UNIVERSIDAD DEL ISTMO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES

LA GESTIN DE SUMINISTRO EN LA INDUSTRIA

HOTELERA DE GUATEMALA

INGRID MARISOL DUARTE GUAY

Guatemala, 27 de febrero de 2006

1
 UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES

LA GESTIN DE SUMINISTRO EN LA INDUSTRIA

HOTELERA DE GUATEMALA

TESIS

Presentada al Consejo de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales de la Universidad

del Istmo

por

INGRID MARISOL DUARTE GUAY

Al conferrsele el ttulo de

LICENCIADA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

CON ESPECIALIDAD EN HOTELERA Y TURISMO

Guatemala, 27 de febrero de 2006

2
 UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES

A continuacin presento el trabajo

LA GESTIN DE SUMINISTRO EN LA INDUSTRIA

HOTELERA DE GUATEMALA

Tema que me fue asignado por el Consejo de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales
el da 27 de febrero de 2003.

INGRID MARISOL DUARTE GUAY

3
 NDICE

PGINA

Introduccin i
Objetivos iii
Justificacin iv
Viabilidad iv
Definicin del problema v
Hiptesis vi
Consecuencias vii
Tipo de investigacin viii

1. IMPORTANCIA DE LA CADENA DE SUMINISTRO 1

2. LOGSTICA 5

2.1 PROBLEMAS LOGSTICOS ACTUALES 6

2.2. CLIENTES 7
2.3. SELECCIN DE BIENES Y SERVICIOS 9
2.4 MTODOS DE SELECCIN 9
2.5 CATLOGOS DE PRODUCTOS 10
2.6 REGISTRO DE PROVEEDORES 10

3. COMPRAS 11

3.1. AGENTE DE COMPRAS 12

3.2. EL PROVEEDOR 13
3.3. RELACIN COMPRADOR PROVEEDOR 15
3.4. FACTORES QUE AFECTAN LAS TCNICAS DE COMPRA 16
3.5 MODALIDADES DE COMPRA 17

4. ALMACENAMIENTO 19

4.1. BODEGA 19
4.2. REFRIGERACIN Y CONGELACIN 21
4.3. CONTROL DE INVENTARIOS 23

5. DISTRIBUCIN 29

5.1. TAPAS DE DISTRIBUCIN 29

CONCLUSIONES 31

RECOMENDACIONES 32

BIBLIOGRAFA 33

ANEXOS 35

4
 INTRODUCCIN

El desarrollo econmico e industrial iniciado a fines del siglo pasado ha

permitido en la actualidad el progreso de grandes industrias, entre ellas la industria
hotelera. La que a su vez, ha realizado cambios drsticos para sobrevivir en una
poca de competencia intensiva, como el aprendizaje de nuevos sistemas y lograr
que las personas estn preparadas para afrontar y competir a un corto plazo.

Dentro de la industria hotelera se busca cubrir las necesidades bsicas de

los huspedes como lo es el alojamiento y alimentacin de manera competente,
sin descuidar adems el aspecto econmico y obtener la mxima eficiencia de los
recursos que maneja. De all la necesidad de contar con diversos sistemas de
control dentro de su organizacin administrativa.

La gestin de suministro es en la actualidad un instrumento de eficiencia la

cual busca acelerar el proceso de abastecimiento y abarca en todos sus aspectos,
la organizacin y operacin de la empresa: obtencin de la materia prima,
produccin, distribucin, compras, ventas, etc., hasta el cliente final con el fin de
evitar errores, desperdicios, irregularidades y acrecentar el aprovechamiento de
los elementos con que cuenta cada negocio, a modo de combatir las anomalas, y
obtener, por ende, el fortalecimiento de una economa, con el objetivo permanente
de agregar valor a los productos de una empresa.

Por lo que la gestin de suministro propone un cambio en la relacin

proveedor-comprador entre las empresas, creando cambios en la administracin
en general, sobre todo en el rea de las compras, para crear una red de
proveedores que agreguen valor a sus procesos, proporcionandole al
departamento de compras la responsabilidad de la creacin del valor por medio de
los productos y servicios que contrata con sus proveedores.

5
 En la actualidad la mayora de hoteles se ve en la necesidad de buscar
varios recursos para obtener la materia prima de sus productos, ya sea licitada en
el mercado local y algunas veces recurrir al mercado exterior (importaciones),
debido al tipo de materia que se trate, pues el mercado nacional no lo fabrica o no
lo comercia. La mayora de hoteles de cadena lleva el control de proveedores
radicados en el mercado interior y en el mercado exterior.

