Sean todos ustedes bienvenidos al tutoral del sistema de gestin acadmico EDUCATIVA.

En
donde vamos a exponer en primer lugar, lo que significa en la actualidad la utilizacin de
tecnologas informticas y la aplicacin en el campo educativo como herramienta de gestin
acadmico y como portal virtual de una institucin.

Las tics (Tecnologas de Informacin), deben y deberan ser utilizadas y aprovechadas en un

entorno educativo, donde directivos maestros y estudiantes interacten con la Unidad
educativa, en un ambiente de intercambio de datos e informacin. Es por lo que se ha pensado
en desarrollar una aplicacin Web, que sea capaz de virtualizar dichas instancias y que de una
forma dinmica presente la informacin requerida.

El sistema de Gestin EDUCATIVA se acopla a cualquier Institucin Educativa, sin importar el

mtodo de estudio con el que laboren, ya que cuenta con mdulos de configuracin que
permiten cambiar los parmetros de operacin en caso de que se realice algn cambio por
parte de las Autoridades de la Institucin o del Ministerio de Educacin.

Es un sistema con un alto nivel de flexibilidad

PERFIL ADMINISTRATIVO.

Pues bien para poder adentrarnos en el sistema, primeramente lo vamos hacer desde el
entorno administrativo, con un usuario, valga la redundancia ADMINISTRATIVO, el cual tiene
privilegios totales sobre todos los usuarios, entendindose como el usuario que puede
modificar y agregar datos e informacin vital del sistema.

Ingresamos el nombre de usuario y luego digitamos la contrasea, inmediatamente nos

aparecer el entorno del Administrador, en donde encontramos las diferentes opciones que
involucran a la institucin, tales como ACADEMIAS. En este caso la institucin cuenta con dos
ACADEMIAS colegio y superior.

Para entender de mejor manera el Termino que utilizamos aqu. Una Academia podra ser las
diferentes secciones, niveles educativos u ofertas acadmicas que tenga la institucin.

En este ejemplo, la institucin cuanta con dos ofertas acadmicas:

LA ACADEMIA Colegio en la maana y tarde con sesiones matutina y vespertina con nivel
BACHILLERATO

Y la ACADEMIA Superior que funciona por la noche y es de nivel superior o POST-

BACHILLERATO.
Si se desease crear ms Academias se lo puede hacer desde este panel dirigindose a la opcin
CONFIGURACIN EN LA PARTE DE ACADEMIAS, digitamos el nombre de la Academia y le
indicamos que nivel de educacin es. Damos clic en aceptar y as creamos una academia mas el
cual una ramificacin mas del sistema..

Bien como todas las academias son regidas por la misma institucin educativa desde este
panel podemos cambiar los datos de la institucin dirigindonos a la parte de
CONFIGURACIN > INSTITUCIN, en donde podemos modificar los datos de la misma, tambin
podemos modificar el ENCABEZADO el cual es el que aparece como banner superior en este
lado, y tambin el logotipo el cual aparecer en los reportes que se van a imprimir, lo cual
veremos ms adelante.

Podemos tambin definir las AUTORIDADES tales como rector, vicerrector secretaria etc.

Podemos tambin gestionar los usuarios, existiendo USUARIOS comunes los cuales son los
PROFESORES, ESTUDIANTES, INSPECTORES y USUARIOS ADMINISTRATIVOS, los cuales sern
usuarios con menos privilegios que podrn acceder a este panel, por ejemplo podra el
departamento de estadstica el cual solo manejar lo que se refiere a nmina de alumnos ,
calificaciones, reportes entre otras cosas.

Podemos en todo momento verificar los permisos que tiene cada usuario administrativo.

En la opcin PERIODO LECTIVO se refiere a la creacin de un nuevo ciclo dentro de los cuales
se manejar cada academia y cada configuracin que se haga dentro de la misma, asi q es muy
importante definir al inicio de cada ciclo, definir un periodo lectivo.

