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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

INFORME DE AUDITORIA INTERNA


A LOS PROCESO DE:

MANTENIMIENTO, ADQUISICIONES,
PERMANENCIA ESCOLAR, ESTANCIA
ACADMICA PROFESIONAL E INGRESOS,

Realizada del 30 de mayo al 03 de junio de 2016.

Referencia:
AI-01/16.
Informe de Auditoria Interna AI-FO-06
AI-01/2016

Referencia a la norma ISO 9001:2008


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ndice: Pgina:
1. Objetivo 2

2. Alcance 2

3. Hallazgos de auditoria 3

4. Aspectos a considerar para la mejora de los procesos 18

5. Conclusiones 19

6. Anexos 19

CONTROL DE EMISIN:
Elabor: Revis y Autoriz:
Nombre Lderes del Equipo Auditor: Representante de la
y puesto Direccin
Araceli Amador Meza
Enedina Montoya Snchez
Jess Lizbeth Ereva Verduzco Jos Alfredo Inzunza
Adelina Verdugo Encinas Valenzuela
Mara del Carmen Bojorquez Valdez.

Firma
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1. Objetivo: Verificar si el SGC es conforme con las disposiciones planificadas y documentadas


con base en los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y al marco normativo Universitario
aplicable.

2. Alcance: La auditora contempl a una muestra de los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad, a citar: Mantenimiento, Adquisiciones, Ingresos, Permanencia Escolar y Estancia
Acadmica Profesional, mismos se notificaron en el plan de la auditoria.

3. Hallazgos: De acuerdo al procedimiento de Auditoras Internas (AI-PR-01, versin 7), los


hallazgos de auditoria pueden indicar: Conformidad (C) Cumplimiento de un requisito; No
conformidad (NC) Incumplimiento de un requisito, que pone en riesgo la calidad y
conformidad del servicio; Observacin (O) hallazgo que indica afectacin de requisitos que
no ponen en riesgo el SGC, conformidad o calidad del producto o servicio.

El equipo auditor evalu las evidencias recopiladas durante la auditoria, determinando los
siguientes hallazgos:
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Requisito Norma Mantenimiento Tipo de


ISO 9001:2008 Hallazgo
El proceso se audit en Rectora y las Unidades de: Mochis, Guasave,
Guamchil.

4.2.4 Control de En las Unidades auditadas se constaron registros del proceso C


registros correspondientes al perodo Julio-diciembre de 2015 y enero-mayo 2016
como sigue:
MT-FO-01 rdenes para servicios generales y encuesta de satisfaccin del
cliente.
MT-FO-02 Programa Anual de mantenimiento preventivo.
MT-FO-03 Bitcora de mantenimiento y servicio no conforme.
MT-FO-04 Verificacin de mantenimiento preventivo
5.5.3 Comunicacin C
interna Los auditados mostraron evidencias de comunicacin interna, a citar:
correos, Whatsapp, circulares, oficios, llamadas telefnicas.

6.2.2 Competencia, El R.P de la unidad Los Mochis mostro evidencias que demuestra estudios C
formacin y toma de Licenciatura en arquitectura y constancia de haber participado en el SGC
de conciencia y capacitado en metodologa para el plan de accin y anlisis de causa.
En la Unidad Guamchil el RP cuenta con estudios en Lic. en Derecho con
capacitacin en el SGC. El auxiliar de mantenimiento cuanta con estudios
de psicologa educativa, teniendo experiencia emprica en soldadura,
electricidad, plomera, refrigeracin, cerrajera, carpintera etc. se capacito
en la norma ISO.
En la unidad Guasave el RP cuenta con estudios de Lic. en derecho y
ciencias sociales con maestra, tiene constancia de capacitacin en el SGC.
En Rectora el RP cuenta con estudios de Lic. en Administracin y Finanzas
con antigedad de 19 aos, recibi capacitacin en SGC en abril 2016 sobre
la norma ISO 9001-2015, tiene cursos en primeros auxilios y muestra
constancia de DIBA equipos y sistemas contra incendios en prevencin,
proteccin y combate de incendios de agosto 2010, constancia integral de
calidad en el taller de medicin, anlisis y mejora SGC.

7.2.3 Comunicacin Las Unidades auditadas mostraron evidencia de comunicacin con el cliente
con el cliente (personal docente y administrativo) a travs de correos, telfonos, verbal, y C
evolucin de satisfaccin (MT-FO-01)

8.3 Control del La unidad Guasave, Guamchil, Los Mochis y Rectora no ha presentado
Producto No producto no conforme, en la unidad los Mochis se present archivo
Conforme medicin de estado de habilitacin de los baos donde se identifican los C
baos que estn en mal estado y estn en espera de respuesta de rectora

8.4 Anlisis de En la unidad Guasave y los Mochis realizan anlisis de datos de los
datos siguientes requisitos y objetivo de satisfaccin del cliente, seguimiento al C
PNC, evaluar donde se puede realizar mejoras al proceso.

