TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

DEFINICION DE ALCANCE EN PROYECTOS

REALIZADO POR:

IDROVO ANDREA
PEREZ GERMAN
GARCIA RAUL

TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

2 junio, 2015

1
PROYECTO CREACION DE UN CENTRO DE ESTUDIO PREUNIVERSITARIO
EN LA CIUDAD DE BOGOTA

1. LUGAR DE EJECUCION Y DURACION DEL PROYECTO

-El proyecto se realizara en la ciudad de Bogot, Colombia, el tiempo de desarrollo

es de 7 meses y el tiempo de vida del proyecto es de plazo indeterminado

2. ENTIDAD SOLICITANTE Y ENTIDAD EJECUTORA

Fundacin Educa es la entidad solicitante y la Consultora Advance es la entidad
ejecutante

3. DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Debido a las exigencias y su alto nivel de puntaje que hoy en idea se requiere para
poder ingresar a las Universidades, tanto pblicas como privadas en Colombia La
Fundacin Educa, ha visto la necesidad de crear un Centro de Estudios
Preuniversitarios en Bogot con el fin de preparar a los estudiantes para el
examen del Senescyt (Secretara de Educacin Superior, Ciencia, Tecnologa e
Innovacin).

El sistema de evaluacin ha cambiado y mientras en pocas pasadas se evaluaba

por conocimientos, en la actualidad el sistema de evaluacin y por ende las
actividades tanto presenciales en el aula como extra clase se estn enfocando en
las competencias que se forman desde la formacin bsica de los estudiantes.

2
Lo anterior, busca generar en los estudiantes la capacidad ms de conocer, de
saber que el estudiante tenga las capacidades, habilidades y aptitudes para
resolver las situaciones y problemticas que se le presentan en la vida. (Ministerio
de Educacin Nacional, 2008)

Por tanto se busca a travs de este proyecto, dar solucin a esta problemtica con
el fin de que los jvenes mejoren en sus habilidades, capacidades y aptitudes
para ingresar al sistema de educacin superior.

El crculo de estudios contara con una amplia variedad de libros los cuales
aportaran una enseanza didctica; cubriendo con todo el prospecto del
postulante

La Fundacin Educa se ha basado en los altos porcentajes de estudiantes que

reprueban el examen, siendo este de un 61%.

La Fundacin Educa ha contratado los servicios profesionales de la Consultora

Advance, la cual cuenta con 7 aos de experiencia en el mercado, con personal
capacitado en su rea, por lo tanto garantiza la calidad de su trabajo.

La consultora Advance ha asignada al Ing. Fernando Toral como director del

proyecto el cual estar presente en toda la ejecucin del mismo y ser la persona
encargada de mantener la comunicacin entre la Fundacin Educa y la Empresa,
adems entregara informes mensuales sobre el avance, cambios o inconvenientes
que se puedan presentar en el proyecto

4. CALIDAD Y PERTENECIA

Hoy en da conocemos la alta competitividad para el ingreso de diversas entidades

universitarias por eso nuestra prioridad es una buena enseanza con valores

morales; que desarrollen al individuo y los forme acadmicamente con ayuda de

nuestra infraestructura, apoyo de textos y con charlas de orientacin.

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5. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Principal:

Crear un Centro de Educacin Preuniversitario en la ciudad de Bogot enfocado a

la preparacin de los estudiantes que se encuentran en el proceso de
presentacin de pruebas para el ingreso a la educacin superior.

Secundarios:

Establecer las didcticas y metodologas ms eficientes con el fin de brindar a los

estudiantes las herramientas necesarias para la presentacin de las pruebas de
ingreso a la educacin superior.

6. ALCANCE DEL PROYECTO

La Fundacin Educa cuenta con un edificio, que se encuentra ubicado en Bogot

al norte de la ciudad, en la calle Pichincha 3-40 y Bolvar, en el cual funcionara el
Centro de Educacin Preuniversitario.

Este edificio consta de tres pisos, de instalaciones de agua, luz, telfono y

servicios higinicos, el primer piso estar designado al rea administrativa y el
segundo y tercer para las aulas, habr tres aulas por piso y cada aula tendr una
pizarra, un escritorio y 20 escritorios individuales.

Se establecen los siguientes requisitos:

- Se contratar los servicios de una empresa de Diseo para que realice el diseo
del Centro de Estudio Preuniversitario en la ciudad de Bogot y la adecuacin del
mismo.