Existen en la actualidad casas especializadas en proveer a los hoteleros los

artculos que necesiten, y proveedores que han sido hoteleros y que han
observado ciertas necesidades del mercado y se han lanzado a esos nuevos
negocios que les han reportado utilidades, al mismo tiempo, han beneficiado a la
hotelera en general. En Guatemala se cuentan con catlogos de empresas
extranjeras que se dedican a negocios de este tipo; las cadenas hoteleras tienen
su propio producto, que pertenece a las mismas, para estandarizar todo el equipo
y que represente menor costo de inversin. De esta manera la gestin de
suministro se realiza con el objeto de mantener una calidad uniforme sobre los
productos que se adquieren y donde es importante conocer todas las
especificaciones de compra y la industria hotelera es uno de los sectores en
donde la transparencia en la informacin es vital para una adecuada gestin de la
cadena de suministro, ya que en alimentacin hay que saber responder
acertadamente a las subidas y bajadas de precios en los productos alimenticios, y
para ello muchas empresas comparten informacin de compras, estadsticas de
inventarios, programas de produccin, planes de promocin, y prediccin de la
demanda.

A nivel mundial, la industria hotelera ha alcanzado un nivel de desarrollo

muy diverso. Prueba de ello son las grandes cadenas internacionales como
Marriot, Westin, Intercontinental, Holiday Inn, y otra ms, las cuales cada da
buscan nuevos mercados para ampliar su operacin.

6
 OBJETIVOS

GENERAL

Desarrollar un modelo de gestin de suministro dentro de la industria hotelera, con

el fin de lograr la optimizacin de recursos, y la creacin de la cadena de valor por
medio de herramientas competitivas capaces de mantener a la pequea y
mediana industria hotelera a la vanguardia.

ESPECFICOS

- Determinar como funcionan las compras, y su orientacin al valor

- Correcta aplicacin de los inventarios para el mejoramiento de los procesos
de compra.
- Determinar la creacin de una red de proveedores con contratos a largo
plazo.
- Aplicacin de mejoras tecnolgicas, con informacin compartida
- Determinar estndares de calidad, higiene y costos sobre los productos a
ofrecer.

7
 JUSTIFICACIN

Es importante dar a conocer el proceso que conlleva la gestin de

suministro como parte fundamental de las actividades de los hoteles, sobre todo
para asegurar el control de calidad en las especificaciones que deben reunir tanto
los alimentos, como artculos de primera necesidad necesarios para obtener el
mximo beneficio. Al mismo tiempo del uso de registros internos que se deben
emplear, como las rdenes de compra, registro de las adquisiciones de
suministros y su comparacin con los precios y calidades que ofrecen los distintos
agentes de compras; as como la importancia y correcta aplicacin de los
controles de inventarios.

Por lo tanto, es necesario conocer las distintas etapas o fases que conlleva
la gestin de suministro y las diferentes actividades que son llevadas dentro del
departamento desde la tarea de recepcin e inspeccin, almacenamiento,
refrigeracin y distribucin para completar el ciclo de la cadena de suministro.

VIABILIDAD

Se determina la viabilidad de un modelo de gestin de suministro aplicado a

un hotel, y que sirva como modelo para aplicacin para los pequeos y medianos
hoteles, y determinar as su funcionamiento, caractersticas, servicios y
elaborando un listado de procesos necesarios para un buen funcionamiento de
ste departamento que permita ofrecer los mejores productos y de las mejores
calidad a los clientes.

8
 DEFINICIN DEL PROBLEMA

Falta de organizacin y control en los procesos de compra lo cual conlleva a

que los recursos con que se cuenta no sean operados correctamente y repercuten
en la no satisfaccin del cliente al sacrificar la calidad en la gestin de suministro,
y de no cumplir con el objetivo de lograr las utilidades deseadas.

9
 HIPTESIS

Mejoramiento de la competitividad de los medianos hoteles, a travs de una

gestin de suministro capaz de influir positivamente en el grado de eficacia
operativa alcanzado por un sistema logstico.

10
 CONSECUENCIAS

Se pretende que con la implementacin de una Gestin de Suministro en

la industria hotelera, aumente la eficiencia dentro de los departamentos
involucrados, logrando de esta manera acelerar el proceso de abastecimiento, y
que permita un cambio en la relacin proveedor-comprador.

