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Km 1 4 Va Quevedo-Santo
JLUTEQ^ UNIDAD DE ADMISIN Y
REGISTRO
ADMINISTRACIN SICAU
Domingo de los Tsehilas,
Quevedo - Los Ros.
Telf.: (05)275 1430
www.uteq.edu.ee

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA MATRICULACIN SICAU - UTEQ


Cdigo: MPM-SICAU-003 Nmero de Pginas: 16 Fecha: Septiembre de 2016
Pgina 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA


MATRICULACIN
SICAU - UTEQ
ELABORADO REVISADO APROBADO
ADMINISTRACIN SICAU DIRECCIN ACADMICA VICERRECTORADO
ACADMICO

Ing. BbtOTmr Codefip Salazar


Analista de TICs 2 Ing. Washington Chiriboga
Casanova Ing. Gu>ialupe/Murillo Campuzano
Director Acadmico Vicerrectora Acadmica

Ing. Alex Fiallos Barrionuevo


Analista de TICs 2

OBSERVACION DE APROBACION

Aviso legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Universidad Tcnica Estatal de Quevedo,
quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter confidencial o privilegiado.
Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa de la oficina responsable de la
Universidad Tcnica Estatal de Quevedo.
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REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS DE ESTE PROCEDIMIENTO

Fecha Revisin Descripcin de la Modificacin respecto a la


Edicin Anterior
01/09/2016 001 Primera Edicin
Se realizaron modificaciones en:
5.1 Cronograma de matriculacin en el
SICAU (orden)
5.3 Costos por Crditos;
18/10/2017 002
6.1, 6.5 y 6.6 Proceso para canjear factura
por pagos realizados;
6.7 Se agrega proceso para canjear factura
en la UTEQ

__X__ Copia controlada


_____ Copia No controlada
Nmero
Destinatario
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Contenido
1. OBJETO ...................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 4
3. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 4
4. MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 5
5. CONSIDERACIONES GENERALES ....................................................................................... 5
5.1. CRONOGRAMA DE MATRICULACIN EN EL SICAU .............................................. 5
5.2. PERIODO DE MATRCULAS .......................................................................................... 6
5.3. Costos por Crditos ............................................................................................................. 6
5.4. CUENTA BANCARIA DE LA UTEQ............................................................................... 7
6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................ 8
6.1. MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE ESTUDIANTE DE
PREGRADO ................................................................................................................................... 8
6.2. DAR DE BAJA O ANULAR UNIDADES DE APRENDIZAJE .................................... 11
6.3. PARA SOLICITAR TERCERA MATRCULA .............................................................. 12
6.4. PARA AGREGAR UNIDAD DE APRENDIZAJE POR PRIMERA OCASIN ........... 14
6.5. PARA AGREGAR UNIDADES DE APRENDIZAJES POR SEGUNDA OCASIN ... 15
6.6. SOLICITUD DE MATRCULA ESPECIAL ................................................................... 16
6.7. CANJE DE FACTURA EN LA UTEQ ............................................................................ 18
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1. OBJETO
Establecer el Manual de Procedimientos para normar el proceso de matriculacin a carreras
de pregrado, mediante el cumplimiento de directrices y lineamientos establecidos en la
Universidad Tcnica Estatal de Quevedo, para que una persona adquiera o renueve el estado
de estudiante.
2. ALCANCE
El alcance de este Manual est orientado a estudiantes y admitidos de la Universidad Tcnica
Estatal de Quevedo.
3. DEFINICIONES
SICAU.- Sistema Informtico de Control Acadmico Universitario
OCAS.- rgano Colegiado Acadmico Superior
Crditos.- Es una valoracin arbitraria de una materia segn su importancia dentro
de la carrera y est en relacin al nmero de horas dictadas.
Matrcula.- Acto por medio del cual una persona se incorpora a la Universidad,
adquiere o renueva su estado de estudiante, queda adscrito a una carrera o programa
acadmico, y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas
de la Universidad.
Matrcula ordinaria.- Matrcula que se realiza dentro de las fechas sealadas en el
Calendario Acadmico aprobado por el OCAS.1
Matrcula extraordinaria.- Matrcula que esta fuera de la programacin ordinaria,
cuyas fechas estn sealadas en el Calendario Acadmico aprobado por el OCAS y
sujeta un costo en USD por crdito.2
Matrcula especial.- Matrcula que esta fuera de la programacin ordinaria y
extraordinaria, cuyas fechas estn sealadas en el Calendario Acadmico aprobado
por el OCAS y tambin est sujeta a un costo en USD por crdito y deber estar
aprobada por el OCAS.
PPA.- Primer Perodo Acadmico
SPA.- Segundo Perodo Acadmico
Matrcula en lnea.- Proceso a travs de un sistema informtico que deber ser
manipulado por el estudiante que se matricular en la UTEQ

