Excel 2007

TEMA: HO JA DE D.E.A. Y F.P C .F .P .
N 4 03
U.E. N 5
PLANILLA DE CLCULOS: IN F OR MA CI ON Curso: Operador PC bajo entorno grfico Nivel II
MICROSOFT EXCEL TE CN O LO G IC A Folio 1/26
Instructora: Patricia Picardi
PLANILLA DE CALCULOS: MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel es una planilla de clculos apta para toda

aplicacin que requiera administrar y procesar datos numricos, CMO ABRIR EXCEL
permitiendo realizar una gran variedad de clculos y operaciones Haga clic en el men Inicio, lleve
matemticas, estadsticas o financieras, con la posibilidad adicional de el puntero a la opcin
obtener representaciones grficas de la informacin administrativo- Programas. En el submen que
contable. Adems puede ser empleado como una potente base de se despliega, ubquese en la
datos de consulta y anlisis. opcin Microsoft Office y busque
el cono que dice Microsoft
No slo contamos con la resolucin rpida de operaciones Office Excel 2007 en el nuevo
complejas sino tambin con la posibilidad de actualizacin automtica. submen. Haga clic en l.
Al variar un dato de la planilla, se modifica el resto de los datos que
Otra forma es desde el Escritorio.
operan conjuntamente. Si encuentra el cono de acceso
El manejo de tablas y de bases de datos hace de Excel un directo al programa, haciendo
producto apto para manejar grandes cantidades de informacin con doble clic sobre l podremos
comandos relativamente simples. abrirlo.
Cmo salir de Microsoft Excel

Al terminar de trabajar, debemos salir del programa. Para hacerlo podremos elegir alguna de estas
opciones:
Ir al Botn de Office y elija Salir de Excel.
Presionar el botn Cerrar de la barra de ttulos.
Presionar las teclas <ALT>+<F4>
EL AMBIENTE DE TRABA JO
BOTN DE BARRA DE ACCESO BARRA DE BOTONES DE

OFFICE RPIDO TTULO CONTROL DE EXCEL BARRA DE
FRMULAS:
Para ingresar la
CINTA DE
frmula
OPCIONES
correspondiente a la
celda seleccionada.
Adems, desde aqu
CUADRO DE
se puede abrir el
NOMBRES:
Asistente para
Indica el nombre
frmulas.
de la celda activa.
ENCABEZADO ENCABEZADO DE
DE FILA: COLUMNA:
Haciendo clic sobre Haciendo clic sobre un
el encabezado de encabezado y
alguna fila, se la arrastrando el mouse
selecciona completa. sobre otros, puede
seleccionar ms de
una columna.
HOJAS: PUNTERO DEL MOUSE:
Haciendo clic sobre Se utiliza, segn sea su
cada una de estas forma, para seleccionar,
fichas, se puede mover, copiar y expandir
cambiar entre las celdas, entre otras cosas.
distintas hojas que
componen el Libro.
BARRAS DE
CELDA ACTIVA: MODOS DE DESPLAZAMIENTO
BARRA DE Cuando se ingresa un
HOJA DE VISUALIZACIN ZOOM
ESTADO dato, ste se ubicar
CLCULO
en la celda activa.
TEMA: HO JA DE D.E.A. Y F.P C .F .P . N 4 03
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Los modos de visualizacin
Una hoja de clculo se puede presentar en la pantalla de diferentes maneras, aunque a la hora de
imprimirla el resultado sea el mismo. Se puede elegir la vista a utilizar con los botones ubicados en la
parte inferior de la ventana de Excel (modos de visualizacin) o desde la ficha Vista. Las opciones son
las siguientes:
Vista Normal (recomendado)

Es la utilizada por defecto en Excel. En este modo se visualiza la planilla como si estuviera impreso
en un papel continuo, sin separacin entre las hojas. Aqu no se ven los mrgenes ni los
encabezados o pies de pgina, aunque los hayamos colocado.
Vista Diseo de pgina

En este modo, la planilla se ve en la pantalla tal como quedar en la hoja impresa. As podr
controlar mejor el aspecto que va tomando la planilla. En esta vista se vern los mrgenes de la
hoja y se podr agregar un encabezado y pie de manera sencilla, similar a como se realizaba en
Word. No hara falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculo antes de
imprimirla.
Vista previa de salto de pgina

Aqu se ven dnde estn los saltos de pgina (lugares donde se dividir la planilla al momento de
realizar una impresin) en la hoja de clculo y el rea que va a imprimirse. Desde aqu se pueden
ajustar los saltos manualmente. Los saltos de pgina establecidos por el usuario son lneas azules
slidas y los saltos de pgina que establece automticamente Microsoft Excel son lneas azules
discontinuas.
La Hoja de Clculo
Al iniciarse Excel, se presenta una pantalla de trabajo, que es una hoja de clculo en blanco
llamada Hoja1. Una hoja de clculo es una tabla de filas y columnas. La hoja de clculo de Excel tiene
1.048.576 lneas o filas y 16.384 columnas. Las columnas se rotulan de izquierda a derecha, desde la
A hasta la Z; despus de la Z, la rotulacin contina con AA hasta AZ, siguiendo con BA hasta BZ y as
hasta llegar a la columna XFD. Las filas, en cambio se rotulan de arriba hacia abajo con nmeros,
desde el 1 hasta el 1.048.576. La ventana slo presenta una porcin de la hoja de clculo, si se desea
ver las filas y columnas que no estn visibles, debe desplazarse por la hoja de clculo utilizando las
barras de desplazamiento.
Cada interseccin de una columna y una fila es una celda, y consta de una direccin particular
o referencia (Ejemplo: A1).
Cuando se abre una nueva hoja de clculo, la celda A1, ubicada en la esquina superior
izquierda, es la celda activa, y se encuentra resaltada en la pantalla por un borde oscuro (recuadro
negro) a su alrededor. A1 es la referencia de la celda, que es una combinacin de la letra de la
columna con el nmero de la fila. Por ejemplo: la celda en la interseccin de la columna F y la fila 11
es F11.
Es en la celda activa done introducimos los datos cuando comenzamos a escribir. Para
cambiar de celda activa, se puede hacer con un clic sobre la celda deseada o moverse con las flechas
de direccin desde el teclado. Las celdas seleccionadas tambin aparecern resaltadas de la misma
manera.
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Las hojas de un libro de trabajo
Se denomina Libro de trabajo al archivo donde se trabaja o se almacenan los datos. Cada libro
puede contener distintos tipos de hojas, por ejemplo, se podra tener una hoja con los datos de
ventas anuales y una hoja de grfico con los datos en el mismo libro de trabajo.
El libro de trabajo predeterminado se abre con 3 hojas de clculo. Haciendo clic en las
etiquetas de las hojas puede desplazarse de una a otra.
Para Agregar/Borrar/Cambiar nombre de una hoja de clculo desde la ficha Inicio:

Agregar una hoja de clculo: en el grupo Celdas elija Insertar y luego Insertar hoja. Otra
opcin es en las fichas de hojas, hacer clic en
Borrar una hoja de clculo: en el grupo Celdas elija Eliminar y luego Eliminar hoja.
Cambiar el nombre de una hoja de clculo: en el grupo Celdas elija Formato y luego la
opcin Cambiar el nombre de la hoja, escriba el nuevo nombre y presione la tecla Enter. El
nombre de la hoja no debe exceder los 31 caracteres.
Para Agregar/Borrar/Cambiar nombre de una hoja de clculo presionando el botn derecho del
mouse sobre el nombre de la hoja:
Agregar una hoja de clculo: elija la opcin Insertar... del men contextual y luego Hoja de
Clculo y botn Aceptar en el siguiente cuadro de dilogo.
Borrar una hoja de clculo: elija la opcin Eliminar del men contextual.
Cambiar el nombre de una hoja de clculo: elija la opcin Cambiar nombre del men
contextual, luego escriba el nuevo nombre y presionar la tecla Enter. Tambin puede realizar
la misma tarea haciendo doble clic sobre el nombre actual de la hoja.
Mover y copiar Hojas de clculo
Puede reorganizar las hojas de un libro de trabajo movindolas. Tambin puede mover hojas a
otro libro de trabajo o colocarlas en un nuevo libro creado especialmente.
Mover una hoja dentro de un libro de trabajo:

Cuando selecciona una etiqueta y la arrastra por la fila de etiquetas (presionando el botn
izquierdo del mouse sin soltarlo), aparece un tringulo negro que indica dnde se va a insertar la
hoja. Suelte el botn del mouse y la hoja se mover a la nueva
ubicacin.
Puede mover ms de una hoja al mismo tiempo, seleccionando varias
hojas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no son adyacentes, las
hojas movidas se insertan juntas.
Mover una hoja a otro libro de trabajo: (debe tener abiertos el libro
actual y el de destino)
1. Seleccione la hoja u hojas que desea mover.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, elija Mover o Copiar Hoja de
la opcin Formato.
3. Seleccione el libro de trabajo destino y las hojas se mueven al
libro de trabajo que seleccion.
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Mover una hoja a un libro de trabajo nuevo:
1. Seleccione la hoja u hojas que desea mover.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, elija Mover o Copiar Hoja de la opcin Formato.
3. Seleccione "(nuevo libro)" en la opcin "Al libro" y las hojas se mueven a un nuevo libro de
trabajo.
Con estas opciones las hojas "desaparecen" del libro actual y "aparecen" en el libro que se
eligi como destino. Para realizar una copia y que las hojas movidas estn en ambos libros (actual y
destino) se debe tildar la casilla de verificacin que se encuentra en la parte inferior del cuadro de
dilogo Mover o Copiar, titulado "Crear una copia".
Seleccin de ms de una hoja de clculo
Si las hojas son adyacentes: Hacer clic sobre la primera hoja que deseo seleccionar, presionar
la tecla <Maysculas> (<Shift>) y sin soltarla, hacer clic sobre el nombre de la ltima hoja que
deseo seleccionar.
Si las hojas no son adyacentes: Hacer clic sobre cada una de las hojas que deseo seleccionar
manteniendo presionada la tecla <Ctrl> (sin soltarla).
Seleccin de celdas
Antes de introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos, debe seleccionar las celdas
con las que se va a trabajar. Si lo que desea seleccionar es:
una sola celda: haga clic en ella.
un rango de celdas adyacentes (bloque de celdas continuas): presione el botn izquierdo del
mouse en la primera celda a seleccionar y, sin soltarlo, arrastre en diagonal hasta la ltima.
celdas o rangos no adyacentes: mantenga presionada la tecla <Ctrl> mientras hace clic en las
celdas adicionales o las arrastra.
una fila entera: haga clic sobre el encabezado de la fila deseada (nmero de fila).
una columna entera: haga clic sobre el encabezado de la columna deseada (letra de la
columna).
FORMATO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Cambio del ancho de las columnas y el alto de las filas
Seleccione una celda de la

columna que desea ajustar, elija la opcin
Formato (en el grupo Celdas de la ficha Si el texto que escribi para una celda es ms
largo que la celda misma, puede ensanchar
Inicio) y luego el comando Ancho de toda la columna siguiendo algunos de los
columna. Aparecer un cuadro de dilogo procedimientos explicados.
solicitando el nmero de ancho deseado.
Luego presione el botn Aceptar, y el ancho de la columna se ajusta al nuevo
valor.
Otra manera es situarse en la lnea derecha que divide la columna que
desea "ensanchar" de la siguiente, cuando el cursor cambia a una lnea con dos
flechas hacia los lados, haga clic (con botn izquierdo) y arrastre el borde hacia
el lado deseado y luego suelte el botn. Quedar el ancho establecido para la
columna. De manera anloga cambiamos el alto de las filas.
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Las opciones de formato

Adems de ofrecer mltiples posibilidades para el manejo de datos y la realizacin de
operaciones aritmticas, Excel tambin posee diversas opciones que le permiten definir el aspecto
visual que tendrn los datos en la planilla. A travs de la opcin Formato de Celdas, Ud. puede
configurar lo siguiente (recuerde seleccionar primero las celdas sobre las que desee actuar):
Se ocupa de la tipografa del contenido de la celda: Ficha destinada al formato de las lneas que componen la
tipo y tamao de letra, su color, subrayado, etc. cuadrcula: si se usa lnea gruesa, fina, doble, su color, etc.
Permite modificar el A diferencia de las dems,

aspecto de los datos esta ficha no contiene
numricos: cantidad opciones relacionadas con
de decimales, el aspecto de la celda.
porcentaje, etc.
Permite modificar el color

de fondo de la celda.
Permite acomodar un
dato dentro de su celda:
contra la izquierda, contra
la derecha, al medio, en
la parte superior, inferior,
etc.
Una vez indicadas todas las
opciones de formato
deseadas, se aplican al
rango seleccionado haciendo
un clic en Aceptar. Si hace un
clic en Cancelar, dejar sin
efecto los cambios
realizados.
INTRODUCCIN DE DATOS
Primero debemos seleccionar la celda que deseamos y comenzar a escribir el texto o nmero,
luego presionamos la tecla <Enter> y automticamente pasamos a la celda de abajo. A medida que
vamos escribiendo en la celda activa, vamos viendo el contenido de la misma en la Barra de frmulas,
ubicada en la parte superior de la hoja de clculo.
Introducir nmeros
Seleccione la celda y escriba el nmero. Este puede incluir los caracteres numricos (0 al 9) y
los siguientes caracteres especiales: + - ( ) , / $ % , E , e (los dos ltimos -E y e- hacen referencia
a la notacin hexadecimal)
Se pueden incluir puntos en nmeros como 1.000.000. La coma ser considerada como
separador decimal. Los signos ms (+) introducidos delante de los nmeros sern ignorados. Los
nmeros negativos debern ser precedidos por el signo menos (-) o estar entre parntesis, ej.: (25) =
-25.
Cuando se ingresa este tipo de datos, Microsoft Office Excel reconoce que son nmeros y los
alinea automticamente a la derecha de la celda, pero no les da formato de nmero (el formato de
celdas se realiza con el cuadro visto anteriormente)
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Introduccin de Fechas y Horas
Cuando se introduce una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la
celda cambia automticamente del formato general al formato de fecha u hora adecuado.
Tenga en cuenta las siguientes pautas cuando ingresa fecha u hora:

Excel hace caso omiso de las maysculas.
Si desea mostrar la hora en formato de 12 horas agregue a continuacin de la hora
separada por un espacio la leyenda a.m. o p.m. segn corresponda. Si no lo escribe se
mostrar la hora con el formato 24 horas, por ejemplo 21:00. Puede escribir la fecha y
hora dentro de la misma celda, si las separa por un espacio.
Para introducir fechas utilice una barra diagonal (/) o un guin (-).
NOTA: Estos formatos (nmero y fecha) dependern del formato elegido en le Panel de Control, en
la opcin de Configuracin Regional.
Introduccin de Texto
Seleccione la celda y escriba el texto. Una celda puede contener hasta 256 caracteres. Puede
darle formato individualmente a los caracteres dentro de una celda.
Modificar o Editar datos de una celda

