GUIA DE EJECUCION DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA AGOSTO 2009La presente Gula esta dirigida a todos los Profesionales que participan en la ejecucion de los Proyectos de Infraestructura Social y Economica financiados a través del Modelo Nicleo Ejecutor de FONCODES. Tiene el propésito de proporcionar los criterios y lineamientos generales a ser utiizados para cautelar la correcta administracion de los recursos, que permita la adecuada ejecucién de las ‘obras, a fin de faciitar el desemperio de las funciones del Organo Representative del Nucleo — Ejecutor, Resident, Supervisor de Proyectos,” Municipalidad, de corresponder, y Equipo Zonal de FONCODES. Cualquier informacion adicional, podra ser solicitada al Equipo Zonal de FONCODES respectivo, Todos los documentos son de distribuciénGuia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura 4. Objetivo 4 2. De los Profesionales que intervienen en la ejecucién del Proyecto 4 2.1 Organo Representativo del Nucleo Ejecutor 4 22. Residente 4 2.3. Supenisor de Proyectos ‘ 2.4. Capacitador Social 5 2.5. Incompatiblidad de Labores 5 3. Procedimiento durante la ejecucién del Proyecto 5 3.4. Antes del Inicio 5 3.4.1, Suscripcin del Converio 5 6 6 6 7 7 8 8 9 ® 3.1.2. Manejo de las cuentas Bancaras 3.1.3. Interoses Penslidades y Recursos Excedentes 3.1.4, Dela Progremacién y Autoizacién de Gastos 32 Inicio y Ejecucién 32.1. Dela Entroga de Terreno e inicio de Obra 32.2. Plazo de Ejecucién y Cronograma de Avance de Obra 32.3. Aporte Comunal 32.4 DelPago de a Mano de Obra 32.5. Dela Adquisicion de materiales, nerramiontasy alquler de equipes inde jos documentos sustontataios 0 328. Del Registro y Cust 327. Deas rendciones de cuenta ~ Pre Liqudacion " 328 Dela Valorzacion de ta Obra " 32.9, Soleus de ia Segunda Trarsterencia " 32.10. Del Cuademo de Obra 2 Modifcaciones al Convenio de Financiamiento 12 3.3.1. Cambio de! Organo Representative del Nicleo Ejecutor ylo Residente 2 33.2 Ampliacen de Plazo 2 33:3. Modifeaciones al Exoediente Técnico 4 33.4 Modifleacién dl Presupuesto det Convenio de Financiamiento 18 Terminacién de Obra y Liquidacién del Convenio 7 34.1. Dela Terminacisn de Obra w 34.2, Entrega Provisional de Obra 7 3.4.3, Delia Liquidacién del Gonvenio de Financiomiento 7 344, De la Transferencia de a Obra 7 345, Dela Inavguiacién dela Obra 18 Presentacién de los informes Mensuales 18 44, Residente 8 42. Supervisor de Proyectos 19 Pago de los Profesionales 20 5.4 Residente 2 52 Supervisor de Proyectos a De los Incumplimientos a De las excepciones y situaciones no previstas a EXOS 2Guia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura 1. OBJETIVO EI objeto de esta Guia es establecer las normas y procedimientos que regulan la labor a desarrollar por el Organo Representative del Nacleo Ejecutor, el Residente, y el Supervisor de Proyectos, durante el proceso de ejecucién y culminacién’ de las obras de infraestructura financiadas a través del Modelo Nacleo Ejecutor del FONCODES. 2. Le PROFESIONALES. UE __INTI NEN LA EJECUCION DEL PROYECTO 2.4.ORGANO REPRESENTATIVO DEL NUCLEO EJECUTOR Esta compuesto por cuatro (4) personas : Presidente, Tesorero, Secretario y Fiscal, (este limo es designado por la Municipalidad ‘correspondiente para ‘el oaso de los Convenios ‘Tripartitos), seguin lo establece el Acta de la Asamblea de Constitucién del Nicleo Ejecutor. En los casos de cambio de alguno de ellos, se seguira lo dispuesto en el numeral 3.3.1 de la presente guia. ~ EI Nacleo Ejecutor delega a su Organo Representativo la responsabilidad de viabilizar la ‘consecucion del financiamiento del Proyecto y de su posterior elecucién, terminacién y liquidacion: asi como de asegurar la futura operacién y sosteniblidad del mismo, mediante la ‘Transferencia final de la obra a la Entidad Receptora Farce ‘se inicia y es efectivo desde la fecha del Acta de Asamblea en la que han sido el ‘Sus obligaciones se encuentran establecidas en el Convenio de financiamiento y se ‘complementan con lo estipulado en la presente Guia y en la Guia de Liquidacion de Convenios financiados por FONCODES. 2.2,.RESIDENTE Persona natural, debidamente caliicada y registrada por el Equipo Zonal del FONCODES y que ha sido seleccionado para ejercer la direccién técnica del Proyecto de acuerdo al expediente técnico aprobado; ademas, asesora a los miembros del Organo Representativo del Nicieo Ejecutor en ef cumplimiento de sus funciones. Es responsable de la calidad de la obra y, conjuntamente con el Organo Representativo de! Ndcleo Ejecutor, de la correcta utiizacion de los fondos financiados, de acuerdo a los términos del Convenio y sus anexos, Las funciones del Residente se encuentran estipuladas en el Convenio de Financiamiento y los Términos de Referencia de! Contrato suscrito con el Nucieo Ejecutor y lo indicado en la presente Guia y la Guia de Liquidacién de Convenios financiados por FONCODES. Desarrollaré labores de capacitacién técnica en los Convenios con este componente y asumira dicho encargo conforme lo establecido en ias Guias de Capacitacién. Implementara y verificaré el Plan de Manejo Ambiental del proyecto, de conformidad al presupuesto aprobado y la Guia de Evaluacion de Impacto Ambiental de FONCODES. Elaborard, conjuntamente con el Organo Representativo del Nicleo Ejecutor, el Informe Final de Desarrollo Fisico Financiero del Proyecto y lo presentard dentro de los plazos y de acuerdo a lo previsto en la Guia de Liquidacion de Convenios. 