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Siguen las mejoras en Excel 2016: 6

nuevas funciones, 1 nuevo grfico y 1


nuevo tema
Al momento de salir al mercado Office 2016 (en septiembre de 2015),
Microsoft afirm que los usuarios de Office 365 ya no tendran que esperar al
lanzamiento de la prxima versin de la suite para recibir nuevas
funcionalidades. Pero, sinceramente, nunca me haba imaginado que
apareceran con tanta frecuencia ni que seran cambios tan significativos.
Aqu va el resumen de las mejoras del ltimo mes:
Lo primero que me llam la atencin fue el primer ttulo Ms funciones y luego
la frase: Evite las funciones SI anidadas. Y no es que yo les tenga especial
alergia a las funciones SI anidadas, pero reconozco que tienen su complejidad y
que cualquier nueva caracterstica de Excel que nos haga ms fcil el trabajo
diario es bien recibida. As que me puse a investigar ms sobre este tema y ver
qu sacaba en limpio sobre todas las novedades que tan sorpresivamente me
anunciaba Excel.

Importante:
Tal vez por error, algunas de estas funcionalidades estuvieron disponibles, en un
principio, para todos los usuarios que contaran con Excel 2016 actualizado.
Actualmente solo estn disponibles para quienes, adems de contar con Excel
2016 actualizado, estn suscritos a Office 365. (Las 6 nuevas funciones, sin
embargo, estn disponibles tambin en Excel Online y Excel Mobile, ambos
gratuitos.)

Tema negro
Por primera vez (que yo recuerde) es posible vestir a Office de color negro.
Segn dicen sus desarrolladores, ese cambio fue motivado por demanda
popular. Para aplicarlo solo hay que hacer clic en la ficha Archivo, all elegir la
opcin Cuenta y, en la lista desplegable Tema para Office, elegir Negro. El
cambio de tema afecta a todas las aplicaciones de Office.
Autocompletar mejorado
A medida que digitamos ciertas expresiones dentro de una frmula, Excel nos
sugiere los nombres que podemos estar tratando de escribir para que los elijamos.
La mejora incorporada a esta caracterstica consiste en que ya no solo sugerir las
funciones (y otros elementos) que empiecen con la cadena de texto que hemos
digitado, sino que sugerir adems las que contengan dicha cadena en cualquier
parte de su nombre y no solo al principio.
Grficos de embudo
Aparte de los 6 tipos de grficos nuevos que ya inclua Excel 2016 desde su
aparicin, se ha sumado uno ms: el grfico de embudo.
Los grficos de embudo sirven para mostrar cmo disminuye un valor inicial a
medida que pasa a travs de las distintas fases de un proceso. Por ejemplo, el
grfico de la imagen anterior indica la diferencia entre la cantidad de clientes
potenciales y las ventas efectivamente cerradas. En el proceso que va de un valor
a otro, hay una serie de fases a travs de las cuales la cantidad inicial disminuye
paulatinamente.

Nuevas funciones
Y llegamos a las novedades que me parecen ms interesantes: las nuevas
funciones. Son 6 y lo mejor es que se trata de funciones fciles de usar y que
ayudan a simplificar tareas cotidianas. (Las funciones incorporadas en los
ltimos aos eran tiles mayormente en reas muy especficas y por un porcentaje
pequeo de usuarios.)
Las nuevas funciones son UNIRCADENAS y CONCAT (que sustituye a
CONCATENAR), para combinar listas o rangos de cadenas de texto (y no solo
celdas aisladas); MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO, para encontrar el
mximo o mnimo de un rango con una o ms condiciones
y SI.CONJUNTO y CAMBIAR, para evitar las funciones SI anidadas (si no por
completo, al menos, una gran cantidad de ellas).

Segn ha declarado el equipo de Office, las 6 nuevas funciones se eligieron


en base a sugerencias de los usuarios y son parte de la mejora continua
propuesta a partir del lanzamiento de Excel 2016. Por ahora, solamente
estn disponibles en algunas versiones de Excel, especficamente en Office
365, Excel Online y Excel Mobile (los dos ltimos, gratuitos).

