Ministerio de Educacién MANUAL de proceso para la elaboraci6n de la planilla de haberes del Servicio de Educacién Publica (SEP) Aprobado por Resolucién Ministerial 503/04 del 04/10/04 La Paz-BoliviaIntroduccién ... Disposiciones legales 24 2.2 2.3 2.4 25 26 27 28 Sistema de Administracién de Planillas (SAP) Procedimientos..... 44 42 43 44 45 46 aT 48 Indice De las designaciones . 2.1.1 Para el proceso de las horas de nueva creacién 2.1.2. De las horas de trabajo por encima de las 72 horas De la regulacién de horas ..... De los impuestos ........ De las asignaciones familiares (subsidios) .. De las suplencias por maternidad y comisién De la reposicién de pagos ...... De los bonos e incentives ........ Del abandono de funciones Designacién de personal 4.1.1, Proceso de horas de nueva creacién .... 4.1.2. Declaratorias en acefalia Regulacién de horas e itemes ..... Impuestos . Asignaciones familiares (subsidios) . Suplencias por maternidad Reposicién de pagos Bono frontera Descuentos Spaaiem ae renter eas49 4.10 4a 4.42 443 4414 5A 5.2 5.3 5.4 55 5.6 5.7 58 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13, 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 Anexos 4.8.1 Por sanciones disciplinarias 4.8.2 Por orden judicial ..... Pago retroactivo de haberes.... Reversién de boletas de pago Actualizacién de datos de la Unidad Educativa Envio de informacion a la Direccién Departamental Actividades en la Direccion Departamental Envio de informacion al ME 5 = Formularios Memorandum de designacién (Carrera Docente) Acta de posesion (Carrera Docente) Memorandum de designacion (Carrera Administrativa) Acta de posesién (Carrera Administrativa) cos Altas y bajas - Carrera Docente (Formulario DGP-PLA 01) Altas y bajas - Carrera Administrativa (Formulario DGP-PLA 02) Altas y bajas de asignaciones familiares (Formulario DGP-PLA 03) Descuentos para el personal de la Unidad Educativa (Formulario DGP-PLA 04) Descuentos para el personal de la a Carrera Administrativa (Formulario DGP-PLA 05) ‘ Altas y bajas de descuentos de acreedor (Formulatio DGP-PLA 06) Control de horas de nueva creacién (Formulario DGP-PLA 07)... Regulacién de itemes C1 (Formulario DGP-PLA 08) Regulacion de horas C2 (Formulario DGP-PLA 09) Suplencias por maternidad (Formulario DGP-PLA 10) Reversion de boletas por no corresponder su pago (Formulario OGP-PLA 11) Reversion de boletas por vencimiento (Formulario DGP-PLA A 12) Reposicién de boletas de pago (Formulario DGP-PLA 13) Funcién docente (Formulario DGP-PLA 14) Planilla adicional de retroactivo de haberes (Formulario DGP-PLA 15) Codificadores Formularios 19 20 20 24 at 22 22 22 23 23 25 26 29 30 ct) 32 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43, 44 45, 47 49 55Manual de proceso para la elaboracién de la planilla de haberes del SEP 1 Introduccién Este manual es un instrumento de guia y consulta para la ejecucién de tareas relacionadas con el proceso de elaboracién de la planilla de haberes del per- sonal del SEP. En el contenido del manual se desarrollan los siguientes aspectos: * Disposiciones legales. presentan el marco legal del proceso. * Sistema de Administracion de Planillas. software implementado para asistir las tareas de registro de informacién en los procedimientos del proceso de elaboraci6n de la planilla de haberes. * Proceaimientos. describen las etapas sistematicamente ordenadas que intervienen en el proceso. * — Formularios. instrumentos disefiados para el registro de informacién para el proceso. * Codificadores. contienen el cédigo y la descripcién de los clasificadores utilizados en el proceso 2 Disposiciones legales 21 De las designaciones * Es responsabilidad de la Direccién Distrital de Educacion la administra- cién de recursos humanos del SEP en su distrito, de acuerdo con el De-Mnaste-0 0 Eoueacion creto Supremo (DS) 25232 de 27 de noviembre de 1998 (Organizacién, atribuciones y funcionamiento del Servicio Departamental de Educacién), articulo 22, incisos (0) al (). La contratacién del personal docente administrative que cumple funciones enla Direccién Distrital de Educaci6n, personal docente y administrativo de unidades educativas en todas las areas (formal, superior y alternativa), ni- veles y modalidades, sera realizada unicamente por el Director Distrital correspondiente (articulo 9 del DS 25255 de 18 de diciembre de 1998) En las unidades educativas pertenecientes al Estado, cuando se hubie- sen firmado convenios especiales, la contratacién de personal se efectia de acuerdo con los convenios