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Traducciones

Chapman

Una visin general de los procesos de la Gestin de Riesgos

Algunas personas consideran que la disciplina es una tarea ardua. Para m es un tipo de orden
que me pone libre para volar.-Julie Andrews

Introduccin

La idea de un proceso formal de gestin de riesgo (RMP) es central para este libro. Formalmente
es deseable porque provee estructura y disciplina, la cual facilita eficiencia y efectiva a la gestin
de riesgos. Un mensaje claro de este libro es que esta estructura no es un recurso de restriccin
sino un recurso de liberacin.

Formalmente no es acerca de la bsqueda de una definicin cerrada, o proceso inflexible; es


acerca de proveer un marco que guie y aliente el desarrollo de mejores prcticas. Formalmente
in RMPs es particularmente acerca de asegurarse de que las preguntas correctas sean
preguntadas y responder y en parte para asegurarse de que todos los que necesitan saber
entiendan las respuestas. Apoyando a las personas a desarrollar las respuestas correctas es un
tercer aspecto, el cual se encuentra entre estos dos aspecto, que mientras este puede ser un
foco de atencin para el anlisis de riesgos. Este podra ser de menor preocupacin por otros.
Darle a la gente la comodidad de que todas las preguntas clave se han preguntado y abordado
es el bsico razonamiento de un RMP formal. Cmo se abordan es orden de magnitud menos
importante.

Este captulo encierra un particular marco genrico de la Gestin de Riesgos para los proyectos,
referido tal como los procedimientos SHAMPU (Forma, Aprovecha e incertidumbre en la gestin
de proyectos). Para algunos lectores, el acrnimo SHAMPU puede sugerir otra etiqueta de marca
en un mercado ya inundado con productos similares bajo diferentes etiquetas. Sin irona fue
pensado al elegir este acrnimo, y los autores comparten un sentimiento ampliamente sentido
disgusto de todos los acrnimos, especialmente los nuevos. Nuestra preocupacin es el uso de
las personas al contenido de las RMPs, no como los llaman. SHAMPU es una etiqueta
conveniente para conjunto coherente de conceptos de procesos operativos, no un nuevo
producto.

Si una organizacin o un individuo estn comenzando desde cero, el proceso SHAMPU es un


buen lugar para comenzar. Sin embargo, para organizaciones o individuos con experiencia en la
gestin de riesgos, puede ser importante acomodar las preferencias y presiones para procesos
alternativos. Por ejemplo, algunos lectores pueden preferir un RMP alternativo porque estn
familiarizados con l, algunos lectores pueden ver ventajas en seguir un RMP promovido por
una organizacin profesional a la cual pertenecen, y algunos lectores pueden requerir emplear
un marco particular RMP. Sin embargo, cualesquiera que sean sus circunstancias, todos los
lectores necesitan una base comprensin de los conceptos y problemas abarcados por el
proceso SHAMPU marco si van a desarrollar y mejorar su prctica de gestin de riesgos.

Despus de una breve introduccin a las caractersticas clave del marco SHAMPU, este el
captulo considera algunos marcos de RMP alternativos y los compara con el marco SHAMPU.
En parte, esto sirve para aclarar la naturaleza y el razonamiento del proceso SHAMPU, en parte
para aclarar las diferencias clave y en parte para ayudar a los lectores a entender las opciones
de diseo de procesos.
Para simplificar la adquisicin de una comprensin prctica de los problemas clave para todos
los lectores, se adopta una perspectiva histrica en la mayora de este captulo. Esta muestra
cmo ha surgido el marco SHAMPU a partir de una sntesis de RMP anteriores. Eso tambin
arroja algo de luz sobre la evolucin de las ideas clave que son fundamentales para todos los
efectivos RMPs. Esta perspectiva histrica tambin incluye la consideracin particular de tres
marcos establecidos de RMP: los descritos en la Gua PRAM (Simn et al., 1997), la Gua PMBOK
(PMI, 2000) y la Gua RAMP (Simn, 1998; ver tambin Lewin, 2002). SHAMPU se recomienda
como un marco genrico operacional para uso directo, o para sntesis con otros marcos de RMP,
como los mejor medios para abordar los conceptos y problemas discutidos en este libro. Otro
RMP los marcos varan en su atencin a estos conceptos y problemas, y algunos las diferencias
importantes son sutiles.