8.5.1 Mejora Por parte del RP de la unidad Guasave comenta que se est trabajando en
continua el incremento de un objetivo con dos metas rea verde e iluminacin. C
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VERIFICACION DEL SEGUIMIENTO A LOS HALLAZGOS EN EL PROCESO QUE A LA FECHA DE LA


AUDITORIA INTERNA SE ENCONTRABAN ABIERTOS
HALLAZGOS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ESTATUS
201404-MT-NC-AI-02.
8.2.2 Auditoras Internas. En las unidades de Guasave, Guamchil y Rectora se
8.5.2 y 8.5.3 Acciones correctivas y mostr el plan de accin y seguimiento donde no se Abierto
preventivas. Los auditados en encuentran hallazgos. En la unidad Mochis se verifico que
Rectora y Unidades conocen los el proceso a nivel institucional donde se encuentran 4
resultados de auditora interna Los hallazgos abiertos segn informe de auditora AI-02-2015,
auditados en Rectora y Unidades la auditada presento evidencia de presupuesto 2015 para
conocen los resultados de auditora reparar los baos del edificio D, para el prximo ao, se
interna correspondiente a 2014 y constat oficio de seguimiento dirigido al titular del
externa al proceso realizada en enero proceso; este hallazgo permanece abierto, la auditada no
de 2015; solo presentaron anlisis de recibi de rectora planes de accin institucional,
causas y plan de accin de los reincidiendo con hallazgo 201404-MT-AI-02
hallazgos de auditora externa MA01; Se constata reincidencia de hallazgo 2014-MT-AI01
no cuentan con los correspondientes a referente a informe para la revisin por la direccin, ya que
auditora interna del ao 2014; se la unidad Los Mochis no recibi de rectora el
constataron evidencias de seguimiento correspondiente Julio-Diciembre 2015.
de los mismos, sin embargo se Se observaron deterioros en baos, reincide hallazgos
mantienen abiertas: 03/MA01/2015
201404-MT-NC-AI-01.
201404-MT-NC-AI-02.
201309-MT-NC-AI-02.
201309-MT-NC-AI-06.

Hallazgo: 201404-MT-NC-AI-01 Se observ reincidencia de hallazgo 03/MA01/2015 dado


5.4.1. Objetivos de la Calidad. que la unidad al mes de mayo no contaba con el programa Abierto
En auditoria AI022015 Se verific de mantenimiento preventivo 2016, es decir no recibi de
el informe para la revisin por la rectora la programacin.
A pesar del desconocimiento del programa anual de la
direccin enero-junio 2015, no unidad dio mantenimiento a la bomba de riego y de agua
coinciden los resultados con los potable; mantenimiento de sanitarios; necesidades
presentados por las Unidades: bsicas; mantenimiento al drenaje sanitario mensual- , se
Mazatln meta1=90% y pint edificio E exterior 70% y pintura en 4 laboratorios 2
meta2=87%; Guasave meta1 98% en el edificio E, manufactura y operaciones unitarios y 2
y meta2 75%; Guamchil meta2 en el edificio B alimentos y fsica.
100%; Culiacn meta2 91%; De obra civil se concluy la barda perimetral (enero-abril )
La Unidad Mazatln no cuenta con edificio F.
medicin de enero-marzo 2015 Los objetivos del proceso son.
Objetivo1: Colaborar a la conservacin de los planteles
dado que no se contaba con educativos en condiciones de operacin con el
personal; adems, falt plan de mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones
accin preventivo por el resultado con requerimiento de mejora de la universidad de
suficiente de la meta 2 = 83.33%. occidente.
En la Unidad Los Mochis se
identific deterioro en baos de En la meta1: Cumplir con las necesidades de
alumnos de los edificios E y D. mantenimiento y/o cambios de equipo de A/A en aulas
didcticas de la universidad al trmino del periodo
cuatrimestral del calendario escolar vigente.

Meta2: Cumplir con las necesidades de mantenimiento en


mdulos sanitarios de la universidad al trmino del periodo
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cuatrimestral del calendario escolar vigente


Mostrando los siguientes resultados por unidad

Jul-dic/15 Ene-abr/16
Unidad M1 M2 M1 M2
Rectora 100% Desco- Desco- Desco-
noce noce noce
Mochis 90%
Guasave 100% 100% 100% 100%
Guamuchil Desco- Desco-
noce noce

Este hallazgo se considera abierto, por no tener claro


como hacer la medicin y no hacerse conforme lo
establece el proceso.
Hallazgo 201309-MT-NC-AI-02 La Unidad los Mochis se muestra resultados de
8.2.1. Satisfaccin del cliente. satisfaccin del cliente de los periodos de julio-diciembre
El hallazgo se mantiene abierto dado del 2015 del 100% y enero-abril el 99.10 % alcanzando un Abierto
que se identificaron diferencias en la resultado satisfactorio.
medicin que presentan las Unidades En la unidad Guasave obtuvieron el 100% de satisfaccin
con Rectora; en el informe para la del cliente en los dos periodos el de julio-diciembre 2015 y
revisin por la direccin de enero-junio enero abril 2016 est en proceso.
2015 se indica que la Unidad Guasave En la unidad Guamchil se determin que presentaron
obtuvo un 100% con 98 encuestas, la evidencia de la medicin del periodo del 2015 y el
Unidad present el resultado de 93% cuatrimestre del 2016, pero se observa que la evaluacin
con 94 encuestas aplicadas. Las se realiz a la subdirectora acadmica y al de servicios
Unidad Culiacn present un ndice de generales no aplicndose de manera directa al cliente
98% mientras que en el informe en quien solicita.
Rectora las rdenes de servicio con En Rectora presentaron la medicin del 2015 y a la
folio 1, 2, 5, 6, 7, 8, 11 y 17 no cuentan medicin institucional del cuatrimestre enero- abril 2016 no
con encuestas de satisfaccin del se present por no haberla realizado.
cliente. La Unidad Mazatln no cuenta
con las rdenes de servicios generales
y encuestas de satisfaccin del cliente
del perodo noviembre 2014 a marzo
2015, seala que no contaban con un
responsable de rea. La Unidad
Mazatln indic que durante el perodo
julio-diciembre 2014 a nivel
Institucional se obtuvo un ndice de
satisfaccin del cliente de 99.3%; el
restado de las Unidades de 100%, en
el informe semestral se indica que el
resultado es de 100%. En Rectora se
identific en las rdenes 71, 75 y 77
falta de evaluacin de la satisfaccin
del cliente.
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Hallazgo 201309-MT-NC-AI- 06 Se mantiene abierto dado que en el depto. del sistema de