suscritos con esas instituciones. La desig- nacién de docentes de religion se efectuara seguin lo establecido en el convenio marco de cooperacién interinstitucional suscrito entre el Estado yla Iglesia (DS 23968 de 24 dé febrero de 1995, Carreras en el Servicio de Educaci6n Publica, articulo 10) El memorandum de designacién del personal docente y administrative de las unidades educativas de convenio Estado-Iglesia debe estar refrenda- do por la Delegacién Jurisdiccional de Educacién (instructive 001/96 del 12 de febrero de 1996) Los directores distritales contratan personal docente para las unidades educativas publicas, a propuesta de cada director de Unidad, de acuerdo con los techos presupuestarios en horas asignados por el Ministerio de Educacion, ME, (DS 25232 de 27 de noviembre de 1998, articulo 22, inciso q). La designacién del personal docente debe ser realizada considerando el nivel y la especialidad de formacién académica del profesor (DS 25255, articulo 1). Las designaciones del personal docente deben ser efectuadas el primer dia habil del mes (Resolucién Administrativa 01/96 de 2 de febrero de 1996, articulo 2). El personal que ingrese a prestar sus servicios al SEP debe cumplir con lo establecido en el DS 23968. El personal docente o administrativo que ingrese al SEP debe cumplir de manera obligatoria con el Registro Docente Administrativo, RDA, (Reso- lucién Suprema 57 de 2 de febrero de 1996, articulo 3, y con el DS 23968, articulo 39).[Manu O€ PROCESO PARA LA ELABORACION OE LA PLANLLA OF HABERES O&L SEP La contratacién del personal docente se procesara Unicamente en los meses de enero, febrero y marzo de cada afio. Sdlo en caso de existir una acefalia se contratara al reemplazante cuando ésta se produzca (DS 26983 de 1 de abril de 2003). Se contratan maestros interinos en localidades donde no fuera posible contratar maestros titulados, profesionales universitarios 0 técnicos su- periores. Las vacancias seran definidas e identificadas mediante Resolu- cion Ministerial (RM) emitida por el ME (DS 25745, articulo 2). El personal docente debe prestar sus servicios durante toda la gestién en la Unidad Educativa donde fue contratado (DS 25255, articulo 3). La remuneraci6n del personal docente y administrativo es efectiva desde el mes de su contratacién y en ningun caso se reconocera retroactividad mayor a 30 dias (DS 25255, articulo 16). El personal de la Carrera Administrativa debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de la Carrera Administrativa del SEP (RM 62/00 de 17 de febrero de 2000 y RM 97/03 de 16 de diciembre de 2003). 2.1.1 Para el proceso de las horas de nueva creacion Para el proceso de las horas de nueva creacién por crecimiento vegetativo, la Direcci6n Departamental debe enviar un ejemplar del acta de conformi- dad firmada por los directores distritales al ME y la documentacién respaldatoria correspondiente, de acuerdo con el articulo 9 de la RM 65/04. 2.1.2 De las horas de trabajo por encima de las 72 horas 2.2 Para la designacién de horas de trabajo por encima de las 72 horas, los directores distritales deben elaborar un informe de compatibilidad hora- ria y enviarlo adjuntado al memorandum de designacién, de acuerdo con el articulo 19 del DS 23968. De la regulacion de horas La regulacion de horas e itemes de personal docente de unidades educa- tivas del area de educacion formal y alternativa en un mismo distrito pue-2.3 24 25 — Mrasten o€ Eovcacion § de efectuarse en los meses de enero, febrero y marzo de cada afo mediante Resolucién Administrativa (RA) firmada por el Director Distrital. En casos en que por fuerza mayor se requiera efectuar la regulacion dentro del mismo distrito, fuera de este periodo, su aprobacién estara sujeta a la emisién de una Resolucién Administrativa de! Viceministerio de Educacién Escolarizada y Alternativa (VEEA), de acuerdo con el DS 26983 de 1 de abril de 2003, articulo 2, y con la RM 122/03 de 1 de julio de 2003 De los impuestos En la elaboracién de la planilla de haberes del SEP, se aplica el regimen complementario del impuesto al valor agregado (RC-IVA) segun la Ley 843 y la Ley 1606. De las asignaciones familiares (subsidios) Se reconocen los siguientes subsidios: prenatal, natalidad, lactancia y sepelio (defuncién), segun lo establecido en el articulo 25 del DS 21637 de 25 de junio de 1987 y en el Reglamento de asignaciones familiares emitido por el Viceministerio de Prevision Social De las suplencias por maternidad y comision Se procesan suplencias por maternidad (incapacidad