2.3, SUPERVISOR DE PROYECTOS Persona natural, debidamente calificada y registrada por el Equipo Zonal del FONCODES: y que ha sido seleccionada para que efectue el control y seguimiento de la ejecucion ico, administrativa y ambiental de la obra y verifique el cumplimiento de las obligaciones AE 9pes diferentes protesionales y otros que participan en dicha ejecucion, a 7 $Guia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura EI Supervisor de Proyectos, debe cautelar el cumplimiento de las actividades establecidas en la presente Guia y, entre otras, las siguientes funciones: 1, Recibir y revisar toda la documentacion que le presente el Organo Representativo del Nicleo Ejecutor y/o el Residente, emitiendo opinion sobre el asunto y tramitando su presentacion a ia Zonal de FONCODES en un plazo maximo de siete (7) dias calendario, contados a partir de su recepcién. (Formato N° 01). 2. Tomar acciones inmediatas, si detecta que cualquiera de los miembros del Organo Representative del Nucleo Ejecutor o Residente evidencian falta de capacidad, se nieguen al cumplimiento de sus obligaciones, o incurran en algin otro hecho que contravenga las condiciones del Convenio de Financiamiento o esté interfiriendo con la oportuna y correcta ejecucion de los trabajos. Para ello se recomienda que el Supervisor de Proyectos mantenga coordinacién permanente con el Fiscal del Nucleo Ejecutor. 3. Solicitar la convocatoria y/o participar en las Asambleas Generales de pobladores, cuando sea necesario (esto es, cuando se presuman irregularidades en la ejecucién, solicitud para el cambio de profesionales 0 de los miembros del Organo Representative del Nucieo Ejecutor, modificacién del proyecto, paralizacién de trabajos, etc.) La participaci6n del Supervisor de Proyectos en las Asambleas de pobladores debe limitarse a ser estrictamente informativa, orientadora y receptiva ante las decisiones que adopte la poblacién 4, Efectuara el seguimiento correspondiente para que el Residente conjuntamente con el ‘Grgano Representative del Nucleo Ejecutor elaboren y presenten el Informe Final de Desarrollo Fisico Financiero del Proyecto dentro de los plazos y de acuerdo a lo previsto en la Guia de Liquidacion de Convenios. ‘CAPACITADOR SOCIAL Persona natural, debidamente calificada y registrada por el Equipo Zonal del FONCODES y que ha sido seleccionado para ejercer la capacitacion social del Proyecto dirigida a la Comunidad beneficiaria y los miembros del Organo Representativo del Nucleo Ejecutor, para el cumplimiento de sus funciones Las funciones del Capacitador Social se encuentran estipuladas en los Términos de Referencia del Contrato suscrito con el Nicleo Ejecutor; siendo complementadas con lo sefialado en la Guia de Capacitacion INCOMPATIBILIDAD DE LABORES Es incompatible el ejercicio simulténeo de funciones de Supervisor de Proyectos con las de Residente. El Supervisor de Proyectos no podra ejercer sus funciones en aquellos proyectos que haya participado como Proyectista 0 Evaluador del Proyecto, PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCION DEL PROYECTO 3.4. ANTES DEL INICIO 3.1.1, SUSCRIPCION DEL CONVENIO ‘Aprobado el financiamiento y el estudio definitivo del proyecto, el Equipo Zonal del FONCODES, en coordinacién con la Municipalidad en caso suscriba el Convenio de Financiamiento, convocara a los miembros del Organo Representativo del Nucleo Ejecutor y al Residente, para que reciban una Charla de Orientacion Técnico 5Guia de Ejecucién de Proyectos de infraestructura ‘Administrativo Legal y Contabie, la misma que serd efectuada por personal técnico del Equipo Zonal de FONCODES y constaré en el Acta correspondiente (Formato N° 02). Luego se procederé a suscribir e! Convenio de Financiamiento correspondiente y se recabara el Expediente Técnico. MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS. FONCODES solicita abrir una cuenta de ahorros en moneda nacional en una entidad bancaria autorizada del Sistema Financiero Nacional, 1a misma que tendra la denominacién de : Nicleo Ejecutor, seguido del nombre del proyecto con el cual se deciaré la viabilidad. Dicha cuenta tendra el caracter de “Cuenta Conjunta’, de tal forma que para cualquier retiro de fondos sera indispensable la presencia y las fimas de los titulares de la cuenta : Tesorero del Organo Representative de! Nicleo Ejecutor y el Residente. Luego de firmado el convenio de financiamiento, el Equipo Zonal de FONCODES emitirs una carta de autorizacién al Tesorero y Residente para que procedan al registro de firmas y ai uso de los recursos. Igualmente, el Nucleo Ejecutor susoribird la carta de autorizacion para consultar y obtener teportes de las cuentas bancarias, a favor del Supervisor de Proyectos (Formato N° 04) FONCODES, a través del Equipo Zonal, tiene la facultad de inmovilizar las cuentas de ahorros en caso de indicios de irregularidades y/o incumplimiento a lo indicado en el Convenio de Financiamiento y la presente Guia. 1, Prohibiciones + Abrir sub-cuentas, adicionales a las autorizadas. + Abrir cuentas con distinta denominacion a ia que establece el convenio, menos ain a titulo personal. + Delegar el manejo o administracién de la(s) cuenta(s) 0 dinero det financiamiento en favor de terceros. Igualmente, el Residente esta impedido de aceptar tal delegacion + Adauirir bienes de capital no considerados en el presupuesto de financiamiento. EI incurrir en cualquiera de estas prohibiciones, const motivo de acciones administrativas, sin perjuicio de iniciar los procesos legales correspondientes. 3.1.3. Intereses, Peni lades y Ahorros Podran invertirse en la Obra con el fin de cubrir desfases presupuestales, adicionales y/o modificaciones no sustanciales previa autorizacién del Supervisor de Proyectos, mediante Cuaderno de Obra. Las penalidades asociadas al Supervisor de Proyectos serén utilizadas previa autorizacion de la Supervision Zonal. 