Operaciones auxiliares con TIC

Contenidos
Qu es Microsoft Office Excel 2007?
Abrir y cerrar Microsoft Office Excel 2007
Operaciones bsicas con Microsoft Office Excel 2007
Proteger libros de trabajo
Seleccionar elementos
Tipos de valores
Copiar y mover celdas
Cambios de estructura
Aplicar formato al libro
El botn imprimir.
Ortografa

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 2

 Objetivos
Describir las principales funciones de las hojas de clculo.
Conocer las principales caractersticas de la hoja de clculo de
Microsoft Office Excel.
Crear y abrir hojas de clculo.
Proteger libros de trabajo
Modificar y almacenar datos dentro de hojas de clculo.
Mejorar la apariencia de una hoja de clculo aplicando
formato a sus celdas.
Imprimir hojas de clculo.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 3

 Comenzamos diciendo que
Las hojas de calculo estn catalogadas en las tareas rutinarias
dentro de las aplicaciones ofimticas. Y es que permiten
realizar clculo de una forma sencilla y crear grficos de
distintos tipos.
En las hojas de clculo, los datos y las formulas se introducen
en formularios con apariencia de tablas. Cada uno de los datos
y formulas se insertan en una celda que es la interseccin
entre una fila y una columna. Con los datos y las formulas
introducidas se puede estudiar, examinar o valorar cmo
afecta la modificacin de algunos de los datos al resto de los
valores existentes en la hoja de clculo.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 4

 Qu es Microsoft Office Excel
2007?
Es una hoja de clculo que se encuentra dentro del paquete
ofimtico Microsoft Office 2007 y se utiliza para realizar tareas
contables y financieras. Adems de trabajar como hoja de clculo
propiamente dicha, dispone de ciertas funcionalidades de base de
datos, permitiendo mostrar los datos almacenados filtrados por
distintos criterios.
Una de las principales funcionalidades de esta hoja de clculo es su
facilidad para crear grficos que muestren los datos introducidos en
la hoja de una forma visual, fcil de entender y de modificar.
Los grficos y los datos de la hoja de clculo estn relacionados
dinmicamente de forma que si se modifican los datos que se
encuentran representados en e grfico este se adapta
automticamente a los nuevos datos introducidos.
Todas las aplicaciones que compone el paquete Microsoft Office
tiene la misma apariencia, lo que facilita su uso, especialmente si ya
se ha utilizado otras aplicaciones de Microsoft Office 2007.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 5
 Abrir y cerrar Microsoft Office
Excel 2007
Para ello, vamos al men
Inicio Todos los programas
Microsoft Office
Microsoft Office Excel 2007.
Tambin se puede abrir
creando un acceso directo al
escritorio.
Abrirlo desde un fichero Excel.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 6

 Abrir y cerrar Microsoft Office
Excel 2007
Al abrir la aplicacin Excel muestra por defecto un libro 1 con varias hojas
etiquetadas como Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. Pudiendo variar entre 1 y 255
Hojas. El nombre del libro se puede cambiar y coincide con el nombre del
archivo Excel.
Los libros de Excel permiten organizar los trabajos de forma muy eficiente,
ya que, por ejemplo, se podra crear distintos libros para los distintos
proyectos que gestiona una empresa y en cada uno de ellos variar el
nmero de hojas en funcin de las necesidades especficas de cada
proyecto.
Una vez abierto Excel se muestra una cuadricula organizada en filas y
columnas. Una columna es un conjunto de celdas alineadas verticalmente,
que se etiquetan con letras y una fila es un conjunto de celdas alineadas
horizontalmente, uno al lado de la otra que se etiquetan con nmeros,
A12, B4
Para cerrar Excel se pulsa el botn X situado a la derecha de la barra del
titulo o pulsando el botn Office y el botn Salir de Excel.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 7

 La celda en Excel
Se denomina celda a la interseccin de una fila con una columna.
Para referenciar a una celda se debe indicar en primer lugar el
nombre de la columna en la que se encuentra situada y a
continuacin el nmero de la fila, por ejemplo, la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1, por lo tanto la celda se llama
A1.
Las hojas de
Excel 2007
disponen de
1.048.576 filas y
16.384 columnas
Cuando el cursor se posiciona sobre una celda esta aparece con un
recuadro en negro, denominndose celda activa.
La columna en la que se encuentra la celda activa se denomina
columna activa y la fila fila activa.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 8

 Entorno de trabajo de Excel
Barra de acceso rpido Barra de ttulo Cinta de opciones
Barra de formulas

