INDICE

EL PROCESO INFORMATIVO

EL PROCESO INFORMATIVO EN SENTIDO AMPLIO

ETAPAS DEL PROCESO INFORMATIVO

ELEMENTOS DE UN PROCESO

CLASIFICACION DE LOS PROCESOS INFORMATIVOS

LA LECTURA Y LA COMPRENSIN LECTORA COMO PROCESOS

INFORMATIVOS

PRINCIPIOS BSICOS

1
 EL PROCESO INFORMATIVO

El hecho de que una persona comunique algo a otra implica un proceso complejo
en el que podemos discernir fases de caractersticas dispares. El emisor ha de
pensar lo que quiere comunicar, posteriormente debe expresarlo y el receptor
finalmente ha de captar esa seal enviada por el emisor y reconstruir a partir de
ella el contenido del mensaje.

Es la lengua el sistema empleado mayoritariamente por el ser humano para

plasmar ese algo que se desea manifestar mediante signos materiales, los
cuales pueden ser enviados y percibidos por el receptor.
En este proceso se disciernen dos fases distintas: de pensamiento del mensaje,
y de expresin oral del mismo.
En el caso de la Sociedad de la informacin con el avance de las nuevas
tecnologas este mensaje puede ser escrito e imgenes.

Qu es el proceso informativo?

La informacin tiene que ver con la propiedad inherente al mundo objetivo,

relacionada con la existencia en ste de un tipo de proceso denominado
informativo, en el cual un determinado sistema, objeto o proceso, logra transmitir,
transferir o generar uno o varios de sus rasgos o propiedades a otro sistema,
objeto o proceso.

Procesos informativos pueden ser la propiedad de adaptacin de los seres vivos,

la transmisin hereditaria de los rasgos de los padres a los hijos, el conocimiento
del mundo material a travs del cerebro humano, la comunicacin humana y,
dentro de ella, la comunicacin mediante el documento escrito.

2
2.1. Fase de creacin
La fase inicial es conocida como fase de creacin del mensaje, y consiste en
concretar mentalmente el contenido de lo que desea comunicar, esa idea o
sentimiento que desea compartir con el receptor, en trminos comprensibles por el
destinatario mediante un cdigo-la lengua- compartido por ambos.

Esta actividad que efecta el emisor, de carcter mental, fue explicada por
Saussure, diciendo que el signo lingstico posee inicialmente un carcter
psicolgico, pues su misin consiste en delimitar el pensamiento mediante la
adscripcin de cada concepto a una imagen cerebral concreta.
No existe en principio delimitacin alguna que organice el pensamiento,
careciendo las ideas originariamente de precisin; tampoco existen inicialmente
sonidos definidos que permitan reconocer y diferenciar.

Este fenmeno es expresado por Saussure diciendo que, originalmente, tanto el

pensamiento como el sonido configuran sustancias amorfas, carentes de orden o
de algn tipo de estructura. Es tarea de la lengua sistematizar ambas sustancias,
clasificar y organizar tanto el pensamiento como el sonido, mediante la atribucin
de un determinado concepto -idea, a la representacin mental de una cadena
fnica especfica. El pensamiento, catico por naturaleza, es forzado a precisarse
al descomponerse.

No hay, ni materializacin de los pensamientos ni espiritualizacin de los sonidos,

sino que se trata del siguiente hecho, en cierto modo misterioso: que el
pensamiento-sonido implica divisiones y que la lengua elabora sus unidades
constituyndose entre dos masas amorfas.

