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El Sistema Contable: Es un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un período determinado. (F. Catacora pág. 110).

Objetivos del Sistema de Contabilidad:

  • 1. El control de las operaciones.

  • 2. La salvaguarda de los activos

  • 3. Obtener los Estados Financieros, para la toma de decisiones por parte de la gerencia.

Sistema de Información Contable:

Un sistema de información contable es todo un proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarán a la gerencia y demás personas interesadas en la organización; con el propósito de orientar la toma de decisiones.

  • 3.1. Conceptos de Sistema de Contabilidad.

Es aquel que está constituido por una serie de procedimientos relacionados entre sí, en busca de un objetivo, que en síntesis, consiste en la captación, registro y exposición de datos.

Objetivos del Sistema Contable.

  • a. Asegurar la Integridad de los Datos: Establece que todas las transacciones que

deben ser registradas, lo estén.

  • b. Adecuado Registro y Procesamiento de las Operaciones: Las operaciones deben

efectuarse de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la gerencia.

  • c. Presentar la Información Financiera en Forma Confiable: Los estados financieros

deben tener un mínimo grado de confianza de las cifras presentadas y su razonabilidad.

  • d. Garantizar la Oportunidad en la Presentación de la Información: La información

debe ser generada y presentada oportunamente como herramienta en la toma de decisiones. (F.

Catacora. Pág.53 y 54.)

  • 3.2. Fundamentos Legales.

La contabilidad como un sistema está regulada por los siguientes instrumentos legales:

  • a. Por el Código de Comercio: El cual regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no

comerciantes.

  • b. el Código

Por

Civil:

El

cual

norma la propiedad

y su usufructúo, los contratos y otras

relaciones entre personas naturales y jurídicas.

 
  • c. la

Por

Legalización

Fiscal:

La

cual

determinan

las

contribuciones,

gravámenes y

desgravámenes, sobre los beneficios o utilidades.

  • d. Por la legislación laboral: La cual reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivadas

del contrato de trabajo.

El Código de Comercio Venezolano y los Libros de Contabilidad:

Los artículos que regulan lo referente a los libros de contabilidad son art: 32 al 37. Por Ejemplo: citamos el artículo 32. Ordena que:

Los libros principales citados son de uso obligatorios. Tales libros han de llevarse en Idioma Castellano. Se puede llevar el número adicional de libros auxiliares que se desee, sin carácter de obligatoriedad. (F. Gómez Rondón).

  • 3.3. Justificación.

El Sistema de Contabilidad: Se diseña para que sirva a la gerencia para dirigir, controlar y conocer en detalle las operaciones y actividades que se realizan en la empresa; al igual que garantizar la conservación de los activos y la maximización de las ganancias.

Por otra parte, nuestra legislación mercantil e impositiva hace imperiosa la adopción de un sistema de contabilidad cónsono con el ramo particular de explotación o de actividades a que se dedique la organización. (F. Gómez Rondón. Pág. 1-2.).

Casi no puede concebirse alguna actividad mercantil consuetudinaria, que no requiere el registro de la misma en términos monetarios y/o contractuales. Aún las actividades rutinarias del pequeño comerciante, requieren anotaciones elementales y no dejarlas a cargo a la fidelidad de la memoria. No sólo para el control de sus ingresos y gastos, sino para el de todas sus deudas y acreencias, y también para efectuar comparaciones estadísticas, con fines de análisis y planificación futura. (F. Gómez Rondón. Pág. 1-2. Contabilidad I Semestre.)

  • 3.4. Aspectos Básicos para un Diseño de un Sistema de Contabilidad: Actividad de la

Empresa.

  • 3.4.01. Normativa.

En todo sistema contable al momento de diseñarse se debe considerar los siguientes aspectos normativos:

  • 1. Leyes, Reglamentos y Ordenanzas. (Estado)

  • 2. Normas y Principios Contables de Aceptación General.(Profesión)

  • 3. Normas y políticas de la Organización.(Empresa)

  • 3.4.02. Volumen de Información.

