eee ec) beeen spurt ovao)Repsbiea de colombia ARCHIE GENERALE LA NACION tales pba ads art Cake CONSEJO DIRECTIVO ara Coie ones Vesna ‘Aen somone tra Present aa epien (Represent a Sr Prent) agar Garo ‘Archivo Gerad a Nason “oe Pc Pot ‘Sod Contes Homanex tartem oe [COORDINACION EDITORIAL Sora Goats Heinz Disp, lagrmcién«ingesén irene ass Coosa CONTENIDO InTRoDUCCION Las Polticas Nacionales de Archivo.en Colombia EEtArchive Generalde la Nacion de Colombia EtArchivo Generaldela Nacién ylaAdministracton Municipal ‘Acclones que debe adelantar a Administracion ‘Municipal para el cumplimiento des poiticas rnacionales do archive Referencias Biblograficas ANEXOS [Anexo.A. Modelo de acuerdo paral ‘elArchive General del Municipio. creacién ‘Anexo B: Modelo de Decroto para Ia eroaclén del Consejo Municipal de Archivos Pig 10inTRODUCCION ElAvchivo General dela Nacién, con fundamento ene desaralo Ge las pottcasnacionales de Archivo, presenla ala comunidas Srchivitica. municipal la serie. “APUNTES PARA LA ‘ORGANIZACION DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO" publeaccn que-a partr dela eniega persica de fascicles, Droporciona una arioniacion elstomatca y motodica para Ia Srganizacén y administiacdn de los archives 6 los municipios Ubteados en las eatogrias qUiniy sexta, tly como establece la Constivcon Pollica de Colombia, El Fescloulo 1 Las Polticas Nacionales de Archivo y los Archivos Municipals, recoge rdamantaimenta, as accones, {que deben abordar los municipios ealombianos fante 2 las ‘eposicones que regulan la funcion archvistica en el pals, en toncordanca con las drecrcas que formula el Archivo General fe ta Nociin, para la organizacion de archivos publicos, como Yerdaderos cenros de iormacien, basices para la gestion ‘ubernamenta, la vansparencia adminisratva, el servicio at ‘hudadano yparalapreservacion dela memora coletva, Esta publleacion se_concibe como una estrateia para a Capactacion y_cualfcacion el personal respansable de la ‘rganizackn deloe archivos muniopales, la cualse espera quo so cone en herramionta basica'de consulta quo. permita ka Comprension yaplieasion de. los prineipios, normas procedimiento brctwvistcos eslableidos pr el Archivo Genera {dota Nackén de Colombia ene! marco det Sistema Nacional do ‘chives Este texto a sao proparado or Julo Alberto Para Acosta Bibkotedlogoy Arcata mediante contrato de prestacion de servicios coletrado con a ena LAS POLITICAS NAGIONALES DE ARCHIVO EN COLOMBIA Las polices naclonales de archivo lag establece el Estado Colombiano, a través del Archivo General de la Nacién, con ‘undamento eno consagrado on la Consttucion Plea, en la ley 80 de 1080, Ly 594 do 2000 "Ley Genera de Archivos” y demasrormas eglamentaias. ElArchivo General dela Nacién de Colombia El Archive General de ta Nacién do Colombia, os. la ontidad del Estado, cada por la Ley 80 198, encargada de ‘entry coordina la funcionarehvistica para condywar a la efeienca do la (estén dal Estado y salvaguardar ol Patrimonio dacumental ‘como. parte Integral dla queza ctrl dela Nacin ElArchivo General dela Nacién yla Administracion Municipal I Archive General de a Naciin, on cumplimiento de sus funciones, apaya aa adminisacioa maniipalenaerganizacion desu archivos mediante + Asesoria para a creacié,organizacién yfuncionaminto de losArchives de Creary organiza el rchivo Genera del Municip, triendo an ‘ental prinpis de procadencia yordon oigina, el co ial de es documentos ya normatvidad archivists vient. (Waase Anoxo A: Proyecto de Acverdo) > crear, poner en funcionamiento el Consajo Municipal de rehtos yl Come Evalundor de Documentos dat Nunc ‘Acverdo 07 de 1004 y Acverdo 22 do 2002. (Vbaso Anex0 6. Proyecto de Deere) > Designar y capsciter a los funcionarios responsables de la ‘oston documenta y de la admintaion de los arenes, en Soediencn alo estab en el art 18 dela Loy General eaeenves. > Garantzar