La cuenta, el diario y el mayor

Una cuenta es el registro detallado de todos los cambios ocurridos en un activo o un pasivo
especficos, o en el capital contable del propietario (patrimonio) durante un periodo en
particular.

Los contadores registran las transacciones en el siguiente orden:

Primeramente, en un diario, el cual es un registro cronolgico de las transacciones.

Posteriormente, los contadores copian (traspasan, tambin conocido como
mayorizacin) los datos al libro de cuentas denominado mayor.
La lista de todas las cuentas del mayor y de sus saldos recibe el nombre de balanza de
comprobacin.

Definiciones:

Cuenta: registro detallado de los cambios habidos en un activo o un pasivo especficos,

o en el capital contable del propietario.
Mayor: libro que contiene todas las cuentas.
Diario: registro cronolgico de las transacciones
Balanza de comprobacin: lista de todas las cuentas con sus saldos

Ecuacin contable

Activo = Pasivo + Capital contable del propietario (Patrimonio)

Los nmeros de cuenta tienen, por lo general, dos o ms dgitos. Con frecuencia los activos se
numeran empezando con el 1, los pasivos con el 2, el capital contable del propietario con el 3,
los ingresos con el 4 y los gastos con el 5.

Ejemplo: Si se usa un nmero de cuenta de 3 dgitos, el efectivo sera el nmero de cuenta 101,
la primera cuenta del activo. Las cuentas por cobrar seran el nmero de cuenta 111, el segundo
activo. Las cuentas por pagar seran el nmero 201, el primer pasivo. Cuando se utilizan
nmeros, todas las cuentas se numeran usando este sistema.

Cargo, abonos y contabilidad por partida doble

La contabilidad usa el sistema por partida doble, lo cual significa que registramos los efectos
duales de cada transaccin. Como resultado de ello, cada transaccin afecta, por lo menos, dos
cuentas. Sera incompleto registrar tan slo el lado que da, o nicamente el lado que recibe, de
una transaccin.

Considere el caso de una compra en efectivo de suministros. Cules son los efectos duales?
Una compra en efectivo de suministros:

1. Incrementa los suministros (se reciben suministros)

2. Disminuye el efectivo (se da efectivo)

Asimismo, una compra a crdito de equipo (una compra a crdito):

1. Incrementa el equipo (se recibe equipo)

2. Incrementa las cuentas por pagar (se da una promesa de pago en el futuro)
La cuenta T

Incrementos y decrementos en las cuentas

El que una cuenta aumente o disminuya por un cargo o por un abono depende del tipo de
cuenta. Los cargos no son ni buenos ni malos. Lo mismo sucede con los abonos. Los cargos
no siempre representan incrementos o decrementos; lo mismo se aplica a los abonos.

Descripcin de los pasos del registro de transacciones

En la prctica, los contadores registran las transacciones en un diario. El proceso de registro

en el diario consta de tres pasos:

1. Identifique cada cuenta afectada y su tipo (activo, pasivo o capital contable del
propietario).
2. Determine si cada cuenta aumenta o disminuye. Use de las reglas del cargo y del
abono.
3. Registre la transaccin en el diario, incluyendo una breve explicacin. Primero se
registra el lado de los cargos (el debe). Los cargos totales siempre deben ser iguales a
los abonos totales. Este paso tambin se denomina hacer los asientos del diario o
registro de la transaccin en el diario. Estos pasos son los mismos, indistintamente
de que se hagan por computadora o en forma manual.

Estos pasos son los mismos, indistintamente de que se hagan por computadora o en forma
manual. Registremos en el diario la primera transaccin de Smart Touch Learning: la recepcin
de $30,000 en efectivo y la inversin de capital.

Paso 1: Las cuentas afectadas por la recepcin de efectivo y la emisin de acciones son Efectivo
y Sheena Bright, Capital. Efectivo es Capital.

Paso 2: Ambas cuentas aumentan en $30,000. Los activos aumentan con los cargos. Por lo tanto,
cargamos a Efectivo porque se trata de un activo. El capital contable aumenta en el negocio
debido a la inversin del propietario. Para incrementar este capital, hacemos un abono. Por lo
tanto, abonamos a la cuenta Capital.

