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ME-6700

DIRECCIN DE PROYECTOS

PROFESOR: ITALO TAPIA A.


AUXILIAR: FERNANDO MARTNEZ B.
CAPTULO 7. INGENIERA BSICA

o General: En algunas empresas para sus proyectos, terminada la definicin de los procesos suele
iniciarse de inmediato la Ingeniera Bsica, no obstante, en otras compaas, pasan directamente del
Estudio de Factibilidad a la Ingeniera de Detalle, en caso de tomar la decisin de ir adelante con el
proyecto. En este caso, las actividades de la Ingeniera Bsica suelen ser parte del Estudio de
Factibilidad y/o de la Ingeniera de Detalle.
En el caso que se desarrolle la Ingeniera Bsica, se especifican los equipos principales y se obtienen
cotizaciones pro-forma de ellos, de fabricantes o proveedores seleccionados de comn acuerdo con el
Cliente.
En algunos casos se formalizan rdenes de compra con clusula de anulacin (cancellation fee), que
permite rescindir el contrato dentro de un plazo preestablecido, si se decide finalmente no seguir con el
proyecto. Esta estrategia es importante cuando los plazos de entrega de los equipos son prolongados y
constituyen parte de la ruta crtica, dado que permite tener planos certificados de los equipos a tiempo
para cuando se inicia la Ingeniera de Detalle. 2
7.1 INGENIERA BSICA(CONTINUACIN)

El desarrollo de la Ingeniera Bsica permite un nivel de estimacin de costos con alta precisin,
constituyndose en un elemento fundamental en el hito decisional de seguir adelante con el proyecto.
Este nivel de precisin obliga por lo tanto a una alta calidad en las estimaciones de los costos de
inversin o Capex que demandar el proyecto y por lo tanto se requiere tener buenas cubicaciones, una
alta calidad en las estimaciones de precios, mnimas imprecisiones y contingencias.
Sin embargo, el costo de inversin no es el nico factor que determina el punto de no retorno.
Igualmente fundamentales son el comportamiento del mercado, los precios de venta, el costo del
financiamiento, los costos de operacin, las restricciones medioambientales, etc.

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7.2 CONTENIDO DE LA INGENIERA BSICA
El objetivo de esta etapa es ratificar la factibilidad tcnica-econmica del proyecto y elaborar el Plan oficial de SEGURIDAD
- ALCANCE - COSTO - TIEMPO y CALIDAD de ste.
Mediante la ejecucin de esta etapa, el Dueo tendr los antecedentes tcnicos y econmicos de la mejor alternativa para
desarrollar el proyecto y para obtener la aprobacin de asignacin de recursos de inversin.
7.3 DECISIN DE INVERSIN Y FINANCIAMIENTO
o General:
El dinero requerido para la ejecucin del proyecto puede provenir del Dueo, de otros involucrados y/o de instituciones financieras.
La informacin contenida en el estudio de Factibilidad y/o en el resultado de la Ingeniera Bsica, tendr un impacto importante en la
estrategia de inversin de todos los participantes financieros y en la cantidad de riesgo que ellos estn dispuestos a tomar.
El factor riesgo afectar la Opcin de Ejecucin con que los Dueos quieran llevar a cabo su proyecto.
Esta etapa puede tambin incluir la formalizacin de contratos para la colocacin de la produccin de la Planta o la venta de los
servicios.
Si el Dueo del Proyecto toma la decisin de invertir, el Proyecto pasa a la Fase de Ejecucin o Inversional. 4
7.3 DECISIN DE INVERSIN Y FINANCIAMIENTO (CONT.)

o Mejores Prcticas en la fase de Estudio: Como


se ha sealado anteriormente, la fase de Estudio es
previa a la inversin, y en el cual se desarrolla un plan
de negocio para decidir la conveniencia de invertir
en el proyecto que se formula y que se evaluar en
etapas sucesivas. Es la fase donde las decisiones
correctas puedan crear ms valor, como tambin
limitar o destruir valor si stas no lo son. El valor de
esta fase es muy superior al costo de ella, como se
observa en la Figura.