11
 TIPO DE INVESTIGACIN

Esta investigacin ser de tipo correlacional, se contar como base la

tcnica de investigacin bibliogrfica, para lo cual se consultaran libros, folletos,
revistas, tesis, disertaciones, realizando una sntesis de lo investigado, lo cual
ayudar a ubicar la investigacin de campo y los resultados que de ella se
obtenga.

12
 1. IMPORTANCIA DE LA CADENA DE SUMINISTRO

La cadena de suministro es la secuencia de proveedores que contribuyen a

la creacin y entrega de una mercanca o un servicio a un cliente final para
gestionar de forma efectiva y al mejor costo posible los flujos, movimientos,
inventarios de productos terminados e informacin relativa a los mismos, desde un
lugar de origen a un lugar de destino para satisfacer las necesidades del cliente;
es utilizada para describir el conjunto de procesos de produccin y logstica cuyo
objetivo final es la entrega de un producto a un cliente que incluye las actividades
de obtencin de materiales para la transformacin del producto, hasta su
colocacin en el mercado.

La gestin de la cadena de suministro se dirige al incremento de las ventas,

la reduccin de costos y al uso integral de los activos a fin de optimizar la
interaccin y comunicacin de todos los participantes a lo largo de la cadena de
suministro.

Internet est transformando la cadena de suministro de todos los sectores.

Los proveedores, los distribuidores, los fabricantes y los vendedores trabajan
actualmente en estrecha colaboracin y con mayor eficacia. La gestin de
suministro orientada tecnolgicamente permite a los clientes gestionar sus propias
experiencias de compras, incrementar la coordinacin e interrelacin entre sus
proveedores y ayuda a reducir los costos operativos de todas las empresas de la
cadena. Y las transferencias electrnicas de datos reducen distancias. El internet
favorece a la integracin virtual generando nuevas oportunidades comerciales en
mercados electrnicos y canales de distribucin. Ofrece importantes
oportunidades basadas en la tecnologa, y es responsabilidad de los lderes de la
organizacin aprovechar todas las posibilidades que las nuevas tecnologas
ofrecen y gestionar correctamente el cambio consecuente.

13
 La industria hotelera y en general cualquier empresa tienen que conocer las
oportunidades que Internet y las nuevas tecnologas ofrecen en el rea de gestin
de la cadena de suministro, deben redefinir los procesos de negocio relacionados
con la misma considerando a los proveedores como una pieza ms de su cadena
de valor, y deben de alinear los objetivos de clientes y proveedores teniendo en
cuenta que tienen distintas culturas empresariales, intereses, recursos, y sobre
todo realizar inversiones tanto en personal como en tecnologa.

Y es gracias a la cadena de suministro que las empresas pueden trabajar

como una entidad unificada, compartiendo tareas que antes se hacan por
separado dentro de cada empresa, eliminando la redundancia y mejorando la
eficacia. De esa forma se puede compartir oportunamente la informacin sobre la
demanda del mercado, minimizar el inventario, mejorar la calidad y aumentar la
rentabilidad. Adems, una cadena de suministro permite reducir el perodo de
comercializacin a travs de la colaboracin con los proveedores y los clientes.

Actualmente utiliza tecnologa de red para relacionar a los proveedores y a

los distribuidores a fin de lograr una mayor satisfaccin del cliente final a travs de
varias soluciones como el desarrollo del producto que incluye los requisitos, el
diseo y pruebas, adems del diseo de la produccin. Esto permite a los
proveedores disear mejores productos y servicios, ya que pueden trabajar con
una informacin directa y puntual de lo que los clientes desean a travs de los e-
marketplaces, que son sitios en Internet donde se encuentran compradores y
vendedores, que interactan entre ellos y con el sitio web.

Los e-marketplaces ofrecen diversas alternativas como la compra y venta

de productos y servicios, vas de comunicacin e intercambio de informacin entre
compradores y vendedores, subastas y subastas inversas, ofertas de stocks,
contenidos de informacin de la industria, catlogos organizados de distintos
proveedores, etc. Y donde sus objetivos estn centrados en la disminucin de

14
tiempos de aprovisionamiento y de los costos de gestin, ya que en proporcin
son mucho ms importantes los gastos de gestin que los del producto/servicio.