1
UTEQ, REGLAMENTO DE SEMESTRALIZACIN Y SISTEMA DE CRDITOS DE LA UTEQ, Quevedo, agosto de 2013. p3 - Art. 6.
2 UTEQ, INSTRUCTIVO PARA EL PROCEDIMIENTO DE MATRICULACIN DE LA UTEQ, Quevedo, abril de 2013. p3 Art. 6.
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4. MARCO LEGAL
Estatuto de la Universidad Tcnica Estatal de Quevedo
Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional por Procesos
Instructivo para el Procedimiento de Matriculacin de la Universidad Tcnica Estatal
de Quevedo
Reglamento de Semestralizacin y Crditos de la Universidad Tcnica Estatal de
Quevedo
Resolucin 41ra. del OCAS-UTEQ, adoptada en sesin del 17/10/2017, con la que se
aprobaron tablas de aranceles para estudiantes de tercer nivel que pierden la gratuidad
de manera temporal en la UTEQ a ser aplicada en el II Periodo 2017-2018 y remitida
mediante Memorando Nro. UTEQ-SECGEN-2017-0255-M.
5. CONSIDERACIONES GENERALES
5.1.CRONOGRAMA DE MATRICULACIN EN EL SICAU
Las actividades para el proceso de matriculacin se realizan segn el Calendario
Acadmico vigente de la UTEQ, donde se detallan las fechas de matrculas ordinarias,
extraordinarias y especiales, para las modalidades de estudios presencial y
semipresencial.
Para fines administrativos, el siguiente cuadro representa el cronograma de
inscripciones en el SICAU:
ltimo dgito
Fecha Semestres Tipo Matrcula
de cdula
Primer da de matriculacin Todos 10 y 9 Ordinarias
Segundo da de matriculacin Todos 8y7 Ordinarias
Tercer da de matriculacin Todos 6y5 Ordinarias
Cuarto da de matriculacin Todos 4y3 Ordinarias
Quinto da de matriculacin Todos 2 Ordinarias
Sexto da de matriculacin Todos 1 Ordinarias
Desde el sptimo al ltimo da de
Todos Todos Ordinarias
matriculacin ordinaria
Segn lo establecido en el Calendario
Todos Todos Extraordinarias
Acadmico vigente
Segn lo establecido en el Calendario
Todos Todos Especiales
Acadmico vigente
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De acuerdo con el art.4 del INSTRUCTIVO DE MATRICULACIN EN LA


UTEQ, bajo ninguna circunstancia se permitir la matriculacin de estudiantes una
vez concluidos los plazos establecidos.

5.2. PERIODO DE MATRCULAS


De acuerdo al Reglamento de Semestralizacin y Crditos de la UTEQ, a partir del
periodo 2013-2014 las matrculas son semestrales y por crditos. El ao lectivo se
dividir en dos periodos acadmicos (PPAPrimer Periodo Acadmico y SPA
Segundo Periodo Acadmico) y en cada uno de ellos habr un proceso de
matriculacin. Por tanto este proceso de matrcula solo aplica para el periodo que est
por iniciarse.
Las matrculas sern por crditos, es decir cada Unidad de Aprendizaje tendr un
nmero definido de crditos en la malla curricular, y los costos por prdida de
gratuidad estarn en funcin del nmero de crditos de la Unidad de Aprendizaje.
5.3. Costos por Crditos
El costo por crditos3 se aplicar para estudiantes incurran en casos de prdida de la
gratuidad, como se establece en la siguiente tabla:

Costo por Crdito en Matrcula Costo por Crdito en Costo por Crdito en Matrcula
Ordinaria ($) Matrcula Extraordinaria ($) Especial ($)
Matrcula
Ms del 60% Menos 60% Ms del 60% Menos 60% Ms del 60% Menos 60%
crditos crditos crditos crditos crditos crditos
Matrcula por
0,00 3,00 3,00 6,00 3,00 6,00
primera ocasin
Matrcula por
8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00
segunda ocasin
Matrcula por
15,00 15,00 15,00 15,00 15,00 15,00
tercera ocasin

3
Resolucin 41ra. del OCAS-UTEQ, adoptada en sesin del 17/10/2017, con la que se aprobaron tablas de aranceles para estudiantes
de tercer nivel que pierden la gratuidad de manera temporal en la UTEQ a ser aplicada en el II Periodo 2017-2018 y remitida mediante
Memorando Nro. UTEQ-SECGEN-2017-0255-M.
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Para estudiantes que pierden la gratuidad de manera definida en la UTEQ:

Costo por Crdito en Matrcula


Matrcula ordinaria, extraordinaria o
especial ($)
Matrcula de segunda carrera para estudiantes que cursan dos carreras a la vez. 3,00
Matrcula por segunda carrera para profesionales. 3,00
Matrcula para estudiantes que hayan reprobado ms del 30% de horas
3,00
correspondientes al plan de estudios.

Para estudiantes que pierden la gratuidad por requerir segunda prrroga en la Unidad
de titulacin:

Matrcula Costo por Matrcula

Matrcula de segunda prrroga en la Unidad de titulacin (examen Complexivo


400,00
o Trabajo de Investigacin)
* Un solo valor por matrcula

Para estudiantes que deben realizar el curso de actualizacin de conocimientos

Matrcula Costo por Matrcula

Se deben considerar los mismos costos por crdito que se cobra por segunda
400,00
matrcula en pregrado
* Un solo valor por matrcula

5.4.CUENTA BANCARIA DE LA UTEQ


Una vez impreso el Comprobante de Matrcula y en caso de tener valores a cancelar, debe
proceder al respectivo depsito en la cuenta bancaria de la universidad:
Cta. Corriente del BANCO BANECUADOR
Nmero Cta.: 0240065674
Nombre Cta.: INGRESOS-UTEQ
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6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1. MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
El admitido o estudiante ingresa al SICAU para
Admitido o
1 proceder a registrar su inscripcin al Perodo vigente en
Estudiante
la UTEQ.
Si el admitido o estudiante no se encuentra habilitado en
el SICAU, debe solicitar ante la Coordinacin de
Coordinador de
Carrera que requiera inscribirse, su habilitacin o
Coordinacin de Carrera
2 informacin de porque no se encuentra habilitado, luego
Carrera Administrador
volver a realizar el proceso de inscripcin.
SICAU
Tambin puede solicitar informacin a travs de
sicau@uteq.edu.ec
Si el admitido o estudiante se encuentra habilitado,
desde el SICAU deber seleccionar las Unidades de
Aprendizaje del Semestre que cursa o las que requieran
Admitido o
3 tomar.
Estudiante
El SICAU le generar un Comprobante de Inscripcin
que deber ser impreso y firmado por el admitido o
estudiante.
Si el Comprobante de Inscripcin que genera el SICAU
no refleja valores a pagar y usted NO es un nuevo
estudiante que ingresa por primera vez a la UTEQ,
enviar el escaneado del comprobante firmado y la
cdula de ciudadana en un solo archivo en PDF al
correo matriculas@uteq.edu.ec donde deber esperar
confirmacin.
El documento PDF deber llevar como nombre del
archivo el siguiente formato: Admitido o
#cdula-apellidos y nombres del estudiante en Estudiante
4 TICS - SICAU
maysculas, ejemplo: Administrador del
1205645879-JUEZ RUIZ LUIS ISIDRO.pdf SICAU
El ASUNTO del correo deber llevar los mismos datos
que el nombre del archivo pero antepuesto el nombre de
la carrera, ejemplo:
ASUNTO: Ingeniera Industrial 1205645879-JUEZ
RUIZ LUIS ISIDRO
Nota: Los estudiantes de Nivelacin adjuntarn
escaneado de Certificado Mdico otorgado por un
Centro de Salud Pblica.
Si la administracin del SICAU verifica que el Administrador del
5 TICS - SICAU
documento recibido NO est correctamente enviado, se SICAU
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notificar respondiendo el problema por el mismo