Podemos definir la modalidad de cada academia, para poder evaluar, por ejemplo si es
trimestral, quimestral o semestral, los periodos acadmicos, esto ayudar como lo dije antes a
la forma de cmo se van a separar los parmetros de evaluacin.

Bien pues, el sistema tambin cuenta con una opcin de Pensiones para instituciones que son
privadas y en donde los padres de familia pagan la colegiatura de sus hijos de forma mensual,
LA opcin cobros establece un entorno que regula las deudas de cada estudiante con la
institucin.

Para poder explicar lo mencionado primeramente se debe mencionar que se deben crear los
parmetros de configuracin necesarios como por ejemplo agregar rubros que son los tems
que se van a cobrar mensual a los o al estudiante durante el periodo lectivo, por que digo esto,
porque pueden existir rubros por grupo como por ejemplo el rubro de la pensin o
mensualidad que como su nombre lo indica se cobra cada mes y un grupo o varios grupos de
alumnos, tambin pueden existir los rubros individuales como por ejemplo Valores por
exmenes de grado que algunas instituciones les agregan a los alumnos de ltimo nivel o
quizs puede ser un rubro particular que se le cobre al alumno en un mes especfico.

En lo que se refiere a becas, se trata de rubros a favor para los estudiantes, en donde la
institucin puede registrar descuentos a uno o varios estudiantes ya sea por becas o
descuentos preferenciales, todo esto lo podemos hacer y especificar por meses y por
academias.

Pues bueno ya con estos parmetros definidos como son los rubros por cobrar y los
descuentos o becas a descontar en la pensin, nos dirigimos al panel en donde se debe de
registrar el pago a la pensin o mensualidad.

Digitamos el apellido del estudiante y una nmina se desplegar en donde indicaremos y al

cual registraremos el pago.

Damos clic en realizar pago y pues, elegimos el mes al que desea cancelar y agregamos como
tem de la factura y procedemos a realizar el pago.

Si se desea hacer avances de pago como por ejemplo pagar la mitad de la pensin al siguiente
mes se agregar el saldo del mes que abono.

El sistema es capaz de emitir reportes diarios, semanales e individuales de los pagos realizados,
as como tambin de los alumnos deudores.

Aqu cabe destacar algo, si un alumno estuviese en mora, dentro de su sesin de alumno, se le
mostrar una leyenda que indique sus obligaciones pendientes con la institucin y se
bloquear automticamente sus derechos de poder observar las notas va web.

Lo que hemos visto hasta aqu es la parte del administrador en lo que refiere a configuraciones
y acciones globales.

Como lo haba dicho al principio cada institucin puede tener X academias, ya depende de la
oferta acadmica que posea. En nuestro ejemplo tenemos dos Academias. Vamos a entrar
virtualmente a la academia COLEGIO, elegimos la ACADEMIA y damos clic en COLEGIO y nos
adentramos en forma virtual a las configuraciones de dicha academia.

En donde podemos encontrar como primera instancia los cursos creados por el administrador
desde este perfil. Pues como creamos los cursos?, desde esta parte superior, elegimos la
seccin, desde esta parte podemos crear ms sesiones, una vez creada y elegida la seccin ,
pocedemos a elegir un curso, asi mismo deseamos crear mas cursos para porder de entre ellos
elegir, damos clic en crear y grabamos, PODEMOS ELEGIR QUE TIPO DE CURSO ES, SI ES UN
CURSO DE REGIMEN NORMAL O ES UN CURSO DE REGIMEN PRE, por lo general ese tipo de
cursos se crean para establecer que se debe aprobar ese curso para poder continuar a
matricularse en un curso de carrera ya depende del administrador y de la institucin. Luego
elegimos el nivel si es BASICO o BACHILLERATO y la especialidad del curso que vamos a crear y
damos clic en INGRESAR, automticamente se proceder a crear el curso con los parmetros
que hemos puesto.