El signo lingstico comporta ya una forma. Saussure lo concibe como una entidad
psquica caracterizada por la asociacin de una forma del contenido y de una
forma de la expresin, unidos que se requieren recprocamente.
Conviene destacar que la imagen acstica no es el sonido material, cosa

3
puramente fsica, sino la [huella] psquica de ese sonido, la representacin que de
l nos da el testimonio de nuestros sentidos; esa representacin es sensorial
(Saussure).
El emisor, mentalmente incluso, por el hecho de pensar el mensaje, al
materializar lo que desea compartir con el receptor en palabras, est dando forma,
informando por primera vez el contenido del mensaje.
La fase de creacin, de naturaleza psicolgica, por la cual materializamos
cualquier hecho de conciencia constituye el acto primigenio de informar, el primer
proceso informativo en sentido restringido que se ha de llevar a cabo para que
alguien pueda finalmente transmitir un mensaje a otro.

Si la fase de creacin es el proceso por el cual el emisor parte de un concepto

para originar a raz de l la imagen acstica correspondiente, debemos resaltar
que no siempre esta imagen acstica se transforma en una cadena sonora
concreta, adquiriendo as el mensaje una forma fsica tangible, de carcter
acstico. A menudo, el emisor introduce en esta misma fase nuevas formas
intermedias, modificando la representacin mental inicial. Influyen en ello factores
como receptor, el emisor y el entorno que media entre los dos.

La fase de creacin puede llegar a configurar un proceso informativo en sentido

restringido muy complejo, en el que se den varias transformaciones en el mensaje
original, dependiendo de las circunstancias en que se desarrolle el acto
comunicativo.
Tras la fase de creacin, el emisor deba expresar ese mensaje lingstico
elaborado mentalmente. La fase de creacin ha originado un mensaje
potencialmente transmisible, pero que no puede comunicarse en el estado en que
se halla: ha adquirido una forma, pero una forma inmaterial, en ningn caso apta
para su transmisin.

Una vez que el emisor ha pensado el mensaje, debe traducirla mediante sus
rganos fonadores en una cadena sonora audible por el receptor, o bien anotar

4
por escrito las oraciones o frases de que se compone. El emisor somete ese
mensaje a un proceso aadido para que ste adquiera una expresin, bien de
naturaleza grfica, por medio de la escritura.

2.2. Fase modal

Operacin u operaciones, posteriores a la fase de creacin, por las cuales un
mensaje adopta nuevas formas. Contemplan la manifestacin oral o escrita del
mensaje y cualquier tratamiento adicional al que se somete el mensaje para
adaptarlo al medio por el que se vaya a difundir.

Pensemos, en los procesos informativos en sentido restringido situados tras la

fase de creacin y previos a la emisin que conlleva enviar un telegrama. Primer
proceso restringido efectuado, adoptando el mensaje una forma grfica. Segunda
forma nueva que presenta el mensaje previamente a su comunicacin,
transformados los signos grficos en otros de tipo mecnico mediante la pulsacin
ms o menos prolongada del manipulador. Tercera forma del mensaje, convertido
ahora en seal elctrica.

Despus de la difusin del mensaje en una forma adecuada al medio, el receptor

ha de captar la seal enviada por el emisor y reconstruir a partir de ella el
contenido del mensaje, que constituye la denominada fase de recepcin.

2.3. Fase de recepcin

Saussure. Si el emisor, para crear un mensaje, parte de un contenido y alcanza
finalmente la representacin mental de una forma concreta que traduce aquel
contenido, el receptor parte de la seal fsica del mensaje que capta y, tras
elaborar la correspondiente representacin mental de aquel mensaje, reconstruye
el contenido que lo origin. El estudio de la recepcin se reduce a un acto inverso
al de creacin y, en consecuencia, conforma igualmente un proceso informativo en
sentido restringido.

5
No es posible garantizar, que ese algo que el emisor trataba de compartir con el
receptor llegue al destinatario sin modificacin alguna. El receptor procura
reconstruir en identidad de trminos el significado que portaba el mensaje original.
Pero desde el momento en que el receptor es humano, nadie puede asegurar la
inmutabilidad del contenido. Podemos afirmar que, en mayor o menor medida, la
fase de recepcin supone una fase de creacin encubierta.