Dentro de la distribucin y logstica se incluyen la gestin de inventarios y

almacenamiento, la logstica interna y externa, la gestin de pedidos y la
distribucin fsica. Una solucin de distribucin y logstica ayuda a garantizar que
se dispone del nmero de productos adecuado, en el lugar preciso de la cadena
de suministro y en el momento apropiado, a los costos ms bajos posibles. Esto
mejora el movimiento y el almacenamiento de los bienes y garantiza una provisin
adecuada de activos lquidos del inicio al fin de la cadena de suministro. Puede
realizar un seguimiento de los clientes, los proveedores y los pedidos, as como
controlar y gestionar sus compras, los transportes y las necesidades del cliente.

Las compras incluyen la adquisicin de componentes del producto, las

materias primas estndar y los suministros especializados necesarios. Mediante la
tecnologa de Internet, se puede optimizar el proceso de compra y reducir los
gastos de dinero y de tiempo en estas actividades.

Entre las ventajas de la gestin de la cadena de suministro es que permiten

mejorar el servicio al cliente, minimizan los niveles de inventario, mejoran la toma
de decisiones, reducen los ciclos de planificacin, disminuyen los gastos de
operacin, acortan los perodos de espera de los pedidos y optimizan el
rendimiento de la distribucin puntual. Permiten a las empresas adaptarse a los
diversos cambios de las condiciones del mercado en el aprovisionamiento de
materias primas y las demandas del cliente, y permiten a las empresas detectar
fcilmente las dificultades que se presentan en la cadena de suministro.

Otras ventajas que se obtienen es la de ganarse la lealtad de los clientes

con un mejor servicio al ofrecer a los clientes alternativas si no se dispone de
existencias de algunos productos, de identificar lo que desean los clientes
utilizando referencias cruzadas de cdigos, de realizar un seguimiento de los

15
productos a travs de nmeros de serie y seguimiento de lotes y de controlar el
inventario devuelto y contabilizar los costos adicionales. Mejorar la receptividad de
los clientes mediante una mejor organizacin al obtener una panormica completa
del negocio con informacin que se actualiza constantemente, de gestionar
inventarios en ms de un almacn, de calcular la disponibilidad de los productos
mediante escenarios posibles y obtener una panormica y un informe del
inventario en trnsito cuando sea preciso.

Es necesario crear una lista de todas las empresas con las que se hace
negocios e identificar aqullas que son ms crticas para el futuro y que se deben
de atender primero. Tal vez no sean las ms grandes, pero sern de las que se
depender ms a fin de continuar, o las que no se podr reemplazar con facilidad.
Se debe establecer una base de datos sencilla para el estado de cada uno de los
contactos inmediatos en la cadena de suministros y compartir la informacin con
ellos para medir el progreso de ellos y el propio.

Uno de los objetivos primordiales de cualquier hotel es la mayor eficiencia al

menor costo, sin dejar por un lado los estndares de calidad y servicio al cliente.
Se debe elegir la cadena de suministros que ms se acomode de acuerdo a los
recursos con que se cuente y las necesidades. Actualmente, la gestin de la
cadena de suministro es un elemento clave para la competitividad de las
empresas debido a la importancia que tiene en los resultados empresariales a
travs del margen de beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del
servicio, de la satisfaccin del cliente, etc.

16
 2. LOGSTICA

Se le conoce al conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a

prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad
principal en tiempo, forma y al costo ms oportuno en un marco de productividad y
calidad. Sirve como estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena
de suministros, de tal forma que logre el balance ptimo entre las necesidades del
cliente y los recursos disponibles del hotel; su desempeo deber ser medido a
travs del servicio al cliente, o al husped. Los objetivos de la logstica son.

Diagrama No. 1
OBJETIVOS DE LA LOGSTICA

El producto La cantidad El momento Al mnimo

adecuado precisa exacto costo

Flexibilidad Tiempo
Fiabilidad espera Nivel de
Inventario
En la entrega entrega

Fuente: La Gua de Gestin de la Cadena de Suministro.

La cadena logstica est compuesta por los siguientes elementos bsicos

sobre los cuales trabaja est estrategia:

17
 Diagrama No. 2
ELEMENTOS BSICOS DE LA GESTIN DE SUMINISTRO

Clientes Distribucin

Inventarios Almacenamiento

Suministros

Fuente: La Gua de Gestin de la Cadena de Suministro

La gestin logstica constituye el componente principal de la cadena de

valor que incorpora el producto. Ya que la logstica vela por la optimizacin y el
mantenimiento de los recursos de est cadena a travs de sistemas de
informacin compartidos por todos los que intervienen en ella y mediante la
aplicacin de indicadores de desempeo que permitan conocer los niveles de
inventario, los tiempos de procesamiento, la rotacin de los productos, etc.

