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PROGRAMA GESTIN DE MANTENIMIENTO

MDULO 1: PRINCIPIOS DE GESTIN,


PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIN DE
MANTENIMIENTO

Unidad 4

Sistema de informacin de mantenimiento


y el uso del software
Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

PRINCIPIOS DE GESTIN, PLANEAMIENTO Y


PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO
Gua del Participante

PRIMERA EDICIN
Mayo 2007

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Lima, Junio 2007

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

PRINCIPIOS DE GESTIN, PLANEAMIENTO Y


PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO PROFESIONALES

ESTRUCTURA DEL MDULO

UNIDAD

TEMTICA N 1: CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES PARA LA GESTIN


DEL MANTENIMIENTO

UNIDAD

TEMTICA N 2: ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO

UNIDAD

TEMTICA N 3: PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIN DEL


MANTENIMIENTO

UNIDAD

TEMTICA N 4: SISTEMAS DE INFORMACIN DEL MANTENIMIENTO Y EL


USO DEL SOFTWARE

GESTIN DE MANTENIMIENTO

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

UNIDAD 4:
SISTEMAS DE INFORMACIN DE
MANTENIMIENTO Y
EL USO DEL SOFTWARE

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

NDICE DE LA UNIDAD

1. Objetivos especficos ... 6

2. Contextualizacin.. 6

3. Recuperacin de experiencias.... 7
3.1. Caso de estudio. 7
3.2. Anlisis de caso .. 8

4. Profundizacin del conocimiento... 9


4.1. Diseo del sistema de informacin del mantenimiento... 9
4.2. Informatizacin o automatizacin del mantenimiento.. 10
4.3. Estados de evolucin del sistema de informacin aplicado
al mantenimiento 11
4.4. Sugerencias para la implantacin de la automatizacin.... 12
4.5. Beneficios del desarrollo de un sistema de informacin . 13
4.6. El software de mantenimiento en la industria................. 14
4.7. Implantacin del sistema de informacin del mantenimiento. 15

5. Poniendo en prctica lo aprendido.... 28


5.1. Ejercicio de aplicacin .. 28

6. Evaluacin de la unidad............ 29
7. Anexos ...................................... 30

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Unidad 4 UNIDAD TEMTICA N 4 de informacin de mantenimiento
Sistemas
y el uso del software

1. Objetivos especficos
Analizar la importancia de la documentacin en la gestin del mantenimiento.
Reconocer la necesidad de los sistemas de informacin para la toma de decisiones y el
xito de la Direccin.
Desarrollar los criterios para la implementacin de los sistemas de informacin con el
uso de herramientas informticas

2. Contextualizacin
Los sistemas de informacin de mantenimiento resultan fundamentales para la efectiva
gestin de las labores de mantenimiento, de manera que debe considerarse los criterios
fundamentales que sirven de base para el desarrollo de un sistema de informacin de
gestin del mantenimiento, con nfasis en el costo-beneficio de esta actividad, parte
integrante y fundamental de la estrategia empresarial, que adems presenta los
componentes clsicos que debe manejar un sistema de esta naturaleza, su clara y oportuna
integracin con las reas funcionales de la empresa, y sobre todo para que el
mantenimiento operativo sea efectiva contribucin al incremento de la productividad.

Considerando la importancia de la funcin de mantenimiento y su responsabilidad en la


organizacin se hace necesario la creacin de un sistema que le permita al responsable del
mantenimiento manejar de forma eficiente y eficaz los mtodos de operacin que estn de
acuerdo con el desarrollo tecnolgico actual, en tanto esto pueda aplicarse a las condiciones
especiales de cada organizacin.

Debe generarse y conseguir la necesarias informaciones que convenientemente tratadas


deban producir los reportes, tablas y grficos, con contenidos propios, concisos, y
direccionados de acuerdo con los niveles funcionales a que se destinan, ofreciendo
alternativas para toma de decisiones.

El tratamiento de la informacin ser lo que caracteriza el Sistema donde se asociacin los


mtodos y elementos organizados de manera lgica para lograr el objetivo especifico del
mantenimiento. As, este sistema se distingue por sus elementos constituyentes y por la
naturaleza del Proceso de transformacin de las informaciones.

Para la implantacin de un Sistema de Informacin la primera etapa la constituye el


levantamiento de las necesidades de los usuarios y en la evaluacin de criterios para
conseguir los datos en funcin de los tipos de reportes deseados. Durante esa etapa es
escogido el Proceso a ser utilizado, de acuerde con las metas y plazos, la confiabilidad
deseada y de los costos envueltos.

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

3. Recuperacin de experiencias.
3.1. El caso empresa metal mecnica CLITANES SAC. que decide implementar
un sistema de informacin haciendo uso de un software.