Las circunstancias individuales presentes en la recepcin, cuando es llevada a

cabo por un ser humano, permiten concluir que el destinatario del mensaje no se
limita a reproducirlo, sino que en realidad lo recrea de una forma personal. El
receptor cumple un papel tan importante en los actos comunicativos como el
emisor.
El receptor es un sujeto activo que introduce otro proceso informativo en sentido
restringido al que realiz el emisor.

EL PROCESO INFORMATIVO EN SENTIDO AMPLIO

Las distintas fases del proceso informativo en sentido amplio:

Fase de creacin:
el punto de partida del circuito est en el cerebro de una, A [] Supongamos que
un concepto desencadena en el cerebro [de A] una imagen acstica
correspondiente: es un fenmeno enteramente psquico.

Fase modal:
Este fenmeno psquico est seguido a su vez de un proceso fisiolgico: el
cerebro [de A] transmite a los rganos de la fonacin un impulso correlativo a la
imagen.

6
 Fase de difusin:
Luego las ondas sonoras se propagan de la boca de A al odo de B: proceso
fsico.

Fase de recepcin:
Despus, el circuito se prolonga en B en un orden inverso: del odo al cerebro,
transmisin fisiolgica de la imagen acstica; en el cerebro, asociacin psquica de
esa imagen con el concepto correspondiente.
Inconvenientes que presenta este tipo de comunicacin (temporalidad muy corta -
la palabra hablada se desvanece en cuanto se pronuncia- y limitacin espacial
elevada -la conversacin directa exige que los interlocutores estn prximos entre
s-).

Es necesario adaptar el mensaje original a las propiedades peculiares del

dispositivo empleado en la transmisin, lo que implica la aparicin de nuevos
procesos informativos en sentido restringido que se sitan entre la fase de
creacin y la fase de difusin y la consiguiente ampliacin de la fase modal en
estos actos informativos.

Su finalidad es amoldar el mensaje a las caractersticas del artificio empleado para

facilitar la comunicacin, (Desantes Guanter) define fase modal del proceso
informativo en sentido amplio como la puesta en forma de los mensajes para
hacerlos susceptibles de ser comunicados a travs de los distintos medios
posibles. La fase modal abarca los sucesivos tratamientos a que es sometido el
mensaje desde que concluye la fase de creacin hasta que empieza la fase de
difusin.

3.1. Fase de difusin

Podemos caracterizar la fase de difusin por la presencia de cuatro elementos
bsicos, indicados por Lasswell mediante la frmula quin dice qu, en qu
canal, a quin.

7
Cualquier mensaje, precisa para ser transmitido un soporte que lo transporte. En
la comunicacin verbal directa es el aire, pero en una llamada telefnica el soporte
cambia, siendo ahora el hilo de cobre, el cable coaxial o la fibra ptica; en el caso
de radiocomunicaciones, el canal ser la atmsfera o el vaco, si la comunicacin
se establece a travs de satlite. La edicin de mensajes suele emplear el papel
como medio; con mensajes de audio o de vdeo, las cintas magnticas configuran
el medio utilizado; en una fotografa o filme, el medio es una pelcula.

Considerando la naturaleza y finalidad de los medios expuestos, Moles concibe el

medio como el soporte energtico o material que transporta mensajes y los
difunde a travs del espacio y del tiempo. Canal para designar el conjunto de
elementos que intervienen en el desarrollo de esta actividad.
Guanter destaca que la finalidad principal de los distintos canales ideados por el
ser humano consiste en hacer llegar al receptor, el mayor nmero de mensajes
posibles. De ah que conciba la fase de difusin como la puesta a disposicin del
pblico de mensajes.

