010tablas Dinamicas Excel

El uso de las tablas dinmicas en Excel
Written by Paloma Prieto Gonzlez

Friday, 14 September 2007 12:16
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Conoce esta herramienta de Excel que se utiliza para manejar y analizar grandes cantidades
de datos... El uso de las tablas dinmicas en Excel
1 Introduccin
No has sentido nunca la necesidad de manejar y analizar grandes cantidades de datos y no

sabes cmo? Las tablas dinmicas de Excel son una de las herramientas ms potentes de
Excel para ello. En este curso te enseamos todos los trucos.
Podrs girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y
mostrar todos los detalles de tus reas de inters.
1.1 Cundo conviene utilizar un informe de tabla dinmica?
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Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de nmeros
para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero. En el informe que
mostramos, puedes ver fcilmente cmo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en
la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales.
Puesto que los informes de tabla dinmica son interactivos, puede cambiar la presentacin de
los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes, como recuentos o promedios.
1.2 Cmo se organizan los datos?
Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que
resume varias filas de informacin: En nuestro ejemplo, la columna Deporte se convierte en el
campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un slo elemento Golf.
Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La
celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de
origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3.
Te resulta complicado? No te preocupes. Poco a poco iremos descubriendo el secreto.
2 Creacin de un informe de tablas dinmicas
Selecciona la opcin Datos | Informes de tablas y grficos dinmicos en tu Libro Excel. Con ello
se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creacin del informe.
2.1 Fuentes de datos
El primer paso es elegir desde dnde obtenemos los datos. Hay varias opciones:
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2.1.1
A
campo)
2.1.2
2.1.3
Crea
datos)
2.1.4
Puedes
tabla Lista
grfico
partir
Origen
externa
registros,
acceder
el
Varios
un de
Otro
trabajar o rangos
informe
al
a que
informe
dinmicauna base
dinmico.
de
paraunapoder
de
libro lista
ficheros
es
hoja
informe
sobre
crear un
datos
del Esde
datos
actual
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de datos
identificarlo
oya
importante
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tabla
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dinmicohoja.
archivo descriptivo
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de
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varios
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la tabla
mas
esta
una
etc.
memoria
de dinmica
de (nombre
base
opcin
rangos
otro65536 oquieres
de
depodemos
cuandodatos
(grupos
informe dede
2.2 Tipos de informes a crear
Tienes a tu disposicin dos tipos de informes a crear: un informe o un grfico dinmico. Estas
opciones se seleccionan en la parte inferior del asistente dentro del primer paso (Observa la
figura anterior).
3 Creacin de un informe a partir de una lista o base de datos

Excel
Lo primero que te pide el asistente es el rango de datos del cual queremos obtener el informe
de tablas dinmicas.
3 / 26

Por defecto
cambiarla con
selecciona
el botn el rea de datos de la hoja que est activa en ese momento. Puedes
, o incluso seleccionar otro libro donde se encuentren los datos con el botn Examinar.
4 Diseo del informe
Finalmente, debes indicar dnde quieres crear el informe. Por defecto se crea en una hoja de
clculo nueva, aunque se le puede indicar en que hoja lo quieres.
En este momento se te ofrecen dos opciones mas: Disear el informe y establecer opciones
generales del mismo.
Si pulsas sobre la opcin Diseo, puedes dar forma personalizada al informe. Para ello se te
abre la ventana de diseo, que es la que ves a continuacin:
4 / 26

A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras que se
calculen. Coloca sobre las zonas pgina, fila o columna los campos por los que quieres
clasificar el informe. El diseo tambin se puede realizar una vez terminado el asistente,
directamente sobre el informe, pero aqu tienes la ventaja de que no se trabaja directamente
con los datos, por lo que es mas cmodo y eficiente.
En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo seccin a las filas.
Finalmente, arrastra el campo CMUN al rea de datos para que nos cuente cada uno de los
registros que hay para cada tipo.
El resultado de este diseo sera el siguiente informe:
5 / 26