- Se obtendrn los respectivos permisos para el funcionamiento del Centro de

educacin Preuniversitario.

- Contratar personal capacitado en las reas de: razonamiento lgico-matemtico,

razonamiento verbal, habilidades de comunicacin, metodologa de proyectos e
ingls.

4
- Contratar personal administrativo: recepcionista, secretaria, administrador.

- Contratar los servicios de una empresa de limpieza el cual operara dos veces en
el da.

- Los cursos se abrirn cada mes (primeros das) con una duracin de 25 das de
clase para curso regular, 3 horas diarias (75 horas ctedra acumuladas) y 11 das
para los cursos de los sbados, 7 horas cada da (77 horas ctedra acumuladas),
ambos cursos tienen el mismo costo y nivel de exigencia, el nmero de alumnos
por clase es de 15, esto nos permite un ptimo desarrollo del mismo.

- El costo del curso tendr un valor de 150 dlares aproximadamente por alumno.

- Se visitar todos los colegios educativos del norte de Bogot con el fin de
promocionar el centro de estudio dirigido a preuniversitarios.

- Instalacin de Wifi para el Centro Educativo.

7. ESTRUCTURA DEL TRABAJO DEL PROYECTO

CREACION DE UN CENTRO DE ESTUDIOS

PREUNIVERSITARIOS EN LA CIUDAD DE BOGOTA

Diseo y Obtencin de Contratar Planificacin de

adecuacin de permisos personal cursos
edificio legales

Contratacin de la Obtencin del Realizacin de Planificar apertura

empresa de Diseo permiso de entrevistas para de cursos para el
funcionamiento rea ao lectivo 2016
del Ministerio de administrativa
Educacin
Realizacin de la
obra
Obtencin de Realizacin de Distribucin de
permiso de entrevistas para horarios segn
Control de la obra funcionamiento rea materia dictada
municipal profesional
5
Finalizacin de la Obtencin de
obra permiso de
funcionamiento de
8. RIESGOS DEL PROYECTO

Riesgo Causa Posible impacto

No contar con todos Planeacin administrativa No poder ejecutar el
los recursos o financiera. proyecto. Gastar ms de
lo planeado.
Alta competencia Altas necesidades en el Retirada del mercado
mercado, por lo cual se
crean muchas
instituciones de este tipo.

9. VERIFICACION DEL ALCANCE

Dentro de las actividades planteadas en el alcance del proyecto se encuentran:

- Cotizacin de la empresa de Diseo

- Obtencin de permisos para el funcionamiento legal de la institucin.

- Modelo de pruebas a realizar a candidatos durante el proceso de seleccin para

el rea administrativa y educativa.

- Cotizacin de la empresa de limpieza

- Formalizacin de los cursos, horarios y precios

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10. CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Nombre de tarea Duracin Comienzo Fin Predecesoras

lun mar
0 147 das
11/05/15 01/12/15
lun vie
Diseo y adecuacin del edificio 120 das
11/05/15 23/10/15
lun vie
Contratacin de la empresa de diseo 20 das
11/05/15 05/06/15
lun vie
Realizacin de la obra 90 das 3
08/06/15 09/10/15
lun vie
Recepcin de la obra 10 das 4
12/10/15 23/10/15
lun mar
Obtencin de permisos legales 27 das
26/10/15 01/12/15
Obtencin de permiso de funcionamiento lun mar
27 das 16,5
del ministerio de educacin 26/10/15 01/12/15
Obtebcin de permiso de funcionamiento lun mar
12 das 5
municipal 26/10/15 10/11/15
lun mar
Obtencin del permiso de los bomberos 2 das 5
26/10/15 27/10/15
lun jue
Entrevistas de trabajo 39 das
11/05/15 02/07/15
lun vie
Anlisis y seleccin de hojas de vida 20 das
11/05/15 05/06/15
lun vie
Entrevistas de trabajo 5 das 11
08/06/15 12/06/15
lun vie
Examen mdico 10 das 12
15/06/15 26/06/15
lun jue
Contratacin de personal 4 das 13
29/06/15 02/07/15
lun vie
Planificacin de cursos 30 das
11/05/15 19/06/15
lun vie
Armar el pensum 20 das
11/05/15 05/06/15
lun vie
Definir mtodos de evaluacin 5 das
11/05/15 15/05/15
lun vie
Creacin de cursos 10 das 16
08/06/15 19/06/15

