FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CTEDRA: FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS SECCIN: E-1011 PROFESORA: LOZADA JOSE
TRABAJO DE GERENCIA DE PROYECTOS
Integrantes
Bermdez Juan CI: 25803941
Rivera Jalex Cl: 20690970
Maracaibo, Julio del 2017
1. GERENCIA DE Proyectos
1.1. DEFINICIN 2 AUTORES
- Segn el autor Jos ngel Maldonado indica que es el uso del conocimiento, de las habilidades, y de las tcnicas para proyectar actividades para resolver requisitos del proyecto. Se enfoca a la gerencia de proyecto con el uso de los procesos por ejemplo: Iniciando, planeando, ejecutndose, controlando y cerrndose. - El Director Ejecutivo del Project Management Institute (PMI) Mark A. Langley indica que La gerencia de proyectos, es la aplicacin del conocimiento, de las habilidades, y de las tcnicas para ejecutar los proyectos de manera eficiente y efectiva. Es una competencia estratgica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y as competir mejor en su mercado. 1.2. OBJETIVOS Los gerentes de proyecto manejan un programa y constantemente supervisan las tareas del proyecto para asegurarse de que el proyecto est en tiempo. Los gerentes deben anticipar cualquier descarrilamiento de los resultados del proyecto que pudiera comprometer la terminacin oportuna del proyecto. Muchos proyectos dependen de una fecha de inicio inflexible, incluso si eso significa trabajar todo el da. Tiempo extra del proyecto significa dlares adicionales para la empresa que patrocina el proyecto. Los proyectos que se atrasan cuestan ms porque los recursos frecuentemente se pagan por hora. Completar el proyecto dentro del presupuesto En el comienzo de un proyecto, un presupuesto se fija con los costos estimados de recursos, personal, proveedores y materiales. Los gerentes de proyecto deben administrar este presupuesto y asegurar que los costos no entren en una espiral ascendente. Los gerentes deben obtener una estimacin de todos los costos del proyecto y trabajar con el departamento financiero de la compaa para confirmar el presupuesto final. Al final del proyecto, cuando los costos del proyecto son ms de lo previsto, la culpa suele recaer en el gerente. Mantenerse dentro del presupuesto hasta la finalizacin del proyecto, o ahorrar dinero en un proyecto, es un indicador de xito del proyecto. Satisfaccin del cliente Otra medida del xito del proyecto es la satisfaccin del cliente, ya sea que el cliente sea externo o interno. Los patrocinadores del proyecto pueden medir la satisfaccin del cliente con encuestas de satisfaccin sobre la percepcin de la aplicacin y los resultados del proyecto del cliente. Los gerentes de proyecto se esfuerzan por la implementacin perfecta de los proyectos. Cuando las cosas van bien en un proyecto, el cliente es feliz y puede volver por futuros servicios. Lecciones aprendidas Cada proyecto es una oportunidad para aprender. Un objetivo implcito de cada proyecto es mejorar el proceso de administracin de proyectos. Con cada nuevo proyecto, el gerente y su equipo aprenden a perfeccionar el acopio de informacin, la documentacin del proyecto, la realizacin de tareas y los procedimientos de aplicacin. Cada proyecto lleva a lecciones aprendidas para ayudar a crear una experiencia ms coherente de administracin de proyectos. En el caso de la administracin de proyectos, mientras ms experiencia mejor. 1.3. AREAS Fundamentales PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS - En el rea del manejo del tiempo, Se distinguen los siguientes procesos: Planificacin de Recursos: Consiste en determinar todos los recursos que se necesitan para ejecutar cada una de las actividades. Esto comprende el personal, los equipos, materiales y dems requerimientos del proyecto. Esta planificacin se hace a partir de las listas de actividades desarrolladas con la estructura desagregada. Estimacin de Duraciones: Consiste en asignar un tiempo de duracin para cada actividad, segn las premisas de trabajo y los recursos disponibles. Es fundamental que la duracin de una actividad sea una informacin generada a partir de la misma fuente que posteriormente se responsabilizara de la ejecucin del trabajo, ya que impone el tiempo suele generar conflictos y falta de compromiso. Programacin de Actividades: Es el proceso de ensamblaje de una red de trabajo, donde se indican los periodos de inicio y terminacin de cada actividad y del proyecto en general. - En el rea de manejo de los costos, Se distinguen los procesos