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PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIA

PRIMA
EConta 5:30 AM Contabilidad

GUA PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA

En nuestros pases la actividad fabril o de transformacin se ve condicionada a la dependencia que


tenemos de la materia prima para poder desarrollar nuestros productos, esto nos califica a ser menos
competitivos en la determinacin de los costos de produccin.
Esta caracterstica empresarial debe estar asociada al departamento o seccin que se encarga de
elaborar las guas o procedimientos para cada rea de trabajo en particular.
La presente es una gua para el seguimiento que requiere la compra de materia prima en una empresa
industrial, independientemente del producto o materia prima que sea requerida. Los criterios para su
elaboracin dependern de la cultura organizacional para su desarrollo e implementacin.

PROCEDIMIENTO Cdigo HZ3865001


Edicin: 1
COMPRA DE MATERIA PRIMA Fecha de Edicin 06/10/2010
Pginas: 4
NOMBRE DE LA EMPRESA

1- OBJETIVO: obtener la materia prima necesaria para el normal funcionamiento de la planta de


produccin.

2- ALCANCE: Este procedimiento se aplicara a todas las importaciones de materia prima, tales
como: Cajaspara bateras (polipropileno y caucho), separadores de hoja y rollo, cinta de aluminio,
qumicos y metales. Los cuales son utilizados por la fbrica en la produccin de bateras y plomo.

3- DEFINICIONES:
Acta: Documento en el cual se establecen los acuerdos tomados en reunin para el anlisis de
inventario y pedidos. En esta se debe indicar la fecha de la reunin y asistentes a la misma.

FORMATO DE ACTA DE REUNION.


ACTA DE REUNION No.
FECHA:
ASISTENTES:

ACUERDOS:

CAJAS Y TAPAS (POR PROVEEDOR)


SEPARADORES
QUIMICOS

FIRMA DE ASISTENTES.

Cuadro de generacin de pedidos: Son cuadros elaborados en una hoja de Excel, en los cuales se
elaboran los pedidos del mes, considerando existencias, consumos, cobertura y produccin del mes.

Libro de pedidos: es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma correlativa, especificando,
numero de pedido, fecha en la cual se solicita la proforma, producto solicitado, y proveedor.

4- REFERENCIAS:
NORMA (Codificacin de la Norma Utilizada) Sistema de calidad, Modelo para el aseguramiento
de la calidad en la produccin, instalacin y servicio asociado.
MC (Codificacin segn la empresa) Manual de Calidad.
PR (Codificacin segn la empresa) Elaboracin y control de documentos.

5- RESPONSABILIDADES:
Jefe de Compras:
a) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.
b) Actualizar cuadros de generacin de pedidos y enviarlos al jefe de Planificacin de la planta de
produccin.
c) Es obligacin del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore ms de un da hbil
para ser recibida.
d) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crdito y asegurarse de que este sea
enviado oportunamente.
e) Archivar toda la documentacin que respalde la comunicacin con el proveedor y el solicitante
del producto hasta que el pedido quede confirmado. As como de toda la comunicacin hasta que
este sea despachado.
Secretaria del departamento:
a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.
b) En caso de no contar con crdito, elaborar la solicitud del cheque conforme requisicin del
supervisor de compras.
c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la fecha solicitada por el
supervisor de compras.
d) Enviar pago al proveedor.
e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envi del pago.
f) Archivar documentacin que respalde el pago del pedido.

6- DESARROLLO.
6.1. Confirmacin cada inicio de mes la digitacin del inventario de cierre del mes anterior.
Se consulta va telefnica a informtica si produccin ha enviado los inventarios de cierre de mes.
De no tenerlos se llama al jefe de planificacin de produccin para que los envi.

6.2 Impresin de inventarios.


Una vez confirmado el envi del inventario por la planta de produccin se imprime este a travs del
(Software en uso de la empresa) a un impresor en informtica, de lo contrario ir al numeral 6.1.

6.3 Obtencin del inventario impreso.


Traslado a informtica para ordenar el inventario que se imprimi. En caso de tener problemas
tcnicos ir al numeral 6.2 o se soluciona con el personal de informtica.

6.4 Traslado de datos de inventario a cuadros de generacin de pedidos en Excel.


Digitacin del inventario en los cuadros de Generacin en la columna correspondiente al inventario,
considerando la fecha de digitacin del inventario de cierre.