ETAPAS DEL PROCESO INFORMATIVO

Las instituciones documentales (archivos, bibliotecas, centros de documentacin o
incluso de los museos) se caracterizan por constituir medios especializados en la
difusin de documentos, con finalidad inmediata de carcter informativo (dar a
conocer y poner a disposicin del usuario los documentos tiles para l, a fin de
alcanzar un objetivo cualquiera: desde disfrutar con la contemplacin de una
escultura o la lectura de una novela, hasta comprar un cierto artculo lo ms barato
posible).

Los procesos tcnicos efectuados en archivo, bibliotecas y centros de

documentacin, es posible configurar un proceso informativo-documental de
carcter terico descriptivo que englobara el quehacer documentario llevado a
cabo en las distintas instituciones documentales, sin que ello obste para reconocer

8
las lgicas peculiaridades que existen en el tratamiento documental que realizan
cada una de ellas fruto de las distintas caractersticas de los documentos que
acogen y de los diferentes objetivos informativos que persiguen.

Proceso de configuracin del fondo: Ingreso de los documentos. Englobara

toma de decisin sobre la informacin pertinente (seleccin bibliotecaria,
valoracin y seleccin archivstica) u otra operacin adicional (adquisicin,
transferencias, eliminacin fsica) que repercute en el fondo. Dentro de este
proceso se destacan dos reglas bsicas de carcter general y sentido opuesto la
seleccin y el expurgo.

Proceso de organizacin del fondo: Consiste en "informar" (en el sentido

etimolgico de "dar forma ") a la documentacin de manera que puedan cumplirse
los fines que justifican su labor: ponerlo a disposicin del usuario. Dicho de
manera resumida, para poder difundir con eficacia, el profesional debe "informar"
previamente el fondo.
Debe tenerse en cuenta que la organizacin adaptada condicionara en gran
medida el modo de difundir la documentacin y la clase de informacin que pueda
brindarse al usuario.

En las instituciones que nos ocupan el proceso de organizacin pueden

subdividirse en dos grandes grupos de operaciones:

Una primera operacin que podemos denominar de:

Configuracin del documento: englobara la decisin sobre la cual es la
"unidad" ms conveniente y cul es su representacin fsica ms adecuada, a
efectos de un tratamiento o difusin eficaces. En relacin a esto se resalta que un
documento, tal como va a ser tratado en una institucin documental, es
independiente del mensaje o mensajes que lo compongan. En los archivos, un
expediente engloba muchos mensajes parciales correspondientes a una

9
tramitacin, decidindose que la "unidad" (el documento) que debe tratarse y
difundirse sea bsicamente dicho expediente, y no cada uno de sus "documentos"
componentes.

En una biblioteca, una revista incluye muchos artculos independientes,

decidindose habitualmente que la "unidad" (el documento) que debe tratarse y
difundirse sea bsicamente dicho expediente, y no cada uno de sus "documentos"
expedientes. El segundo aspecto alude al hecho de que toda institucin
documental puede adoptar nuevas representaciones fsicas de la "unidad" o
documento adoptado, las necesarias a fin de garantizar un tratamiento adecuado o
una difusin eficaz en un centro de documentacin perteneciente a un medio de
comunicacin, la grabacin en video de las noticias seleccionadas de entre las
emitidas por una agencia de prensa; en el caso de un archivo histrico o de una
biblioteca, la digitalizacin de todos o de algunos documentos o volmenes de
especial relevancia histrica, por ejemplo. En cualquier circunstancia el objetivo
comn de esta operacin de configuracin del documento es el tratamiento y/o
difusin del documento. El resultado final de esta operacin de configuracin del
documento es el conjunto de documentos primarios acogidos y difundidos por la
institucin documental.

El proceso de organizacin consta de un segundo gran grupo de operacin que

denominamos bajo el trmino genrico de:
Tratamiento: descripcin, clasificacin y ordenacin de la documentacin que se
adoptarn para obtener el mximo rendimiento en la difusin de los documentos.
La descripcin documental (o anlisis documental) se define como la
representacin abreviada y completa de los datos formales y de contenido de los
documentos.