1. Seleccione la celda que contiene el texto a modificar.
2. Haga clic sobre Barra de frmulas (en el lugar de la modificacin) y aparecer el cursor que
nos permite escribir. Aqu, podemos desplazarnos con las flechas de direccin para situarnos
en el lugar deseado del texto y editar nuevamente el contenido de la celda.
3. Una vez finalizada la edicin presione la tecla <Enter>.
Otra forma es seleccionar la celda y presionar la tecla F2 o hacer doble clic sobre la celda a
modificar.
Observacin: luego de seleccionar la celda a modificar NO podemos comenzar a escribir
directamente pues se reemplazar el contenido actual por el que estemos escribiendo.
Copiar o Mover datos de una celda a otra

Para reproducir, eliminar o mover datos en las hojas de clculo, Ud. puede utilizar las
opciones Copiar, Cortar y Pegar, tal como hacamos en Word, desde sus botones en la cinta de
opciones (ficha Inicio) o con los mtodos abreviados de teclado (Ctrl+C, Ctrl+X y Ctrl+V
respectivamente)
INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Insertar Filas o Columnas
Cuando inserta una fila o una columna, Excel crea una nueva fila (o
columna) y desplaza las existentes a fin de crear espacio para las celdas
insertadas. Excel ajusta las referencias a las celdas desplazadas de forma que
reflejen sus nuevas ubicaciones.
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Seleccione el nmero de filas que desea desplazar para hacer sitio para filas nuevas. Cuando
elige Insertar del grupo Celdas, en la ficha Inicio, se agregan nuevas filas en blanco arriba de la
seleccin.
Siga los mismos pasos cuando vaya a insertar columnas: seleccione la cantidad de columnas
que desea mover para crear espacio para las nuevas columnas y despus elija Insertar.
Estas acciones tambin pueden realizarse presionando el botn derecho del mouse sobre el
encabezado de una fila o columna seleccionada y eligiendo la opcin Insertar del men contextual.
Eliminar o Borrar Celdas
Cuando elimina celdas, las suprime de la hoja de clculo y las celdas circundantes se
desplazan para ocupar el espacio vaco.
Cuando borra celdas, elimina el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas
permanecen en la hoja de clculo.
Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las frmulas que hacen referencia a
ellas. Si borra el contenido de la celda, su valor es cero y cualquier frmula que se refiera a esa celda
obtendr un valor cero. Si elimina una celda, sta dejar de existir; una frmula que haga referencia a
la celda eliminada no podr encontrarla y devolver el valor de error #REF!
Copiar o Mover Celdas
Podr cambiar la posicin de las celdas de una hoja copindolas o movindolas a otro lugar de
la misma hoja, a otra hoja dentro de un libro o a otra aplicacin.
Existen dos maneras de copiar y mover celdas:
Usando Cortar, Copiar y Pegar
Arrastrando con el mouse
Cuando copia celdas, se duplica su contenido y se pega en una nueva posicin. Cuando mueve
celdas, se desplaza su contenido y se pega en una nueva posicin. Puede insertar las celdas que est
copiando o moviendo entre celdas existentes, o bien, pegarlas sobre celdas ya existentes. Al pegar
sobre otras ya existentes reemplazar el contenido de stas.
Al copiar celdas, las referencias en las celdas originales no se ven afectadas.
Insertar celdas entre celdas existentes:

1. Copie o corte las celdas deseadas.
2. Seleccione una celda destino.
3. Elija el comando Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas
del men Insertar. Si la celda en donde desea insertar (celda destino)
est ocupada, le preguntar dnde desea mover su contenido para no
sobrescribir los datos.
Copiar y desplazar celdas arrastrando
Un modo rpido de copiar y mover celdas a una distancia corta dentro de la hoja es usando el
mouse. Se realiza de la siguiente manera:
Copiado de celdas: Coloque el puntero del mouse en el borde de la seleccin (el cursor pasa a ser
). Presione la tecla <Ctrl> (el cursor pasa a ser ) y arrastre el borde a la nueva ubicacin.
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Suelte el botn del mouse y luego la tecla <Ctrl>. El contenido de las celdas se copiar en la
ubicacin nueva.
Mover Celdas: Coloque el puntero del mouse en el borde de una seleccin (el cursor pasa a ser
) y arrastre el borde a una ubicacin nueva. Cuando suelte el botn del mouse, las celdas se
mueven a la ubicacin elegida.
Insertar celdas: Coloque el puntero del mouse en el borde de seleccin (el cursor pasa a ser ).
Mantenga presionada la tecla <Maysculas> (<Shift>) y arrastre el borde a una nueva ubicacin.
Suelte el botn del mouse y luego la tecla. Las celdas se desplazan y se insertan entre las celdas
ya existentes.
LLENADO AUTOMTICO Y CREACIN DE SERIES
Puede copiar el contenido de unas celdas en otras arrastrando el cuadro de llenado o

utilizando el comando Rellenar del grupo de opciones Modificar en la ficha Inicio. Para esto:
1. Seleccione una celda y coloque el puntero en el cuadro de llenado. El

puntero se transformar en una cruz.
2. Luego tenemos presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre el
cuadro de llenado en el sentido que desee llenar.
3. Cuando suelte el botn del mouse los datos llenarn el rango.
El cuadro de llenado copia y llena con datos, y crea series utilizando la caracterstica de
llenado automtico. El cuadro de llenado se arrastra hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para
llenar las celdas con datos.
De esta manera, si introducimos en la primera celda por ejemplo Enero y realizamos los pasos
anteriores, nos completar con los meses restantes.
Cuando queremos rellenar con datos numricos debemos ingresar en las dos primeras celdas,
los dos primeros valores de la serie y luego seleccionar ambas celdas antes de posicionarnos en el
cuadro de llenado, para que nos tome el incremento de los nmeros. Si slo arrastramos el primer
valor, copiaremos ese nmero en las celdas arrastradas. Ejemplo: si queremos rellenar das del mes,
debemos ingresar en la primera celda un 1 y en la segunda un 2, luego seleccionar ambas y
arrastrarlas. Se incrementarn los valores de a 1 y nos llenar las siguientes celdas con 3, 4, 5, ....
Tambin puede hacerse con la opcin Rellenar, aunque la forma ms prctica es utilizando las
opciones anteriores con el cuadro de llenado. Para rellenar celdas de este modo, debe:
1. completar la primer celda con el dato que quiere rellenar el resto de las celdas,
2. seleccionar las celdas en donde se desea ubicar los datos (incluida la que contiene el dato
inicial)
3. elegir el comando Rellenar del grupo de opciones Modificar en la ficha Inicio.
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USO DE LA BARRA DE FRMULAS

La barra de frmulas puede tener uno de los siguientes aspectos segn estemos en modo
edicin de celdas o no, y segn el tipo de datos que estemos editando:
Sin editar celdas
Cuadro de
nombres Editando datos
Funciones
Editando frmulas
A: Cuadro de cancelacin
A B C Barra de Frmulas B: Cuadro de introduccin
C: Insertar funcin
Ud. puede ingresar y editar una frmula en cualquier momento, utilizando la barra de
frmulas, ubicada directamente sobre el rea de clculos. Con los diferentes botones, podr editar el
contenido de una celda, cancelar la edicin, o invocar a la caja de funciones (asistente para
funciones).
Mientras se escribe el texto en una celda, aparecen dos cuadros en el lado izquierdo de la
barra de frmulas. Estos son los cuadros de introduccin y cancelacin. El cuadro de introduccin
hace lo mismo que la tecla Enter, haga clic en l para introducir lo que escribi en la celda activa.
Haga clic en el cuadro de cancelacin si desea cancelar la entrada y comenzar de nuevo (hace lo
mismo que la tecla Esc o Escape).
Si hace clic en cualquier celda mientras est creando o editando una frmula, Excel puede
aadir la direccin de la celda seleccionada (referencia de celda) a lo que estaba escribiendo. Si
comete un error mientras escribe o si aade accidentalmente referencias de celdas, presione la tecla
Backspace (Retroceso) para eliminar el error.
Operadores
Para realizar los clculos mediante el uso de frmulas debemos valernos de operadores
aritmticos (para todo tipo de clculos matemticos) y relacionales (para comparar valores).
La computadora no trabaja con todos los operadores que estamos acostumbrados a usar.
Ejemplo: si queremos calcular el producto 2 x 3, deberamos escribir 2 * 3; as tambin si queremos
comparar dos valores lgicos 2 3 debemos escribir 2 < = 3.
A continuacin conoceremos los operadores usados por la computadora para realizar los
clculos o comparaciones:
Operadores Aritmticos Operadores relacionales

