Elaboracin de un plan de auditoria

1. Contextualizacin

La informacin suministrada en este documento se basa en la Norma

ISO 19011. Con ella se busca identificar la forma ms adecuada de
medir el impacto del desarrollo de los planes de operacin acordados
entre las partes, segn las polticas y las estrategias que enmarcan la
alianza o el acuerdo comercial.
Hemos visto aspectos relacionados con los acuerdos comerciales y
cmo los planes de operacin se basan en los objetivos establecidos.
Ahora, nos interesa el proceso de evaluacin de los resultados
obtenidos a partir de los planes de evaluacin; para ello, veremos una
de las herramientas que permite estructurar informes y reportes del
comportamiento tanto de todos los procesos internos de la compaa
como aquellos externos que estn involucrados. Esta herramienta es la
auditora.
Este documento es una gua para elaborar un plan de auditora que
valora la gestin a nivel interno (auditora interna) y externo
(auditora externa) de la empresa. En este ltimo caso, se realiza un
seguimiento de los acuerdos comerciales que se suscriben, para
identificar los avances y el cumplimiento de los trminos acordados, de
tal manera que se identifiquen las oportunidades de mejora de todos
los procesos.

Qu es la auditora?

Es una herramienta sistemtica, lgica y ordenada, que establece

prioridades para gestionar el desarrollo de los acuerdos comerciales
mediante mecanismos que aseguren su cumplimiento, funcionamiento
y mantenimiento. Adems, a travs de la auditora se puede conocer el
funcionamiento de las partes para optimizar la comunicacin entre
ellas, de tal forma que incida en la eficiencia de estos acuerdos
comerciales.
2. Conceptos generales

Plan de auditora: consiste en un documento base para la

planeacin, ejecucin y seguimiento de la auditoras internas y
externas a desarrollarse en la organizacin, siempre que estn
aprobadas por el Comit de Calidad o por quien haga sus veces.

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado

para obtener evidencias de la Auditora y Evaluarla de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen
los criterios de la auditora. NORMA NTC-ISO 19011.

Su propsito principal es evidenciar si en los procesos de la

organizacin se cumple con los requisitos exigidos en los
procedimientos implementados y si con las herramientas
existentes es posible garantizar el mantenimiento del Sistema de
Gestin de Calidad.
Auditora interna: es una revisin que pretende diagnosticar con
recursos propios la situacin interna de la empresa antes de la
auditora externa, en cuanto al nivel de cumplimiento de la
Norma.

Auditora externa: es el diagnstico del Sistema de Gestin de la

Calidad por parte de una entidad certificadora, proveedores,
contralora, partes de acuerdos comerciales, etc.
 Alcance de auditora: este concepto se relaciona con la
extensin y lmites, el desempeo, el cumplimiento de las
normas internas y externas, y el seguimiento a los indicadores de
gestin de cada proceso de la empresa.

Auditor: persona que, por su formacin, se encuentra en

capacidad para realizar una auditora. Puede ser interno o
externo.

Criterio de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o

requisitos NTC ISO 19011.

Evidencia de la auditora: registro cualitativo o cuantitativo

verificable y pertinente a los criterios de la auditora.

Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la

evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de
auditora NTC ISO 19011.

Conclusiones de la auditora: son los resultados proporcionados

por los auditores tomando en cuenta los hallazgos de la
auditora.

3. Elaboracin del plan de auditora

3.1. Planeacin y preparacin

La primera etapa del proceso consiste en definir los parmetros bajo

los cuales se desarrollar la auditora externa para los acuerdos
comerciales, segn lo estipulado por las partes. Para tal fin, se realizan
una serie de pasos como se describe enseguida:

Paso 1
Definicin de los objetivos de la auditora

La compaa deber definir qu resultados pretende alcanzar con

la auditora, teniendo en cuenta aspectos como las prioridades de
la direccin, los propsitos comerciales y los requisitos del
Sistema de Gestin de Calidad (SGC). Tambin deber
contemplar los requerimientos del cliente, los aspectos legales o
contractuales, las necesidades de terceros y los riesgos para la
organizacin.

Paso 2
Programacin de la auditora

Responde a una planificacin que se produce a partir de una o

varias auditoras anteriores. Esta planeacin depende de las
necesidades de la organizacin o de las partes involucradas.
Debe contener informacin que puede ser presentada en forma
de calendario o cronograma, e incluye las frecuencias, alcances,
procesos a auditar, equipo auditor, reuniones de inicio y cierre y,
finalmente, entrega de los resultados

Paso 3
Reunin de pre-auditora

La reunin deber hacerse, por lo menos, una semana antes de

la auditora; entre los participantes estarn:
El responsable dentro de la organizacin de la ejecucin de
la auditora
Los responsables de cada proceso de la empresa para dar
a conocer los detalles de la programacin de la auditora y
los nombres de los auditados
 Paso 4.

Revisin de registros del programa

Se deben revisar todos los registros previos o informacin que
se considere pertinente antes de proceder a la realizacin de la
auditora. Dentro de estos documentos se mencionan:
Los informes de auditoras anteriores
Los informes de no conformidades o condiciones de los
acuerdos comerciales suscritos, en caso de ser una
auditora externa ordenada por las partes interesadas.