La clasificacin documental trata de agrupar los documentos en funcin de

caractersticas posibles, con dos objetivos comunes: servir a la ordenacin del

10
fondo y constituir una herramienta ms de descripcin y consiguiente recuperacin
de la documentacin.
El tratamiento consta de una operacin de ordenacin documental, relativa al
modo de ubicar o disponer fsicamente la documentacin en su lugar de depsito.

Una vez organizado el fondo el proceso informativo-documental desemboca en

un proceso de difusin. En el curso de este proceso la documentacin puede ser
sometida a dos operaciones principales: la conservacin y la recuperacin.
La conservacin tiene por finalidad el mantenimiento de la documentacin en buen
estado fsico contra los agentes que puedan deteriorarlos y devolverlos (en la
medida de lo posible) a su estado original.

La recuperacin es una operacin estrechamente vinculada a descripcin o

anlisis documental, pues tal como se haya realizado el anlisis as ser el
resultado de la recuperacin.

11
12
13
14
15
16
17
LA LECTURA Y LA COMPRENSIN LECTORA COMO PROCESOS
INFORMATIVOS

Qu es la informacin?

Informare es la palabra latina que origina el trmino informacin y significa,

originariamente, dar forma o aspecto a algo, producir una idea o una nocin. Dice
Jiri Zeman en su artculo Significacin filosfica de la idea de informacin en el
clsico libro El concepto de informacin en la ciencia contempornea, editado en
Mxico por Siglo XXI en 1966: Es tanto la clasificacin de smbolos y de sus
relaciones y conexiones, como la organizacin de los rganos y de las funciones
de un ser vivo o la organizacin de un sistema social cualquiera.

Para Lucien Goldman, 1913-1970, maestro de la Sorbona, es la transmisin de

cierto nmero de mensajes, de afirmaciones verdaderas o falsas a un individuo
que las recibe, las deforma, acepta o rechaza, o bien permanece sordo por
completo y refractario a toda recepcin.

Qu es el proceso informativo?

La informacin tiene que ver con la propiedad inherente al mundo objetivo,

relacionada con la existencia en ste de un tipo de proceso denominado
informativo, en el cual un determinado sistema, objeto o proceso, logra transmitir,
transferir o generar uno o varios de sus rasgos o propiedades a otro sistema,
objeto o proceso.

Procesos informativos pueden ser la propiedad de adaptacin de los seres vivos,

la transmisin hereditaria de los rasgos de los padres a los hijos, el conocimiento
del mundo material a travs del cerebro humano, la comunicacin humana y,
dentro de ella, la comunicacin mediante el documento escrito.

18
La lectura y la comprensin lectora como procesos informativos

La lectura es un proceso informativo. Mediante ella se moldea la estructura

conceptual de nuestro pensamiento. Adquirimos nuevas formas y nuevos
contenidos. Decimos, muchas veces, que la formacin de un individuo es, en gran
parte, resultado de sus lecturas; y no nos equivocamos. Cuando queremos
conocer el ideario de alguien es imprescindible recurrir a las fuentes bibliogrficas
en las cuales se ha nutrido.

Entender la lectura como un proceso informativo, equivale a planearnos este

problema dentro de las caractersticas propias de los procesos informativos.
Cules son esas caractersticas? Veamos:

La lectura es Informacin Distribuida

La lectura es un proceso de informacin distribuida o multiplicada. Cuando

hablamos de informacin distribuida o multiplicada, nos referimos a aquella
informacin, resultado de un proceso informativo cualquiera.

En el caso de la lectura, el proceso informativo es un ciclo completo que se

inicia en un estado de informacin absoluta, original o inicial, en la que el autor
compone y registra el mensaje; la edicin y distribucin que el editor realiza; el
almacenamiento, la organizacin y la diseminacin de los diversos medios de
documentacin hasta que, finalmente, aparece el lector quien asimila el mensaje.