Este aspecto

se refiere

a

que debe hacerse

un análisis

previo

de

las

necesidades de

información de acuerdo al tipo de organización y al de operación que realiza.

  • 3.4.03. Tipos de Operaciones.

Se refiere que debemos conocer el tipo de actividad a que se dedica la organización. (Comercial, industrial, servicios, entre otras).

  • 3.4.04. Necesidades de Información.

Se requiere saber que tipo de información se genera como producto final para diseñar el sistema en base a esos requerimientos de información, ya sea resumida o detallada.

  • 3.5. Elementos Fundamentales de los Sistemas de Contabilidad.

Se definen como aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad.

Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

Objetivos de los principios

  • Uniformar los criterios contables.

  • Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas.

  • Orientar a los usuarios de los estados financieros.

  • Sistematizar el conocimiento contable.

Los Principios Contables, son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados, (PCGA) son los siguientes:

Postulados o Principios Básicos

Son los que proporcionan los parámetros para formular los principios generales, los cuales son:

  • Equidad: Establece que los estados financieros tienen como objetivo dar información clara y precisa a los interesados, pero estos deben estar libres de influencias, es decir, no deben prepararse para beneficiar a un grupo de personas específica sino que deben de estar dirigidos para satisfacer a todos por igual en forma equitativa.

  • Pertinencia: Este principio exige que la información contable debe asociarse a las decisiones ya que tiene como propósito la obtención de resultados que se desean producir; con el fin que los usuarios puedan tomar decisiones independientemente de la actividad en que se desempeñen.

  • Principios Generales: Son aquellos principios realizados en base a los postulados, los cuales tienden a que la información de la contabilidad financiera logre el objetivo de ser útil para la toma de decisiones económicas, los cuales se clasifican:

Supuestos derivados del ambiente económico

  • Entidad: Este principio establece que la actividad económica es llevada a cabo por entidades que poseen personalidad jurídica propia, que están constituidas por recursos humanos, naturales y de capital, conducidas para los fines que fueron creadas.

Énfasis en

el Aspecto

Económico: Este principio se refiere a toda operación

realizada en la empresa debe ser registrada y revelada en forma uniforme con la realidad y en sentido financiero aunque en el aspecto legal se realice un tratamiento

distinto.

  • Cuantificación: Los datos que se proporcionan son de gran importancia ya que con ellos se puede dar una información económica precisa con el fin de tomar decisiones.

  • Unidad de Medida: Se refiere que todas las operaciones que realiza las empresas y afectan a la misma son cuantificadas en términos de dinero.

Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos económicos que la afectan.

  • Valor Histórico Original: Este principio señala que las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, deben ser registrados por la cantidad de dinero que sean cancelados en el momento que se realice la operación. En el caso que se produzca en una transacción un cambio en unas de sus cifras deberán ser ajustadas según la declaración de principios de contabilidad Nº 10 (DPC- Nº 10) referida al ajuste por inflación.

  • Dualidad Económica: Este principio expresa la diferencia que debe existir entre los recursos que se dispone una empresa para la realización de sus fines y las fuentes de las cuales provienen esos recursos porque a través de este principio permite que la entidad quede relacionada, una obteniendo todos los derechos y otra asumiendo obligaciones.

  • Negocio en Marcha: Se considera negocio en marcha cuando una empresa realiza y emite sus estados financieros y determinado.

no tiene la intención de liquidarse

en

un tiempo

  • Realización Contable: Este principio se refiere cuando una transacción ha sido realizada desde el momento en que, se ha producido un cambio en la situación financiera o cualquier otro evento y deberá ser reconocido en los libros contables en el momento que ocurra.

  • Período Contable: Establece que la vida de la empresa debe ser dividida en periodos iguales y no podrá ser mayor de doce (12) meses y cada operación debe identificarse en ese periodo contable así como los costos y gastos incurridos independientemente cuando sean cancelados.

