1.

Marco terico y referencial

1.1 Marco terico

6.1.1 Administracin de Bienes.

De acuerdo con la administracin de compras y abastecimiento en una organizacin se debe

considerar que hay dos razones a tener en cuenta en la toma de decisiones dentro una unidad
de valor. Una compaa o unidad de valor debe tener dos razones fundamentales para la
administracin del inventario, estas dos se basan en su valor econmico y la seguridad de
mantenerlas custodiadas; el inventario es la cantidad de bienes que constituyen un activo, un
costo y en muchos casos un gasto para una organizacin cuando este no est controlado, estos
bienes estn orientados a suplir las necesidades ya sean de produccin, operacin, compra o
venta de los mismos y de acuerdo con las directrices de las instituciones y sus polticas .

(Leenders, 2012, pg. 228).

Estos bienes sean llamados insumos, productos terminados, sub productos, equipos y
consumibles que buscan ser controlados y ubicados en lugares especficos para ser
custodiados, son los que permiten que una compaa y sus actividades de negocio puedan
desarrollarse de una manera ptima y eficiente con el nico fin que es generar cumplimiento
en las obligaciones, suplir necesidades de operacin y en el caso del alquiler generar un
mayor valor econmico a la compaa.

Dentro de los inventarios se encuentran definiciones como el stock, cantidad de artculos en

existencia, el cual y dependiendo de las polticas de las compaas tienen unos mnimos y
unos mximos, estos ndices permiten determinar las cantidades necesarias para funcionar y
las mximas que se pueden almacenar, que no vayan a generar una subutilizacin de los
recursos financieros, ya que estos pueden generar ganancias o prdidas de acuerdo con su
optima utilizacin, para ello se indica en la figura 1 la relacin entre los costos que se generan
al tener un stock versus las cantidades de pedidos.
Figura 1. Costos asociados cantidades de pedido.

Fuente: Leenders, 2012.

Por otra parte los inventarios son catalogados en varios grupos de acuerdo a su forma dentro
de la empresa. Existen inventarios de insumos de oficina, inventarios de materia prima,
inventarios de productos en proceso, inventarios de productos terminados, inventarios de
mercancas; estos grupos a su vez cuentan con una sub categora segn su funcin (Noori &
Radford, 1997). Para ello estn denominados de la siguiente manera:

Inventario de reserva o stock, el cual est planeado para suplir las necesidades
generadas por eventos de suspensin de labores o aumentos de pedidos.
Inventarios de desacoplamiento es el inventario que se requiere entre dos
procesos que no pueden ser sincronizados al mismo tiempo y seguir una lnea
de produccin.
Inventarios en trnsito son aquellos que ya fueron retirados de un inventario
inicial pero de acuerdo a su participacin no han sido entregados a su usuario
final.
Inventarios en ciclo son utilizados como medio de cobertura econmica dentro
de las compaas para reducir costos de unidad de compra y aumentar la
ganancia en la produccin, teniendo en cuenta que este supera las cantidades
necesarias por la compaa en una lnea de tiempo.
 Inventarios de previsin o estacional bsicamente son acumulados para proveer
bienes en eventos de cada de consumo o para suplir una contingencia en cuanto
a una alta demanda.

Una vez los inventarios son identificados dentro de un espacio conceptual y fsico se hace
necesario crear dentro de las empresas una cultura de la importancia que ellos representan,
ya que el mejor argumento que deben manejar las reas de las compaas para dar un uso
adecuado de los mismos son los siguientes:

Permiten obtener una capacidad de prediccin dentro de la produccin.

Optar por proteger la produccin de acuerdo a la fluctuacin de precios del mercado.
Proteger la produccin de acuerdo con un posible desabastecimiento o
incumplimiento de los proveedores.
Obtener descuentos por compras por grandes volmenes.
Reducir los costos generados por la compra de pequeas cantidades aumentando la
frecuencia y los gastos excesivos de transporte.

Con lo anterior se pretende aprovechar la comprar de varios materiales o equipos de rpido

flujo para disminuir los costos al comprar por cantidad sin incurrir en mayores costes de
almacn, que repercutirn en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda. El nivel
de stock debe estar equilibrado. Esto supone que se debe vigilar mucho la gestin del stock
si se quiere ser competitivo por lo que los conceptos mencionados sern de utilidad en el
desarrollo del proyecto.