ltimamente, todas las organizaciones que intentan hacer extensivo el uso de la gestin de
riesgos necesitan desarrollar un marco formal de la RMP que es adaptando a lo especfico tipos
de proyectos y contextos que enfrenta la organizacin. Comparando SHAMPU y algunas
alternativas deberamos proveer a los lectores con una idea inicial de algunos de los problemas
de elegir diseos.

EL MARCO SHAMPU

El marco SHAMPU involucra 9 fases, con propsitos y tareas como se detallan en la tabla 4.1.
Para fines de comparacin y exposicin, dos simplificados (fase mayor) marcos se definen en la
Tabla 4.2.

El marco ms simple (3 fases) en la tabla 4.2 provee una visin del ms alto al ms bajo de los
procesos que el acrnimo SHAMPU est basado. El punto de partida es Formar (S) la estrategia
del proyecto, que implica dar forma a la incertidumbre del proyecto en un nivel de estrategia
para hacer que el enfoque elegido para la incertidumbre del proyecto sea efectivo y eficiente en
un sentido de riesgo eficiente. Esto es seguido por los planes (definidos en trminos de las seis
W), lo que implica aprovechar la incertidumbre en forma de nivel estratgico mediante el
desarrollo de planes de riesgo eficiente a nivel tctico. Estos niveles de planes tcticos son
necesarios para la implementacin. Administrar la implementacin, administrar esta
incertidumbre aprovechada, es el tercer ingrediente clave. En trminos muy simples, forma,
aprovechar y gestionar la incertidumbre del proyecto es de lo que trata el proceso SHAMPU.
'Formar' se usa en el sentido efectivo de elaboracin estratgica adoptado por Miller y Lessard
(2000), excepto que asociamos explcitamente 'forma' con la bsqueda del riesgo eficiencia en
el sentido corporativo / dinmico extendido discutido en el Captulo 3. 'Aprovechar' es una
palabra elegida para enfatizar la necesidad de transformar la estrategia del proyecto en planes
operativos en un nivel de detalle diferente para fines de implementacin. La fase de aprovechar
es una aclaracin del PRAM (Project Risk Anlisis and Management) fase de planificacin (Simn
et al., 1997), y se facilita la clarificacin por otra etiqueta.

El marco de nivel medio (cinco fases) en la Tabla 4.2 proporciona ms detalles para 'Dar forma
a la estrategia del proyecto'. La base del anlisis debe ser aclarada, ejecutando el anlisis
cualitativo proporciona la estructura holstica necesaria y cuantitativa el anlisis cumple
funciones esenciales dentro de esta estructura holstica.

Identificando las fases del proceso SHAMPU en la Tabla 4.1 y la Tabla 4.2 trminos proporciona
solo una descripcin parcial del proceso SHAMPU. Un aspecto clave no capturado en estas tablas
es la naturaleza iterativa del proceso. Iteraciones implica volver a visitar o regresar a fases
anteriores para desarrollar, refinar o reconsiderar aspectos del anlisis realizado hasta la fecha.
La forma en que se manejan las iteraciones entre fases tiene un gran impacto en efectividad y
eficiencia de la estrategia del proyecto y de la efectividad y eficacia del proceso SHAMPU en s
mismo. En trminos de estrategia del proyecto, la efectividad y la eficiencia implican una
atencin explcita a las elecciones de eficiencia de riesgo como se discuti en Captulo 3. En
trminos de procesos de gestin de riesgos, la efectividad y la eficiencia involucran un concepto
de eficiencia de simplicidad relacionado. La eficiencia de la simplicidad se trata logrando la
mxima cantidad de conocimiento para cualquier nivel dado de esfuerzo por elegir un enfoque
para cada paso sucesivo a travs de las fases SHAMPU en una forma de hacer frente de manera
eficiente y efectiva a la incertidumbre (Chapman y Ward, 2002). El concepto de eficiencia de
simplicidad se desarrolla e ilustra a travs de ejemplos en los Captulos 5-15.