3.1.4. DE LA PROGRAMACION Y AUTORIZACION DE GASTOS 3.1.4.1. Los miembros del Organo Representative del Nuicleo Ejecutor, con el asesoramiento de! Residente, elaboraran y suscribiran las respectivas Autorizaciones de Gasto (Formato N° 05), para que los retiros de! bancoGuia de Ejecucion de Proyectos de Infraestructura ‘se ‘ealicen en forma oportuna y obedezcan @ gastos especificos, inmediatos y previamente aprobados 3.1.42. Corresponde al Supervisor de Proyectos, Presidente y Fiscal del Organo Representativo del Nucleo Ejecutor, controlar que los gastos se ejecuten previa emisi6n de la Autorizacién de Gastos, en estricta sujecion a los montos detallados en el Presupuesto de Financiamiento. El Supervisor de Proyectos podré observar una Autorizacién de Gastos ‘cuando alguno(s) de los pagos o retiros autorizados por los miembros del Organo Representatio del Nucleo Ejecutor no estén debidamente justificados, debiendo rehacerse esta autorizacion. Toda Autorizacion de Gastos debera ser elaborada por el Residente y ccontar con el V° B® del Presidente, Fiscal y del Supervisor de Proyectos, previo al retiro del dinero y ejecucién del gasto. 3.2.INICIO Y EJECUCION 3.2.1. DE LA ENTREGA DE TERRENO E INICIO DE OBRA El Residente y Supervisor de Proyectos se constituiran a la localidad donde se ejecutard ta obra, para coordinar la entrega de Terreno y proceder a su inicio, pudiendo presentarse las siguientes situaciones: a) Existe conformidad, del expediente técnico con el terreno, en tal caso se procedera a suscribir el Acta de Entrega de Terreno (Formato N’09). b) Si la Obra motive de Convenio se encuentra parcialmente ejecutada; et Residente certfcara que la financiacién no incluye las partidas ejecutadas o de lo contrario procedera a calcular el deductivo, responsabiizandose ‘conjuntamente con los miembros del Organo Representative del Nucieo Ejecutor a realizar la devolucion del monto que no corresponda ejecutar, conforme se establece en el numeral 3.3.4.2 de la presente Gula, luego de ello y de considerarlo conforme el Supervisor de Proyectos podré autorizar la suscripcion del Acta de Entrega de Terreno. ©) Si la Obra motivo de financiamiento estuviera totalmente ejecutada, o en ejecucion con fuentes de financiamiento distintas a los sefialadas en el Convenio suscrito, se gestionara la resolucion del convenio. EI Equipo Zonal autorizara el inicio del tramite de Resolucién del Convenio de financiamiento y notificara al Organo Representativo del Nacleo Ejecutor y al Residente para que la devolucién de los fondos se efectie mediante Cheque de Gerencia a nombre de FONCODES 0 Direccién Nacional de Tesoro Publico. Se tendra en consideracion los recursos con los cuales fueron desembolsados, para lo cual debe haber una coordinacién previa con el Equipo de Trabajo de Tesoreria, La devolucién de los fondos deberé realizarse en un plazo que no exceda los diez (10) dias habiles de su notificacion, En caso de incumplimiento, el Equipo Zonal dispondra el inicio de las acciones administrativas y/o legales pertinentes, para recuperar fos fondos no utlizados d) Si alguno de_los trabajos no se encuentra conforme con lo aprobado en el Expediente Técnico y requiere de modificaciones técnicas, se procedera segun lo establecido en la presente Guia respecto a las Modificaciones del Expediente Técnico (numeral 3.3.3.), luego de lo cual y previo a la aprobacién de la modificacién por parte del Equipo Zonal, se podré autorizar la suscripcion del ‘Acta de Entrega de Terreno, comunicando de ello a la Municipalidad, de corresponder.Guia de Ejecucion de Proyectos de Infraestructura '@) Enos proyectos de electrificacién, para el inicio de obra se debera tener en cuenta lo siguiente: = Cuando se interviene en area de concesion debera cumplirse con Io sefialado en la R.D. N°018-2002 Normas de Procedimientos para la Elaboracion de Proyectos y Ejecucién de Obras en Sistemas de Distribucion y Sistemas de Utlizacion en Media Tension en Zonas de Concesién de Distribucién. - Cuando se interviene en Zona Rural deberd cumplirse con lo establecido la Ley N° 28749- Ley General de Electrificacién Rural y su Reglamento, La fecha sefialada en el Acta de Entrega de Terreno se consideraré como la fecha de inicio de obra, Conjuntamente con el inicio de Obra, los miembros del Organo Representativo del Nucleo Ejecutor deben comunicar, al Equipo Zonal, las gestiones realizadas con la Entidad Receptora que finalmente asumira la titularidad de la infraestructura culminada; dicha entidad se encuentra definida conforme lo estable la Ley N° 27171, su Reglamento aprobado por D.S. N° 005-2000-PRES y demas normas concordantes. PLAZO DE EJECUCION Y CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA 3.2.2.1. Corresponde al Residente cumplir el Cronograma de Avance de Obra \Valorizado (Formato N* 03), siendo responsable del atraso o paralizacion. injustificada de! mismo. En estos casos deberd actualizar el Cronograma, a fin de buscar la reprogramacién de actividades que permita el cumplimiento de! plazo establecido inicialmente en el convenio. El ‘Supervisor de Proyectos debera verificar y hacer cumplir dicho Cronograma. 3.2.2.2. Ser causal de Notificacion al Residente y miembros del Organo Representativo del Nucleo Ejecutor que el avance real de Obra sea ‘menor al 75% del programado. 3.2.2.3. Sise produce un atraso injustificado y el Avance Fisico Valorizado es. menor al 75% del programado, el Residente debera elaborar dentro de los 7 dias del_mes siguiente a la valorizacién, un cronograma que contemple acelerar la ejecucién de los trabajos (Cronograma Acelerado) y asegure la culminacién de la Obra en ol plazo establecido. Este cronograma, debe ser _presentado obligatoriamente al Supervisor de Proyectos en su visita siguiente. 