Está en la página 1de 4

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Nombre Documento: Generacin de Contrato de Venta Cdigo: P-COM-01


Fecha Aprob.: 03-07-2017
Aprobado por: Coordinador de Calidad N Rev.: 06

1. Objetivo:

Este procedimiento tiene como objetivo definir la forma de generar y administrar los
contratos de venta entre Lican y los clientes.

2. Alcance:

El alcance de este procedimiento incluye todos los contratos de venta realizados por
Lican.

3. Referencias y Definiciones.
3.1. Referencias:
3.1.1. Norma ISO 9001:2015, tem 8.2.

3.2. Definiciones:
Contrato de Ventas Es un documento que establece los requisitos acordados entre Lican
y un cliente, transmitidos por cualquier medio. Este contrato es un
compromiso adquirido entre Lican y el cliente, en que ambos se
compromete a cumplir con ciertas condiciones que se han acordado
con anticipacin a la venta: Tipo de producto, cantidad, precio, forma
de pago, fecha y forma de entrega, otras condiciones acordadas. El
contrato corresponde a una Orden de Compra o una Orden de Pedido
aprobadas por Gerente General o Comercial o Contador.
Venta de mesn Corresponde a una venta que se realiza directamente en la oficina de
Lican con entrega inmediata del producto. En la venta de mesn no
hay un acuerdo previo entre el comprador y Lican que genere un
compromiso futuro, por lo tanto no se requiere una Orden de Compra
u Orden de Pedido. Este tipo de venta no da origen a un Contrato de
Venta.

Pgina 1 de 4
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Nombre Documento: Generacin de Contrato de Venta Cdigo: P-COM-01


Fecha Aprob.: 03-07-2017
Aprobado por: Coordinador de Calidad N Rev.: 06

4. Responsabilidades.
Las responsabilidades de este proceso recaen en las siguientes personas:
Gerente Comercial (GC) Verificar la aplicacin de este procedimiento.
La confeccin y mantencin del listado de clientes.
Contactos de venta con Clientes principalmente
internacionales.
Asistente de Contabilidad (AC) Contacto y gestin de venta con Clientes nacionales.
Cumplir con los plazos de entrega, tomando las medidas
que sean necesarias para este fin y poniendo en
conocimiento del Gerente Comercial, en su defecto el
Gerente General, en forma oportuna, de las eventuales
dificultades que pudieran impedir el cumplimiento de algn
contrato de venta.
Gerente General, Gerente Aprobar un contrato de venta
Comercial y el Contador.

5. Actividades.

5.1. Venta a un cliente nuevo:


En el caso de un cliente nuevo, el proceso de venta comienza por el contacto del
personal de Lican con un potencial cliente interesado en comprar los productos de la
empresa. Este contacto puede ser personal, telefnico o va email. Se discuten las
caractersticas tcnicas de los productos (garantas), las recomendaciones de uso,
las cantidades requeridas, sus precios, las condiciones de entrega, la fecha para la
entrega, las condiciones para el pago y el periodo de validez de la oferta.

5.2. Definicin de condiciones de pago cliente nuevo:


Siempre que se trate de un cliente nuevo que requiere plazo de pago a crdito, el
rea comercial debe solicitar referencias comerciales del cliente (Banco y sucursal
donde tiene cuenta corriente, referencia de otros proveedores, tres ltimas
declaraciones de IVA, u otra informacin relevante). Esta informacin debe ser
analizada por el Gerente General o Comercial para decidir si se otorgar crdito al
nuevo cliente.

Pgina 2 de 4
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Nombre Documento: Generacin de Contrato de Venta Cdigo: P-COM-01


Fecha Aprob.: 03-07-2017
Aprobado por: Coordinador de Calidad N Rev.: 06

5.3. Base de dato de Clientes:


La Base de datos de Clientes y sus perfiles de venta, se mantiene actualizada por el
AC o CO, en el Sistema de Gestin Computacional de la empresa. Cualquier
cambio de las condiciones comerciales del Cliente debe ser autorizado por el GC o
CO.