+ Suma = Igual
- Resta > Mayor que
* Multiplicacin < Menor que
/ Divisin >= Mayor o igual a ( )
% Porcentaje - ubicarlo despus del valor <= Menor o igual a ( )
^ Exponenciacin (Potencia) <> Distinto a ( )
Los operadores matemticos realizan un clculo entre dos o ms valores y arrojan un resultado
numrico.
Los operadores relacionales comparan dos valores y entregan el resultado lgico VERDADERO o
FALSO.
U.E. N 5
LA PRIMERA PLANILLA CON EXCEL
Resumiendo lo visto hasta el momento, veremos los pasos necesarios para crear una planilla
simple utilizando este programa. En este caso, prepararemos la lista para el supermercado, y Excel
calcular el dinero que gastaremos.
1
Escriba todos los ttulos y datos fijos que
necesite. Recuerde que les puede dar estilo
(negrita, cursiva, etc.).
En la celda D4, escriba la frmula para calcular el dinero que

insumir la compra del artculo. sta se obtiene multiplicando
la cantidad de artculos por su precio (B4*C4). Tenga en
cuenta que el signo que se utiliza para multiplicar es el
asterisco (*) y que, antes de ingresar una frmula, debe
ingresar el signo = (igual). Una vez que presione Enter, Excel
calcular la multiplicacin.
Como la frmula se repite a lo largo de toda la

columna, debe estirarla. Por lo tanto, ubique el
cursor en el ngulo inferior derecho de la celda (el
puntero e transformar en una "cruz fina") y
arrstrelo hasta la celda D9.
Listo, ya est preparada Ahora hay que calcular el total de la

la planilla con las compra, y esto se hace sumando los
compras para el precios totales de cada uno de los
supermercado. A partir artculos. Tipee la siguiente frmula
de ahora, si llega a en la celda
modificar algunos de los D10:=D4+D5+D6+D7+D8+D9. Como
valores, Excel se imaginar, sta no es la forma
automticamente ms prctica de hacer la suma, pero
recalcular los totales. ms adelante aprender una manera
ms sencilla de hacerlo.
U.E. N 5
ORDENAMIENTO DE DATOS POR DIFERENTES CRITERIOS
Existen varias formas y criterios para ordenar una

Ficha Inicio
lista, por ejemplo: por filas o por columnas, en orden
ascendente o descendente, considerando o ignorando las
maysculas, etc.
Ficha Datos
Para ordenar segn uno o varios criterios debemos

primero seleccionar los datos que queremos ordenar. Si no lo
hacemos Excel examina los datos para registrar la extensin de la lista y determinar si esta contiene
una fila de encabezamientos que no debera ordenarse. Es conveniente seleccionar primero los datos
de la tabla que deseamos ordenar y no dejar que Excel lo haga solo.
En el grupo modificar de la ficha Inicio, elegir Ordenar y Filtrar y luego Orden personalizado o desde
la ficha Datos, elegir Ordenar. Aparecer un cuadro de dilogo con las siguientes opciones:
Columna: Ordenar por: si hacemos un clic aqu

obtendremos una lista desplegable con los
encabezamientos de las columnas, para que
podamos seleccionar por cul de ellas haremos
el ordenamiento.
Ordenar segn: si hacemos clic aqu
obtendremos una lista desplegable con varias
opciones segn deseamos ordenar, lo ms usado es Valores.
Criterio de ordenacin: seleccione si quiere ordenar de la A a la Z o del 1 al 2 (ascendente) o
de la Z a la A o del 2 al 1 (descendente). Esto debe elegirlo para cada criterio de ordenamiento
que use.
En caso de que la columna o fila por la que se desea ordenar contenga valores duplicados,
podemos agregar un nuevo criterio haciendo clic en el botn Agregar nivel. De esta forma aparecer
una nueva lnea para elegir las opciones para este nuevo criterio.
Si seleccionamos sobre el botn de Opciones..., se abre otro cuadro de dilogo que nos
permitir establecer si queremos distinguir entre maysculas y minsculas o bien determinar otros
criterios de ordenamiento.
Otra forma de acceder a la opcin de ordenar, es a travs de los botones de orden de la

ficha Datos, pero nos ordenar siempre segn los datos contenidos en la primera columna
de la hoja de clculo.
IMPORTANTE: Cuando se hace la seleccin debemos pintar TODAS las filas y columnas de los datos
que queremos ordenar, SIN las celdas que contienen frmulas (stas se recalcularn de acuerdo al
nuevo orden dado). Si solamente seleccionamos la columna que usaremos como criterio de
ordenacin, nuestros datos quedarn mezclados ya que slo se movern los datos de la columna
seleccionada.
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REALIZANDO CALCULOS EN UNA TABLA

Referencias a celdas
La referencia a celdas se utiliza con mucha frecuencia a la hora de efectuar clculos en la

planilla. Esto permite que se actualicen los clculos al cambiar los datos en las celdas de una tabla.
Tambin hacemos estas referencias al utilizar funciones predefinidas y el botn Autosuma, que
veremos ms adelante.
Absolutas: Implica una ubicacin exacta e invariable de una celda en la planilla.