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CAPTULO 8 PROPUESTAS Y ADMINISTRACIN DE LA FASE ESTUDIO

8.1 PREPARACIN DE PROPUESTAS POR SERVICIO


o Enfoque de la Propuesta: Una propuesta es un Documento de Venta, que responde a una
peticin del Cliente por servicios de estudio o de ingeniera a las empresas de ingeniera.
La preparacin de una oferta que pretende ser exitosa, exige la mxima participacin y experiencia
acumulada, tanto por los especialistas de ventas, como de los Jefes de Proyectos y Jefes de Especialidades
que les corresponda participar de la empresa de servicios.
Todos estos profesionales debern darle prioridad a desarrollar la parte que les
corresponda en la preparacin de una propuesta, asumiendo su labor con responsabilidad,
dada la importancia de esta actividad para la comunidad y prestigio de su empresa.
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8.1 PREPARACIN DE PROPUESTAS POR SERVICIO (CONT.)
Para ser efectivas, las propuestas deben ser enfocadas en lo que realmente interesa al Cliente, en sus reales preocupaciones,
aun cuando ste no lo precise cabalmente. Se debe demostrar en la oferta, que la empresa de ingeniera es capaz de hacerse
cargo de dichas preocupaciones, creando expectativas reales y que los servicios que la empresa proveer al Cliente le dar
beneficios tales como:
Ahorro de tiempo.
Ahorro de costos de inversin (Capex) y de operacin (Opex).
Facilidad de operacin.
Ventajas competitivas.
Valor agregado.
Trabajar con una empresa de ingeniera seria y responsable.
Sin embargo, debe entenderse que una vez finalizada la etapa de anlisis de alcance de los Servicios y entregados todos los
antecedentes al Cliente, en virtud de la experiencia de la empresa de servicios y expertiz, el alcance del servicio no podr
ser diferente al que realmente interese al Cliente y que quede expresamente explicitado en el Contrato y minutas de
acuerdos que se hubiesen desarrollado entre las partes.
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8.1 PREPARACIN DE PROPUESTAS POR SERVICIO (CONT.)

En todo caso, el proceso para elaborar una propuesta debe ser controlado, para asegurar que la oferta llegue al
Cliente en el lugar, la fecha y hora requerida y que los costos de desarrollo de la propuesta estn dentro del
marco, definido por la empresa de servicios.
o Estimacin del Costo del Servicio: Al comenzar el anlisis de los servicios solicitados, normalmente se hace
una cuantificacin gruesa del orden de magnitud de ellos, basndose en un porcentaje del costo total de inversin
del emprendimiento destinado para el desarrollo del Estudio o servicio.
Para alcanzar una buena exactitud de los Servicios de Ingeniera, los costos de mano de obra en ingeniera para
contratos tipo E solamente y por ingeniera y adquisiciones tipo EP, deben ser estimados siguiendo dos diferentes
mtodos, que deben conciliarse:
Estimado por planos, documentos, o sub-actividades.
Estimado por el nmero de personas asignadas en el plazo considerado a desarrollar el proyecto.
Ambos mtodos deben considerar contingencias e imprevistos y al final compararse con el porcentaje (%) del Capex del
proyecto, para que est en el rango normal de estos estudios 8
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO
El propsito de la fase de Estudio es elaborar la informacin que el Cliente requiere para tomar la decisin de proceder o no con
el proyecto. A continuacin se resumen las actividades tpicas de control en que un Jefe de Proyecto del Consultor debe focalizar su
atencin para monitorear adecuadamente el trabajo a su cargo, las que se describen en detalles a continuacin.
o Administracin y Control de la Fase Estudio: La siguiente es una lista de las actividades de administracin y control que
usualmente se requieren para monitorear el trabajo durante la fase de Estudio, las que se detallan en las pginas siguientes.