Herramienta de mejoramiento cinco eses

El movimiento 5S, originado en Japn, es una herramienta que

desarrolla una nueva manera de realizar las tareas en una organizacin.
Esta nueva forma produce un cambio que genera beneficios, as como las
condiciones para implantar modernas tcnicas de gestin. El nombre - Las
5S - proviene de las palabras que lo caracterizan, las cuales, en la
 transcripcin fontica de los ideogramas japoneses al alfabeto latino,
comienzan con S. (Walter, 1995, pg. 5).

Estas son:

SEIRI SEPARAR: Mantener slo lo necesario para realizar las tareas.

SEITON ORDENAR: Mantener las herramientas y equipos en condiciones de fcil

utilizacin.

SEISO LIMPIAR: Mantener limpios los lugares de trabajo, las herramientas y los equipos.

SEIKETSU ESTANDARIZAR: Mantener y mejorar los logros obtenidos.

SEIKETSUKE AUTODISCIPLINA: Cumplimiento de las normas establecidas.

Los beneficios obtenidos son los siguientes (Universidad del Valle, 2015): Mejora la calidad.

Mejora la productividad.
Mejora la seguridad.
Mejora el ambiente de trabajo.
Favorece el desarrollo de la comunicacin.
Desarrolla la creatividad.
Permite el crecimiento.
Desarrolla la autoestima.
Desarrolla el aprendizaje organizacional.
Estudios estadsticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema
demuestran que la aplicacin de las 5s permiten (Universidad interamericana de Puerto
Rico, 2015)

Reduccin del 40% de sus costos de Mantenimiento.

Reduccin del 70% del nmero de accidentes.
Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.
 Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

Figura 2. Presentacin de la situacin de las 5s.

Fuente: Manual de implementacin de la corporacin autnoma, regional Santander

(Universidad Autonoma, 2016).

Empleando la herramienta 5S se organizar el rea de inventario con el fin de hacer un

diagnstico objetivo del estado actual en que se encuentra y mantener el buen clima laboral
dando cumplimiento al primer objetivo propuesto.
6.1.5 Metodo abc.

El mtodo ABC establece que, al revisar el inventario, una empresa debera clasificar los
artculos de la A a la C, basando su clasificacin en las siguientes reglas:

Los artculos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el ms elevado. El principal
70-80 % del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa solo entre el 10
y el 20 % de los artculos de inventario totales.
Los artculos C son, al contrario, artculos con el menor valor de consumo. El 5 % ms
bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50 % de los artculos de
inventario totales.
Los artculos B son artculos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio.
Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente representa el 30 % de los artculos de
inventario totales (Collinton, 2012). Lo siguiente se hace referencia en la figura 3.

Figura 3. Anlisis ABC.

Fuente: COLLINGTON J, (febrero de 2012), Anlisis ABC (inventario).

El valor de consumo anual se calcula con la frmula: (Demanda anual) x (coste de artculo
por unidad).
A travs de esta categorizacin, el encargado de suministro o inventario puede identificar
puntos claves de inventario y separarlos del resto de los artculos, especialmente a aquellos
que son numerosos pero no rentables para la empresa Vittam Ingeniera S.A.S.

El forecast o previsin de ventas

El forecast es la estimacin de ventas para un periodo de tiempo el cual emplea datos
histricos de ventas, datos actuales, valoraciones de marketing y dems indicadores que
permitan generar datos confiables (figura 4). Este software planifica la demanda de los
productos o servicios para que los departamentos como logstica, produccin, financiero,
entre otros tomen en cuenta esta informacin en la planificacin por ejemplo para que el
profesional de ventas declare lo que vender en el futuro o para el rea de logstica mantenga
el inventario de la empresa en orden sin generar costos adicionales (De Vitta, 2015).

Visin

Datos Datos
futuros
Forecast historicos

Datos
actuales

Figura 4. Componentes de un forecast.

Fuente: adaptado de De Vitta, 2015.

