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Comisin Europea

Oficina de Cooperacin - EuropeAid


Direccin Amrica Latina

PLAN OPERATIVO ANUAL PARA PROYECTOS DEL PROGRAMA ALFA III

Logo proyecto

Ttulo del Proyecto:


Cdigo del Proyecto:
Responsable del proyecto para el seguimiento:
Ao:
NDICE

Nota introductoria ........................................................................................................................................................................................................ 3


1. Informacin bsica de identificacin del proyecto .................................................................................................................................................. 4
2. Resumen Ejecutivo ................................................................................................................................................................................................ 5
3. Lgica de intervencin del proyecto ....................................................................................................................................................................... 7
3.1. Objetivos especficos, resultados esperados e indicadores.............................................................................................................................. 7
3.2 Descripcin de las actividades previstas durante el POA ................................................................................................................................. 8
3.3 Diagrama de actividades................................................................................................................................................................................ 9
3.4 Aportes a los objetivos especficos del Programa ALFA III ............................................................................................................................. 10
4. Hiptesis y riesgos ............................................................................................................................................................................................... 11
5. Estructura organizativa para la gestin del Proyecto ............................................................................................................................................ 12
5.1. Acciones relacionadas con la gestin del proyecto ............................................................................................................................................. 12
5.2. Acciones de seguimiento................................................................................................................................................................................... 12
6. Estrategia de sostenibilidad ................................................................................................................................................................................. 13
7. Estrategia de comunicacin y visibilidad .............................................................................................................................................................. 14
8. Presupuesto ........................................................................................................................................................................................................ 15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

Nota introductoria
Teniendo como base el Marco Lgico del Proyecto, as como el Plan de Trabajo previsto para la implementacin integral del Proyecto y con el objetivo de poder monitorear adecuadamente los
progresos que se van desarrollando a lo largo de la ejecucin del mismo y poder formular modificaciones y correcciones pertinentes que apunten a la mejora de los diferentes procesos y
actividades durante la fase de implementacin se han creado el Plan Operativo Anual (POA).

Este documento deber ser presentado a la CE antes del inicio de cada ao de operaciones y contiene una proyeccin de las principales acciones que debern ser desarrolladas durante el ao
para cumplir los objetivos previstos tanto para la fase del proyecto en ejecucin como para la consecucin de los objetivos globales trazados por el proyecto y que debern ser alcanzados al
final de la implementacin del mismo.

El POA constituye, de hecho, una herramienta indispensable de trabajo para el seguimiento interno de la ejecucin del proyecto durante el perodo al que se refiere. El mismo deber contener
ya en su formulacin una propuesta concreta de aquellas modificaciones que la direccin del proyecto considera necesarias para garantizar la consecucin de los objetivos y que no fueron
incluidas en la propuesta inicial que fue aprobada por la CE.

Para garantizar su funcionalidad como un instrumento de gestin, el POA se ha estructurado de la siguiente forma:

a) En calidad de introduccin una informacin bsica de identificacin del proyecto y un resumen ejecutivo que deber contener entre sus principales elementos una descripcin lgica
de la intervencin definiendo objetivos, resultados esperados y las actividades previstas.
b) Un conjunto de secciones que describen el plan de ejecucin del proyecto para el perodo, que deber tener como referencia para su rellenado el plan de trabajo aprobado, as como
cualquier propuesta de modificacin que se requiera realizar siempre que est debidamente justificada. Esta seccin profundiza en la lgica de intervencin descrita en el resumen
ejecutivo, describiendo con ms precisin la secuencia lgica entre los objetivos especficos, resultados esperados con sus respectivos indicadores de verificacin, el plan de
actividades y el cronograma que define la duracin prevista y coste de cada una de las acciones propuestas. De igual forma, estas secciones debern prever las contribuciones que se
espera sean producidas por el proyecto durante el perodo, de acuerdo con las prioridades estratgicas definidas para el Programa ALFA III y la cooperacin entre la UE y AL. Esta
proyeccin deber tomar en cuenta las hiptesis y riesgos que pueden condicionar la ejecucin adecuada del proyecto, as como la estructura organizativa y acciones de seguimiento
implementadas internamente por el proyecto para garantizar su buen funcionamiento.
c) Un conjunto de secciones que abordan las acciones emprendidas por el proyecto para promover un coherente esquema de comunicaciones, as como una adecuada estrategia que
fomente la visibilidad del Programa en general y el proyecto en especfico, as como las acciones que se requieren para garantizar la sostenibilidad del proyecto.
d) Finalmente, debe anexarse una tabla que contenga una descripcin detallada del presupuesto previsto para el perodo para cada uno de los rubros, sobre la base del esquema
presupuestario previsto para toda la ejecucin del proyecto y las modificaciones y correcciones que han sido necesario introducir y ya se encuentran debidamente justificadas en las
diferentes sesiones del POA.

