‘Fecnsdecleme de process contoblesy firancieres por vigenco 2017, Focutad de Comuntociones ‘CIRCULAR Medellin, 2 de Noviembre de 2017. P. personal de apoyo en los trémites administrativos y financieras de la Facultad de Comunicaciones. : Docentes, investigadores, coordinadores de linea y proyectos de extensidn, asistentes y Asunto: Fechas de corte para los diferentes procesos administrativos y financieros, con motivo del cierre de la vigencia 2017. En el presente afio, la Universidad finalizard sus actividades académicas el 8 de diciembre, En materia presupuestal y contable, la Universidad también adelantard sus clerres financieros de esta Vigencia Para el efecto y con el propésito de coordinar y planear la ejecucién presupuestal de los diferentes proyectos y actividades en el marco de los tres ejes misionales, la Facultad ha fijado un cronograma para el cierre de los procesos descritos a continuacién: Dependencia z Le PROCESO -FECHAS DE CIERRE FACULTAD Recepcién de solicitudes, viernes 6 Compras internacionales con o sin autorizacién previa Re Toe dal CTC. Despacho de mercancias por transporte internacional Viernes, 10 de noviembre de carga Contabilizacién y cierre de pedidos y liquidacion de ‘Adquisicién | contratos; incluye la entrega de facturas con fecha de de Bienes y_ | 2017 y los documentos soporte para la respectiva Serv. Nac. e | Cousacién de las cuentas por pager, en Ejecucién de Intemaccnal)|Etsos ea ee haa Viernes, 24 de noviembre Recepcién de facturas de proveedores nacionales relacionados con pedidos internacionales Recepcién de pedidos, contratos y facturas en forma fisica para la entrada de mercancia (nacionales) Gestion Financiera de Activos AR Envio por correo electronico de las facturas de activos ‘que ingresaron con imputacién K 0 P a aeFechas de cee deprocesos contobesy fancires par vigenca 2017 Facultad de Comunicciones Fjecudon de Egresos AP Ejecucion de Egresos AP Desarrollo de Talento Humano Recepcion de factura, documentos soportes y resoluciones para pago incluidas las que hayan sido devueltas para su correccién, Recepcién de resoluciones para pago Martes, 5 de diciembre Legalizacién de avances y viaticos a Empleados Temporales. Vieres, 10 de noviembre Legalizacién de avances, anticipos y viticos, pasajes, recursos econémicos para VINCULADOS- Diferente de temporales. Jueves, 30 de noviembre Contratos de prestacién de servicios Recepcion y novedades de contratos, inicio y novedades (prérrogas, liquidaciones, cancelaciones entre otros): Noviembre, el corte en Talento Humeno seré: hasta el 20 de noviembre. Diciembre, viernes 24 de noviembre. Enero, jueves 30 de noviembre. Contratos Catedra: Posgrados, investigacién y Extension Contratos de Para los docentes que _inidan actividades en el mes de diciembre de 2017, sdlo se recibirin boletas hasta el jueves 23 de noviembre a Tas 12:00 m. Los contratos que inician actividades en enero de 2018 se recibirén hasta el jueves 7 de diciembre de 2017 hrasta las 12:00 m Para las actividades de posgrados, investigacién y extensién, que inician labores en febrero de 2018, se recibirin hasta el dia martes 12 de diciembre de 2017. Nota Las devoluciones hasta el jueves 14 de diciembre de 2017, Para los contratos de pregrado con fecha de inicio 5 de febrero de 2018, se recibirén las bolatas de ‘trémite para la Facultad de Comunicaciones segtin Resolucién de la Vicerrectoria de Docencia 10761, el dia miércoles 6 de diciembre deFechas de cere de process contoblesy fnanciras para vgercia 2017 Facutod de Comunicaciones Causacién y registro de facturas de venta y cuentas de cobro. Facturacion de Bienes y | Recepcién de solicitudes de notas crédito y Lunes, 14. de diciembre Servicios SD. | anulaciones de facturas Recepcin de solicitudes de registros de contratos. Excepto los contratos celebrados con el Municipio de Medel Solicitud de Certificado Presupuestal (CDP), para compra de bienes y contratacién de obras 0 servicios | Martes, 5 de diciembre sin requisito de autorizacién previa del CTC. Autorizacis i licitudes de utorizacién de pedido en SAP para solicitudes ee Ties RP. | Solicitud de avances, anticipos, vidticos, pasajes, Recepcion de solicitudes, viernes 10 recursos econémicos ~ TEMPORALES. de noviembre Solicitud de avances, anticipos, vdticos, pasajes, i 5 4 ; Jn de solicitudes, viernes Seccién de | recursos econémicos - con vinculacin diferente a | R*sePcion de solicitudes, viernes 10 Presupuesto | TEMPORALES. Sores ™M Recepcién de solicitudes de apoyo econdmico de _| Proceso cerrado por la Facultad desde Decanatura y Posgrados e110 de noviembre Transferencias interuniversitarias Martes, 5 de Lberacién de saldos de pedidos y compromisos Martes, 5 de diciembre Cancelacién masiva de CDP Pagos en Tesoreria Seccién Tesoreria TR Legalizacién de consignaciones Recaudos, en general Pagina 3|4Fechns de cere de process contoblesyfinancleros para vigencia 2017, Focultod de Comunkacones Consideraciones importantes: 1. Es importante recordar que las obligaciones contraidas en el presente afio, deben ser tramitadas dentro de la misma vigencia. De igual forma, es responsabilidad de los funcionarios tramitar los pagos de forma correcta, oportuna y anexar los correspondientes soportes, de tal manera que no se presenten devoluciones que afecten los pagos a los diferentes proveedores, en el mes de diciembre de 2017. 2. Para efectos de liquidacién de prestaciones sociales del personal temporal, es requisito estar a paz y salvo con todas las legalizaciones de recursos econémicos, avances, visticos, pasajes y fondos fijos reembolsables, de acuerdo a disposicién de la oficina de Talento Humano. 3._Los saldos de reservas presupuestales de los contratos y pedidos por SAP, asi como los demas tipos de reservas, una vez se encuentren liquidados (finalizados y pagados en su totalidad), deben ser enviados a cancelar mediante oficio a la Seccién de Presupuestos y adjuntar el acta de liquidacién (en los casos que aplique). 4, Los CDP que no alcancen a convertise en CRP (registro), serén cancelados automaticamente por el sistema 5. Lalegalizacién manual de los ingresos, que lleguen sin factura debe realizarse directamente en la Tesoreria, hasta el 7 de diciembre, 6. Las actividades académicas 0 administrativas que requieren vidticos, avances, recursos econémicos, pedidos, contratos, etc, cuya ejecucién sea en la vigencia 2018, deben ser solicitados en dicha vigencia, una vez se inicien labores en la Universidad y el presupuesto se encuentre habilitado para iniciar su ejecucién. (Administrative, 2017). Contamos con su colaboracién y compromiso en el cumplimiento de este cronograma, para contribuir al debido cierre de los procesos de la vigencia actual y participar activamente en la depuracién y saneamiento de la informacién contable y financiera de la Facultad, Cordialmente, a y a Nn, EDWIN ALBERTO CARVAJAL CORDOBA Decano Pagina 4l4