Forecast es un complemento de Excel, desarrollado por John Galt Solutions, Inc con un
funcionamiento es muy sencillo, a partir de los datos en filas o columnas realiza pronsticos
en un solo paso. Se debe tener en cuenta que hay dos tipos de mtodos: el cualitativo y el
cuantitativo. El primero se basa principalmente en la evaluacin subjetiva, consultando al
equipo comercial o a personas ajenas de la empresa si la empresa est recin creada o es un
producto nuevo. Por otro lado est el mtodo cuantitativo que se basa en los datos ya
existentes del histrico de ventas y se emplea la estadstica para su pronstico. Es importante
contar con todos los departamentos de la empresa para realizar un forecast lo ms fiable
posible y su limitante es que el software no corre en versiones posteriores a Windows 7, de
igual forma puede ser realizado en Excel empleando la funcin pronstico y ser adaptado a
la empresa Vittam Ingeniera segn sus necesidades (Castellanos, 2012).

6.1.8 Gestin de Compras

La adquisicin de recursos dentro de una organizacin es una parte fundamental en sus

operaciones, por ello la adquisicin de bienes, insumos y activos dentro de la compaa es de
gran relevancia; para ello se debe planear, ejecutar y controlar cada una de las compras; es
as que cada compaa debe establecer sus polticas de compras, ya que estas son particulares
para cada unidad de negocio, la gestin interna de compras en la compaa debe ser
individualizada y dependiendo de las necesidades de cada rea, tiempos, calidad y precio,
todo ello orientado a la poltica general de la compaa y el aprovechamiento de los recursos
financieros.

La gestin de compras tiene dentro de su importancia lo que es la maximizacin de la

eficiencia de los recursos suministrados, aumentar la eficiencia en los procesos a travs de
cumplimientos en entregas, tiempos y exactitud en los productos, obtencin de mejores
ganancias y rentabilidad de las organizaciones.
Como bien es conocido la gestin de compras tiene una interaccin relativa con cada una de
las dependencias de una compaa; de acuerdo con esta premisa compras y su relacin con
la alta gerencia juegan un papel muy importante en el cual se fijan las polticas, procesos y
procedimientos de acuerdo al entorno, su influencia en la produccin es vital pues se plantea
el cumplimiento de fechas de entregas, calidad y exactitud en el producto, el rea financiera
tiene gran influencia pues depende de ella el recurso econmico para permitir que los
presupuestos sean los ms ajustados a la realidad de la institucin; otra rea relacionada es
el almacn, lugar fsico en donde el control y la logstica de estos bienes se ve involucrada
con la gestin del departamento de compras y en donde convergen los procesos conjuntos de
las dos reas, no menos importante se encuentra contabilidad en donde se costea y se valora
cada uno de estos bienes dentro de la estructura contable y de aprovisionamiento de las
compras.

Una vez establecida la interrelacin de reas, es fundamental la estructura que compone el

departamento, ya que de este grupo de personas se definir y dar cumplimiento a los
requerimientos del rea, para ello deben tener ciertas habilidades que los diferencien de los
dems miembros como lo son: liderazgo, capacidad de negociacin, conocimiento del
mercado y del producto desde su parte tcnica; esto conlleva a determinar adecuadamente
el proveedor y a cumplir las metas planteadas para este equipo de trabajo.

De acuerdo a las necesidades y la estructura de la empresa las compras se pueden determinar

segn el modelo centralizado en el cual consolida las requisiciones de cada rea o un modelo
descentralizado donde cada una de las reas cuenta con su propio presupuesto y controla sus
propias requisiciones; el sistema de gestin de compras debe ser el responsable de evaluar,
disear y controlar cada una de estas, siempre con el compromiso de corregir y re direccionar
dicho proceso hacia las metas de la institucin.

Para el desarrollo de este proyecto es necesario crear formatos de recepcin y despacho,

formato para dar de baja elementos del sistema, el formato de pronostico por medio del
software Forecast o en Excel y un formato de solicitudes que permita comunicar todos los
departamentos con el rea de inventarios.
6.1 Marco Referencial

La investigacin est basada en una serie de estudios ya aplicados sobre la gestin de los
inventarios en los almacenes de las empresas, como uno de los principales problemas de la
cadena logstica y la gestin de procesos administrativos ms eficientes y con mayor control.

