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Universidad para la Cooperacin Internacional

Escuela Global de Administracin de Proyectos


Maestra en Administracin de Proyectos

TCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS I


(Gestionando el tiempo y costo del proyecto)

Gua de lectura del Estndar Prctico de Calendarizacin

Ivannia Zapata Miranda

Julio 2016
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN...............................................................................................................................1
1.2 Objetivo General...................................................................................................................................1
1.2.1 Objetivos Especficos.........................................................................................................................1
2. DESARROLLO...................................................................................................................................1
3. CONCLUSIONES...............................................................................................................................8
4. BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................................9
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1. INTRODUCCIN

El rea del conocimiento conocida como Gestin del Tiempo del Proyecto utiliza
herramientas informticas para generar modelos para la programacin del cronograma del
proyecto, las cuales ayudan al seguimiento y control de cualquier proyecto, asegurando su xito.

De igual manera, y observando la importancia de la Gestin del Tiempo del proyecto, se


desarroll el Estndar Prctico para Calendarizacin, el cual define y desarrolla los modelos y
trminos para la programacin del cronograma de proyectos, de manera comn a la
administracin de Proyectos.

As las cosas, se debe profundizar es este estndar con el fin de reconocer conceptos y
factores que ayudarn a identificar, gestionar y controlar el cronograma de un proyecto.

1.2 Objetivo General

Estudiar, analizar y evidenciar a travs de la solucin de las preguntas del presente


trabajo, la lectura del Estndar Prctico para la Calendarizacin de Proyectos.

1.2.1 Objetivos Especficos

Dar lectura al Estndar Prctico para la Calendarizacin de Proyectos.

Identificar los principios y conceptos del Estndar Prctico para la


Calendarizacin de Proyectos.

Comprender la aplicacin del Estndar Prctico para la Calendarizacin de


proyectos.
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2. DESARROLLO

1. Cul es el propsito de este documento (Practice Standard forScheduling)?Cmo


debe ser usado?

El propsito de este documento es servir de gua para el uso efectivo del tiempo,
brindando el conocimiento para la creacin de modelos de cronograma.

Un estndar es un documento aprobado por una entidad reconocida que proporciona


reglas, pautas o caractersticas para productos, procesos o servicios y su cumplimiento no es de
carcter obligatorio (Anexo A1 PMBoK 2013).

El Practice Standard for Scheduling tiene como objetivo complementar y expandir el


contenido del Captulo 6 Gestin del Tiempo del Proyecto del PMBoK (2013), con la prctica de
esta norma se busca crear y establecer la produccin de modelos de programacin del tiempo
que incrementen el valor del proyecto que ellos representan.

Debe ser usado como un modelo y complemento de lo establecido en el PMBOK de modo


tal que se deben cumplir una serie de componentes establecidos dentro de este documento para
lograr una programacin del tiempo con un grado mnimo aceptable de conformidad de las
expectativas establecidas por la comunidad de proyectos.

2. Cmo debe redactarse la lista de actividades? Qu elementos debe contener una


lista de actividades? De al menos 3 ejemplos.

La lista de actividades debe redactarse de manera nica, incluyendo un verbo, al menos un


objeto y usando adjetivos que ayuden a aclararlas.

En una lista se debe incluir toda la informacin relativa a la gestin del tiempo del
proyecto como base para determinar cada actividad y un identificador de la actividad.
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Esta lista de actividades debe contener al menos los siguientes atributos:


Identificador.
Nombre.
Cdigo.
Descripcin.
Actividad predecesora.
Actividad sucesora.
Fechas.
Restricciones.
Supuestos.
Responsable.

Ejemplos:
Identificador 1.4.1
Nombre CONSTRUCCIN PISCINA VERANO
Cdigo 1.4.1.2
Descripcin Terreno Limpio
Actividad predecesora 1.4.1.1
Actividad sucesora 1.4.1.3 - 1.4.1.4
Fechas No iniciar antes del 20 de Julio
Restricciones 1 da mximo
Supuestos Ya se determino el lugar y se demarco el mismo
Responsable Ivannia Zapata Miranda

Identificador 1.2.1
Nombre ESTUDIO DE MERCADO
Cdigo 1.2.1.2
Descripcin Estimar la cantidad de compras del producto X
durante el da Y
Actividad predecesora 1.2.1.1
Actividad sucesora 1.2.1.3
Fechas No iniciar antes del 20 de agosto
Restricciones 1 da mximo
Supuestos Ya se tienen todas las entrevistadoras y la plantilla
Responsable Ivannia Zapata Miranda

Identificador 1.5.1
Nombre DISEO Y CONSTRUCCIN BICICLETA
ELECTRICA
Cdigo 1.5.1.1
Descripcin Instalacin motor elctrico
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Actividad predecesora 1.4.1.10


Actividad sucesora 1.5.1.2
Fechas No iniciar antes del 15 de septiembre
Restricciones 2 das mximo
Supuestos Ya se tiene el marco y frenos hidrulicos instalados
Responsable Ivannia Zapata Miranda

3. Qu atributos debe tener cada actividad? Enumere las principales caractersticas


de una actividad de acuerdo con las buenas prcticas.