ACTIVIDADES CONTENIDO

a) Reuniones de trabajo Sostenidas con:


El Cliente
Su Jefatura
Su Equipo de Trabajo
b) Preparar el manual de procedimientos Contenidos:
Generales
Administrativos
Tcnicos
LISTA DE ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIN
c) Definir la organizacin del equipo (se acuerda Niveles del Consultor:
con el cliente) Jefe del Estudio
Coordinador
Lderes de Especialidades
Unidad de Costos y Programacin
Unidad de Anlisis Econmico
d) Definir mtodo para recoleccin de Fuentes de datos son:
informacin Instalaciones Existentes
Archivo Proyectos Similares
Publicaciones Tcnicas Pertinentes
Fabricantes de Equipos Principales
Informacin de Involucrados (Stakeholders)
e) Definir estructura de quiebre del trabajo El proyecto se decide segn:
(WBS) Proyecto
rea
Sistema
Departamento/Especialidad
Paquete de Trabajo
LISTA DE ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIN
f) Actividades tpicas del servicio Se divide en:
Servicios Estratgicos
Ingeniera
Servicios de Automatizacin
Servicios del Proyecto
Administracin de Proyectos
Administracin de la Construccin
Administracin de Operaciones
g) Acordar presupuesto interno y su control Permite:
Control Gasto de HHs
Otros Gastos
h) Monitoreo del programa y presupuesto del Monitoreo por:
estudio Informes de Avance
Otra Documentacin Escrita
i) Informe de avance Se emiten:
Quincenal (ms breve)
Mensual (completo)
LISTA DE ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIN

j) Informe del estudio Se prepara:


Borrador (Preliminar)
Informe (Definitivo)
k) Administracin de los cambios al contrato de Cambios en o por:
servicios Alcance del Proyecto
Alcance de los Servicios
El Programa
Plan de Adquisiciones
Plan de Ejecucin
Deficiencias por Alcance Indefinido
Entrega de Antecedentes por Cliente/Terceros
Atraso en Decisiones y Aprobaciones
l) Cobranzas de los servicios Deben ser:
Por Servicios Avanzados
Por Gastos Reembosables
Presentados a Tiempo
Con Antecedentes de Respaldo
LISTA DE ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIN
m) Responsabilidades legales profesionales El jefe de proyecto debe:
Tener Contrato vigente y conocerlo
Presentar Modificaciones a tiempo al Cliente
Tener Aprobacin del Cliente por mayor trabajo
Consultar dudas sobre Legislacin vigente
Tener consentimiento previo si tecnologas o procesos estn
Patentados
Verificar cumplimiento del cuidado al Medioambiente
Velar por Seguridad de Diseos y Construccin
n) Cierre del estudio o proyecto El jefe de proyectos debe:
Hacer cierre interno de cargo de HHs y gastos
Obtener certificado de Conformidad del Cliente por los
Servicios
Evaluacin de desempeo del Personal
Almacenar archivo del Estudio
Emitir Documento con Lecciones Aprendidas
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

a) Reuniones de trabajo: Un proyecto, despus de la asignacin de la propuesta, parte con la confirmacin (o


designacin) del Jefe de Proyecto del Consultor y con la orden de proceder por parte de la Gerencia de
Operaciones o jefatura similar en la empresa del Consultor.
El Jefe de Proyecto del Consultor al iniciar el trabajo y durante el desarrollo del estudio debe tener al menos cuatro
tipos de reuniones:
i. Reuniones con el Cliente.
ii. Reuniones con la Gerencia de Operaciones de su empresa.
iii. Reuniones con su equipo de trabajo.
iv. Reuniones con proveedores de suministros y servicios.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

b) Manual de Procedimiento de Estudio: Su objetivo es facilitar el trabajo entre el Consultor y el Cliente y