Barra de Office

Grupo de
herramientas

Fila

Columna Barra de
desplazamiento
vertical

Hoja de clculo Barra de desplazamiento

Barra de etiquetas horizontal
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 9
 Elementos de la ventana de Excel
Barra del titulo. En esta barra se encuentra situada en la parte
superior dela ventana, muestra el nombre del libro con el que
se est trabajando.
Barra de frmulas. Se muestra el contenido de la celda activa,
es decir, la celda en la que se encuentra posicionado el cursor.
Desde esta barra se puede introducir, modificar o borrar
texto, formulas, funciones, etc.
Barra de etiquetas. Muestra la lista de hojas existentes en el
libro de trabajo y permite al usuario moverse por ellas e
incluso crear nuevas hojas.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 10

Crear y guardar libros
Crear nuevo
libro Excel

Los archivos
creados con
Excel 2007
tienen extensin
xlsx. Guardar libro
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007
11
Abrir y cerrar libros
Botn Office Abrir

Botn Office Cerrar

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 12
 Moverse por un libro
La forma ms cmoda de moverse por las hojas de un libro
Excel es haciendo uso de la barra de etiquetas.
Visualiza las pestaas a partir de la Hoja 1.
Desplaza la visualizacin de las pestaas una hacia la izquierda
Desplaza la visualizacin de las pestaas una hacia la derecha.
Visualiza las pestaas de forma que la ltima hoja visible en la
barra de etiquetas sea la ltima hoja existente en el libro.

Para moverse por

las celdas de una
hoja del libro Excel
es muy sencillo
utilizando la barra
de desplazamientos
o con las teclas
rpida.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 13
 Introducir datos en celda
1. Situar el cursor en la celda
2. Escribir los datos
3. Para validar los datos:
1. Pulsar la tecla Enter y
situarse en la celda inferior.
2. Desplazarse a otra celda
para validar los datos.
3. Pulsar el botn introducir en
la barra de Formulas.
El texto tecleado aparecer en
dos sitios, en la celda activa
sobre la que estamos
escribiendo los datos y en la
barra de frmulas y el cdigo
de la columna y fila.
Excel tiene una funcionalidad que repite automticamente elementos que se
encuentran escritos en una columna, es decir, si al introducir un nuevo dato en
una celda de la misma columna la primera letra coincide con algn dato que ya ha
sido introducido lo rellena automticamente.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 14
 Proteger libros de trabajo
Puede ocurrir que los datos almacenados en un libro Excel sean
confidenciales o simplemente no se desee que ste accesibles a las
personas no autorizadas que puedan encontrar el libro.
Los libros se pueden proteger mediante contraseas de dos modos:
Contrasea de apertura. nicamente podrn acceder los usuarios que
conozcan la contrasea.
Contrasea de lectura. La informacin podr ser visualizada por
cualquier usuario, pero para modificar la informacin tiene que
conocer la contrasea.
Para protegerlo hay que seguir los siguientes pasos:
Pulsar el botn Office
Guardar como
Seleccionar Libro Excel o el formato que se desea guardar el libro
Pulsar el botn Herramientas
Elegir Opciones generales
Escribir la contrasea en el cuadro de texto Contrasea de apertura
Escribir la contrasea en el cuadro de texto Contrasea de escritura.
Pulsar el botn Aceptar.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 15
Proteger libros de trabajo

Cuando accedemos al libro

COLEGIO PROTEGIDO nos
pide la contrasea

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 16

 Seleccionar elementos
Antes de realizar cualquier operacin sobre algn elemento de la
hoja de clculo hay que seleccionarlo.
Para seleccionar una celda, situamos el puntero del ratn sobre la
celda a seleccionar y hacemos clic con el botn izquierdo del ratn.
Para seleccionar un rango de celdas, seleccionamos desde la
primera celda y se arrastra el ratn hasta la celda inferior y se suelta
el ratn.

