Segundo Programa de Induccin para Recin Egresados en Ingeniera Petrolera y Geociencias

Modulo II

Gestin de la Integracin del Proyecto

Instructor: Gabriel Alvarez Garca

Octubre, 2013

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 Procesos de la Direccin de Proyectos - PDCA
PLANIFICAR- HACER- REVISAR- ACTUAR

El ciclo PDCA puede

Deming
aplicarse a las
PROCESOS DE interrelaciones de los
SEGUIMIENTO Y CONTROL Procesos de DP

PROCESOS DE
PLANEACIN
Planear

PROCESOS DE PROCESOS DE
INICIACIN CIERRE

Revisar y actuar
Hacer

El resultado de una
PROCESOS DE parte del ciclo se
EJECUCIN convierte en la
entrada de la otra

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 Procesos de la Direccin de Proyectos

Acta Constitutiva
Inicio Declaracin del Alcance 5
Establecer
los objetivos
del Proyecto.
Planeacin Plan Monitoreo y Control Informes de Desempeo
Patrocinador del Proyecto Proyecciones
Definicin del Trabajo Definir el Dar Cambios aprobados
Autorizacin (Contrato) Acciones recomendadas
trabajo. seguimiento al Plan DP y Declaracin
Programar el desempeo. del Alcance Actualizados
trabajo y los Analizar el
recursos. progreso.
Ejecucin Identificar
Desarrollar desviaciones
el trabajo. Determinar
Generar acciones prev.
informacin. correctivas. Cierre
Replanear el
Completar el
Productos proyecto.
Rendimiento proyecto.
Acciones implementadas
Cierres administrativo
Contractual
Cambios solicitados
Resultado final
Cliente
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 Interacciones de los Grupos de procesos de DP

PROCESO
DE
EJECUCIN

NIVEL DE PROCESO
Interaccin DE
PLANEACI N PROCESO
PROCESO PROCESO
DE
DE DE
INICIACI N CONTROL
CIERRE

INICIO TIEMPO TERMINACIN

Aunque los procesos se presentan como elementos discretos, con interfaces bien definidas,
en la prctica existen traslapes y los procesos interactan de diferente maneras (PMBOK).

Cada proceso generalmente ocurre cuando menos una vez en el proyecto.

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 Procesos de reas de Conocimiento de la DP

Area de
Objetivo
conocimiento
Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los
Integracin diferentes elementos del proyecto
Asegurar que el proyecto incluya todo y solo el trabajo
Alcance requerido para terminar el proyecto exitosamente

Tiempo Asegurar la terminacion en el tiempo establecido

Costo Asegurar la terminacion dentro del presupuesto aprobado

Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades para la
Calidad cuales fue creado

Recursos Humanos Uso efectivo del personal involucrado en el proyecto

Asegurar oportuna y apropiadamente el desarrollo,

Comunicaciones recoleccin, almacenamiento y disposicion de la
informacion
Riesgo Identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos

Gestionar el contrato del proyecto y adquirir los bienes y

Adquisiciones servicios externos
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 Administracin de la Integracin del proyecto

Integracin

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 Administracin de la Integracin del proyecto

Incluye Identificar, definir, combinar, unificar y

coordinar los distintos procesos y actividades de la
Direccin de Proyectos para concluir el proyecto,
cumpliendo satisfactoriamente con los requisitos
establecidos.

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 Administracin de la Integracin del proyecto

Entradas principales Salidas principales

Enunciado del trabajo

1. Desarrollar el Acta Constitutiva
Acta Constitutiva

Acta Constitutiva
2. Plan de gestin del proyecto
Plan de Direccin del proyecto

Plan de Direccin del proyecto

3. Dirigir y gestionar la
Entregables
ejecucin del proyecto Informacin de Desempeo

Informes de Desempeo
4. Monitorear y Controlar Actualizaciones:
el trabajo del proyecto Plan de Direccin del Proyecto
Documentos del proyecto
Solicitudes de Cambio
5. Control integrado de Cambios Actualizacin del estado de
solicitudes de Cambios
Entregables aceptados
6. Cerrar proyecto Transferencia del producto final
Documentos de cierre del proy.