entre los profesionales que integran ambos equipos.
Los contenidos son normalmente en aspectos generales, administrativos y tcnicos
Generales: incluye un resumen del objetivo del proyecto, informacin sobre su localizacin, su estado, etc.
Administrativos: la organizacin de los equipos del Consultor y del Cliente (con sus datos de mails, telfonos),
comunicaciones, datos del tipo de contrato, calendario de reuniones y de informes de avance con sus contenidos,
listado de distribucin de informacin como cartas, planos, especificaciones, etc.
Tcnicos: define numeracin a utilizar en planos y documentos, numeracin de equipos, caeras, vlvulas e
instrumentos, software a utilizar, escalas a utilizar en el dibujo de los planos, tratamientos de informacin de
proveedores, etc.
c) La Organizacin del Equipo de Trabajo: En la figura siguiente, se presenta un organigrama tipo, que debe
adaptarse a cada trabajo en particular.
ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

d) Mtodo estructurado para recolectar informacin: La recoleccin de informacin para el Estudio debe
ser controlada mediante el uso de un programa y de reuniones planificadas. Debe seleccionarse fuentes de datos
que hagan eficiente la recoleccin de informacin cualitativa (metas y conceptos) y cuantitativa (hechos y
necesidades), tales como:
Planta o Instalaciones existentes (del Cliente o similares).
Archivo de proyectos similares del Consultor y Ficha Resumen de Proyecto.
Publicaciones tcnicas pertinentes.
Fabricantes de equipos principales.
Informacin de otros involucrados.
Previo a involucrar al equipo de trabajo en la recoleccin de informacin y en el desarrollo de los borradores de los
documentos a entregar, se debe partir trabajando con los ingenieros de proceso, para identificar los principales
procesos de cada rea. As, los Jefes de reas tendrn una gua para obtener informacin de los componentes fsicos
de la planta.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

e) Estructura de Quiebre del Trabajo (WBS): El WBS permite establecer el desglose en elementos del alcance
fsico del proyecto. Puede realizarse de diferentes formas, pero manteniendo la caracterstica principal, que es de
permitir un control del desarrollo o ejecucin de las actividades del proyecto. De esta manera se busca
establecer determinados paquetes de obra, para desarrollar en la fase de Ejecucin, que se organizan de mayor a
menor complejidad.
Tipos caractersticos de organizacin son:
Lugar geogrfico.
Fase productiva.
Centro de responsabilidad.
Sub proyectos.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

Una estructura clsica que se maneja es aquella en que se definen:


PROYECTO.
REA.
SUBAREA.
SECTOR.
SUBSECTOR.
El propsito es departamentalizar o quebrar el proyecto, para poder asignar codificaciones WBS, que permita el
manejo eficiente de la informacin que requieren los diferentes actores (administradores de contratos, encargados
de finanzas, contratistas de obra, contratistas de servicios, ingenieros programadores, etc.).

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EJEMPLO PARA INDUSTRIA DE PULPA Y PAPEL ESTRUCTURA
DESGLOSADA WBS REAS PRINCIPALES
WBS PROYECTO EXPANSIN FUNDICIN DE CONCENTRADO
DE COBRE
WBS - EJEMPLO 2: FUNDICIN DE CONCENTRADIS DE COBRE EN
MXICO
LA ESTRUCTURA
DE QUIEBRE DE
TRABAJO

A continuacin se incluye
un extracto del curso:
Herramientas para la
preparacin de proyectos,
sobre el tema del WBS del
profesor Edgardo S.
Mimica, de febrero de
2016.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

f) Presupuesto Interno y su Control: Al inicio del Estudio se establece un Presupuesto Interno del trabajo que
le permitir al Jefe de Proyectos del Consultor tener un control sobre sus gastos en horas-hombre (HH), segn
las diferentes categoras que se utilicen v/s las HHs avanzadas en el periodo bajo anlisis y tambin el gasto en
subcontratos, en gastos rembolsables por el Cliente y gastos internos para el desarrollo del estudio (uso de
espacios, comunicaciones, viajes, reproducciones, software especiales, licencias, etc.).
g) Monitoreo del Programa y del Presupuesto del Estudio: El marco de tiempo disponible para hacer el
Estudio o Proyecto determina la frecuencia con la cual se deben monitorear ambos documentos. En estudios de
corta duracin conviene monitorear en forma quincenal, en tanto que para estudios de mayor duracin, es
suficiente hacerlo mensualmente.
Monitoreo mediante Documentos de Control que deben ser elaborados por el Equipo del Estudio o
Proyecto.
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8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
Durante el desarrollo de un Estudio o Proyecto, pueden ocurrir eventos que estn ms all del control del Jefe de Proyecto
del Consultor. Algunos de ellos pueden afectar el costo y el programa del estudio. Por esta razn, es muy importante que el
equipo de trabajo discuta y registre esos eventos en los siguientes documentos de control:
Informe de avance del proyecto (con semforo).
Otra documentacin escrita.

