PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE DIFERENCIAS

EN LOS ALMACENES

RESPONSABLES DE SU APLICACIN

A) Responsables de su instrumentacin:
Departamento de almacenes e inventarios.

B) corresponsables de su aplicacin.
Secretara administrativa.
rgano de control interno en el cinvestav.
Subdireccin de recursos materiales.

OBJETIVO

Contar con un documento que sirva como gua para la toma fsica de los inventarios de bienes, contenidos en los
almacenes de la entidad, y como instrumento para la induccin del personal que interviene en dicho proceso, as como
garantizar que los controles y procedimientos utilizados para dicha toma fsica, sean ptimos, eficaces y eficientes.

NORMAS DE OPERACIN

El departamento de almacenes e inventarios, tendr la obligacin de efectuar, por lo menos una vez al mes,
pruebas selectivas de las existencias fsicas de bienes en los Almacenes, a fin de que, con oportunidad, detecte y
corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas.

El departamento de almacenes e inventarios, ser el responsable de coordinar la toma de los inventarios fsicos de
bienes ubicados en los almacenes propiedad de la entidad.

La toma fsica de inventarios, invariablemente se deber efectuar en el mes noviembre de cada ejercicio fiscal.

El sistema de almacenes e inventarios, deber comunicar con anticipacin, la fecha programada para la toma fsica
de los inventarios, a las reas de contralora interna, contabilidad y, en su caso, a auditora externa, para su
intervencin y participacin; as como a las distintas reas del cinvestav, para que con antelacin a dicho evento y
acorde a los perodos que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean necesarios, ya que durante la
prctica del inventario no sern atendidas las solicitudes de abastecimiento de bienes.
 El departamento de almacenes e inventarios, deber tener correctamente acomodados y clasificados los bienes a
inventariar; elaborar un croquis de los almacenes, que contenga la zona, seccin, pasillo, anaquel o estante, as
como la clave y descripcin de cada bien, y verificar un da antes de la toma fsica del inventario, que cada zona,
seccin, pasillo, anaquel o estante, tenga adherido su respectivo sealamiento, para facilitar su localizacin.

Para la toma fsica de los inventarios, se establecer una mesa de control, la cual estar integrada por personal del
departamento de almacenes e inventarios, un responsable de cada Almacenes.

Ser responsabilidad del departamento de almacenes e inventarios, tener en orden los almacenes, as como
preparar la informacin y documentacin que se utilizar para la toma fsica de los inventarios, con por lo menos
tres das hbiles de anticipacin.

El departamento de almacenes e inventarios, previo a la toma del inventario, deber verificar que no existan
documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a entradas y salidas, y que estn debidamente
actualizados los registros de los bienes ubicados en los almacenes.

El departamento de almacenes e inventarios, previo a la prctica del inventario, deber elaborar relaciones de los
bienes que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y las cuales contendrn el nombre de los mismos,
su clave, cantidad de bienes, costo unitario y costo total:
Por nulo desplazamiento.- se sealar el perodo a partir del cual no hayan tenido movimiento los bienes que
se indiquen.
Por obsolescencia.
Por caducidad o mal estado.
En poder de terceros.- sealar el nombre y direccin del tercero. Estos bienes se considerarn para efectos del
inventario.
En poder del cinvestav, propiedad de terceros.- sealar el nombre y direccin del propietario. Estos bienes no
se considerarn para efectos del inventario, estarn ubicados en reas separadas, identificadas y
debidamente acordonadas.
Facturados y no entregados por el proveedor.- no se considerarn para efectos del inventario, pero deber
verificarse que contablemente est creado el pasivo y se otorgar el seguimiento de estos casos hasta que se
lleve a cabo la entrada y recepcin fsica de los bienes.
Facturados, entregados y no registrados en kardex.- estarn ubicados en reas separadas, identificadas y
debidamente acordonadas. Estos bienes se inventariarn por separado y se les dar seguimiento hasta su
inclusin en los registros de los almacenes.
Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la prctica del inventario.- se proceder
conforme a lo sealado en el inciso anterior.