Las nuevas funciones son UNIRCADENAS (en ingls:


TEXTJOIN) y CONCAT (que sustituye a CONCATENAR) para combinar
listas o rangos de cadenas de
texto, MAX.SI.CONJUNTO (MAXIFS)y MIN.SI.CONJUNTO (MINIFS)
para encontrar el mximo o mnimo en un rango con una o ms
condiciones y SI.CONJUNTO (IFS) y CAMBIAR (SWITCH) para evitar
las funciones SI anidadas. Veamos algunos detalles ms sobre cada una de
ellas.

UNIRCADENAS y CONCAT
Una tarea muy comn para cualquier usuario de Excel es combinar textos
de diferentes celdas. Hasta hoy, si necesitbamos unir todos los textos de
un rango, la nica opcin disponible (excluyendo el uso de macros) era
especificar cada celda individualmente, mediante la
funcin CONCATENAR o con el operador &.

Por ejemplo, para unir todos los textos de las celdas A2 a E2, separados por
comas, lo ms probable era que empleramos una de estas dos frmulas:
=CONCATENAR(A2; ", ";B2; ", ";C2;", ";D2;", ";E2)
=A2&", "&B2&", "&C2&", "&D2&", "&E2
Pero la ventaja de las nuevas funciones UNIRCADENAS y CONCAT es
que nos permiten concatenar rangos enteros. UNIRCADENAS admite,
adems, la especificacin un delimitador(como la coma o el espacio) para
que Excel lo intercale entre trmino y trmino. Tambin nos permite indicar
si deben ignorarse las celdas vacas que hubiera en el rango.

Usando el ejemplo anterior, con UNIRCADENAS podramos resolverlo


as:
=UNIRCADENAS(", "; VERDADERO;A2:E2)

Teniendo en cuenta que, en lugar de VERDADERO podemos colocar


un 1 (y en lugar de FALSO, un cero), la frmula incluso podra abreviarse
ms:
=UNIRCADENAS(", "; 1;A2:E2)

Como primer argumento debe especificarse el trmino delimitador; en


segundo lugar, si se deben saltear las celdas vacas y, finalmente, el rango
del cual Excel deber tomar los textos a unir.
Por otra parte, la funcin CONCAT es muy similar a CONCATENAR (a
la que sustituye) con la mejora de admitir rangos de los cuales extraer los
textos. A diferencia de UNIRCADENAS, no permite intercalar un
separador entre trmino y trmino, ni tampoco incluir celdas vacas (las
excluye de forma predeterminada).

Puedes obtener una descripcin ms detallada sobre estas funciones en los


siguientes enlaces UNIRCADENAS y CONCAT, de la ayuda de Office
2016.
SI.CONJUNTO y CAMBIAR
La nuevas funciones SI.CONJUNTO y CAMBIAR ofrecen
algunas alternativas al uso de las funciones SI anidadas. No hacen posible
la erradicacin total de los SI anidados, pero, al menos, simplifican el
trabajo en dos de sus estructuras tpicas.

Las funciones anidadas son aquellas en las que una funcin SI se inserta
dentro de otra funcin SI, siguiendo la forma genrica: "SI(SI(SI()))". Y,
si bien, la funcin SI es una de las ms tiles en Excely usar SI anidados es
una prctica muy comn, a la mayora de los usuarios les resultan
complejas las anidaciones y tratan de evitarlas.

Por eso creo que estas dos nuevas funciones pueden lograr buena
aceptacin, aunque habr que esperar bastante hasta que se hagan de uso
masivo.

La funcin SI.CONJUNTO permite especificar una serie de condiciones


en una sola funcin, de manera lineal y sin necesidad de anidar nada.
Cada condicin es seguida por el resultado que deber devolverse si la
condicin se cumple. Esto hace que la funcin sea muy fcil de entender.