5.6.2 Informe para la revisin por la gestin de la calidad hasta la fecha no se ha recibido el
direccin. En Rectora cuentan con informe para la direccin del periodo julio-diciembre 2015. Abierto
los informes para la revisin por la
direccin correspondientes a los
perodos julio-diciembre 2014 y enero-
junio 2015; sin embargo, se
identificaron diferencias en la medicin
de los objetivos de la calidad y
satisfaccin del cliente, con la
informacin proporcionada por las
Unidades. (Ver hallazgos
201309-MT-NC-AI-02 y 201309-MT-
NC-AI-06)

201508-MT-NC-AI-01 En Unidad Mazatln la auditada present el registro del


7.5.1 Control de la produccin y formato MT-FO-04, a partir del mes de abril 2015 a la
prestacin del servicio fecha. Cerrada
Los controles que emplea el proceso En las unidades Los Mochis y Guasave se presenta
para la produccin y prestacin del evidencia de planificacin y anexos de seguimiento del
servicio son: a) Verificacin del programa anual de mantenimiento preventivo 2015 y
mantenimiento preventivo (MT-FO-04) 2016.
realizado por proveedores externos y El auditado en la unidad Los Mochis manifiesta que si
b) Seguimiento del programa de cuenta el llenado del formato de verificacin de
mantenimiento preventivo anexo del mantenimiento preventivo 2015 realizado por el proveedor
programa- externo NO-FO-04 del periodo enero-abril del 2016 con un
La Unidad Mazatln no ha realizado la total de 12 formatos.
verificacin del mantenimiento El auditado de la unidad Guasave presenta los formatos de
preventivo, a travs del control (MT- mantenimiento preventivo 2015 y 2016 presentando
FO-04) correspondiente al perodo evidencias de 2016 al mantenimiento de A/C, canchas
enero-junio 2015. deportivas, transformadores, equipo de jardinera NO-FO-
04 enero-abril con un total de 4 verificaciones
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Requisito Norma Adquisiciones Tipo de


ISO 9001:2008 Hallazgo

Se audit en Rectora y las Unidades de Mochis, Guasave y Culiacn

5.5.3 Las partes auditadas mostraron evidencias de la comunicacin interna, la


comunicacin cual se da a travs de correos electrnicos, grupos de Whatsapp, oficios, de CC
interna manera telefnica y de manera institucional y personal

7.2.3 Las partes auditadas tienen comunicacin con los clientes de manera
Comunicacin personal y a travs de correos electrnicos, llamadas telefnicas por redes C
con el cliente sociales ( facebook, whatsapp etc)
7.5.1 Control de
Los auditados mostraron diferentes controles en la prestacin del servicio
la produccin y
tales como archivos electrnicos pdf de sus computadoras (respaldo en usb,
de prestacin C
del servicio y laptop), para prestar el servicio el proceso emplea un sistema automatizado
denominado SIIA

8.2.2 Auditoras Los auditados conocen los resultados de auditora al proceso realizadas
Internas como sigue: Interna 2015; adems, identifican los informes de auditoras en C
la pgina web del SGC.

La unidades auditadas y rectora muestran evidencia del anlisis de los datos


8.4 Anlisis de de los siguiente requisitos Objetivos y la satisfaccin del cliente para evaluar C
Datos y realizar mejor su trabajo, del periodo julio-diciembre 2015

VERIFICACION DEL SEGUIMIENTO A LOS HALLAZGOS EN EL PROCESO QUE A LA FECHA DE LA


AUDITORIA INTERNA SE ENCONTRABAN ABIERTOS
HALLAZGOS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ESTATUS

Unidad Controles del Controles del PNC


8.3. Control del Producto no Conforme. 201508-AQ-O-
AI-01. Hallazgo detectado en AI022015 PNC en en Rectora
Abierto
En las Unidades auditadas se verific el control y Unidades
seguimiento del producto no conforme (PNC); se Rectora
encontraron las siguientes inconsistencias: las Unidades de Mochis No tiene 14552,10318,10274
Mochis y El Fuerte no cuentan con identificacin del registro Proyectos espec.
mismo, mientras que en Rectora las requisiciones No. Guasave No tiene
8884 y 9725 se encuentran en estatus no conforme de registro
estas dos Unidades; en la Unidad Culiacn se tiene la Culiacn No tiene
requisicin 9993 esta identificacin no la tiene Rectora, registro
adems, el auditado manifiesta que la requisicin 8857 no En las unidades municipales los jefes de
corresponde a su Unidad. adquisiciones no visualizan ni llevan control de
las requisiciones que hacen los responsables
de proyectos especiales.
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Unidad Controles del PNC en Controles