El POA debe ser enviado por cada coordinador de proyecto a la CE con 30 das de antelacin a la fecha de inicio del ao operativo al que hace referencia, ya que el mismo requiere de
aprobacin expresa para su entrada en vigor como documento de trabajo del proyecto. En condiciones normales, la CE deber confirmar la adecuacin del POA en un perodo mximo de 30
das despus de la recepcin del mismo.

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 3/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

1. Informacin bsica de identificacin del proyecto

Ttulo del proyecto:

Cdigo del proyecto:

Fecha de inicio Fecha de fin Duracin


Duracin del proyecto: D M A D M A
meses

mbitos prioritarios del Programa ALFA III


que aborda el proyecto:

Contribucin Cofinanciacin Presupuesto


Presupuesto del proyecto:
CE: externa: total:

Institucin coordinadora del proyecto:

Persona de contacto:

Telfono de la persona de contacto:

Fax de la persona de contacto:


Correo electrnico de la persona de
contacto:

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 4/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

2. Resumen Ejecutivo
[Indicar sintticamente, en un mximo de dos pginas, el contexto en el que es implementado el proyecto, destacando el objetivo general al que tributa, as como los objetivos especficos, resultados esperados y
las actividades principales previstas. Este resumen deber indicar expresamente las actividades que han sido previstas para el ao al que se refiere el POA y el presupuesto estimado del perodo que permitir dar
cobertura financiera a la implementacin de esas actividades. En el caso de que en el POA se propongan modificaciones en las actividades previstas con relacin a la propuesta inicial de proyecto aprobada,
deber indicarse las razones para la introduccin de tales modificaciones y una valoracin de la viabilidad/pertinencia de las mismas.]

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 5/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 6/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

3. Lgica de intervencin del proyecto

3.1. Objetivos especficos, resultados esperados e indicadores


[Esta informacin es esencial para un monitoreo adecuado del proyecto y deber ser rellenada teniendo en consideracin el Marco Lgico aprobado para la ejecucin del proyecto y esencialmente los resultados
esperados para el ao al que hace referencia el POA. Deber guardar correspondencia con los elementos indicados en el Resumen Ejecutivo y cada resultado previsto deber contener la formulacin del
Indicador Objetivo de Verificacin (IOV) y el Medio de Verificacin (MV) del correspondiente indicador.]

Objetivo especfico No. 1:


Fecha de cumplimiento prevista en el ao
Resultados esperados IOV MV
E F M A M J J A S O N D
1.1
1.2
1.3
1.4

Objetivo especfico No. 2:


Fecha de cumplimiento prevista en el ao
Resultados esperados IOV MV
E F M A M J J A S O N D
2.1
2.2
2.3
2.4

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 7/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

3.2 Descripcin de las actividades previstas durante el POA


Socio responsable de
Resultados esperados Actividades previstas Localizacin
gestin
1.1.1
1.1.2
1.1
1.1.3
1.1.4
1.2.1
1.2.2
1.2
1.2.3
1.2.4
1.3.1
1.3.2
1.3
1.3.3
1.3.4
2.1.1
2.1.2
2.1
2.1.3
2.1.4
2.2.1
2.2.2
2.2
2.2.3
2.2.4
2.3.1
2.3.2
2.3
2.3.3
2.3.4

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 8/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

3.3 Diagrama de actividades


[Incluir un programa detallado de ejecucin de las actividades para el POA en forma de diagrama de barras o Gantt, especificando las estimaciones de duracin y coste de cada una de ellas.]

[Ao]
Actividades previstas Duracin prevista (meses) Coste estimado (euros)
E F M A M J J A S O N D
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 9/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

3.4 Aportes a los objetivos especficos del Programa ALFA III


[Tomando en consideracin las prioridades definidas para la cooperacin estratgica entre la Unin Europea y Amrica Latina y esencialmente los objetivos especficos del Programa ALFA III, indique cmo valora
el aporte que el proyecto realizar en los siguientes mbitos. Los principales aportes en este mbito durante la implementacin del proyecto y en especfico durante la ejecucin del POA deben ser abordados
narrativamente con precisin.]

