FUNCIONES ASIGNADAS A LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

NORMA FUNCINES

Ley 87 del 29 de ARTICULO 12o. FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS.

noviembre de 1993 Sern funciones del Asesor, Coordinador, Auditor Interno o similar las
siguientes:

a) Planear, dirigir y organizar la verificacin y evolucin del Sistema de

Control Interno;
b) Verificar que el Sistema de Control Interno est formalmente
establecido dentro de la organizacin y que su ejercicio sea intrnseco
al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular de
aquellos que tengan responsabilidad de mando;
c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de
la organizacin, se cumplan por los responsables de su ejecucin y en
especial, que las reas o empleados encargados de la aplicacin del
rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta funcin;
d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organizacin, estn adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la
evolucin de la entidad;
e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, polticas,
procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la
organizacin y recomendar los ajustes necesarios;
f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma decisiones, a fin
que se obtengan los resultados esperados;
g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,
bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los
correctivos que sean necesarios;
h) Fomentar en toda la organizacin la formacin de una cultura de
control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de
la misin institucional;
i) Evaluar y verificar la aplicacin de los mecanismos de participacin
ciudadana, que en desarrollo del mandato institucional y legal, disee
la entidad correspondiente;
j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del
estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las
debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
k) Verificar que se implante las medidas respectivas recomendadas;
l) Las dems que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo
con el carcter de sus funciones.

Decreto 1826 del 3 de Artculo 2. El Jefe de la Oficina de Coordinacin del Control Interno ser
agosto de 1994 designado segn lo dispuesto ellos artculos 1O y 11 de la Ley 87 de 1993 y
adems de las funciones sealadas en el artculo 12 de la misma, deber
presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o Director de Departamento
Administrativo correspondiente, acerca del estado del sistema de control
interno, los resultados de la evaluacin de gestin y las recomendaciones y
sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimizacin.
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Ley 190 del 6 de junio Artculo 53. En toda entidad pblica, deber existir una dependencia
de 1995 encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los
ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misin
de la entidad.

La Oficina de Control Interno, deber vigilar que la atencin se preste de

acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administracin de
la entidad un informe semestral sobre el particular.

Las entidades territoriales dispondrn lo necesario para el cumplimiento de

lo dispuesto en el presente artculo.

Decreto 1737 del 21 Artculo 22. Las Oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario
de agosto de 1998 verificarn en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones,
como de las dems de restriccin de gasto que continan vigentes; estas
dependencias prepararn y enviarn al representante legal de las
entidades, entes u organismos respectivos, y a los organismos de
fiscalizacin, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento
de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.

Artculo 7. Facilitadores, numeral 6.

Decreto 2145 de6 4 de
noviembre de 1999 La Oficina o Unidad de Coordinacin de Control Interno o quien haga
sus veces en cada entidad, asesora y apoya a los directivos en el
desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a travs del
cumplimiento de sus funciones, las cuales se enmarcan dentro de cuatro
tpicos a saber: funcin asesora o de acompaamiento, funcin
evaluadora, fomento de la cultura del autocontrol y relacin con los
organismos externos.

Artculo 8. Evaluadores, literal e,

Las Oficinas de Coordinacin del Control Interno o quien haga sus

veces de las entidades y organismos del sector pblico, verifican la
efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el
cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que
el control est asociado a todas las actividades de la organizacin y que
se apliquen los mecanismos de participacin ciudadana.

Corresponde a estas oficinas presentar antes del 30 de enero de cada ao

el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad,
quien a su vez lo remitir al Consejo Asesor en esta materia, en los
trminos del literal c) del artculo 5 del presente decreto.

Los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de
las entidades adscritas o vinculadas, tambin debern presentar el
mencionado informe a sus respectivas juntas o Consejos Directivos, as
como a los responsables de la orientacin y coordinacin de los sectores
administrativos.
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Artculo 12. Planeacin, literal d.

Decreto 2145 del 4 de
noviembre de 1999 La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evala el
proceso de planeacin, en toda su extensin; implica, entre otras cosas y
con base en los resultados obtenidos en la aplicacin de los indicadores
definidos, un anlisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se
consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvo de los
avances. La identificacin de estas variables, su comportamiento y su
respectivo anlisis permite que la formulacin de las recomendaciones de
ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios
vlidos y visibles fortaleciendo as la funcin asesora de estas oficinas.