La lectura es informacin actual

La lectura, asimismo, es un proceso de informacin actual. Esto es, informacin

descargada, accionada. El libro deposita, de por s, una determinada informacin
que bien podramos llamar potencial.

19
Esa informacin es actualizada por el lector al entrar en contacto con el
documento. La informacin potencial misma, sin actualizacin, no tendra razn de
ser. Es decir, un libro sin lector no sera ms que un conjunto de manchas negras
sobre un papel.

Por ello, podemos concluir, que la razn de ser del documento escrito es el propio
lector.

La lectura como proceso de informacin actual, tiene la caracterstica de ser un

proceso dinmico que interviene y afecta al lector. La lectura no es un acto
inocente, carente de un determinado objetivo en el lector.

Recordemos: es un proceso informativo; por ello, cuando un lector se encuentra

ante una obra, no solo extrae de ella ideas, sino tambin las posibilidades de
accin. El lector tiene en el proceso de informacin actual, que es la lectura, una
invitacin no slo a la reflexin, sino tambin a la accin.

20
21
22
1. Principios bsicos

Los archivos de oficina o gestin estn formados por los documentos producidos y
recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen
encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la
tramitacin de asuntos y defensa de derechos.

La organizacin de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del

archivo de oficina.

Reproducir el orden original de la creacin/recepcin de los documentos y

expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el
asunto.

Considerar como piedra angular de la actuacin administrativa, y por ello

del archivo, el expediente administrativo.

En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

2. Expediente administrativo

Es la unidad bsica de organizacin de los archivos de oficina y de la que forman

parte la mayora de los documentos.

2.1. Definicin de expediente

Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos

generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolucin
administrativa de un mismo asunto.

23
2.2. Estructura de los expedientes

La incorporacin de documentos a un expediente debe seguir el curso de la

tramitacin del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden
cronolgico de los documentos generados o recibidos.

Los criterios para la formacin de un expediente deben ser uniformes, constantes

y conocidos por todo el personal de la unidad.

2.3. Organizacin de los expedientes

Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la

resolucin de un asunto.

Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada

persona, para cada obra, para cada sesin de rgano colegiado, para cada
peticin de traslado acadmico, para cada convocatoria de oposiciones,
etc.)

Determine el ttulo oficial del expediente, que suele estar establecido en

normativas, reglamentos, en la propia documentacin, etc.

Evite la desmembracin de los expedientes y la dispersin de los

documentos que lo integran creando falsos expedientes.

Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento

de su produccin o recepcin, ya que transcurrido un tiempo resulta ms
difcil hacerlo correctamente.

Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la

precaucin de saber si ya ha sido abierto.

No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias,

tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer peticin

24
 de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los
datos del documento, da y persona que lo ha extrado o se le ha prestado.

Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la

resolucin de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia
debe ser entendida como documentacin de apoyo informativo, y ser
destruida cuando concluya su utilizacin.

En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por

otro deben entenderse como produccin documental de la unidad que lo
inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitacin.

No debe incluirse como parte del expediente la documentacin de apoyo

informativo, que se ha usado para su resolucin, pero que no forma parte
de l.

2.4. Ordenacin interna del expediente

En general, la ordenacin de los documentos dentro del expedientes ser

cronolgica, ya que las actividades encaminadas a su resolucin tienen una
secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento ser el ms
antiguo y el ltimo el ms reciente.

Es necesario considerar los documentos que acompaan a otros

documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse despus
del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -
documento principal- a la que acompaa documentos de certificacin de
notas, mritos, certificaciones, etc. -documentacin que acompaa-).

En expedientes complejos puede ser til agrupar los documentos por

trmites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta
del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar
en subcarpetas la licitacin, contrato, etc.)

25
3. Series

Los expedientes suelen formar parte de una serie.

3.1. Definicin de serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes

generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestin, actividad o
procedimiento.