Si en el asistente seleccionas el botn Opciones se muestra la ventana de opciones del informe

de tabla dinmica, en la que puedes establecer mltiples opciones diferentes en funcin de los
resultados que quieras obtener.
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5 Trabajando con la tabla

5.1 Barra de herramientas Tabla dinmica
Cuando se trabaja con la tabla dinmica, se activa automticamente la barra de herramientas

Tabla dinmica, a no ser que la hayas desactivado explcitamente [1] . Esta barra de
herramientas est compuesta por un men desde el que se pueden acceder a opciones
avanzadas de la tabla y de una serie de botones que permiten acceder de forma rpida a las
opciones ms comunes.
5.2 Moviendo o aadiendo campos
7 / 26

El sistema es muy flexible: Para cambiar un campo de posicin slo tienes que arrastrar su
nombre desde un lado al otro para que automticamente se reestructure la tabla con la nueva
informacin. En el ejemplo, si el campo sexo est en cabecera, pero quieres que est en el
lado, slo pulsa el ratn sobre el campo
y arrstralo hasta la nueva posicin. Al moverlo el icono ir cambiando para mostrar si lo
estamos colocando en la pgina, en la cabecera, en el lado, en el rea de datos, o fuera de la
tabla.
Si quieres aadir un campo nuevo lo tienes que hacer desde la lista de campos, que aparece al
colocarte sobre cualquier celda del informe de tabla dinmica. Si no aparece la lista de campos
que ves en la imagen de la derecha es porque no est seleccionada la opcin en la barra de
botones Tabla dinmica. El botn para activar o desactivar esta ventana es el ltimo de la
derecha.
Hay dos formas de aadir campos al informe, una es arrastrndolo sobre el informe y otras es
seleccionando en la caja combinada de la parte inferior el rea donde quieres aadir el campo
y a continuacin pulsar en el botn Agregar a.
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Si aades un campo en el rea de pgina aparece una celda con el nombre del campo y a
continuacin una caja combinada con todos los valores posibles para el campo mas uno ms
con el total. Esto sirve para que seleccionando cada uno de los valores del campo puedas filtrar
el informe por l.
Tambin puedes aadir mltiples campos en cada una de las reas. Si aades varios campos
en alguna de las dimensiones de clasificacin [2] se mostrar un campo a continuacin del otro,
lo que te permite cambiar el orden entre uno y otro arrastrndolos. Por ejemplo, se puede filtrar
por el sexo y a continuacin por el estado civil o viceversa.
Tambin puedes aadir campos al rea de datos. E incluso puedes aadir varias veces el
mismo campo, para obtener distintos clculos (promedio, mximo, mnimo, suma, conteo, etc.)
[3]
5.3 Mostrar los elementos individuales
En cualquier momento puedes consultar los elementos individuales que corresponden con
cada una de las celdas del informe de tabla dinmica. Para ello, slo tienes que hacer doble
click sobre cualquiera de las casillas y se crear una nueva hoja dentro del cuaderno activo con
los elementos que correspondan.
5.4 Cambiar literales de los valores de cada campo
A veces, los campos que usas para la clasificacin no tienen contenidos suficientemente claros
y conviene cambiarlos por otros mas sencillos de entender.
Para ello, slo selecciona la casilla donde se encuentra el literal que quieres cambiar y
modifcalo como haras con cualquier celda en una hoja Excel: Se actualizarn todas las
casillas donde estuviese este texto anteriormente, incluso en los totales.
En la ilustracin siguiente puedes ver un ejemplo en el que se sustituyen los literales del campo
sexo para que muestre Hombres y Mujeres en vez de 1 y 6. En esta ilustracin tambin puedes
ver como se muestran dos variables en la cabecera y por supuesto como se han cambiado los
literales del sexo en los totales.
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5.5 Filtrar los valores a mostrar
En ocasiones el informe es muy grande y resulta difcil ver la informacin de forma rpida [4] .
En estos casos, lo ms sencillo es filtrar la informacin que realmente te interesa ver. Para ello,
pulsa en la flecha hacia abajo
que hay junto al nombre del campo. Entonces se despliega una ventana con los valores para
que elijas los que quieres que aparezcan.
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De esta forma, puedes conseguir un resultado como el siguiente:
Otra
el botn
forma
derecho
de ocultar
del ratn
cualquier
escoger
bloque
la opcin
de informacin
ocultar. es seleccionar la celda que qiueres y con
5.6 Configuracin de campo
Si tienes marcado un campo en la ventana de seleccin de campos o directamente en el