Unidades del PNC en
Rectora
Rectora 10920, 8884, 9436, 8857, 10920
9725
Mochis No lo tiene registrado 8884
Guasave 9436 cerrado 9436
Culiacn 9993 8857
Guamchil - -
Mazatln - -
El Fuerte No lo tiene registrado 9724

Hallazgo 201309-AQNC-AI-01.
5.4.1 Objetivos de la Calidad. 5.4.1 Objetivos de la Calidad.
En auditora AI022015, los auditados en Rectora y Los auditados presentaron medicin respecto al
Abierto
Unidades presentaron medicin respecto al objetivo del objetivo del proceso, relativo a requisiciones
proceso, relativo a requisiciones surtidas de coffee break, surtidas de coffee break, materiales, papelera y
materiales, papelera y consumibles. consumibles.
El proceso obtuvo una tasa de suministro de requisiciones
autorizadas y surtidas enero-junio 2014 = 88.03% y de julio- Unidad Julio-Dic. Ene-abr 2016
diciembre 2014 = 89.80%. Anual Institucional 88.91% 2015
Unidad Julio-Dic. 2014 Enero-Jun. 2015 Rectora 99.62% No lo indica la
Rectora 90.4% 95.15% agenda
Mochis No lo indica agenda 99.55% Mochis 12.8% Desconoce
Guasave 98.53% 97.44% medicin
Culiacn 97.73% 99.83% Guasave 100% No lo indica la
Guamchil 94.71% 95.35% agenda
Mazatln No cta. con 100% Culiacn No lo indica la No lo indica la
medicin agenda agenda
El Fuerte No lo indica agenda 93.75%
Con base en los criterios establecidos en el proceso, los
resultados de enero-junio 2015 son Satisfactorios.
Con base en los criterios establecidos en el
De enero-diciembre 2014 el resultado institucional fue proceso, los resultados de julio-diciembre 2015 son
Satisfactorios.
88.91% segn criterios de evaluacin es Suficiente, no se
realiz anlisis de causa y plan de accin preventivo,
contraviniendo con el requisito 8.2.3 de la norma ISO 9001,
el cual seala que cuando no se alcancen los resultado
planificados se efectuarn correcciones.
En la Unidad Mazatln no cuentan con la medicin del
proceso desconoce resultados de medicin al proceso de
julio-diciembre 2014.
El hallazgo se mantiene abierto dado que los datos
presentados por las Unidades difieren de las del informe
para la revisin por la direccin.
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Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-03 Los auditados en la unidades Mochis, Guasave y


6.2.2. Competencia, formacin y toma de conciencia. rectora cumplen con el perfil ; en la unidad
En auditora AI022015 en Mazatln el auditado mostr Culiacn el auditado no cumple con el perfil del
diapositivas de capacitacin del proceso, mostr evidencia
puesto establecido, pero en su expediente cuenta Abierta
de induccin al puesto y al SGC.
Los auditados mostraron evidencia de la competencia con un oficio que avala como apto para desarrollar
conforme al perfil de puesto. las actividades de su puesto en base a habilidades
Ya se cuenta con el perfil del Jefe de rea del Centro de y experiencias firmado por la Lic. Ruth Vernica
Acopio y Distribucin y Coordinador Administrativo de Altamirano Lpez Subdirectora Administrativa de
Rectora. unidad, el actor del proceso tiene conocimiento
El hallazgo se considera abierto ya que en el procedimiento general y especficos del proceso. Se considera
no se han actualizado estos cambios, la versin vigente es abierto dado que se cambi la versin pas a la
la nmero 9, cuya ltima modificacin es de fecha 30 junio
num. 10 con fecha enero 2016, solo modificando el
2010.
diagrama de flujo, adems el perfil de puesto no se
ha modificado conforme al nuevo puesto, que es
Jefe de Adquisiciones.

2013-09-AQ-NC-AI-05 Los actores del proceso mostraron registros del


4.2.4 Control de registros. proceso tales como requisicin de bienes y
En auditora AI022015, se constataron registros conforme al
servicios, encuestas de satisfaccin bitcora PNC,
procedimiento AQPR01_Vrs09 correspondiente a julio-
diciembre 2014 y enero-junio 2015: seguimiento de requisiciones AQ-FO_06, a la vez
AQFO03 Cuestionario para la evaluacin de proveedores; tambin utilizan formato de requisicin en lnea Abierto
AQFO04 Hoja de reevaluacin de proveedores Y AQFO05 mismo que no se describe en el procedimiento que
Tabla comparativa de proveedores. Estos tres registros se encuentra en la pgina del sistema de gestin de
aplican a Rectora. la calidad.
Tambin se constaron registros relativos a la encuesta de El hallazgo se considera abierto dado que se
satisfaccin del cliente AQFO02; este registro los genera cambi la versin pas a la num. 10 con fecha
tanto Rectora como las Unidades.
enero de 2016, solo modificando el diagrama de
Respecto a los registros AQFO06 sobre notificaciones de flujo.
estatus de las requisiciones, los auditados sealan que ya
no se lleva en el formato antes mencionado; las
notificaciones se realizan en el sistema SII, sin embargo
este Sistema an no lo incluyen o especifican en el
procedimiento de Adquisiciones AQPR01.
Los registros de AQF0O1 de las Requisicin de bienes y
servicios y AQ-FO-06 ya no se utilizan en dichos formatos,
es decir, son obsoletos. El hallazgo se considera abierto ya
que el procedimiento actual an seala estos cambios; la
versin vigente es 9 y la ltima modificacin es de fecha 30
junio 2010. Los auditados sealan que realizan respaldo de
los registros en USB.
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Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-06 Durante la presente auditoria los auditados