Si se intenta un enfoque de paso nico (lineal) para todas las fases de SHAMPU, ser altamente
ineficiente y seriamente ineficaz. Se desperdiciar tiempo en problemas que resulta ser poco
importante, y no se gastar suficiente tiempo en lo importante problemas no anticipados
cuando se inici el proceso SHAMPU. Figuras 4.1 y 4.2 retratar posibles bucles iterativos entre
fases a medida que progresa el proceso SHAMPU. La Figura 4.1 muestra los dos bucles iterativos
clave que se administrarn formalmente, pero tambin se usar el retorno informal selectivo a
otras fases.

La base del anlisis en el proceso SHAMPU tiene dos elementos clave: a definir fase y una fase
de enfoque. 'Definir el proyecto' implica consolidar informacin existente sobre el proyecto a
nivel estratgico en un contexto holstico e integrado formulario adecuado para el anlisis,
rellenando los huecos descubiertos en la consolidacin procesar y resolver cualquier
inconsistencia. 'Enfocar el proceso' involucra analizando el anlisis a realizar, proporcionando
un plan estratgico para el RMP, y planificar el RMP a nivel operacional. Como se indica en la
figura 4.2, las fases de definicin y enfoque pueden proceder en paralelo al principio por un
breve perodo de actividad intensa, que proporciona una base para seguir las fases adecuadas
para el propsito en esta etapa del proceso. La actividad de enfoque est en curso por el resto
de un primer pase a travs del proceso SHAMPU, pero definir actividad es intermitente.

El anlisis cualitativo en el proceso SHAMPU tiene tres elementos clave: las fases de
identificacin, estructura y propiedad. Identificar los problemas implica identificar fuentes de
incertidumbre a nivel estratgico en trminos de oportunidades y amenazas, identificar qu se
puede hacer al respecto en trminos de reactivo y proactivo respuestas e identificar fuentes
secundarias de incertidumbre asociadas con respuestas. Fuentes es una forma corta
conveniente para 'fuentes de incertidumbre' que puede importar. Una fuente de incertidumbre
importar si necesita ser entendida para:

estimar valores, objetivos o compromisos esperados, porque es una fuente de confusin


o una fuente de parcialidad;
reducir las fuentes de ineficiencia de riesgo;
evaluar las fuentes de riesgo en un proyecto o sentido corporativo;
resolver la ambigedad que es motivo de preocupacin por cualquier otra razn
razonable.

Problemas es un trmino conveniente para una o ms 'fuentes' y 'respuestas' asociadas.


'Respuestas' son cosas que podemos hacer acerca de las fuentes en el sistema proactivo
convencional o sentido de respuesta reactivo.
La fase de estructura implica completar la estructuracin de fases anteriores, probar
suposiciones simplificadoras clave, y proporcionar estructuras ms complejas o estructuras
alternativas segn corresponda. La fase de aclarar la propiedad involucra asignando la
responsabilidad financiera y gerencial para los problemas (por separado si apropiado). En las
tres fases del anlisis cualitativo, es importante operar a un nivel de detalle y claridad que sea
adecuado para el propsito en cada iteracin.

Como se indica en la Figura 4.2, un primer paso a travs de cada una de estas fases a su vez
puede proceder a un nivel inicial intenso de actividad despus de un primer pase a travs del
definir y enfocar fases.

El anlisis cuantitativo en el proceso SHAMPU tiene dos elementos clave: el estimar y evaluar
fases. Como se indica en la Figura 4.2, los dos mtodos cuantitativos de las fases de anlisis
siguen secuencialmente el tratamiento inicial de los primeros cinco fases SHAMPU La fase de
estimacin involucra dos componentes: en un primer fase, el tamao de incertidumbre que es
tilmente cuantificada; y en fases posteriores, estimaciones de refinacin de incertidumbre
cuando el anlisis anterior sugiere que esto sera tanto efectivo como eficiente. La fase de
evaluacin implica evaluar la dependencia estadstica (dependencia no modelado en una
estructura causal) y el uso de esta evaluacin para sintetizar los resultados de la fase de
estimacin, interpretando los resultados en el contexto de todas las fases anteriores de
SHAMPU, tomando decisiones sobre respuestas proactivas y reactivas, y tomar decisiones sobre
refinar y redefinir el anlisis anterior. La gestin de la naturaleza iterativa del proceso SHAMPU
es un aspecto clave de estos Tareas.