El patrn que sigue la funcin SI.CONJUNTO es el siguiente:


Condicin1; Resultado en caso de cumplirse
Condicin2; Resultado en caso de cumplirse
Condicin3; Resultado en caso de cumplirse
Y as sucesivamente

El lmite son 254 argumentos, es decir, 127 pares Condicin-Resultado.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, cundo la primera condicin


se cumple, la funcin se detiene y devuelve el resultado especificado para
dicha condicin.
Veamos un ejemplo. Supongamos que debes calificar los exmenes de un
grupo de personas; la calificacin que le corresponde a cada uno est
determinada por el puntaje que hayan obtenido.
Un puntaje mayor o igual a 90 equivale a una calificacin A.
Un puntaje entre 80 y 89 equivale a una calificacin B.
Un puntaje entre 70 y 79 equivale a una calificacin C.
Un puntaje entre 60 y 69 equivale a una calificacin D.
Un puntaje menor a 60 equivale a "Reprobado".

Usando SI anidados la frmula podra haber sido as:


=SI(C1>=90;"A";SI(C1>=80;"B";SI(C1>=70;"C";SI(C1>=60;"D";"Reprobado"))))

Con la nueva funcin SI.CONJUNTO, la frmula adquiere una estructura


ms clara:
=SI.CONJUNTO(C1>=90;"A";C1>=80;"B";C1>=70;"C";C1>=60;"D";C1<60;"Rep
robado")
La frmula puede leerse as: Si el puntaje en C1 es mayor o igual a 90,
entonces la calificacin es A. De lo contrario, si el puntaje en C1 es mayor
o igual a 80, la calificacin es B. De lo contrario, si el puntaje en C1 es
mayor que o igual a 70, la calificacin es C y as sucesivamente. Es
bastante fcil escribir la frmula de esta manera y tambin es fcil de leer y
de entender lo que hace.

Las condiciones con sus resultados correspondientes se alistan una a


continuacin de la otra:
C1>=90;"A"
C1>=80;"B"
C1>=70;"C"
C1>=60;"D"
C1 <60;"Reprobado"

La funcin CAMBIAR tambin se ocupa de evaluar mltiples condiciones,


pero, como es lgico, tiene algunas diferencias respecto a SI.CONJUNTO.
Una de las principales es que, en lugar de especificar una serie de
expresiones lgicas, se especifica una sola expresin (generalmente una
referencia de celda), cuyo valor se comparara con una serie de valores
posibles, en busca de una coincidencia.
Como primer argumento se indica una referencia de celda (o una
frmula) y, luego, una serie de los posibles valores que el primer argumento
pudiera contener, junto con los resultados que la funcin deber retornar en
caso de coincidencia.

Como ltimo argumento puede especificarse un


resultado "predeterminado", que ser devuelto en caso de que ninguno de
los valores propuestos equivalga al resultado exacto de la expresin.

La estructura bsica es la siguiente:


Celda o frmula a evaluar
Primer valor posible; Resultado en caso de coincidencia
Segundo valor posible; Resultado en caso de coincidencia
Tercer valor posible; Resultado en caso de coincidencia
Y as sucesivamente
[Resultado predeterminado, en caso de que no haya ninguna coincidencia]

La funcin CAMBIAR compara la expresin del primer argumento con


cada una de las posibles respuestas indicadas y, cuando encuentra la
primera coincidencia exacta, se detiene y devuelve el resultado
correspondiente.

En el siguiente ejemplo se determina el nombre de la aplicacin que debe


usarse para abrir un archivo, en base a su extensin.
Si la extensin es xlsx, la aplicacin que abre el archivo es Excel.
Si la extensin es docx, la aplicacin que abre el archivo es Word.
Si la extensin es ddtx, la aplicacin que abre el archivo es PowerPoint.

Usando una frmula con SI anidados, la solucin podra ser:


=SI(B2="xlsx";"EXCEL";SI(B2="docx";"WORD";SI(B2="pptx";"POWERPOINT
";"")))
Con la funcin CAMBIAR, puede expresarse de este modo:
=CAMBIAR(B2;"xlsx";"EXCEL";"docx";"WORD";"pptx";"POWERPOINT")

La frmula pudiera leerse as: Si la extensin en B2 es xlsx, entonces la


aplicacin es EXCEL. De lo contrario, si es docx, la aplicacin es WORD.
De lo contrario, si es pptx, la aplicacin es POWERPOINT.