correo electrnico al estudiante.
Si la administracin del SICAU verifica que el
documento recibido SI se encuentran correctamente
Administrador del
6 enviados, se registrar la matrcula en el SICAU y se TICS - SICAU
SICAU
notificar respondiendo al correo electrnico la
conclusin del proceso exitosamente.
Si el Comprobante de Inscripcin que genera el SICAU
NO refleja valores a pagar y usted SI es un nuevo
estudiante que ingresa por primera vez a la UTEQ,
presentar los siguientes documentos requeridos en las
ventanillas de la Unidad de Admisin y Registro.
Estudiantes exonerados de Nivelacin o provenientes
de otra universidad:
1) Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU,
firmado por el estudiante (original y 1 copia). Ventanillas de la
Funcionarios de
2) Copia de Cdula actualizada (a color) Unidad de
7 Admisin y
3) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en Admisin y
Registro
caso de extranjeros) Registro
4) Certificado Mdico otorgado por un Centro de
Salud Pblica
5) Copia a color del Ttulo de Bachiller
6) 1 Foto a color tamao carnet
7) Original y copia del acta de grado que lo acredite
como bachiller de la repblica
8) En caso de tener discapacidad traer una copia del
carnet del CONADIS
Si el Comprobante de Inscripcin que genera el SICAU
SI refleja valores a pagar, deber cancelarlos en las
ventanillas del BANECUADOR siguiendo los pasos
detallados en el numeral 6.7 Canje de Factura en la
UTEQ que se encuentra al final de este documento,
luego presentar los siguientes documentos requeridos
en las ventanillas de la Unidad de Admisin y Registro,
de acuerdo a la indicacin siguiente:
BANECUADOR Funcionarios del
Ventanillas de la BANECUADOR
8 Unidad de Funcionarios de
Estudiantes exonerados de Nivelacin o provenientes
Admisin y Admisin y
de otra universidad:
Registro Registro
1) Comprobante de Inscripcin emitida por el SICAU,
firmado por el estudiante (original y 1 copia).
2) Factura emitida por la Direccin Financiera de la
UTEQ (original para verificacin y 1 copia).
3) Copia de Cdula y certificado de votacin
actualizada (a color)
4) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en
caso de extranjeros)
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5) Certificado Mdico otorgado por un Centro de


Salud Pblica
6) Copia a color del Ttulo de Bachiller
7) 1 Foto a color tamao carnet
8) Original y copia del acta de grado que lo acredite
como bachiller de la repblica
9) En caso de tener discapacidad traer una copia del
carnet del CONADIS

Estudiantes matriculados anteriormente en la


UTEQ:
1) Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU,
firmado por el estudiante (original y 3 copias).
2) Factura emitida por la Direccin Financiera de la
UTEQ (original para verificacin y 1 copia).
3) Copia de Cdula y certificado de votacin
actualizada (a color)
Si los documentos presentados por el admitido o
Ventanillas de la
estudiante NO estn correctamente entregados, sern Funcionarios de
Unidad de
9 devueltos para que los presente nuevamente en las Admisin y
Admisin y
ventanillas de la Unidad de Admisin y Registro de la Registro
Registro
UTEQ
Si los documentos presentados por el admitido o
estudiante se encuentran en orden y correctamente, se
Ventanillas de la
proceder a registrar la matrcula en el SICAU. Funcionarios de
Unidad de
10 NOTA: El culminar este proceso exitosamente, implica Admisin y
Admisin y
que el admitido o estudiante se encuentra formalmente Registro
Registro
matriculado y deber verificar en el SICAU que su
estado este como MATRICULADO.
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6.2. DAR DE BAJA O ANULAR UNIDADES DE APRENDIZAJE


Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
El estudiante ingresa con su usuario y contrasea al
SICAU, desde la pestaa Solicitudes deber ingresar
a la opcin Anulacin materias, donde listar todas las
registradas y seleccionar una o varias Unidades de
Aprendizaje que requiere anular o dar de baja.
1 Estudiante
Importante: La anulacin o dar de baja Unidades de
Aprendizaje, las podr solicitar el estudiante hasta 30
das luego del inicio de clases segn el calendario
acadmico vigente. No se podr anular Unidades de
Aprendizaje por tercera ocasin.
El estudiante verificar el estado del proceso a travs de
la bandeja de entrada del Mdulo de Procesos, para esto
se debe seleccionar la opcin Revisar tareas
pendientes ubicada en la parte superior de pgina
principal del estudiante.
Para listar los procesos activos, se debe seleccionar la
opcin Mis Procesos > En ejecucin, con lo cual
2 Estudiante
aparecern todas las solicitudes realizadas y no
completadas. Al seleccionar la opcin Ver detalle,
aparecer el estado de la solicitud de forma grfica.

Nota: Para volver a la pgina principal del estudiante se


debe hacer clic sobre el cono del sistema (@SICAU)
ubicado en la parte superior izquierda:
La Coordinacin de Carrera a travs de su ventana del
SICAU, revisar y analizar las solicitudes recibidas,
procediendo a aprobarla o negarla, registrndose su
resultado a travs de la misma plataforma. En cualquier
Coordinacin de Coordinador de
3 caso, tambin se notificar va correo electrnico la
Carrera Carrera
resolucin tomada por la Coordinacin de Carrera.

Importante: La solicitud del estudiante no implica


obligatoriedad de autorizacin.
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6.3.PARA SOLICITAR TERCERA MATRCULA


Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
El estudiante ingresa con su usuario y contrasea al
SICAU, desde la pestaa Solicitudes deber ingresar
a la opcin Tercera matrcula, y continuacin el
sistema listar todas las Unidades de Aprendizaje
1 perdidas con segunda matrcula. Estudiante
NOTA: La solicitud de tercera matrcula se podr
solicitar hasta cuatro (4) das antes de la culminacin
de las matrculas extraordinarias de acuerdo al
Calendario Acadmico.
El estudiante seleccionar la Unidad de Aprendizaje que
desea solicitar autorizacin, dando clic sobre la opcin
Solicitar. A continuacin el sistema solicitar el
ingreso de la documentacin relacionada con la solicitud
que corresponde a:
Motivo: motivo por cual perdi la materia, la misma que
corresponde a la materia para cual solicita autorizacin
para tercera matrcula. Los motivos vlidos se
encuentran descritos en al Reglamento de Terceras
Matrculas.
Comentario: Breve explicacin de la causa de la
prdida de la materia.
Documento: Documento de respaldo, en formato PDF,
que justifique el motivo de la prdida de la materia con
segunda matrcula. Para subir el archivo debe seguir los
siguientes pasos:
2 Estudiante
1) Seleccionar la opcin +Agregar archivo
2) A continuacin el sistema solicita se seleccione
un documento (en formato PDF), el mismo que
se agrega a la lista de archivos a registrar
3) A continuacin se debe seleccionar el botn
Subir archivo, ubicado en la parte superior
izquierda. El sistema informar si el archivo se
registr correctamente o hubo algn problema
4) En el caso que el archivo tenga un tamao
mayor a 1 Megabyte, el Sistema presentar el
siguiente mensaje: Archivo demasiado
grande, por favor seleccione otro.
5) En caso que se necesite registrar un archivo
diferente, primero se debe seleccionar el botn
Borrar todos y a continuacin repetir el
proceso.
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Luego de registrar toda la informacin solicitada y de


presionar el botn Solicitar. El sistema confirmar
que se recibi correctamente la solicitud.

NOTA: El sistema no permite realizar la solicitud si no


se ha registrado toda la informacin solicitada, incluido
el documento de respaldo. El archivo que se puede
adjuntar deber contener un tamao no superior a 1MB
(Un Megabyte). No es posible generar ms de una
solicitud para una misma Unidad de Aprendizaje.
El estudiante verificar el estado del proceso a travs de
la bandeja de entrada del Mdulo de Procesos, para esto
se debe seleccionar la opcin Revisar tareas
pendientes ubicada en la parte superior de pgina
principal del estudiante.
Para listar los procesos activos, se debe seleccionar la
opcin Mis Procesos > En ejecucin, con lo cual
2 Estudiante
aparecern todas las solicitudes realizadas y no
completadas. Al seleccionar la opcin Ver detalle,
aparecer el estado de la solicitud de forma grfica.

