INSTRUCTIVO PLAN DE ADQUISICIONES

PROYECTOS MECESUP2 (07/01/2008)

Como es de su conocimiento, el convenio de prstamo 7317-CH suscrito con el BIRF establece la

obligatoriedad de confeccionar un Plan de Adquisiciones Anual para los proyectos adjudicados el
ao 2006 y en adelante. El Plan deber ser sometido a revisin previa del Programa MECESUP2 a
principios de cada ao y en adelante actualizado semestralmente. La revisin previa ser realizada
por los analistas del Fondo de Innovacin Acadmica en lo relativo a la pertinencia y oportunidad y
por los integrantes de la Unidad de Adquisiciones y Contratos en los relativo a elegibilidad y plazos.

Para proyectos de 2006, la primera Programacin correspondi al periodo desde la total

tramitacin del decreto que aprueba el convenio del proyecto hasta diciembre de 2007; la segunda
Programacin ser por la totalidad del ao siguiente (2008) y as sucesivamente, para cada ao,
hasta el trmino del proyecto. La primera actualizacin corresponder a la Ejecucin 2007 y la
segunda Ejecucin corresponder a mitad de ao (junio), y as sucesivamente para cada semestre.

Para aunar criterios en la Ejecucin 2007 y Programacin 2008 agradeceremos tener presente las
siguientes consideraciones:

CONSIDERACIONES EN LA PROGRAMACIN

La programacin correspondiente al nuevo ao o perodo (en este caso 2008) debe registrarse
en las filas en blanco que se encuentran a continuacin de la totalidad de los actividades por
temes programadas en el ao anterior, es decir, a continuacin de la programacin el 2007, si
la hubiera. Para ello a la planilla que se le adjunta, se le han incorporado nuevas filas en
blanco en el mismo orden e igual formato que las 2007 diferencindose en el ao de
Programacin.
Una actividad programada inicialmente en determinado perodo y no realizada durante dicho
perodo NO puede planificarse nuevamente en el perodo siguiente, si no que continuar como
Programada y la Ejecucin mostrar cuando se haya realizado. (Una fila por procedimiento
programado)

CONSIDERACIONES EN LA EJECUCIN

Es importante sealar que en la ejecucin se pueden presentar diferentes situaciones, no obstante

lo principal es que:
Como se indic anteriormente, todas las actividades programadas para un perodo
determinado y no realizadas durante ese perodo NO deben volver a planificarse en el perodo
siguiente. Ser en los campos asociados a la ejecucin (fundamentalmente en las columnas
mes de ejecucin y aos de inicio y termino de pagos), en los cuales se visualizar el perodo
efectivo de ejecucin y/u otra desviacin.
Cada procedimiento o actividad planificada, al momento de su ejecucin, puede presentar
desviaciones en el tipo de procedimientos utilizado, actividades realizadas, tiempos, montos u
otros, que deber ser justificada brevemente en la columna Observaciones. Slo en los
siguientes casos se deber insertar filas nuevas: i) actividades nuevas no contempladas
originalmente en la programacin, ii) la adjudicacin del contrato o actividad correspondi a
ms de un proveedor, iii) reitemizaciones y iv) reemplazo de una actividad por otra,
Para los casos anteriores donde se requiera insertar filas nuevas, slo se deben completar los
campos asociados a informacin general (Item de Gasto, Categora de Gasto, Procedimiento y
Revisin Previa) y las Columnas de la Ejecucin, es decir, NO se deben completar los campos
o columnas correspondientes a la Programacin.
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Programa Mecesup 2

INSTRUCTIVO PLAN DE ADQUISICIONES

PROYECTOS MECESUP2 (07/01/2008)

1.- El Plan de Adquisiciones y su Objetivo

El Plan de Adquisiciones es un instrumento de planificacin y seguimiento que tiene como objetivo

mejorar la gestin de los proyectos y que adems permite:
identificar la cantidad y tipo de procedimientos de adquisiciones, contrataciones y/o actividades
con financiamiento total o parcial de Mecesup contempladas para ejecutar durante un ao
calendario de un proyecto
identificar avances y desviaciones de lo programado versus lo ejecutado para seguimiento de
avance del proyecto.

Para el cumplimiento de estos objetivos, es de vital importancia que la informacin que proporcione
cada Institucin de Educacin Superior (IES), se ajuste a las actividades aprobadas en el Proyecto
y a los plazos reales que se requiera para iniciar los procedimientos.