Los inventarios desde su origen cerca de 1967 han generado gran preocupacin en las
empresas ya que en muchos de sus conceptos son tomados como grandes cantidades de
riquezas y cerca de los aos 20 fueron catalogados como el cementerio de los negocios todo
ello debido a la depresin econmica sufrida en Estados Unidos, lo cual afecto el tener
cantidades de bienes en los almacenes y no poder comercializarlos, estas situaciones dieron
inicio a la gran preocupacin de las empresas al administrar de la mejor manera los
inventarios para llegar a su anhelado inventario cero (Correa & Gomez, 2010, pg. 47).

De acuerdo con los modelos de administracin de los inventarios se encuentra El anlisis

ABC creado por Pareto en 1940 donde se expresan las categorizaciones de productos en tres
divisiones categorizando los artculos de mayor consumo en la categora A mientras que en
la categora B intermedia y la categora C la de menor consumo. Esta metodologa sugiere a
la administracin determinar una mayor importancia y control sobre aquellos que realmente
generan valor o costo a la empresa a cambio de dirigir sus esfuerzos a aquellos con menor
relevancia y trivialidad (Krumwiede, 1998, pg. 34).

Una vez la Gerencia ha focalizado la gestin, se debe implantar sistemas de control del
inventario como lo sugiere por ejemplo el principio KANBAN desarrollado por Taiichi Ohno
en 1947 en la compaa Toyota, brindando un impulso a la generacin de una orden la cual
toma relevancia de acuerdo a el consumo de la produccin o del Servicio; esto quiere decir
que solo el consumo y el proceso logstico activaran el proceso de Reorden de productos, los
cuales conllevan a unas ventajas en tiempos de entrega, mayor disponibilidad de materiales
y una mayor productividad de las reas (Pinto, 2015, pg. 39).

Para Toyota la implementacin de las tarjetas de entrega y necesidad de produccin trajeron

consigo un sistema de extraccin lo que permita dentro de la produccin controlar las
existencias mximas de cada una de las partes dentro del proceso productivo, evitando as
los excesos de produccin, estas son establecidas por las ms mnimas cantidades necesarias
dentro del proceso, de esta sistemtica se generan dos tarjetas que identifican el nmero de
parte y la cantidad mnima, una de ellas es llamada KANBAN de produccin y la otra de
retiro como bien aplica la teora est en el camino se intercambia e indica el principio de flujo
inverso en la produccin.

Las compras como uno de los tantos factores influyentes dentro de una empresa esta
cercanamente ligada a la gestin de inventarios, ya que las compras son el punto de partida
para desarrollar la interaccin de las reas que conlleven a un ptimo aprovechamiento de
los recursos financieros de la compaa; dicha gestin est en marcada en cumplir con unos
preceptos bsicos los cuales son ; la consecucin del producto adecuado, en un menor tiempo
posible, en el lugar ms adecuado y al precio ms beneficioso.

Emplear datos histricos de las ventas para predecir la demanda con el fin de controlar el
nivel de inventarios y los costos totales en la cadena de valor de una empresa, es un modelo
de pronostico empleado hace varios aos donde mediante la racionalizacin de las cantidades
a comprar y producir, manteniendo un buen nivel de servicio al cliente permite cumplir con
los objetivos financieros de la empresa. El laboratorio Farmacoop en el 2010 (Murillo &
Garrido, pg. 14) empleo modelos de pronsticos como el ARIMA y dos modelos
estructurales: Ajuste Polinomial y Suavizado Exponencial Doble-Brown; mediante la
comparacin de los errores del pronstico obtenidos para cada modelo con el fin de
seleccionar el que menor error presente, determinando el modelo ms adecuado de prediccin
de la demanda para el laboratorio.