de estimacin de costos y la preparacin del presupuesto, de la siguiente forma: Estimacin de Costo: Es el proceso de determinar cunto dinero hace falta para poner a trabajar y adquirir todos los recursos necesarios para las distintas actividades, con base en la planificacin, para completar el proyecto. Preparacin del Presupuesto: Consiste en estimar los recursos financiero y el flujo de caja, en funcin del tiempo necesario para cumplir con las actividades segn el programa de desarrollo. - En el rea del manejo de la calidad La metodologa de la gerencia de proyecto distingue el proceso de la planificacin de la calidad: Planificacin de la Calidad: Consiste en determinar los indicadores de calidad o especificaciones que son realmente importantes, y como lograr obtenerla durante la ejecucin del proyecto. - En el rea de manejo de recursos humanos Planificacin de la Organizacin: Consiste en organizar todos los recursos que necesita cada una de las actividades en trminos del personal; estimados segn la estructura desagregada del proyecto, de forma de establecer los roles y responsabilidades de todos los participantes en el proyecto. - En el rea del manejo de las comunicaciones La metodologa de la gerencia proyecto distingue el siguiente proceso: Planificacin de las Comunicaciones: Implica determinar cules formacin y requerimientos comunicacionales se necesitan para involucrar a los distintos stakeholders del proyecto - En el rea de manejo de las adquisiciones, Se tienen los siguientes procesos: Planificacin de las Necesidades: Consiste en identificar las principales necesidades del proyecto y la decisin de adquirirlos de fuentes externas, determinando cantidades, fechas y la forma de hacerlo. Planificacin de las Requisiciones: Implica producir la documentacin necesaria para la contratacin de los productos y servicios requeridos en el proyecto. - En el rea del manejo de los riesgos En este se encuentran los siguientes procesos que se deben seguir: Planificacin de los Riesgos: Consiste en definir como se manejaran los riesgos que pueden afectar la ejecucin del proyecto. Identificacin de Riesgos: Consiste en determinar los riesgos que pueden afectar la ejecucin del proyecto y documentar sus caractersticas. Calificacin de los Riesgos: Es el proceso de evaluar el riesgo para determinar cmo pueden afectar al proyecto, ya sea por alta probabilidad de ocurrencia o por impacto si llegase a ocurrir. Cuantificacin del Riesgo: Es el proceso de medicin del riesgo para determinar cunto puede afectar al proyecto. Desarrollo del Plan de Respuestas: Implica definir el curso de accin para atacar el riesgo y adelantarse a sus consecuencias. Plan Integral: Es la parte donde se ensambla cada uno de los aspectos del proyecto en el plan que contempla; el riesgo, los aspectos de calidad, las comunicaciones y todos los elementos para su correcta ejecucin; de forma que cumpla con las restricciones y supuesto del proyecto, que sea eficiente y coherente con la realidad del proyecto 1.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN GERENCIA DE PROYECTOS Esta se divide en dos: La estructura formal comprende: - La organizacin propiamente dicha, o sea, el organigrama; - La definicin de funciones y tareas para el logro de objetivos: - La administracin y direccin del personal: - El sistema de incentivos y remuneraciones para generar deseo y motivacin - El sistema de informacin y de decisin que precisar mucho mejor las realizaciones o acciones. Por su parte la estructura informal comprende: - Las relaciones de poder, - Las expectativas mutuas de los miembros de la organizacin y - La interaccin de sus comportamientos. Las estructuras se refieren a las relaciones relativamente fijas existentes entre los puestos de una organizacin, y son el resultado de los procesos de divisin del trabajo, departamentalizacin, esferas de control y delegacin. La esfera de control determina la magnitud adecuada de unidades o cargos subordinados a cargo de un supervisor, en cada uno de los niveles de la organizacin. La estructura debe permitir la identificacin de los responsables del cumplimiento de los objetivos del proyecto. No existe una estructura ptima para un tipo dado de organizacin. Sin embargo, la estructura por funciones o diseo centralizado es la ms usada debido a su sencillez y menor costo de las nueve. Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa. As mismo, es el criterio ms empleado para organizar actividades empresariales y existe en casi todas las empresas. Hoy en da, las tradicionales estructuras rgidas, centralizadas, rutinarias o descentralizadas, altamente burocrticas, van desapareciendo o se van transformando lentamente. Estas estructuras tradicionales estn muy atadas a las creencias centrales de la cultura, donde se piensa que sin mantener el poder, el control, una organizacin no puede funcionar. La estructura tradicional es casi un sinnimo de organigrama, muy influenciada por el pensamiento newtoniano o cartesiano. El mundo de la globalizacin requiere menos estructuras o si las hay, que stas sean ms flexibles, ms abierta a los cambios tan impredecibles que hoy suceden pues ya casi no se pude planear a largo plazo debido precisamente a esos cambios tan drsticos que suceden en el mundo de los negocios. Un ejemplo es este:
2. PLAN DE EJECUCION
2.1. DEFINICIN Es un tipo de plan que prioriza las iniciativas ms importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de accin se constituye como una especie de gua que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto. Dentro de una empresa, un plan de accin puede involucrar a distintos departamentos y reas. El plan establece quines sern los responsables que se encargarn de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, tambin incluye algn mecanismo o mtodo de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto. En cualquier empresa que se quieran lograr alcanzar unos resultados concretos se hace necesario no slo organizar unos planes de accin generales sino tambin otros muchos ms especficos que se establezcan por departamentos como, por ejemplo, en los de gerencia, comercializacin o administracin financiera. El plan de accin propone una forma de alcanzar los objetivos estratgicos que ya fueron establecidos con anterioridad. Supone el paso previo a la ejecucin efectiva de una idea o propuesta. En concreto podemos determinar que todo plan de accin debe conformarse por los siguientes apartados, de cara a lograr alcanzar los objetivos o fines establecidos: estrategias a seguir, los programas que se pueden emplear, las acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo, los recursos necesarios para cometer las mismas, la fecha de inicio y finalizacin de aquellas y tambin quin se encargar de ejercer como responsable. 2.2. FUNDAMENTOS DEL PLAN DE EJECUCIN EN PROYECTO DE INVERSION
2.3. ELEMENTOS O ESTRUCTURA DEL PLAN
Un resumen ejecutivo debe ser efectivamente un resumen capaz de mostrar en una sola l La estructura e intensidad del plan de "proyecto de inversin", se prepara teniendo en cuenta varios factores, como naturaleza (sector) y complejidad del proyecto, requisitos solicitados por la entidad a quien se dirige el proyecto y funcin esperada del documento, esta puede ser una solicitud de crdito, solicitud de recursos presupustales, justificar la autorizacin, entre otros. Si bien hay especificidades por topologa del proyecto por requerimientos institucionales, hay guas generales que sirven de pauta para la presentacin de documentos de proyecto. A continuacin presentamos un ejemplo para la preparacin de una estructura o plan de inversin. 2.4. CONTROL DEL PLAN. HERRAMIENTAS DE CONTROL DEL PLAN El control del plan de accin tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad de corregir las cuestiones que no estn saliendo de acuerdo a lo esperado. En cuanto al control tras su finalizacin, el objetivo es establecer un balance y confirmar si los objetivos planeados han sido cumplidos. Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas: -Unas que sirven para conocer el estado econmico, y se llaman informativas. -Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas empresariales, y se llaman correctivas Entre las herramientas informativas tenemos. - La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situacin econmica de la empresa en un momento dado.
- La Estadstica: que es un conjunto de mtodos que ayudan en la toma de
decisiones en situaciones de incertidumbre. - Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado.
- Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y adems controla que
se respeten los principios contables generalmente aceptados.
- Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades producidas
por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de produccin o mediante inspeccin del producto terminado o sea, al final del proceso.
2.4.1. TECNICAS DE CONTROL DEL PLAN
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