Principios generales que deben reunir la información.

  • Objetividad: Las partidas que se encuentran en los estados financieros deben presentarse de manera que puedan ser medidos a un costo o valor que sean confiables y razonables, sin embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad ni en los estados financieros.

  • Importancia Relativa: La importancia relativa se refiere al efecto que tiene una determinada partida en la información financiera global y pudiera modificar la decisión de cualquiera de los usuarios de los estados financieros.

  • Comparabilidad: La información financiera y sus políticas contables serán aplicadas consistente y uniformemente con el fin de ser comparados con otros periodos para observar la situación de la empresa en ese tiempo.

  • Revelación Suficiente: Este principio se refiere que toda la información que se encuentre en los estados financieros, deben expresar en forma clara, precisa y concisa

todo lo necesario para juzgar los resultados de las operaciones y la situación financiera de la empresa.

  • Prudencia: Se refiere generalmente, a que las pérdidas serán registradas cuando se conozcan y, en ciertos casos, cuando se estime que se van a producir, mientras que las ganancias se registrarán solo cuando se realicen. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir entre alguna alternativa propuestas, deberá optarse por la que menos optimismo refleje.

  • 3.5.02. Recursos Naturales y Tecnológicos.

El tamaño y la complejidad de la empresa incidirán

en

el

tipo

y la cantidad de recursos

disponibles para el sistema de información contable. Así, una gran empresa deberá adquirir modernos equipos de computación para hacer frente a la gran cantidad de registros que genera.

Dentro de los recursos materiales y tecnológicos tenemos el Hardware (donde se procesa la información) y Software o Programas.

  • 3.5.03. Recursos Humanos.

El factor humano es el motor que mueve las actividades de la empresa. No se logra nada con una gran estructura y abundantes recursos, sino se cuenta con el recurso humano, tanto para tomar decisiones sobre qué hacer como para ejecutar las actividades de la empresa. El sistema de información contable requiere recursos humanos preparados no solo en contabilidad, sino capaces de tener una visión de conjunto de la empresa e integrarse a todos sus procesos.

  • 3.5.04. Estructura Organizacional.

La estructura de organización es la forma que adopta una empresa para poder llevar a cabo todas sus funciones. A medida que la organización crece, se hace necesaria la existencia de una diferenciación en el trabajo, como consecuencia de la especialización de las actividades. (F. Catacora. Pág. 59.).

La especificación de las operaciones requiere que la contabilidad general sea separada, por ejemplo, de la actividad de costos y estas dos a su vez, del área que debe manejar y emitir los reportes financieros.

Al analizar la estructura organizativa del área contable, la cual tiene impacto sobre la generación de información financiera, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

  • Existencia de un mínimo grado de especialización.

  • Delimitación de la estructura organizativa.

  • Definición de funciones para cada, una de las áreas.

  • Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos.

  • Grado de conocimiento de la estructura y su significado

por

parte de los niveles

operativos. Grado de especificación contable desde el punto de vista organizativo.

3.5.05. Estructura de Cuentas. Las operaciones en un libro diario o mayor, se registran mediante cuentas

3.5.05. Estructura de Cuentas.

Las operaciones en un libro diario o mayor, se registran mediante cuentas que sirven para codificar todas las operaciones que genera una empresa. El primer paso a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el código contable es la base para el registro de las operaciones.

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los requerimientos básicos de información que solicitan las necesidades específicas de la empresa.

3.5.06. El Manual de Contabilidad.

Es un instrumento de trabajo que contiene normas, políticas, principios y procedimientos contables desarrollados en forma sistemática y metódica de las operaciones que deben seguirse para el registro de las funciones financieras.

Los manuales aplicables en el área contable son:

  • De Políticas Contables.

  • Del Código Contable o de Cuentas Contables.

  • De normas y Procedimientos Contables.

Manual de Políticas Contables: Este detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales.

Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y desarrolladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas.