A nivel estratgico, la logstica envuelve todas las reas de la compaa

para disear, desde la etapa de la identificacin de la necesidad, etc. hasta
disear un proceso que incluya todos los medios necesarios para obtener mejores
resultados, en trminos econmicos y de satisfaccin del consumidor. Y entendido
as puede alcanzar el objetivo final de la forma ms eficiente posible.

2. 1 PROBLEMAS LOGSTICOS ACTUALES

- Insatisfaccin de los usuarios internos y externos.

- Productos, servicios, materiales, insumos y equipos insuficientes.

18
 - Lentitud de procesos por excesivos formalismos burocrticos.
- Normatividad excesiva o mal utilizada.
- Manejo del presupuesto inadecuadamente.
- Poca comunicacin con otros departamentos.
- Catlogos de productos desactualizados y redundancia de productos
similares.
- Ausencia de listado de insumos.
- Poca o nula participacin de profesionales del rea en el sistema de
logstica.
- Sistema de informacin insuficiente.

2. 2 CLIENTES

El servicio al cliente es la serie de objetivos y cualitativos de servicio y

niveles aceptables de cumplimiento que una empresa espera ofrecer a sus
clientes. Se debe conocer y comprender a los clientes. Quienes son los clientes
actuales demografa, clientes actuales y potenciales, su nivel de ingresos- como
pueden agruparse y que porcentaje de ventas representa cada grupo. Cmo
afecta las relaciones con los clientes los distintos sistemas de comunicacin, que
se espera de ellos y hasta que nivel la competencia es capaz de atender las
necesidades de los clientes.

Los principios del servicio al cliente consideran entender perfectamente lo

que quieren y cuales son sus necesidades, la habilidad para ofrecer el nivel de
servicios adecuado, las variaciones entre lo planificado y la implementacin real, la
comunicacin efectiva con el cliente y las diferencias entre la percepcin de
servicio que tienen los proveedores y los clientes.

19
 Diagrama No. 3
PRINCIPIOS DEL SERVICIO AL CLIENTE EN LA GESTIN DE SUMINISTRO

Atencin al Cliente + Calidad

Eficiencia Efectividad

Proveedores Entradas Ofrecer Salidas Clientes Resultados

valor

Productivi- Atencin al
dad Cliente

Beneficio

Fuente: La Gua de Gestin de la Cadena de Suministro

Se debe considerar si se cumplen las expectativas de los clientes en forma

consistente o si se sobrepasan. Se debe analizar cmo se es capaz de solventar
los problemas qu tienen los clientes y comparar nuestros niveles de servicio con
los que puedan dar nuestros competidores (a travs del benchmark) y sobre todo
ver cmo, cundo y de qu forma se utiliza la informacin del cliente.

Se le debe preguntar al cliente qu es lo que le ha gustado ms o lo que no

le ha gustado y cmo se debe mejorar para servirle mejor. Normalmente se
agrupan a los clientes por tipo de industria o producto, intentando ofrecer el mismo
nivel de servicio a todos dentro del grupo y para mejorar la satisfaccin del cliente
es necesario separarlos por tipos de necesidades, controlando que cada grupo
obtiene el servicio adecuado.

20
2. 3 SELECCIN DE BIENES Y SERVICIOS

La seleccin es un proceso tcnico que por sus caractersticas es continuo,

multidisciplinario y participativo, cuya lnea asegura el acceso a los recursos
estratgicos necesarios en un determinado nivel de atencin, teniendo en cuental
la eficacia, seguridad, calidad, costo/beneficio, costo/eficiencia de los recursos e
impulsar el uso racional de los mismos, y debe concluir con la elaboracin de un
listado clasificado de los productos en cuestin.

Tiende a escoger de todo lo que se encuentra disponible en el medio y lo

que va a ser utilizado para obtener una atencin adecuada, acorde con los
principios que rigen este servicio, y es un proceso continuo, ya que su
actualizacin debe ser permanente , a la luz de las nuevas investigaciones que el
mundo moderno va adoptando. Se debe actualizar con cierta periodicidad,
incorporando las nuevas tecnologas utilizando y retirando aquellas que han
pasado a la obsolencia o han sido reemplazadas por mejores alternativas.