32.24, De persistir el atraso injustifcado en la Valorizacién siguiente, se gonsideraré como incumpiimiento de funciones del Residente y del Grgano Representative del Nucleo Ejecutor, aplicéndose las acciones administrativas sefialadas en el convenio de financiamiento y en el contrato de los profesionales. 3.2.3. APORTE COMUNAL De acuerdo a los términos del Convenio de Financiamiento, el Nicleo Ejecutor. se compromete a colaborar en la ejecucién de la obra, mediante el APORTE COMUNAL, que podra considerarse dentro de los sigulentes conceptos: Terreno, Equipo, Infraestructura, Instalaciones, Herramientas, Materiales de Construccién, ‘Otros Materiales, Mano de Obra, Transporte 0 Trasiado, ete., cuyos montos se encuentran fijados en el presupuesto del proyecto. El cumplimiento del aporte comunal debe realizarse durante la ejecucion de fa obra.‘Gula de Ejecucion de Proyectos de Infraestructura Todo aporte adicional deberé cuantificarse e informarse mensualmente en el Formato "Valorizacion de Aporte Comunal” (Formato N° 15). En_ caso de existir co-financiamiento de otras insfituciones debe efectivizarse, de referencia, antes del inicio de la Obra. El aporte del Nucleo Ejecutor con Mano_de obra gratuita, mediante Faenas Comunales, debe ser cuantificado por el _Residente, anotandose en el Cuademio de Obra. Dicho aporte debera valorizarse en la Rendicion de Cuentas, como aporte comunal 3.2.4, DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA 3.2.5. La Mano de Obra no calificada debe ser preferentemente de la Comunidad. La Mano de Obra caiificada, excepcionalmente podra ser de otra localidad, tratando que ésta sea de la Comunidad mas cercana posible y sélo en el numero y especialidad no habida en la Comunidad beneficiada con el Proyecto. El Residente verificara y cautelaré que los miembros de! Organo Representativo del Nucieo Ejecutorrealcen ol pago de la Mano de Obra de acuerdo a rendimiertos equivalentes a los JORNALES FONCODES, sefialados en el Presupuesto del Expediente Técnico que como Anexo forma parte del Convenio de Financiamiento espectivo, controlando que el pago se tealice por cada “dla efectivamente ‘rabajado" y en forma oportuna, EI control y pago deberén efectuarse respetando los formatos de las Hojas de Tareo y Lista de Jornales. (Formatos N “s 06, 07 y 08) EI Residente y Fiscal deben controlar que los pagos mensuales al Maestro de Obra $e realicen en proporcién al avance de obra, valorizado en el mes, siempre y cuando haya cumplido con su coeficiente de participacion, DE LA ADQUISICION DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y ALQUILER DE EQUIPOS. 3.2.5.1. El Residente debera asesorar y cautelar que los miembros de! Organo Representativo del Nicleo Ejecutor reaticen las adquisiciones de herramientas y matenales de acuerdo a la Programacion de Gastos presentada y con las caracteristicas de calidad y garantia que establecen las especificaciones técnicas aprobadas. 3.2.5.2. Los miembros del Organo Representative del Nacleo Ejecutor, bajo responsabilidad deben realizar las adquisiciones de un mismo material, de acuerdo a las siguientes modalidades: Directamente, (preferentemente en funcidn a las cotizaciones generales presentadas) si el monto total del insumo en el presupuesto es igual 0 ‘menor a treinta y cinco mil nuevos soles (SI. 35,000.00) Mediante tres (03) cotizaciones especificas como minimo, si el monto total del insumo en el presupuesto es mayor a treinta y cinco mil nuevos soles (S/.35,000.00) Para determinar la modalidad de adquisicién, se considerara la cantidad yeel costo total de cada material necesario para la ejecucién del proyecto hasta su culminacion. 3.2.8.3. Respecto a la adquisicion y/o alquiler de herramientas y equipos, considerados especificamente en el Expediente Técnico que como ‘Anexo forma parte del Convenio de Financiamiento, los miembros de! Organo Representativo del Nacieo Ejecutor bajo responsabilidad deben adguirir el material de acuerdo a las siguientes modalidades: aGuia de Ejecucion de Proyectos de Infraestructura 3.254 32.55. 3256. Directamente, (preferentemente en funcion a las cotizaciones generales presentadas) si el monto total es igual o menor a quince mil nuevos soles (S/15,000.00) Mediante tres (03) cotizaciones especificas como minimo, si et monto total es mayor a quince mil nuevos soles (S/.15,000.00). Para los efectos de determinar la modalidad de adquisicién y/o alquiler se consideraré el costo total de cada equipo o herramienta necesario para la ejecucién del proyecto hasta su culminacién, El pago por la adquisicion de materiales, y/o herramientas, deberd hacerse contra entrega del bien, recibiendo ‘el comprobante de pago respectivo. Esta prohibido efectuar pagos adelantados oa cuenta. ‘Solo en casos especiales se efectuard pagos a cuenta, Previamente se debe obtener las garantias necesarias para la entrega oportuna del bien © cumplimiento del servicio (Cheque de Gerencia a nombre det Nicleo Ejecutor). Estos casos deberan ser informados al Supervisor de Proyectos y esperar autorizacion escnita, El control de los materiales se realizaré a través de fos Cuadros "Movimiento Diario de Almacén-Ingreso-Egreso” y "Resumen del Movimiento de Almacén-Ingreso-Egreso” (Formato N° 10 y 11). Para poder visualizar facilmente el movimiento de materiales es conveniente llevar independientemente un control por cada material El control de horas de alquiler de maquinaria ylo equipo debera registrarse en el cuaderno de obra. 3.26. DEL REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS 3.2.6.1 3.26.2. 3263. 