2.- Formato del Plan de Adquisiciones

El formato del Plan est elaborado en una planilla excel que contiene filas por cada procedimiento
y columnas para identificar informacin asociada a ellos. Por lo anterior, la IES deber insertar
tantas filas como procedimientos se programen y/o ejecuten.
La planilla contiene listas desplegables y comentarios que ayudan a completar los campos de
informacin.
Se ha diseado una planilla para cada eje estratgico y tema del proyecto identificando en cada
caso, los diferentes tipos de procedimientos y gastos elegibles permitidos segn las bases del
concurso.
El Plan se deber completar en 2 etapas:
Etapa 1: Programacin de las Actividades
Etapa 2: Ejecucin del Plan de Adquisiciones

3.- Etapas del Plan de Adquisiciones

Etapa 1: Programacin de las Actividades

Anualmente, el personal encargado de la elaboracin del Plan en la IES, deber coordinar con el
director del proyecto un programa de trabajo para un ao calendario, segn las necesidades del
proyecto y en directa relacin con la memoria de clculo del mismo.
Dicho programa de trabajo se reflejar en el Plan de Adquisiciones a travs de la programacin de
procedimientos de adquisiciones o contrataciones, en sus diferentes tems y categoras de gasto.
Este Plan deber ser sometido anualmente a revisin previa por parte de Mecesup, antes del inicio
de cualquier procedimiento.
La programacin de procedimientos, deber registrarse en las primeras columnas incorporando
informacin en todos los campos que hacen referencia a la programacin de un procedimiento y
que se detallan ms adelante.

Es importante sealar que el plan de adquisiciones en forma acumulativa, pero diferenciada

por aos contemplar la planificacin y ejecucin del proyecto.

Etapa 2: Ejecucin del Plan de Adquisiciones

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Programa Mecesup 2

Cada seis meses, la institucin deber actualizar el Plan de Adquisiciones con informacin de los
procedimientos ejecutados. Para ello deber completar los campos de informacin en la misma fila
donde se program el procedimiento, pero en las columnas destinadas a informar el estado de
realizacin de un procedimiento y que se detallan ms adelante.

4.- Plan de Adquisiciones para Proyectos 2006

El Plan de Adquisiciones de los proyectos 2006, por una parte contempla procedimientos
programados desde la total tramitacin del decreto que aprueba el convenio hasta diciembre de
2007, los cuales fueron identificados en la columna ao de programacin como 2007. Por otra
parte y a continuacin de la programacin 2007, si corresponde, se debern programar todas
aquellas actividades /adquisiciones/ contrataciones contempladas de realizar durante el ao 2008,
los cuales deben ser identificadas en la columna ao de programacin como 2008, y as
sucesivamente, para cada ao, hasta el termino del proyecto.

La primera actualizacin del Plan de proyectos 2006 deber contemplar slo los procedimientos
ejecutados a diciembre de 2007 (programados y no programados). La siguiente actualizacin ser
semestralmente en la fecha que el Programa seale.

5.- Campos de Informacin del Plan de Adquisiciones

El Plan de Adquisiciones contempla los siguientes campos de informacin:

Campos de informacin que identifican el proyecto:

- -
Institucin Presupuesto Mecesup Total ($)
- -
Cdigo de Proyecto Presupuesto Contraparte Total
-
Fecha de Inicio del Proyecto ($)
-
-
Eje Estratgico1 Total Presupuesto Proyecto ($)
-
Tema del Proyecto2

Campos de informacin que identifican el procedimiento:

- -
tem de Gasto Procedimiento
- -
Categora del Gasto Revisin previa

Campos de informacin que identifican las Etapas de Programacin y Actualizacin:

Etapa 1: Programacin de las Actividades Etapa 2: Ejecucin del Plan de Adquisiciones

Monto Programado Mecesup en $ Mes Ejecutado

Monto Programado Contraparte en $ Ao Inicio Pago
Tipo de Cambio ($/US$) Ao Trmino Pago
Monto Total Programado US$ Descripcin
Descripcin Bienes/Perfeccionamiento/Consultora/Obras
Ao de Programacin realizado
Mes Programado Monto Total Contrato(s) Mecesup en $
Monto Total Contrato(s) Contraparte en $
Monto Total Contrato(s) en $
Monto Total Contrato(s) en US$
Nombre del proveedor/contratista/firma
consultora/contratado o becario Adjudicado

1 El nombre del Eje Estratgico se encuentra predefinido.

2 El Tema del Proyecto se encuentra predefinido.

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Programa Mecesup 2

Monto Total Ejecutado Mecesup en $

Monto Total Ejecutado Contraparte en $

Campos de informacin que identifican Saldos:

Las celdas relativas a estos campos de informacin estn predefinidas con frmulas, por lo cual, la
informacin se generar automticamente; por lo que no deben modificarse ni eliminarse.