Para quitar una seleccin simplemente hay que hacer clic en cualquier
parte de la hoja.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 17

 Formato de celda
Para dar formato a las celdas previamente tenemos que seleccionarlas.
En la pestaa Inicio tres grupos de opciones que agrupan las opciones ms
comunes de formato:

En el grupo de opciones Fuente encontramos las opciones de formato para

texto: Tipo de letra, Estilo, Tamao, Color para el texto, Subrayado y
Efectos.
En el grupo de Alineacin encontramos la orientacin del texto, vertical y
horizontal, sangras, alineaciones, etc.
En el grupo de opciones Nmero aparece todos los formatos para los datos
numricos y de texto que podemos seleccionar.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 18

Formato de celda. Nmero
Otros formatos

Formato
moneda

Porcentaje

Estilo millares

Aumentar o
disminuir
decimales

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 19

 Formato de filas y columnas
El alto de fila nos permite cambiar la altura de la fila para muchas filas y que
todas ellas nos queden iguales. Seleccionamos todas las filas y pulsamos en
Inicio grupo de herramientas Celdas y Formato/Alto de Fila. Lo mismo haremos
con el Ancho de la columna.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 20

 Insertar elementos en la hoja de
clculo
Cuando estamos trabajando con hojas de clculo, es muy comn
encontrarnos con situaciones donde vamos a tener que insertar o
eliminar celdas, filas o columnas, o incluso hojas de clculo completa.

Tambin desde la barra de

etiquetas se podr insertar
una nueva hoja.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 21
 Opciones para insertar un
elemento en la hoja de clculo.
Insertar celda: cuando se pulsa esta opcin se muestra un
cuadro de dilogo que permite insertar una celda en la
posicin en la que se encuentra el cursor, desplazando hacia la
derecha todas las celdas que se encuentran situadas a la
derecha de la celda o desplazndose hacia abajo todas las
celdas que se encuentra debajo de la celda. Tambin esta
opcin permite insertar toda una columna o toda una fila.
Insertar filas de hoja: inserta filas en la hoja, desplazando la
filas que se encuentran debajo de la seleccin.
Insertar columnas de hoja: inserta columnas en la hoja,
desplazando las columnas que se encuentran a la derecha de
la seleccin.
Insertar hoja: permite insertar una nueva hoja delante de la
hoja de trabajo.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 22
Eliminar elementos de una hoja de
clculo
Para eliminar filas o columnas, previamente las seleccionamos y a
continuacin, pulsando con el botn Eliminar elegimos la opcin de
men que corresponda. Para eliminar Hojas, nos situamos en la hoja a
eliminar y pulsamos la opcin Eliminar Eliminar hoja.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 23

Opciones de eliminar un elemento
en la hoja de clculo
Eliminar celda: Cuando se pulsa esta opcin se muestra un cuadro
de dilogo que permite decidir hacia donde desplazar la informacin
de la celdas adyacentes para rellenar el hueco dejado por la celda
eliminada. Tambin esta opcin permite eliminar la columna o la fila
en la que se encuentra situado el cursor.
Eliminar filas de hoja: elimina las filas seleccionadas en la hoja,
desplazando hacia arriba la informacin de las filas que se
encuentran debajo de la seleccin.
Eliminar columnas de hoja: elimina las columnas seleccionada en la
hoja, desplazando hacia la izquierda la informacin de las columnas
que se encuentran a la derecha.
Eliminar hoja: permite eliminar la hoja activa. Antes de eliminar la
hoja, si esta contiene datos, Excel avisa que los datos desaparecern
y pide confirmacin de que desea realizar la operacin.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 24
 Aplicar formato al libro
Dar formato a un libro de trabajo Excel consiste en modificar el
aspecto de las celdas que componen el libro. No tiene que ver
con la modificacin del contenido de las celdas del libro, sino con
la forma en que se presenta la informacin. Para ello, existen dos
grupos en Excel:
Grupo de herramientas Fuentes: se encuentra en la pestaa
Inicio de la cinta de opciones. Permiten modificar el aspecto del
texto de las celdas, permitiendo ponerlo en negrita, cursiva,
subrayado, cambiar el color del tipo de letra, cambiar la
fuente, etc.
Grupo de herramientas Alineacin: se encuentra dentro del
grupo de herramientas Alineacin se encuentran los comandos
que permiten alinear, sangrar, cambiar la orientacin del texto
dentro de las celdas, ajustar el texto a mostrar en una celda y
combinar o dividir celdas.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 25

Grupo de herramientas Fuente
Tamao de la letra
Fuentes de letras. Aumentar texto

Disminuir texto

Negrita

Colorear texto de celda

Cursiva
Colorear celdas
Subrayado
Bordes
Todos los formatos se aplican y
se quitan de la misma forma.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 26
 Grupo de herramientas Alineacin
Alinear en parte inferior