Presentacin

Implementacin de sistemas de informacin en las empresas pasa por las diversas reas
en procura de su mejora de los procesos, de manera que mantenimiento siendo el rea
que tiene a su cargo la conservacin y atencin correctiva y preventiva de los activos
fsicos de la empresa, requiere implementar un sistema de gestin de mantenimiento
con la finalidad de mejorar su servicio.

Desarrollo

La empresa metal mecnica CLITANES SAC, fabricantes de clips y mltiples


productos, contrato un nuevo Jefe de mantenimiento, quien dentro de sus actividades
y desarrollo de los trabajos, observo que no se estaba usando la informacin de los
encargados de las labores que entregaban despus de cumplir con las ordenes de
trabajo, de manera que se dispona de un buena cantidad de informaciones que fueron
acumulando los diferentes jefes de mantenimiento que pasaron por la empresa,
probablemente porque estuvieron involucrados la mayora de su tiempo en las labores
operativas, no hicieron uso de esta informacin. En este contexto el nuevo jefe hizo un
alto en la labor operativa y dispuso que se ordenara la informacin, se buscara los
catlogos de mantenimiento de las 180 mquinas que dispona la empresa para
complementar la informacin, tambin se inicio el levantamiento de informacin a
partir de una hoja diseada para tal efecto y contando con la experiencia del personal
tcnico con que contaba el departamento de mantenimiento se actualiz la informacin
de los equipos y mquinas y la del personal, maestranza, herramientas y disponibilidad
de repuestos en los almacenes de la empresa.

Al tenerse informacin debidamente organizada para una mejor gestin se evalu la


conveniencia de adquirir un software que permitiera disponer la informacin de manera
sistemtica y oportuna. La implementacin del nuevo sistema de informacin se
produjo en casi un ao de trabajo.

Aparte de la posibilidad que daba el programa de computo de manejar la informacin


del rea esta se enlazaba va Internet con las otras reas de la empresa de manera que ,
las necesidades y coordinaciones podan desarrollarse manera mucho mas rpida, as
con el departamento de logstica y compras se puede hacer conocer las necesidades de
repuestos con la debida anticipacin y segn el programa de mantenimiento que se
maneja a travs del sistema, y tambin es posible hacer solicitudes de emergencia,
aunque estas son mnimas debido a que se tiene un mejor control de todas las
actividades de mantenimiento.
Desenlace

En el departamento de mantenimiento a travs de la mejora en el manejo


informatizado de las labores se puede garantizar su cumplimiento y esto repercute en la
mejora de las actividades de produccin de la planta y por ende es posible cumplir con
los compromisos de la empresa con la entrega oportuna a los clientes

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

Definitivamente el contar con un sistema de informacin de mantenimiento demuestra


que produce los efectos siguientes:

9 Mejor control
9 Orden en las actividades
9 Mejor gestin
9 Menores desperdicios
9 Menor tiempo en las preparaciones de los trabajos

3.2. Criterios para analizar el caso

A partir de su experiencia personal y en funcin al caso propuesto, reflexione sobre las


siguientes preguntas:

Anlisis del caso

A partir de su experiencia personal y en funcin al caso propuesto, reflexione sobre las siguientes
preguntas:

1. Con la implementacin de un sistema de informacin para mantenimiento, la empresa metal


mecnica Los Clitanes SAC, se benefici:

a. Reduccin de mano de obra


b. Mejora en el manejo de materiales
c. Reduccin de lucro cesante por paros
d. a y b son correctas
e. a, b y c son correctas

2. Segn su conocimiento Qu considera necesario para implementar un sistema de informacin


de mantenimiento haciendo uso de software?
a) Un software de mantenimiento adecuado.
b) Personal preparado
c) Programa de mantenimiento
d) Sistema de informacin ordenado

3. En la implantacin del sistema de informacin de mantenimiento el primer paso es el


planeamiento que debe de involucrar:

a. Identificacin o catalogacin de Mquinas y Componentes


b. Ficha de cada Equipo
c. Definicin de los tipos de actividades estndares de mantenimiento
d. a y b son correctas
e. a, b y c son correctas

4. Para implementar el sistema de informacin de mantenimiento, la empresa Los clitanes


SAC requiri contar con una estructura organizativa.
(V) F

5. El Sistemas de Informacin de mantenimiento parten por tener un buen software de


mantenimiento
V (F)

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y el uso del software

4. Profundizacin de conocimientos

4.1. Diseo del sistema de informacin de mantenimiento

El diseo del Sistema debe contar con bases conceptuales importantes:

a) Contar con una estructura organizativa que asegure su correcto funcionamiento


b) Promover la participacin de los usuarios
c) Sensibilizar a cuantos intervienen en el proceso de tratamiento de la informacin.

La estructura del SIM la conceptualizamos en cuatro grandes procesos:


Planeamiento
Programacin
Ejecucin de trabajos
Gestin y Control.