Saldo del Contrato Mecesup en $ Diferencia entre programado y contrato

Saldo del Contrato Contraparte en $ Contraparte en $
Diferencia entre programado y contrato Observaciones
Mecesup en $

6.- Confeccin del Plan de Adquisiciones y campos de informacin de cada Etapa

Antes de completar el Plan, la IES dispondr de un listado de las adquisiciones, obras, actividades
de perfeccionamiento y asistencia tcnica que se realizarn en un perodo determinado (ao
calendario), verificando previamente su elegibilidad de acuerdo a las Normas del BIRF, las bases
del concurso y la memoria de clculo aprobada del proyecto.

La IES deber registrar toda la informacin solicitada en los siguientes campos de informacin:

Item de Gasto: Muestra el tem de gasto: Bienes, Obras, Perfeccionamiento y/o Asistencia
Tcnica.
Categora del Gasto: Lista desplegable donde se debe seleccionar la categora de gasto
correspondiente al Item de gasto, segn bases de concurso y memoria de calculo aprobada
para el proyecto, esto es:

Item de Gasto Categora del Gasto

Bienes Equip. de Apoyo a la Docencia y el Aprendizaje
Equip.de Acceso a la Informacin
Equipamiento Cientfico para Programas de Doctorado
Nacionales
Alhajamiento
Obras Construccin
Remodelacin
Habilitacin
Perfeccionamiento Contratacin de Acadmicos con Grado de Doctor
Contratacin de Post-Doctorados
Contratacin de Acadmicos con Maestra para la Gestin e
Innovacin Curricular
Contratacin de Profesionales para la Gestin Acadmica
Becas de Doctorado
Becas de Postdoctorado
Becas de Maestra para la Gestin e Innovacin
Becas de Maestra
Becas de Idioma
Becas de Complemento
Becas de Doctorado para Estudiantes en Programas
Nacionales
Becas en el Extranjero para Doctorandos en Tesis
Becas de Movilidad Estudiantil
Visitas de Especialistas al Proyecto
Estadas de Especializacin

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Programa Mecesup 2

Estadas de Trabajo Conjunto

Pasantas Tecnolgicas en Empresas Nacionales

Asistencia Tcnica Asistencia Tcnica

Procedimiento: Lista desplegable donde se debe seleccionar el procedimiento asociado al

monto en US$ para Bienes y Obras y segn la naturaleza de la contratacin para Asistencia
Tcnica.

Bienes Licitaciones Pblicas Internacionales

Licitaciones Internacionales Limitadas
Licitaciones Pblicas Nacionales
Comparacin de Precios
Compra Directa (excepcional)
Obras Licitaciones Pblicas Internacionales
Licitaciones Pblicas Nacionales
Comparacin de Precios
Asistencia Seleccin Basada en Calidad y Costo (SBCC) Firmas consultoras
Tcnica Seleccin Basada en el Menor Costo (SBMC) Firmas consultoras
Seleccin Basada en las calificaciones de los consultores (SCC) Firmas
consultoras
Seleccin Basada en Una Sola Fuente (SSF) Firmas consultoras
(Excepcional)
Seleccin de Consultor Individual (CI) Persona Natural
Seleccin Basada en Una Sola Fuente (SSFCI) Persona Natural
(Excepcional)

Revisin Previa: Lista desplegable donde se debe seleccionar la instancia de revisin previa:
UCP (Unidad de Coordinacin del Programa), BIRF (Banco Mundial) o No requiere, segn
corresponda.

Etapa 1: Programacin de las Actividades

Monto Programado Mecesup en $: Completar con el monto programado que financiar

Mecesup para el procedimiento especfico.
Monto Programado Contraparte en $: Completar con el monto programado que financiar
la contraparte para el procedimiento especfico.
Tipo de Cambio ($/US$): Sealar el tipo de cambio segn informacin del Banco Central.
Monto Total Programado US$: Muestra el monto total en dlares segn el tipo de cambio
sealado para el procedimiento especfico.
Descripcin: Completar con la descripcin de la adquisicin, contratacin y/o actividad
programada la que deber ser coherente con el Plan de Trabajo aprobado para el proyecto, las
Bases del Concurso y la elegibilidad adems de los Convenios (que incluyen las normas
BIRF).
Ao de Programacin: Lista desplegable donde se deber seleccionar el ao de inicio de la
Adquisicin/ Contratacin y/o Actividad, considerando como inicio, la fecha de envo de
invitacin, publicacin del llamado o entrevistas, confeccin del borrador de contrato, segn
corresponda.
Mes Programado: Lista desplegable donde se debe seleccionar el mes de inicio de la
Adquisicin/Contratacin y/o Actividad, considerando como inicio, la fecha de envo de
invitacin, publicacin del llamado o entrevistas, confeccin del borrador de contrato, segn
corresponda.

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Programa Mecesup 2

En la Figura N1, se muestra un ejemplo de Plan de Adquisiciones, en su primera Etapa

correspondiente a la Programacin de Actividades para el Ao 1 y Ao 2.