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11. Ruta Crtica

Diagrama de Gantt proyecto Creancin de un Centro de Estudio Pre Universitario 120 132 H=15
135 147
110 120 H=0 12d
0 20 H=0 20 110 H=0 110 120 Permiso
0 20 20 110 Municipi
00 20d 90d 10d
00 Contratar Realizacin Recepcin
empresa Obra Obra
120 122 H=25
Inicio 145 147
2d
0 20 H=108 20 25 H=108 25 35 H=108 35 39 H=108 Permiso
108 128 128 133 133 143 143 147 Bomberos
20d 5d 10d 4d
Anlisis Entrevist Examen Contrataci
de hojas as Mdico n Personal 147 147
120 147 H=0 147 147
120 147
Fin
27d
Permiso
Funcionamie
0 20 H=100 nto
100 120 Ministerio
20d
Armar el
pensum
20 30 H=117
137 147
10d
Creacin
de

05 H= 142
142 147
5d
Mtodos
evaluaci

La ruta crtica es la sucesin de actividades de mayor duracin y nos ayuda a

determinar cunto va a durar nuestro proyecto, con un diagrama como el anterior
podemos identificar las actividades que en determinado momento pueden iniciar
simultneamente y cuales tienen que esperar a que se culmine otra para poder
iniciar, de igual forma podremos determinar la fecha de finalizacin ms temprana
para el proyecto.

Como podemos observar en el grfico anterior que es el correspondiente a la Ruta

Crtica de nuestro proyecto, se muestra el recorrido en el que nos basaremos para
alcanzar el objetivo de este proyecto, planteado para realizarse en 147 das.

8
12. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Costo
ITEM S ACTIVIDADES Unidad Cantidad Unitario Subtotal Total
1 Diseo y adecuacin del Centro de Estudios Preuniversitario m2 900 75,00 67.500,00 67.500,00
2 Obtencin de permisos legales und. 1 2.500,00 2.500,00 2.500,00
3 Entrevistas de trabajo horas 39 42,45 42,45 1.655,55
4 Planificacin de cursos horas 30 55,00 55,00 1.500,00
5 Equipos de Oficina 10.740,00
Escritorios para personal acadmico y administrativo und. 9 140,00 1.260,00
Juego de escritorio-silla para aulas (6) und. 90 30,00 2.700,00
Pizarras und. 6 80,00 480,00
Equipos de computacin: administrativo - aulas und. 9 600,00 5.400,00
Impresoras und. 2 450,00 900,00
6 Infraestructura Tecnolgica 10.620,00
Proyectores und. 6 420 2.520,00
AP (WiFi) und. 3 400 1.200,00
Servidor und. 1 6500 6.500,00
Multifuncional und. 1 400 400,00
7 Materiales de oficina y menaje mes 4,9 50,00 245,00 245,00
8 Gastos por limpieza y mantenimiento edificio mes 12 120,00 1.440,00 1.440,00
9 Servicios Generales 355,00
Consumo agua mes 1 120,00 120,00
Consumo energa electrica mes 1 75,00 75,00
Servicio internet banda ancha mes 1 80,00 80,00
Servicio telefnico mes 1 80,00 80,00
10 Costos Personal Administrativo 18.360,00
Secretaria-recepcionista mes 12 550,00 6.600,00
Administrador-Contador mes 12 980,00 11.760,00
11 Costo personal Docente 24.000,00
Materia: Razonamiento lgico matemtico mes 12 500,00 6.000,00
Materia: Razonamiento verbal mes 12 500,00 6.000,00
Materia: Habilidades de comunicacin mes 12 500,00 6.000,00
Materia: Metodologa de proyectos/ingles mes 12 500,00 6.000,00
TOTAL 138.915,55

Observaciones a tomar en cuenta:

1
Se estima un costo de 75 dlares por metro cuadrado, el edificio tiene 900m2.
2
Se estima un costo de 2500 dlares para que el Centro entre en funcionamiento
por permisos y trmites ante el Ministerio de Educacin, Municipalidad,
Bomberos, entre otros.

3
Este rubro contempla gastos por trabajo a realizarse, con un asesor experto en
el tema educativo. Se estima costo hora/hombre por $ 42.45 por 39 das. Los
valores indicados son costos referenciales.