Ejemplo: $A$1, es invariablemente la celda A1 y no se ajustarn ni la fila ni la columna al arrastrar
la frmula.
Relativas: Implica una ubicacin relativa de una celda en la planilla.
Ejemplo: A1, es relativa pues si arrastro la frmula, se ajustar la referencia a la nueva celda A2
(cuando arrastro la frmula hacia abajo) o B1 (cuando arrastro la frmula hacia la derecha).
Rangos: Expresados por los dos puntos, implica a las celdas contenidas entre las dos referencias.
Ejemplo: A1:B6, se hace una referencia relativa a las celdas contenidas entre A1 y B6.
Unin: Expresada por el punto y coma, produce una referencia que incluye las dos referencias.
Ejemplo: A1; B6; C3, se hace una referencia relativa a las celdas A1, B6 y C3 nicamente.
Interseccin: Expresada por el espacio, produce una referencia a celdas comunes a las dos
referencias.
Ejemplo: A1:A6 A5:A8 (aqu las celdas comunes son A5 y A6)
Creacin de frmulas
Con una frmula, puede realizar operaciones tales como suma, multiplicacin y comparacin
entre los valores de la hoja de clculo. Agregue parntesis a sus frmulas siempre que desee un
orden particular de evaluacin.
Una frmula comienza SIEMPRE con el signo igual (=). Ejemplos:
= (B4 / 25) + 100: Divide el contenido de la celda B4 por el valor 25 y al resultado le suma 100.
= SUMA (B2:B6; PROMEDIO(B1:E1)): Suma los valores contenidos en el rango de celdas B2 a
B6 ms el resultado de obtener el promedio de los valores contenidos en el rango de celdas
B1 a E1
Mensajes de error al aplicar frmulas
Cuando Excel no puede calcular la frmula, produce un mensaje de error apropiado. Por
ejemplo:
#DIV/0! Implica que se trata de dividir por 0.
#NUM! Se usa un nmero incorrectamente.
#REF! Se hace referencia a una celda invlida.
#VALOR! Se usa un argumento u operando incorrecto.
####### El valor no cabe en una celda, por su longitud. Debe ensancharse la columna.
U.E. N 5
Calculando totales
Un ejemplo ms complejo, con clculo de totales. Usted
decide hacer una estadstica sobre las simpatas futbolsticas de
sus conocidos, plasmando los resultados en una planilla. All
quiere calcular cunta gente abarca la muestra y qu porcentaje
de adeptos tiene cada club.
El primer clculo puede resolverse fcilmente: hay que
sumar lodos los datos parciales. Para eso, basta escribir en la
celda B11 la siguiente frmula:
=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10.
Obviamente, ese mtodo no es el ms prctico. Por lo Los datos iniciales para una
tanto, podemos usar una de las tantas funciones que Excel posee estadstica sencilla.
para realizar clculos. En este caso, usaremos la funcin
sumatoria. En vez de sumar trmino por trmino, se puede
usar la frmula SUMA, cuya sintaxis es =SUMA(el rango de
celdas a sumar). Por lo tanto, usted debe tipear:
=SUMA(B2:B10). Entre parntesis se indica el rango que
Si selecciona una lista
contiene los nmeros a sumar. Los dos puntos significan
de valores, incluyendo
"desde...hasta...", en este caso, desde B2 hasta B10. una celda ms, y hace
un clic en este botn,
Otro recurso prctico consiste en utilizar el botn de
Excel incluye la suma
Autosuma de la ficha Inicio o de la ficha Frmulas, que escribe en la celda adicional.
la frmula sumatoria automticamente.
1. Apoye el puntero del mouse sobre la celda B2.
2. Oprima el botn izquierdo del mouse y arrstrelo hasta la celda B11. Ahora tiene pintado el
rango B2:B11. Son todos los valores a sumar, ms la celda adicional donde ir el total.
3. Oprima el botn Autosuma.
Resumiendo: para utilizar la opcin AUTOSUMA, debemos seleccionar el rango de celdas sobre el que
se desea calcular la suma ms la celda en donde se mostrar el resultado (celda vaca) y, luego,
presionar el botn Autosuma de la barra de herramientas.
Calculando porcentajes
Una vez obtenido el total, habr que calcular qu fraccin representa cada valor parcial. Para
esto, hay que dividir cada uno de los subtotales por el
total. Por ejemplo, si hay 26 hinchas de River, deber
hacer esta divisin: 26 / 93 = 0,27956.
Eso significa que aproximadamente el 28% de
sus conocidos simpatizan con este club. Ahora hay que
calcular los porcentajes correspondientes al resto de
los clubes o, lo que es lo mismo, de las filas. Cmo? En
principio, bastara con estirar la frmula de la divisin
anterior, que es la siguiente: =B2/B11. Escriba esta
frmula en la celda C2 y luego estrela hasta el casillero
C11. Obtendr algo similar a lo que aparece en la Despus de "estirar" la frmula que calcula la
imagen. fraccin de adeptos a cada club, aparece este
resultado. Pero qu es esto?
U.E. N 5
Qu pas?
Para saberlo, haga clic en el casillero C3. En la parte

superior de la pantalla, en la barra de frmulas, podr ver
el clculo que Excel asign a esa celda: =B3/B12. Cuando
Excel estir la celda que contena B2/B11, escribi B3/B12.
El primer dato est bien, ya que all el programa considera
la cantidad de hinchas de Boca. Pero en vez de dividirlo por Referencias
Cuando uno escribe en una celda la
el total, que es el mismo que antes, pretende dividirlo por coordenada de otra (precedida de un
B12, que es una celda vaca. se es el error. igual) o incluye esa coordenada en una
Excel siempre hace esas adaptaciones porque, al frmula, lo que est haciendo es una
estirar los datos de una frmula, toma en cuenta la referencia al contenido de la otra celda.
Con esto, si usted escribe en una celda
posicin relativa de las celdas. Esto significa que si la nueva =A1+34, el programa sumar 34 al
celda se encuentra un lugar hacia abajo, las celdas a las contenido de la celda A1. Si al momento
que hace referencia tambin se mueven un lugar hacia de realizar una operacin, la celda
muestra #VALOR!, es porque Excel
abajo, con lo que B2 y B11 pasan a ser B3 y B12.
est tratando de hacer una operacin
Indudablemente, esto no es lo que queremos, por matemtica con una celda cuyo
lo que antes de estirar la frmula, habra que indicar de contenido es texto.
alguna manera que la referencia a B11 debe permanecer
fija. Antes se habl de posicin relativa. Pero ac B11 debe
tomarse en forma absoluta (para que no se modifique al
estirarla). Cmo se logra eso? Escribiendo as la frmula
original: =B2/B$11.
El signo "$" entre la B y el 11 est fijando la
coordenada a la celda. Para ser ms precisos, est fijando
el 11, que es el indicador de fila (que es justamente lo que
no queremos que sea relativa). Luego, volvemos a estirar
la frmula de esta celda y tendremos los clculos correctos
para cada club.
Formato con porcentajes

La planilla quedara mucho ms clara si los coeficientes
se expusieran como porcentajes, en vez de cmo nmeros Porcentaje
decimales: sin duda, "28%" es ms fcil de comprender que

"0,27956". Esta es una tarea muy frecuente en Excel:
cambiar el aspecto del dato y no el dato propiamente
dicho.
1. Seleccione (pinte) las celdas cuyo formato desea
cambiar (de C2 a C11)
2. En la opcin Formato, elija la opcin Formato celdas.
3. Marque la ficha Nmero. La planilla con el formato porcentaje. Los datos
4. Entre todos los formatos y categoras posible, no cambiaron; solamente cambi su aspecto.
seleccione uno que exponga porcentajes.
5. Oprima el botn Aceptar. La planilla debe quedar como la de la imagen.
Tambin puede darse estilo porcentual a las celdas seleccionadas haciendo clic en el botn de la
ficha Inicio (grupo Nmero)
U.E. N 5
Nota: Cuando Excel le da formato de porcentaje a una celda, adems de escribir el signo %, multiplica
el contenido de la celda por cien (100). Esto hay que tenerlo en cuenta al momento de dar formato y
de realizar un clculo en dicha celda.
CREACION DE UN GRAFICO
Un grfico permite visualizar los datos de una hoja de clculo de manera de poder
compararlos, facilitando la lectura de los mismos.
En un mismo grfico pueden representarse varios conjuntos de datos, si los registros
corresponden a los mismos elementos de referencia. Se pueden utilizar barras mltiples adyacentes
o barras compuestas que si son verticales se llaman "apiladas. Los grficos de barras apiladas
muestran la relacin de los elementos con el todo.
Para crear un grfico debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionamos los datos que queremos graficar