temporal) para el personal docente y administrativo (mujeres) que preste servicios en las unidades educativas.no auténomas, de acuerdo con la Resolucion Biministerial (Educacién-Hacienda) 01/02 de 1 de marzo de 2002 y con el Reglamento de Aplicacién del subsidio de maternidad (pago de suplencias) emitido por el ME Las suplencias correspondientes a declaratorias en comisién por be- cas de estudio y ejercicio sindical se procesan de acuerdo con lo esta- blecido en la RM emitida por el ME para el efecto2.6 27 28 3 Mana, 0€ PROCESO PARA LA ELABORACION DE LA PLAMLLA DE HABERES DEL SEP De la reposicién de pagos El procedimiento de reposicidn de boletas de pago esta establecido en la RM 521/02 del Ministerio de Hacienda de 28 de junio de 2002 (Normas y procedimientos para la administracién de boletas). De los bonos e incentivos El bono de frontera se procesa de acuerdo con el articulo 12 del DS 21137 de noviembre de 1985. Los bonos econémico 0 institucional y el pro-libro se procesan de acuer- do con el articulo 21 del DS 25255. El bono al cumplimiento se procesa para el personal docente y adminis- trativo de las unidades educativas que hayan cumplido los 200 dias de clases en el marco del DS 26793. El incentivo a la permanencia rural (IPR) se procesa para las unidades ‘educativas de dificil acceso, con poblacién menor 0 igual a 2 000 habitan- tes y un indicador de Necesidades Basicas Insatisfechas (NBI) mayor 0 igual a 75%, de acuerdo con la RM 472/00 de 4 de diciembre de 2000 y con la RM 530/00 de 27 de diciembre de 2000. El incentivo a la permanencia (IP) se procesa de acuerdo con la RM 96/ 03 de 16 de junio de 2003 y con la RM 70/03 de 24 de noviembre de 2003. Del abandono de funciones El maestro que abandone funciones sera dado de baja de la planilla de salarios hasta la conclusion de la gestion (DS 25255, articulo 5). Se considera abandono de funciones a la ausencia injustificada de un maestro del lugar de su trabajo por seis (6) dias habiles continuos o diez (10) dias habiles discontinuos en el mismo mes (DS 25281, articulo 1). Sistema de Administracién de Planillas (SAP) El SAP es el software que se utiliza en las direcciones distritales y departa- mentales para el registro de la siguiente informacion: designaciones, regula-——Mnstemo o¢ Eoveacion § ——______ cién de horas, asignaciones familiares (subsidios), suplencias por materni- dad, impuestos y descuentos del personal docente y administrativo del SEP. El sistema esta organizado por médulos y cada uno contiene: registro, modii- cacién, eliminacién, consulta y reportes de consistencia. Ademas se incluye el médulo de consultas de la planilla mensual, registro docente administrativo y unidades educativas Asimismo, la aplicacin cuenta con herramientas, entre otras cosas, para el control de techos presupuestarios en horas, la centralizacion de la informa- cién generada por los distritos y la exportacin de datos. 4 Procedimientos En este punto, se describen las etapas y las responsabilidades de las unida- des educativas, direcciones distritales y departamentales en la administracion de la planilla de haberes del SEP. 4.1 Designacion de personal Para la designacién de personal docente y administrativo es requisito indis- pensable estar inscrito en el Registro Docente Administrativo, de acuerdo al Manual de procedimientos del RDA y tramites escalafonarios Requerimiento de personal * — El director de la Unidad Educativa envia una solicitud escrita de requeri- miento de personal docente o administrativo al Director Distrital de su jurisdiccion, especificando curso, paralelo, especialidad, cantidad de ho- ras y turno. * El Director Distrital recibe la solicitud del director de la Unidad Educativa para la designacién de un item en acefalia o un item de nueva creacién y determina si la solicitud es procedente o improcedente en funcién de la disponibilidad de horas en el techo presupuestario de su distrito. 10— _Mavua. 