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CONELAK S. de R.L. de C.V.

PROCEDIMIENTO No. TTULO: FECHA DEL PROCEDIM.


ORDENAMIENTO DE SERVIDOR - 2017
CLK-01 08-OCTUBRE-2017

REV. 0 HOJA 1 DE 5

1.0 ORDENAMIENTO DEL SERVIDOR 2017.

INDICE

1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVOS
3. ANTECEDENTES
3.1 Los dos extremos en la organizacin de los archivos
3.1.1 Descontrol, desorden y falta de criterios
3.1.2 Organizacin con ciertos criterios establecidos
3.2 La centralizacin por s sola no resuelve el desorden
4. PLAN PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS
4.1 Recomendaciones generales
4.2 Criterios para organizar las carpetas
4.2.1 Organizar las carpetas segn departamentos
4.2.2 Organizar las carpetas segn el flujo de trabajo
4.2.3 Organizar las carpetas segn el acceso de los usuarios

1. INTRODUCCIN

Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones. Es un recurso esencial que correctamente
organizado garantiza el flujo y disposicin de la informacin en forma gil y oportuna; simplifica trmites, evita
la acumulacin innecesaria de informacin y facilita la toma de decisiones.
Los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la evolucin jurdico- administrativa
de las organizaciones.
Los archivos recopilan, conservan y difunden informacin registrada, generada o recibida por una entidad, grupo
o persona en funcin de las actividades que sta realiza.
Dicha informacin puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles
por equipos mecnicos o electrnicos, memorias o discos de computadora, etc.
Como vemos, la importancia de tenerlos organizados es muy importante. Con archivos bien organizados no se
tiene que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la bsqueda infructuosa de informacin, elevando los
costos de operacin, produciendo ineficiencia, atraso, confusin y, en general, una deficiente administracin.
En el siguiente manual se describirn las medidas para tenerlos perfectamente organizados en el servidor de
Conelak.

2. OBJETIVOS

Poder estandarizar el servidor de archivos de Conelak, mediante el uso de procedimientos, tcnicas y polticas
que ayuden a llevar una mejor clasificacin y ordenamiento de todos los archivos que ste contenga.

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3. ANTECEDENTES

Una buena organizacin es vital para el correcto desarrollo del trabajo en grupo en cualquier empresa. El grado
de satisfaccin de los usuarios es directamente proporcional a la simplicidad y orden de las carpetas en el
sistema.
Si una empresa decide montar un sistema de carpetas compartidas, el xito depende de las sensaciones de los
trabajadores y de los usuarios. Si las personas que acceden a las carpetas, invierten mucho tiempo en encontrar
los archivos, porque estn mal organizados, entonces se produce la sensacin de frustracin y el sistema se
percibe como algo negativo. Si el usuario encuentra sus archivos en unos segundos y adems puede trabajar con
ellos desde cualquier sitio entonces se produce un alto grado satisfaccin que se traduce en una gran valoracin
del sistema.

3.1 Los dos extremos en la organizacin de los archivos

La mayora de los usuarios se encuentran en uno de los extremos:

3.1.1 Descontrol, desorden y falta de criterios

Las carpetas son un cajn desastre dnde se echan las cosas simplemente para guardarlas. Se suele mantener un
cierto optimismo en que cuando algo haga falta se encontrar y si algn da se tiene tiempo se organizar.
Normalmente ese da nunca llega. Es una situacin muy fcil de detectar. Encontrar un archivo cuesta mucho
tiempo y esfuerzo. En el peor de los casos conlleva la revisin de muchas carpetas y archivos, incluso abriendo
los archivos para ver qu contienen.
Es necesario realizar un pequeo esfuerzo inicial con el fin de organizar de forma eficiente los archivos y
carpetas de la empresa o del grupo de trabajo.

3.1.2 Organizacin con ciertos criterios establecidos

Los archivos son localizados en cuestin de segundos. Nunca se tarda ms de un minuto en encontrar un archivo.
La estructura de carpetas est organizada segn la actividad de la empresa o segn los procesos que tienen lugar
en la empresa o el grupo de trabajo.