Nota: Para volver a la pgina principal del estudiante se


debe hacer clic sobre el cono del sistema (@SICAU)
ubicado en la parte superior izquierda:
La Coordinacin de Carrera a travs de su ventana del
SICAU, revisar y analizar las solicitudes recibidas,
procediendo a aprobarla o negarla, registrndose su
resultado a travs de la misma plataforma. En cualquier
Coordinacin de Coordinador de
3 caso, tambin se notificar va correo electrnico la
Carrera Carrera
resolucin tomada por la Coordinacin de Carrera.

Importante: La solicitud del estudiante no implica


obligatoriedad de autorizacin.
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6.4.PARA AGREGAR UNIDAD DE APRENDIZAJE POR PRIMERA


OCASIN
Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
El estudiante solicitar mediante oficio dirigido al
Coordinador o Coordinadora de la Carrera, indicando
sus nombres, nmero de cdula, carrera, unidad o
1 Estudiante
unidades de aprendizaje que desee agregar.
Esta solicitud se podr solicitar hasta 30 das luego del
inicio de clases segn el calendario acadmico vigente.
La Coordinacin de Carrera, revisar y analizar la
pertinencia de las solicitudes recibidas, de acuerdo a los
cupos establecidos, cruce de horas, prerrequisitos, etc.,
Coordinacin de Coordinador de
2 procediendo a aprobarla o negarla.
Carrera Carrera
Importante: La solicitud del estudiante no implica
obligatoriedad de autorizacin.
La Coordinacin de Carrera en caso de negar el aumento Coordinador de
Coordinacin de
3 de la Unidad de Aprendizaje por primera ocasin, Carrera
Carrera
notificar al estudiante. Estudiante
La Coordinacin de Carrera en caso de aprobar el
aumento de la Unidad de Aprendizaje por primera Coordinacin de Coordinador de
ocasin, notificar al estudiante y autorizar a travs de Carrera Carrera
4
Memorando por QUIPUX a la Coordinacin de Administracin Administrador
Admisin y Registro con copia a la Administracin del SICAU SICAU
SICAU.
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6.5.PARA AGREGAR UNIDADES DE APRENDIZAJES POR SEGUNDA


OCASIN
Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
El estudiante solicitar mediante oficio dirigido al
Coordinador o Coordinadora de la Carrera, indicando
sus nombres, nmero de cdula, carrera, unidad o
1 Estudiante
unidades de aprendizaje que desee agregar.
Esta solicitud se podr solicitar hasta 30 das luego del
inicio de clases segn el calendario acadmico vigente.
La Coordinacin de Carrera, revisar y analizar la
pertinencia de las solicitudes recibidas, de acuerdo a los
cupos establecidos, cruce de horas, prerrequisitos, etc.,
Coordinacin de Coordinador de
2 procediendo a aprobarla o negarla.
Carrera Carrera
Importante: La solicitud del estudiante no implica
obligatoriedad de autorizacin.
La Coordinacin de Carrera en caso de negar el aumento Coordinador de
Coordinacin de
3 de la Unidad de Aprendizaje por segunda ocasin, Carrera
Carrera
notificar al estudiante. Estudiante
La Coordinacin de Carrera en caso de aprobar el
aumento de la Unidad de Aprendizaje por segunda
Coordinacin de Coordinador de
ocasin, notificar al estudiante que cancele el valor de
Carrera Carrera
4 acuerdo al costo de crditos descritos en el literal 5.3 de
Administracin Administrador
este Manual de Procedimiento.
SICAU SICAU
Nota: Los Proyectos Integradores por no tener crditos,
no generarn valores a pagar.
El estudiante cancelar el valor de segunda matrcula de
a cuerdo ha valores notificados por la Coordinacin de
Carrera, valores que debern ser depositados en la
5 Estudiante
cuenta bancaria de la UTEQ del BANECUADOR
detallada en el numeral 5.4 de este Manual de
Procedimiento
El estudiante presentar en ventanillas de la Tesorera Funcionarios de
6 General el comprobante de pago original ms 2 copias, Tesorera General Tesorera General
donde le generarn una factura. Estudiante
El estudiante presentar 1 copia de la factura en la
7 Estudiante
Coordinacin de Carrera
La Coordinacin de Carrera enviar mediante QUIPUX
la autorizacin de agregar la Unidad o Unidades de Coordinacin de Coordinador de
8
Aprendizaje por segunda ocasin, adjuntando Carrera Carrera
escaneado de la factura del estudiante.
La Administracin del SICAU registrar las
Administracin Administrador
9 autorizaciones recibidas mediante QUIPUX de la
SICAU SICAU
Coordinacin de Carrera.
Km 1 Va Quevedo-Santo
Domingo de los Tschilas,
UNIDAD DE ADMISIN Y Quevedo Los Ros.
REGISTRO Telf.: (05) 3702220
ADMINISTRACIN SICAU www.uteq.edu.ec
Fecha: Octubre/2017