Artculo 13. Organizacin, literal b)

La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evala que

estn claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y
que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro
de este contexto.

Artculo 14. Ejecucin, literal b)

La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces:

Evala los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la

entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y
resultados comunes e inherentes a la misin institucional.

Asesora y acompaa a las dependencias en la definicin y

establecimiento de mecanismos de control en los procesos y
procedimientos, para garantizar la adecuada proteccin de los recursos, la
eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la
informacin y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos
institucionales.

Artculo 15. Evaluacin, literal d)

La oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe evaluar el

sistema de control interno de la entidad, con nfasis en la existencia,
funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo
conforman y presentar informes a la Direccin y al Comit de
Coordinacin de Control Interno de la entidad, con el propsito de que all
se evalen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de
mejoramiento del sistema.

Decreto 1214 del 29 Artculo 3. Integracin. El Comit de Conciliacin estar conformado por
de junio de 2000 los siguientes funcionarios, quienes concurrirn con voz y voto y sern
miembros permanentes:

1. El Jefe de los entes de que trata el artculo 1 del presente

decreto, o su delegado.
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Decreto 1214 del 29 2. El ordenador del gasto, o quien haga sus veces.
de junio de 2000
3. El Jefe de la Oficina Jurdica o de la dependencia que tenga a su cargo
la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

4. Dos (2) funcionarios de direccin o de confianza que se designen

conforme a la estructura orgnica de cada ente.

La participacin de los integrantes ser indelegable, con excepcin de la

del Jefe del ente quien podr delegarla.

Pargrafo 1. Concurrirn slo con derecho a voz los funcionarios que por
su condicin jerrquica y funcional deban asistir segn el caso concreto, el
apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe
de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario
Tcnico del Comit.

Pargrafo 2. El Comit invitar a sus sesiones a un funcionario de la

Direccin de Defensa Judicial de la Nacin del Ministerio de Justicia y del
Derecho, quien podr asistir a sus sesiones con derecho a voz.

Artculo 1. Las armas y municiones que se consideren inservibles,

Decreto 626 del 16 de obsoletas y que no sean susceptibles de reconversin y utilizacin por la
abril de 2001 Fuerza Pblica se podrn poner en venta en la forma prevista por el
artculo 101 del Decreto-ley 2535 de 1993, o normas que lo modifiquen o
adicionen.

Cuando por razones de seguridad nacional se considere inconveniente la

venta de las armas en los trminos sealados, previo concepto del
Comandante General de las Fuerzas Militares, ser procedente la
transformacin o destruccin de las mismas, mediante la fusin de los
elementos metlicos y la destruccin de otro tipo de materiales u otros
procedimientos que se consideren apropiados.

Para tal propsito, el Departamento Control Comercio de Armas,

Municiones y Explosivos, la Inspeccin General del Comando General de
las Fuerzas Militares y la Oficina de Control Interno del Ministerio de
Defensa Nacional, levantarn un acta que contendr el inventario del
material cuya fusin y destruccin procede, as como la constancia sobre
la efectividad del procedimiento en cada una de las armas inventariadas.

Decreto 1537 del 26 Artculo 3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de

de julio de 2001 las funciones sealadas en el artculo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que
deben desempear las Oficinas de Control Interno o quien haga sus
veces, dentro de las organizaciones pblicas, se enmarcan en cinco
tpicos, a saber: valoracin de riesgos, acompaar y asesorar, realizar
evaluacin y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relacin con
entes externos.
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Decreto 1537 del 26 Artculo 4. Administracin de Riesgos. Como parte integral del
de julio de 2001 fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades
pblicas, las autoridades correspondientes establecern y aplicarn
polticas de administracin del riesgo. Para tal efecto, la
identificacin y anlisis del riesgo debe ser un proceso permanente
e interactivo entre la administracin y las oficinas de control interno
o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos
como externos que pueden llegar a representar amenaza para la
consecucin de los objetivos organizacionales, con miras a
establecer acciones efectivas, representadas en actividades de
control, acordadas entre los responsables de las reas o procesos y
las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a
los procedimientos.