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 1. Desarrollar el Acta Constitutiva del proyecto.
(Project Charter)

Enunciado del trabajo

Caso de Negocio
Contrato 1. Desarrollar el Acta Constitutiva
Acta Constitutiva
Juicios de expertos

Proceso que
Desarrolla el documento que autoriza formalmente el
proyecto o una fase.
Documenta los requisitos iniciales que deben satisfacer las
necesidades y expectativas de los interesados en el
proyecto.
Otorga al Director del Proyecto la autoridad para aplicar los
recursos de la organizacin a las actividades del proyecto.

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 Acta Constitutiva del proyecto

Documento que autoriza formalmente el desarrollo de un proyecto o una

fase y describe los requisitos iniciales que deben satisfacer las
necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.

Para qu sirve?
Formaliza el inicio del proyecto.
Designa al Lder de Proyecto con autoridad y responsabilidad requeridas.
Ayuda a comprender el objetivo y alcance del proyecto, as como sus riesgos (restricciones
y supuestos).
Documenta las expectativas de los stakeholders para atenderlas oportunamente.

Qu incluye?.
Justificacin del proyecto.
Descripcin del producto o servicio.
Entregables.
Grupos de inters y sus expectativas.
Restricciones y supuestos.
Informacin relevante.

Cundo se utiliza?
Se debe elaborar al inicio del proyecto y se debe actualizar si hay cambios en el proyecto.

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 El Enunciado del Trabajo del Proyecto
Statement of Work (SOW)

Es una descripcin narrativa de los productos que debe

entregar el proyecto.
Basado en las necesidades de la empresa o en los requisitos
del producto (Bases de usuario).
Puede ser parte de un proceso de licitacin (bases tcnicas de
cotizacin, especificaciones).
Obedece a:
Una necesidad comercial; Demanda de mercado, Avance
tecnolgico, requisito legal, regulacin de gobierno
Una descripcin del alcance del producto.
Caractersticas del producto a crear por el proyecto y la necesidad
comercial que el proyecto atender
Un Plan estratgico. Factor de decisin y priorizacin al
seleccionar el proyecto

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 Caso de Negocio

Determina desde la perspectiva comercial el valor de la

inversin del proyecto.
Considera la necesidad comercial y el anlisis costo-
beneficio para justificar el proyecto.
Es resultado de
Una necesidad comercial (Centro de capacitacin- aumentar ingresos)
Demanda de mercado (autos de bajo consumo- escases de combustible)
Solicitud de un cliente (Nueva subestacin- abastecer un parque ind.)
Avance tecnolgico (Computadora porttil mas pequea y veloz)
Requisito legal, (Establecer pautas para manejo de materiales txicos)
Impacto ecolgico (Planta de tratamiento de desechos slidos)
Necesidades sociales ( Red de Suministro de Agua Potable urbana)

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 Juicio de Expertos

Se utiliza para evaluar las entradas al proceso

El juicio y la experiencia se aplican a cualquier detalle
tcnico y de gestin requerida
Proporcionado por todo grupo o individuo con
conocimientos especializados:
Unidades dentro de la organizacin
Consultores
Interesados (stakeholders)
Asociaciones profesionales
Grupos industriales
Expertos
La oficina de Direccin de Proyectos

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 2. Desarrollar el Plan del Proyecto.

Acta Constitutiva
Planes Subsidiarios
2. Desarrollar el Plan de
Direccin del proyecto
Plan de Direccin del proyecto
Juicios de expertos

Documenta las acciones necesarias para definir,

preparar integrar y coordinar los planes subsidiarios
que conformaran el Plan de Direccin del Proyecto.
El plan define como se ejecuta, se monitorea y controla
y se cierra el proyecto.
El contenido del Plan varia en funcin del rea de
Aplicacin y de complejidad del proyecto.
El Plan se elabora gradualmente mediante
actualizaciones durante la ejecucin del proyecto.

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 Plan del Proyecto

Integra y consolida todos los Planes de Gestin subsidiarios

y las Lneas Base de los procesos de planificacin.

Planes de Gestin de: Lneas Base de:

Alcance, Cronograma
Cronograma Desempeo de Costos
Costos Alcance
Calidad
Recursos Humanos
Comunicaciones
Valor Ganado
Riesgos
Adquisiciones Desempeo Global
Solo la aprobacin de una solicitud de
cambio puede cambiar las Lneas Base
Direccin del Proyecto definidas.

