PRINCIPIOS, PROCEDIMIENTOS Y NORMAS

DEL SISTEMA NACIONAL DE

ABASTECIMIENTO
1. Introduccin
El sistema nacional de abastecimiento es creado mediante Decreto Ley N. 22056,
publicado el 30-12-77, siendo su objetivo, asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la administracin pblica, a travs de procesos tcnicos de
catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento,
recuperacin de bienes y disposicin final. Es as que mediante Resolucin
Jefatural N118-80-INAP/DNA se aprueban las Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento, que son las que rigen, a partir de dicha norma, los procedimientos
que deberan seguirse en la gestin pblica referente a abastecimiento.

2. Los sistemas funcionales y los sistemas administrativos

La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley N 29158, publicada el 28-12-07 (ley
LOPE), define que los sistemas son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las
actividades de la administracin pblica que requieren ser realizadas por todas o
varias entidades de los poderes del Estado, los organismos constitucionales y los
niveles de gobierno. Son de dos tipos:

Sistemas funcionales
Sistemas administrativos

Sistemas funcionales

Los sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas

pblicas que requieren la participacin de todas o varias entidades del Estado. El
Poder Ejecutivo es responsable de reglamentar y operar los sistemas funcionales.
Las normas del sistema establecen las atribuciones del Ente rector del sistema.

Sistemas administrativos

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Los sistemas administrativos tienen por finalidad regular la utilizacin de los
recursos en las entidades de la administracin pblica, promoviendo la eficacia y
eficiencia en su uso.

Los sistemas administrativos de aplicacin nacional estn referidos a las siguientes

materias:

1. Gestin de recursos humanos

2. Abastecimiento

3. Presupuesto pblico

4. Tesorera

5. Endeudamiento pblico

6. Contabilidad

7. Inversin pblica

8. Planeamiento estratgico

9. Defensa judicial del Estado

10. Control

11. Modernizacin de la gestin pblica

El Poder Ejecutivo tiene la rectora de los sistemas administrativos, con excepcin

del sistema nacional de control. El sistema nacional de planeamiento estratgico
se rige por la ley de la materia.

Sistema nacional de abastecimiento

(SNA)
El Sistema de abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos, con la intencin de
lograr la gestin eficiente y eficaz de los procesos de abastecimientos que requieren
las entidades del Estado, buscando orientar el racional flujo, de distribucin o
suministro, empleo y conservacin de los recursos materiales; as como acciones
especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para
el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los
procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin
pblica.

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1. mbito de aplicacin

El sistema de abastecimiento en la administracin pblica es de aplicacin tanto a

los bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables
mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para el desarrollo de procesos
productivos, como a los servicios en general, excepto los personales que son
competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias
normas.

2. Marco normativo del sistema de abastecimiento

Las normas que rigen el sistema de abastecimiento en la administracin pblica

peruana son las siguientes:

Constitucin Poltica de 1993: arts. 58 y 76

Decreto Ley N 22056, Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento,
publicado el 30-12-77. Decreto Ley N 22867, Ley de desconcentracin de
atribuciones de los sistemas de personal, abastecimiento y racionalizacin,
publicado el 23-01- 80.
Resolucin Jefatura N118-80-INAP/ DNA: Se aprueban las Normas Generales del
Sistema de Abastecimiento, publicada el 25-07-80.
Resolucin Jefatural N 335-90- INAP/DNA: aprob el Manual de Administracin de
Almacenes para el Sector Pblico Nacional
Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin, numeral 10.3 del artculo 10,
publicado el 20-07-02
Texto nico Ordenado de la Ley N. 28411, Ley General del Sistema Nacional del
Presupuesto, aprobado por Decreto Supremo N 304-2012- EF, publicado el 30-12-
12.
Decreto Legislativo N1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado,
publicado el 04-06-08.
Decreto Supremo N184-2008-EF de fecha 01-01-09, Reglamento del Dec. Leg. N
1017.
Ley N 30225 nueva Ley de Contrataciones del Estado publicada el 11-07-14 (a la
fecha an no vigente).
Ley N 30281, Ley de Presupuesto del Sector Pblico Ao Fiscal 2015, artculo 13
y segunda disposicin complementaria transitoria, publicada el 04-12-14.
3. Antecedentes