Los que interactan con los procesos de Produccin, Calidad, Logsticas,


Contabilidad, Costos, Finanzas, y Personal.

a. Planeamiento

El planeamiento se inicia con la Catalogacin de Mquinas y Componentes, donde se


desarrolla la Ficha de cada Equipo que contendr; la Criticidad de mquina, y la
informacin pertinente a la misma: cdigo, ubicacin, caractersticas, consumos,
componentes y repuestos.
El proceso de planeamiento recibe la realimentacin del control para corregir
estndares de mantenimiento.

b. Programacin

La programacin del Mantenimiento conjuga la cola de las mquinas y los diferentes


tipos de Mantenimiento preventivo

Las Inspecciones verifican el funcionamiento de los equipos, las cuales se pueden


efectuar revisando el instrumental, los diarios de equipos o usando los sentidos
(tacto, olfato, ruido, vibracin, entre otros.

El Predictivo que usa sensores especiales que monitorean el funcionamiento y


anticipan de fallas potenciales.
Las inspecciones y predicciones pueden generar solicitudes o requisiciones de
mantenimiento.

Las otras dos formas de preventivo, el Mejorativo y el Integral (Overhaul) son


actividades tendientes, el primero, a mejorar y/o corregir defectos de diseo,
funcionamiento o integracin de sistemas, y el segundo a efectuar reparaciones
generales de mquinas. Ambas ameritan un tratamiento especial por ser
proyectos relativamente largos.

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y el uso del software

El Programado es el clsico mantenimiento preventivo que se basa en las


actividades estndares. Se maneja automticamente de acuerdo a una base de
actividad.

Las bases de actividad, tambin manejadoras del sistema, son:

a) Base horaria, por nmero de horas de funcionamiento de mquina.


b) Base calendario, por das calendario independiente del funcionamiento de la
mquina (das, meses, ao, etc.)
c) Base produccin, por las veces que la mquina realiza una funcin productiva
(Botellas, bolsas cemento, etc)

El Mantenimiento Correctivo programado o de emergencia, genera solicitud de


mantenimiento y dependiendo de la importancia de la avera puede generar un
proyecto o programarse con redes, con una incidencia econmica directa e
indirecta grande.
El resultado de la Programacin es la Orden de Trabajo con su requisicin de
recursos financieros, materiales y humanos. Esta parte es un enlace importante
con otros mdulos.

c. Ejecucin de Trabajos

Se controla la ejecucin de las actividades programadas, rdenes de trabajo y el


resultado de los trabajos realizados que servirn para tomar decisiones; esto
informacin como informe de ejecucin se puede recoger en el mismo formato de la
Orden de Trabajo.

En la ejecucin, se controlarn los trabajos realizados decidindose si generan


reprogramacin los no realizados. La ejecucin realizada es un enlace importante con
los mdulos de costos y contabilidad, y servir para evaluar el uso de recursos; la
historia podr ser consultada y es la fuente de generacin de las estadsticas.

d. Gestin y Control

Este proceso es fundamentalmente para la toma de decisiones al evaluarse la


actuacin de la gestin. La Evaluacin debe hacerse primeramente a nivel planta a
travs de la observacin del cumplimiento de lo planificado en el Plan de
Mantenimiento por Equipo al principio de un periodo, que en el caso general se
refiere al un ao; luego todos los indicadores del Sistema de Mantenimiento.

4.2. Informatizacin o automatizacin del mantenimiento.

La computadora, como herramienta de trabajo, y el respectivo software de


administracin del mantenimiento, como instrumento, son imprescindibles en la
aplicacin y desarrollo del Mantenimiento. Ambos ayudarn a que mantenimiento
cumpla su misin.

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

Es deseable la integracin de los sistemas de informacin de mantenimiento con


otros de la empresa (programacin de la produccin, contabilidad, control de
tiempos, etc.) con la finalidad de tomar decisiones oportunas a partir de la
informacin pertinente.

Muchos sistemas informticos, ms bien software de aplicacin, ha sido desarrollados


y estn disponibles en el mercado; software muchas veces de mucha rigidez, poco
flexibles que hace que las empresas tengan que adecuar su organizacin al mismo;
por lo que ser recomendable que pueda desarrollarse dentro de la organizacin, de
lo contrario por las propias circunstancias de cada organizacin podr lograrse
adaptaciones aceptables, debiendo contar con el personal que habr de estar
directamente involucrado. Ms aun debe estar integrado al sistema que usa la
organizacin en su conjunto.

Para lograr un adecuado uso de las herramientas que permitan personalizar el sistema
de informacin del mantenimiento y su automatizacin presentamos un breve anlisis
seguidamente.