0€ PROCESO PARA LA ELABORACION OE LA PLAMILA DE KABERES 061 SEP. Las horas de nueva creacién que se utilizan deben ser registradas en el formulario “Control de horas de nueva creacién”, el cual debe ser enviado adjuntando la documentacién que autoriza la creacién de estas horas. Seleccién de personal Si la solicitud de requerimiento de personal es procedente, el Director Distrital selecciona al personal de la Carrera Docente y/o Administrativa considerando los requisitos y condiciones establecidos en los DS 23968, DS 25255, DS 25745 y DS 26983. Nombramiento Los datos de formacion y categoria que constan en el formulario del RDA presentado seran utilizados para el pago de haberes, y deben ser compa- tibles con el cargo y la categoria solicitados. Si los datos de la documentacién presentada son correctos, el Director Distrital elabora el memorandum de designacion (ter. dia habil del mes para el personal de la Carrera Docente) y lo remite al director de la Uni- dad Educativa para posesionar al personal designado, adjuntando obli- gatoriamente el formulario 0 el duplicado del RDA firmado por el interesa- do y por el técnico responsable. Posesion El director de la Unidad Educativa recibe el memorandum de designacién y posesiona al interesado en el cargo respectivo firmando el acta de po- sesi6n (reverso del memorandum de designacién). Asimismo, el interesa- do firma el acta aceptando el nombramiento. El director de la Unidad Educativa envia el original y cuatro (4) copias del memorandum de designacién, el formulario o el duplicado del RDA y una fotocopia de la cédula de identidad a la Direccién Distrital, para hacer oficial la designacion. Por ultimo, el director entrega una copia del memo- randum al interesado. Registro en el SAP El personal técnico de la Direccién Distrital revisa la documentacién enviada considerando que el nombramiento del personal sera efectivo desde el mo- "1MnsteR0 0€ EOUcacion mento de su posesién por la autoridad competente y su retribucién se compu- tara a partir de la fecha del acta de posesién. Si la verificacién es satisfactoria, el personal técnico registra las designacio- nes en los formularios “Altas y bajas - Carrera Docente” o “Altas y bajas - Carrera Administrativa”, seguin corresponda, y las incorpora en el SAP. Poste- riormente, el personal técnico realiza los controles de consistencia de infor- macion. 4.1.1 Proceso de horas de nueva creacion Para el proceso de designaciones en las horas de nueva creaci6n, la Direc- cién Departamental debe enviar, previamente, el acta de conformidad firmada por los directores distritales, con la distribucion de horas al ME. Registro La Direccién Distrital debe llevar un registro mensual de las horas de nueva creacién destinadas a las unidades educativas en el formulario “Asignacion de horas de nueva creacién”, y una copia de éste debe ser enviada junto con la informacién mensual. 4.1.2 Declaratorias en acefalia Se declara un item en acefalia cuando la persona deja de ejercer su cargo por las siguientes razones: cambio de unidad, renuncia, abandono de funciones, destitucién, jubilacién, fallecimiento u otras que sean causales de remocion del cargo. Registro El personal técnico de la Direccidn Distrital revisa y evalua la documentacion de respaldo para la declaratoria en acefalia. Si la verificacién es satisfactoria, el personal técnico registra la misma en los formularios “Altas y bajas - Carre- ra Docente" o “Altas y bajas - Carrera Administrativa", segun corresponda, y los transcribe en el SAP. ° 12Mana Of PROCESO PARA LA ELABORACION DE LA PLAILA OE HABERES DEL. SEP. 4.2 Regulacion de horas e itemes Este procedimiento consiste en la transferencia de horas de una Unidad Educa- tiva a otra, considerando la matricula, el plan de estudios y la infraestructura. En los meses de enero, febrero y marzo, la regulacion de horas en las unida- des educativas en un mismo distrito debe ser autorizada por el Director Distrital mediante una RA. En meses posteriores, el proceso de regulacién de horas requiere un informe de la Direccién Distrital que justifique la regulacién de horas y un informe de conformidad elaborado por la Direccién Departamental. Toda la informacién referida a la regulacién debe ser enviada a la DGP- SEP donde se elaborard un informe técnico resultado de la revision de la documentacién enviada y de la planilla de haberes. Dicho informe sera temitido a la Direccion de Asuntos Juridicos para la emisién de la RA, si corresponde. 4.3 Impuestos El impuesto del RC-IVA corresponde al 13% del total ganado menos descuen- tos de ley. Descargo impositivo El interesado debe presentar a la direccién de la Unidad Educativa los si- guientes documentos: . + Formulario 87 del Servicio de Impuestos Nacionales adjuntando facturas emitidas no mas de 120 dias antes de la fecha de presentacion del formu- lario. Las notas fiscales no deben contener ninguna alteracién y deben ser firmadas por el contribuyente. * — Original y fotocopia de la ultima papeleta de pago. El director de la Unidad Educativa debe centralizar las declaraciones juradas y enviarlas a la Direcci6n DistritalMiusremo 2€ Eoucacion Verificacion y registro del descargo impositivo * El técnico de la Direccién Distrital verifica la exactitud de las declaracio- nes juradas con las notas fiscales. + Silaverificacion es satisfactoria, incorpora la solicitud de descargo imposi- tivo en el SAP y realiza los controles de consistencia de informacion. 