El departamento de almacenes e inventarios, con la debida anticipacin a la toma de los inventarios fsicos, deber:
 Marbetear todos y cada uno de los bienes sujetos a inventario, conforme se indique en las presentes normas.
Elaborar una cdula de control de marbetes que contenga, como mnimo:
El total dispuesto en cada seccin, pasillo, etctera, indicando el nmero de folio inicial y final.
El total de los que se encuentran en blanco y susceptibles de utilizarse en aquellos bienes que por error u
omisin no fueron marbeteados oportunamente, sealando sus nmeros de folio.
Espacio para anotar el total de marbetes realmente utilizados en el inventario y descritos los nmeros de
folio inicial y final.

Obtener del sistema, un listado de los bienes existentes en los almacenes que contenga el nombre de los
mismos, su clave y tres columnas que se intitularn 1er. Conteo, 2 conteo y aclaracin.
Elaborar el catlogo del personal que intervendr en el inventario, ordenado por parejas y conteniendo el
nombre de cada servidor pblico participante, sus iniciales, su antefirma y su firma.

Al da de incio del inventario, se deber contar con un tanto del kardex de bienes actualizado y, previo a la toma
fsica, efectuar el corte documental de formas, conforme a lo siguiente:
Obtener y relacionar el nmero de folio y fecha del ltimo aviso de entrada elaborado; del ltimo vale de
abstecimiento surtido; de la ltima requisicin elaborada y, en su caso, de la ltima nota de salida elaborada.
Obtener, relacionar y cancelar de los documentos anotados anteriormente, el siguiente nmero de folio til.

La mesa de control, durante la toma del inventario fsico de bienes, tendr las siguientes obligaciones:
Coordinar y asignar a cada pareja de servidores pblicos, los bienes que les correspondan inventariar.
Determinar las parejas que llevarn a cabo el segundo conteo, mismas que sern distintas a las que realizaron
el conteo inicial.
Controlar, que al concluir el conteo de cada seccin o pasillo, la pareja asignada entregue sus marbetes
debidamente requisitados.
Comprobar el nmero progresivo de los marbetes, tanto del primero como del segundo conteo, verificando
que los mismos, previo requisitado, estn encintados y, en su caso, investigar y aclarar los faltantes de
marbetes.
Al trmino de cada conteo, anotar la informacin contenida en los marbetes, en el listado obtenido del
sistema en la columna que corresponda, as como, previa verificacin del correcto vaciado, la encintar.
Con la informacin contenida en el listado, comprobar que sean coincidentes las cifras resultantes del
primero y segundo conteos y, para el caso de existir diferencias, conjuntamente con las parejas que realizaron
los conteos, llevar a cabo la aclaracin y asentar la cifra definitiva en la tercer columna del listado en cita.
Al finalizar el inventario, concluir el requisitado de la cdula de control de marbetes, verificando que el total
de marbetes dispuestos, fueron efectivamente entregados; as como que la totalidad de los bienes en poder
de los almacenes fueron inventariados y cuentan con la matrz de su correspondiente marbete.
 El rgano de control interno en el cinvestav y/o auditora externa, durante el proceso de la toma fsica de los
inventarios, en cualquier momento podrn efectuar las pruebas que consideren pertinentes.
El departamento de almacenes e inventarios, turnar al departamento de contabilidad, el listado que contiene el
resultado del inventario fsico de bienes, a fin de que este lleve a cabo el comparativo fsico - terico.