8.2.1. Satisfaccin del cliente. presentaron los siguientes resultados:
En auditora AI022015, los auditados mostraron evidencias Abierto
de aplicacin de encuestas de satisfaccin del cliente, Unidad Jul-dic /15 Encuestas
aplicadas
obteniendo los siguientes resultados:
Rectora No No
Unidad Jul-dic. 14 Ene-jun 15 informado informado
Rectora 96.54% 97.50% en agenda en agenda
Se verific en Mochis 99.3% 107
Rectora Guasave 96.15% 106
Mochis 99.55% 99.68% Culiacn 100% 81
Se verific en Institucional 98.69%
Rectora
Guasave 98.53 % 97.44%
Culiacn 99.7% 99.83% Se considera cerrado a reserva de esperar la
Guamchil 94.71% 95.35%
entrega del Informe para la revisin por la direccin
y hacer el comparativo.
Mazatln 91.59% 100%
Se verific en
Rectora
El Fuerte 94.71% 93.75%
*Los resultados fueron proporcionados por las Unidades.
El hallazgo se mantiene abierto dado que los datos
presentados por las Unidades difieren de las del informe
para la revisin por la direccin

Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-07
8.5.2 y 8.5.3 Acciones correctivas y preventivas: Este hallazgo se considera abierto, considerando Abierto
En auditora AI012015 se verific el seguimiento a los que no se han tomado las acciones pertinentes, el
hallazgos al proceso con estatus abiertos a la fecha de la 201309-AQ-NC-AI-01
presente auditora; se constat la implementacin de 201309-AQ-NC-AI-03
acciones, sin embargo, no cuentan con anlisis de causas y 201309-AQ-NC-AI-05
plan de accin documentados de la auditora AI012014. 201309-AQ-NC-AI-06
Los hallazgos que se mantienen en proceso y que se 201309-AQ-NC-AI-07
describen en este informe son: 201309-AQ-NC-AI-01
201309-AQ-NC-AI-03, 201309-AQ-NC-AI-05, 201309-AQ-
NC-AI-06
201309-AQ-NC-AI-07
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Requisito PERMANENCIA ESCOLAR Tipo de


Norma ISO Hallaz-go
9001:2008

El proceso se audit en Rectora y las unidades de Mazatln, Culiacn, y El Fuerte.

4.2.4. Control Los auditados mostraron registros del proceso, tales como: control de actas,
de registros: comprobantes de reinscripcin, listado de inscritos, encuestas de satisfaccin del cliente.
C

5.4.1.
Objetivos de Los auditados mostrando los siguientes resultados de los objetivos del proceso.
la Calidad: Ob. 1. Mejorar la calidad de los servicios a travs de la modernizacin de los procesos
escolares y su impacto en la trayectoria escolar de los alumnos. C
Meta 1: Lograr el 75% de los trmites de reinscripcin a nivel institucional se realicen en
lnea; las Unidades de Mazatln y El Fuerte aumentar su porcentaje hasta llegar al 70%;
mientras que las dems Unidades deben mantenerse por encima del 70% con la
colaboracin de los Procesos de Soporte Tecnolgico e Ingresos.

Meta 2: Lograr que el 90% del total de alumnos a nivel institucional queden reinscritos
dentro de la primera semana de iniciado el periodo escolar con base a calendario y aumentar
el 80% de los trmites de reinscripcin antes de iniciados los cursos de acuerdo a calendario
escolar.

Meta 3: Lograr que el 100 % de las actas de evaluacin cuatrimestral enviadas por las Unidades
lleguen a la DAE en el menor tiempo posible teniendo como mximo 20 das que marca el
procedimiento.

Los auditados mostrando los siguientes resultados.

Meta 1 Meta 2 Meta


3
Unidad Sep- Ene- May- Sep- Sep- Ene- Ene- May- May- Ene-
dic/15 abr/16 ag/16 dic/15 dic/15 abr/16 abr/16 ago/16 ago/16 abr/16
Antes 1ra s. Antes 1ra s. Antes 1ra s. 20
80% 90% 80% 90% 80% 90% das
Culiacn 73.4 71.2 82.3 82.6 99.1 75.6 98.3 84.7 99 12
Mazatln 68% 65% 81% 75.6 96.1% 65.46 96% 81.2 97% 15
El Fuerte 56.8 59.4 81.3 84.6 94.2 60.6 92.6 91.2 98.3 11
Institucional 75.5 70.4% 83.7% 83.7% 97.7% 74.7% 97.3% 87.2% 98.7%
%
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5.5.3 Los auditados mostraron evidencia de comunicacin interna, a citar: Correos, circulares, oficios y C
Comunica- minutas de reuniones.
cin Interna:

6.2.2
Competencia Los auditados cumplen con el perfil de su puesto establecido, adems, demostraron conocimientos C
, formacin y generales y especficos del proceso.
toma de
conciencia:
7.2.3.
Comunica- La comunicacin con los clientes se ha fortalecido, esta se da a travs de Carteles, oficios, visita a C
salones de clases, pantalla informativa.
cin con el
cliente:
El proceso emplea diferentes controles en la prestacin del servicio, tales como actas de C
7.5.1 Control avaluacin, acuerdos, oficios, circulares, comprobantes de reinscripcin, registros en el sistema
de la
SASE.
produccin y
prestacin
del servicio
Las unidades auditadas mostraron resultados de la satisfaccin del cliente como sigue, de acuerdo C
8.2.1.
Seguimiento
a los criterios establecidos estos son satisfactorios.
y medicin
de la ENE-ABR/16 MAYO-AGO/16
satisfaccin
del cliente
UNIDAD No. Enc % No. Enc %
Institucional 5161 9 6972 9
Culiacn 1468 9 1939 9
Mazatln 321 9 427 9
El Fuerte 294 9.7 291 9.92

8.2.2 C
Auditoras En el ao 2015 El proceso se audit de manera externa en noviembre en la unidad Culiacn, no se
Internas: detect ningn hallazgo. De manera interna no se ha auditado.

8.3. Control De las unidades auditadas los actores de las unidades Mazatln y El Fuerte manifiestan no tener C
del producto PNC; en la unidad Culiacn registraron 8, dos por modificacin de calificacin, dos por falta de firma
no conforme: del profesor y cuatro actas daadas, a la fecha se encuentran cerradas.
En Rectora los auditados presentan el siguiente registro PNC.

Trimestre Acreditacin Reinscripciones extemporneas


May-Ago 2015 60 actas No solicitado por el auditor.
Sep-Dic 2015 12 actas 16.5%
Ene-Abril 2016 22 actas 25.2%
May-Ago 2016 No se han generado 12.8%

8.5.1 Mejora C
Los actores del proceso manifiesta que el sistema de reinscripcin en lnea mejor, adems se hizo
Continua: la gestin ante la Direccin de Finanzas para que a los recibos de pagos se establezcan fecha de
vencimiento del recibo dos das antes del ltimo da de reinscripcin y que estos los impriman los
alumnos en lnea.
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VERIFICACION DEL SEGUIMIENTO A LOS HALLAZGOS EN EL PROCESO QUE A LA FECHA DE LA


AUDITORIA INTERNA SE ENCONTRABAN ABIERTOS

HALLAZGOS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ESTATUS

En la unidad Mochis, las Durante la auditoria en Rectora se revisaron los registros respecto a la medicin
actas de evaluacin del del objetivo 1. Meta 3: Lograr que el 100 % de las actas de evaluacin
trimestre mayo-agosto y sep- Cerrado
cuatrimestral enviadas por las Unidades lleguen a la DAE en el menor tiempo
dic 2014, no se enviaron a la
DAE dentro de los 20 das posible teniendo como mximo 20 das que marca el procedimiento. Los auditados
hbiles siguientes al ltimo mostraron los resultados siguientes. Considerando que se ha superado el tiempo
da del examen establecido como meta y han transcurrido tres periodos se considera cerrado.
extraordinario programado UNIDAD May-ago Sep-dic Ene-abril
en el calendario escolar, 2015 2015 2016
contraviniendo con la poltica
Mochis 16 das 16 das 7 das
de operacin 3.1.3 del
procedimiento de Guasave 16 das 16 das 9 das
acreditacin de estudios. Culiacn 15 das 14 das 12 das
(201501-PE-NC-FA-01) Mazatln 16 das 16 das 15 das
Guamuchil 25 das 16 das 12 das
El Fuerte 16 das 16 das 11 das
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Requisito Norma ESTANCIA ACADMICA PROFESIONAL Tipo de


ISO 9001:2008 Hallazgo
Se audito en las unidades de Mochis, Guasave, Culiacn, Mazatln, Guamchil y El Fuerte

El formato (EAP-FO-03) Plan de trabajo que est disponible en la pgina del


4.2.3 Control de SGC, no tiene el apartado de firmas, sin embargo los que estn disponibles en el
documentos expediente si estn firmados. 201606-EA-
O-AI-01

4.2.4. Control de
Se revisaron los siguientes registros a una muestra de expedientes de los
registros: alumnos que estn realizando EAP, como son: Plan de trabajo de EAP (EAP-FO- 201606-EA-
01), Solicitud de Inscripcin (EAP-FO-02), seminario de evaluacin y seguimiento NC-AI-02
de la estancia acadmica profesional (SEAPRO) (EAP-FO-03), Carta de
Presentacin para Estancia Acadmica Profesional (EAP-FO-08), Carta de
aceptacin; se encontraron las siguientes inconsistencias:

UNIDAD INCONSISTENCIAS
Mochis Carta de Presentacin para Estancia Acadmica
Profesional (EAP-FO-08), no se expide a
todos los organismos receptores.
Guasave Carta de Presentacin para Estancia Acadmica
Profesional (EAP-FO-08) no se expide a todos
los organismos receptores.
Mazatln Carta de Presentacin para Estancia Acadmica
Profesional (EAP-FO-08), cartas de aceptacin
con errores de datos, omisin de firma del
coordinador.
Todas las El reporte de Informe mensual (EAP-FO-03),
unidades existe confusin en cuanto al nmero de
semanas que se van a reportar.

5.3 Poltica de la Se entrevistaron actores del proceso, responsables de Estancia Acadmica


Calidad. Inciso d) Profesional, Coordinadores de Programas Educativos, profesores de SEAPRO, 201606-EA-
5.4.1. Objetivos de mostraron evidencia de capacitacin al Sistema de Gestin de la Calidad, O-AI-03
la calidad conocen poltica y Objetivos de la calidad excepto los actores de Unidad
Mazatln estos no han recibido capacitacin en el SGC y el actor del proceso de
Unidad Mochis desconoce los objetivos de la calidad y el objetivo de su proceso.