4.4 Asignaciones familiares (subsidios) Prenatal El subsidio prenatal es el pago en especie a la madre gestante asegurada o beneficiaria por el valor de un salario minimo nacional, durante los cinco ulti- mos meses de embarazo. Se inicia el primer dia del quinto mes de embarazo y finaliza el ultimo dia del mes de nacido el nifio. El subsidio prenatal prescribe en el plazo de un afio a partir de la interrupcion del pago del empleador al proveedor y caduca a los 90 dias del ultimo dia del mes no cobrado por el beneficiario, sin reconocimiento de reintegros posteriores. Solicitud del subsidio prenatal Para obtener el subsidio prenatal, el interesado debe presentar en la Direc- cin Distrital los siguientes documentos: * Original y fotocopia del certificado de atencion prenatal expedido por la Caja Nacional de Salud (CNS), firmado por el médico tratante y con el correspondiente sello de vigencia de derechos. * — Original y fotocopia de la cédula de identidad. * — Original y fotocopia de la ultima papeleta de pago. Natalidad El subsidio de natalidad es el pago en dinero a la madre gestante asegurada © beneficiaria por el valor de un salario minimo nacional vigente en la gestion por el nacimiento de cada hijo. Este beneficio prescribe en el plazo de un afio a partir de la fecha de nacimiento del nifio. Solicitud del subsidio de natalidad Para obtener el subsidio de natalidad, el interesado debe presentar en la Di- reccion Distrital los siguientes documentos: 14Manus, 0€ PROCESO PARA LA ELARGRACION DE LA PLANKLA DE HABERES Det SEP * — Original y fotocopia del certificado de nacimiento del nifio emitido por el notario de Registro Civil * Original y fotocopia de la cédula de identidad. * — Original y fotocopia de la ultima papeleta de pago. Lactancia EI subsidio de lactancia es el pago en especie por el valor de un salario minimo nacional durante los primeros 12 meses de vida a cada hijo. Se inicia el primer dia del mes siguiente de la fecha de nacimiento del nifio y finaliza el mes en que cumple su primer afio de vida. Este beneficio prescri- be en el plazo de un afio a partir de la fecha de nacimiento del nifio y caduca a los 90 dias del Ultimo dia del mes no cobrado por el beneficiario, sin reco- nocimiento de reintegros posteriores. Solicitud del subsidio de lactancia Para obtener el subsidio de lactancia, el interesado debe presentar en la Di- reccién Distrital los siguientes documentos: * — Formulario AVC-04 0 AVC-06 (copia para el empleador) debidamente lle- nado y firmado por los responsables de la CNS * Original y fotocopia de la cédula de identidad. * Original y fotocopia de la ultima papeleta de pago. Defuncidn El subsidio de defuncin es el pago en dinero por el valor de un salario minimo nacional vigente en la gestion, por el fallecimiento de cada hijo menor de 19 afios, siempre que sea econdmicamente dependiente del titular del seguro. Este bene- ficio prescribe en el plazo de un afo a partir de la fecha de defuncién del hijo. Solicitud del subsidio de defuncion Para obtener el subsidio de defuncién, el interesado debe presentar en la Direccion Distrital los siguientes documentos: + Fotocopia del formulario AVC-04 0 AVC-06 (copia para el empleador). * — Original y fotocopia del certificado de defuncién emitido por el Registro Civil. * Original y fotocopia de la cédula de identidad. * Original y fotocopia de la Ultima papeleta de pago.Miusremo 0€ Eoucacion § Baja del subsidio El Director Distrital debe solicitar la baja del subsidio mediante un informe dirigido al jefe de la UAR de la Direccién Departamental Verificacion y registro del subsidio * El técnico de la Direccion Distrital verifica la documentacion presentada de acuerdo a los requisitos del subsidio solicitado y acredita las fotocopias es- tampando su firma y pie de firma, devolviendo los originales al interesado. * — Sila verificacion es satisfactoria, registra las solicitudes de alta o baja de subsidios (prenatal, natalidad, lactancia, defuncién) y baja de subsidios en el formulario “Altas y bajas de asignaciones familiares”, y las incorpora en el SAP; finalmente, realiza los controles de consistencia de informacion. 