La forma en que se distribuyen sintcticamente los datos en la funcin es la


siguiente:
B2
"xlsx";"EXCEL"
"docx";"WORD"
"pptx";"POWERPOINT"

La principal ventaja de CAMBIAR es que evita la repeticin de la misma


expresin vez tras vez(en este caso, se evita repetir "B2="). Pero esta
ventaja de la funcin implica tambin una limitacin: Solo puede usarse
cuando evaluamos los diferentes resultados posibles para una misma celda
(o para una misma frmula).

Otra limitante: solo puede evaluar igualdades, si el valor de una celda o el


resultado de una frmula es idntico a otro. No puede, por ejemplo, evaluar
si es mayor o distinto que otro.

Puedes obtener una descripcin ms detallada sobre estas funciones en los


siguientes enlaces SI.CONJUNTO y CAMBIAR, de la ayuda de Office
2016.

Para obtener un anlisis exhaustivo de las funciones lgicas de Excel,


con especial atencin en la funcin SI, te recomiendo el ebook Todo
sobre la funcin SI y otras funciones lgicas de Excel.

MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO
Si ests familiarizado
con CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDI
O.SI.CONJUNTO, las nuevas
funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO no deberan
necesitar mucha explicacin. Era casi lgico que alguna vez llegaran a la
existencia, y en realidad, demoraron ms de lo esperado.

Las clsicas funciones MAX y MIN, devuelven, respectivamente, el


mximo y mnimo valor de un rango. Pero, qu sucede si necesitas
imponer ciertas condiciones? Por ejemplo, si desearas hallar el menor
valor superior a cero, o el mayor valor del mes de junio Para aplicar
condiciones a las funciones MAX y MIN, hasta ahora no tenamos ms
remedio que combinarlas con la funcin SI (e incluso mezclar alguna otra
funcin, dependiendo de las circunstancias).

Sin embargo, ahora ya no ser tan necesario. Con las


funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO puedes
especificar desde una a 126 condiciones a la bsqueda del valor mximo o
mnimo de un rango. Las condiciones pueden ser aplicadas al propio rango
donde estn los valores a evaluar, o en celdas adyacentes.

En julio del 2015 publiqu un artculo donde se daban ideas para encontrar
mximos y mnimos con condiciones. Ahora veamos, la forma en que
pueden resolverse este tipo de situaciones usando las nuevas
funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO.

Por ejemplo, supongamos que, de una lista que detalla las ventas de varias
sucursales entre 2013 y 2015, debemos averiguar: cul fue el mayor monto
vendido en 2014, entre todas las sucursales, y tambin cul fue el menor
monto vendido durante el mismo ao, excluyendo el valor de venta cero.

La sintaxis de las
funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO, son bastante
intuitivas. Tienen la siguiente estructura:
Rango de valores a evaluar
Rango donde se encuentra el primer criterio
Primer criterio
Rango donde se encuentra el segundo criterio
Segundo criterio
Y as sucesivamente...

Veamos como resolver el ejemplo antes propuesto:

La forma de obtener el mayor monto vendido en 2014 entre todas las


sucursales:
La forma de obtener el menor monto vendido durante el mismo ao,
excluyendo el valor de venta cero:
Las frmulas respectivas seran:
=MAX.SI.CONJUNTO(C2:C13;A2:A13;2014)

=MIN.SI.CONJUNTO(C2:C13;A2:A13;2014;C2:C13;">0")

Puedes obtener una descripcin ms detallada sobre estas funciones en los


siguientes enlaces MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO, de la
ayuda de Office 2016.

Prubalas!
Reitero que estas funciones, por el momento, solo estn disponibles para los
suscriptores de Office 365 con Excel 2016 instalado en su equipo, para los
usuarios de Excel Mobile y para los usuarios de Excel Online. Pero, como el
acceso a Excel Online es gratuito para todo el que tenga una cuenta de
Microsoft (por ejemplo, una cuenta de correo de Hotmail o Outlook), si lo
deseas puedes probar all las nuevas funciones sin demasiados
inconvenientes.

Si bien es cierto que estas funciones no causarn una revolucin de


inmediato (la mayora de las versiones de Excel instaladas en el mundo hoy
ni siquiera las tienen disponibles), es bueno saber que existen y estar
preparados para usarlas cuando sea necesario.