Alinear en medio Orientacin

Alinear en parte superior

Ajuste texto

Alinear texto a la izquierda

Combinar y centrar
Centrar texto

Alinear texto a la derecha

Aumentar sangra
Disminuir sangra

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 27

 Tipos de valores
Existen diversas clasificaciones en lo que respecta a los tipos de
valores que se pueden introducir en las celdas de un libro Excel.
Una de ellas podra ser en funcin de los datos que contiene:
Independientes: los datos son introducidos directamente en las
celdas sin referenciar a ninguna otra celda. Los valores no se
modifican a no ser que un usuario los cambie directamente.
Dependientemente: los datos depende de valores introducidos
en otras celdas del libro de trabajo, pudiendo estar referenciado
incluso a celdas de otras hojas del libro o a otros libros.
Es imprescindible para escribir este tipo de datos que empiece
por el signo =. En caso de no comenzar por el smbolo igual,
Excel pensara que es un texto y mostrara su contenido sin
resolver las referencias.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 28

 Formato de los datos
Cuando se introduce datos en las celdas de una hoja de clculo
Excel, automticamente se define el tipo de dato que se est
introduciendo en funcin de su contenido. Por ejemplo,
cuando se introduce texto el contenido de la celda se muestra
alineado a la izquierda, mientras que cuando se introduce un
nmero el dato se muestra automticamente a lineado a la
derecha.
El formato de las celdas se establece desde el grupo de
herramientas Nmero que se encuentra dentro de la pestaa
Inicio. El formato que por defecto tienen los datos
introducidos es las celdas es de tipo General. Esto quiere decir
que no tiene un formato especfico de nmero sino que
depende del valor que se introduzca.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 29

 Formatos de los datos. Tipos de
valores
General: cuando introducimos datos de texto o numricos.
Predeterminado.
Nmero: para presentar datos numricos, decimales, insertar separadores
y formatos negativos.
Moneda: muestra los diferentes tipos de smbolo de moneda.
Contabilidad: muestra igual que Nmero pero sin elegir negativos.
Fecha: muestra la fecha larga o fecha corta.
Hora: muestra el horario en formato digital.
Porcentaje: multiplica el valor de la celda por cien y aade %.
Fraccin: muestra el nmero en formato fraccin.
Cientfica: muestra el nmero cientfica.
Texto: se muestra contenido de texto, si son nmero pierde su valor
numrico.
Especial: formatos para telfonos, cdigo postal, etc.
Personalizada: nos permite crear nuestro propios formatos de celdas.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 30

Realizacin de clculos simples
Clculos simples con A B C D
operadores aritmticos. Para 1 1 2 3 D1
ello crearemos la siguiente 2 4 5 6
hoja de clculo para
desarrollar un ejemplo. 3 7 8 9
Queremos hacer la suma de 4 TOTAL D4
la primera fila y nos situamos
en la celda D1 y escribimos Operadores aritmticos
=A1+B1+C1. + Suma
Para D2 escribir =A2+B2+C2 - Resta
Para D3 escribir =A3+B3+C3 * Producto
En C4 escribir el texto / Divisin
TOTAL
En D4 escribir =D1+D2+D3

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 31

 Asistente para funciones bsicas
Dentro de este apartado vamos a conocer como se utilizan algunas
de las funciones ms bsicas y ms utilizadas, como la suma, el
promedio, etc.
Al igual que para realizar operaciones con los operadores
aritmticos, el primer requisito es colocarnos en la celda donde
vamos a obtener el resultado D1.

Si pulsamos en el botn insertar

funcin accedemos al asistente para
funciones.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 32
 Asistente para funciones bsicas
El asistente para funciones es un pequeo programa que nos ayuda
a escribir una funcin. Cuando escribimos funciones utilizando el
asistente, podemos omitir todos los caracteres que hay que insertar
en la funcin y que forman parte de su sintaxis, ya que el asistente
lo escribir por nosotros.
Por ejemplo, al utilizar el asistente no es necesario poner el smbolo
igual al principio de la funcin.
Las funciones estn agrupadas en diferentes categoras: texto,
matemticas y trigonomtricas, etc. En la casilla Seleccionar
categora, si no sabemos a que categora puede pertenecer la
funcin elegimos la categora Todas.
Cuando estemos seguros de que esa es la funcin que deseamos
aplicar, pulsamos el botn Aceptar y aparece un cuadro de dilogo
que nos permite seleccionar el conjunto de celdas que deseamos
Sumar . Si son rangos diferentes, pulsamos CRTL para seleccionarlo.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 33

Asistente para funciones bsicas
En el cuadro de dilogo Insertar funcin
nos encontramos la opcin de seleccionar
una categora, entre ellas, existen:
Financiera, Fecha y Hora, Matemticas,
Estadsticas, Texto, Lgica, Informacin,
Ingeniera, Cubo, etc., y en cada una de
ella su grupo de funciones.