El modelo Ajuste Polinomial presento el mayor error cuadrado promedio, mientras que los
modelos ARIMA y de Suavizado Exponencial Doble presentaron un menor error. Finalmente
se concluye que la metodologa de Suavizado Exponencial Doble presenta mayor precisin
en los pronsticos por encima de la metodologa ARIMA y fue el adoptado por el laboratorio
Farmacoop, para proyectar la demanda del mercado y poder planificar las cantidades a
producir, a comprar, los requerimientos de mano de obra, de los recursos financieros, entre
otros con el fin de alcanzar las metas de la empresa recomendando realizar una evaluacin
peridica trimestral del mtodo.
Es importante que antes de implementar modelos o metodologas para la gestin de
inventarios se emplee un mtodo que permita generar un diagnstico de la empresa y con
ellos un orden para implementar cualquier metodologa de control, es por lo tanto que se trae
a referencia la implementacin de 5S como una Metodologa de Mejora en una Empresa de
Elaboracin de Pinturas (Guachicasa & Salazar, 2010), La empresa PINTEC que presentaba
fallas en la entrega de su producto final tanto en las especificaciones deseadas, como retrasos
en los pedidos, perdiendo la calidad y confiabilidad de sus compradores. Es all cuando surge
la idea de aplicar la Metodologa de las 5Ss alcanzado as un ambiente laboral seguro,
confortable y con mayor eficiencia, permitiendo la elaboracin de productos con menor
generacin de desperdicios y en el tiempo establecido por los clientes.

Uno de los mtodos de gran acogida por las empresas para el mejoramiento de los procesos
logsticos es el mtodo ABC, empleado por la empresa Todo Aseo LTDA en Bucaramanga.
La prctica realizada por un estudiante de ingeniera industrial comenz por un diagnstico
de la empresa basado en entrevistas, fotografas y anlisis de documentacin de donde se
concluye la necesidad de implementar nuevas metodologas para los procesos que permitan
agilizar los procedimientos como diagramas causa y efecto, mtodo de ABC de clasificacin
de productos, pronstico de la demanda, sistemas convencionales de almacenamiento y rutas
de eliminacin. El desarrollo de la prctica adems de incluir nuevas metodologas para el
mejoramiento logstico aumento la productividad de alistamiento en un 33% gracias a la
clasificacin ABC y el pronstico y caracterizacin de la demanda permiti estar preparados
frente al comportamiento de ventas (Baez & Estevez, 2011, pg. 126).

Los sistemas informticos aplicados a la generacin de mejoras en la administracin de

inventarios, suministra recursos tcnicos, humanos y econmicos a una unidad productiva.
Debido a esto uno de los trabajos de maestra de la Universidad Francisco Gavidia dise un
sistema logstico de planificacin de inventarios para aprovisionamiento en empresas de
distribucin del sector de productos de consumo masivo recopilando de informacin sobre
14 empresas distribuidoras de donde se logr destacar los problemas ms comunes entre
ellas, obteniendo resultados reveladores sobre cul es la raz de estos problemas y las
suficientes razones para poder proponer este sistema. Se emplearon metodologas como la
herramienta 5S, ABC, herramientas tecnolgicas como Forecast X (Versin Libre de
Estudiante) para el proceso de planificacin de la demanda y aplicacin de las tcnicas de
DRP y MRP mediante hojas electrnicas (Excel) para el proceso de planificacin de
inventarios. (Distribucin, donde sea aplicable y aprovisionamiento).

En el estudio se determin que los principales problemas con los que esta industria se enfrenta
tienen que ver directamente con el tema de aprovisionamiento, ya que en su mayora las
empresas manejan altos inventarios de productos que no venden y al mismo tiempo enfrentan
problemas por desabastecimiento de los productos que si realmente venden, concluyendo que
la implementacin de herramientas tecnolgicas y de tcnicas especializadas en
planificacin, son capaces de generar ventajas competitivas importantes y cuando una
empresa decide apostarle a la innovacin y a la tecnologa tiene todas las posibilidades de
volverse lder en su industria y generar mayores y mejores beneficios en todos los niveles
(Castellanos, 2012, pg. 74).

De hecho los sistemas de recursos e implementacin informtica cuentan con unas

caractersticas las cuales la gran mayora de los autores convergen y estn de acuerdo, las
cuales son: integralidad en la cual todas las reas de la empresa estn relacionadas,
modularidad como adaptabilidad del sistema de acuerdo a los procesos y reas de la empresa,
adaptabilidad lo que permite parametrizar a travs de cada rea de la empresa y su saber hacer
del da a da para conseguir resultados.