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA MATRICULACIN SICAU - UTEQ


Nmero de Pginas: 18
Cdigo: MPM-SICAU Edicin: 002
Pgina 16

6.6. SOLICITUD DE MATRCULA ESPECIAL


Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
El estudiante solicitar mediante oficio dirigido al
Decano o Decana de la Facultad si es modalidad
presencial, o al Director o Directora si es modalidad
Semipresencial, indicando sus nombres, nmero de
1 cdula, carrera a la que desea acceder y el motivo Estudiante
justificativo para solicitar matrcula especial.
Esta solicitud se podr solicitar hasta 15 das luego de la
finalizacin de matrculas extraordinarias, segn lo
establecido en el calendario acadmico vigente.
El Decanato de la modalidad presencial o Direccin de
la semipresencial, revisara y analizar la pertinencia de
las solicitudes recibidas, de acuerdo a los cupos
Decano o Decana
establecidos, cruce de horas, prerrequisitos, terceras Decanato o
2 Director o
matrculas, etc., procediendo a aprobarla o negarla. Direccin
Directora
Importante: La solicitud del estudiante no implica
obligatoriedad de autorizacin.
El Decanato de la modalidad presencial o Direccin de Decano o Decana
Decanato o
3 la semipresencial, en caso de negar la matrcula especial, Director o
Direccin
notificar al estudiante. Directora
El Decanato de la modalidad presencial o Direccin de
Decano o Decana
la semipresencial, en caso de ver procedente autorizar la Decanato o
4 Director o
matrcula especial, remitir al Rectorado a travs Direccin
Directora
QUIPUX, el informe favorable.
La mxima autoridad de la UTEQ mediante Resolucin
Administrativa, autorizar la matrcula especial, la
misma que posteriormente ser ratificada por el OCAS.
5 El Rectorado enviar a travs de QUIPUX la Rectorado Rector
autorizacin de la matrcula especial a la Unidad de
Admisin y Registro con copia a la Administracin del
SICAU
La Administracin del SICAU registrar la matrcula Administracin del Administrador del
6
especial en el sistema SICAU SICAU
El estudiante imprimir el comprobante de inscripcin
generado desde el SICAU, y cancelar los valores
reflejados depositndolos en la cuenta bancaria de la Funcionarios del
7 UTEQ del BANECUADOR detallada en el numeral 5.4 BANECUADOR BANECUADOR
de este Manual de Procedimiento, siguiendo los pasos Estudiante
detallados en el numeral 6.7 Canje de Factura en la
UTEQ que se encuentra al final de este documento.
Luego el estudiante presentar en las ventanillas de la Funcionarios de
Ventanillas de la
8 Unidad de Admisin y Registro de acuerdo a los Admisin y
Unidad de
siguiente: Registro
Km 1 Va Quevedo-Santo
Domingo de los Tschilas,
UNIDAD DE ADMISIN Y Quevedo Los Ros.
REGISTRO Telf.: (05) 3702220
ADMINISTRACIN SICAU www.uteq.edu.ec
Fecha: Octubre/2017