Como se indica en la Figura 4.2, un ciclo iterativo de vuelta a la fase de estimacin podra
esperarse para refinar las estimaciones de los asuntos que importan. Adems, esto podra ser
seguido por un ciclo iterativo de regreso a la fase de definicin para refinar o redefinir la base
del anlisis y el anlisis cualitativo para las fuentes de incertidumbre revelado para ser
importante, iniciando un segundo pase completo a travs de las fases de forma. Esto podra ser
seguido por otros bucles iterativos de este tipo. En la prctica, Dar forma a la estrategia del
proyecto debe perseguirse de forma altamente iterativa, estructura de bucle ilustrativa de la
figura 4.2 que simplifica en exceso lo que se puede esperar.

Las fases de aprovechamiento proporciona un puente entre las fases de forma y administracin,
y, como muestra la Figura 4.1, esto est fuera de la estructura de bucle de la fases de forma La
fase de aprovechamiento tiene dos aspectos que deben seguir secuencialmente sin iteraciones
si las fases de forma han sido efectivas: obtener aprobacin para la estrategia del proyecto que
surge de las fases anteriores y la preparacin planes de accin detallados que luego son
aprobados. Los planes de accin consisten en planes base del proyecto (incorporando
respuestas proactivas) y planes de contingencia (incorporando respuestas reactivas con puntos
gatillo) listo para la implementacin dentro de los horizontes de accin definidos por los tiempos
de entrega apropiados. Compromiso con los planes que son aptos para la implementacin puede
implicar compromiso con diseos, contratos, asociaciones, y otros arreglos asociados con los
seis W en un holstico y plan de proyecto integrado.

La descripcin particular de un proceso SHAMPU en la Figura 4.2 asume que las fases de forma
tienen lugar hacia el final de la etapa del plan del ciclo de vida del proyecto (PLC), la etapa de
asignacin del PLC comienza despus de la parte estratgica de la fase de aprovechamiento, y
la etapa de ejecucin del PLC coincide con el inicio de la gestin fase. La Parte II har estas
suposiciones para elaborar lo que est involucrado en cada una de las fases de SHAMPU, y la
Parte III considerar las implicaciones de suposiciones alternativas. No es factible discutir
cualquier RMP en un nivel detallado sin hacer suposiciones (implcitamente si no explcitamente)
sobre los controladores clave que debera dar forma al RMP en su equivalente de la fase de
enfoque, y el punto de la aplicacin del RMP en el PLC es particularmente crucial. Otros
impulsores clave de esto incluir la ubicacin de la organizacin en su curva de aprendizaje de
gestin de riesgos, ya sea en el puesto de propietario o contratista del proyecto, y en el
estratgico / tctico nivel del proyecto en un sentido de jerarqua de programa / proyecto.

La fase de implementacin de administracin del proceso SHAMPU tiene cuatro aspectos claves:
gestionar el trabajo planificado; Desarrollar planes de accin para la implementacin de forma
continua; monitorear y controlar (tomar decisiones para refinar o redefinir la estrategia del
proyecto segn sea necesario); lidiar con crisis (problemas no anticipados) y estar preparado
para enfrentar apropiadamente los desastres (crisis que no son revisado). Como lo indica la
figura 4.1, el bucle iterativo regresa a la fase de definicin desde la fase de gestin debe ser una
parte planificada del proceso, pero a un menor nivel de intensidad que los bucles dentro de las
fases de forma, porque bucles volver de la fase de administracin son comparativamente
costosos.