4.5 Suplencias por maternidad Se podra contratar suplencia en el periodo prenatal (45 dias antes del parto) y en el periodo postnatal (45 dias después del parto) durante los dias de trabajo establecidos en el calendario escolar correspondiente a la Unidad Educativa de la titular. La suplencia debe ser cubierta por la misma persona durante el periodo de la incapacidad temporal de la titular, se exceptua de las suplencias al personal jubilado que percibe renta. Requerimiento de suplencia por maternidad El director de la Unidad Educativa debe presentar en la Direccién Distrital los siguientes documentos: * Nota dirigida al Director Distrital, solicitando la designacién del suplente donde especifica la materia que regenta la titular. * Formularios AVC-09 originales de incapacidad temporal de la titular emi- tidos por la CNS, correspondientes a los periodos prenatal y postnatal. Seleccion y contratacion del suplente * Sila solicitud de requerimiento de suplencia es procedente, el Director Distrital selecciona al suplente considerando el articulo 1 del DS 25255 y el articulo 2 del DS 25745.Manual 0€ PROCESO PARA LA ELARORACION DE LA PLAMLLA DE HABERES O&L SEP. * El Director Distrital suscribe un contrato de prestacin de servicios por los periodos prenatal y postnatal con el suplente y remite el contrato al Direc- tor de la Unidad Educativa correspondiente. * El Director de la Unidad Educativa recibe el contrato de prestacién de servicios y posesiona al suplente firmando el acta de posesién (reverso del contrato de prestacién de servicios). Asimismo, el suplente firma el acta aceptando el nombramiento. * El Director de la Unidad Educativa envia el original, cuatro (4) copias del contrato de prestacion de servicios y una fotocopia de la cédula de identi- dad a la Direccion Distrital. Asimismo, entrega una copia del contrato al interesado. Registro en el SAP El personal técnico de la Direccion Distrital revisa la documentacion enviada considerando que la suplencia sera efectiva desde el momento de la posesi6n por la autoridad competente y su retribucién se computara a partir de la fecha del acta de posesin Nota: La informacion debe ser enviada al ME a través de la Direccién Depar- tamental de Educacién, maximo hasta un mes después de la emisién del for- mulario AVC-09 correspondiente al periodo postnatal. 4.6 Reposicién de pagos Se efectua cuando la boleta de pago del personal docente o administrativo del SEP no fue cobrada. Los casos que se presentan son: por vencimiento de vigencia, por extravio y por error de impresion. Se dara curso al tramite de reposicion de pagos después del periodo de vigen- cia y éste estard sujeto a la conciliacion de reversion que efectue el Ministerio de Hacienda con el banco pagador. El interesado debe presentar los siguientes documentos: + Carta de solicitud dirigida al Director Distrital y/o al Director Departamen- tal y firmada por el interesado. En caso de que se trate de una reposicién por error de impresion se debe explicar el problema y adjuntar la docu- mentacién que respalde la modificacion solicitada. 17MuusreRo oe Eouckcion - Sise trata de un cambio de numero de cédula de identidad, se debe adjuntar fotocopia de la resolucién de la Oficina de Identificaciones de la Policia Nacional. — Sise trata de un cambio de nombres 0 de apellidos, se debe adjuntar la fotocopia del formulario de Registro Docente Administrado actualizado. * — Boleta Original - Siel interesado no adjunta la boleta original y se trata de un haber mensual, entonces debe presentar el certificado de trabajo firmado por el Director de la Unidad Educativa o por el jefe inmediato superior. * Fotocopia de la cédula de identidad vigente. Nota: No se reponen las boletas que fueron revertidas cuando el pago no corresponde. Tramite de reposicion mediante apoderado Cuando el tramite de reposicién de pago es efectuado por un apoderado, ade- mas de los documentos sefialados, el interesado debe presentar: * Fotocopia del poder legalizado por la autoridad judicial competente. * — Fotocopia de la cédula de identidad del apoderado. 