Elaboracin del plan de ejecucin del proyecto

Antes de desarrollar un plan de este tipo, tmese un tiempo para reflexionar sobre
cules son las cuestiones principales que deber abordar el plan:

Qu ventajas se prev que ofrezca a las partes interesadas?

Cules son los riesgos?
Qu tipo de tecnologa necesita?
Qu servicios de la cooperativa cubrir el plan?
Qu personal se ver involucrado en el proceso?
Cmo podemos garantizar un rendimiento ptimo?
Cmo puede realizarse el mantenimiento del sistema a largo plazo?

Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el
momento de dar el siguiente paso: elaboracin de un plan detallado de
ejecucin del proyecto.

Tmese su tiempo, porque los errores pueden tener consecuencias costosas. No

olvide tampoco que para garantizar el xito del proceso de diseo deber contar
con la mxima participacin posible. Antes de seguir adelante, consulte a otras
personas: cuatro ojos ven ms que dos. A continuacin se describen algunas de
las tareas que deber llevar acabo:

El diseo del plan de ejecucin del proyecto constituye un paso MUY importante
que requiere una profunda reflexin, ya que las modificaciones son mucho ms
costosas una vez implantados los sistemas.

DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA META

EMPRESARIAL

Decisin sobre el tamao y la duracin del proyecto. La disponibilidad

de fondos remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y
la influencia de los proveedores locales de equipos informticos
repercutirn en el tamao y la duracin del proyecto. Una de las causas
principales de fracaso de proyectos de informatizacin es la tendencia a
comenzar a una escala excesiva. Sera recomendable avanzar con cautela,
paso a paso, de modo que los errores sern menores y el costo que
ocasione su correccin se podr asumir ms fcilmente.
Identificacin de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divdalos
en: objetivos del proyecto (por ejemplo, informatizacin de los registros
contables, gestin ms rpida de grandes cantidades de datos, mayor
exactitud, acceso a un nuevo mercado, industrializacin de los productos,
 etc.) y metas empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un
20 %, reduccin de los costos financieros en un 30 %, aumento del nmero
de miembros en un 10 %).
Obtencin de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas,
empleados y otros) acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto.
Intente llegar a un consenso. Las partes interesadas deben implicarse en el
proyecto cuanto antes.
Desarrollo de un mtodo para el seguimiento de la ejecucin del
proyecto. Establezca indicadores de xito mensurables que permitan
controlar el progreso. Si es posible, asigne valor econmico a algunos de
los indicadores. Algunos ejemplos son: dinero ahorrado, nmero de
cooperativistas nuevos, beneficios empresariales, mayor nmero de
clientes, etctera.

El uso de los sistemas informticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de

Tamberos de Comercializacin e Industrializacin Ltda. (Argentina)disponer de
informacin sobre la rentabilidad empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado
el acceso a prstamos bancarios.

PASOS PRELIMINARES

Forme un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistir en

ayudarle a elaborar el plan y supervisar la ejecucin del proyecto, que
mantendr relaciones con los programadores externos (consultores), los
administradores y los cooperativistas.
Determine todas las tareas necesarias para alcanzar cada objetivo:
recursos humanos fundamentales, necesidades de capital y presupuesto,
anlisis expreso de riesgos, planes para probar el software, planes de
capacitacin, plan piloto y plan de ejecucin. Defina la duracin y los
recursos necesarios para cada tarea. Determine y calcule los costos.
Asigne tareas a personas o grupos de personas.
Determine todos los factores de riesgo y considere la adopcin de
medidas para reducir el riesgo al mnimo.
Defina las referencias a otros documentos clave necesarios: por
ejemplo, documento de evaluacin de riesgos, plan de capacitacin, plan
de pruebas del software.
Establezca un sistema de respaldo: contine usando el sistema manual
en paralelo durante las fases de desarrollo y pruebas. Si el sistema nuevo
fallase durante estas fases, no se perdern datos y las funciones de la
cooperativa continuarn desempendose con normalidad.

IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS PRINCIPALES DEL SISTEMA

Puesto que los programas informticos se disean de modo que slo funcionan en
algunas plataformas (una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de
programacin informtico y el sistema operativo), es importante elegir la
plataforma ms adecuada. Adems, una vez que se han elaborado programas
para una plataforma concreta, no resulta fcil adaptarlos a otra. Para disear un
sistema informtico adecuado a sus necesidades necesitar asesoramiento
profesional, aunque deber tener en cuenta, como mnimo, las siguientes
variables:

Equipos: costo y facilidad de actualizacin. Cuntas computadoras va a

adquirir? De qu marca y qu modelo?
Sistema operativo: costo de la licencia, aos en el mercado, lenguaje,
estabilidad.
Niveles de acceso: diferentes usuarios precisan diferentes niveles de
acceso a la informacin. Por ejemplo, los miembros de la directiva elegida
debern contar con acceso libre a todas las cuentas de la cooperativa,
mientras que un cooperativista ordinario slo necesitar disponer de acceso
a su propia cuenta. Estos niveles de acceso se deben definir para cada
recurso de informacin y cada perfil de usuario.
Requisitos de facilidad de uso: capacidad de los usuarios de navegar por
el sistema de informacin y utilizar sus funciones. Si en un programa se
tienen en cuenta los requisitos de facilidad de uso, los usuarios lo aceptarn
ms rpidamente, ya que ser intuitivo, permitir una navegacin sencilla,
dispondr de un sistema de ayuda incorporado y contar con las funciones
e informes ms demandados.

Cdigo fuente: se compone de una serie de instrucciones de programacin

consecutivas escritas por un programador en un lenguaje de programacin
determinado para realizar una tarea concreta. Posteriormente, estas instrucciones
se compilan (se traducen a lenguaje mquina).Lenguaje mquina: conjunto de
instrucciones que puede interpretar una computadora. Habitual mente, los
programas de computadora se venden en forma de cdigo objeto compilado y no
se incluye el cdigo fuente, por lo que no es posible modificarlo ni personalizarlo.
Cdigo abierto: cualquier programa cuyo cdigo fuente pueden utilizar o modificar
los usuarios u otros programadores segn estimen oportuno.

ELABORACIN DEL PLAN DE TRABAJO Y DEL PRESUPUESTO DEL

PROYECTO

Un mtodo sencillo para elaborar un plan de trabajo es organizar la informacin

recopilada sobre lo que se desea hacer en una secuencia jerarquizada: comience
por el objetivo, despus pase a los resultados que contribuyen a la consecucin de
dicho objetivo y, por ltimo, a las tareas que permitirn lograr los resultados. A
continuacin se muestra un plan de trabajo parcial correspondiente a uno de los

ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

PARTICIPATIVO
Adems del plan de ejecucin y del presupuesto, deber tambin crear un
mecanismo sencillo que permita vigilar el cumplimiento de la ejecucin del
proyecto. Lo habitual es definir hitos claros y mensurables, es decir: resultados,
tareas y actividades que deben realizarse en un plazo determinado y que deben
cumplir ciertas normas de calidad.

Si ha elaborado correctamente el plan de trabajo del proyecto, deber poder

obtener del mismo la mayor parte de la informacin necesaria para vigilar el
cumplimiento de la ejecucin. En definitiva, cuanto mayor sea el nivel de detalle,
ms sencillo resultar supervisar el desarrollo del proyecto.

Aspectos y herramientas de planificacin

En la fase de planificacin del proyecto, usted y su equipo debern tomar cierto

nmero de decisiones importantes en relacin con el hardware y el software.
Puesto que las decisiones que afectan al software repercutirn en las actividades
posteriores de desarrollo, pruebas, instalacin, formacin y asistencia, stas
deben meditarse en profundidad y con previsin.

Tormenta de ideas estructuradaUna forma fcil de comenzar a definir las metas,

los objetivos y las tareas del proyecto es reunir a un pequeo grupo de personas y
emprender un proceso colectivo de resolucin de problemas, lo que se conoce
como tormenta de ideas. Todo lo que se necesita es: una pared difana, una
remesa de hojas en blanco, algunos lpices o rotuladores y cinta adhesiva. En
primer lugar, el moderador pega las hojas de papel en la pared, en posicin
vertical, mostrando la estructura lgica del proyecto, como se ha descrito
anteriormente en el apartado sobre el plan de trabajo y el presupuesto, es decir,
comenzando por los objetivos del proyecto, seguidos por los resultados que deben
obtenerse para lograr el objetivo, seguidos a su vez por las tareas necesarias para
conseguir cada resultado, las estimaciones de los tiempos necesarios para
completar cada tarea y, por ltimo, la identificacin de los responsables de las
tareas.

A los participantes se les pide que escriban en cada hoja, en muy pocas palabras,
cules deberan ser, en su opinin, los objetivos, los resultados y las tareas del
proyecto. El moderador pegar las hojas en la pared de forma aleatoria y, a
continuacin, pedir a los participantes que las agrupen y clasifiquen por orden de
importancia. De este modo, se consigue que todos participen en la definicin de
los aspectos que hay que tratar. Es preferible comenzar con los objetivos y seguir
con los resultados, las tareas, las personas, etc., agrupando y clasificando las
ideas en cada etapa, antes de pasar a la siguiente. Al final de esta actividad, todos
los participantes tendrn una perspectiva ms clara del modo en que se va a
estructurar y ejecutar el proyecto.