Paso 5.
Presentacin de la lista de chequeo

Cada auditor debe preparar una lista de chequeo con las

preguntas para cada proceso en cumplimiento de los requisitos
de la Norma.
3.2. Realizacin de la auditora

En esta segunda etapa, se desarrolla el procedimiento de la

auditora externa, que puede realizarse con los auditores
internos, asignados por cada una de las partes, o con los
auditores externos o interventores, contratados para garantizar
la transparencia del proceso.

De igual manera, este procedimiento tambin requiere una serie

de pasos para su ejecucin:

Paso 1
Reunin de apertura
La reunin de apertura se realiza en una fecha que se programa
con antelacin. A ella, asiste el equipo auditor y todo el personal
vinculado a los procesos auditados. El fin de la misma es
comunicar los puntos ms relevantes a tratar durante la
auditora, tales como:
Presentacin del auditor lder y su equipo de auditores
Presentacin de los representantes de las reas a auditar
Presentacin de la metodologa para la ejecucin de las
auditoras
Objetivos y alcance de la auditora
Los recursos necesarios para su realizacin
Cronograma de actividades
Programacin de la reunin de cierre

Paso 2
Realizacin de la auditora
En la auditora se procede a la recoleccin y verificacin de la
evidencia por medio de entrevistas con los auditados; se revisan
los registros y se hace observacin de todas las actividades de la
empresa, con el fin de registrar los hallazgos de acuerdo con la
lista de chequeo, previamente elaborada por los auditores.

Paso 3
Registro de los hallazgos
Se debe hacer un registro objetivo y detallado de los hallazgos.
Posteriormente, se procede a la emisin de las conformidades o
no conformidades desde las menores hasta las mayores.
3.3 Presentacin del informe
En esta tercera etapa se prepara el informe para presentar a todas las
partes de la alianza:
Paso 1

Registro de acciones correctivas y preventivas

Despus de registrar los hallazgos en la lista de chequeo, el
auditor cuenta con un periodo de 10 das para presentar los
resultados a los auditados
Paso 2.

Elaboracin del informe

Los resultados de la auditora se consignan en el informe de
auditora que debe ser presentado dentro de los siguientes 20
das hbiles. All, se registran las oportunidades de mejora y se
anexan los siguientes documentos:
Plan de auditora
Actas de reunin
Listas de chequeo
Reporte de acciones preventivas y correctivas

Paso 3.

Reunin de cierre
La reunin de cierre es convocada por el auditor lder y participan
los auditores y el personal que fue auditado de la compaa. Se
recomienda la asistencia de los directivos de la compaa. La
agenda de esta reunin debe incluir:
El informe de auditora con la lista de observaciones y no
conformidades.
 Espacio para comentar los hallazgos y, de solicitarse, los
auditados podrn presentar las evidencias no encontradas por los
auditores durante la auditora.
Publicacin de la fecha lmite para presentar el plan de acciones
correctivas y preventivas, que, generalmente, no excede dos
semanas.
Publicacin de la fecha de presentacin del informe final de la
auditora, que se proyecta dependiendo de la presentacin y
posterior a la aprobacin del plan de acciones correctivas y
preventivas.
Comentarios acerca del desempeo del equipo auditor y
retroalimentacin de los auditados.
Acta final.

3.4 Revisin y seguimiento de auditora

Posterior a la finalizacin de la auditora, es necesario revisar y hacer

seguimiento a los procesos de la auditora, as como de los
compromisos de acciones correctivas y preventivas adquiridas para
cada una de las partes de la alianza o el acuerdo comercial.

Paso 1.

Auditoras complementarias
Son las auditoras que se programan con el fin de revisar las
correcciones de las no conformidades, solicitadas por el equipo
auditor, y que se registran con un informe adicional.
Paso 2.

Seguimiento
El auditor lder debe programar, mediante auditoras internas, el
seguimiento al plan de auditora y generar un informe que ser
 presentado de manera peridica a la Direccin General. En casos
crticos, se pondrn auditores especializados en temas
particulares para hacer el seguimiento a la implementacin de
AC/AP.

Paso 3.

Indicadores de gestin
Es necesario implementar indicadores de gestin para evaluar el
desempeo del programa de auditora. Algunos indicadores
podran ser:

Nmero de auditoras realizadas/Nmero de auditoras planeadas

Nmero de auditoras conformes/ Nmero de auditoras
realizadas
Nmero de acciones correctivas resueltas/Nmero de acciones
correctivas totales

Paso 4.

Registros
La informacin resultante de las auditoras internas y externas
debe ser registrada en los formularios destinados por la
compaa para tal fin. Posteriormente, sern archivadas y
mantenidas a disposicin, segn lo establecido en los
procedimientos internos.

4. Conclusiones

El proceso de auditora busca controlar el cumplimiento, tanto a

nivel interno como externo, de aspectos tales como las normas
legales, asuntos reglamentarios o medidas de autorregulacin,
mediante los procedimientos implementados.
 Los resultados de las auditoras evalan el desempeo de las
actividades para tomar decisiones correctivas o preventivas e
implementar indicadores, que monitoreen el cumplimiento de las
partes y, as, alcanzar los objetivos acordados.

5. Referencias

NORMA ISO 19011. (07 de 10 de 2002). Directrices para la

auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.