5.4. Envo de Cotizacin:


Las cotizaciones son preparadas y enviadas al cliente por:
GC, para ventas internacionales.
AC y GC, para ventas nacionales.

5.5. Formalizacin de la Compra:


Si el potencial cliente acepta las condiciones estipuladas en la Cotizacin, enva a
Lican un documento formal de aceptacin de la oferta u Orden de Compra va email.
Si para el cliente no es posible emitir una orden de compra, el Asistente Contable
emitir un documento equivalente a la orden de compra denominada Orden de
Pedido. (ver formulario R-COM-01 Orden de Pedido).

5.6. Autorizacin de Contrato de venta:


Una vez recibida la Orden de Compra de un cliente o en su defecto Orden de
Pedido (generada internamente), esta debe ser revisada por el AC y posteriormente
por el GC o CO para verificar que las condiciones indicadas en ella corresponden a
lo ofertado. Si la Orden de Compra u Orden de Pedido es aceptada, esta debe ser
firmada por la GC o CO, transformndose esta en un Contrato de venta. El contrato
de venta es entregado al AC para proceder con el despacho en las condiciones y
fecha acordadas con el cliente.

5.7. Autorizacin de contrato de venta a cliente antiguo (nacional):


Para solicitar la autorizacin de la venta el AC debe anexar el estado de cuenta del
cliente a la Orden de Compra (u Orden de Pedido) y presentar para su firma al GC o
CO, transformndose esta documentacin en un Contrato de venta. El contrato de
venta es entregado al AC para proceder con el despacho en las condiciones y fecha
acordadas con el cliente. Si la documentacin presenta reparos, el GC o CO o AC
se comunicar con el cliente de manera de ajustar las condiciones de la venta y si
procede emitir una nueva Orden de Compra.

Pgina 3 de 4
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Nombre Documento: Generacin de Contrato de Venta Cdigo: P-COM-01


Fecha Aprob.: 03-07-2017
Aprobado por: Coordinador de Calidad N Rev.: 06

5.8. Venta a un cliente extranjero (exportacin):


El proceso de negociacin lo realiza directamente el GC, solicitando al cliente
extranjero que confirme su pedido enviando a Lican una Orden de Compra o una
confirmacin del negocio va email. El GC responder dicho email con un email de
confirmacin de embarque. El GC prepara una Factura Pro-forma y una Lista de
Empaque Provisoria. Estos documentos se envan adjuntos en un email de
confirmacin de exportacin al GO, al AC, a la empresa de Comercio Exterior y
a la empresa de transporte internacional (embarcador), para que preparen la
mercadera y coordinen la carga y el despacho del contenedor al puerto. Este email
de confirmacin de exportacin debe ir con copia el cliente extranjero para
mantenerlo informado de los detalles del embarque. La Factura Pro-forma una vez
revisada, aprobada y firmada por el GC, se transforma en Contrato de Venta de
Exportacin.

6. Registros

N Nombre Almacenamient Respon Conservacin Disposicin Recuperacin Preservacin


Registro o
1 Base de Datos Sistema de CO Indefinido N/A Por Rut, por Sistema
Clientes Gestin Nombre, etc. computacion
Computacional al con clave
2 Orden de Archivador CO Indefinido N/A N correlativo Of. Contable
Compra u Orden Ventas de factura
de Pedido
3 Contrato de Archivador CO Indefinido N/A N correlativo Of. Contable
Venta de Facturas de de factura
Exportacin Exportacin

7. Modificaciones (respecto de la rev. anterior)

Con motivo de la migracin a la norma ISO 9001:2015, el procedimiento se rehzo en


forma completa, reemplazando al procedimiento P-COM-7.2-01 Generacin y Revisin
de un contrato de venta, rev. 05.

8. Anexos
No aplica

Pgina 4 de 4