4.3 Estados de evolucin del sistema de informacin aplicado al


mantenimiento

Se identifican cuatro estados de evolucin del Sistema de Informacin aplicado al


mantenimiento en funcin al Proceso a ser utilizado para la obtencin de resultados
adecuados a los diversos niveles de decisin:

a. Sistema de Control Manual

Cuando los mantenimientos preventivos y correctivos son planeados, controlados y


analizados a travs de formularios y otros documentos, llenados manualmente y
convenientemente archivados.

b. Sistema de Control Semi - automatizado

Cuando los mantenimientos preventivos son controladas con auxilio de computadora,


en cuanto que los correctivos son controlados y analizados a travs de formularios y
documentos llenados manualmente. La fuente de datos de ste sistema, definida
como "Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo", debe contemplar las
informaciones necesarias a la generacin de las OTs, incluyendo las instrucciones de
mantenimiento, para la ejecucin de las actividades programadas

c. Sistema de Control Automatizado

Cuando las informaciones relativas a los mantenimientos preventivos y correctivas


son transferidas a la computadora. Para obtencin de listados, grficos y tablas, de
forma permanente. Eventual o transitoria, para anlisis y decisin, de acuerdo con la
necesidad y conveniencia de los rganos de mantenimiento. Los datos a alimentar
deben estar codificados y en formularios especificados.

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y el uso del software

d. Sistema de Control por Microcomputador

Cuando las informaciones relativas a los mantenimientos preventivos y correctivos


son transferidas y obtenidas directamente de la computadora personal. En ste caso,
se recomienda que la microcomputadora sea acoplada a la Computadora Central de
la Empresa, para obtencin de datos oriundos de otras reas (operacin, material,
personal. proyecto, financiero etc.), o bien como suministro de datos para esos
rganos. Este sistema es equivalente al Control de Mantenimiento por
Teleprocesamiento.

Pudindose desarrollar los programas de acuerdo con sus necesidades, para lo que
ser necesario contar con la asesora conveniente.

La gestin es estos niveles de automatizacin nos llevan a plantear dos


consideraciones, en cuanto a la simplificacin operativa y el uso de la informtica
tcnica, los que comentamos brevemente:

Simplificacin operativa de la informtica de gestin

La utilizacin de lectores de cdigos de barras, la captura de datos mediante scanner,


la Interpretacin de los campos, la deteccin automtica de errores y la transferencia
y edicin de ficheros de traspaso para la creacin de las OTs. Para la posterior
recogida de datos que hagan referencia a las mismas, simplificarn y reducirn el
coste operativo de los sistemas informticos.

Tambin los terminales porttiles sern de gran ayuda para la captura de datos en los
equipos de planta, as como el empleo de mini estaciones de trabajo del sistema en
las cabeceras de lnea, para la inmediata introduccin de datos por parte del personal
Integrado en el sistema de TPM.

Utilizacin importante de la informtica tcnica.

Los sistemas expertos de Mantenimiento, aplicados al mantenimiento predictivo a


travs del anlisis de vibraciones, anlisis de aceites, termografa, etc., enviadas
automticamente a centros de diagnstico locales o centralizados va Internet, as
como la devolucin del informe tcnico o la orden de intervencin, reducirn
tiempos de espera y por tanto mejoraran el ndice de disponibilidad de las
instalaciones.

4.4. Sugerencia para la implantacin de la automatizacin

En cuanto se decida implementar el Control de Mantenimiento haciendo uso del


computador (Central o Micro), se sugiere su implantacin en tres momentos:

a. Desarrollo y implantacin del Sistema Semi-Automatizado, inicindose con los


equipos prioritarios y siendo extendido progresivamente a los adems equipos de la
instalacin. Ese sistema prev la emisin, por el computador, de las Ordenes de
Trabajo de actividades programadas, llenadas en casi

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y el uso del software

Toda su totalidad por el computador, con datos oriundos del "Programa Maestro de
Mantenimiento Preventivo" y de las "Instrucciones de Mantenimiento.

b. Despus de la perfecta estabilizacin del primer momento, ampliar al control de


las intervenciones correctivas, tambin comenzando con los equipos prioritarios y
posteriormente extendiendo a los adems, creando el "archivo histrico de los
equipos" en el banco de datos del computador.

c. Finalmente, cuando hubiere datos substanciales y confiables en el archivo


histrico, implantar el Control Predictivo de mantenimiento que ir a determinar el
punto ideal de ejecucin de mantenimiento preventivo.