4.7 Bono frontera El bono de frontera es un beneficio para las unidades educativas que trabajan cerca de las fronteras internacionales. Para optar por este bono, el Director Distrital debe presentar su solicitud a la Direccién Departamental adjuntando los siguientes documentos: * — Certificacion del Instituto.Geografico Militar respecto a la ubicacion geo- grafica de la Unidad Educativa que especifique la distancia lineal en kild- metros respecto a la frontera internacional. * Certificado RUE de la Unidad Educativa que solicita el beneficio. + Parte de asistencia del ultimo mes de trabajo Las solicitudes deben ser enviadas juntamente con la informacién de ABM's mensuales en los plazos establecidos para los niveles distrital y departamentalMANUAL DE PROCESO PARA LA ELAEORACON DF LA PLANLLA DE HABERES OEL SEP 4.8 Descuentos 4,8.1 Por sanciones disciplinarias Para el personal de la Carrera Docente Los descuentos por faltas, sanciones, paros y/o huelgas para el personal de la Carrera Docente deben ser informados en numero de dias. El descuento por inasistencia (faltas y/o paros 0 huelgas) debe ser infor- mado por el Director de la Unidad Educativa a la Direcci6n Distrital, a través del formulario “Descuentos para el personal de la Unidad Educati- va" debidamente llenado y firmado. Cuando un profesor incurre en ausencia injustificada por seis (6) dias habiles continuos 0 diez (10) dias habiles discontinuos en el mismo mes (abandono de funciones), el Director de la Unidad Educativa debe elabo- rar un informe dirigido al Director Distrital solicitando la declaratoria en acefalia del item. Para el personal de la Carrera Administrativa Los descuentos por faltas y/o sanciones deben ser informados en el for- mulario “Descuentos para el personal de la Carrera Administrativa”. La ausencia injustificada del funcionario por tres (3) dias habiles conti- Nuos, 0 seis (6) dias habiles discontinuos en el mismo mes, es causal de retiro de acuerdo al articulo 55 del Reglamento de la Carrera Administra- tiva del SEP. La autoridad inmediata superior debe informar a la UAR de la Direccién Departamental acerca del retiro del funcionario y adjuntar el memorandum respectivo. El descuento por sanciones debe ser respaldado con el documento emi- tido por la autoridad correspondiente. Verificacion y registro El técnico correspondiente verifica el correcto llenado de los formularios y la validez de los documentos de respaldo para la aplicacién de los descuentos. Si la verificacién es satisfactoria, el técnico incorpora las solicitudes de altas y bajas de descuento en el SAP y realiza los controles de consisten- cia de informacion.— Mirena o¢ Eouckcion 4.8.2 Por orden judicial Personal docente y administrativo del SEP Para el proceso de descuento por orden judicial para el personal de las carrera Docente y Administrativa, el solicitante debe presentar los siguien- tes documentos: * Original y fotocopia de la orden judicial. * Original y fotocopia de la cédula de identidad o del numero del Registro Unico de Contribuyentes (RUC), en caso de que el acreedor sea una institucion. Verificacion y registro Los documentos presentados se derivan inicialmente a la oficina de Asesoria Legal de la Direccién Departamental para la emision del informe legal de pro- cedencia. El técnico de la Direccién Departamental revisa la documentacién emitida por la Asesoria Legal y, en caso de ser procedente, registra la informacion en el formulario “Altas y bajas de descuentos de acreedor'’ y la transcribe en el SAP. 4.9 Pago retroactivo de haberes Se reconoce el pago de haberes con retroactividad no mayor a 30 dias al mes de proceso sdlo si se cumplen las siguientes condiciones: * — El item esta en acefalia durante el mes anterior al mes de proceso * — Elcertificado de trabajo esta firmado por el Director de la Unidad Educa- tiva y avalado por el Director Distrital * Las fechas del memorandum de designacién y del acta de posesién co- rresponden al mes solicitado. Verificacion y registro El personal técnico de la Direccién Distrital verifica el cumplimiento de los requisitos. En caso de ser procedente, registra los datos correspondientes en el formulario “Planilla adicional de retroactivo de haberes" y los transcribe en el SAP. 20De PROCESO PARA LA ELABORACON DE LA PLANKLA DE HABERES OF. SEP Nota: Para cada solicitud se debe adjuntar una fotocopia del memorandum de designacién y el certificado de trabajo firmado por el Director de la Unidad Educativa, con el visto bueno del Director Distrital. 4.10 Reversion de boletas de pago Se efectua el proceso de reversidn de boletas cuando: * No corresponde el pago por abandono de funciones, defuncién u otro. * — Elinteresado no recogié la boleta en el periodo de vigencia. Reversion por no corresponder su pago Las boletas cuyo pago no corresponde deben ser registradas en el formulario “Reversion de boletas por no corresponder su pago” y devueltas a la Direccion Distrital/Departamental mediante nota o informe aclaratorio Reversion por vencimiento Cuando las boletas no hayan sido recogidas por los interesados en el periodo de vigencia, deben ser registradas en el formulario “Reversion de boletas por vencimiento” y devueltas a la Direccién Distrital/Departamental mediante nota 0 informe aclaratorio. Posteriormente las boletas revertidas deben ser enviadas al ME para concluir con el procedimiento. 