En los manuales de políticas de contabilidad, se establecen las subdivisiones:

  • Políticas Generales de Contabilidad: Son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

  • Políticas Específicas de Contabilidad: Se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros. Las políticas específicas pueden ser enunciados con base en el orden de presentación de las partidas en los estados financieros.

Manual del Código Contable: Este detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Ese tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el área contable y que ayudan a explicar los movimientos que se manejan por cada una de las cuentas.

Manual de Normas y Procedimientos Contables: Este detalla, bajo el esquema de responsable/acción, todos y cada uno de los procedimientos contables. Este manual también puede especificar los asientos contables que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manual debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.

3.6. El Proceso Contable.

  • 3.6.01. Concepto.

Es el proceso que consiste en la recopilación o recolección, clasificación, codificación y registro de datos generados por una empresa a través de sus operaciones o transacciones, para finalmente presentarlos en forma resumida para su análisis y tomar las decisiones por parte de la gerencia.

  • 3.6.02. Etapas.

    • 3.6.02.01. Recopilación.

Corresponde a toda la recolección de información susceptible de registro para entidad. (Documentos fuentes).

  • 3.6.02.02. Clasificación.

Consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos. La clasificación de registros puede ser realizada con base en tipos de operaciones, o en ciclos de operaciones que típicamente son efectuadas en una empresa. Una clasificación de registro debe indicar la fuente y origen de las transacciones de acuerdo con cada documento.

Ejemplo de dos clasificaciones de registros.

  • Por Tipo de Operaciones: Compras de materia prima, facturación, pagos, cobranzas, traspasos de producción, capitalización de activos, acumulaciones, notas de débitos y crédito.

  • Por Ciclos: Ciclo de compras y pagos, ciclos de facturación y cuentas por cobrar, ciclo de producción, ciclo de número, etc.

  • Codificación de Registro: Consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de una lista de estos. De esta forma, la búsqueda o identificación de un

elemento resulta mucho más fácil desde el punto del usuario que accese algún tipo de información. (Secuencial, por bloques, por grupos, nemotécnicos, etc.

  • 3.6.02.03. Registro.

Consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda accesar posteriormente la información. El proceso de registro de las operaciones requiere que se tenga aparte de un método de codificación, un sistema para el registro de las operaciones.

  • 3.6.02.04. Resumen.

Esta etapa consiste en la exposición de los datos recopilados, clasificados, codificados y registrados a través de una serie de reportes financieros básicos parametrizados de acuerdo con las necesidades del usuario. (Listado de comprobantes, consultas de cuentas, mayor analítico, balance de comprobación, balance general, estado de ganancias y perdidas, estado de movimiento del efectivo).

  • 3.6.02.05. Análisis.

Esta etapa consiste en la interpretación de los resultados obtenidos a través de los estados financieros por la gerencia para evaluar su gestión.

3.6.03. Tipos de Procesos Contables.

  • 3.6.03.01. De un solo Diario a dos Columnas.

Libro Diario de Dos Columnas.

Es aquel libro de registro en el cual se van anotando en forma cronológica, todas las operaciones que se generan de las transacciones de un negocio.

Partes de un Libro Diario.

-Fecha de las operaciones. -Código de la cuenta afectada.

-Nombre de la cuenta y descripción de los conceptos. -Número de asiento. -Número de folio en el mayor. -Columnas de débitos y créditos. -Número de folio del diario. -Número de líneas.

  • 3.6.03.02. De Diario- Mayor.

Libro Diario Mayor

Un libro mayor clasifica y resume todas las operaciones que son registradas en el libro diario mediante la segregación de los movimientos de cada cuenta en forma individual. El proceso de traspaso de los movimientos de un libro diario a un libro mayor, recibe el nombre de mayorización, es decir, cada registro débito o crédito asentado en el libro diario es traspasado a un folio del libro mayor.