3.264 3.265. EI Residente y el Fiscal deberan verificar y exigir que el Tesorero obtenga los comprobantes de pago, boletas de venta, recibo por honorarios profesionales etc., correspondientes a los gastos autorizados, tan pronto se efectie la adquisiciin del bien o el pago del servicio, EI Residente verificaré que todo comprobante de pago que se reciba ‘cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracion ‘Tributaria - SUNAT, y que el tipo de negocio corresponda con el servicio brindado. Asimismo que los documentos sustentatorios del gasto ‘cumplan con las formalidades sefialadas en la “Guia de Liquidacion de Convenios financiados por FONCODES" . El Residente y Fiscal verificaran que el Tesorero del Nocleo Ejecutor se ‘encargue de registrar los documentos justificatorios de los gastos, en el Manifiesto de Gastos. EI Residente, el Presidente y el Tesorero del Nucleo Ejecutor visaran la documentacién sustentatoria del gasto, la que quedara bajo custodia del Tesorero (en la eventual ausencia del Tesorero, los documentos deberén quedar en custodia del Secretario) y estara a disposicion de! Supervisor de Proyectos, de los Representantes acreditados de las entidades fiscalizadoras 0 de control y del Equipo Zonal, las veces que sea requerida. EI Residente exigiré, en todos los casos, que sea el Secretario del ‘Organo Representativo del Nucleo Ejecutor quien custodie y conserve la copia del Convenio de Financiamiento, ios contratos del Nucleo Ejecutor TOGuia de Ejecucion de Proyectos de Infraestructura con los diversos profesionales, el Expediente Técnico, cuadro resumen de movimiento de almacén (ingreso - egreso), copia de las solicitudes de Transferencia de fondos, copia de los informes emitidos, las comunicaciones recibidas de parte de FONCODES 0 del Supervisor de Proyectos. 3.2.7. DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS - PRELIQUIDACION 3.2.7.1. El Supervisor de Proyectos debe revisar la documentacién que sustenta el gasto realizado de acuerdo a las formalidades de los documentos sustentatorios del gasto, sefialadas en la “Guia de Liquidacion de ‘Convenios financiados por FONCODES" 3.2.7.2. El Organo Representative del Nocleo Ejecutor y el Residente, mediante asambleas mensuales debe rendir cuenta a la poblacién beneficlaria sobre los gastos incurridos, publicar el manifesto de gastos en lugares visibles y de facil acceso, y suscribir el Acta de Rendicion Mensual. Deberan seguir ef procedimiento establecido al respecto, y el Supervisor de Proyectos cautelard que ello ocurra, 3.2.7.3. Rendiciones de Cuenta Parciales : La documentacion que sustenta cada informe mensual se consideraré como una rendicién de cuenta parcial, para lo cual fa documentacién sustentatoria de gastos durante el mes correspondiente a la fecha de presentacién de! Informe debera ser presentada en original, 3.2.7.4. Pre-liquidacin : Cuando haya sido resuetto el contrato de! Residente 0 cuando se haya efectuado el cambio del Presidente y/o Tesorero det Nacleo Ejecutor se efectuard la preliquidacién. El procedimiento a seguir para la preliquidacion del convenio se detalla en la “Guia de Liquidacion ‘de Convenios financiados por FONCODES”, 3.2.8. DE LA VALORIZACION DE LA OBRA 3.2.8.1. El encargado de presentar la Valorizacion es el Residente, de acuerdo a los metrados y precios unitarios que figuran en el Presupuesto de! Expediente Técnico, Se deberd realizar con relacién al titimo dia de cada mes. Contendra también informacién de lo valorizado en los meses anteriores, asi como de fo acumulado y saldos (Formato N° 12). 32.8.2. La Valorizacién del Estado Financiero esta conformada por el Resumen del Estado Financiero (Formato N° 13), el Manifiesto de Gastos (Formato N° 14), la Valorizacién de Aporte Comunal (Formato N° 15) y la Relacion ‘de Material en Cancha (Formato N° 16). SOLICITUD DE SEGUNDA TRANSFERENCIA En caso que el financiamiento de FONCODES se realice con mas de una transferencia de fondos, la segunda transferencia deberd ser solicitada por el Equipo Zonal, por el saldo del monto total de la etapa de inversion. debiendo remitir ala Unidad Administrativa, los siguientes documentos + Solicitud de Transferencia de Fondos, por el saldo total, presentada por el Organo representativo del Nicleo Ejecutor y el Residente. + Autorizacion de la Segunda Transferencia de Fondos al Nucleo Ejecutor, debidamente firmada y sellada por el Supervisor Zonal y por el Jefe Zonal. + Copia del Acta de comité de Aprobacion de Proyectos (CZAP) y, en caso que ‘el monto del Estudio Definitivo sea diferente al monto aprobado a nivel de irGuia de Ejecucion de Proyectos de Infraestructura Peril, copia de la addenda del convenio de financiamiento suscrita ‘correspondiente. + Copia simple de ta documentacién sustentatoria del gasto realizado correspondiente a la formulacion y evaluaci6n del estudio definitvo, firmado por el Tesorero del Nacleo Ejecutor, Residente y con el V"B" del Supervisor Zonal. + Copia simple del Ultimo estado de la cuenta bancaria de! Nucleo Ejecutor. 3.2.10. DEL CUADERNO DE OBRA 3.2.0.1. El Cuaderno de Obra es el documento donde se registran las principales incidencias ocurridas en la obra, tales como avance de los trabajos, consuitas, respuestas del Residente y Supervisor de Proyectos y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones, ete 3.2.10.2. El Residente verificard la adquisicién y legalizacion del Cuaderno de Obra ante un Notario Pablico, ante un Juez de Paz o ante Autoridades Locales, segtin sea el caso, antes del inicio de la obra. Las hojas deberan ser debidamente foliadas; tendran un original y tres (3) copias desglosables, que se distribuird de la siguiente manera: El original para el Expediente de liquidacién. Una copia para el Supervisor de Proyectos. Una copia para el Residente, Una copia para el Nicleo Ejecutor. 