DESCRIPCIN NARRATIVA

REA RESPONSABLE NMERO ACTIVIDAD

Departamento de almacenes e Por lo menos una vez al mes:
inventarios
1 Ingresa al sistema y emite listado del kardex, selecciona los
bienes sobre los que practicar su verificacin fsica y vaca sus
datos en el formato establecido para tal fin.
2 Lleva a cabo el conteo de los bienes seleccionados, anota el
resultado obtenido en el formato establecido.
3 Utilizando el formato establecido, realiza el comparativo de las
cifras contenidas en kardex contra las obtenidas en el conteo
fsico y determina, en su caso, posibles diferencias.
Si existen diferencias:
4 Investiga y determina el origen de las posibles diferencias y
procede en consecuencia, hasta su total aclaracin. Contina
con la actividad no. 5.
No existen diferencias:
5 Valida el formato establecido, lo archiva en expediente y
comunica a la Subdireccin de recursos materiales, el resultado
obtenido motivo de las Pruebas selectivas practicadas bienes
contenidos en los almacenes.
En el mes de noviembre:
6 Determina la fecha en que se practicar el inventario fsico de
bienes, da instrucciones al sistema para que comunique, con 10
das hbiles de anticipacin, a las reas participantes, as como a
las distintas reas del cinvestav, para los efectos procedentes al
caso.
Contralora interna en el cinvestav 7 Recibe comunicado, designa al personal que intervendr en el
inventario fsico, lo transmite por oficio al departamento de
almacenes e inventarios, obtiene acuse y lo archiva
Departamento de almacenes e 8 Recibe comunicado de la contralora interna y lo archiva en el
inventarios expediente del Inventario fsico.
9 Verifica el correcto acomodo y clasificacin de los bienes, y
elabora el croquis de los almacenes
Con por lo menos tres das hbiles de anticipacin a iniciar el
inventario:
10 Elabora relaciones de los bienes que se encuentren en situacin
especial, solicita y obtiene del sistema el listado base que se
utilizar en la toma de inventarios fsicos.
11 marbetea los bienes sujetos a inventariarse y elabora la cdula
de Control de marbetes.
12 Elabora el catlogo del personal que intervendr en el inventario
El da hbil inmediato anterior a la toma del inventario:
13 Verifica que estn debidamente sealizadas las reas de los
almacenes; que no existan documentos pendientes de elaborar
o capturar, as como que los Registros de los bienes estn
actualizados.
Al da de inicio del inventario:
14 Ingresa al sistema genera un tanto del kardex de los almacenes y
establece la mesa de control.
Mesa de Control 15 Procede al corte documental de formas, elabora relacin del
mismo y asigna, a las parejas, los bienes que les correspondan
inventariar durante el primer conteo.
16 Recibe de cada pareja, los marbetes ya requisitados de los
bienes contados, los encinta y vaca su informacin en el listado
base.
17 Concluido el primer conteo, asigna, a las parejas, los bienes que
les correspondan
Inventariar para el segundo conteo, cuidando que estas sean
distintas a las que realizaron el inicial.
18 Recibe de cada pareja, los marbetes ya requisitados de los
bienes contados, los encinta y vaca su informacin en el listado
base.
19 Lleva a cabo el comparativo de las cifras resultantes del primer y
segundo conteo y, en su caso, determina diferencias.
Si existen diferencias en los conteos:
20 Conjuntamente con las parejas que efectuaron los conteos,
 aclara las diferencias y asienta la cifra definitiva en la tercera
columna del listado base. Contina con la actividad N 21.
No existen diferencias en los conteos:
21 Encinta el listado base, concluye el requisitado de la cdula de
control de Marbetes y verifica que los bienes inventariados
cuenten con la matriz del Marbete correspondiente.
22 integra carpeta con los siguientes anexos: artculos o materiales
sin movimiento en los ltimos 6 meses, artculos de refaccin,
artculos o materiales en mal estado, artculos o materiales del
cinvestav en poder de terceros, artculos o materiales de
terceros en el cinvestav, saldo de kardex, croquis, control de
marbetes, ltimo vale de abastecimiento u rdenes de trabajo al
cierre del Almacn, ltimo aviso de entrada al cierre del
almacn, ltima requisicin al cierre del almacn, requisiciones
no atendidas por el Departamento de adquisiciones, relacin del
personal, catlogo de artculos para el inventario fsico,
comparativo, sobrantes, Faltantes, valuacin del inventario
fsico.
Departamento de almacenes e 23 Recibe listado base, lleva a cabo el comparativo fsico-terico,
inventarios lleva a cabo su anlisis a fin de establecer, en su caso, las
posibles diferencias surgidas motivo de dicho comparativo.
24 entrega carpetas al departamento de contabilidad y al rgano
interno de Control
Fin de procedimiento
DIAGRAMA DE FLUJO