informe de tabla dinmica, puedes configurar este campo pulsando el botn de la barra de
tareas o tecleando el botn derecho sobre el nombre de campo y seleccionando la opcin
Configuracin de campo.
5.6.1 Configuracin de un campo de clasificacin
11 / 26

Lospermite
te
ejemplo.
paracampos
Adems secambiar
el campodeelegido.
clasificacin
puede el nombre
cambiar lason
conmas
Lo vers los
formael de
que tu
seen
claro eliges
representa
calcular para
ellos organizar
el campo,
ejemplo:
subtotales los
como
cuandoresultados.
puedes varios
tenemos ver
Estaenventana
el
valores
El resultado de lo que acabas de ver ser una tabla como esta:
Si pulsas en el botn Avanzado, aparece otra ventana, con mas opciones de configuracin.
12 / 26

Aqu
que
Si enlo
Otra puedes
ejemploelhaga
municipios, automtico
establecer
posibilidad
cuando
etc.)
ejemplo es
trabajasoel
que le
anterior seleccionar
orden
con
pidas
aades con
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que
el el
tucon
slo
ao que
propio
de quieres
criterio).
que
tenacimiento,
muchos
muestre aparezca
estados
loslavalores la mas
posibles,
tabla que
alcanzainformacin
como
unsetamao
la (puedes
repiten
edad,(por dejar
inmanejable.
Laque
o solucin
menos,a este
sujetos
problema
tengan.es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que mas,
13 / 26

Como
en negrita
puedes
paraver,
queahora
noteses
que
mucho
est filtrado.
mas manejable. Observa que el campo ANONA lo muestra
5.6.2
CuandoConfiguracin
establecer
operando
los datos.
trabajas
no
como deslo
numrica,
quieres
con una una variable
calcular
variable
se puede
los de datos
de valores.
datos,
contaradems
las
No repeticiones
olvides
de cambiar
que, del
si laelvalor
variable
nombre
(cuenta)
con
del campo,
la
que
que
tienes
ests
puedes
en
14 / 26

An as, si pulsas sobre el botn de opciones aparecen nuevas posibilidades.
15 / 26

S en el ejemplo
porcentaje
resultado sera
que as:
supone
eliges mostrar
la cuenta
losdedatos
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registros
forma decon
porcentaje
respecto del
al total
total,denos
todos
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ellos.elEl
16 / 26