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 Plan del Proyecto

Gua la ejecucin del proyecto en todos sus aspectos

(Alcance, Tiempo, Costo, Recursos, Comunicaciones , Riesgos, )
Incluye principalmente:

Los Planes de gestin subsidiarios y lneas base

Los Supuestos en la Planeacin.
El Ciclo de vida del proyecto.
Los Procesos que aplicaran, su nivel de implementacin,
interacciones, herramientas y tcnicas y entradas y salidas.
Un Sistema de Gestin de Cambios del proyecto.
Las Necesidades y tcnicas de comunicacin entre los interesados.
El Modo en que se mantendrn las lneas base para la medicin del
desempeo.

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 Puntos focales de la planeacin

Si se entienden o conocen tareas del proyecto previamente a

su ejecucin, pueden ser planeadas de manera ms
cercana a la realidad.
Si no se entienden o no se conocen las tareas, entonces
durante su realizacin se ira aprendiendo, pero conducir a
cambios durante su ejecucin.
Por lo tanto entre mayor sea la incertidumbre sobre las
tareas, mayor ser la cantidad de informacin que debe
generarse para asegurar su realizacin efectiva.

No se puede planear lo que no se conoce

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 3. Dirigir y Administrar la Ejecucin del Proyecto

Plan del Proyecto

Solicitudes de Cambio aprobadas 3. Dirigir y Administrar la Entregables
ejecucin del proyecto Informacin de Desempeo
Juicios de expertos Solicitudes de Cambio
Sist. de informacin DP Actualizacin Plan del Proyecto

Consiste en ejecutar el trabajo definido en el Plan del Proyecto

para cumplir con los objetivos del mismo e incluye:
Realizar y dirigir las actividades para crear los entregables
Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo
Obtener, gestionar y usar los recursos necesarios
Implementar los mtodos y normas planeadas
Establecer y gestionar los canales de comunicacin
Generar los datos del proyecto (costo, cronograma, avance tcnico y de calidad, estado y
proyecciones)
Emitir las solicitudes de cambio e implantar los cambios aprobados al
alcance, tiempo y costo.
Gestionar a los vendedores y proveedores
Recopilar y documentar las lecciones aprendidas
Implementar las actividades aprobadas de mejora del proceso
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 Solicitudes de Cambio en el proyecto Entrada y Salida

Procesos de Integracin
Cambios documentados Necesidades de cambio
para ampliar o reducir el al detectar problemas en
alcance del proyecto la ejecucin del trabajo
Solicitudes de Cambio 3. Dirigir y gestionar la
aprobadas ejecucin del proyecto Solicitudes de Cambio

Genera y emite solicitudes de

Cambio
Implanta Cambios Aprobados

5. Realizar el Control
integrado de Cambios
Revisa y Aprueba
Actualiza el Edo. de las
Solicitudes de cambio

El proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto genera e implanta las

solicitudes de cambio aprobadas. Siendo ste uno de los tantos procesos que pueden
generar Solicitudes de Cambio
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 Informacin sobre el Desempeo del trabajo Salida

Conforme el proyecto avanza, se recopila de manera

sistemtica, la Informacin real sobre el desempeo de las
actividades del mismo, tales como:

Estado de los Entregables

Avance del cronograma
Costos incurridos
Utilizacin de recursos

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 Sistema de Informacin de la Direccin de Proyectos Herramienta

Proporciona acceso a una herramienta automtica (Software y

Hardware) a la Direccin y gestin de la ejecucin del Proyecto para
la:

Generacin de cronogramas
Recopilacin y distribucin de informacin.
Interfases de red a otros sistemas en lnea.

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 4. Monitorear y Controlar el trabajo del Proyecto

Plan de Direccin del Proy.

Informes de Desempeo 4. Monitorear y Controlar Solicitudes de cambio
el trabajo del proyecto Actualizaciones:
Plan de Direccin del Proyecto
Documentos del proyecto

Monitorea, analiza y regula el avance para cumplir con los objetivos

de desempeo definidos en el plan.
El monitoreo
Esta relacionado con el desempeo y el riesgo e incluye su:
Recoleccin Evaluacin de la medicin y tendencias
Medicin Mejora del proceso
Distribucin
y proporciona en todo momento una idea clara del estado del proyecto
e identifica cualquier rea de atencin.
El control
Consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o en
modificar los planes de accin, hacer su seguimiento para determinar
si las acciones fueron efectivas.

