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SISTEMAS Y ORGANIZACIONES
1 AO - I.S.I
Apunte
ADMINISTRACIN-
ORGANIZACIN- ESTRUCTURA
2011
Nota tcnica basada en los autores indicados en bibliografa, y ha sido preparada nica y exclusivamente para facilitar a los alumnos
el seguimiento de las clases tericas, y por lo tanto no debe ser utilizada fuera de la mismas. Prof C. M oyano .
INDICE
Fronteras organizacionales
Otro aspecto de las organizaciones como sistemas es que los mismos sistemas estn
contenidos entre fronteras que los separan de sus ambientes. Existiendo organizaciones
que son ms permeables o menos permeables. Las organizacionales generalmente para
sobrevivir o adaptarse deben ser capaces de incorporar personas, materias primas e
informacin a travs de sus fronteras (entradas), e intercambiar sus productos terminales,
servicios o informacin, con el mundo externo (salidas).
Sistema
Transformacin
Insumos Resultados
Trabajo de los
Materia primas empleados. Productos y servicios
Recursos humanos Actividad. gerenciales Resultados financieros
Capital Tecnologa y mtodo de Informacin
Tecnologa operacin Resultados humanos
Informacin
Retroalimentacin
Entorno
Administracin
El primer motivo para estudiar administracin es que todos tenemos un inters creado por
mejorar la forma en que se administra las organizaciones.
El segundo motivo para estudiar administracin es la realidad que para la mayora de
ustedes, cuando inicien su vida profesional, administrarn, sern administrados o
tendrn que trabajar en una organizacin para un gerente. Esto les permite tener una
percepcin de la forma en que el gerente se comporta y el funcionamiento interno de la
organizacin, debido a que el objeto de estudio de la Administracin son las
organizaciones. Ya que el xito que puede tener la organizacin para alcanzar sus
objetivos depende en gran medida, de sus gerentes.
Principios administrativos
En una poca de complejidades, cambios e incertidumbres como la que atravesamos
hoy, la administracin se ha convertido en una de las ms importantes reas de la
actividad humana.
Vivimos en una civilizacin en la que el esfuerzo cooperativo del hombre es lograr la base
fundamental de la sociedad. La tarea bsica de la administracin es lograr realizar las
actividades con la participacin de las personas. Ya sea en las industrias, en el comercio,
en las organizaciones de servicios y pblicos, en los hospitales, en las universidades, en
las instituciones militares o en cualquier otra forma de empresa humana, la eficacia con
que las personas trabajan en conjunto para conseguir objetivos comunes depende
principalmente de la capacidad de quienes ejercen la funcin administrativa.
El avance tecnolgico y el desarrollo del crecimiento humano, por s solos, no producen
efectos si la calidad de la administracin de grupos organizados de personas no permite
una aplicacin efectiva de esos recursos humanos.
La administracin, es considerada una de las principales claves para la solucin de los
ms graves problemas que afligen el mundo en la actualidad.
Peter Drucker1, afirma que no existen pases desarrollados ni pases subdesarrollados,
sino simplemente pases que saben administrar la tecnologa existente y sus recursos
disponibles y potenciales, y pases que todava no saben hacerlo. En otros trminos,
existen pases administrados y pases subadministrados2.
La Evolucin de la Administracin
En apretada sntesis podemos decir que en orden cronolgico se sucedieron las
diversas Escuelas que aportaron los siguientes conceptos:
1
Meter F. Drucker,Una era de discontinuidad, Ro de Janeiro, Zabar Editores, 1970
2
Adalberto Chiavenato, Introduccin a la Teora General de la Administracin, 4 edicin McGraw-Hill-1998 pg.7.
Se caracteriza por:
La aplicacin de mtodos cientficos / matemticos a problemas decisorios, lo
cual se vio facilitado por la incorporacin de las computadoras a las tareas de la
administracin de empresa.