2. Seleccionamos la ficha Insertar
3. Elegimos un grfico de la Cinta de Opciones
4. Seleccionamos el tipo de grfico que queremos
usar o elegimos Todos los tipos de grfico, en
cuyo caso aparecer un cuadro con todas las
opciones de grficos para elegir.
Una vez que tengamos el grafico en la hoja, si lo

seleccionamos vemos que aparecen distintas fichas sobre
la cinta de opciones desde las cuales podemos trabajar.
Mover y cambiar el tamao de un grfico
Para mover un grfico en la hoja de clculo, seleccinelo haciendo clic sobre el mismo y
despus arrstrelo hasta donde desee colocarlo.
Para cambiar el tamao, seleccinelo y despus coloque el puntero del mouse sobre una
esquina. Cuando el puntero se convierte en una flecha con dos puntas, aumente o disminuya el
tamao arrastrando el grfico.
Eliminar un grfico
Puede eliminar un grfico seleccionndolo y presionando la tecla <Supr> (<Delete>). Tambin

puedo usar la opcin Cortar.
Formato personalizado del grfico
Para poder realizar cambios en un grfico primero debe seleccionarlo, haciendo clic sobre el
mismo. Cuando un grfico est activado, en la Cinta de opciones se habilitan tres fichas: Diseo,
Presentacin y Formato, desde donde se pueden seleccionar todas las opciones para poder modificar
cualquier parte del grfico.
U.E. N 5
La ficha Diseo
Desde la ficha Diseo podremos cambiar el tipo de grfico, seleccionar un diseo para el tipo de
grfico elegido, seleccionar los datos de origen del grfico (en caso de que no lo hayamos hecho
previamente o si queremos modificar la seleccin) y elegir en qu hoja se ubicar.
Seleccionar o modificar los datos de origen
En la opcin Seleccionar datos debe

seleccionar los datos de la hoja de clculo que
desea incluir en el grfico. Para esto debe hacer
clic sobre el botn que se encuentra al final del
cuadro de texto (Rango de datos del grfico) que
hay que completar, se mostrar la hoja de clculo
actual en donde debe elegir las celdas que se van
a incluir (seleccionando toda la tabla o solo las
celdas deseadas) y presionar nuevamente el botn
en la ventana pequea que se ha abierto.
Seleccione si las series se encuentran en
filas o columnas. Series en fila: el contenido de la primera fila aparecer como rtulo de datos y el de
la primera columna como leyenda. Series en columnas: a la inversa que la anterior.
Ubicacin del grfico
Para cambiar la hoja donde se ubicar el

grfico, desde la ficha Diseo, presionamos Mover
grfico. Se presenta una caja de dilogo con dos
opciones:
En una hoja nueva: Se debe completar con el
nombre que le vamos a dar a la nueva hoja
(predeterminado es Grfico1). Excel agrega una nueva hoja al libro y el grfico ocupar toda
esa hoja, sin poder agregar ningn otro tipo de datos en la misma.
Como objeto en: Se debe seleccionar una hoja del libro en el cuadro que presenta (abriendo la
lista de hojas existentes haciendo clic en la flecha y luego en la hoja en la que se desea
insertar el grfico). Lo que hacemos aqu es mostrar el grfico en la misma hoja de los datos o
en otra distinta, pero luego podemos seguir trabajando con esa hoja de manera normal,
veremos el resto de la cuadrcula para agregar ms datos a la hoja.
U.E. N 5
La ficha Presentacin
Esta ficha presenta opciones que completan la informacin del grfico, como ttulos, leyenda,
rtulos de ejes, etiquetas de datos, mostrar la tabla de datos, entre otras ms.
Ttulo del grfico: aqu puede ingresar un ttulo que se agregar al grfico.
Rtulos del eje: permite elegir qu ejes desea que figuren en el grfico y colocar los nombres
a los ejes de categoras (x e y). Es recomendable dejar los que ya vienen seleccionados.
Leyenda: es el recuadro de referencia que seala qu datos representa cada columna. Es
conveniente que aparezca esta informacin (segn el grfico que haya elegido), para que sea
posible relacionar el color de una columna con lo que se ilustra en ella.
Etiquetas de datos: desde aqu puede elegir si desea o no que cada columna muestre los
valores que representa. Desde la opcin Ms opciones de la etiqueta de datos se mostrar un
cuadro en donde podremos elegir como etiqueta de datos el valor, porcentaje, nombre de la
serie, entre otras cosas. Como las etiquetas generalmente dificultan la lectura del grfico, lo
aconsejable es elegir un solo valor o Ninguno.
Tabla de datos: si se chequea esta opcin, junto al grfico se adjuntar la tabla con los datos.
Ejes: cambia el formato de los ejes.
Lneas de la cuadrcula: es la cuadrcula que aparece al fondo del grfico. Estas lneas son muy
tiles cuando se trabaja con valores numricos, porque permiten encontrar fcilmente el
valor de cualquier punto del grfico.
La ficha Formato
Como su nombre lo indica, desde aqu podremos elegir los estilos para el grfico, como
bordes, rellenos y colores de fuente. Muchas de las opciones de esta ficha se pueden realizar tambin
desde la ficha Inicio.
Los objetos y sus propiedades
Adems de funcionar como bloques, los grficos estn formados por grupos de objetos que
pueden separarse: las barras, los ttulos, los cuadros de leyendas, etc. Los objetos que forman parte
de un grfico pueden manejarse de modo independiente: basta con ubicar el puntero del mouse
sobre alguno de ellos y hacer clic, para que quede seleccionado.
U.E. N 5
A su vez, cada objeto posee distintas propiedades: el color de las barras, la posicin de las
leyendas, etc. Entonces, teniendo claro este tema, sabr que para cambiar el aspecto de un objeto,
deber seleccionarlo y trabajar sobre sus propiedades.
Actualizacin del grfico
El grfico est vinculado a la hoja que contiene los datos originales. Si se cambian los valores,
o se agregan, modifican o eliminan datos, no es necesario volver a realizar el grfico pues Excel
actualiza el mismo en forma automtica.
IMPRESIN DE LA PLAN ILLA DE CLCULOS
Microsoft Excel proporciona muchas configuraciones opcionales que permiten ajustar el

aspecto final de la pgina impresa para que satisfaga sus necesidades.
Para organizar la impresin debemos configurar la pgina a nuestro gusto y ver cmo se va a
imprimir la planilla (obtener una vista preliminar).
Vista preliminar
Para ver cmo se va a imprimir la hoja de clculo, Microsoft Excel proporciona tres maneras
de ver y ajustar el aspecto de la hoja de clculo, ya vistas anteriormente: Vista normal, Vista diseo
de pgina y vista previa de salto de pgina.
Adems, podemos hacer una vista previa antes de imprimir. Desde el botn de Office, ir a
Imprimir y luego elegir Vista preliminar. De esta manera veremos cmo ser exactamente el aspecto
que tendr cada pgina una vez impresa. En esta vista se muestra la pgina y permite ajustar
fcilmente las columnas y los mrgenes, tambin puede ver los encabezados, los pies de pgina y los
ttulos impresos.
Recuerde que en esta nueva versin de Excel, la vista Diseo de pgina nos permite una mejor
manera de hacer esto.
A medida que realiza los ajustes que van a afectar a la impresin de la hoja de clculo, puede
pasar de una vista a otra para ver los efectos antes de enviar los datos a la impresora.
Configurar pgina
Desde la ficha Diseo de pgina podremos seleccionar las opciones para nuestro libro. Aqu
elegiremos los mrgenes, el tipo de papel, la orientacin, etc. Haciendo clic en el iniciador de cuadros
de dilogo del grupo Configurar pgina veremos el siguiente cuadro de dilogo:
En la ficha Pgina encontraremos todas las opciones correspondientes a la hoja en la cual imprimir:
U.E. N 5
La orientacin de la hoja: En el recuadro
Orientacin puede imprimir con la orientacin
Horizontal o bien en forma Vertical.
El Ajuste de Escala del impreso: Aqu puede

reducir o agrandar el tamao del resultado
impreso en forma de porcentaje del tamao
actual, o en una determinada cantidad de
pginas.
El tamao del papel: en el recuadro Papel puede

pulsar el botn y abrir una lista en donde podr
elegir el tamao de la pgina: Carta, Oficio, A4,
etc.
La calidad de impresin: puede determinar cmo

administrar el color y la tinta en la impresin, a
mayor calidad de impresin, mayor consumo de
tinta: Alta, Media, Baja o Borrador (dependiendo
la impresora que tenga). Esto tambin puede
realizarse desde las propiedades de la impresora,
desde el cuadro de dilogo Imprimir.
La numeracin de las pginas: El nmero que