Para encontrar rpidamente en que tipo

de categora est la funcin que
necesitamos, utilizaremos la opcin Buscar
una funcin, por ejemplo, introducimos la
funcin suma y el sistema buscar esa
funcin y nos pondr el resultado de la
bsqueda en el rea de seleccionar
funcin.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 34
 Asistente para funciones bsicas
Primeramente seleccionamos la funcin que
vamos a operar: SUMA, PROMEDIO, SI,
HIPERVINCULO, CONTAR, MAX, SENO, etc
Seguidamente, al pulsar Aceptar, nos aparece un
cuadro de dilogo para introducir los valores para
esa funcin y nos lo calcule. Pulsamos Aceptar.

El resultado de la operacin
aparecer en el cdigo de la fila y
columna que hayamos
seleccionado previamente en
nuestra hoja.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 35
 Funciones lgicas. La funcin SI.
Una de las funciones que se
utiliza con ms frecuencia en
Excel, pertenece a la categora
Lgicas y se llama SI.
Esta funcin nos permite
establecer una condicin y dos
resultados, de tal forma que si la
condicin se cumple devuelve el
primer resultado, y si no se
cumple, el segundo.
Pulsamos Insertar funcin,
elegimos Lgicas y dentro la
funcin SI, pulsamos Aceptar.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 36
 Funciones lgicas. La funcin SI.
Se muestra el siguiente cuadro de dilogo, que es donde vamos a
indicar la condicin y los dos resultados posibles de la funcin.
Prueba lgica se refiere a la condicin. Una condicin tiene dos
partes, por ejemplo a=b, que a<b, o a>b, etc. Es aqu donde vamos a
utilizar los operadores de comparacin, que son los siguiente:

Operador Significado
= Igual
> Mayor
< Menor
>= Mayor o
igual
<= Menor o
igual
<> Distinto
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 37
Funciones lgicas. La funcin SI.
Valor si verdadero:
en esta casilla
tenemos que poner
el resultado si la
condicin se evala
como verdadera, es
decir, si se cumple
dicha funcin.
Valor si falso: aqu es
donde vamos a
establecer el valor si
la condicin no se
cumple

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 38

 Grficos
Un grfico es una
representacin de los datos de
una hoja de clculo que nos
permite una interpretacin
ms clara de los mismos.
Para crear un grfico,
previamente tenemos que
seleccionar en nuestra hoja
de calculo los datos que
queremos representar o
seleccionamos todos los datos
de la hoja de clculo en la
esquina izquierda de la tabla.
Una vez seleccionados los
datos que deseamos
aparezcan en nuestro grfico
pulsamos en la pestaa
Insertar y en ella se encuentra
el grupo de opciones Grficos.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 39

Configurar pgina
En la cinta de opciones
encontramos la ficha
Diseo de pgina y en
ella el grupo de opciones
Configurar pgina.
Si pulsamos en la esquina
inferior nos muestra el
cuadro de dilogo con las
siguientes opciones:
Orientacin del papel,
ajuste de escala, tamao
del papel, calidad de
impresin, encabezado y
pi de pgina, centrar e
la pgina.

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 40

 Imprimir
Una
vez que hemos
configurado la pgina,
estamos disponibles para
imprimir la hoja de calculo,
para ello pulsamos en el
Botn de Office, en la
opcin imprimir.
En esta ventana vamos a
elegir la impresin en la
que vamos a imprimir, si
queremos imprimir todas
las pginas que componen
la hoja de clculo o
solamente un intervalo y el
nmero de copias. Si
En la opcin Imprimir se podr seleccionar hojas elegimos la opcin
activas o el libro completo intercalar, las copias
saldrn ordenadas.
Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 41
 Filtros
Los filtros nos dan la posibilidad de visualizar, una lista de datos en
concreto, muestra las filas que cumple con determinadas condiciones y de
ocultar el resto.
Para activar la opcin de filtros, nos situamos sobre cualquier celda de la
lista, pulsamos en la ficha Datos y seguidamente el botn Filtro.
Se muestra entonces, en cada una de las celdas que contiene el ttulo de
las columnas, un selector en su parte derecha. A travs de este, vamos a
poder elegir los valores que deseamos visualizar.

Para quitar el filtro se vuelve a

pulsar en el botn de Filtro

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 42

Fin del Tutorial

Hoja de Calculo Microsoft Excel 2007 43