El uso de estas herramientas primero fue orientado a solucionar problemas
puntuales como casos desarrollados a medida, pero despus como paquetes de
herramientas standard a aplicables a la solucin de una gran diversidad de
casos: como las Decisiones de Inventario; el Lote Econmico, la Teora de los
Juegos; la Programacin Lineal; la Teora de Colas; la Teora de Fallas y la
Programacin Dinmica.
8- El Enfoque de la Calidad
9- El Enfoque de la Globalizacin.
Orientado al desarrollo de la Fbrica del siglo XXI, con los recursos de la Realidad Virtual,
la Robtica, los Sistemas Automatizados manejados desde un computador.
Las cadenas de Montaje son reemplazadas por cadenas de robots guiados por
sistemas inteligentes.
Las computadoras se ocupan de sincronizar la produccin.
Los robots reemplazan a los obreros que deben capacitarse para tareas de
operacin y control mediante las nuevas tecnologas.
La reduccin del tiempo entre la concepcin, el diseo y la entrega del producto.
11- El Enfoque del Sistema Nervioso Digital Bill Gates marzo 1999.
Fue presentado por Bill Gates en su libro Business at the speed of thought en la cumbre
de Microsoft que tuvo lugar en Miami en marzo de 1999.
Organizacin
Segn Ackoff, una organizacin es:
1. Un sistema con algn propsito el cual
2. Es parte de uno o mas sistemas con algn propsito y
3. en el cual alguna de sus partes (las personas por ejemplo) tienen sus propios
propsitos.
Bsicamente existen tres elementos que son los que permiten caracterizar el fenmeno
organizacional y que constituyen la entrada al sistema.
Los valores
Los recursos
Los agentes
Todos ellos relacionados a travs de las actividades que desarrollan a los efectos de
lograr una salida esperada. Ninguno de estos elementos debe faltar para que exista una
organizacin.
Agente-Recursos-Valores
Desarrollo
de Actividades
Salida Esperada
Organizacin-Empresa
Las Empresas son aquellas organizaciones con fines de lucro, que se dedican a los
negocios. Desarrollan actividades econmicas a partir de ciertos recursos que aplica a
procesos de produccin de bienes y/o prestacin de servicios, lo que a su vez
comercializan con vistas a satisfacer las necesidades de los consumidores.
Sus dueos son aquellos que realizan algn aporte de capital (dinero, valores,
bienes o servicios). Y puede ser un solo propietario o mltiples. En ese caso estaramos
en presencia de una empresa unipersonal o una sociedad.
La diferencia sustancial consiste en que la empresa es una organizacin que siendo
un sistema social persigue fines de lucro, mientras que existen otras organizaciones que
no lo persiguen. Ejemplo: General Motor ALPI
Empresas nacionales;
El pas de origen del capital Empresas extranjeras;
Empresas multinacionales
El capital es aportado por:
Empresa pblica el Estado nacional;
el Estado provincial;
los municipios.
La composicin del capital Empresas privadas. El capital es aportado por
los particulares.
Empresas mixtas. El capital es aportado por
el Estado y por los
particulares.
Organizacin Real
La organizacin real sera una comunin entre la organizacin formal e informal.
Competidores Gobierno
Organizacin
Propietarios, empleados,
Proveedores administradores y
entorno fsico.
Instituciones Grupos de
Sindicatos Inters
Financieras
Variables Polticas Legales: Son aquellos factores que pueden influir en las
actividades de la organizacin como consecuencia de los procesos o el clima poltico. Por
ejemplo si se aplica leyes contra monopolio, si el gobierno da libertad de accin o alienta
a la gerencia, leyes de contrato de trabajo, leyes de Control de precios, etc
Leyes laborales,
Mercado
contrato de trabajo de Mano
de obra
Leyes de
defensa del
consumidor
S.Alm. MP Sist.Fabricacin Sist Alm PT
Mercado Mercado
De Bienes y de clientes
Servicios Sist de Sisr,
Sist Financiero
Compras Comercializ
Leyes de comercio
nacional e
internacional
Mercado Leyes
De
Capital financiera
Funciones Administrativas
Se acostumbra de definir la administracin en trminos de cuatro funciones
especficas de los gerentes: planificar, organizar, dirigir y controlar.-Estas representan
cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el tiempo, todas se
encuentran entrelazadas.-
Por lo tanto la administracin es el proceso de planificar, organizar dirigir y controlar
las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems
recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la
organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas.-Todos los gerentes
independientemente de sus aptitudes y habilidades personales desempean ciertas
actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean.