4.5. Beneficios del desarrollo de un sistema de informacin para mantenimiento

El esfuerzo desplegado en el desarrollo del SIM es retribuido con los siguientes


beneficios:

a. Redaccin de mano de obra:

Manifestado en la optimizacin de la utilizacin de mano de obra por:


La mejor planeacin, programacin y ejecucin de las actividades.
Aplicacin sistemtica de Mantenimiento preventivo, predictivo y otros.
Mejor control.

b. Manejo de materiales:

Las estrategias y los criterios para manejo de partes se mejoran en la calidad y


cantidad de repuestos, por la mayor aplicacin de actividades en horas no requeridas
de los equipos consiguindose un incremento de la vida til de los componentes y
partes de las instalaciones por el incremento en la aplicacin de control predictivo.

c. Reduccin de lucro cesante por paros:

La disminucin del tiempo de paro debido a la efectividad de las reas de


programacin; por la mejor aplicacin de controles; para los que se contara con el
diseo de una estructura de datos que permite organizar, tabular y recopilar
informacin con el fin de manejar y controlar la gestin administrativa del
Mantenimiento.

d. Sistematizacin del mantenimiento

Puede decirse que es el conjunto de acciones preventivas para la conservacin de los


recursos fsicos como resultado de intervenciones peridicas que evidencian
situaciones anormales con el fin de corregirlas para minimizar los paros o un desgaste
acelerado, o se puede tambin asociar como programado o sistemtico a aquellas
tareas peridicas o cclicas para conservar el equipo en condiciones adecuadas de
operacin.

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y el uso del software

4.6. El software de mantenimiento en la industria

En las actuales circunstancia de cambios acelerados y aparicin frecuente de nuevas


herramientas informticas para la gestin, y en la bsqueda de las empresas por ser
competitivas se requiere hacer uso de las tecnologas que cada vez se hacen mas
asequibles y mucho mas verstiles para su uso, por otra parte los precios de contar

con ellas tambin con el tiempo se hacen menos costosas. Esto permite que las
empresas industriales en general, de los diversos sectores estn en la posibilidad de
contar con herramientas que les permitan apoyarse en estas nuevas tecnologas, en el
caso de las actividades de mantenimiento son fundamentales para el mejor
desempeo y mejora de todos las labores de su competencia.

Para hacer uso de las nuevas tecnologas deber tenerse cuidado que este a la medida
de las necesidades y que puedan tener la posibilidad de adaptacin y crecimiento de
manera que no se cuente con posibilidades de mayor envergadura que no se use en la
prctica.

Para el inicio del manejo de la informacin siempre ser v conveniente que se cuente
con informacin confiable y que los gestores de mantenimiento puedan desarrollar
los niveles de detalle que permita una oportuna y adecuada respuesta a las
necesidades, por que de lo contrario no ser posible solucionar los problemas en
cuanto no se ingrese al sistema.

Debe distinguirse que, para efectos de planificacin se podr hacer uso de software
como el MS-Proyect que brinda la capacidad de planificar, administrar y comunicar
informacin acerca de los proyectos de manera eficaz, para ello combina la fuerza de
la programacin del mtodo de ruta critica (MRC) con la facilidad del uso de un
entorno grafico.

Con el MS Proyect se obtiene la flexibilidad y todo el control que se requiere para


poder crear y organizar proyectos de toda ndole, de manera que se adecua a los
requerimientos del mantenimiento y permite realizar seguimientos continuos y
exactos de la informacin que se requiere.

Por otra parte el MS Proyect podr compartir informacin con otras aplicaciones que
trabajan bajo el ambiente Windows, como por ejemplo el Excel, Word, etc.

La administracin de un proyecto estar compuesta por tres fases:


a. Planificacin del proyecto y creacin de una programacin
b. Adaptacin de los cambios
c. Comunicacin de la informacin del proyecto.

Los softwares especficos para la gestin de mantenimiento de en general facilitan el


uso de la informacin, de manera que permite que interacten pantallas con
informacin referida a:

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Mantenimiento preventivo
Ordenes de trabajo
Programacin de actividades
Inventario
Plan de trabajo
Equipos
Compras
Recursos Mano de obra
Calendario

En todos los casos ser conveniente efectuar el anlisis de las necesidades y


facilidades de la empresa, de manera que no se adquiere un software sobre
dimensionada para los requerimientos de la empresa;, en todo caso se recomienda
que tenga las facilidades suficientes de manera genrica y que en el proceso de
implementacin se adecue a las reales necesidades de la organizacin.

4.7. Implantacin del sistema de informacin de mantenimiento

El tratamiento de la informacin ser lo que caracteriza el Sistema donde se


asociacin los mtodos y elementos organizados de manera lgica para lograr el
objetivo especifico del mantenimiento. As, este sistema se distingue por sus
elementos constituyentes y por la naturaleza del Proceso de transformacin de las
informaciones.
El sistema de informacin es un sistema aprendizaje que pretende convertir en
institucional la memoria personal de los miembros de la empresa y es una
herramienta de respaldo en un mantenimiento bien estructurado y normalizado, no
es la solucin a uno que no lo esta; en todo caso procuramos a travs de este sistema
visualizar la estructura y normalizacin adecuadas.
Debe generarse y conseguir la necesarias informaciones que convenientemente
tratadas deban producir los reportes, tablas y grficos, con contenidos propios,
.
concisos, y direccionados de acuerdo con los niveles funcionales a que se destinan,
ofreciendo alternativas para toma de decisiones. Estas consideraciones resultan de
-
importancia para desarrollar la secuencia de actividades de apoyo a la gestin del
mantenimiento, que si bien, varias de ellas se superponen en su desarrollo, por
razones de metodologa se desarrollara a continuacin esta secuencia.