figura en el recuadro Primer nmero de pgina
indica a partir de qu nmero comenzar a
numerar las pginas. Automtico indicar que
Excel se encargar de la numeracin.
Los mrgenes: puede controlar numricamente

los mrgenes de la hoja. Tambin puede centrar
el rango de impresin dentro del espacio
disponible en la pgina de forma Vertical,
Horizontal o ambas.
Agregar encabezados y pie de pgina
Para poner nmeros de pgina u otro texto en la

parte superior o inferior de los datos de la hoja
de clculo en todas las pginas, puede agregar
encabezados o pies de pgina a la hoja de clculo
impresa. Los encabezados se imprimen en la
parte superior de las pginas y los pies de pgina
en la parte inferior.
Los encabezados y los pies de pgina
actan de forma independiente respecto a los
datos de la hoja de clculo: slo se muestran
cuando se aplica una vista previa y cuando se
U.E. N 5
imprimen. Puede utilizar los encabezados y los pies de pgina integrados de Microsoft Excel o crear lo
suyos propios, desde los botones Personalizar... a partir de los cuales se le presentar un nuevo
cuadro de dilogo que le permitir ingresar el texto que desee con la alineacin adecuada.
Nota: El encabezado y pie de pgina tambin puede editarse directamente desde la planilla de
clculo, usando la vista Diseo de pgina.
Modifica la fuente del texto seleccionado
Inserta el N de pgina actual (&[Pgina]).

Coloca el total de pginas (&[Pginas]).
Agrega la fecha del sistema (&[Fecha]).
Coloca la hora del sistema (&[Hora]).
Inserta la ubicacin completa del libro actual

(&[Ruta de acceso]&[Archivo])
Inserta el nombre del libro o planilla actual (&[Archivo])

Coloca el nombre de la hoja activa (&[Etiqueta]).
Permite insertar una imagen en el encabezado/pie, abriendo un cuadro que permite buscarla en el disco.
Ese botn solo se habilita cuando se coloca una imagen en el encabezado/pie y permite modificar el
tamao y el formato de la misma.
En la solapa Hoja puede elegir las siguientes opciones:
rea de impresin: Para imprimir slo

partes seleccionadas de datos en una hoja
de clculo puede especificar las reas que
desea imprimir, desde el botn que se
encuentra a la derecha del cuadro donde
se debe especificar el rango de datos a
imprimir (ver mtodo en "Imprimir
ttulos").
Imprimir ttulos:
Cuando se trabaja con hojas grandes
puede resultar interesante imprimir en todas
las pginas un mismo ttulo, con el fin de
identificar mejor los datos que contienen.
Repetir rtulos de fila y de columna: Si los

datos de la hoja de clculo tienen rtulos de
columna o de fila (tambin denominados ttulos impresos), puede hacer que Microsoft Excel repita
estos rtulos en todas las pginas de la hoja de clculo.
No es necesario que los rtulos estn en la primera fila o columna de la hoja de clculo, ya
que no empiezan a repetirse hasta que se haya impreso la fila o la columna en la que aparecieron por
primera vez
U.E. N 5
Para esto:
1. Haga clic sobre el cuadro Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda,
segn convenga.
2. Hacer clic sobre el botn situado a la derecha de los cuadros en los que se debe introducir el
rango, de este modo el cuadro de dilogo se reducir y permitir seleccionar el rango en la
hoja con mayor facilidad.
3. Seleccionar el rango de celdas que se repetir en todas las pginas.
4. Hacer clic en el mismo botn para volver al cuadro de dilogo.
Imprimir
Lneas de divisin: Determina si la cuadrcula que se ve en la hoja de clculo aparecer o no en
el impreso (solo la parte que contiene nuestros datos).
Blanco y negro: Elimina los grisados producto de los colores de fondo asignados a las celdas.
Calidad borrador: determina la intensidad de la impresin.
Encabezados de filas y columnas: Controla si se imprimirn o no los rtulos de filas y
columnas.
Orden de las pginas

Puede determinar el orden en que se imprimirn las distintas hojas en el caso de que la
planilla exceda el tamao de una pgina del tipo de papel seleccionado.
Los botones de abajo del cuadro de dilogo abren otros para elegir distintas opciones:
Imprimir...: muestra el cuadro de dilogo de impresin para elegir impresora y
los datos a imprimir.
Vista preliminar: abre la ventana con la vista previa de la impresin.
Opciones...: muestra un cuadro de dilogo con las propiedades de la impresora, para
seleccionar tipo de hoja, modo de impresin (calidad, borrador, econmico) y otras opciones.
Este cuadro vara de acuerdo a la marca y modelo de impresora que tengamos instalada en
nuestra PC.
EL ASISTENTE DE FRMULAS
Ya vimos que en Excel se puede trabajar con frmulas predefinidas. Estas pueden ir desde una
simple sumatoria hasta complejos clculos financieros o trigonomtricos. Como es muy difcil que
alguien se acuerde de todas las frmulas que se pueden utilizar, y es bastante improbable que
recuerde la sintaxis de cada una de ellas, existe el Asistente de frmulas. Adems de contener todas
las frmulas, el Asistente brinda una gran ayuda a la hora de completarlas con los argumentos
necesarios.
U.E. N 5
Para ver cmo funciona este Asistente, utilizaremos la funcin PROMEDIO, que sirve para
obtener la media aritmtica de un rango de celdas. Para el ejemplo vamos a usar una planilla que
calcula los gastos promedio de combustible de un automvil durante una semana.
Seleccione la celda donde desea

2 insertar la funcin y escriba el signo =
1 (pase al punto 3) o presione el botn
fx en la barra de frmulas (en este
caso, salte al punto 4)
Arme el "esqueleto" de la A la izquierda de la barra

planilla escribiendo los datos de frmulas, aparecer
necesarios. Recuerde que una lista desplegable.
desde Formato/Celdas, puede Presionando la flecha,
definir las caractersticas de las ver un listado que
celdas que contienen los contiene algunas
nmeros (en este caso, que frmulas. Si all se
tengan dos dgitos despus de encuentra la que busca,
la coma y que lleven el signo $) seleccinela; en caso
contrario, haga clic sobre
Ms funciones...
4
Una vez elegida la frmula, se abre un cuadro donde, adems de

estar la descripcin y la sintaxis de la funcin, se deben ingresar
Si elige Ms funciones... o presiona fx en la barra de
los argumentos de la misma.
frmulas, se abrir una caja de dilogo donde podr ver
todas las funciones disponibles. Para elegir una, haga doble 7
clic sobre ella, o un clic y presione Aceptar.
Una vez que se

6 llenaron todo los
datos requeridos (no
siempre es
necesario completar
Si el argumento es un nmero, puede escribirlo todos los
directamente. Pero si es una celda (o un rango de celdas), argumentos),
tambin puede seleccionarlo con el mouse, para lo cual presione Aceptar
debe presionar el botn, marcar las celdas para que la frmula
correspondientes y, luego, pulsar <Enter>. quede insertada en
la celda
correspondiente.
U.E. N 5
EL USO DE FUNCIONES Y FORMULAS