PLANEACION
Los gerentes analizan
metas y acciones.
CONTROL ORGANIZACIN
Los gerentes se aseguran Los gerentes ordenan y
que la organizacin se asignan el trabajo y los
dirija a los objetivos. recursos.
DIRECCION
Los gerentes dirigen,
influyen y motivan a los
empleados.
1.-Planificacin
Planificar es un proceso para establecer metas y un curso de accin adecuado para
alcanzarlas.-
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los
procedimientos idneos para alcanzarlos.-
Directores
PLANEACIN
ESTRATEGICA
Gerentes de
nivel medio
PLANEACIN Gerentes de
OPERATIVA primer nivel
2.-Organizacin
Esta funcin consiste en determinar qu tareas hay que realizar, quien las hace,
como se agrupan, quien rinde cuentas a quien y donde se toman las decisiones.
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organizacin, de tal forma que stos puedan
alcanzar las metas de la organizacin.
Diferentes metas requieren diferentes estructuras organizacionales.
Por lo cual los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas
y recursos, proceso conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas
relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros.
El primer paso crucial para organizar, que se deriva de la planificacin es el proceso
de Diseo Organizacional.
El diseo organizacional consiste en determinar la estructura de la organizacin
que es ms conveniente para la estrategia, el personal, la tecnologa y las tareas de la
organizacin.
El patrn especfico de relaciones que los gerentes crean en este proceso se llama
Estructura Organizacional.
La estructura organizacional es la forma de dividir, organizar y coordinar las
actividades de la organizacin.
3.1. Motivacin
Es una de las actividades ms importantes y desafiantes que llevan a cabo los
gerentes.- La motivacin se refiere a los procesos responsables del deseo de un
individuo de realizar un gran esfuerzo para lograr los objetivos organizacionales,
condicionado por la capacidad del esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual.
3.2. Liderazgo
Cuando hablamos de liderazgo debemos entender que es el proceso de dirigir e influir
en las actividades laborales de los miembros de un grupo y este trmino involucra a:
Otras personas.
A una distribucin desigual de poder entre los lderes y los miembros del grupo.
Entendiendo por Poder la capacidad de ejercer influencia.-
Influir en la conducta de los seguidores de diferentes maneras.
3.3. Comunicacin
Comunicacin es la transferencia y la comprensin de significados, medio utilizado
por los gerentes para dirigir.
La transferencia implica que si no se ha transmitido informacin o ideas la
comunicacin no se ha llevado a cabo. Pero algo ms importante es que la comunicacin
implica comprensin de significados, para que la comunicacin sea exitosa, el
significado se debe impartir y entender.
La comunicacin abarca tanto la interpersonal como la organizacional. Tambin
debemos destacar que sirve para controlar, informar, motivar e influenciar.
Cuando hablamos de comunicacin interpersonal debemos pensar siempre antes
que se lleve a cabo la misma en la existencia de un propsito, expresado como mensaje
para trasmitirlo, para lo cual debe tenerse presente siempre la codificacin, que implica
los smbolos (palabras, dibujos, nmeros, etc.) a utilizar en el mensaje, por parte de quien
es el emisor; esto utilizando un canal, es decir un medio a travs del cual viaja el
mensaje, ser recepcionado por el receptor, quien lo decodificar para traducir el
mensaje.- En todo proceso de comunicacin puede existir ruido, es decir alteraciones
que interfieran la transmisin o la recepcin.