a. Identificacin de equipos

Para la implantacin de un Sistema de Informacin la primera etapa la constituye el


levantamiento de la informacin de acuerdo con el numero y tipos de activos fsicos
de la empresa, es decir por la identificacin de los equipos, maquinaria, instalaciones a
mantener, etc. , lo que servir como base para las posteriores etapas, como la
planificacin y programacin, ejecucin y recoleccin de datos (retorno de la
informacin), procesamiento de la informacin y elaboracin de los diversos tipos de
reportes, y el manejo de toda la informacin de manera automatizada en lo que
denominamos los sistemas expertos (software de mantenimiento), para concluir
con las correspondientes mediciones del sistema y la gestin del mantenimiento, con
ING. CIRO TERAN

la elaboracin de los correspondientes indicadores.


Esta secuencia supone el manejo de diversas variables relacionadas, de manera que
no es una cuestin meramente lineal, por lo que expresamos este desarrollo en
forma piramidal, como se muestra a continuacin.

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
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Me
SIST.
EXPERTO

REPORTE

RECOLECCION DE DATOS

PLANIFICACIN

IDENTIFICACIN DE LOS EQUIPOS

En la Identificacin o catalogacin de Mquinas y Componentes, se desarrolla la Ficha


de cada Equipo que contendr; la Criticidad de mquina, y la informacin pertinente a
la misma, cdigo, ubicacin, caractersticas, consumos, componentes y repuestos. A
manera de ejemplo presentamos la Ficha de Equipo del SENATI.

Fig. N 1 Ficha de Equipo

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

Fig. N 1 Ficha de Equipo

b. Planeamiento
Las Fichas de Equipo deben complementarse posteriormente con las de Historia del
Equipo, por lo que para este efecto, y de manera fundamental para el planeamiento y
programacin, as como para el recojo de datos, debe distinguirse los tipos de
actividades estndares de Mantenimiento, las que se clasifican en actividades rutinarias

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

Verificar (VE), Aceitar (LB), Engrasar (EN) y limpiar (LI), las cuales no generan historia;
las actividades preventivas menores que son, adems de VE, LB, EN y LI que tampoco
generan historia y las mayores como cambiar (CH) y calibrar (CA) que si la generan. Las
actividades correctivas para su programacin deben de contar con la respectiva
Solicitud de Mantenimiento (Fig. N2), las que generan historia junto con las de
emergencia.

Fig. N 2 Solicitud de Servicio

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

Fecha Hora

Datos del solicitante

Nombre Cargo rea / Departamento


. ........................................

Descripcin del trabajo


Tipo de trabajo Descripcin del trabajo o equipo

Elctrica Mecnica
Electrnica Controles
Hidrulica Otros
Recepcin en Mantenimiento: Observaciones y comentarios

c. Plan Maestro de Mantenimiento Preventivo

El planeamiento reviste especial atencin en el Mantenimiento Preventivo, por cuanto


deber existir necesariamente sistematizado para poder programar y desarrollar los
trabajos posteriormente.
En este proceso se correlaciona los cdigos y nombres de los equipos con las
periodicidades, pocas de programacin, de ejecucin de actividades programadas,
instrucciones de mantenimiento, formularios de registro de datos de medicin, centros
de costos, cdigos de material y cualquier otro dato juzgado por el usuario como
necesario de interrelacionar el desarrollo del proyecto.

La confeccin del programa maestro de mantenimiento preventivo en el sistema


manual de control es a travs de formularios, donde son registrados, en la primera co-
lumna, el cdigo de mantenimiento, que es correlacionado en las columnas siguientes
con el nombre del equipo, los cdigos de la instruccin de Mantenimiento y hoja de
registro de datos, rgano responsable por el mantenimiento y periodicidad. Este
conjunto es procedido por 52 columnas, una para cada semana del ao, donde son

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

marcadas las semanas previstas para realizacin de los servicios programados de


acuerdo con la periodicidad establecida para cada equipo. Las marcas sealadas son
llenadas segn si el servicio es ejecutado, o se de el caso de re-programaciones, o en el
caso de cancelacin del servicio previsto, etc. Ese formulario es desarrollado
usualmente para un ao.

