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin

Cuadro 1. Mtodos de gestin del riesgo 18

Cuadro 2. Valores de frecuencia INVEMAR 30

Cuadro 3. Valores de impacto INVEMAR 30

Cuadro 4. Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR 30

Cuadro 5. Estructura del Desglose del Riesgo (RBS) 33

Cuadro 6. Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos 34

Cuadro 7. Escalas de impacto del riesgo sobre los principales

Objetivos del proyecto 35

Cuadro 8. Matriz de probabilidad e impacto 35

Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos 36

Cuadro 10. Anlisis cualitativo 36

Cuadro 11. Formato planificacin respuesta a los riesgos 37

Cuadro 12. Riesgos tolerables 43

Cuadro 13. Riesgos moderados 44

Cuadro 14. Riesgos importantes 45

Cuadro 15. Riesgos inaceptables 46

Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP 50

Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos 53

Cuadro 18. Riesgos incorporados los indicadores de seguimiento 57

COSO. Internal Control Integrated Framework. Committee of Sponsoring

DAFP. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

DGI. Direccin General del INVEMAR

DOFA. Herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la

GPE. Grupo de Planeacin, Evaluacin y Control

GST. Grupo de Sistemas y Telemticas

GTH. Grupo de Talento Humano y Desarrollo Organizacional

IEEE. Institute of Electrical and Electronics Engineers

INVEMAR. Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras Jos Benito

MAVDT. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

SCI. Subdirector de Coordinacin de Investigacin

SEI-CRM. Mtodo Continuous Risk Management (SEICRM), desarrollado por

SRA. Subdireccin de Recursos y Apoyo a la Investigacin

PFG. Proyecto Final de Grado

PMBOK. Sigla en ingls de Gua de los fundamentos de la direccin de

PMI. Sigla en ingls del Instituto de Administracin de Proyectos (Project

RBS. Estructura de Desglose del Riesgo

La gestin de riesgos siendo un tema tan importante y necesario dentro de

El desarrollo de los proyectos en el INVEMAR ha mostrado la carencia de

El propsito del desarrollo del presente Proyecto Final de Grado (PFG)

El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra

El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo

La direccin moderna concibi una disciplina denominada Administracin de

La Administracin de proyectos que no ha sido ajena a este proceso, ha

proyecto y con ello permitir el logro de los objetivos, presupuesto y alcance