Funciones
El uso de funciones simplifica el ingreso de frmulas. Los lineamientos para utilizar funciones son:
Los parntesis le indican a Excel dnde comienzan y terminan los argumentos.
Los argumentos pueden ser nmeros, referencias, texto, valores lgicos, etc. Si Ud. utiliza una
frmula como argumento, entonces sta puede contener otras funciones. En este caso, se
dira que las funciones estn anidadas.
La sintaxis de una funcin es la siguiente:
FUNCION (ARGUMENTO1: ARGUMENTO2)
Funcin: Nombre de la funcin predeterminada de Excel (ejemplo: SUMA)
Argumento1 - Argumento2: Datos que necesita la funcin para ser calculada. La cantidad de
argumentos depende de la funcin que queremos utilizar.
Antes de comenzar a utilizar las frmulas debemos situarnos en la celda que queremos mostrar el
resultado.
Funcin: SUMA
Suma todos los nmeros que hay en la lista de argumentos.
Sintaxis: SUMA(Nmero1; Nmero2;...)
donde Nmero1, Nmero2,.. son referencias a las celdas que contienen datos y puede ser un rango
de celdas.
Ejemplos:
SUMA(B1;B2;B3;B4)
SUMA(B1:B4)
Ambas funciones suman los valores numricos contenidos en las celdas B1, B2, B3 y B4.
Nota: Esta funcin suele ser utilizada con el botn , siempre que el rango de celdas a
sumar y la celda en donde se mostrar el resultado estn juntas. Debo utilizar esta funcin desde el
asistente de frmulas cuando deseo mostrar la suma de un rango de celdas en una ubicacin
diferente a la de los datos.
U.E. N 5
Funcin: MAX
Devuelve el valor mximo de una lista de valores numricos. Omite los valores lgicos y de
texto.
Sintaxis: MAX(numero1; numero2;...)
Donde numero1, numero2 son referencias a las celdas que contienen datos numricos y puede ser
un rango de celdas.
Ejemplos:
Supongamos que en las celdas A1, A2, A3 y A4 hay 6, 9, 3 y 5 respectivamente:

MAX(A1; A2; A3; A4)
MAX(A1:A4)
Ambas funciones devuelven 9, que es el mximo valor que contienen esas celdas.
Funcin: MIN
Devuelve el valor mnimo de una lista de valores numricos. Omite los valores lgicos y de
texto.
Sintaxis: MIN(numero1; numero2;...)
Donde numero1, numero2 son referencias a las celdas que contienen datos numricos y puede ser
un rango de celdas.
Ejemplos:
Supongamos que en las celdas A1, A2, A3 y A4 hay 6, 9, 3 y 5 respectivamente:
MIN(A1; A2; A3; A4)
MIN(A1:A4)
Ambas funciones devuelven 3, que es el mnimo valor que contienen esas celdas.
Funcin: CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros que hay en la lista de
argumentos.
Sintaxis: CONTAR(Ref1;Ref2;...)
donde Ref1, Ref2,.. son referencias a las celdas que contienen datos numricos (no cuenta datos del
tipo texto) y puede ser un rango de celdas.
Ejemplos:
CONTAR(B1;B2;B3;B4)
CONTAR(B1:B4)
Ambas funciones cuentan la cantidad de celdas que tienen datos numricos en las celdas B1, B2, B3 y
B4.
U.E. N 5
Funcin: SUMAR.SI
Suma los valores contenidos en las celdas que cumplen determinada condicin o criterio.
Sintaxis: SUMAR.SI(Rango; Criterio; Rango_suma)
Donde
Rango es el rango de valores que desea evaluar (en donde tiene que evaluar el criterio o
condicin).
Criterio es el criterio o condicin que determina qu celdas deben sumarse. Por ejemplo, el
argumento criterio puede expresarse como un nmero (por ej. 15), un texto (por ej.
Mandados.) o un criterio lgico (por ej. >15).
Rango_suma: es el rango de celdas que desea sumar. Si se omite, se usarn las celdas
seleccionadas en Rango.
Ejemplos: (segn el ejemplo de la figura de la izquierda)
SUMAR.SI(A1:A6; Mandados;B1:B6) devuelve 73,62 como

resultado ya que realiza la siguiente suma 15,25+45,90+12,47, que
corresponde a Mandados.
SUMAR.SI(B1:B6;>25) devuelve 157,12 como resultado ya que realiza la siguiente suma:

56,97+54,26+45,90 por ser valores mayores a 25.
Funcin: CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro de un rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.
Sintaxis: CONTAR.SI(Rango; Criterio)

Donde
Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco.
Criterio es le criterio en forma de nmero, expresin o texto, que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el
argumento criterio puede expresarse como 32; 32, >32 o
computadoras.
Ejemplos:
Supongamos que el rango A1:A4 contiene computadoras, monitores, discos,

computadoras respectivamente: CONTAR.SI(A1:A4; computadoras) devuelve 2 como
resultado pues hay dos celdas que contienen computadoras.
Supongamos que el rango B1:B4 contiene 32; 54; 75; 86 respectivamente: CONTAR.SI(B1:B4;
>55) devuelve 2 como resultado pues hay 2 valores que cumplen la condicin de ser mayores
que 55.
U.E. N 5
Funcin: SI
SI se utiliza para realizar una prueba condicional sobre valores y frmulas, y para que las
operaciones siguientes dependan del resultado de esta prueba. El resultado de la prueba determina
el valor devuelto por la funcin SI.
Sintaxis: SI(Prueba_Lgica; Valor_Si_Verdadero; Valor_Si_Falso)
Devuelve un valor si el argumento Prueba_Lgica es VERDADERO y otro valor si dicho argumento

es FALSO. Es decir que la celda va a contener un valor si cumple la condicin, y otro valor si no la
cumple.
Donde:
Prueba_Lgica: es cualquier valor o expresin condicional que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_Si_Verdadero: El valor con que se desea llenar la celda si la condicin es verdadera. Si
se omite el argumento, la funcin devuelve VERDADERO.
Valor_Si_Falso: El valor con que se desea llenar la celda si la condicin es falsa. Si se omite el
argumento, la funcin devuelve FALSO.
Ejemplo:
Supongamos que deseamos llenar una columna con Aprobado o Desaprobado

dependiendo de si el promedio (guardado en la celda A1) es mayor o igual que 70:
SI(A1>=70; Aprobado; Desaprobado)
Si A1 contiene por ejemplo 64, la funcin devuelve Desaprobado.

Si A1 contiene por ejemplo 84, la funcin devuelve Aprobado.
Tambin podra usarse una funcin anidada como: SI(PROMEDIO(Rango_Celdas)>=70;

Aprobado; Desaprobado)
Funcin: HOY
Devuelve un valor que representa la fecha de hoy, en cdigo de fecha y hora. Al introducir
HOY en una celda, Excel le dar formato de fecha automticamente. Esta funcin no tiene
argumentos.
Sintaxis: HOY()
Ejemplo: si en la fecha de la computadora hoy es 15 de mayo de 2010, la funcin devolver:

15/05/10, con el formato de fecha dado por la Configuracin regional de la computadora.

Excel 2007

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PLANILLA DE CALCULOS: MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel es una planilla de clculos apta para toda

Cmo salir de Microsoft Excel

BOTN DE BARRA DE ACCESO BARRA DE BOTONES DE

Los modos de visualizacin

Vista Normal (recomendado)

Vista Diseo de pgina

Vista previa de salto de pgina

Las hojas de un libro de trabajo

Para Agregar/Borrar/Cambiar nombre de una hoja de clculo desde la ficha Inicio:

Mover y copiar Hojas de clculo

Mover una hoja dentro de un libro de trabajo:

Seleccin de ms de una hoja de clculo

FORMATO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Seleccione una celda de la

Las opciones de formato

Permite modificar el A diferencia de las dems,

Permite modificar el color

Tenga en cuenta las siguientes pautas cuando ingresa fecha u hora:

Modificar o Editar datos de una celda

Copiar o Mover datos de una celda a otra

INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Eliminar o Borrar Celdas

Copiar o Mover Celdas

Insertar celdas entre celdas existentes:

Copiar y desplazar celdas arrastrando

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