Para poder observar los alumnos por cada cursos podemos dar clic aqu y se listarn las
nominas de alumnos que tiene el curso.

Cada academia cuenta con los submens:

INSCRIPCION Y MATRICULA

Algunas instituciones realizan una seleccin a sus alumnos ya sea por normas fsicas de la
institucin o por diversos factores, desde aqu se puede inscribir a los estudiantes.

APROBACIONES DE INSCRITOS

El Mtodo de seleccin varia con cada institucin, aqu en este caso el sistema aprobar A LOS
estudiantes con mejores promedios, el mecanismo tambin da la libertad de elegir de entre los
estudiantes que aprueban el proceso o curso de inscripcin.

Podemos hacer la distribucin a cada curso que corresponde. En el presente ejemplo tenemos
que de entre 420 alumnos inscritos en 8avo de bsica solo 246 han aprobado y estn
distribuidos en los cursos correspondientes. Podemos imprimir y publicar resultados de
aprobacin en cualquier momento.

REPORTES DE USUARIOS ADMINSITRATIVOS QUE HAN INSCRITO

Podemos tambin generar reportes de los usuarios administrativos que han inscrito

MATRICULA
Contamos tambin con el panel de matriculacin de estudiantes, en donde podemos elgir de
entre los alumnos nuevos, alumnos de aos anteriores y alumnos que aprueban el curso de
inscripcin.

NOTIFICACIONES

Desde este men, podemos enviar notificaciones ya sea por email o ya sea que se vean en
cada perfil de usuario, a los estudiantes o profesores de la institucin, ya sea por un mensaje
urgente, como recordatorios de eventos etc.

CONSULTAS

El administrador del sitio entendindose as como el usuario administrador pudiendo ser este,
El jefe del departamento de estadstica, la secretaria, la persona encargada de contabilidad, el
rector, vicerrector o director, pueden observar el rendimiento acadmico del estudiante y
consultar, editar e ingresar actas de calificaciones , dependiendo de la jerarqua de permisos
que su perfil tenga.

Puede realizarse consultas de pagos de deudas, de calificaciones, e incluso poder clasificar los
mejores alumnos en rendimiento acadmico.

Desde el panel personal podemos crear a los profesores as como la asignacin de cursos y
materias de las que va a ser responsable el docente, podemos especificar si el docente en
mencin es tutor o dirigente de un curso ect.

Tambin podemos crear inspectores as mismo asignarles un curso.

Bsicamente desde el entorno del administrador se puede filtrar toda la informacin

ingresada y modificar ciertos parmetros que van a regir a cada academia, claro dependiendo
de cada usuario y de cada nivel de permisos que cada uno tenga podr interactuar a los que
su tarea corresponde.

El usuario administrador podr disponer de forma dinmica la historia acadmica de los

estudiantes y los periodos escolares, con una estructura gil y eficiente podemos modificar y
actualizar la informacin adems cambiar laos diferentes aspectos que se califican en los
periodos

Bien pues una vez explicada la parte administrativa con un usuario administrador, deseara
explicar desde el perfil de un docente, en donde se pueden realizar diversas tareas tales como
 1. Subir las calificaciones de cada curso a su cargo a travs del entorno web
2. Asi como observar el rendimiento acadmico en tablas porcentuales.
3. Enviar tutoras acadmicas a sus estudiantes, compartir recursos educativos entre
otras casas mas.

El Estudiante pueda acceder de forma virtual a la institucin y poder revisar

1. Sus calificaciones
2. Sus deberes que el profesor enva
3. Materiales online de parte de sus profesores, directivos y alumnos de su red tales
como (archivos, videos, foros, chat )
4. Comentarios y avisos de la institucin
5. Ver sus deudas y facturas pendientes con la institucin. Entre otras cosas mas que mas
adelante veremos.

As mismo