los espacies, las instalaciones y los recursos matoraios necesarios para la oxganizacon, eonservacten Consula de lo documentos de archivo durante logo 8 GeO ‘al (chive Gestion, Arhivo Centaly Archive Histrice) > labora, adoptar, spear y veeicar as Tablas de Retoncian Documental coma nsrumonto archisico que parma fa ‘rganizacion de los archivos de ofelna de lot lta flpendencias ¥ enidades de Ia. adminisracén muni regular las Fansforencas documentaes. ygarantzar el Ineremento el pauimono decumonta labors, adoptay aplicr la Tabla de Valracion Documenta, ‘como ‘herraminta. para la orgenizacen ce les. Fondos DDocumentalesAcumlas,entenidos ests como ol eonjunto de documentos aspuesios sin ningn citoro de organzacen, hilasminimas condicones de conservaion,ysnlaposbilidad tdoserfuentade informacion yconsulta, > Instuconatizar la une archivistica integral al interior de fa ‘dminstracion munispal, 2 partir do la expedicén de la Comespontiente reglamentaigny de accionos que invlueren ‘acomunidacmunipaten el quenace arctivsteo, Referencias Bibliogréticas ‘COLOMBIA. Leyes, Loy 80ce 1980, porla cual se crea eArchivo ‘General de a Nacin y se deta oes cposiciones. Bagot ‘Congresode Colombia, 1888, Ley 894 do 2000, por medio dela cual se dala Ley General de Archivos y ve ccan otas disposcones. Bogota Congreso de Colombia, 2000, ‘Archivo General do la Nacién. Plan Estatégco del Archivo Genera dea Nacén 1999-2002:Haciaol Archivo Toa. Bogotd ElAchWvo, 1999. 38, Roglemento General do Archivos. Santaté de Bogota aren Generaldela Nacion, 194, Anno A. MODELO DE ACUERDO PARA LA CREACION DEL "ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO [ACUERDO No. Porel cua secrea una dependenca dente dela actual estuctra ‘municipal derominada ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. El Conca det Municipio de en uso de las facutades quo le olga la Constivein y la Ley aCONSIDERANDO ‘Que ot artculo 313, numeral 6°. De la Consttucibn Police, festablece dentro de las facuilades de los Concejos, la de “Detorminar la estructura do la administracn municipal y las funciones de sus dependencas; las escalas de remuneracion correspondientos alas distinias categorias do empleo, crear, @ iniciativa del Alcakle establecimienios pubicos y emprosas industiales y comerciales y autorzar la constiucion de sociedades de economiaminta ‘Que of numeral 9 dol atcul cit establoce: “Comesponde @ los concejos, dear las normas necesaris para el conta, la Presrvacn y defense dl panmonc ezldgc y etal del rmunipio’ (Que mediante la Ley 80 de 1989, se rea ol Archivo Generaldeta Nacin, como un establecimiento publco del orden nacional ‘adscito al Ministerio dol Inlorr, hoy al de Cultura, seqin el Docteto 1128 de junio 29 de 1909 y Ie asigna como principales ‘objetvos los de. velar por Ia salvaguarda. dol palmanio ‘documenta de tdo ol pals yestabicer la poles archivistca a rivet nacional ‘Que dentro de las funclones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en su aticulo 2" ioral e) esti: "Promover la ‘oxganizacion y fortalecimiento dels archivos det orden naconal, ‘departamenta,intondencil,comisaial, municipal y dst para garanlizaria efcacia dela gestion del Estado yla conorvacién del abimonio documenta. ‘Que la Ley General de Archivos de Colombia, Ley 594 del 14 do {uo de 2000, de obligatoro cumplimintoparatodas as enidades piblcas del pas yas privadas que cumpanfuncones publica, ‘stablece an au Articulo 7 "Los archivos desde el punto de vista de ‘sujrscicin ycompetencia se dastican on: Archivo General del ‘Municipio y Archivo Genera del Distrito re Que ot municipio do tiene o deber y recone Ia nocosidad de isa’ su Arc, feiendo en cuenta fque dele se constitu en ol recurso indispensable para el nto yeficaz desarrollo de a geen adminisvaiva,foraloce ‘el semtdo de pertenencia,conibuye al desarrollo delaclenciayla ‘ultra, presta un servo permanento 