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Estudiantes exonerados de Nivelacin o provenientes Admisin y


de otra universidad: Registro
1) Comprobante de Inscripcin emitida por el SICAU,
firmado por el estudiante (original y 1 copia).
2) Factura emitida por la Direccin Financiera de la
UTEQ (original para verificacin y 1 copia).
3) Copia de Cdula y certificado de votacin
actualizada (a color)
4) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en
caso de extranjeros)
5) Certificado Mdico otorgado por un Centro de
Salud Pblica
6) Copia a color del Ttulo de Bachiller
7) 1 Foto a color tamao carnet
8) Original y copia del acta de grado que lo acredite
como bachiller de la repblica
9) En caso de tener discapacidad traer una copia del
carnet del CONADIS

Estudiantes matriculados anteriormente en la


UTEQ:
1) Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU,
firmado por el estudiante (original y 3 copias).
2) Factura emitida por la Direccin Financiera de la
UTEQ (original para verificacin y 1 copia).
3) Copia de Cdula y certificado de votacin
actualizada (a color)
Si los documentos presentados por el admitido o
Ventanillas de la
estudiante NO estn correctamente entregados, sern Funcionarios de
Unidad de
9 devueltos para que los presente nuevamente en las Admisin y
Admisin y
ventanillas de la Unidad de Admisin y Registro de la Registro
Registro
UTEQ
Ventanillas de la
Si los documentos presentados por el admitido o Funcionarios de
Unidad de
10 estudiante se encuentran en orden y correctamente, se Admisin y
Admisin y
proceder a registrar la matrcula en el SICAU. Registro
Registro
La Unidad de Admisin y Registro remitir los Unidad de Funcionarios de
documentos de comprobantes de pago a la Tesorera Admisin y Admisin y
11
General de la UTEQ, unidad que realizar la generacin Registro Registro, y de
de las facturas. Tesorera General Tesorera General
Los estudiantes solicitarn su factura en la ventanilla de
Funcionarios de
12 la Tesorera General, presentando su original de cdula Tesorera General
Tesorera General
de ciudadana.
Km 1 Va Quevedo-Santo
Domingo de los Tschilas,
UNIDAD DE ADMISIN Y Quevedo Los Ros.
REGISTRO Telf.: (05) 3702220
ADMINISTRACIN SICAU www.uteq.edu.ec
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6.7.CANJE DE FACTURA EN LA UTEQ


Responsables
No. Descripcin Unidad Cargo
Para admitidos o estudiantes que presenten valores a
Admitido o
1 pagar en el comprobante de inscripcin, o si requieren
Estudiante
agregar unidades de aprendizajes por segunda ocasin
Si el admitido o estudiante presenta valores a pagar,
deber realizar el depsito del valor exacto que arroja el
comprobante de inscripcin.
Si es el caso que requiere agregar Unidades de
Aprendizaje por segunda ocasin deber tener
Admitido o
autorizacin de la Coordinacin de su carrera, quien
Estudiante
2 notificar el valor exacto a depositar. BanEcuador
Cajero de
BanEcuador
Datos bancarios para el depsito:
Cta. Corriente del BANCO BANECUADOR
Nmero Cta.: 0240065674
Nombre Cta.: INGRESOS-UTEQ

Se acercarn a la Direccin Financiera con los siguientes


documentos:

En caso de pagos por matrcula:


Original y fotocopia blanco y negro del comprobante
de depsito (fotocopia bien legible)
Fotocopia blanco y negro de cedula de ciudadana y
papeleta de votacin
Comprobante de inscripcin impreso en blanco y
negro (bien legible) Admitido o
Direccin Estudiante
3
En caso de pagos por agregar materias por segunda Financiera UTEQ Ventanillas de
ocasin: Tesorera
Original y fotocopia blanco y negro del comprobante
de depsito (fotocopia bien legible)
Solicitud de inclusin de Unidades de Aprendizaje por
segunda ocasin firmada por el estudiante y con la
rbrica de autorizacin firmada por el Coordinador de
la Carrera

Nota: Si no se cumple con estos requisitos, la UTEQ no


entregar la factura.
La Direccin Financiera de la UTEQ entregar la factura
correspondiente, el cual ser el nico documento vlido Direccin Ventanillas de
4
para legalizacin de la matrcula o para que se agreguen Financiera UTEQ Tesorera
unidades de aprendizaje por segunda ocasin.