Entre los atributos que cada actividad debe tener se encuentran: la secuencia de inicio, la
disponibilidad de recursos, los requerimientos de recursos, los supuestos, la estimacin de los
recursos para las actividades, as como los procesos de estimacin en la duracin de las
actividades.
De acuerdo a las buenas prcticas, se puede extraer la siguiente lista de caractersticas, a
saber:
a. La actividad es un elemento discreto (o bloque) de trabajo que es un elemento tangible del
alcance del proyecto.

b. Una sola persona debe ser responsable de la ejecucin de la actividad. La persona


responsable de la ejecucin es la misma que debe reportar el progreso de la actividad.

c. La descripcin de una actividad debe empezar con un verbo y contener un nico objeto,
utilizando adjetivos para clarificar las ambigedades.

d. Una vez iniciado el trabajo de una actividad, ste debe ser capaz de ejecutarlo sin
interrupcin.

4. Cmo se determina la duracin de una actividad? Qu factores se deben tomar en


cuenta al calcular la duracin de una actividad? Explique.
La duracin de una actividad es una estimacin aproximada del tiempo que tomar la
realizacin de un trabajo o actividad. La estimacin de la duracin de las actividades utiliza
informacin sobre el alcance del trabajo de la actividad, los tipos de recursos necesarios, las
cantidades estimadas y su calendario de utilizacin.
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La cantidad de recursos que se espera estn disponibles para realizar una actividad, puede
determinar la estimacin de la duracin de una actividad.
Entre los factores a considerar se encuentran:
Disponibilidad de los recursos: por ejemplo en la construccin de una edificacin se
debe tener en cuenta que para ciertas actividades, se requiere la disponibilidad de
maquinaria y expertos para realizar el trabajo.
Cantidad de recursos:cuando se construye viviendas en serie, se debe tener en cuenta
que hay actividades simultneas, las cuales por falta de planeacin, pueden quedar sin
recursos o equipos en la cantidad requerida.
Tipo o habilidad de los recursos:se debe tener en cuenta las limitaciones en formacin o
conocimiento de la mano de obra contratada, la cualpuede afectarel cronograma.
Calendarios de los recursos:se debe prever retrasos en la terminacin de actividades o
entrega de recursos que pueden desviar las fechas previamente programadas de nuestro
cronograma.
Localizacin de la obra:es de gran importancia, conocer el lugar de la obra y el
comportamiento climatolgico, con el fin de programar el cronograma con holguras por
cuenta de los fenmenos naturales que puedan afectar el cronograma.

5. Para qu debe crearse una lnea base del cronograma?


De acuerdo con el PMBoK (2013), la lnea base del cronograma consiste en la versin
aprobada de un modelo de programacin para el proyecto, con fechas de inicio y fechas de
finalizacin.
Se utiliza como base para comparar las fechas del modelo de programacin, con las fechas
reales que arroja la ejecucin del proyecto, mediante su monitoreo y control con el fin de
determinar si se han producido desviaciones.

6. Explique el proceso de mantenimiento de un cronograma. Cmo lo aplicara en un


proyecto de su organizacin?
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El mantenimiento de un cronograma consiste en el proceso que se utilizar para controlar y


actualizar el avance del proyecto en el modelo de programacin durante la ejecucin real del
proyecto.
Entendiendo que el cronograma es una estimacin del tiempo a invertir en un proyecto, su
xitoradica en un adecuado y efectivo control de cambios.
En un proyecto se aplicaran los siguientes conocimientos:
Recolectar y registrar el estado actual del trabajo en una fecha determinada.
Comparar el estado actual del proyecto con la lnea base del cronograma.
Actualizar la lnea base del cronograma con los cambios reales arrojados de la recoleccin
y el registro del proyecto real, en una fecha determinada.
Comunicar e informar los cambios ejecutados de acuerdo con el plan de comunicaciones
del proyecto.
Mantener los registros que expliquen todos los cambios realizados en el cronograma.