3.2. Organizacin de las series

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que

cada uno se refiere a la resolucin de un asunto.

Determine el ttulo oficial de la serie, que suele estar establecido en

normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia
documentacin, etc. Una vez determinado su ttulo debe mantenerse en el
tiempo.

No use como ttulo de series denominaciones referidas a tipos de

documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genricas
como expedientes generales, varios, miscelnea, etc.

Identifique serie con procedimiento.

Cada serie documental est identificada y codificada en el cuadro de

clasificacin de documentos administrativos, que puede consultar en la
base de datos del Archivo de la UCA.

26
3.3. Ordenacin de las series

Se establecer un criterio de ordenacin de los expedientes dentro de su serie, de

acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite
su recuperacin.

Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

Orden cronolgico, adecuado para documentos o expediente de

presupuestos, nminas, sesiones del Claustro, etc.

Orden alfabtico de nombres de personas u organismos, adecuado para

documentos o expediente personales, acadmicos, etc., o nombre de
asuntos (ejemplos: informes de gestin).

Orden numrico, adecuado para expediente o documentos contables, n de

control de expedientes codificados como becas, etc.

Combinacin de varios (ejemplo: cronolgico y alfabtico)

27
Diagrama 1. Ejemplo de serie, expediente y documentos que lo componen

4. Correspondencia

Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por
correo, y que muchos documentos pasarn a formar parte de su expediente,
aunque hayan pasado por Registro.

28
 La correspondencia emitida o recibida durante la tramitacin de un
expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivar
como serie de correspondencia.

La correspondencia que se genera en la tramitacin de un asunto, factura,

u otros documentos, se archiva junto a ellos.

Las que no formen parte de ningn expediente, de forma excepcional, se

organizarn como serie correspondencia.

La correspondencia no se archiva por entrada y salidas, ya que rompe la

unidad de los escritos e impide saber lo que se contest en cada caso.
Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden
cronolgico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro
se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de
salida).

La correspondencia se clasificar como relaciones exteriores o relaciones

interiores, y cuando su volumen dentro del ao sea importante se
subdividir por organismos (ejemplo: relaciones exteriores-Ministerio de
Educacin y Ciencia)

5. Documentos de apoyo administrativo

5.1. Definicin

Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la

resolucin de un expediente, pero que no forma parte de l (ejemplos: fotocopias
del BOE, catlogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones
normativas, copias de textos bibliogrficos, etc.) Tienen un gran valor informativo,
pero carecen de valor administrativo.

29
5.2. Organizacin

Una vez tramitado y cerrado el expediente la documentacin de apoyo

informativo debe eliminarse de l y nunca pasar al Archivo General.

Esta documentacin debe formar parte de la documentacin informativa de

consulta habitual de la unidad, y ha de organizarse separada del resto de
documentos generados o recibidos en la tramitacin de un expediente. Se
debe crear dossiers temticos, de forma que los documentos queden
ordenados por asuntos, o en carpetas en la intranet.

Estos documentos deben conservarse en las oficinas mientras constituyan

fuente de informacin para ellas.

Mucha de esta documentacin informativa est publicada en la Web.

6. Nivel bsico de organizacin del archivo

En cada puesto de trabajo estarn los expedientes en tramitacin,

individualizados en carpetas suspendidas o dossier de plstico que agrupen
todos los documentos del expediente, y en cuya solapa o parte visible debe
figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos

del Personal de Administracin y Servicio

Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres

En la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se sealar:

ttulo de la serie y del expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un
expediente puede ser la fecha de recepcin de la solicitud, instancia, etc. en
el Registro, o el oficio o resolucin si se inicia por parte de la UCA) y fecha
de finalizacin, resumen del asunto, dgitos del cuadro de clasificacin (si

30
 se conoce), relacin de documentos (al menos de los documentos
esenciales), fechas y n de orden dentro del expediente.