2 ta comunidad y es ‘arantiadesusdorechos;, ‘Que la Consttucion Politica, la Ley de 1913, ta Loy 136 do 1994, ‘el Decreto 1332 de 1985 fa Ley 734 de 2002, laLoy 190de 1995 ‘el decreto2150 de 1995, ene os, apuntan aque las enidades plalicas tongan la esta, ot personaly la reglamentacion fecesaios para contr can archivos debidaments conformados {Woe respondan alas noceeiéades props de cada una de ols y Permian car eumpliniontoalocordenagocn Ley. ACUERDA: ARTICULO PRIMERO. -_Créace la dependenca denominada ‘chive General del Municipio dent de la actual estructura de feta adminstracion, adserta ala Serelria de Gober, o quien haga sus veces, yestaraintogrado por os fondos documentales prodveidos porlosorgaismos de orden municipal y aquellos que recibaen cistoda. ARTICULO SEGUNDO, Son uncones del Archivo General del Municip: 4. Coadyuvar en la aplcacién de tos prinipios archivists oneagrados on la Ley yen el desarrollo de las olicas trazadas por el Archivo General de la Nacin través dol Sistema Nacional de Archivos. CColaborar con of Consejo Municipal do Archivos ye! Consejo Ceparlamental de Archos y demas inslancias asesoras del Sistema Nacional de Archwvas, en la plcacon de las norma, ‘archivistieas paral foratcimionto dels archivos. 3, Planear y dg, do acuerdo con la normatividad vigente, las labores ue organizacn, manejo y_conservacién de los fatchivas de gestn, contralehsteico del muniip,4, Contolar la recepcién, raicacin, distrbucién y envio de las Comunicaciones. oficiales que genere Ia. actividad ‘adminitratva del Municipio yojercervigianeia para que estas {unions so cumolan con fa dba resova, opera 5, Menderlaprestacin delos servicios archivists y volar porla integrided, utentcidad, veraciad, fdeidad y reserva fa los documentos de archivo en los 6. Adelantarestudios sobre tomas relacionados con dread su ‘especiaidad y preparar material didactico para ‘su dfusion y publeacon 7. Pastcparen esate y adopelén de métodos yprocodimiontos para la madernzacon dol trabajo arcnivisten Yi prestacon Sgiidetos correspondientes servicios, 8. Formulae propuestasycolaborar en el desarroo de programas ‘de capactacon archiviatica digidas a fs funclonaros de fa ‘sdminstacion municipal alacomundad general. 9. Coordinaraelaboracin dons tablasderetoncén yvaloracion ‘documental de fa Administacion Muripal y velar por SU ‘apleacion 10, Presentar al Secretario de Gobiomo, al Alcalde yal Concojo ‘Municipal nformes perddicos sobre su gestion y offs que le ‘erensolistades, ARTICULO TERCERO. - Personal de la dopendencia: Comresponde at Acalde defi la planta de personal requarda para et Tuncionamiento del ARCHIVO, GENERAL DEL MUNICIPIO. [ARTICULO CUARTO. - La coleccion del personal que se vincule SI ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO debora. havorso ‘Siguende los procedimientos establecidos on la Ley, siempre que ‘ered los requistos acordes con la naturleza del cargo Y las ‘unciones a desarrolr. oo ARTICULO QUINTO. - Este Acuordo rie y suite efectos fiscales ‘apatirdesupublcacin, ‘cuerdo No____, aprobado en dos debates reglamentarios efectuados loads y_detafio, Dado en et Municpiode. ‘alos__delmesde___ Presidente Ssocrotario Hew eM Anexo B. MODELO DE DECRETO PARA LA CREACION DEL. ‘CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS: DECRETO NUMERO__DE__ “Porel cual se crea ol Caneojo Municipal de Archivos de, ElAlealde Municipal de en uso de sus facultades jegaios y ‘CONSIDERANDO: ‘veel articuo segundo dela Ley 80 de 1989, seialala unciones tel Archivo General de fa-Nadon y en su tral a) preeeptua “eatablocer, organizary drgi el Sistoma Nacional de Archivos, Con ol nde planar y corainar la funcin archivistea en toda la Navin, salvaguardar el paimonio documenta del pas y poner ‘alservciode la comunidad ue el articuo dlecsite dl Acuerdo No. 01 de 1990, aprobado por o! Decreto 1777 de 1990, adopta los estatutos