Implementar el SG-SST en 10 pasos con la gua para MiPymes

Fecha: Enero 11, 2017

Implementar el SG-SST se puede realizar en 10 pasos de acuerdo con la Gua Tcnica para
MiPymes elaborada por el Ministerio de Trabajo.

La gua para MiPymes de Mintrabajo orienta en cmo implementar el SG-SST en 10 pasos

Para casi todos los empresarios, implementar el SG-SST es todo un desafo. El Sistema de Gestin
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un modelo nuevo que si bien guarda relacin con
algunos esquemas del pasado, trae tambin suficientes novedades como para despertar dudas.

Ya circulan varias guas de implementacin, pero, sin duda alguna, la ms completa y puntual es la
que elabor el Ministerio del Trabajo denominada Gua tcnica de implementacin del SG SST
para Mipymes. El tema necesita un polo a tierra y por eso resulta muy til describir la forma en que
se puede desarrollar el sistema paso a paso. De esta manera se le da un enfoque prctico al tema.

Los 10 pasos para implementar el SG-SST se pueden sintetizar de la siguiente manera.

Paso 1. La evaluacin inicial

Debe realizarse solamente una vez y es el cimiento de todo el sistema. Es un diagnstico en el que
deben incluirse al menos 8 elementos:

Normatividad y estndares mnimos del Sistema de Garanta de Calidad del Sistema

General de Riesgos Laborales para empleadores

Descripcin de los peligros identificados hasta el momento

Identificacin de amenazas y evaluacin de vulnerabilidad frente a ellas

Evaluacin de la eficacia de las medidas de control aplicadas hasta el momento

Verificacin de cumplimiento del programa anual de capacitacin

Histricos de enfermedad y accidentalidad, estadsticas y descripcin sociodemogrfica del

personal

Evaluacin de los indicadores de SG-SST formulados hasta el momento

Para mayor informacin consulte nuestro artculo Evaluacin inicial del SG-SST.

Paso 2. Riesgos y peligros

El paso 2 comprende la identificacin de los peligros y la valoracin, evaluacin y gestin de los
riesgos. Se debe realizar anualmente, cuando ocurra un accidente mortal o u evento catastrfico, o
cuando haya cambio de procesos, de equipos o instalaciones.

La organizacin debe adoptar una metodologa para realizar este proceso. En la Gua tcnica de
implementacin del SG-SST para MIPYMES, del Ministerio de Trabajo, se propone una
metodologa, con su respectivo formato, para organizaciones que no tengan actividades de alto
riesgo. Tambin se hace un listado de las diferentes metodologas que pueden utilizarse (GTC 45,
OiRA, DELPHI, etc.).

En esta fase se deben disear las medidas de prevencin y control para enfrentar, mitigar y/o
minimizar cada uno de los peligros y riesgos detectados.

Consulte nuestro resumen sobre la GTC-45, gua para identificacin de los peligros y ample la
informacin sobre la matriz de riesgos y los peligros prioritarios.

Paso 3. Poltica y objetivos

La poltica de SG-SST debe plantearse por escrito y se revisa cada ao. Es necesario que incluya
la fecha y la firma del representante legal de la organizacin. Contiene los siguientes puntos:

Nombre y actividad de la empresa

Alcance (referencia a todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y
subcontratistas)

Lineamientos frente a los peligros y al tamao de la empresa

Compromiso de la empresa frente al SG-SST

Cmo se articula con las dems polticas de gestin

Documentacin

La poltica debe ser difundida en todos los niveles de la organizacin.

Los objetivos, por su parte, deben ser claros, medibles, cuantificables y contener metas especficas.
Es muy importante que resulten coherentes con el plan de trabajo anual y con todos los dems
componentes del sistema, incluyendo la normatividad vigente. Tambin es necesario que estn
documentados y que sean comunicados a toda la organizacin. Se revisan anualmente.

Consulte nuestra gua para elaborar la poltica de SST y algunos ejemplos de poltica de seguridad
y salud en el trabajo.

Paso 4. Plan de trabajo anual

El plan de trabajo anual es la herramienta que permite aplicar el SG-SST, durante el lapso de un
ao. Es, bsicamente, la carta de navegacin de todo el sistema. Debe incluir al menos: metas,
responsables, recursos (tcnicos, financieros y de personal) y cronograma. Se exige que vaya
firmado por el responsable del SG-SST dentro de la organizacin y por el empleador.

Ample la informacin sobre este entregable en nuestro artculo: el plan de trabajo anua del SG-
SST es nico para cada empresa.

Paso 5. Programa de capacitacin

Incluye el curso de induccin y reinduccin y los diferentes cursos o capacitaciones sobre seguridad
y salud en el trabajo, con base en los peligros identificados y los riesgos valorados y evaluados.