Nivel de incidencia
No tiene
Indicador Incide Tributa a su
ninguna
directamente desarrollo
incidencia
Potenciacin del intercambio acadmico, cientfico y cultural entre instituciones de las dos regiones
Contribucin al proceso de reforma de las instituciones de educacin superior de AL
Apoyo a programas de desarrollo institucionales
Formacin y perfeccionamiento de recursos humanos cualificados
Promocin del intercambio de experiencias, metodologas y conocimientos en reas como la Gestin Institucional,
Acadmica y Cientfico Tcnica
Apoyo a la creacin y fomento del espacio ALCUE de educacin superior
Potenciacin de la cooperacin entre las redes e instituciones de las dos regiones
Apoyo a la aplicacin de reformas institucionales y la armonizacin de sistemas educativos en AL
Contribucin a la promocin de polticas eficientes de equidad y cohesin social en AL
Fomento de la integracin regional latinoamericana
Estimulacin de vnculos econmicos y comerciales
Promocin de acciones de transferencia tecnolgica y aumento de la competitividad
Contribucin al aumento de la participacin de la mujer en la vida social y econmica
Fomento de sinergias con otros programas regionales de cooperacin de la UE con AL
Fomento de sinergias con otros proyectos de cooperacin acadmica y cientfica

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 10/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

4. Hiptesis y riesgos
[Incluir una relacin de las condiciones y factores externos al control del proyecto importantes para la realizacin satisfactoria de la intervencin y el alcance de los objetivos y resultados previstos. El POA deber
tambin incluir una estrategia para afrontar los riesgos a la ejecucin que derivan de las hiptesis identificadas.]

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 11/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

5. Estructura organizativa para la gestin del Proyecto

5.1. Acciones relacionadas con la gestin del proyecto


[Resumir brevemente las principales acciones previstas en este perodo para garantizar una buena gestin organizativa del proyecto, indicando los principales eventos (reuniones de trabajo, seminarios internos,
etc.) a ser organizados expresamente con este objetivo durante el perodo de vigencia del presente POA.]

5.2. Acciones de seguimiento


[Resumir brevemente las principales acciones previstas en el perodo para garantizar un adecuado seguimiento de la fase de ejecucin del proyecto, indicando expresamente los mecanismos de seguimiento de
actividades y resultados previstos que sern aplicados durante la vigencia del POA. Estas acciones de seguimiento deben estar en correspondencia con las actividades previstas de ejecucin del proyecto para
este perodo.]

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 12/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

6. Estrategia de sostenibilidad
[Describir sintticamente las principales acciones que se han definido para garantizar una eficiente y coherente sostenibilidad del proyecto. Se deber explicar cmo se prev que la accin propuesta contribuya
al cumplimiento de esta estrategia, especficamente una vez que concluya la financiacin del proyecto por la CE. ]

1)

2)

3)

4)

5)

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 13/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

7. Estrategia de comunicacin y visibilidad


[Describir sintticamente las principales acciones de visibilidad y comunicacin que sern desarrolladas por el proyecto durante el perodo al que se refiere el POA. La descripcin deber identificar la accin, el
objetivo de la accin, el grupo destinatario al que es dirigido, los medios, herramientas de comunicacin y recursos humanos que debern ser utilizados para garantizar el cumplimiento exitoso del objetivo de la
accin. ]

1)

2)

3)

4)

5)

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 14/15
TTULO DEL PROYECTO Plan Operativo Anual [AO]

8. Presupuesto
[Incluir un anexo Excel con el presupuesto para el perodo, por actividad y rubro presupuestario, tal como consta en el contrato firmado entre el beneficiario y la CE.]

Informe presentado por1: a los DD del mes de ao.

Firma:

1El Plan Operativo Anual deber ser presentado y firmado por el coordinador del proyecto que representa a la institucin legal que firm el contrato con la CE. En caso de proyectos de doble coordinacin, es
necesario que se anexe siempre una carta de la otra institucin coordinadora validando el contenido del plan presentado.

PORGRAMA ALFA III GESTION DE SEGUIMIENTO, POA (ES), V.1, JUL 2009 15/15

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