4.-Control
El control es una proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las
actividades planificadas.- El control cierra el ciclo de los procesos gerenciales pues
relaciona el progreso o avance real con el que se previ al momento de la planeacin.-
La realizacin de informes, comparaciones y evaluacin del avances constituyen el
fundamento para intervenir, hacer ajustes, replanear y aplicar otras medidas correctivas.
Los elementos bsicos de esta funcin de control son:
Establecer estndares de desempeo.-
Los objetivos que se establecen en el proceso de planificacin deben estar definidos
en forma clara y mensurable, enunciados con exactitud, que se puedan traducir en
normas y mtodos que permitan usarlos para medir los resultados.
Medir los resultados presentes
La medicin es un proceso constante y repetitivo.- La frecuencia con la que se mida
depender del tipo de actividad que se mida.-Los buenos gerentes suelen evitar que
transcurran plazos largos entre las mediciones de los resultados.
Comparar los resultados con las normas establecidas
Este es el paso mas fcil del proceso de control, es cuestin de comparar los
resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos.-Si los resultados
corresponden a las normas se puede suponer que todo esta bajo control no es necesario
intervenir en forma activa en correccin alguna.
Tomar medidas correctivas cuando se detectan desvos
Este paso solo es necesario si los resultados no cumplen con los niveles
establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las
medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la organizacin. Los controles en algunos casos pueden revelar normas
PROCESO DE CONTROL
Objetivos
Los directivos pueden implementar controles antes de que una actividad comience,
durante el tiempo en el que la actividad se lleva a cabo o despus de que la actividad se
ha completado.
a.- el control anticipante es un tipo de control que se centra en evitar problemas
previstos, ya que se lleva a cabo antes de la actividad de trabajo real.
b.- control concurrente, es el tipo de control que ocurre mientras se lleva acabo una
actividad de trabajo.
c.- control de retroalimentacin, es el que se lleva a cabo despus de realizar una
actividad de trabajo.
ACTIVIDADES-ROLES FUNCIONES-PROCESOS
INTERPERSONAL PLANEACION
INFORMACIONAL ORGANIZACIONAL
DECISIONAL DIRECCION
CONTROL
Decisin
En todos los niveles y reas de las organizaciones los individuos toman decisiones,
eligen entre dos o ms alternativas
Aunque la toma de decisiones se considera como una eleccin entre alternativas, no
debemos olvidar aqu la toma de decisiones implica un proceso completo, no el solo acto
de escoger entre alternativas posibles.-
El tiempo y las relaciones humanas son elementos fundamentales del proceso de
toma de decisiones.-La toma de decisiones relaciona las circunstancias presentes de la
organizacin con acciones que la llevarn hacia el futuro, tambin se basa en el pasado;
las experiencias del pasado desempean una parte importante para determinar las
opciones que los administradores consideran factibles o deseables.-Por consiguiente los
objetivos para el futuro se basan, en parte en experiencias del pasado.
En la toma de decisiones se trata con un problema.-Este surge cuando el estado
real de las cosas no se ajusta al estado deseado.-En algunos casos los problemas suelen
representar una oportunidad.
El proceso de toma de decisiones comienza con la existencia de un problema.- No
es fcil identificar problemas, los administradores deben comprender las tres
caractersticas de los problemas:
estar concientes de ellos
Ambiente
ORGANIZACIN
Subsistema Subsistema Subsistema
planeacin organizacin de recursos
Insumos Servicios
Subsistema
Productos
coordinacin
Subsistema Subsistema
control direccin
Fijacin de objetivos
La fijacin de objetivos es considerada la primera y principal decisin de toda
organizacin. Los objetivos constituyen los resultados deseados para la organizacin que
tendrn que convertirse en objetivos cuantificables o metas.
Los intentos de fijar objetivos siempre debern guiarse haciendo referencia a la
misin que pretenden cumplir.
A primera vista parecera que las organizaciones tienen un solo objetivo: para las
empresas comerciales, las utilidades; para las organizaciones sin fines de lucro,
satisfacer las necesidades de los grupos que las constituyen, pero en realidad todas las
organizaciones con o sin fines de lucro, tienen varios objetivos.