En
Estoelopciones
Lasun
tiles.
mas
seccin.
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Como
otras
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potentes,
Por
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opciones
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anterior
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mientras
tercera, ms
mucho
lasu vez,
las
5.7 Mostrar y ocultar detalle
En ocasiones, interesa desglosar algunos elementos y otros no, bien porque no son
significativos, o bien porque se escapan al objetivo del estudio que quieres presentar.
Si quieres hacer esto, lo mas sencillo es utilizar los botones de Ocultar detalle y Mostrar detalle
que encontrars en la barra de herramientas de Tabla dinmica.
Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado.
Por ejemplo, indcale que no quieres que muestre el desglose en estados civiles de los
hombres, pero s el de las mujeres.
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5.8 Generar un nuevo campo agrupando valores
A veces hay campos con muchos estados, y realmente slo te interesa analizar las
agrupaciones de los mismos.
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Por ejemplo, si sustituyes la variable seccin por la variable edad, el resultado es una tabla con
muchas filas.
Si seleccionas todos los elementos con edad inferior a quince aos y con el botn de la
derecha escoges agrupar como puedes ver en la figura de la derecha, obtienes un nuevo
campo (figura de abajo), que tiene un elemento de valor Grupo1, que agrupa a todos las
edades menores de quince aos.
Luego puedes quitar el campo EDAD1 y quedarte slo con el nuevo campo que has obtenido.
Con esta opcin, te evitas tener que crear variables desde el principio.
6 Frmulas en tablas dinmicas
Para insertar una frmula o un elemento calculado debes seleccionar la opcin correspondiente
en la barra de herramientas.
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6.1 Campos calculados
Los campos calculados se crean como resultado de una frmula entre campos que ya existen
en tu seleccin.
Por ejemplo, puedes definir el campo meses como resultado de multiplicar el campo ao por
12. Aqu no aporta mucha informacin, pero si trataras con cantidades monetarias podras
cambiar de euros a dlares o viceversa, podras calcular la cuenta de resultados en funcin de
las prdidas y ganancias, etc.
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6.2 Elementos calculados
Igual que puedes crear campos calculados, puedes generar elementos calculados, que te
permitan mostrar clculos entre distintos grupos de una variable de clasificacin.
Por ejemplo, en la tabla anterior, puedes crear un nuevo elemento calculado para el estado civil
que sea la diferencia entre solteros y casados.
Estas opciones son tambin mas tiles con variables de carcter econmico, porque puedes
calcular el margen de ganancias para un producto de una determinada forma, pero fijar que en
un determinado mes se calcula de otra forma.
7 Grficos dinmicos
Los informes tambin se pueden ver en un grfico. Las opciones son similares a lo que ya has
visto. Slo recuerda que, con slo pulsar el botn de asistente para grficos se genera un
grfico a partir del informe de tabla dinmica.
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8 Fuentes de datos externas
Al principio viste que existen diversas fuentes de las que puedes obtener datos para generar
los informes. Hasta ahora has trabajado con datos provenientes de Excel, pero a partir de
ahora vas a trabajar con datos residentes en bases de datos externas.
Si en el primer paso seleccionas la opcin de Fuente de datos externa, al pulsar siguiente,

vers esta pantalla.
22 / 26

Pulsa
Vers la opcin
una Obtener
pantalla datos.
para seleccionar el tipo de base de datos al que vas a conectarte.
Si eliges
buscar elconectar
fichero alaque
unaquieres
base deconectarte.
datos Access, al pulsar aceptar, vers un nuevo dilogo para
Una vez elegido, debes seleccionar las tablas y campos que vas a usar.
Finalmente
sean de inters.
puedes indicar criterios de seleccin, para discriminar aquellos registros que no
23 / 26

orden
Ahora
Vers
usas, en
tede
registros.
consulta
los datos
la preguntar
el
ahora
coninforme.
agregados
Ladevolver
una
segunda por qu
la herramienta
ventana
los
para campos
tedatos
permite
que
consultarlos
Microsoft
a
noExcel,
ver quieres
da diversas
los
Query. ordenar.
posteriormente
para
datos
generar
La
opciones.
antes
tercera
el En
dede todo
informe, caso
devolvrselos
La
teforma
permite
primera luego
incluso
eficiente.
generar
es alaconpodrs
Excel
que
un
mas decambiar
normalmente
yfichero
modificar
65000
con lael
todos
Tambin
los datos
lospuedes
numricos
Si
indicar
escoges son
la con
campos
de salvar
los
opcin
la base
queque
de la habitualmente
consulta
deincluirs
crear
datos.
unen para
cubo utilizarla
trabajas.
el rea
OLAP, despus
de vers
datos una y no
que,primera
por tener
defecto,que
pantalla volver
sonen a definirla
loslacampos
que si
tienes que
24 / 26

A continuacin debes definir las variables de clasificacin que vas a utilizar.
Porelfin,
en disco
debes
duro,
decidir
o unaque
solucin
vas a hacer
intermedia.
con el cubo, si crearlo cada vez, almacenarlo completo
25 / 26