4.11 Actualizacion de datos de la Unidad Educativa Para la actualizacién o incorporacién de datos de identificacién de unidades educativas, el Director de la Unidad Educativa debe presentar en la Direccién Distrital los siguientes documentos: * — Fotocopia del certificado RUE. * Parte de asistencia del ultimo mes. Verificacion y registro El tecnico revisa los documentos presentados y si es procedente incorpora la solicitud en el SAP. aiMnestenio ce Eoucacion 4.12 Envio de informacion a la Direccién Departamental El Director Distrital envia a la Direccién Departamental la informacion genera- da de acuerdo con los procedimientos de designaciones, retroactivos del mes anterior, subsidios, suplencias de subsidios, impuestos, descuentos y otros, adjuntando los reportes firmados por los responsables de la elaboraci6n de la informacién y la documentacién de respaldo hasta el 5 de cada mes. 4.13 Actividades en la Direccién Departamental Para la elaboraci6n de la planilla de haberes, la Direccién Departamental debe efectuar las siguientes tareas: * — Recibir la informacién mensual y la documentacién de respaldo enviada por las direcciones distritales. * — Verificar que las fotocopias de respaldo estén debidamente firmadas y selladas con el pie de firma del tecnico responsable de la Direccion Distrital. * — Verificar que los formularios de regulacién de horas en el mismo distrito y de distrito a distrito tengan la documentacién de respaldo. * Revisar e incorporar en el SAP la informacién mensual respectiva, pro- cedente de los distritos que atin no tienen instalado el sistema informatico. * Consolidar toda la informacién recibida y generada en el SAP. + _ Emitirlos reportes de consistencia, revisar y/o corregir las inconsistencias con la documentacién de respaldo. * Validar la carga horaria de acuerdo al plan de estudios. * — Controlar que el numero de horas por Unidad Educativa, distrito y depar- tamento no sobrepase el limite establecido en el techo presupuestario. * Enviar la planilla preliminar generada en el nivel central a las direccio- nes distritales de su jurisdiccion. 4.14 Envio de informacién al ME La Direccién Departamental debe enviar a la DGP-SEP del ME, hasta el 12 de cada mes, el medio magnético generado por el SAP, la documentacién de respaldo, debidamente clasificada, de toda la informacion procesada y el for- mulario “Resumen de informacion procesada” firmado por los responsables 22LA ELABORACION DE LA PLANLLA OE ABEnES 06. SEP del proceso. Después de esa fecha sdlo podran solicitar la declaratoria de itemes en acefalia a través de nota dirigida a la DGP-SEP del ME. S6lo se procesara la informacion contenida en el medio magnético que tenga la documentacién de respaldo. La documentacién que no esté regis- trada en el medio magnético sera devuelta a la Direccién Departamental respectiva. Los responsables de la informacion mensual son el Director Distrital y el Di- rector Departamental, quienes en caso de incumplimiento de las disposicio- nes establecidas seran pasibles a las sanciones sefaladas en los articulos 22 y 23 del DS 25255. 5 Formularios 5.1 Memorandum de designacin (Carrera Docente) Este documento acredita la designacion de las funciones que desempefiard el personal de la Carrera Docente y debe ser llenado en la Direcci6n Distrital, después del proceso de seleccién de personal y verificacion de documentos establecido en el punto 4.1 (Designacién de personal). Para el registro de los datos, el memorandum presenta espacios y casillas. Se debe anotar el texto respectivo en cada espacio y una letra o un numero en cada casilla, segun corresponda Los datos deben ser llenados de la siguiente manera: + Paterno, apellido paterno del profesor designado. * Materno, apellido materno del profesor designado. + Nombre(s), del profesor designado. * ADA, numero del formulario de Registro Docente Administrativo del profesor. * Ci numero de la cédula de identidad presentada por cl profesor (carné de identidad, RUN) y codigo del lugar de filiacién, de acuerdo con los siguientes cédigos: CH=Chuquisaca, LP=La Paz, CB=Cochabamba, OR=Oruro, PT=Potosi, TA=Tarija, SC=Santa Cruz, BE=Beni, PA=Pando, 23