Partes de un Libro Mayor:

-Fecha de las Operaciones. -Líneas de detalle. -Referencia al Diario. -Código y nombre de la cuenta. -Columna de Débitos y Créditos. -Saldo. -Número de Folio. -Número de Línea.

  • 3.6.03.03. De Diario Columnar.

Diario Columnar.

Consiste en disponer de dos columnas para cada una de las cuentas que son utilizadas, de tal forma que el diario pasaba a ser una gran hoja columnada, en la cual al cierre de un periodo, se traspasa el resumen de los cargos y abonos a las cuentas de mayor en una sola operación.

  • 3.6.03.04. De Diarios Auxiliares.

Diarios Auxiliares.

Son los libros especiales diseñados para manejar el registro de sólo un tipo de transacciones comerciales. Entre los principales libros utilizados en las empresas están los siguientes:

Ingreso de caja. Diario de compras. Diario de ventas. Egresos de cajas

Mayor de bancos.

  • 3.6.03.05. Hojas de Movimiento.

Consiste en la elaboración de asientos de diario que resumen las operaciones en hojas sueltas. Este documento, por lo general lleva las firmas de quien los elabora, lo revisa y la aprueba. Una vez elaborados los asientos, éstos son pasados a un libro diario columnar, de tal forma que el detalle queda en los asientos individuales y en diario constituye un registro de cifras totales.

  • 3.6.03.06. De Hojas de Comprobantes.

Este sistema recopila las transacciones en grupos homogéneos, bajo la filosofía del sistema de pólizas y lo traslada a un diario a dos columnas (Continental), en este caso. Los libros llevados por el sistema de comprobantes, son procesados por lo general en lotes de transacciones homogéneas a través de los sistemas de compactos. Este tipo de procesamiento por lotes o en batch, que es un proceso mediante el cual las operaciones son ingresadas y/o actualizadas en el sistema de contabilidad cuando se tiene un número de transacciones listas para ser grabadas y procesadas por un computador.

3.6.03.07. De Registros Automatizados o Procesamiento Electrónico de Datos.

Las operaciones de entrada de información al sistema contable computarizado, se pueden realizar a través de dos modalidades de ingreso de datos:

Procesamiento en lote:

Se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento.

El primer método de procesamiento informático de los datos que se originó fue el procesamiento por lote. Esto tiene su explicación histórica ya que los primeros sistemas contables que utilizaron computadoras, recibían la información a través de las desaparecidas tarjetas perforadas.

Procesamiento Interactivo:

Es una forma de procesar la información en un sistema de computo que consiste en actualizar la in formación de forma inmediata en los archivos de datos.

La mayor ventaja de un sistema interactivo o en línea es la rápida capacidad de respuestas que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico. Cuando la información de un sistema contable es procesada en forma interactiva, en el momento que se afecta una cuenta, en es instante el saldo del mayor se actualiza.

3.7. Insumos o Documentos Básicos y Productos de un Departamento.

Insumos: El sistema contable toma del medio la información sobre las transacciones, a través de los documentos mercantiles que la registran, y sobre las condiciones económicas e institucionales que afectan a la organización, a través de la documentación legal correspondiente (por ejemplo, la Gaceta Oficial).

Los documentos mercantiles pueden ser:

Internos, los elaborados por comprobantes de pago con cheques.

la empresa, tales como: facturas, recibos de caja,

Externos, los elaborados por otros entes, tales como: notas de débito y crédito bancarias, facturas.

Entre los instrumentos materiales requeridos para la operación del subsistema se encuentran:

materiales y equipos de oficina, equipos de computación, sistemas contables computarizados, mobiliario, calculadoras, archivadores.

Principales productos del sistema de información contable:

Para usuarios externos -Balance general -Balance de comprobación -Estado de cambios en la situación financiera -Estado de resultados -Flujo de efectivo

-Notas complementarias. Para usuarios internos (aparte de los anteriores) -Libro diario -Libro mayor -Informes de control interno -Análisis de cuentas -Otros informes.