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QUE ES CERO PAPEL?

QU ES CERO PAPEL?
Cero Papel es la iniciativa del Plan Vive Digital que busca hacer ms eficiente la gestin
administrativa interna en las entidades pblicas con el fin de prestar un mejor y ms
eficiente servicio al ciudadano.

Esta iniciativa permite:

Racionalizar los procesos y procedimientos administrativos internos


Eliminar el uso del papel en la gestin que realizan las entidades pblicas en sus procesos
internos
Hacer ms eficaz la interaccin de las entidades pblicas
MEJOR CALIDAD DE VIDA
Cero papel significa mejor calidad de vida para los Colombianos:

Mejores ambientes de trabajo para los servidores pblicos


Servicios ms eficientes para los ciudadanos
Mejor ambiente para las futuras generaciones
Permiten:

Incrementar la productividad
Aprovechar mejor los espacios de trabajo / almacenamiento
Ampliar y mejorar el acceso a la informacin
Facilitar el trabajo en equipo y el tele-trabajo
Fortalecer los mecanismos de control y seguridad de la informacin
Brindar mejores herramientas para la toma de decisiones
Reducir el impacto en el ambiente

CUANTO PODEMOS AHORRAR


Cuanto podemos ahorrar
Se estima que 1 tonelada de papel nuevo requiere cerca de 17 rboles, y de acuerdo con un estudio
de Greenpeace el consumo de energa en la fabricacin de una (1) tonelada de papel es de entre 0,4 y
0,7 Toneladas Equivalentes de Petrleo TEP. Una TEP es equivalente a 11.630 Kwh (Kilo watts
por hora).

El mismo estudio de Greenpeace indica que el consumo de agua en la fabricacin de una (1)
tonelada de papel es de entre 280 y 450 m3, mientras que el consumo promedio mensual de un hogar
de 4 miembros es de 16 a 20 m3[1].
Teniendo estos valores en cuenta podemos estimar algunos ahorros que se pueden obtener mediante
la aplicacin de buenas prcticas:

1. Imprimiendo a doble cara


2. Revisando en pantalla
3. Migrando a soportes electrnicos:
Reduccin en el tiempo destinado a bsqueda y distribucin de documentos
Reduccin del espacio necesario para almacenamiento
IMPRIMIENDO A DOBLE CARA
Podemos estimar un ahorro de 34% al imprimir a doble cara, tomando el promedio entre 1
documento de 1 pgina (ahorro 0%), 1 documento de 2 pginas (ahorro 50%), 1 documento de 3
pginas (ahorro 33%)

Si durante un mes las entidades de la administracin pblica imprimiramos a doble cara la mayor
cantidad posible de documentos, lograramos un ahorro del equivalente a:

Ahorro en papel: 126.019.337 hojas


Ahorro en peso para almacenamiento: 579,69 toneladas
Ahorro en costo del papel: $ 2.268.348.061
Ahorro en rboles necesarios para la fabricacin del papel: 12.421,9 rboles
Ahorro en energa: 2.696.713 Kwh
Ahorro en agua que se consumira en su fabricacin: 162.313 metros cbicos (el consumo de
10 mil familias de 4 miembros)
Ahorro en contaminantes atmosfricos: 24.346,9 kilos
Ahorro en desechos slidos: 51.012,6 kilos
REVISIN Y CORRECCIN DE BORRADORES EN PANTALLA
Las estadsticas indican que un documento se imprime entre 3 y 5 veces antes de su versin final, al
hacer la revisin en pantalla se podran alcanzar ahorros superiores al 50%.

Siendo moderados, con una una reduccin del 30% en impresiones gracias a la revisin en pantalla,
las entidades de la Administracin Pblica podramos ahorrar en 1 mes:

Ahorro en costo del papel: $ 1.334.989.550


Ahorro en costos de impresin: $ 3.708.304.305
Ahorro en rboles necesarios para la fabricacin del papel: 10.960rboles
Ahorro en energa: 2.379.452,6 Kwh
Ahorro en agua que se consumira en su fabricacin: 143.217,3 metros cbicos (el consumo
de 8 mil familias de 4 miembros)
SUSTITUYENDO EL PAPEL POR SOPORTES ELECTRNICOS
Suponiendo que las entidades de la Administracin Pblica sustituyramos el 10% de los
documentos que hoy elaboramos en papel, por medios electrnicos, podramos obtener los siguientes
beneficios:

Reduccin de los tiempos destinados a la bsqueda y distribucin de documentos


No todas las hojas consumidas constituyen documentos de archivo, de manera que estimamos que
solo el 30% de estos documentos se busca y recupera, el 20% se distribuye internamente y el 10% se
distribuye externamente.

Si sustituimos el 10% de estos documentos por soportes electrnicos y los administramos mediante
aplicaciones de tecnologa, en 1 mes se lograran los siguientes ahorros:

Localizacin: si el tiempo promedio que se dedica a buscar y recuperar estos documentos en


papel es de 0,42 horas pero al usar soportes electrnicos se puede reduce el 80% del tiempo,
se ahorraran hasta 3,7 millones de horas hombre al mes en la Administracin Pblica.
Distribucin interna: si en promedio la distribucin interna de un documento es de 30
minutos, pero al usar soportes electrnicos este tiempo se reduce en un 77%, se ahorraran
hasta 2,8 millones de horas hombre al mes en la Administracin Pblica.
Distribucin externa: si en promedio la distribucin interna de un documento es de 30
minutos (solo en tiempo de los servidores pblicos, el tiempo estimado para distribuir un
documento mediante servicio de mensajera es de entre 24 y 48 horas), pero al usar soportes
electrnicos este tiempo se reduce en un 90%, se ahorraran hasta 1,6 millones de horas
hombre al mes en la Administracin Pblica
Reduccin de las necesidades de espacio para almacenamiento
Si en 1 metro cuadrado se pueden almacenar 75000 hojas de papel debidamente archivados,
almacenar el estimado de papel que genera la Administracin Pblica cada mes ocupara un rea de
4.942 metros cuadrados. Esto equivale a ocupar cada mes un espacio igual a 18 canchas de
baloncesto.