3.2.10.3. El Residente y el Supervisor de Proyectos tendran el encargo de: + Abrir el(los) Cuademo(s) de Obra que se requieran desde el inicio hasta la terminacion de la Obra. * Registrar, durante el proceso de ejecucién, tas principales incidencias ocurridas en obra, como: inicio, consultas, paralizaciones, reinicio, solicitudes de modificacion, etc. ‘+ Cerrar (dar por terminado), mediante anotacién expresa, et ‘Cuadero de Obra al término de la misma, El Residente lo solicit mediante anotacién expresa el término de la obra y el Supervisor de Proyectos dara su conformidad y procederd al cierre del mismo. 32.10.4. El uso y el llenado del Cuademo de Obra debe ser efectuada por el Residente y el Supervisor de Proyectos. El cuademo de obra debera estar permanentemente en la obra, durante toda la ejecucién de la misma. De igual manera, su custodia y permanencia en obra seré responsabilidad cel Residente y de los miembros de! Organo representativo del Nucleo jecutor. 3.3. MODIFICACIONES AL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO Son todos aquellos cambios que se realicen a los términos del convenio de financiamiento suscnto, pudiendo ser las siguientes: 3.3.1. CAMBIO DEL ORGANO REPRESENTATIVO DEL NUCLEO EJECUTOR VIO. RESIDENTE 3.3.1.1 La elecci6n y compromiso de los miembros de! Organo Representative de! Nucleo Ejecutor y Residente es hasta la terminacién del Convenio. Sdio podrén ser cambiados cuando se produzca alguna de las siguientes situaciones: 12Guia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura + Renuncia eserita imevocable. + Cambio de domiciio de miembros del Organo Representativo del Nacieo Ejecutor a un jugar fuera del ambito del Convenio. + Por enfermedad que impida el desemperio de sus funciones. + Por fallecimiento, acreditado con el respectivo certificado de defuncién + Por deficiente desempefio de funciones sustentado con informe del Supervisor de Proyectos, + Por sentencia condenatoria. + Porincurrir en incompatibilidad de funciones. + Por tener registro vigente en la Base de Datos, prevista en el Instructivo para la aplicacién de la ROE N° 062-2002-FONCODES/DE aprobado por RDE N° 227-2002-FONCODESIDE. + En estos casos, en lo que corresponda, deberd procederse a resolver e! contrato respectivo. Para el cambio de cualquiera de los miembros del Organo Representativo del Nicleo Ejecutor, se requiere que la poblacion mediante asamblea ela a sus nuevos integrantes, y para ello ia asistencia a la asamblea debera ser por lo menos igual a la mitad que los eligid. En el caso del Fiscal, para los Convenios Tripartitos, corresponde a ia Municipalitad efectuar el oe ‘cambio de su representante mediante Acuerdo de Concejo y/o Resolucién de Alcaldia 3.3.1.2 En caso de cambio del Tesorero del Nacleo Ejecutor ylo Residente, el ‘Supervisor de Proyectos comunicara al Equipo Zonal de FONCODES, para que se proceda a inmovilizar la cuenta bancaria. 3.3.1.3 Producido el (los) cambio(s), deberd(n) formalizerse mediante la suscripcién de la Addenda respectiva. Si la(s) causal(es) que motwvaron el cambio de los miembros del Organo representative de! Niicleo Ejecutor o del Residente lo justiican, se aplicaran las acciones administrativas establecidas en las Normas vigentes por el incumplimiento de obligaciones. 3.3.2. AMPLIACION DE PLAZO Las ampliaciones de plazo se otorgardn por causales justificadas que hayan alterado la duracién de las actividades que gobieman la ejecucién de la Obra. Son Causales de Ampliacién de Plazo, las siguientes: a) Demora por desabastecimiento de materiales y/o insumos u otros casos fortuitos 0 de fuerza mayor como lluvias, huaycos, comprobados. por el Supervisor de Proyectos. b) Demora en ta entrega de las Transferencias de Fondos parciales, siempre y ‘cuando éstos hayan sido soliitados oportuna y adecuadamente, y aprobados por el Supervisor de Proyectos. ©) Por modificaciones de Obra: ampliacién, obras adicionales, vicios ocuitos, reformulacion, u otros previamente reconocidos por el Equipo Zonal de FONCODES. 3.3.2.1. La amplacion de plazo por atraso mayor a siete (07) dias debera ser solictada via cuaderno de obra y comunicada por escrito al Equipo Zonal, sustentando con documentos las causas del atraso. A los veinte (20) dias, como maximo, de cesada {a causal, el Residente y el Organo Representative del Niicleo Ejecutor presentarén al Supervisor de Proyectos el Calendario Valorizado de Avance de Obra Reprogramado. 3.3.2.2. La ampliacion de plazo deberé ser aprobada sucesivamente por el ‘Supervisor de Proyectos (mediante la Hoja de Evaluacién de documentos 13Guia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura correspondiente), el Supervisor Zonal y el Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, después de fo cual, las partes deberdn suscnbir la Addenda respectiva. La Addenda debera sefialar e! niimero de dias de ampliacion de plazo otorgados y fa nueva fecha de terminacién de Obra. Por la naturaleza de los Proyectos que se financia, el otorgamiento de la ‘Ampliacién de Plazo no generara el reconocimiento de mayores gastos generales. 