Resolucin 196 del 23 ARTCULO 9. Funciones de las oficinas de control interno

de julio de 2001 de la relacionadas con el control interno contable. De conformidad con las
Contadura General de funciones establecidas en la ley 87 de 1993 a las oficinas de Control
la Nacin Interno y los jefes de control interno, auditores internos, coordinadores,
asesores o quienes hagan sus veces en relacin con la evaluacin del
control interno contable deber:

1. Evaluar y determinar la eficiencia, eficacia y economa de los

siguientes ciclos o procesos corporativos de la entidad,
proveedores de informacin del Sistema de Contabilidad Pblica
as como de los controles y mecanismos de verificacin
implantados, realizando el seguimiento necesario para que se
apliquen las medidas recomendadas:

a) Planeacin
b) Presupuesto
c) Rentas y/o Cuentas por Cobrar Ingresos
d) Nmina
e) Adquisiciones o Compras
f) Deuda Pblica
g) Tesorera
h) Cuentas por Pagar
i) Activos Fijos( Bienes muebles, inmuebles y ambientales)
j) Inversiones
k) Costos
l) Archivos y documentacin fuente de respaldo

2. Verificar la implantacin y efectividad de los controles Internos en

el proceso de la gestin financiera y contable de la entidad

3. Establecer la confiabilidad, oportunidad y utilidad social de

financiera, econmica y social.
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ARTCULO 10. Herramientas de evaluacin. Para efectos de conducir y

Resolucin 196 del 23 documentar las evaluaciones de Control Interno Contable, los funcionarios
de julio de 2001 de la responsables podrn utilizar las metodologas y tcnicas ms adecuadas
Contadura General de de acuerdo a la funcin bsica de la entidad, esquema organizacional
la Nacin existente, procesos y procedimientos establecidos, hechos y
circunstancias de ocurrencia en la entidad y la estructura de los
componentes establecidos en el artculo 2 de la presente Resolucin.

Las Oficinas de Control Interno en ejercicio de la evaluacin independiente

del Control Interno Contable, aplicando Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas, establecer las deficiencias en la operacin del
sistema contable relacionadas con la exactitud de los hechos financieros,
econmicos y sociales registrados, la efectividad de los procedimientos
internos (operativos, financieros y contables), la proteccin de los recursos
de la entidad u organismo pblico y la confiabilidad de los estados e
informes contables, elaborndose, en concertacin con el nivel directivo
correspondiente, el respectivo Plan de Mejoramiento Continuo.

ARTCULO 11. Comunicacin de resultados sobre la evaluacin

control interno contable. En el marco de lo dispuesto en el pargrafo del
artculo 9 de la Ley 87 de 1993, la Unidad u Oficina de Coordinacin de
Control Interno o la dependencia que haga sus veces, presentar informes
peridicos a la Direccin de la entidad pblica recomendando la adopcin
de las medidas necesarias para que en la entidad u organismo
correspondiente se garantice la efectividad de los procesos financieros,
contables y de los controles inherentes a ellos; igualmente para que todas
las transacciones se registren en forma exacta, veraz, confiable y oportuna
y que los estados e informes contables se emitan en cumplimiento del
Plan General de Contabilidad Pblica y de las Normas y Procedimientos
vigentes en cada periodo, expedidas por la Contadura General de la
Nacin.

Pargrafo 1. Los Informes de los funcionarios de Control Interno sobre el

estado del Control Interno Contable, deficiencias y debilidades
encontradas y la confiabilidad, oportunidad y utilidad de los estados e
informes contables debern ser presentados a la direccin de la entidad
pblica y al Comit de Coordinacin de Control Interno. En los casos que
as se requiera o a peticin de parte, los informes de Control Interno
Contable debern ser remitidos a los organismos de control que
corresponda, para que obren como prueba en los procesos que llevan a
cabo estos organismos.

Pargrafo 2. La Direccin de las entidades pblicas deber aplicar las

recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Sistema de Control
Interno Contable.