Esta organizacin, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es bsicamente
comn a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos
muy positivos:

Permite buscar un documento, no dentro del expediente, sino en la

relacin de contenido sealada en la carpeta.

Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente

dentro de la carpeta.

Con un simple vistazo se conocen el estado de tramitacin del

expediente y los documentos que contiene

Ayudar a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran

dispersados.

Facilidad de reposicin de la documentacin extrada del expediente.

La devolucin a su orden original es algo simple y rutinario.

A los expedientes en tramitacin se les ir aadiendo los documentos en el

orden en que se produzcan, que ser el que establezca la norma de
procedimiento que regule el curso de las diligencias o trmite.

Quite los expedientes ya tramitados de las carpetas colgantes y dossier y

almacnelos en carpetas definitivas e instlelas en cajas de cartn tipo
archivo definitivo tamao folio prolongado (390 x 275 x 115 mm).

Anote en el lomo de cada caja el ttulo de la serie, aos, expedientes que

contienen y dele un nmero de orden a las cajas.

31
 Se recomienda describir cada expediente o caja en la base de datos del
Archivo CLARA, en el mdulo de gestin va Web de los archivos de
oficina. Ello supone la ventaja de:

Disponer de un sistema de informacin de la documentacin

producida, accesible a toda la unidad.

Facilidad de acceso a la documentacin por mltiples campos de

recuperacin.

Disponer ya de los registros en CLARA para posteriormente realizar

las transferencias automatizadas.

Manejo de slo una aplicacin, tanto si se busca documentacin que

se encuentre en archivos de oficina como si se encuentra en el
Archivo General.

7. Instalacin y conservacin de documentos

Las condiciones de instalacin de los documentos en las oficinas son

fundamentales para la preservacin y conservacin de la documentacin, y forman
parte una buena organizacin del archivo de oficina.

Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentacin. Si

usa este tipo de carpetas introduzca la documentacin dentro de dossier de
plstico, as evitar taladrarla.

Desprenda a la documentacin de gomas, clip, post-it, y en la medida de

lo posible tambin de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use
grapas galvanizadas.

Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su
cierre. Si estn muy llenas o muy vacas la documentacin sufre daos.

Apoye la caja sobre los estantes por el lado ms largo.

32
 Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y
luz.

8. Expurgo en los archivos de oficina o gestin

La mejor eliminacin documental es la no creacin de documentos innecesarios.

Hay que racionalizar la produccin documental aplicando criterios de economa y
eficacia en la produccin y conservacin de documentos.

Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al Archivo

General:

Los documentos de apoyo informativo

Los borradores de los documentos (documentos no firmados).

Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo

(ejemplo: encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos
recoge).

Fotocopias de documentos.

Documentos originales mltiples producidos como comunicaciones internas

y difusin general entre oficinas. stos slo los deben conservar y remitir al
Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las
conservarn el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina
(ejemplo: calendario laboral, presupuestos de la UCA, etc.)

Documentos procedentes de otras oficinas, y que en forma de copias se

reciben para informacin general.

Los dossier formados para acumular informacin sobre un asunto, que en

general pueden eliminarse perdido ese valor informativo.

Los documentos establecidos por Instruccin de la Secretaria General.

33
 ANEXOS

EXAMEN DE MODULO

NOMBRE: ___________________________________________________

FECHA: ___________________________________________________

Responde las siguientes preguntas:

1. QUE ES UN PROCESO INFORMATIVO?

2. COMO SE PROMUEVE, A QUIEN VA DIRIGIDA Y DONDE TIENE

LUGAR?

3. CUALES SON LAS ETAPAS DEL PROCESO INFORMATIVO?

4. QUE ELEMENETOS DEFINEN LOS PROCESOS INFORMATIVOS?

5. QUIEN PROMUEVE LA INFORMACION?

6. CUAL ES LA CLASIFICACION DE UN PROCESO INFORMATIVO?

34