6.5 Actualizacin de informacin de pedidos en camino en cuadros de generacin de pedidos.


Se pueden dar dos situaciones:

1- Se digita la siguiente informacin en los cuadros de generacin:


Fecha de llegada del pedido a la planta de produccin, cantidades en caso de haber sufrido
modificaciones. Aqu se genera un nuevo pedido para ser discutido con el departamento de
planificacin de la fbrica, ir al numeral 6.6.

2- Se digita nueva informacin por variaciones en los pedidos ya sea a causa del proveedor, o por
nuevas necesidades del departamento de planificacin de la planta. Ir al numeral 6.9.

6.6 Envos de cuadro de generacin de pedidos al jefe de planificacin de produccin.


El envi se hace a planificacin en la planta de produccin va internet a travs de un E-mail.

6.7 Reunin en planta de produccin o en oficinas administrativas junto con el jefe de


planificacin de la produccin y el representante del departamento de importaciones para
revisin de cuadros de generacin de pedidos.
En esta reunin se revisan cada uno de los cuadros de generacin (cajas y tapas, separadores,
qumicos y metales). Se determinan necesidades urgentes para tomar las medidas del caso, se
chequean inventario de producto terminado, y pedidos en cola. Todo esto para determinar las
acciones a seguir. Se determina el pedido por proveedor. Si se necesita hacer alguna correccin en
los cuadros de generacin o solicitarcambios en los pedidos ir al numeral 6.5.
Se elabora un acta de la reunin donde se dejan establecidos los acuerdos, entregando una copia a
cada uno de los participantes en la misma.

6.8 Apertura del nuevo pedido en el libro de pedidos.


Se anota en el libro de pedidos el nuevo nmero de orden, mercadera y proveedor segn lo acordado
en la reunin con planificacin e importaciones, adems de solicitar a la secretaria del departamento
se abra expediente para el pedido.

6.9 Solicitud de pro forma.


La solicitud de proforma se hace a travs del fax o por internet y va telefnica de ser necesario. Se
incluyen en este punto modificaciones o consultas al pedido que solicita el departamento de
planificacin de produccin, o en el departamento de importaciones.

6.10 Verificacin de recepcin de proforma.


Si no se recibe la proforma al da siguiente de solicitada, ir al numeral 6.9, de lo contrario ir al
numeral 6.11.

6.11 Revisin de proforma.


En este punto pueden darse dos alternativas:
a) Que la proforma no est de acorde a lo solicitado, y no exista comentarios del proveedor. En este
caso ir al numeral 6.9.
b) Si el proveedor sugiere cambios y se requiere de consulta al interesado ya sea por descripcin,
precio, cantidad, disponibilidad o trminos de pago, ir al numeral 6.12.
c) Si la proforma est acorde a lo solicitado, en descripcin, precio cantidad, disponibilidad y
trminos y trminos de pago. Ir al numeral 6.13.

6.12 Envi de proforma a unidad solicitante para cambios se pueden tener las
siguientesalternativas:
1- ) Que el solicitante acepte los cambios sugeridos por el proveedor, firme y envi proforma a
compras, ir al numeral 6.13.
2- ) Que el solicitante realice cambios diferentes a los propuestos por el proveedor, basado en las
sugerencias del suplidor y los envi a compras, ir al numeral 6.9
3- ) Que el solicitante realice consultas para el proveedor, ir al numeral 6.9

6.13 Elaboracin de confirmacin de proforma. .


Una vez se recibe la proforma completamente revisada por la unidad solicitante (si ha sido
necesario), compras elabora un mensaje para el proveedor donde se le hace saber que est
completamente de acuerdo con lo ofertado.
Cuando es necesario se gira instrucciones de embarque, y se solicitan condiciones de pago, tambin
se le pide al proveedor en este mensaje que detalle la fecha de despacho y arribo de la carga.

6.14 Envi de confirmacin de proforma a proveedor.


El memorndum se enva a travs del fax o por internet. Si no se cuenta con crdito con el proveedor
ir al numeral 6.15

6.15 Solicitud de pago.


Una vez confirmado el pedido, se debe solicitar a travs de un correo electrnico a la secretaria del
departamento con copia al jefe del mismo, la necesidad de pago al proveedor estableciendo monto a
pagar, numero de factura y fecha de pago.

6.16 Informar al proveedor de la fecha de pago.


Enviar al proveedor copia del cheque, transferencia, gua, rea, carta de crdito, u otro documento
que certifique el envi del pago.

7- Registros.
Los registros lo componen toda la documentacin que respalda la comunicacin entre el cliente
interno (fabrica), el supervisor de compras y el proveedor, la cual se puede encontrar en los folders
de cada pedido.