5.5.3. Se mostr evidencia de comunicacin interna, a citar: Correos electrnico, oficios,


Comunicacin va telefnica, grupo whatsapp y reuniones presenciales y virtuales. C

El perfil de puesto no se encuentra disponible en la pgina del SGC, sin embargo


6.2.2.Competencia se revis los expedientes de los responsables de Estancia Acadmica todos
, formacin y cuentan con nivel licenciatura, la responsable de Unidad Mazatln adems tiene 201606-EA-
toma de Maestra, la mayora de los actores ya tienen tiempo desempeando el puesto O-AI-04
conciencia
conocen su proceso.
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7.2.3.
Comunicacin
El proceso emplea diferentes medios de comunicacin, con los alumnos a travs
con el cliente:
de reportes mensuales, llamadas telefnicas, correos, reuniones presenciales y C
con el sector productivo los asesores se comunican va telefnica y una
evaluacin del sector productivo que se realiza cuando el alumno finaliza la
estancia.

7.5.1 Control de la
produccin y El proceso emplea diferentes controles, tales como reportes mensuales que
prestacin del entregan los alumnos, llamadas telefnicas al organismo receptor durante la
servicio: prestacin de la estancia por parte de los asesores, actas en las cuales se
asienta la calificacin correspondiente a la estancia. C

8.2.1. Seguimiento El procedimiento cuenta con la herramienta de una encuesta para medir la
y medicin de la satisfaccin del cliente, an no se hace la medicin por ser un proceso de nueva
satisfaccin del incorporacin al SGC, se tiene establecido aplicar la misma al momento que el C
cliente: alumno concluya su estancia.

8.2.2 Auditoras El proceso de EAP es la primera vez que se audita, es de nueva incorporacin al
Internas.
SGC.
C
El procedimiento tiene definido el Producto No conforme, sin embargo a la fecha
8.3. Control del
no se ha presentado por ser de nueva incorporacin al SGC.
producto no
conforme.
En el proceso de EAP an no se han implementado Acciones correctivas y
8.5.2 y 8.5.3 preventivas, es de nueva incorporacin al SGC. C
Acciones
correctivas y
preventivas:
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Requisito Norma INGRESOS Tipo de


ISO 9001:2008 Hallazgo

Se audit en Rectora y las Unidades de Mazatln, Guamuchil y El Fuerte.


4.2.4. Control de Los auditados mostraron registros del proceso, tales como: en Rectora resumen
registros: C
institucional de ingresos de los meses de marzo y abril del ao en curso, en la
Unidad Guamuchil recibos folios consecutivos, plizas de ingresos del 27 al 30 de
mayo del 2016,IN-FO-03,IN- FO-05, IN-FO-10. Se revis una muestra de los
recibos de ingresos acadmicos IN-FO-01 con folios 113401-113670,
verificndose el recibo 113596 expedido el da 25 de febrero de 2016, por la
cantidad de $1,363.50, por concepto de reinscripcin licenciatura y colegiatura de
la matricula 1260013, verificndose en las plizas de ingresos del da 17 de
marzo de 2016. Alumno del programa educativo de mercadotecnia (registrando el
concepto de carrera).

5.4.1. Objetivos de la 5.4.1. Objetivos de la Calidad:


Calidad y 4.2.3 c)
El proceso tiene dos objetivos. Los auditados mostraron los siguientes 201606-IN-O-
Control de
AI-01
documentos. resultados, a travs del informe para la Revisin por la Direccin
correspondiente al periodo Sep-Diciembre 2015
No. 1: Prevenir el incremento de cartera vencida por concepto de prrrogas,
mediante el establecimiento de un ndice de prrrogas a nivel Institucional.
No. 2: Dar seguimiento al pago de los ingresos acadmicos institucionales
estableciendo un ndice de recuperacin de los recursos a nivel Institucional.

Unidad Obj. 1 Obj.1 Obj. 2 Obj. 2


Resultados Meta ndice de Meta.
obtenidos Estable- recuperacin Establecida
ndice de cida % de los Recuperacin
prorrogas ingresos mnima %
otorgadas
%
Mochis 0.58 5 66.88 96
Guasave 0.35 5 101.57 96
Culiacn 0.21 2.5 106.38 96
Mazatln 0.15 4 75.91 95
Guamuchil 0 3 105.87 95
El Fuerte 0.30 2 85.04 95
Institucional 0.60 87.93

De las unidades auditadas en la Unidad Mazatln respecto al objetivo 2, no se


logra la meta, ni se realiz anlisis de causa y plan de accin. En la unidad El
Fuerte la auditada presenta un resultado del mismo periodo sep-dic 2015 de
101% que difiere del que est en el informe para la Revisin por la Direccin.
En Rectora y Guamuchil presentaron un nuevo objetivo de la planificacin que
estn iniciando su evaluacin, sin embargo este an no se encuentra disponible
en la pgina del SGC.
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Los auditados mostraron evidencia de comunicacin interna, a citar: correos


electrnicos, oficios, reuniones virtuales. Tambin muestra oficio de la Direccin
C
5.5.3 Comunicacin de finanzas con fecha 19 de mayo de 2016, oficio DF.0141.05/2016, en se le
Interna: invita una reunin virtual.

