Aprovisionamiento

Aprovisionamiento
Es una de las primeras etapas de la cadena logstica, la
etapa de adquisicin de materiales previa a la etapa
productiva y de almacenaje.

Su funcin es la de asegurar la disponibilidad de los bienes

y servicios externos le son necesarios para la realizacin
de sus actividades.
Va desde la fase de deteccin y planificacin de
necesidades hasta a de compra de materiales.
Operaciones
Deteccin y previsin de las necesidades.
Planificacin de las necesidades expresndolas de forma
adecuada.
Bsqueda de mercado.
Adquisicin.
Comprobacin de que son adquiridas en las condiciones
demandas.
Pago.
Objetivos
Minimizar las roturas de stock.
Equilibrio y reduccin de existencias, incrementando la
disponibilidad.
Mejora de costos de productos.
Programacin.
Mxima aproximacin al JIT.
Mejora en el nivel de servicio.
Comprar y aprovisionar
No se debe confundir aprovisionar con comprar.
Diferencias
Funcin que tiene como objeto aquellos bienes y servicios
que la empresa necesita del exterior, garantizando el
Comprar
aprovisionamiento de las cantidades requeridas en el
momento preciso y en las mejores condiciones.
Funcin destinada a poner a disposicin de la empresa
Aprovisionar todos aquellos productos, bienes y servicios del exterior que
son necesarios para su funcionamiento.
Fases
Tiene el objetivo de conseguir la mejor gestin al menor
costo posible.

Fases
Conocimiento detallado de las necesidades.
Planificacin Determinacin de las condiciones para satisfacer dichas
necesidades.
Investigacin de la oferta del mercado.
Preparacin Preseleccin de proveedores potenciales.
Peticin de ofertas.
Fases
Fases
Anlisis y comprobacin de ofertas recibidas.
Negociacin con los emisores de tales ofertas.
Realizacin
Eleccin del proveedor.
Realizacin del pedido.
Vigilancia y reclamacin de entregas.
Seguimiento Control cualitativo y cuantitativo de ofertas.
Devolucin de no conformidades.
Recuperacin, enajenacin de embalajes, residuos.
Operaciones
Gestin de stock recibidos.
Funciones
Para conseguir menores costos de los materiales la empresa
necesita:
Evaluacin de las necesidades de suministro.
Determinacin de la gama de productos a adquirir.
Compras
Previsiones de venta.
Contratacin de proveedores.
Custodia y proteccin del stock.
Almacenamiento Acercamiento de las mercancas a los puntos de
distribucin.
Funciones

Contabilidad de Evaluacin del estado financiero de las existencias

stock segn las normas contables.
Mantenimiento del volumen del stock a bajo nivel,
hacindolo compatible con las necesidades de la
Gestin de los empresa y la demanda.
stocks Optimizacin de ritmos de aprovisionamiento y
cantidades de abastecimiento, reduciendo los costos
de stock.
Planificacin
Operaciones
Establecer las negociaciones con proveedores.
Contratacin
Seleccionar y evaluar a los distintos proveedores.
de
Contratar a los proveedores que mejor se ajusten a las
proveedores
necesidades.
Objetivos del
Fijar los objetivos y medios para alcanzarlos.
perodo
Presupuesto
Confeccionar el presupuesto anual del departamento.
anual
Planificacin
Operaciones
Organizar los trabajos en el departamento.
Organizacin Potenciar la colaboracin y sinergias con otros
del departamentos de la empresa.
departamento Programar la formacin adecuada a las necesidades del
departamento.
Controlar el cumplimiento de las condiciones pactadas
con los proveedores.
Control Establecer un programa de evaluacin constante de los
proveedores.
Controlar el cumplimiento de los objetivos.
Condicionantes de la planificacin
La programacin y planificacin del aprovisionamiento van a
estar influenciadas por el tipo de compras que realice la
empresa.
Factores que condicionan
Determinante del diseo del sistema logstico de
aprovisionamiento. Un nivel de servicio poco
Nivel de
frecuente permite la concentracin de los stocks en
servicio
pocos lugares y el usos de medios de transporte de
costos ms reducidos.
Condicionantes de la planificacin
Factores que condicionan
Se centra en la forma en que se van a manejar los
Poltica de niveles de stocks de los productos, lo que incluye
inventarios las decisiones relativas a la ubicacin de los mismos
a lo largo del circuito de aprovisionamiento.
Implica calcular todos los costos asociados desde el
traslado del producto del origen hasta el destino
final, incluye:
Medios de carga y descarga.
Ubicacin
Disponibilidad del producto.
Ocupacin de muelles de carga.
Tiempo del proveedor, de gestin y de todo
referente a la recepcin.
Condicionantes de la planificacin
Factores que condicionan
Se debe considerar los Tratamiento de las
siguientes parmetros. reclamaciones.
Nivel de servicio. Distancia a recorrer.
Medio de Plazo de entrega. Volumen y tonelaje
transporte Seguridad. de la carga.
Fiabilidad. Regularidad del
Experiencia. trfico.
Naturaleza de la caga Infraestructura.
Influencia de los costos
Cuando se tiene las siguientes caractersticas:

Alto costo de materiales.

Margen final reducido.
Incremento de costos que no se reflejan en precios.
Cambios en la funcin
Pasado Tendencia actual
Aprovisionamiento exterior
En general Autoabastecimiento
(subcontratacin)
Muchos proveedores. Pocos proveedores.
Seleccin basada en el Valoracin del servicio como
precio. mtodo de seleccin del
Actitud hacia No existe la evaluacin y proveedor.
proveedores homologacin de Evaluacin y homologacin .
proveedores. Se comparte la informacin real
Se transmite la mnima de forma abierta.
informacin.
Concepto de
Optimizacin individual Optimizacin global.
optimizacin
Cambios en la funcin
Pasado Tendencia actual
Tendencia a reducir stocks,
Tendencia al
asegurando disponibilidad.
almacenamiento.
Actitud ante stock Se compran cantidades
Se compran grandes
pequeas y aumenta la
cantidades.
frecuencia de adquisiciones.
Mixtas consecuencia de la
Fuentes de Cercanas.
globalizacin.
aprovisionamiento Dispersas
Agrupadas.
Poca. Planificacin de necesidades.
Planificacin
Acciones a corto plazo. Negociaciones a largo plazo.
Influencia del producto
Para el establecimiento de una estrategia de aprovisionamiento
se debe tener en cuenta el tipo de artculo.
Estratgicos. Tienen gran influencia en el beneficio y acarrean
ciertos riesgos en el suministro, por lo que es importante
conocer la tendencia a largo plazo del mercado de suministro.
Decisiones a tomar.
Fabricar o comprar.
Establecer relaciones de suministro y diseo a largo plazo.
Analizar riegos.
Realizar planes de contingencia.
Influencia del producto
Cuellos de botella. Afectan muy poco al beneficio y es
conveniente asegurar bien el suministro.

Decisiones a tomar.
Coordinacin de planes de produccin.
Gestin de stocks de acuerdo con los proveedores.
Coordinacin de acciones conjuntas.
Establecimiento de contratos de suministro.
Influencia del producto
Cuellos de botella. Afectan muy poco al beneficio y es
conveniente asegurar bien el suministro.

Decisiones a tomar.
Coordinacin de planes de produccin.
Gestin de stocks de acuerdo con los proveedores.
Coordinacin de acciones conjuntas.
Establecimiento de contratos de suministro.
Influencia del producto
Bsicos. Tiene alto impacto en beneficios y bajo riesgo de
suministro.

Decisiones a tomar.
Estudio de mercado de proveedores.
Seleccin de proveedores.
Establecimiento del tamao de lote.
Fijacin de estrategias de negociacin y contratos de
suministro.
Influencia del producto
No crticos. Poco riesgo y baja influencia en costos.