9
4
Se considera como costo los honorarios profesionales que se estima gastar en
un profesional acorde a las necesidades del proyecto, por un mes de trabajo

Se prev trabajar con artesanos para obtener calidad y buenos precios de

pupitres, sillas y pizarras, se estima un costo unitario por juego de escritorio-
silla de $ 30 y pizarras de $ 80 c/u
8
Se estima un gasto por mantenimiento y limpieza bajo
contrato

11
Los docentes se estima trabajarn a medio tiempo, los valores registrados
corresponden a estimaciones. En la formulacin del proyecto se tendr
especificado la labor de cada uno y por ende su costo real.

13. CURVA DE RECURSOS

10
La curva de recursos es un sistema de gestin que nos muestra una medicin del
desempeo del proyecto en lo relativo al presupuesto y su cronograma, partiendo
desde una lnea base de acuerdo a lo planificado con un presupuesto calculado y
fijado en base a nuestra planeacin de costos y un tiempo de ejecucin bien
definido.

De tal manera que tendremos 3 lneas que nos permiten dar seguimiento al
proyecto.

La primera es la del valor planeado (PV) como la que se muestra en la grfica

anterior donde se especifica el avance del proyecto y el dinero que se va a ejercer
durante la ejecucin con forme avanzamos en el proyecto; como podemos
observar dicha grfica nos indica perodo a perodo cmo se ejecutar el costo
respectivo de cada actividad, lo cual comparado con el plan ideal nos indica si
nuestro proyecto puede terminarse dentro del presupuesto especificado.

En nuestro proyecto ejerceremos $140,000 dll en 147 das de acuerdo a lo

planificado y sabemos que durante las primeras 8 semanas nuestros costos
deberan de ser inferiores a $20,000 dll y que entre la semanas 21-22 se habrn
gastado $60,000 dll aproximadamente.

No tendremos las 2 lneas faltantes por que dichas lneas se generan durante la
ejecucin del proyecto pero se muestra un ejemplo de ellas en el siguiente grfico.

11
La segunda lnea se refiere al costo real (AC), que durante la ejecucin nos va a
indicar el costo real del trabajo ejecutado. Lo ideal es que coincida con la lnea del
valor planeado, sin embargo cualquier retraso o cambio durante la ejecucin
afectar al presupuesto o al menos el tiempo de ejercerlo se ver afectado.

Y la tercera lnea corresponde al valor ganado (EV) que es el valor estimado del
trabajo realmente realizado y que puede ser medido.

Realizar un corte durante la ejecucin del proyecto nos ayuda a verificar que
estemos en tiempo y forma dentro de presupuesto si la variacin en las curvas es
considerable, se tienen que hacer ajustes para poder llegar a una terminacin
satisfactoria de nuestro proyecto.

12
 Conclusiones

1. El Administrador de proyectos debe tener la visin financiera con el fin de

proyectar los costos, gastos y de esta forma realizar el presupuesto del proyecto.

2. A travs del presente se proyecta determinar las posibles necesidades y

falencias con lo referente al sistema educativo y sus diferentes estrategias de
evaluacin.

3. Una buena planeacin de los proyectos en cuanto a sus aspectos principales,

como lo son el tiempo, alcance, costo y calidad, permiten la buena gestin de los
proyectos y por tanto garantiza o por lo menos prev una mejor rentabilidad del
proyecto.

4. Las diferentes tcnicas de administracin del proyecto como lo son el mtodo

PERT, ruta crtica, diagramas de Gantt, entre otras permite la buena gestin de los
proyectos, as como emplear de la mejor manera posible los recursos con los que
cuenta el Administrador de Proyectos.

5.- Las grficas S son una herramienta que nos permite monitorear el tiempo de
ejecucin y los gastos generados de acuerdo a l avance del proyecto, es
recomendable hacer varios cortes para verificar que estamos dentro de lo
planeado o para poder hacer algn ajuste en caso de ser necesario.

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 Bibliografa

Banks, D. (s.f.). http://www.ehowenespanol.com/determinar-limites-alcance-

proyecto-como_292681/. Recuperado el 3 de Mayo de 2015, de
http://www.ehowenespanol.com/determinar-limites-alcance-proyecto-
como_292681/

Nacional, M. d. (s.f.). http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-162392.html.

Recuperado el 1 de Mayo de 2015, de
http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-162392.html:
http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-162392.html

Rivera, I. (15 de Noviembre de 2011). http://ivanrivera-

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pmp.blogspot.com/2011/11/como-se-puede-definir-y-medir-el-exito.html:

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