BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Deskripsi Umum Kedai Digital

Kedai Digital merupakan sebuah unit usaha yang didirikan oleh Saptuardi Sugiharto.
Konsep usaha ini adalah mengkreasikan produk merchandise pribadi yang dibuat dan
dipesan secara bebas oleh siapapun. Pada Desember 2012, telah ada 52 cabang Kedai
Digital di 30 kota. Kedai Digital di Yogyakarta ada 6 cabang, yaitu di daerah Demangan,
Condong Catur, Baciro, Babarsari, Tamsis, dan Godean. Narasumber kami adalah Kedai
Digiital 4 Babarsari, lebih tepatnya di Jalan Kledokan Raya No. 28 Babarsari. Produk
yang dihasilkan Kedai Digital yaitu, bantal, paying, ID Card, puzzle, jam dinding, kaos,
mug, pin, gantungan kunci, keramik, poster, dan pigura. Konsep bisnis Kedai Digital
adalah kemitraan yang mirip waralaba.

1.2 Deskripsi Penjualan Kedai Digital

Penjualan pada Kedai Digital secara tunai. Produksi barang sesuai dengan pesanan
konsumen. Menerima pemesanan produk dari pelanggan luar kota. Untuk pengiriman
barang, Kedai Digital biasanya bekerja sama agen pengiriman barang yang sudah
disepakati bersama pembeli, dengan ongkos kirim menjadi tanggungan pembeliTransaksi
seperti pelanggan memesan masih dicatat manual dalam bentuk nota (untuk pelanggan)
dan job order untuk pengalihan tugas.

1.3 Identifikasi Masalah

Pemilik kedai digital mempercayai kegiatan setiap cabang kedai digital kepada manajer
masing-masing cabang tetapi tanpa disadari sering terjadi selisih berupa uang lebih
karena kurang nya ilmu yang dimiliki karyawan tersebut untuk bidang keuangan.
Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian yang menangani pencatatan keuangan,
bagian penerimaan kas, dan bagian yang menangani penjualan secara langsung.
Seharusnya Front Office (FO) hanya menangani pemesanan produk oleh pelanggan dan
pemberian produk yang sudah selesai di produksi.

1
 BAB II
PROSES ANALISIS DAN DESAIN
SISTEM PENJUALAN KEDAI DIGITAL

2.1 Proses Analisis Sistem Penjualan Kedai Digital

Untuk dapat memahami bagaimana proses yang berjalan di Kedai Digital, terlebih dahulu
kita pahami pengertian sistem penjualan pada umumnya. Jadi, sistem penjualan adalah suatu
sistem yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menjual atau memasarkan barang
dagangan kepada konsumen. Sistem sendiri merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan kata lain, sistem penjualan sangat
berpengaruh terhadap jalannya perusahaan tersebut, tanpa sistem penjualan yang baik
perusahaan tidak akan dapat memasarkan bahkan menjual barang dagangannya sehingga
tidak ada pemasukkan ke perusahaan.
Untuk dapat malakukan analisis tentu kita harus mengetahui proses atau alur dari sistem
penjualan tersebut. Untuk itu terlebih dahulu kita harus:
1. Understand, memahami kerja sistem yang ada. Tanpa memahami kerja sistem yang ada
kita tidak akan dapat mengetahui dasar, cara kerja dari sistem tersebut.

Kejadian Dalam Sistem Penjualan Kedai Digital

Langkah I: Kedai Digital kedatangan pelanggan, pelanggan memesan produk sesuai dengan
keinginannya (custom) di layani oleh bagian front office (FO). Produk yang di tawarkan oleh
Kedai Digital meliputi mug, bantal, gantungan kunci, id card, jam, dan lain-lain. Bagian front
office (FO) mencatat pesanan di kertas Job Order (JO).
Langkah II: Desainer mendesain pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan yang sudah
diterangkan di dalam kertas Job Order (JO) yang di buat oleh bagian front office (FO).
Langkah III: Setelah desain selesai dibuat sesuai dengan keinginan pelanggan, bagian
produksi menerima hasil desain dari bagian desainer kemudian bagian produksi mulai
melakukan kegiatan produksi produk sesuai dengan desain yang dibuat oleh desainer.
Langkah IV: Manajer menghitung uang tunai hasil penjulan harian dengan membandingkan
ringkasan laporan penjualan harian yang di buat oleh bagian front office (FO) serta nota
penjualan harian.