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 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Alcance
Presupuesto
CICLO de CONTROL
Cronograma
Calidad
MONITOREO DEL PLAN
PLAN DEL DEL PROYECTO
PROYECTO
OBJETIVO
Informacin de rendimiento
Actualizacin PROMOVER
INFORMACION PARA
IDENTIFICACION DE
PROBLEMAS E INICIAR
ACCIONES
CORREC./PREVENTIVAS
Cambios OPORTUNAMENTE.
ACCIONES REPORTE DE
Correctivas- DESVIACIONES
Preventivas

Evaluacin del rendimiento

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 Informes de Desempeo Entrada

Proveen informacin al nivel apropiado de los interesados sobre

El progreso y estado del proyecto, al analizar la variacin del

desempeo real con la Lnea Base, mostrado la forma en que se
estn utilizando los recursos y las acciones para lograr los objetivos
del proyecto:
Alcance, Cronograma, Costo y Calidad

Diagramas de barras
Los formatos Curvas S
comunes Histogramas
incluyen: Anlisis de varianza y valor ganado
Pronsticos

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 5. Realizar el Control Integrado de Cambios

Plan de Direccin del proy.

Informacin de Desempeo 5. Realizar el Control Actualizacin de
Solicitudes de Cambio integrado de Cambios Estado de solicitudes de cambios
Plan de Direccin del Proy.
Documentos del proy.

Consiste en revisar las Solicitudes de Cambios, aprobar los

mismos y gestionar los cambios a los entregables y a los
documentos del proyecto.

Se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusin

Incorpora solamente los Cambios Aprobados .

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 Realizar el Control Integrado de Cambios

Actividades de Gestin de Cambios

Revisar, analizar y aprobar los cambios oportunamente

Gestionar los cambios aprobados
Mantener la integridad de la lnea base con nicamente los
cambios aprobados
Incorporacin del cambio aprobado dentro de los productos
Mantener actualizada la documentacin del proyecto
Revisar y aprobar o rechazar las acciones correctivas y .
. . .preventivas recomendadas
Coordinar los cambios a travs de todo el proyecto (en su . .
. alcance, cronograma, costo, riesgo, calidad y recursos humanos)
Documentar el impacto de los cambios solicitados

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 6. Cerrar Proyecto o fase

Plan del Proyecto

Entregables aceptados
6. Cerrar proyecto Entrega del producto final
Documentos de cierre del proy.

Consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos

lo grupos de Procesos de la DP para completar formalmente
el proyecto.

Incluye realizar todas las actividades del Cierre Administrativo

del proyecto para:
Transferir los entregables a la siguiente fase
Recopilar los registros del proyecto
Auditar el xito o fracaso del proyecto
Documentar las lecciones aprendidas
Archivar la informacin del proyecto para uso futuro

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 Procesos de Administracin de la Integracin

Desarrolla el documento que autoriza

Iniciacin Desarrollar el Acta Constitutiva formalmente el proyecto.
Documenta los requisitos iniciales que
satisfacen necesidades y expectativas de
los interesados.
Planeacin Plan de gestin del proyecto

Documenta las acciones necesarias

para definir, preparar integrar y
Ejecucin
Dirigir y gestionar la ejecucin coordinar los planes subsidiarios.
del proyecto Determina la manera que se planificara,
ejecutara, supervisara y controlara y
cerrara el proyecto.
Monitorear y Controlar
el Trabajo del proyecto
Control
Ejecuta el trabajo definido en el Plan
Control integrado de Cambios del Proyecto para cumplir con los
objetivos del Proyecto.

Cierre Cerrar proyecto

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 Procesos de Administracin de la Integracin

Desarrollar el Acta Constitutiva

Iniciacin

Plan de gestin del proyecto Revisa, analiza, y regula el avance del proy.
Planeacin
para cumplir con los objetivos de
Dirigir y gestionar la ejecucin desempeo planeados (alcance, cronograma,
costos, recursos, calidad y riesgos.)
del proyecto

Ejecucin Monitorear y Controlar

el Trabajo del proyecto
Revisa todas las solicitudes de cambio,
aprueba los cambios y los gestiona a los
entregables y a los documentos del
proyecto
Control Control integrado de Cambios

Finaliza todas las actividades a travs de

todos lo grupos de procesos de la DP
Cerrar proyecto para cerrar formalmente el proyecto
Cierre

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 Fin

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