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 El sistema nacional de abastecimiento fue creado mediante Decreto Ley N. 22056
con fecha 29 de diciembre de 1977 entrando en vigencia a partir de 1978.
Sealando que sera conformado por la la Direccin Nacional de Abastecimiento
del Instituto Nacional de Administracin Pblica actuando como Oficina Central
Tcnico Normativa y como rganos de ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento
de los Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y Concejos Municipales.
Mediante Decreto Ley N 22867, Ley de Desconcentracin de Atribuciones de los
Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalizacin, publicado el 23 de enero
del 1980, se busc impulsar el proceso de desconcentracin administrativa,
estableciendo las decisiones relativas a los procesos tcnicos del abastecimiento
de bienes y de servicios no personales en la administracin pblica.

El INAP, en su oportunidad, emiti las denominadas normas generales del sistema

de abastecimiento aprobadas mediante Resolucin Jefatural N118-80-INAP/ DNA,
siendo las siguientes:

SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia

SA.02 Integridad de administracin del abastecimiento
SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el abastecimiento
SA.04 Unidad de adquisiciones de bienes y servicios
SA.05 Unidad de ingreso fsico y custodia temporal de bienes
SA.06 Austeridad del abastecimiento
SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios

Este organismo mediante Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA, aprob el

Manual de Administracin de Almacenes para el sector pblico nacional y
determin que corresponda al rgano de abastecimiento precisar, instrucciones,
plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efectos de realizar la
verificacin de bienes de almacn.

Las cuatro primeras normas generales del sistema de abastecimiento fueron

derogadas mediante el Decreto Supremo N 039-98-PCM de fecha 28-09-98 que
reglamentaba la Ley N 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
del 03-08-97.

Posteriormente, las contrataciones se rigen por el Decreto Legislativo N.1017 que

aprueba la Ley de Contrataciones del Estado publicado el 4 de junio de 2008 y que
entr en vigencia el 1 de febrero de 2009 a partir de la aprobacin del Reglamento

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 de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo
N.184-2008-EF de fecha 01-01-09.

Actualmente se ha publicado la Ley N 30225, nueva Ley de Contrataciones del

Estado publicada el 11-07-14, la cual seala en su octava disposicin
Complementaria final, que dicha norma entrar en vigencia a los treinta (30) das
calendario contados a partir de la publicacin de su reglamento, excepto la segunda
y tercera disposiciones complementarias finales, que entran en vigencia a partir del
da siguiente de la publicacin de la Ley N 30225.

Al respecto debemos indicar que el Ministerio de Economa y Finanzas dispuso la

publicacin del proyecto del Reglamento de la Ley N. 30225, nueva Ley de
Contrataciones del Estado, publicado en el portal institucional del Ministerio de
Economa y Finanzas por mandato de la Resolucin Ministerial N. 216-2015-EF/15
del 4 de julio de 2015, a fin de recibir opiniones, comentarios y observaciones del
pblico. (El decreto supremo que apruebe dicho reglamento an no se ha
publicado).

En cuanto a las ltimas tres Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

aprobado mediante Resolucin Jefatura N. 118-80-INAP/DNA, estas siguen an
vigentes.

4. Anlisis de las normas generales vigentes del sistema de

abastecimiento

Resulta necesario revisar si estas normas an tienen vigencia, o si se han

promulgado normatividad que, sin proponrselos, estn reemplazando a lo
dispuesto por estas:

Normas generales de abastecimiento

o SA.05 Unidad de ingreso fsico y custodia temporal de bienes

Detalle: Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad por el

almacn del rgano de abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras
dependencias aplicarn principios y procedimientos similares.

Objetivos:

Establecer un solo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes adquiridos a

la entidad.