Estrategias de estandarizacin.
Procesos de gestin.
Procesos de control.
Gestin de las compras
La compra se inicia cuando hay un requerimiento por parte un
rea o departamento, la misma que debe venir con las
especificaciones tcnicas.
Todas las actividades de adquisicin de bienes y/o servicios
deben basarse en:
Organizacin, con definicin de tareas, objetivos y
responsabilidades.
Previsin, mediante investigaciones de mercado, anlisis
econmico del entorno y las polticas del proveedor.
Control de la actividad, analizando costos y creando bases de
datos, proveedores y servicios.
Gestin de las compras
Fases de la compra
Operaciones previas a la compra.
Bsqueda y seleccin de proveedores potenciales.
Peticin y evaluacin de ofertas.
Negociacin de la compra y realizacin del pedido.
Seguimiento y control de la compra.
Beneficios
Reduccin del costo general y operacionales de compras.
Reduccin de los costos operacionales.
Tipos de compra
Tipos de compras
Por punto de Los pedidos se realizan al llegar a un determinado
pedido nivel de stock mnimo de almacenes.
Los pedidos se realizan siguiendo un programa
Por programa
preestablecido.
Pedidos Los pedidos se pueden modificar hasta una fecha
abiertos lmite.
Bajo pedido
Pedidos realizar uno por uno
unitario
Especulativas Pedidos para obtener beneficios en el tiempo.
Operaciones previas a las compras
Lo primero que hay que hacer es el estudio de mercado de
productos.

El objetivo fundamental de este estudio es adquirir la

informacin suficiente para definir la necesidad que se quiere
satisfacer mediante la compra.
Tipos de compra
Requerimientos de informacin de mercado
Formas de presentacin.
Caractersticas Diferencias entre marcas.
tcnicas y Especificaciones comerciales.
comerciales del Tolerancias dimensionales.
producto Propiedades fsicas o qumicas.
Exigencias de transporte o almacenaje.
Materias primas nacionales o de importacin.
Elementos Componentes.
productivos Procesos de fabricacin.
influyentes Planes de produccin.
Evolucin de los elementos a corto y mediano plazo
Requerimientos
Parmetros de necesidades
Caractersticas Denominacin.
del producto Especificaciones tcnicas.
Embalaje que se va a utilizar por razones de
transporte, manipulacin o presentacin.
Plazo de entrega.
Exigencias de
Garantas necesarias.
suministro
Lugar de entrega.
Cantidad que se requiere.
Servicio post venta.
Bsqueda y seleccin de proveedores
La seleccin de proveedores consiste en analizar todos los
posibles candidatos y entre ellos escoger a unos pocos que
renan las condiciones requeridas para solicitarlas.

Es preferible un proceso de homologacin de proveedores, con

el fin de establecer relaciones de continuidad a largo plazo.

Es importante obtener informacin sobre los proveedores,

previamente a la realizacin de una solicitud de ofertas.
Bsqueda y seleccin de proveedores
Informacin de los proveedores:
Memorias anuales y catlogos de los proveedores analizados.
Peticin de informes comerciales a firmas especializadas.
Entrevistas mantenidas con vendedores y representantes de
los proveedores.
Informaciones recogidas de otras empresas compradoras.
Realizacin de visitas a los proveedores potenciales.
Auditorias y cuestionarios.
Negociacin y realizacin de pedidos
La negociacin con los ofertantes establece una comunicacin
con el fin de intercambiar algo de comn acuerdo y de forma
que ambos salgan ganando en la operacin.

Elementos:
Comunicacin: para transmitir nuestros argumentos.
Persuasin: el proveedor necesita vender; luego se debe
motivar el intercambio.
Posicin del proveedor: es conveniente buscar ventajas para
que el proveedor cubra sus necesidades.
Seguimiento y control de pedido
Con esta actividad se busca evitar los retrasos en las entregas
o disminuir sus efectos, ya que la responsabilidad ltima de que
se cumplan los requisitos de entrega en cuanto a plazos y lugar
es del rea de compras.

Se tienen, pues, dos controles diferentes del pedido efectuados

a la entrada de almacn.

Cualitativo: calidad.
Cuantitativo: de recepcin fsica, cantidad.
Modelo de seleccin de oferta idnea
En la fase de seleccin de oferta idnea es frecuente reunir un
equipo multidisciplinario formado por personal especializado de
distintos departamentos. Diferentes criterios permiten definir
cada grupo funcional dentro del equipo de seleccin.
Modelo de seleccin de oferta
Funcin de los grupos funcionales de seleccin
Mide la importancia que se otorga a las empresas
Empresa
en la seleccin.
Evala la importancia de las caractersticas del
Oferta tcnica
producto.
Adaptacin de Mide el nivel de adecuacin de las oferta a lo
la oferta solicitado.
Trata de evaluar la seguridad en el proveedor, las
Seguridad
garantas de entrega en plazo.
Define la importancia del precio en el resultado final
Econmico
de la seleccin.