ARTCULO 12. Clasificacin y presentacin de los informes. La

Unidad u Oficina de Coordinacin de Control Interno deber presentar, a la
direccin de la entidad, en lo relacionado con el Control Interno Contable
los siguientes informes:

1. Intermedios. Debern presentarse a la direccin de la entidad pblica

por lo menos tres (3) veces al ao, en las siguientes fechas: mayo 31;
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septiembre 30 y enero 31 enfocados directamente a reportar sobre la
Resolucin 196 del 23 efectividad de los controles en el periodo examinado.
de julio de 2001 de la
Contadura General de 2. Eventuales. Sern los que se emiten en oportunidades diferentes a los
la Nacin intermedios y ante situaciones que ameritan comunicar una debilidad
significativa del Sistema de Control Interno Contable, con el fin de
corregir desviaciones en los procesos financiero, contable,
operacionales y o relacionados con la elaboracin de los estados o
informes contables.

3. De Observaciones. Mediante este Informe se pone en conocimiento de

la direccin y jefe del rea correspondiente las deficiencias significativas
del control interno contable, irregularidades, errores, fraudes y dems
condiciones reportables as como las recomendaciones que juzgue
pertinente con relacin a tales situaciones.

Las observaciones se emitirn en las oportunidades previstas en los

procesos y procedimientos administrativos; a falta de plazo especial,
dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha en que se
constate la ocurrencia de los hechos o actos que les sirvan de causa.

4. Informe anual de evaluacin del sistema de control interno

contable. A travs de este Informe, se establece la evaluacin del
Control Interno Contable a diciembre 31 de cada ao, en sus diferentes
componentes como producto de su evaluacin integral; debe
presentarse a fin de perodo a ms tardar el 15 de febrero del ao
siguiente, reportando sobre la identificacin de deficiencias y debilidades
de control interno, eficacia de los planes de accin implementados y su
resultado, niveles de mejoramiento y concepto de cmo el Sistema de
Control Interno Contable de la entidad, permite una garanta razonable
sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden financiero
y contable.

El Informe Anual de Evaluacin del Control Interno Contable, deber ser

enviado por el representante legal de la entidad como anexo a la
informacin financiera, econmica y social en los trminos de la
Resolucin 373 de 1999, a la Contadura General de la Nacin a ms
tardar el 15 de febrero del ao siguiente al perodo evaluado y, har
parte del Informe Ejecutivo Anual de Evaluacin del Sistema de Control
Interno a presentarse al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en
Materia de Control Interno, en los trminos del Decreto 2145 de 1999.

5. De gestin de las unidades u oficinas de coordinacin control

interno. Permite informar al representante legal sobre las actividades de
evaluacin, seguimiento y verificacin realizadas por la Unidad u Oficina
de Coordinacin de Control Interno en relacin con el proceso de
gestin financiera y contable y del Sistema de Contabilidad Pblica
adelantados en un periodo de tiempo determinado, no mayor de cuatro
(4) meses, as como sobre la adopcin por parte de los niveles de
direccin correspondientes de las recomendaciones para el
mejoramiento de las deficiencias de control interno contable.
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Circular Externa No. Establece las actividades mnimas a realizar por los jefes de control
042 del 23 de agosto interno o quienes hagan sus veces con relacin al control interno contable
2001 de la Contadura y la estructura de los informes establecidos en la Resolucin 196 de 2001
General de la Nacin de la CGN.

Circular Externa No. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces de las entidades
048 del 17 de deben verificar la existencia del proceso de conciliacin entre la
diciembre de 2001 de informacin registrada en el SIIF y la de sus sistemas alterno o paralelos.
la Contadura General y garantizar que la informacin financiera, econmica y social de los
de la Nacin distintos entes pblicos del Nivel Nacional, cubiertos por el Sistema
Integrado de Informacin Financiera, SIIF, se emita con sujecin a los
postulados de confiabilidad y utilidad social y el requisito de oportunidad.

Ley 716 del 24 de Artculo 8. Vigilancia y control. Las oficinas y Jefes de Control Interno,
diciembre de 2001 Auditores o quien haga sus veces de conformidad con lo establecido en los
artculos 2, 3 y 12, de la Ley 87 de 1993, debern evaluar en forma
separada, independiente y objetiva el cumplimiento de la presente ley,
informando a la mxima autoridad competente del organismo o entidad
sobre las deficiencias o irregularidades encontradas.

Los Organos de control fiscal, en el mbito de su jurisdiccin, revisarn y

evaluarn la gestin, los estudios, documentos y resultados que amparan
las acciones y decisiones de las entidades Pblicas en aplicacin de la
presente ley.