Para elaborar el plan de capacitacin deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

Identificacin de las necesidades de capacitacin, entrenamiento y/o actualizacin

Temas bsicos requeridos por: brigada, COPASST o viga, alta direccin y trabajadores

Objetivo

Alcance

Contenido

Personas a capacitar

El propsito final es el de definir cul es la formacin que debe impartir la empresa para garantizar
que los funcionarios ejecuten su labor de una manera segura para ellos mismos y para todo el
sistema. Obviamente, es necesario determinar los recursos que se requieren para cumplir con las
exigencias de capacitacin.

Si aun no lo ha hecho, el responsable del SG-SST debe iniciar con la capacitacin virtual en el SG-
SST.

Paso 6. Manejo de emergencias

En esta fase se debe elaborar un Plan de prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias.
El producto central es el Plan de emergencias. Para desarrollar este paso, se deben identificar las
amenazas que pueden dar lugar a una emergencia, los recursos disponibles para enfrentarla y el
grado de vulnerabilidad de la empresa frente a cada emergencia potencial.

El Plan de prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias, implica entonces:

Valoracin y evaluacin de los riesgos y su alcance

Diseo de procedimientos para prevenir o mitigar el impacto de las emergencias

Asignacin de recursos
 Elaboracin de planos, rutas de evacuacin y otras herramientas para reducir la vulnerabilidad

Informacin, capacitacin y entrenamiento para enfrentar emergencias

Planificacin de simulacros (mnimo 1 al ao)

Capacitacin y dotacin de la brigada de emergencias

Planificacin de revisiones para equipos de emergencia y sealizacin

Articulacin del plan con los actores del entorno de la organizacin

Ample la informacin en nuestro artculo: El plan de emergencias, una herramienta invaluable.

Paso 7. Reporte e investigacin

Las empresas tienen la obligacin de hace un reporte de todos los accidentes y enfermedades
laborales a las ARL, con copia al trabajador. El trmite debe hacerse mximo 2 das despus de
haberse registrado el hecho. Si el accidente es grave o mortal, tambin debe reportarlo a la
Direccin Territorial del Ministerio de Trabajo.

Tambin se consagra la obligacin de investigar todos los accidentes e incidentes de trabajo, dentro
de los 15 das siguientes a los hechos. En caso de accidente grave o mortal, la empresa debe
remitir la investigacin a la ARL.

La investigacin debe estar orientada por lo sealado en la Resolucin 1401 de 2007 y tiene que
generar acciones de mejora. Se debe adoptar una metodologa especfica para determinar las
causas del evento.

Paso 8. Adquisicin de bienes y contratacin de servicios

Toda organizacin debe establecer unos requisitos especficos para contratar servicios y un
procedimiento concreto para adquirir bienes. Respecto a la contratacin, bsicamente deben
verificar que los contratantes estn afiliados al Sistema de Riesgos Laborales y cumplan con la
normatividad del SG-SST.

En cuanto a la adquisicin de bienes, la empresa debe definir los requerimientos que deben cumplir
los bienes y/o servicios para que preserven la salud y la integridad de los trabajadores y de las
instalaciones.

La organizacin debe encargarse de difundir sus lineamientos en materia de SG-SST a todos los
interesados.

Tenga en cuenta algunos gastos como los exmenes mdicos para los contratistas que lleven ms
de un ao con contrato en la empresa.

Paso 9. Medicin y evaluacin de la gestin

Las organizaciones estn obligadas a disear indicadores de estructura, proceso y resultado, con
su respectiva ficha tcnica. En su orden, miden el acceso de todo el personal a los recursos y
polticas del SG-SST, el grado de desarrollo e implementacin del sistema y los cambios
alcanzados durante un periodo determinado.

Otra instancia para evaluar la gestin son las auditoras internas, que deben realizarse al menos
una vez al ao. En la Gua tcnica de implementacin del SG-SST para MIPYMES, el Ministerio
de Trabajo incluye el Formato de programa de auditora interna del sistema de gestin de la
seguridad y salud en el trabajo, propuesto por el ministerio de trabajo.
Finalmente, dentro de la medicin y evaluacin de la gestin se debe incluir la revisin anual del
SG-SST por la alta direccin. En esta instancia la alta direccin debe examinar todos los aspectos
incluidos en el Artculo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015. El proceso tiene que estar
documentado y ser difundido al COPASST o Viga de Seguridad y Salud en el Trabajo y al
responsable del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Estos, a su
vez, tomarn las medidas correctivas del caso.

Paso 10. Acciones preventivas o correctivas

A partir de la informacin aportada por las inspecciones, investigaciones, auditoras, revisiones y
todas aquellas actividades que hagan seguimiento y evaluacin al SG-SST, la organizacin debe
plantear medidas de prevencin o correccin para el sistema. El resultado de este proceso es un
plan de accin.

En la Gua tcnica de implementacin del SG-SST para MIPYMES, el Ministerio de Trabajo

incluye el Formato para el tratamiento de acciones preventivas y acciones correctivas.

Implementar el SG-SST en 10 pasos

Este artculo brinda un resumen de los presentado en la gua del Ministerio de Trabajo. Si va a
implementar el SG-SST en su organizacin, le recomendamos realizar una lectura detallada de la
Gua.