Los auditados cumplen con el perfil de su puesto establecido. En Rectora los


6.2.2 Competencia, auditados muestran evidencia del curso de actualizacin de la norma ISO C
formacin y toma de 9001:2015.
conciencia:

El proceso emplea diferentes controles en la prestacin del servicio, tales como


7.5.1 Control de la plizas de ingresos, reportes mensuales, control de los consecutivos de recibos, C
produccin y
prestacin del
recibos cancelados en el sistema y fsico. Todos los documentos que estn
servicio: registrados en la pgina.

En el ao 2015 el proceso se audit de manera externa en el mes de noviembre C


8.2.2 Auditoras en la unidad Culiacn, no se detect ningn hallazgo. De manera interna no se
Internas audit en el 2015.

8.3. Control del No se ha presentado.


C
producto no
conforme:
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4.- Aspectos a considerar para la mejora de los procesos:

Generales de aplicacin a todos los proceso

1- Fortalecer el apartado de responsabilidad y autoridad, a fin de especificar en ausencia de un


actor en quien recae esta.
2- Identificar los riesgos y tomar acciones oportunas, llevar un registro de estos.
3- Capacitacin permanente a los actores de proceso, particularmente cuando sean de nuevo
ingreso a la Institucin o al puesto.
4- Reuniones de trabajo entre el titular y actores de proceso para la revisin del desempeo del
proceso y valorar la conveniencia de implementar mejoras.
5- La norma ISO 9001:2008 contempla el apartado 6.1 provisin de recursos, en las Unidades
se identificaron necesidades de archiveros, tner e impresoras, implementar medidas para
atender estos requerimientos.
6- Dar seguimiento oportuno a los planes de accin y verificar la eficacia de las acciones
implementadas para solventar las no conformidades.
7- Unificar los conceptos de Programa indicativo en lugar de carrera.

Permanencia Escolar

1- Se recomienda trabajar en equipo con las reas involucradas (Tutores, Coordinadores de


Programas Educativos, Jefes de Departamento Acadmico, Subdirectores y Director de
Unidad) a fin de evaluar las acciones para el logro de metas.

Mantenimiento:
1.- Revisar y actualizar el procedimiento y objetivos del proceso.
2.- Determinar y publicar el perfil del puesto RP conforme a las funciones que estn establecidas por
los nuevos cambios.

Adquisiciones:
1.- Se actualice el procedimiento conforme la operacin del nuevo sistema SIIA, la versin 10.
2.- Se realicen formatos de seguimiento que proporcione informacin que aporte valor al proceso.
3.- Determinar el perfil del puesto RP conforme a las funciones que estn establecidas por los
cambios en el proceso

Estancia Acadmica Profesional


1- Se fortalezca la comunicacin con el rea de Vinculacin y Extensin respecto a los
convenios con el sector Productivo.
2- Se valore la importancia de contar con los requisitos que solicitan algunos evaluadores de
acreditacin nacional e internacional de los programas educativos como son: a) constancia
del organismo receptor, en caso que el alumno haya sido contratado, b) muestra de los
expedientes tres aos anteriores de los egresados que realizaron su estancia acadmica
profesional, los cuales tambin se pueden mantener escaneados.
3- Durante la auditoria interna se entrevistaron algunos actores se les inform que si identifican
riesgos se recomienda documentarlos y tomar las acciones pertinentes, por sealar alguno
los alumnos que prestan sus servicios en los organismos receptores de mayores riesgos.
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4- Se recomienda complementar la meta sealada en el objetivo (que el periodo ordinario).


5- Verificar y corregir los siguientes formatos: (EAP-FO-01) no tiene los espacios para las firmas
de las autoridades que validan dicho documento. El (EAP-FO-02) se recomienda que diga
firma del asesor de la EAP en lugar de Titular Docente. El (EAP-FO-03) estandarizar si la
entrega de reportes se va hacer cada 4 semanas o cada 5 semanas, adems que en lugar
de que sea nombre del Programa Educativo sea nombre del Proyecto.
6- Revisar ortografa y corregir del procedimiento.

5.- Conclusiones:

El objetivo y criterios de la auditora se cumplieron de acuerdo a lo establecido en el plan (AI-


01/2016).
El proceso de Estancia Acadmica Profesional ha sido auditado por primera vez, el cual se ha
incorporado recientemente al Sistema de Gestin de la Calidad

La auditora interna se efectu a travs de entrevistas y revisin documental a una muestra de


registros verificados tanto en Rectora como en las 6 Unidades Municipales, por lo tanto, pueden
existir otras desviaciones que no fueron identificadas durante la presente.

Los hallazgos de incumplimiento se constituyeron de la siguiente manera:


Total una NC, y 4 Observaciones. Las cuales corresponden una observacin a ingresos, tres
observaciones y una NC a Estancia Acadmica Profesional.

Durante la presente auditoria se dio seguimiento a los hallazgos que estaban abiertos y se
determin el estatus siguiente.
Hallazgos cuyo estado estaban Determinacin de Estatus
Abiertos
PROCESO NO OBSERVACIN NO OBSERVACIN
CONFORMIDAD CONFORMIDAD
Permanencia Escolar 1 0 1 cerrada 0
Adquisiciones 5 1 5 abiertas 1 abierta
Mantenimiento 5 0 1 cerrada, 0
4 abiertas
Total

6.- Anexos: Agendas de cierre de auditora