Etapa 2: Ejecucin del Plan de Adquisiciones

En esta etapa, la IES deber registrar la informacin de cada procedimiento o actividad ejecutada
para lo cual deber completar los siguientes campos de informacin:

Mes Ejecutado: Lista desplegable donde se debe seleccionar el mes en que efectivamente se
inici la Adquisicin/Contratacin y/o Actividad, considerando como inicio, la fecha de envo de
invitacin, publicacin del llamado o entrevistas, segn corresponda.
Ao Inicio Pago: Lista desplegable a partir de la cual se debe seleccionar el ao en que
efectivamente se comenzaron a ejecutar los pagos o gastos asociados a la Adquisicin/
Contratacin y/o Actividad.
Ao Termino Pago: Lista desplegable a partir de la cual se debe seleccionar el ao en que
efectivamente se realiza el ltimo pago o gasto asociado a la Adquisicin/ Contratacin y/o
Actividad.
Descripcin Bienes /Perfeccionamiento /Consultora /Obras realizado: Completar con la
descripcin de la adquisicin, contratacin y/o actividad efectivamente ejecutada.
Monto Total Contrato(s) Mecesup en $: Se debe completar con el monto total del
procedimiento realizado, es decir, el monto del contrato o de los contratos si es que el
procedimiento resulta en ms de un contrato y que ser financiado con aporte de Mecesup.
Monto Total Contrato(s) Contraparte en $: Idem al anterior pero con aporte de contraparte.
Monto Total Contrato(s) en $: automticamente y a partir de una formula predefinida (que
suma los valores registrados en las columnas monto total Mecesup y monto total Contraparte)
se registra el valor total del contrato u orden de compra.
Monto Total Contrato(s) en US$: se debe ingresar el valor total del contrato equivalente en
US$ utilizando el tipo de cambio segn informacin del Banco Central existente al momento de
suscribir el contrato y/o emisin de la orden de compra. Es importante que sea registrada la
formula de conversin, es decir, el monto del contrato en $ dividido por el tipo de cambio
utilizado.
Nombre del proveedor/contratista/contratado o becario Adjudicado: Es el campo donde
deber registrar el (los) nombre(s) del proveedor(es), contratista(s), consultor, contratado o
becario(s), que suscribi contrato, detallando el monto para cada uno.
Monto Total Ejecutado Mecesup en $: Completar con el monto del contrato(s) efectivamente
pagado(s) con aporte de Mecesup, a la fecha de rendicin del Plan.
Monto Total Ejecutado Contraparte en $: Idem al anterior pero con aporte de contraparte.
Observaciones: Completar con las desviaciones relevantes de los procedimientos/actividades
ejecutados con relacin a lo programado, en general, reitemizaciones, no realizacin de
actividades, realizacin de actividad nuevas y no contempladas originalmente, reemplazo de
una actividad ya programada por otra, modificaciones al procedimiento, entre otras.

En la Figura N2, se muestra un ejemplo de Plan Actualizado para el Ao 1.

7.- Responsables de la Aprobacin y Seguimiento del Plan de Adquisiciones en

MECESUP2

En la aprobacin y seguimiento del Plan participan tres instancias del Programa MECESUP2 que,
coordinadamente, revisarn la informacin contenida en cada Plan de Adquisiciones (segn
proyecto adjudicado).

El proceso de revisin segn etapa consiste en:

ETAPA Fondo de Innovacin Unidad de Adquisiciones y

Actos y Contratos

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Programa Mecesup 2

Verificar la consistencia
Verificar la elegibilidad de
de cada Plan por
los procedimientos
Etapa de proyecto, segn lo programados de acuerdo lo
Aprobacin aprobado por Memoria de establecido en las Normas
del Plan Clculo Reformulada del del BIRF, Bases de
Proyecto. Concurso y Manual de
Operaciones Mecesup 2.
Etapa de Tomar conocimiento del Verificar la elegibilidad de
Seguimiento avance del plan de los procedimientos
del Plan adquisiciones y de sus ejecutados de acuerdo lo
Actualizado desviaciones crticas. establecido en las Normas
del BIRF, Bases de
Concurso y Manual de
Operaciones Mecesup2. Al
mismo tiempo revisar el
avance en la ejecucin de
los procedimientos/
actividades, segn lo
programado.

El Programa MECESUP2, a travs de la Unidad de Adquisiciones, informar la aprobacin del Plan

o enviar las observaciones consolidadas de ambas instancias a las IES. Se debe tener presente
que dicho proceso de aclaracin y/o correccin contempla un plazo mximo de 3 das.

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Programa Mecesup 2

Figura N1: Ejemplo de Plan de Adquisiciones con Programacin de Actividades en el ao 1 y ao 2

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Figura N2: Ejemplo de Ejecucin del Plan de Adquisiciones en el ao 1.