Eventualmente, el conjunto de las seis primeras columnas es reducido o ampliado, en


funcin de la supresin de una o ms interrelaciones, o de la correlacin con otras in-
formaciones juzgadas necesarias por los usuarios, como los cdigos de los centros de
costo, las estimativas de gasto de mano de obra etc. Para el caso de En el caso del
SENATI se ha diseado la hoja de Programa de manera semejante a lo descrito, con las
particularidades propias correspondientes, como se muestra en la Fig. 3

Fig. 3 Plan Maestro de Mantenimiento Preventivo

E
Es comn la elaboracin de ms de un formulario de plan maestro, siendo uno para
mantenimiento - preventivo sistemtico (para perodos iguales o superiores al
trimestre y normalmente con desmontage total o parcial del equipo), otro para
mantenimientos de rutina (para perodos inferiores al trimestre y normalmente sin
quitar el equipo de operacin), donde en el lugar de codificar la instruccin de

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Unidad 4 Sistemas de informacin de mantenimiento
y el uso del software

mantenimiento es hecha una descripcin sucinta de la actividad a ejecutar, para el


caso del SENATI se ha diseado la hoja de Programa de Inspecciones, Tareas y
Control de Avance ( Normatividad para ISO 9 001), con las particularidades propias
correspondientes, como se muestra en la Fig. 4.

Fig. 4 Programa de Inspecciones, Tareas y Control de Avance

El proceso de planeamiento recibe la realimentacin del control para corregir


estndares de mantenimiento.

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d. Programacin del Mantenimiento


La programacin del Mantenimiento conjuga la cola de las mquinas y los diferentes
tipos de Mantenimiento preventivo.

Las Inspecciones verifican el funcionamiento de los equipos, las cuales se pueden


efectuar revisando el instrumental, los diarios de equipos o usando los sentidos
(tacto, olfato, ruido, vibracin, etc.).

Un programa que debe usarse es el de lubricacin, donde debe indicarse la parte


del equipo a lubricar, el tipo, cdigo, la cantidad de lubricante a ser adicionada, el
nmero de puntos a lubricar, el tipo de servicio a ejecutar entre las opciones de
aadir, analizar y cambiar y finalmente la periodicidad que es entonces sucedida por
las columnas para las semanas, o meses, siendo en ste caso registrado en el cuadro
el dia o la semana del mes en que el servicio deber ser ejecutado. Proponemos
para el SENATI el que se ilustra en la Fig.5

Fig 5 Programa de lubricacin.

I. TARJETA DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
LUBRICACION
TALLER N INV. Codigo
DESCRIPCIN
............................................................ ..............................................

N Partes a Lubricar Frecuencia Conducto Lubricante

Cambios a efectuar

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y el uso del software

SERVICIOS

N Prev. Efect. Observacin Prev. Efect. Observacin Prev. Efect. Observacin

El Predictivo que usa sensores especiales que monitorean el funcionamiento y


anticipan de fallas potenciales. Es muy corto y slo puede monitorear ciertos
parmetros.
Las inspecciones y predicciones pueden generar solicitudes o requisiciones de
mantenimiento.

Las otras dos formas de preventivo el Mejorativo y el Integral (Overhaul) son


actividades tendientes, el primero, a mejorar, corregir defectos de diseo,
funcionamiento o integracin de sistemas, y el segundo a efectuar reparaciones
generales de mquinas. Ambas ameritan un tratamiento especial por ser proyectos
relativamente largos.

El Programado es el clsico mantenimiento preventivo que se basa en las


actividades estndares mencionadas anteriormente. Se maneja automticamente de
acuerdo a una base de actividad.
Las bases de actividad, tambin manejadoras del sistema, son:
a) Base horaria, por nmero de horas de funcionamiento de mquina.
b) Base calendario, por das calendario independiente del funcionamiento de la
mquina (das, meses, ao, etc.)
c) Base produccin, por las veces que la mquina realiza una funcin productiva
(Botellas, bolsas cemento, cocimientos, entre otros.

El Mantenimiento Correctivo programado o de emergencia, genera solicitud de


mantenimiento y dependiendo de la importancia de la avera puede generar un
proyecto o programarse, con una incidencia econmica directa e indirecta grande.

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Normalmente debe de tenerse un programa de actividades semanales el mismo que,


los encargados de los sectores de mantenimiento, o el responsable por el control de
programacin verifican los servicios pendientes y con los previstos para la semana
siguiente programa en otro formulario la programacin semanal, un para cada sector
que son discutidos en reunin de evaluacin de esas actividades, particularmente
cuando hay interrelacin entre actividades de sectores diferentes. La Fig. 6 ilustra un
modelo del formulario de programacin semanal.

Fig. 6 Programacin Semanal de Mantenimiento

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
PROGRAMACION SEMANAL DE MANTENIMIENTO

Semana.
EQUIPO OPERACIO TIPO
N MTO
COD. Del.al.de.de.

LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM

Responsable de la programacin Jefatura de Fecha


mantenimiento

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e. Ejecucin de Trabajos y Recojo de Informacin


El resultado de la Programacin es la Orden de Trabajo (Fig. N 7) con su requisicin
de recursos financieros, materiales y humanos. Esta parte es un enlace importante con
otros mdulos.