2
 Setiap langkah kejadian dalam sistem penjualan di kedai digital memiliki bagian yang
berperan penting dengan menjalankan tugasnya yang membuat jalan dari kegiatan sistem
penjualan bekerja sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan bersama. Bagian- bagian dari
sistem yang dimaksud, ialah:
1. Front Office (FO)
Front Office (FO) adalah salah satu bagian di sebuah perusahaan yang berada
di bagian depan sehingga mudah diketahui dan dihubungi pelanggan, secara
operasional berhubungan langsung dengan pelanggan.
Di kedai digital front office (FO) memiliki tugas berupa:
a. Front office (FO) bertugas melayani pelanggan yang datang serta mencatat
pesanan pelanggan pada Job Order (JO) dan input desain.
b. Melayani pengambilan produk yang sudah di pesan terlebih dahulu oleh
pelanggan.
c. Menerima pembayaran pesanan dengan sistem uang muka (down payment / DP)
dan tunai.
2. Desainer
Desainer adalah seseorang yang merancang sesuatu, menciptakan ilustrasi,
tipografi, fotografi, atau grafis motion.
Di kedai digital desainer memiliki tugas berupa:
a. Mendesain produk sesuai dengan keinginan pelanggan.
b. Mencetak desain final untuk diserahkan kepada bagian produksi.
3. Produksi
Produksi adalah suatu kegiatan yang dikerjakan untuk menambah nilai guna
suatu benda atau menciptakan benda baru sehingga lebih bermanfaat dalam
memenuhi kebutuhan.
Di kedai digital bagian produksi memiliki tugas yaitu, memproduksi produk
sesuai dengan desain final yang diberikan oleh desainer.

4. Manajer
Manajer adalah pihak atau orang yang bertanggungjawab dalam mengawasi
penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Di kedai digital manajer memiliki tugas yaitu, memeriksa laporan penjualan
yang di berikan oleh bagian front office (FO) dan mencocokkannya dengan nota
penjualan yang ada.
3
Langkah-langkah Menamai Kejadian

Pada system penjualan di Kedai Digital terjadi beberapa kejadian serta aktivitas di dalamnya.
System dimulai ketika pelanggan memesan produk yang dilayani dan dicatat oleh front office
dan berakhir ketika manajer memeriksa ringkasan penjualan harian di Kedai Digital. Berikut
ini adalah rangkaian yang terjadi pada system penjualan produk di Kedai Digital:
Kejadian Orang bagian Mulai ketika Aktivitas
1 Front Office Pelanggan memesan Mencatat pesanan (desain,
produk waktu pengambilan)
2 Desainer Menerima jenis produk Mendesain produk pesanan
dan desain yang
diinginkan
3 Produksi Menerima hasil desain Memproduksi pesanan
final
4 Front ofiice Produk selesai diproduksi Melayani pengambilan
dan segera diambil pesanan produk, menerima
pelanggan pembayaran, membuat
ringkasan penjualan harian
dan menyerahkannya ke
manajer.
5 Manajer Front office memberikan Menghitung uang dari hasil
ringkasan penjualan penjualan, kemudian
mencocokkan nota dengan
ringkasan penjualan.

4
 KEJADIAN ORANG/BAGIAN MULAI KETIKA AKTIVITAS PADA
ORGANISASI YANG KEJADIAN
BERTANGGUNGJAWAB
Menerima pesanan Front office Pelanggan Mencatat pesanan pada
memesan produk nota penjualan, job order
yang diinginkan
Membuat desain Desainer Desainer menerima Mendesain pesanan
jenis produk dan produk pelanggan
desain yang
diinginkan
Memproduksi Produksi Desainer Memproduksi pesanan
barang pesanan memberikan desain sesuai desain yang sudah
produk yang harus diberikan
diproduksi
Melayani Front office Produk pesanan Menerima produk jadi dari
pengambilan sudah selesai bagian produksi, melayani
pesanan diproduksi oleh pelanggan yang
bagian produksi mengambil barang
pesanan, menerima
pembayaran

2. Analyze, menganalisis system

Analiss adalah kegiatan mengurai, membaca, menafsirkan, menyimpulkan, serta
memberi pendapat pada suatu hal (objek, peristiwa, dan sebagainya). Menganalisis
system adalah mengurai suatu system informasi yang utuh ke dalam kompoennya
dengan tujuan mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan (Yogiyanto, 1995).

5
Analisis System Penjualan Kedai Digital

SISTEM PENJUALAN KEDAI DIGITAL

SUB SISTEM SUB SISTEM SUB SISTEM

INPUT PROSES OUTPUT

1 2 3 4

Sebuah system terbetuk dari adanya subsitem-subsistem yang saling berkaitan satu sama lain
yang memiliki tujuan yang sama. Sistem teridiri dari tiga subsistem, yaitu:
1. Subsistem input, yaitu segala sesuatu yang dapat memicu sebuah system berproses.
2. Subsistem proses, yaitu bagian yang mengubah input menjadi output yang berguna
atau bernilai.
3. Subsistem output, yaitu hasil dari pemrosesan.