3.2 La centralizacin por s sola no resuelve el desorden

Es necesario realizar un pequeo esfuerzo inicial con el fin de organizar de forma eficiente los archivos y
carpetas de la empresa.
De otra forma lo nico que se conseguir es trasladar el desorden desde los ordenadores de los usuarios hacia un
lugar centralizado (en ste caso, el servidor de archivos de Conelak) y la nica ventaja ser que los archivos
estarn disponibles en Cloud. Trasladar los problemas de un sitio a otro no es la solucin.
Definir una buena estructura de archivos y carpetas para una empresa o grupo de trabajo no debera llevar
mucho tiempo. Una vez definida, existe un pequeo perodo de adaptacin de los usuarios a esta estructura.
Superados estos pasos, el resultado ser espectacular y supondr, a largo plazo, el ahorro de cientos de horas
perdidas en la bsqueda de los archivos.
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4. PLAN PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

4.1 Recomendaciones generales

Para crear una estructura organizada y eficiente deberamos seguir unos criterios fundamentales:

No crear estructuras de carpetas de ms cuatro niveles. Las estructuras de carpetas con ms niveles
nos dificultan la bsqueda de archivos y la percepcin de la organizacin general. Est demostrado que las
estructuras de ms de cuatro niveles son tediosas de manejar. Una estructura de como mximo cuatro
niveles deberan bastar a cualquier tipo de organizacin por grande o compleja que sea.
No duplicar archivos. Esto debera ser ley en nuestra organizacin. Un archivo siempre debe
permanecer en su lugar y slo duplicarse como copia de seguridad o si queremos mantener una copia de
cmo estaba el archivo en un momento determinado. Los archivos duplicados, slo deben ser aquellos que
pensamos que no vamos a usar nunca ms. La carpeta o el propio nombre el archivo debe indicarnos sin
lugar a dudas que este archivo no es de uso corriente.
Imitar el orden de trabajo de nuestra organizacin. Si ya se dispone de algn tipo de organizacin de
los archivos en papel, este debera determinar la organizacin de nuestras carpetas. Si no, la estructura
debera seguir lo ms fielmente posible el orden del trabajo y los archivos generados en cada fase. En
relacin con el apartado anterior, una estructura de archivos en papel nunca tiene ms de cuatro niveles:
mueble archivador, archivador, carpeta, subcarpeta.
Determinar quin debe acceder a las carpetas. En cualquier empresa, no todos los usuarios deben
tener acceso a todas las carpetas y archivos. Por un lado, nunca es necesario que todo el mundo acceda a
todo, como ocurre con los discos virtuales como DropBox y dems aplicaciones del mercado. Cualquier
organizacin seria, necesita de ciertas parcelas privadas y otras compartidas teniendo en cuenta el trabajo
que desarrolla cada usuario que accede al sistema. Hay que recordar que compartir los archivos, ya sea en
Cloud o en una red local no significa barra libre para el acceso a esos archivos y carpetas. Es tan
necesario definir una estructura centralizada coherente, como determinar quin debe tener acceso a la
informacin.
Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos. En la organizacin de las carpetas debemos
distinguir qu archivos van a ser usados en un futuro y cules no. Lo ms sencillo es crear subcarpetas de
almacenamiento que contendrn esos archivos que no prevemos usar en el futuro. La solucin es muy
sencilla, basta con crear carpetas por perodos de tiempo. Por ejemplo, si tenemos una carpeta llamada
Informes, almacenaremos en ella los informes ms recientes. Para los que ya no se van a usar crearemos
subcarpetas que podran ir por meses por ejemplo Enero-2012, Febrero-2012, etc. Todos los informes
que no pertenezcan al mes actual sern copiados a estas carpetas.

4.2 Criterios para organizar las carpetas

Para la correcta realizacin de ste plan, se proponen tres formas fundamentales para organizar las carpetas:

Segn los departamentos o subdivisiones de la empresa o grupo de trabajo.


A partir del flujo de trabajo del grupo.
A partir del acceso de los clientes o usuarios.
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4.2.1 Organizar las carpetas segn departamentos.

En esta organizacin existe una divisin de tareas, cada miembro del grupo est especializado y trabaja sobre
una parte de los procesos de la empresa.
Por ejemplo, la estructura podra ser la siguiente:

Administracin
Contabilidad
o Balances
Ao 2010
Ao 2011
Recursos Humanos
Compras
Sistemas

Se trata de construir la estructura de las carpetas en funcin de los departamentos de la empresa.

4.2.2 Organizar las carpetas segn el flujo de trabajo.

Esta metodologa consiste en identificar los flujos de trabajo en los procesos que realiza la empresa. Por ejemplo,
al tratarse de Conelak, se pueden identificar algunos flujos:

Presupuestos
o Presupuesto aceptados
o Concursos
o Facturas
o Reclamaciones
Proyectos
o En curso
o Terminados

4.2.3 Organizar las carpetas segn el acceso de los usuarios.

Este mtodo es muy utilizado por aquellas empresas o grupos de trabajo que organizan sus tareas en funcin de
proyectos o servicios a clientes. Una posible estructura de este tipo conlleva la creacin de una carpeta para cada
cliente. Entonces la persona encargada ser la que tenga acceso a esta carpeta.

Proyectos
o Essilor
Presupuestos
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Presupuestos aceptados
Facturas
o Plaza Chapultepec
Presupuestos
Presupuestos aceptados
Facturas

FIN DEL DOCUMENTO