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 Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas que realizan
custodia temporal de bienes.
Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.

Alcance: Todas las entidades del sector pblico

Disposicin: Seala acciones a desarrollar respecto a los bienes que ingresan a

la entidad. Seala que el lugar de custodia de estos, se denominar almacn.

Control: Dicta cuatro disposiciones de control, todas referentes a almacn y la

supervisin requerida.

Normas relacionadas:

Resolucin Jefatural N335- 90-INAP/DNA, Manual de Administracin de

Almacenes para el Sector Pblico.
Resolucin de Contralora N 320-2006, aprueba Normas de Control Interno.

o SA.06 Austeridad del Abastecimiento

Detalle: En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o

administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos
pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del rgano de
abastecimiento

Objetivos:

Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios materiales que
disponen las entidades.
Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados.

Alcance: Todas las entidades del sector pblico

Disposiciones: Plantea acciones a desarrollar por parte de abastecimiento, y de

la Oficina General de Administracin y de la Oficina de Planificacin. Todas
referentes a cubrir la austeridad de los procedimientos.

Control: Indica que la Oficina General de Administracin deber supervisar las

acciones, sealando comunicacin frecuente entre estas dos oficinas.

Normas relacionadas:

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 Ley de Contrataciones del Estado D. L. N. 1017. Referente a principios que rigen
las contrataciones.
Ley N. 30281, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Ao Fiscal 2015, en
lo referente a Medidas de Austeridad, Disciplina y Calidad en el Gasto Pblico.
Resolucin de Contralora N. 320-2006, aprueba Normas de Control Interno.

o SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios

Detalle: Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la

existencia del estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios de que
dispone la entidad.

Objetivos:

Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.

Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar un
abastecimiento ms eficaz.
Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios para la
entidad.

Alcance: Todas las entidades del sector pblico.

Disposiciones: Indica las acciones administrativas por adoptar referentes a la

toma de inventario fsico de los bienes de la institucin.

Control: Seala acciones para el control de los bienes de la institucin.

Normas relacionadas:

Ley N. 29151, Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales

D. S. N. 007-2008-Vivienda Reglamento de la ley General del Sistema Nacional
de Bienes Estatales.
Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales
Resolucin de Contralora N. 320-2006, publicada el 03-11-06, Aprueba Normas
de Control Interno
5. El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)

Es el organismo tcnico especializado encargado de promover el cumplimiento de

la normativa de contrataciones del Estado peruano. Ejerce competencia en el

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 mbito nacional y promueve las mejores prcticas en los procesos de contratacin
de bienes, servicios y obras.

El OSCE es un organismo pblico adscrito al Ministerio de Economa y Finanzas,

con personera jurdica de derecho pblico, goza de autonoma tcnica, funcional,
administrativa, econmica y financiera, constituyendo pliego presupuestal.

6. Procesos tcnicos

Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del sistema
de abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos
funcional y operativo, mediante los cuales se capta, procesa, clasifica, actualiza,
proporciona y conserva la informacin sobre los bienes servicios en general y
ejecucin de obras, proveedores que lo suministran, precio de mercado y
condiciones de venta ofrecidas por estos, seguridad, garanta que ofrecen,
acciones de seguimiento y control a realizar, opciones y condiciones para negociar
bienes y/o servicios o, para rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por
causas imprevistas o hechos fortuitos comprobados, porque orienta y coordina la
movilizacin, el uso, conservacin y custodia de los bienes, servicios y obras
ejecutadas para una adecuada utilizacin y preservacin etc.; necesarios por las
entidades pblicas para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas
para el Estado.

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 Los procesos tcnicos son 11, y estn constituidos por los siguientes:

6.1. Catalogacin

Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin, codificacin,

obtencin, actualizacin y proporciona la informacin referida a los bienes,
servicios, obras y/o consultora requeridos por las entidades pblicas, con el fin de
incluirlos en el catlogo institucional, el cual constituye un documento de valiosa
informacin.