3.3.3. MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TECNICO 3.3.3.1. Modificaciones no sustanciales al Expediente Técnico ‘Son modificaciones no sustanciales al Expediente Técnico : el cambio de la altemativa de solucién por otra prevista en el estudio de preinversion mediante el que se otorg6 la viabilidad, el cambio de la localizacion geogréfica dentro del ambito de influencia del proyecto, el aumento o Teemplazo de componentes de! proyecto, el aumento en las metas fisicas del proyecto y el aumento en los metrados. Dependiendo de la magnitud de las modificaciones se pueden presentar los siguientes casos a) Cuando a causa de modificaciones no sustanciales, el Monto de Inversién se incrementa hasta un 10% respecto del valor establecido en el estudio de preinversién por el que se otorgé la viabilidad : En éste caso no es necesario verificar la viabilidad del proyecto, siempre que siga siendo rentable socialmente ( verificar rentabilidad social) por lo que se podré iniciar 0 continuar con ia ejecucién del proyecto segin sea el caso. La Oficina de Programacion e Inversiones correspondiente, debera registrar las variaciones de acuerdo a la normatividad del Sistema Nacional de Inversiones. b) Cuando a causa de modificaciones no sustanciales, el Monto de Inversién se incrementa entre 10 y 30% respecto del valor establecido ‘en el estudio de preinversién por el que se otorg6 fa viabilidad 6 si el proyecto pierde alguna condicién necesaria para su sostenibilidad 6 se Suprimen metas aunque el monto de inversi6n no varie: En éstos ‘casos debe realizarse la veriicacion de la viabilidad del proyecto por la Oficina de Programacién e Inversiones que deciaré la viabitidad y ‘en base a las recomendaciones emitidas en el informe de verifiacion de a viabiidad, el Organo Resolutivo tomara la decision pertinente ‘sobre la continuacion 0 no del proyecto, siguiéndose el procedimiento ‘sefialado en la normatividad del Sistema Nacional de Inversiones. De no continuarse se procederd a la resolucién del convenio, de acuerdo alo sefialado en el numeral 3.3.3.2. ¢) Cuando el Monto de Inversién se incrementa en mas de 30% respecto del valor establecido en el estudio de preinversion por el que se otorgé la viabilidad : En este caso corresponde al Organo Resolutivo decidir respecto sobre su continuacién 0 no, para lo cual se deberd seguir el procedimiento sefialado en el numeral 3.3.3.2. La modificacion de un proyecto se debera ejecutar previa aprobacién de! Supervisor de Proyectos y las instancias correspondientes de acuerdo al tipo de modificacién e incremento del monto de inversién, para lo cual la solicitud de modificacién, que incluye la opinién del Supervisor de Proyectos, debe ser revisada por el Evaluador Zonal, quien debe emitir un informe, luego corresponde al Supervisor Zonal formular la addenda comespondiente para su suscripcion. ifGuia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura EI expediente de” modificacién debe contar_ con los siguientes documentos: Solicitud del Nucleo Ejecutor y del Residente Informe del Residente acompafiado det Expediente modificado y el Presupuesto comparativo entre lo inicialmente aprobado y fa modificacion propuesta, Informe y opinion del Proyectista, Informe y opinion del Evaluador de Proyectos Informe del Supervisor de Proyectos indicando procedencia y recomendaciones al respecto. ‘+ Copia de! Convenio y del Expediente Técnico inicialmente aprobado; asimismo, de las Addendas que se hubiesen generado, Luego de aprobada la modificacion planteada, e! Organo Representative del Nacleo Ejecutor y el Residente presentaran al Supervisor de Proyectos, en un plazo maximo de 03 dias, los siguientes documentos: ‘= Cronograma de avance de obra valorizado (Formato N° 03). ‘+ Programacién de gastos. ‘+ Copia de Acta de Compromiso de Aporte de la Mano de Obra No calificada (Formato N° 17). ‘Nota: El Supervisor de Proyectos podré autorizar, via Cuademo de Obra, aquellas moditfcaciones menores no significativas que no perjudiquen la calidad de las especificaciones técnicas. Dichas modificaciones no requeriran de addenda. Modificaciones Sustanciales al Expediente Técnico ‘Son modificaciones sustanciales al expediente Técnico : el cambio de la alternativa de solucién por otra no prevista en el estudio de preinversion mediante el que se otorg6 la viabilidad, el cambio del ambito de influencia del proyecto y el cambio de los objetivos del proyecto. En todos éstos casos corresponde al Organo Resolutivo decidir sobre su continuacion 0 no, De decidir continuar ejecutando el proyecto, la Oficina de Programacion e Inversiones registraré las modificaciones segin la normatividad del Sistema Nacional de Inversiones. Si se decide no continuar con la ejecucion del proyecto, se procedera a la Resolucién del Convenio, para lo cual e! Equipo Zonal deberd elaborar la liquidaci6n e informe correspondiente de cierre del proyecto, remitiéndolo a la sede central de FONCODES para su revision y derivacién a la Oficina de Programacion e inversiones, EI Equipo Zonal, conjuntamente con ta autorizacién para el inicio det tramite de Resolucién del Convenio de financiamiento, notificaré al Nicleo Ejecutor y Residente para que la devolucion de los fondos se efectie mediante Cheque de Gerencia o papeleta de deposito, en un plazo que no exceda los diez (10) dias habiles a partir de su notificacion Dichas papeletas de depésito deberan incluir el nombre y el numero del Convenio y el comprobante de pago. EI Equipo Zonal, evaluara las acciones correspondientes a que hubiere lugar, a los profesionales que intervinieron en la formulacion, evaluacion y ejecucién del Proyecto, ‘La Oficina de Programacién e Inversiones deberd informar al Organo de Contro! Interno respectivo, a fin de que se analicen las causas que sustentan las modificaciones 0 las posibles deficiencias de los estudios de preinversién con los que se otorgé la viabilidad, 15Guia de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura 3.3.4. MODIFICACION DEL PRESUPUESTO DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO 3.3.4.1. Ampliacién Presupuestal En caso de requerirse una ampliacion presupuestal, se debera propiciar que ésta sea financiada por aporte municipal, aporte comunal, aporte de terceros, intereses generados por la cuenta de ahorros y penalidades por incumplimiento en la presentacion de informes, Sin embargo, de existir un desfase presupuestal importante en relacién a los costos aprobados