Tema N 16

Informes

16.1 Informes: Costos, Generales y Personalizados

16.2 Impresin y configurar pgina de Informes
16.3 Exportacin de Informes
16.4 Creacin de un Informe Personalizado

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Capacidad del Tema

Crea, elige y analiza informes que muestran datos del proyecto

Conocimientos Previos

Los informes son necesarios en la etapa de planificacin o la de seguimiento

y control de proyectos?

Ms-project proporciona informes que permiten conocer el avance del

proyecto?

Cmo ayudan los informes en la gestin de las comunicaciones en los

proyectos?

Conflicto Cognitivo

INFORMES
Conflicto Cognitivo
Qu tipo de informacin relevante debe contener los informes y con dichos
datos aseguren una acertada toma de decisiones y tambin mejoren el
avance del proyecto?

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16.1 Informes Costos, Generales y Personalizados

Los informes sirven para comunicar a los miembros del equipo del
proyecto y mantienen informados a los interesados sobre los avances del
proyecto.

Con Project 2013, puede realizar y personalizar informes grficos muy llamativos
utilizando los datos de cualquier proyecto. Para visualizar los informes realice lo
siguiente:

Haga clic en la pestaa Crear un Informe, muestra las siguientes opciones:

Imagen 1: Cinta de Opciones de la pestaa Crear un Informe.

Panel:

Muestra Informes vistosos y dinmicos basados en los datos de sus proyectos,

siendo los siguientes: Evolucin, Informacin General de Costos, Informacin
General del Proyecto, Informacin general del trabajo y Prximas tareas.

Seleccionar por ejemplo Informacin General de Costos, presione clic se mostrar la

siguiente ventana:

Imagen 2: Ventana de Informacin de Costos.

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Informacin general del proyecto:

Puede personalizar los campos disponibles de recursos y tareas.

Asimismo puede modificar la forma y texto seleccionando los grficos y tablas.

Combina grficos y tablas con la finalidad de indicar el estado y avance de cada fase
del proyecto y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido.

Imagen 3: Informe General del Proyecto

Costes:
Permite controlar los costos del proyecto analizando los diferentes informes que
muestra esta opcin:

Imagen 4: Men de opcin Costes

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Seleccionamos la primera opcin Flujo de Caja, El grfico muestra el costo
acumulado del proyecto y el costo por trimestre.

Para ver los costos de un perodo de tiempo diferente, selecciona la opcin Editar en
la lista de campos. La siguiente tabla muestra informacin sobre los costos para
todas las tareas de nivel superior.

Para ver estadsticas del costo de todas las tareas, establece el nivel de esquema en
la lista de campos.

Imagen 5: Informe flujo de caja

El flujo de caja muestra la tabla de costo. El grfico muestra el costo

acumulado del proyecto y el costo por trimestre. Para ver los costos de un
perodo de tiempo diferente, selecciona la opcin Editar en la lista de campos.

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Nuevo Informe:

Imagen 6: Opciones de Nuevo Informe.

En blanco Crea un grfico en blanco el cual ser personalizado por el usuario.

Utilice la pestaa Herramientas de informe, Diseo para agregar grficos, tablas,
texto e imgenes.

Imagen 7: Ventana que solicita nombre del nuevo informe.

Luego de ingresar el nombre presione clic en aceptar se muestra la siguiente

ventana donde muestra un informe en blanco el cual debe de elaborar de acuerdo a
su requerimiento.

Imagen 8: Informe en Blanco el cual debe editar

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Puede insertar imgenes, formas, grficos, tabla etc. Por ejemplo si selecciona
ingresar grfico muestra la galera de grficos seleccionamos Columna agrupada
aparece la siguiente ventana

Imagen 9: Ventana que permite elegir el tipo de grfico para el Informe

Al dar clic en aceptar muestra el grfico seleccionado permitiendo elegir cualquier

campo de la lista (tareas y recursos).

Imagen 10: Ventana muestra el grfico seleccionado para el informe.

Permite crear informes no establecidos en las plantillas de informes

convirtindose en una opcin muy usada por los Administradores de
Proyectos.

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Grfico Crea un grfico donde se muestran valores de Trabajo real, Trabajo
restante y Trabajo predeterminado permitiendo comparar dichos datos, puede
seleccionar otros campos que se visualizan en el panel Lista de campos. Asimismo
utilizar los controles para cambiar el color y formato del grfico.

Tabla Project 2013 muestra el panel Lista de campos para seleccionar qu

campos se muestran en la tabla (Nombre, Iniciar, Finalizar y % completado aparecen
de forma predeterminada).

Comparacin Presenta dos grficos simultneamente. Clic en un grfico y

seleccione los datos que desee en el panel Lista de campos para comenzar la
comparacin.

16.2 Impresin y configurar pgina de Informes

Seleccione la vista Backstage luego presione clic y seleccione la opcin imprimir

Imagen 11: Ventana muestra la opcin de impresin en la vista bakcstage

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Observamos en la parte inferior indica que se imprimirn 1 de 4 pginas, siendo
recomendable que el informe se muestre en una pgina puede realizar el ajuste
siguiente: seleccione la opcin Configurar pgina presione clic, modifique el ajuste de
escala a 85% presione el botn aceptar, observar que ahora la impresin se
realizar en una pgina. Es posible adems seleccionar la orientacin de la pgina,
mrgenes, encabezado, pie de pgina y leyenda.

Imagen 12: Ventana que permite configuraciones previas a la impresin.

Elija la orientacin y ajuste la escala de manera que los datos a imprimir

se muestren claramente. Corrija mrgenes, encabezado y pie de pgina.

16.3 Exportacin de Informes:

Luego de visualizar el informe generado puede generar un archivo PDF de dicho

informe lo cual es sencillo con MS-Project 2013. Ingrese a la Vista Backstage luego
clic en la opcin Exportar como un documento PDF o como otro tipo de archivo de la
lista mostrada

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 Imagen 12: Opcin en la vista backstage que permite exportar archivo.

Si elige crear documento PDF/XPS, muestra el nombre del archivo pero con la
extensin seleccionada al aceptar muestra una ventana con las opciones de
exportacin del documento.

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 Imagen 13: Ventana que permite ingresar el nombre del archivo exportado (pdf)

Imagen 14: Ventana de opciones de exportacin del archivo PDF

Imagen 14: Archivo PDF generado desde MS-Project 2013

La exportacin hacia archivos no editables es una buena opcin para

proteger y evitar la manipulacin de informacin, sobre todo cuando se trata de
informacin confidencial.

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16.4 Creacin de un Informe Personalizados:

Cuando se crea un informe, como por ejemplo los informes en blanco, este
aparecer como parte del listado de opciones:

Imagen 15: Ventana muestra el informe recin creado

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 AUTOEVALUACIN

Conteste Verdadero o Falso

donde corresponda:

a. El flujo de caja muestra la c. La opcin informe permite el

tabla de costo. ajuste de escala (%) de
impresin de los documentos a
V F imprimir

b. Ms-project permite V F
personalizar los informes.

V F

Marca la respuesta correcta:

Los tipos de archivos que puede exportar con Ms-Project son:

a) ARC b) MOV c) PDF d) TIF e) NA

Conteste:

Cul es el procedimiento para generar archivos XPS.?

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 Referencias Bibliogrficas

Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro.

Chiavenato, I. (1993). Iniciacion a la Administracion de la Produccion.
Mexico: Mc Graw Hill.
Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program.
Obtenido de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/
Sistemas, C. d. (2013). Mdulo de Computacin I. Chiclayo.
PMI. (2012). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua
del PMBOK) Quinta Edicin. Pensylvania.

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