3.2. Proses Desain Sistem

Proses desain system adalah tahap mengatur, menempatkan subsistem-subsistem yang
terpisah untuk disatukan hingga membentuk sebuah system yang baik dan memiliki fungsi.

6
 PROSES DESAIN SISTEM

ARUS DOKUMEN SISTEM PENJUALAN RESTORAN

1 5
Manager
Pelanggan FO

2 4

Desainer 3 Produksi

7
 1 2 3 4
FRONT OFFICE DESAINER PRODUKSI MANAJER

Mulai 3
2 4

Proses Proses Proses

Proses

JO
A JO
B Desain JO Selesai
final
C

1 KETERANGAN:
2
1 3 Nota A : kuning = diberikan
kepada pelanggan ketika
JO membayar DP
Nota B : putih = diberikan
kepada pelanggan ketika
membayar secara tunai
Ringkas lap Nota c : pink = untuk
C
penj. harian perusahaan

8
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pada sistem penjualan Kedai Digital terjadi beberapa kejadian serta aktivitas di dalamnya.
Sistem dimulai ketika pelanggan memesan produk yang dilayani dan dicatat oleh front
office, kemudian desainer membuat desain untuk produk pesanan yang selanjutnya
diproduksi oleh bagian roduksi. Setelah produk selesai, bagian produksi menyerahkan ke
bagian Front Office (FO) yang nantinya akan melayani pelanggan yang mengambil pesanan.
Berakhir ketika manajer memeriksa ringkasan penjualan harian di Kedai Digital yang dibuat
oleh bagian Front Office (FO).

Berikut ini adalah rangkaian yang terjadi pada sistem penjualan produk di Kedai Digital :
Langkah III Langkah IV
Langkah II
Langkah I Setelah design
Manajer
Designer selesai dibuat sesuai
Kedai Digital dengan keinginan menghitung uang
mendesign
kedatangan pelanggan, bagian tunai hasil
pesanan sesuai
pelanggan, produksi menerima penjulan harian
dengan
pelanggan hasil design dari dengan
permintaan
memesan produk bagian designer membandingkan
pelanggan yang kemudian bagian
sesuai dengan ringkasan laporan
sudah diterangkan produksi mulai
keinginannya penjualan harian
di dalam kertas Job melakukan kegiatan
(custom) di layani yang di buat oleh
Order (JO) yang di produksi produk
oleh bagian front bagian front office
buat oleh bagian sesuai dengan
office (FO). design yang dibuat (FO) serta nota
front office (FO).
oleh designer. penjualan harian.

3.2 Kritik dan Saran

Menurut kelompok kami sistem penjualan ini sudah baik tapi masih memiliki kelemahan
yang dapat dimanfaatkan para pegawai Kedai Digital pada bagian front office (FO) yang
membuat sistem ringkasan laporan penjualan harian dan nota penjualan harian untuk
memanipulasi data penjualan yaitu dengan tidak mencatat data penjualan yang telah di
lakukan dan mengantongi hasil dari penjualan tersebut, sehingga data penjualan tidak
sampai pada manajer Kedai Digital.
Seharusnya seorang manajer Kedai Digital dengan memiliki bisnis sebesar itu sistem
penjualannya sudah menggunakan Transaction Processing System (TPS) dengan sistem
Point Of Sale (POS) yaitu menggunakan terminal elektronik cash register untuk menyimpan
dan mengirim data entri penjualan pada semua penjualan yang langsung terhubung dengan
computer pusat dan dapat diproses untuk keperluan ceoat dan periodik, sehingga mulai
barang di pesan lalu di desain hingga barang tersebut di tangan konsumen dapat dipantau

9
langsung oleh seorang manajer menggunakan laptop atau gadget kapanpun dan dimanapun
seorang manajer tersebut sedang berada.
Untuk penerimaan kas sebaiknya di lakukan oleh kasir yang nantinya melaporkan
hasil penjualan kepada akuntan. Seorang akuntan di tempatkan pada setiap cabang bukan di
corporate dan hanya berjumlah satu, akuntan akan menangani bagian pembukuan hasil
penjualan harian yang akhirnya akan di laporkan kepada manajer. Seorang manajer harus
bersifat tegas dalam bertindak agar tercipta ketertiban, taat aturan dan disiplin. Dengan
demikian tidak akan terjadi kecurangan berupa penggelapan dana oleh karyawan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

https://kedaidigital.com
https://wirasmada.wordpress.com/2012/06/06/saptuari-sugiharto-pemilik-kedai-digital-berbekal-
konsep-atm-dan-piss/
http://hanifsky.blogspot.co.id/2011/11/prinsip-prinsip-pengendalian-internal.html
http://www.materiakuntansi.com/kriteria-sistem-pengendalian-intern-yang-baik-dan-efektif/
https://www.academia.edu/3012302/Kedai_Digital?auto=download
www.academia.edu/3012302/kedai_digital

11