en el Expediente Técnico (tomar en cuenta sin ser limitativo, la_aplicacién de la formula polinémica establecida en el Expediente Técnico), 0 sino se cumplieran los aportes anteriormente mencionados para lograr la culminacion de fa obra, la necesidad de un presupuesto adicional podré ser solicitada al Equipo Zonal, quien evaluaré 1a disponibilidad presupuestal requerida y de corresponder dispondra el cumplimiento de la norma que rige dicho tramite, En el caso de Tequerirse una ampliacion presupuestal por aumento de precios ustificado mediante la aplicacién de la formula polinémica), no se aplican limites a fos montos maximos a otorgarse. En todos los casos, de requerirse una ampliacién presupuestal, el Equipo Zonal deberé evaluar la participacién de los profesionales que intervinieron en la formulacién, evaiuacién, aprobacién y ejecucién det Proyecto, y en caso de encontrar responsabilidades disponer las acciones administrativas previstas en las directivas institucionales, todo ello sin Perjuicio de proceder al inicio de las acciones legales 2 que hubiere lugar. El presupuesto definitive debera formalizarse con la Addenda respectiva. Presupuestos Deductivos. Corresponde al monto que no es necesario emplear para que la obra cumpla con las metas previstas. Cuando se determine la existencia de partidas fisicas 0 presupuestales que no son necesarias para el correcto desarrollo del Proyecto, el Residente deberd presentar al Supervisor de Proyectos, el presupuesto deductive de las partidas que no seran ejecutadas a fin de que el Organo Representative del Nucleo Ejecutor proceda a devolver el monto correspondiente en el caso que éste se haya Transferido, o comunicar a FONCODES dicha disminucién del costo para que sea descontado de las futuras Transferencias. EI supervisor de proyectos, deberé verificar el monto a ser descontado y de encontrarlo conforme lo remitra al Equipo Zonal, para que luego de su revisién, proceda a la aprobacién del presupuesto deductivo y comunique al Nicleo Ejecutor el monto a ser devuelto, el mismo que deberd efectuarse mediante Cheque de Gerencia a nombre de FONCODES 0 Direcci6n Nacional de Tesoro Publico, teniendo en consideracién los recursos con los cuales fueron desembolsados; para lo cual debe haber tuna coordinacién previa con el Equipo de Trabajo de Tesoreria. La devolucion de los fondos deberd realizarse en un plazo que no exceda los siete (7) dias calendario de efectuada la comunicacion. El Residente y el Supervisor de Proyectos deberdn verificar su cumpiimiento, bajo responsabilidad El presupuesto definitive deberd formalizarse con la Addenda respectiva. 16Guie de Ejecucién de Proyectos de Infraestructura 3.4. TERMINACION DE OBRA Y LIQUIDACION DEL CONVENIO 3.4.1, DE LA TERMINACION DE OBRA Una vez concluida la Obra, de acuerdo al Expediente Técnico y modificaciones aprobadas, el Residente consignara este hecho en el Cuaderno de Obra, con la fecha correspondiente, y solicitara el pronunciamiento del Supervisor de Proyectos. De existir observaciones del Supervisor de Proyectos, éstas deberan ser totalmente levantadas en el plazo indicado por el Supervisor, el que no podra ser superior a quince (15) dias calendarios. Luego que el Supervisor de Proyectos certifique en Cuademo de Obra su conformidad a la Obra ejecutada, se procedera a: + Suscribir el Acta de Terminacién de Obra (segin Formato N° 18), con Participacion de la Municipalidad, Equipo Zonal, miembros del Organo representativo del Nicleo Ejecutor, el Residente y el Supervisor del Proyecto. * Convocar, conjuntamente con fos miembros del Organo Representativo del Nacieo Ejecutor, a una Asamblea General de beneficiarios para presentar la Rendicién de Cuentas Final y se suscribird el Acta de Rendicién de Cuentas + Final (Formato N° 19). El Acta de Rendicién de Cuentas Final es el documento en el que constard el Conocimiento y conformidad a la inversion realizada en la obra. 3.4.1.1. El Residente deberé elaborar ia Memoria Descriptiva Valorizada y la Minuta de Deciaratoria de Fabrica para el caso de edificaciones, la Valorizacién Final, el inventario fisico valorizado cuando corresponda, asi como los planos de replanteo de la Obra, y todos los documentos ue se precisen para la transferencia en propiedad de la obra. Para el caso de edificaciones, la Memoria Descriptiva debera contener entre ‘otros, el érea total del terreno, area ocupada y libre, linderos y medidas perimétricas y colindantes del inmueble asi como el material de construccién utlizado y distribucién de la fabrica, datos registrales si los hubiere, valor de liquidacion de la obra y destino de la misma. 3.412. La valorizacién final del Proyecto reflejard los trabajos realmente ejecutados (incluyendo modificaciones, ampliaciones y deductivos), previamente formalizado, mediante Addenda al Convenio, 3.4.2. ENTREGA PROVISIONAL DE LA OBRA Una vez terminada la Obra, debe entrar en funcionamiento a la brevedad posible. La ‘operacion y mantenimiento de! Proyecto estara a cargo preferentemente de la Entidad Receptora (entidad publica o privada de la localidad a la que es entregada), mediante el Acta de Compromiso de Operacién y Mantenimiento de la Obra (segin formato N°20) La Entidad Receptora , se hara cargo de la sostenibiidad del Proyecto. 3.4.3. DE LA LIQUIDACION DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO PARA LA EJECUCION DE OBRAS A la terminacion det total de los trabajos, el Organo representativo del Nucleo Ejecutor y el Residente deberén presentar, al Supervisor de Proyectos, la documentaci6n complementaria a las Preliquidaciones, que se hace referencia en el numeral 3.2.7.3 de la presente Guia, para concluir con la Liquidacién final del Convenio de Financiamiento, i7