Tabla 4.1 una representacin de las nueve fases de los procesos SHAMPU que delinean los
propsitos y tareas.

fases Propsitos y tareas definidos


Definir el proyecto Consolidar la informacin existente relevante sobre el proyecto en
un nivel estratgico en una estructura holstica e integrada
adecuada para gestin de riesgos. Completa cualquier espacio
descubierto en la consolidacin procesar y resolver cualquier
incoherencia.
Focalizar los procesos Alcance y proporcionar un plan estratgico para el RMP. Planifica el
RMP en un nivel operacional.
Identificar los Identificar las fuentes de incertidumbre a nivel estratgico en
problemas trminos de oportunidades y amenazas. Identifique qu se puede
hacer al respecto, en trminos de respuestas proactivas y reactivas.
Identificar secundaria fuentes de incertidumbre asociadas con las
respuestas.
Estructurar los Complete la estructuracin de las fases anteriores. Prueba
problemas simplificando suposiciones. Proporcionar estructuras ms
complejas o alternativas cuando sea apropiado.
Aclarar la propiedad Asignar responsabilidades financieras y gerenciales por problemas
(Por separado si es apropiado).
Estimar la variabilidad Calcule la incertidumbre que se cuantifica de forma til en un primer
pase. En pases posteriores, refinan las estimaciones anteriores de
incertidumbre donde esto es efectivo y eficiente.
Evaluar las Evaluar la dependencia estadstica (dependencia no modelada en
implicaciones una estructura causal). Sintetizar los resultados de la fase de
estimacin usando suposiciones de dependencia que son
adecuadas para el propsito. Interpreta los resultados en el
contexto de todas las fases anteriores. Hacer decisiones sobre
respuestas proactivas y reactivas, y sobre perfeccionando y
redefiniendo el anlisis anterior, gestionando la iterativa naturaleza
del proceso como un aspecto clave de estas tareas.
Aprovechar los planes Obtenga aprobacin para planes estratgicos formados por
anteriores fases. Prepare planes de accin detallados. Estos son
planes bsicos (incorporando respuestas preventivas) y planes de
contingencia (incorporando respuestas reactivas con puntos gatillo)
listo para implementacin dentro de los horizontes de accin
definidos por tiempos de entrega Comprometerse con los planes del
proyecto que son aptos para implementacin.
Gestionar la Administrar el trabajo planificado. Desarrollar planes de accin para
implementacin la implementacin de forma continua. Monitorear y controlar
(tomar decisiones para refinar o redefinir los planes del proyecto
segn sea necesario). Enfrentar las crisis (problemas imprevistos de
importancia) y preprese para hacer frente apropiadamente con
desastres (crisis que no estn controladas).

Tabla 4.2 Alineacin de representaciones simplificadas (macro fase) del proceso SHAMPU

Las nueve fases bsicas del Representacin Nivel medio Representacin simplificada
proceso SHAMPU (cinco fases) (tres fases)
Definir el proyecto Aclarar las bases del Anlisis Dar forma la estrategia del
Focalizar los procesos proyecto
Identificar los problemas Ejecutar el anlisis
Estructurar los problemas cualitativo
Clarificar las propiedades
Estimar la variabilidad Ejecutar el anlisis
Evaluar implicaciones cuantitativo
Aprovechar los planes Aprovechar los planes Aprovechar los planes
Gestionar la implementacin Gestionar la implementacin Gestionar la implementacin

Figura 4.1 Representacin del diagrama de flujo de SHAMPU

Definir el proyecto

Focalizar los procesos

Identificar los problemas

Estructurar los problemas

Aclarar las propiedades


Claves:
Estimar la variabilidad
Flujo de alimentacin
directa y circuitos de
Evaluacin de implicaciones retroalimentacin primaria

Aprochar o explotar los planes Circuito de


retroalimentacin
Secundaria
Gestionar la implementacin
Fases SHAMPU
Definir
Focalizar
Identificar
Estructurar
Apropiar
Estimar
Evaluar
Aprovechar
Gestionar
Inicio de los Fin de los Fin del Fin del proceso del Inicio de
procesos procesos segundo ciclo aprovechamiento Ejecucin

Leyenda: Actividad Actividades Actividades


Intensa en Marcha Intermitentes