Si evitamos el uso del 10% de los documentos que actualmente utilizamos en papel, cada ao
evitaramos ocupar el espacio de equivalente a 22 canchas de baloncesto.

Cuanto consumimos
Clculos basados en los indicadores de consumo per cpita de la organizacin internacional World
Resources Institute , sealan que el consumo per cpita de Colombia para el ao 2005 era del orden
de 25,29 kilogramos.

Multiplicndolo este valor por la cantidad de personas que trabajaron con el Estado el ao 2010, de
acuerdo con datos del Departamento Nacional de Estadstica DANE, esto es 809 mil personas, se
tiene un consumo aproximado de papel de 20.459.610 kilogramos, equivalente a 8.8 millones de
resmas (de 2,3 KG cada una), que a su vez representan 4.447 millones de hojas de papel.

tem Valor
20.459.610
Consumo papel Kg

4.447.741.304
Hojas de papel (8.895.483 resmas de 2.3 Kg)

59.303
rea requerida para almacenamiento (m2)

Costos estimados

tem Valor

$ 62.268.378.261
Costo adquisicin papel

$
444.774.130.435
Costo impresin / fotocopiado

$ 12.809.494.957
Costo depsito almacenamiento

$ 17.968.874.868
Costo insumos (carpetas, cajas, ganchos)
SUBTOTAL
$ 537.820.878.521

Tips tiles y prcticos


Estos son consejos bsicos que cuando se convierten en hbitos contribuyen a reducir el consumo de
papel en las organizaciones y en el hogar:

1. Imprimir y fotocopiar solo lo indispensable


2. Usar las dos caras del papel al imprimir y fotocopiar
3. Optimizar el uso del espacio en los formatos, dejando menos espacios en blanco y usando
fuentes ms pequeas.
4. Usar el correo electrnico y la red local en vez de distribuir los documentos en papel
5. Revisar y corregir borradores de documentos en pantalla antes de imprimir.
6. Reutilizar el papel impreso por un lado, apilndolo de forma ptima y asignando una bandeja
de las impresoras para impresin de borradores.
7. Almacenar en el PC la informacin que no es necesario imprimir
8. Utilizar los procedimientos y aplicaciones de archivo y gestin documental
9. Reciclar, asignando contenedores independientes par basura, reutilizacin y reciclaje
10. Utilizar materiales reutilizables o que en su fabricacin utilicen materiales reciclados

Oficinas sin papel


El concepto de oficinas cero papel u oficina sin papel se relaciona con la reduccin sistemtica del
uso del papel mediante la sustitucin de los flujos documentales en papel por soportes y medios
electrnicos.

Es una consecuencia de la administracin electrnica que se refleja en la creacin, gestin y


almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos, gracias a la utilizacin de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin radical de los documentos en papel. La experiencia
de pases que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel
tienden a convivir con los documentos electrnicos en la medida que el Estado no puede negar a los
administrados la utilizacin de canales presenciales o en papel.

Una forma de representar el paso de modelos basados en papel a electrnicos es el siguiente:

Fase 1: Uso exclusivo de papel, administracin manual.


Fase 2: Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.
Fase 3: Combinacin de papel con documentos digitalizados, administracin apoyada en
aplicaciones de tecnologa.
Fase 4. Combinacin de papel y documentos digitalizados con documentos electrnicos,
administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.
Fase 5. Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin exclusiva mediante
aplicaciones de tecnologa.
Beneficios esperados
Procesos y servicios ms eficaces y eficientes
Aumento de la productividad
Optimizacin de los recursos
Buenas prcticas en gestin documental
Disminucin de los costos asociados a la administracin de
papel, tales como almacenamiento e insumos
Mejorar el acceso a la informacin dentro y entre las
entidades
Mayor control y seguridad en el manejo de la informacin
Eliminar la duplicidad de documentos
Disminuir los tiempos de localizacin de los archivos
Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento
Mejorar el entorno de trabajo y la comunicacin en las
entidades.
Para los ciudadanos, empresas y otras entidades
Acceso rpido y fcil a la informacin y a los servicios de las
entidades
Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los
tiempos de respuesta
Disminuir tiempos de espera y atencin
Evitar traslados a puntos de atencin presencial, ahorro en
tiempo
Mejorar la informacin al permitir seguimiento de los
trmites realizados
Mejorar la relacin entre organizaciones, empresas y
ciudadanos
Para el ambiente
Ahorro de papel
Reduccin de emisin de residuos
Disminucin del consumo de recursos naturales empleados
en la fabricacin del papel: rboles, agua y energa
Disminucin de la contaminacin producida por los
productos blanqueadores de papel
Disminuir el consumo de energa empleada en imprimir,
fotocopiar, etc.
Reducir los residuos contaminantes como tner, cartuchos de
tinta, etc.
Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable
de recursos que no comprometa el desarrollo social y
ambiental de las generaciones futuras

WEBGRAFIA:

https://blogceropapel.wordpress.com/quesomos/oficinas-sin-
papel