Se controla la ejecucin de las actividades programadas, rdenes de trabajo y el


resultado de los trabajos realizados que servirn para tomar decisiones; esto
informacin como informe de ejecucin se recoge en el mismo formato de la Orden de
Trabajo para el caso de SENATI.

Fig. N 7. Orden de Trabajo

En la ejecucin se controlarn trabajos realizados decidindose si generan


reprogramacin los no realizados.

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La ejecucin realizada es un enlace importante con los mdulos de costos y


contabilidad, y servir para evaluar el uso de recursos; la historia podr ser consultada
y es la fuente de generacin de las estadsticas.

f. Reportes y mediciones

Este proceso es fundamentalmente para la toma de decisiones al evaluarse la actuacin


de la gestin. La Evaluacin debe hacerse primeramente a nivel planta a travs de la
observacin del cumplimiento de lo planificado en el Plan de Mantenimiento por
Equipo al principio de un periodo, que en el caso general se refiere al un ao; luego,
sobre todos los indicadores importantes del Sistema de Mantenimiento, en forma
amplia se tratan posteriormente.

Tipos de Reportes en Mantenimiento

Consideramos de importancia que en un mantenimiento de calidad, se deba producir


reportes, en cualquier de los estados del sistema de informacin, los que deben darse
en tres niveles:

1. Ascendentes: Esta dirigido a la gerencia superior con indicaciones que hacen a la


marcha del negocio, produciendo reportes de la gestin de mantenimiento, con ndices
comparativos de periodos anteriores y marcando los xitos logrados por nuevos
mtodos aplicados. Tambin deben generarse reportes sobre costo/beneficio de las
nuevas inversiones.

2. Horizontales: Es para utilizar en Planificacin del mantenimiento, observando la


veracidad de los datos procesados, controlando nuestros proyectos y generando las
recomendaciones del caso.

3. Descendentes: Son los mas importantes para la gestin, son de dos tipos, primero
unos enfocados a recomendaciones de tipo tcnico, recomendando nuevos productos,
nuevos procedimientos y demostrando su accionar y segundo, que es lo fundamental de
estos reportes, es el de detectar la falta de nuevas tcnicas, defectos en los
procedimientos y todo aquello que nos de un indicio del desarrollo del personal, que
nos permita desarrollar un plantel con creatividad, iniciativa y responsabilidad, personal
que trabaje con autonoma y con calidad.

Mediciones

Para una buena gestin del mantenimiento se debe medir la actividad por medio de
herramientas adecuadas. Como los resultados son mas difciles de evaluar en el
mantenimiento que en la produccin, la medicin ha sido, tradicionalmente, escasa e
imprecisa.

Para poder expresar adecuadamente las mediciones, resultados y controles debe


lograrse expresar cuantitativamente y no solo cualitativamente, por lo que se debe usar
indicadores o ndices.

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Los Indicadores posibles de calcular, en mantenimiento, son muy numerosos y el


problema, entonces, consiste en seleccionar unos cuantos que consideremos eficaces
para apoyar la toma de decisiones y para representar la actividad.

A manera de resumen e informacin complementaria de esta Unidad se presenta la


propuesta sobre el tema del Sistema de Informacin del Mantenimiento que aparece
en el Anexo y que es el resultado de la presentacin del Seminario sobre
Administracin Moderna del Mantenimiento del experto del Brasil Ing. Laurival Tavares.

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5. Poniendo en prctica lo aprendido

5.2.
Ejercicio de aplicacin

El ejercicio de aplicacin prctica, debe presentarlo por la plataforma.

A) INSTRUCCIONES PARA DESARROLLAR EL EJERCICIO

1. Antes de resolver los ejercicios es necesario que tome en cuenta los contenidos de
la Unidad Temtica N4.
2. Las sugerencias que realicen sern validas para su empresa. Por ello les sugiero que
hagan llegar una copia a su rea respectiva.
3. No olvide presentar el ejercicio siguiendo las instrucciones para presentar
documentos.

B) EJERCICIO DE APLICACIN

1. Describir y analizar el sistema de informacin de mantenimiento de su


empresa.

2. Como califica el desempeo de la jefatura de mantenimiento contando con el


actual sistema de informacin? Considera usted necesario efectuar mejoras o
implementar nuevos elementos de acuerdo a la necesidad del mantenimiento
de su empresa?, De no tener un sistema de informacin de mantenimiento
adecuado a sus necesidades. Cmo planteara su implementacin?

6. Auto evaluacin de la unidad


La auto-evaluacin debe resolverlo en la plataforma.

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ANEXO (1)

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y el uso del software

29
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(1) Administracin Moderna de Mantenimiento Seminario Laurival Tavares Lima


2001

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