i. Informe de Avance: Los Informes de Avance deben incluir informacin acerca de hechos relevantes, tales como los
siguientes:
Resumen cronolgico de los principales eventos del perodo, los que se van agregando en forma destacada, a continuacin de los
anteriores, a partir del inicio del servicio.
Avance relativo del programa respecto a alternativas de procesos y de los documentos y planos a entregar.
Fechas en que se requieren decisiones del Cliente u otros participantes para cumplir con el programa.
Obstculos que estn afectando la elaboracin de planos y documentos y soluciones sugeridas.
Costos en el que se ha incurrido respecto al presupuesto del servicio. 27
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

ii. Informe del Estudio


I. Borrador del informe del Estudio: El Jefe de Proyecto del Consultor debe discutir los contenidos con los
miembros de su equipo, para que todos estn de acuerdo tanto con el alcance, como con el formato en que se
prepararn, y as minimizar los tiempos de ejecucin y de emisin. Obviamente debe tambin contar con el acuerdo
de su Cliente.
El equipo del Proyecto debe estudiar y comprender las obligaciones que el Contrato de Servicios
impone a su empresa, de tal manera que elaboren los documentos o planos previamente estipulados,
no lo que ellos quieran o piensen que el Cliente pueda necesitar.
II. El informe de la etapa de Estudio: El ndice y el contenido de cada captulo del informe debe revisarse con el
Cliente, y si es posible tambin, debe revisarse un borrador del informe, previo a enviar el informe final a todos los
involucrados. Esto puede eliminar costos de emisin, debido a revisiones tardas o a requerimientos de ltimo
minuto y/o cambios que el Cliente pueda desear
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8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

h) Administracin de los Cambios al Contrato de Servicios: Las modificaciones al contrato entre el


Consultor y el Cliente normalmente se producen debido a un cambio (aumento) en el plazo de ejecucin del
proyecto y/o en variaciones en el alcance del mismo.
Cualquier modificacin a los trminos del contrato, ya sea del alcance fsico del Proyecto, alcance de los servicios,
plan de ejecucin, plan de adquisiciones y programacin, debe ser documentado a travs de una Nota de Cambio
del Proyecto
El Jefe de Proyecto debe recibir aprobacin escrita del Cliente antes de comenzar los trabajos
indicados en la solicitud de Nota de Cambio.

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ADMINISTRACIN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)

i) Cierre del Estudio o Proyecto: El cierre del estudio o proyecto es el hito final del servicio que el Jefe de
Proyecto del Consultor debe de administrar, en conformidad al procedimiento estndar de su empresa o segn
la necesidad del Cliente. Lo normal es establecer lo siguiente:
o El cierre operacional interno de carga de HHs.
o El cierre operacional interno de gastos, velando que no existan deudores o acreedores del proyecto; aclarando el estado de las retenciones y
de boletas o plizas de garanta.
o El cierre definitivo del estudio o proyecto.
o La recopilacin de certificados de conformidad del Cliente por el desarrollo de los servicios, y de finiquitos cuando proceda.
o La evaluacin del desempeo del personal participante, tanto propio como de asesores o subcontratistas.
o El ordenamiento de antecedentes e informes del proyecto (archivo), almacenamiento magntico de documentos y planos del proyecto
(incluidos los de los vendors).
o Terminar de preparar y emitir un documento con las Lecciones Aprendidas (las positivas y las negativas), de manera que sirvan estas
experiencias en prximos estudios o proyectos.Algunas empresas no cierran el proyecto hasta que se cumpla este hito.