6.2. Registro de proveedores

Proceso a travs del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evala la informacin

comercial relacionada con los proveedores (contratista y consultores) de la entidad,
y tambin los bienes, servicios, obras y consultora que estos suministran, prestan,
ejecutan, etc.

6.3. Registro y control

Es un proceso referido a las acciones de control previo, verificacin y conformidad,

a cada una de las fases de cada uno de los procesos tcnicos, a fin de detectar
oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias.

As como tambin referido al seguimiento de los documentos administrativos

generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar demoras o
establecimiento en el trmite de los mismos, hecho que perjudicara a la oficina de
abastecimiento y a la institucin.

6.4. Programacin

Proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica, la satisfaccin

conveniente y oportuna de los bienes y servicios, obras, consultora, etc. que son
requeridas por las dependencias de las entidades pblicas, previa determinacin
sobre la base de las respectivas metas institucionales, a la disponibilidad
presupuestaria, aplicando criterios de austeridad y prioridad.

6.5. Adquisicin

Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms conveniente,

adecuada y oportuna para el Estado, la adquisicin, obtencin, contratacin de
bienes, servicios, obras, consultora, siguiendo un conjunto de acciones tcnicas
administrativas y jurdicas, requeridas por las dependencias integrantes, para el

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 logro de sus objetivos y alcance de sus metas, por medio de la oficina de
abastecimiento, teniendo en cuenta el presupuesto asignado.

6.6. Recuperacin de bienes

Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio

o disposicin de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se
tena derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas
causas como:

Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios

Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad
Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que
permanecieron en stock o sin rotacin, por haber sido adquiridos sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin programacin en exceso o en forma indiscriminada.
6.7. Almacenamiento

Actividad tcnica, administrativa y jurdica relacionada con la ubicacin fsica

temporal de los bienes materiales adquiridos por las entidades pblicas a travs de
las modalidades de adquisicin establecidas, en un espacio fsico apropiado
denominado almacn, con fines de custodia, antes de entregarlos, previa firma de
la Pecosa o PIA, a las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de los
mismos.

6.8. Mantenimiento

Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento

por medio de la unidad de servicios o de terceras personas idneas, proporciona
adecuada y oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo
predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones,
etc. con el propsito de estar en ptimo estado de conservacin y de operacin de
los mismos.

6.9. Seguridad

Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento, por medio de la

unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de registros, brinda un eficiente
servicio de seguridad integral.

6.10. Disposicin final

10
 Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situacin tcnica,
administrativa y jurdica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad
evitar la acumulacin improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la
entidad, por lo que ser pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineracin o
destruccin, segn su estado.

7. Funcionamiento del sistema de abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

7.1. Programacin de necesidades

Es la determinacin de estas en funcin de los objetivos y metas institucionales,

concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el cuadro de necesidades.

7.2. Elaboracin del presupuesto valorado

Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y

obras, sustentatorias del presupuesto institucional de apertura (PIA).

7.3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn
proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo
nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.

7.4. Ejecucin de los procesos de seleccin

Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del

proceso. Los montos de los procesos de seleccin se rigen por las leyes anuales
de Presupuesto Pblico, en el caso del presente ao, segn lo dispuesto en el
artculo 13 y segunda disposicin complementaria transitoria de la Ley N 30281,
Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015.

7.5. Ingreso al almacn institucional

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos

de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia
temporal de bienes, concordante con las normas tcnicas de control interno (NTCI)
300 02 - Unidad de almacn (Catalogacin, registro en las tarjetas de control visible
de almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin, despacho de

11
 las existencias, registro en las tarjetas de existencias valoradas de almacn,
informe a la Oficina de Contabilidad).

7.6. Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin de los documentos-fuentes o tasacin, aplicando el Costo

Promedio o el PEPS (primeras entradas, primeras salidas).

7.7. Inventario fsico

En el proceso se aplican las normas legales vigentes del sistema de

abastecimiento, SBN, etc.

7.8. Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

7.9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentacin del balance.

12
13
z

14
15
16