Paso 3: El asiento del diario es

Los ndices a, b, c y d se explican a continuacin: El asiento del diario incluye cuatro partes:

a) Fecha de la transaccin

b) Ttulo de la cuenta que lleva el cargo, junto con el monto en la unidad monetaria

c) Ttulo de la cuenta que lleva el abono, junto con el monto en la unidad monetaria

d) Explicacin breve de la transaccin

Traspaso (copiado) de informacin del diario al mayor

El registro en el diario de una transaccin registra los datos tan slo en el libro diario, aunque
no en el libro mayor. Los datos tambin se deben copiar al mayor. El proceso de copiado del
diario al mayor se denomina traspaso. Traspasamos del diario al mayor.

Detalles en el diario:

La fecha de la transaccin, 1 de abril de 2010

Las cuentas cargadas y abonadas, junto con sus montos en unidades monetarias
La referencia del traspaso, abreviada como Ref. trasp.

Detalles en el mayor:

Flecha 1: Traspaso de la fecha de transaccin del diario al mayor.

Flecha 2: Traspaso del cargo, $30,000, del diario como un cargo a la cuenta Efectivo en el
mayor.

Flecha 3: Del mismo modo, traspaso del crdito, $30,000, del diario a la cuenta Capital en el
mayor. Ahora las cuentas del mayor tienen los montos correctos.
Flecha 4: Traspaso de los nmeros de cuenta (101 y 311) del mayor nuevamente al diario.
Este paso muestra que el cargo y el abono se traspasaron al mayor. Ref. trasp. es la
abreviatura de Referencia del traspaso.

Flecha 5: Traspaso del nmero de pgina del diario al mayor. Ref. dia. significa referencia del
diario, y D.1 se refiere a la Pgina del diario 1. Este paso muestra de dnde vienen los datos,
en este caso de la Pgina del diario 1.
Preparacin de la balanza de comprobacin a partir de las cuentas-T
Una balanza de comprobacin resume el contenido del mayor al presentar una lista de todas las
cuentas con sus saldos: los activos primero, seguidos por los pasivos y, luego, el capital contable
del propietario.

En todos los tipos de sistemas, la balanza de comprobacin es un resumen til de las cuentas y
de sus saldos porque muestra, a una fecha especfica, los saldos de todas las cuentas del sistema
contable de una compaa.

No confundas la balanza de comprobacin con el balance general. Una balanza de comprobacin

es un documento interno que nicamente es usado internamente. Las personas externas a la
empresa tan slo reciben los estados financieros de la compaa.

Correccin de la balanza de comprobacin

Durante todo el proceso contable, el total de cargos siempre debe ser igual al total de abonos.
Si no es as, hay un error. Los errores se pueden detectar mediante el clculo de la diferencia
entre el total de cargos y el total de abonos en la balanza de comprobacin. Posteriormente, se
debe realizar una o ms de las siguientes acciones:

1. Busque alguna cuenta que falte en la balanza de comprobacin. Por ejemplo, suponga
que el contador omiti Retiros de la balanza de comprobacin en la figura 2-11. El total
de cargos sera entonces $36,800 ($38,800 $2,000). Rastree cada cuenta desde el
mayor hasta la balanza de comprobacin, y de este modo localizar la cuenta que falta.
2. Divida entre 2 la diferencia entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo
tratado como un abono, o viceversa, duplica la cantidad del error. Suponga que el
contador traspas un abono de $500 como un cargo. El total de cargos contiene los
$500, y el total de abonos omite los $500. El monto fuera de equilibrio es $1,000. El
hecho de dividir la diferencia entre 2 identifica los $500 de la transaccin.
 Posteriormente busque en la balanza de comprobacin una transaccin de $500 y
remtala a la cuenta afectada.
3. Divida la cantidad que no cuadra entre 9. Si el resultado es equitativamente divisible
entre 9, quizs el error sea un resbaln de cifras (ejemplo: escribir $1,000 como $100 o
escribir $100 como $1,000) o una transposicin entre nmeros (ejemplo: tratar $1,200
como $2,100). Suponga, por ejemplo, que el contador anot los Retiros de $2,000 como
$20,000 en la balanza de comprobacin. ste es un error del tipo resbaln de cifras. El
total de cargos diferira del total de abonos en $18,000 ($20,000 $2,000 = $18,000). Al
dividir $18,000 entre 9 se obtiene la cifra de $2,000, que es el monto correcto de los
retiros. Rastree los $2,000 a travs del mayor, hasta que usted llegue a la cuenta Retiros.
De este modo, se habr encontrado el error.