Una
igual
opcin
mximo
Mi vez
al sobre
que
quehas
recomendacinhas
cuando
venido
obtenido
es se
aprovechamientoviendo
queactualizan
losestos
de datos
a lo largo
practiqueslos
dedatos,
cualquiera
del
recursos
una curso,
lo que
y otra
que vezde
con
siempre
las
ofrece la
sobre formas,
nica
Excel.mejora
estos salvedad
el trabajo
temasel rendimiento
decon
alguna
el sacar
y logrars informe
del
pequea
informe.
el es
NOTAS AL PIE.
Si en tu sistema se encuentra desactivada, debes seleccionarla en el men Ver y en el

[1]
submen Barras de Herramientas.
[2] Se consideran dimensiones de clasificacin a la cabecera, el ladillo y la pgina.
Es importante tener en cuenta que para la mayora de estos clculos es necesario que las
[3]
variables sobre las que se est operando han de ser de tipo numrico.
[4] Obsrva que en este ejemplo tambin se han cambiado los literales de los estados civiles.
Si no tienes un campo numrico, se puede obtener mediante el uso de la funcin VALOR(),

[5]
que devuelve convertido en nmero el valor de una cadena de caracteres.
26 / 26

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El uso de las tablas dinmicas en Excel

Written by Paloma Prieto Gonzlez

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No has sentido nunca la necesidad de manejar y analizar grandes cantidades de datos y no

1.1 Cundo conviene utilizar un informe de tabla dinmica?

Written by Paloma Prieto Gonzlez

1.2 Cmo se organizan los datos?

Te resulta complicado? No te preocupes. Poco a poco iremos descubriendo el secreto.

2 Creacin de un informe de tablas dinmicas

2.1 Fuentes de datos

Written by Paloma Prieto Gonzlez

3 Creacin de un informe a partir de una lista o base de datos

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Written by Paloma Prieto Gonzlez

El resultado de este diseo sera el siguiente informe:

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Si en el asistente seleccionas el botn Opciones se muestra la ventana de opciones del informe

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5 Trabajando con la tabla

Cuando se trabaja con la tabla dinmica, se activa automticamente la barra de herramientas

5.2 Moviendo o aadiendo campos

Written by Paloma Prieto Gonzlez

Written by Paloma Prieto Gonzlez

5.3 Mostrar los elementos individuales

5.4 Cambiar literales de los valores de cada campo

Written by Paloma Prieto Gonzlez

5.5 Filtrar los valores a mostrar

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De esta forma, puedes conseguir un resultado como el siguiente:

Si tienes marcado un campo en la ventana de seleccin de campos o directamente en el

5.6.1 Configuracin de un campo de clasificacin

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El resultado de lo que acabas de ver ser una tabla como esta:

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Written by Paloma Prieto Gonzlez

An as, si pulsas sobre el botn de opciones aparecen nuevas posibilidades.

Written by Paloma Prieto Gonzlez

Written by Paloma Prieto Gonzlez

5.7 Mostrar y ocultar detalle

Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado.

Written by Paloma Prieto Gonzlez

5.8 Generar un nuevo campo agrupando valores

Written by Paloma Prieto Gonzlez

6 Frmulas en tablas dinmicas

Written by Paloma Prieto Gonzlez

6.1 Campos calculados

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6.2 Elementos calculados

Written by Paloma Prieto Gonzlez

8 Fuentes de datos externas

Si en el primer paso seleccionas la opcin de Fuente de datos externa, al pulsar siguiente,

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Written by Paloma Prieto Gonzlez

Written by Paloma Prieto Gonzlez

A continuacin debes definir las variables de clasificacin que vas a utilizar.

Written by Paloma Prieto Gonzlez

Si en tu sistema se encuentra desactivada, debes seleccionarla en el men Ver y en el

submen Barras de Herramientas.

[2] Se consideran dimensiones de clasificacin a la cabecera, el ladillo y la pgina.

Si no tienes un campo numrico, se puede obtener mediante el uso de la funcin VALOR(),

que devuelve convertido en nmero el valor de una cadena de caracteres.

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