7. Cmo se determina la escala de tiempo a utilizar en un cronograma? Cules son


las mejores prcticas?
La escala de tiempo a utilizar en el cronograma depende de la frecuencia de los procesos de
control y el nivel de detalle necesario en las actividades.
Las mejores prcticas indican que las escalas de tiempo deben permanecer constantes
durante todo el cronograma del proyecto.

8. Qu tipos de relaciones se utilizan para secuenciar las actividades? Explquelas.


Existen cuatro tipos de relacin para secuenciar las actividades en un cronograma del
proyecto:
Final a Inicio (FS):es una relacin lgica en la cual una actividad sucesora no puede
comenzar hasta que haya concluido una actividad predecesora.
Final a Final (FF):es una relacin lgica en la cual una actividad sucesora no puede
finalizarhasta que haya concluido una actividad predecesora.
Inicio a Inicio (SS):es una relacin lgica en la cual una actividad sucesora no
puedecomenzar hasta que haya comenzado una actividad predecesora.
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Inicio a Final (SF):es una relacin lgica en la cual una actividad sucesora no puede
finalizar hastaque la predecesora haya comenzado.

9. Cmo se desarrolla una plantilla de cronograma? Qu debe tomarse en cuenta?


Se desarrolla mediante los siguientes pasos:
Definicin de hitos: determina el inicio o la finalizacin para varios eventos.
Disear las actividades del proyecto: Cada elemento del alcance del proyecto, tal como
se define en la EDT, debe ser apoyado por una o varias actividades, que derivarn en el
logro de una parte del alcance del proyecto
Secuenciar las actividades: se debe determinar y documentar el orden de ejecucin de
todas las actividades del proyecto.
Determinar los recursos para cada actividad: definir los recursos requeridos a cada una
de las actividades del proyecto.
Determinar la duracin de cada actividad:se debe definir con base en los recursos
requeridos a cada una de las actividades del proyecto el tiempo que tendr cada una.
Analizar el cronograma de salida: El desarrollo del modelo del cronograma, debe
utilizar los resultados acumulados de la definicin de actividades, secuencia de las
actividades, estimacin de los recursos de las actividades, y del proceso de estimacin de
la duracin de las mismas.
Aprobacin del cronograma:se debe aceptarel modelo del cronograma propuesto.
La plantilla de la lnea base del cronograma: Cuando el modelo del cronograma ha
sido completado, se debe definir una lnea base, que permita las comparaciones del
progreso con base al plan original.

10. Qu es holgura? Cmo se calculan los diferentes tipos de holgura?


Es el margen, flexibilidad o cantidad en tiempo que existe para llevar a cabo una actividad
dentro del cronograma.
Dentro del concepto de holgura, el PMBoK (2013), nos indica que esta se divide en 2 tipos:
Holgura Total: es el margen o cantidad total de tiempo que una actividad puede
demorarse o extenderse respecto a su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de
finalizacin del proyecto, ni violar restriccin alguna del cronograma.
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Se calcula restando la fecha de finalizacin temprana de la fecha de finalizacin tarda (o


el inicio temprano del comienzo tardo)..
Holgura libre:es el margen o cantidad de tiempo que puede demorar una actividad en
iniciar sin afectar el inicio temprano de cualquier otra actividad sucesora y sin violar
restriccin alguna del cronograma.
Se calcula restando la fecha de finalizacin temprana de la actividad desde el comienzo
temprano de la primera de sus sucesores.

3. CONCLUSIONES

El estndar prctico se ha desarrollado como un complemento al PMBoK (2013) en el rea


de conocimiento de laGestin del Tiempo del Proyecto.
Esta segunda edicin hace claridad entre lo que es el cronograma del proyecto y el modelo
del cronograma, con un resumen de sus beneficios y ventajas.
El equipo de gestin de proyectos es responsable de determinar lo que es apropiado para el
desarrollo del cronograma del proyecto, y este debe ser realizado por expertos en programacin,
ya que una mala decisin, o una mala secuencia de las actividades, puede afectar enormemente
tanto el cronograma, como el presupuesto de cualquier proyecto.
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4. BIBLIOGRAFIA

Lledo, P. (2013) Director de proyectos: Cmo aprobar el examen PMP sin morir en el intento. 2da
ed. Victoria, BC, Canad: El autor, 2013.
Project Management Institute. (2013). Gua de los fundamentos de la direccin de
proyectos (5th ed.). Newtown Square, Pennsylvania: PMI Publications.
Project Management Institute. (2011). Practice Standard for Scheduling - (2 nded.). Newtown
Square, Pennsylvania: PMI Publications.
Project Management Institute. (2006). Practice Standard for Work Breakdown Structures -
(2nded.). Newtown Square, Pennsylvania: PMI Publications.