del Archivo ‘Gonoral dela Nacié, sefala que “el Programa Sistema Nacional Se lvchvos tend coordinadores regionaes, quienes podrén {star asisidos por Consejos. Regionals. buscarén la Cooperacionde instiucones archivisteas." oa‘Quelas Leyes 60 de 1980 584 de 2000, ol Decroto 1777 do 1900, los Acuordos No, 07 de 1994 y022 de 2002, establocon ls pautas Y peincios que ovietan’la actividad archivists do. los ‘municips. ‘Que la Ley General de Archivos para Colombia, en su artioulo sexto, Healt), establoce a ios Consejos Territories. de ‘Archivos, de acuerdo con su uncion,brindar ia asistencia en fos procesos’ de_planeaciin yprogramacién de. la actividad Srchivistiea temo (Que se hace necesaro establecer los Organes de Dieceén, CCoordinaciény Asesoria enol Municipio DECRETA ARTICULO PRIMERO: Crear ol Consojo Municipal de Archivos fe ‘comaunainstanca asesora, oncargada de dg ‘2ordnary velar por ol cumplimiena de a funcon archivistica on ft municipio, de la toma de decsones. sobre los. procesos archivists yadminisvatvs de os archivos dela eniaes del ‘orden municipal y de las prvadas que cumplen funciones piblieas. [ARTICULO SEGUNDO: EConsojo Municpalde Archivos estar ‘anformado por + €1Secretario General o de Gobiara o quien haga sus veces, Aulenlo presi. + ElJefe dela fina Juridica dela Alcala sudelogado Jefe deta Oficina dePlancacién dela Acaldiao su dolopado, + Un sepresentante de las enidades descentraizadas. dol Muniebo, + Unrepresentante del Conejo Municipal ae + Unrepresentante de ls archivos elesistioos de Municipio. + Unrepresentante datos archivos jdiciales del Muni. + Unrepresentante detos archivos notaries del Muni. ET Jefe de la dependencia o et funcionaro de la entidad ‘municipal productoradelos documentos que se evaluat ‘+ El Jefe det Archivo General del Municipio 0 et uncionaio responsable del Archivo Central de la Acaldia, quien actuara ‘como Secretar del Consejo Municipal de Archivos. PARAGRAFO: Pod participa como ivtadosal Consejo loss | ‘aquollos funcionarios © porsonas, que de. acuerdo con la naluraleza de as temas ratadas, aporten elementos dello rnecesoiosparala toma de decisions sabre el cumplimento de Fafuneion arehivistica, ARTICULO TERGERO, - Son funciones del Consejo Municipal oarehivos de 1. Proponer as polticas para el cumpimiento de las funcones de organiacion, consarvacion, fusion y servos del AzchWO ‘General do! Municipio y evaluaras poridaicamente, asi como de los dems archivosde su jrisdecion, 2. Desarolary supervisor el cumplimiento de tas pllias yl rormas vigonts sobre archivo anv municipal 3. Suporisar_y oriontar Ia apiablidad de tos procesos larchvistions de acuerdo con las norma expedidas porel Archivo ‘General dela Nace 4. Propiia y proponer acciones tendintas a a capactacon de tos funcionaros vinculados a as tareas del Archive General dl Municiioy domas archivos delmunicipo. 25. Establecor acuordos de cooperacén con organismas 0 ‘ontidades archivislicas, edueativas, culturales de Investigacn, 6. Aprobar os estudios de valracin de os documentos popios {e la Administracion Municipal, as como los productos por ‘empresas prvadas en dosaralo de funclones pablcas, de ‘ctordo con los lermins esableidosenlasnormas igentos, 7. Conceptuar y aprobar las tablas de reencién y valraciin ‘documenta delas eniades dol orden munsipaly proper los ‘mecanismos para su apleacin Expedisupropioreglamento, Proyectar Actos Adminitativs que pemiian a noemalzacién ‘do provosos archivisieos y geatonar su corespondiente ‘expedeon, 10, Las doms quo le sean asignadas de acuerdo con su ‘aturaleza ARTICULO CUARTO: presente Decroo rge a pate dela fecha do su publeacon y deroga todos los actos adminstatvos anterores cone mismo objeto Dado en 8 los dag det mes de Ze ALCALDE MUNICIPAL ‘SECRETARIO GENERAL 0 DE GOBIERNO | Proxima Ent Fascieulo2 Principios Bisicos para la Organizacién ‘del Archivo General dal Municipio