Debe ser participativo, ya que todos los miembros del hotel (personal
administrativo) tiene que involucrarse en el proceso a fin de entenderlo y
enriquecerlo con su experiencia y la visin que su especialidad les brinda.

2. 4 MTODOS DE SELECCIN

- Mtodo de consumo histrico. Este registra el comportamiento histrico

anterior del consumo del recurso y se fundamenta en el comportamiento del
consumo en el transcurso del tiempo, tomando para ello un perodo
determinado y es independiente del tipo de recurso.

- Mtodo de oferta/demanda. Este mtodo apoya la seleccin en servicios y

programas destinados a determinados grupos, e introduce requerimientos
tcnicos para atender a dicho grupo y constituye la demanda y el hotel

21
 listar los productos que ellos necesitan, constituyendo la oferta. Se debe
considerar la accesibilidad y disponibilidad del producto a travs de un
catlogo de productos y registro de proveedores.

La probabilidad de que la demanda puede ser atentida directamente desde

los inventarios actuales se puede expresar de varias formas:

- % de pedidos completamente servidos desde stock.

- % de unidades pedidas que son entregadas desde stock.
- % de unidades pedidas que se entregan a tiempo.
- % de tiempo de disponibilidad de stock.
- % de pedidos que no pueden entregarse por falta de stock.

2. 5 CATLOGO DE PRODUCTOS

Incluye de manera ordenada y clasificada los productos e insumos que se

utilizan (toda la gama de artculos que puedan usarse). Representa un gran listado
de crecimiento constante, y pocas veces depurado. En este listado se agrupan los
productos por familias y subfamilias, grupos y subgrupos. Para identificarlos se
crea un cdigo de barras o alfa nmerico, y que tienen un signficado en la
identificacin.

2. 6 REGISTRO DE PROVEEDORES

Deben registrarse y ordenarlo segn el tipo de insumo, producto o servicio

que brinden para su fcil localizacin al momento de necesitarlo. Se debe abrir las
puertas para que los proveedores se registren, buscarlos e invitarlos a inscribirse,
haciendo una oferta atractiva, y no con una duracin indefinida, sino renovable en
el tiempo, para mantenerlo actualizado. Al mismo tiempo clasificar y catalogar
segn costos, grados de cumplimiento, etc.

22
 3. COMPRAS

Comprar es la accin de adquirir mercancas (insumos) para la

transformacin de un bien o servicio a cambio de un pago. El departamento de
compras es el responsable de abastecer oportunamente de insumos al hotel,
respetando las polticas de la empresa. En el caso de las compras bajo el sistema
de just in time, stas contribuyen a la disminucin de los costos de inventario,
participacin del proveedor, eliminacin de desperdicio, etc. El papel que ejerce la
empresa como comprador sigue siendo el mismo, es decir, localizar algunos
proveedores, negociar los contratos, generar rdenes de compra, controlar su
cumplimiento y calidad. La empresa adopta una postura mas activa al trabajar en
estrecha cooperacin con los proveedores, mediante el establecimiento de
relaciones de largo plazo. En lugar de verlos como adversarios, los proveedores
se consideran socios.

Se reduce el nmero de proveedores y se asegura la calidad de las

materias primas y materiales, exigiendo al proveedor un nivel casi cero de
artculos defectuosos y de esta manera no es necesario realizar inspecciones de
entrada, nicamente para nuevos materiales o nuevos proveedores.

Los insumos y materias primas son suministrados al hotel en lotes

pequeos con envos frecuentes, y de esta forma no slo se optimizan las
bodegas, sino que tambin se reduce el trabajo administrativo.

Los proveedores constituyen la mdula para el control de los costos. En la

poca actual se tiene en la industria hotelera un limitado capital de trabajo como
consecuencia, en gran parte, a la deteriorada imagen que se tiene del pas en el
extranjero, en vista que esto incide en la poca afluencia turstica. En razn del
limitado capital de trabajo, es importante tener la materia prima justa en el
momento oportuno y a los mejores precios posibles.

23
 La materia prima debe ser licitada en el mercado local y algunas veces
recurrir al mercado exterior (importaciones), debido al tipo de materia que se trate,
pues el mercado nacional no lo fabrica o no lo comercia.

El control de proveedores radica en el mercado interior y en el mercado

exterior. Se presentan los medios de control para ambos mercados y todo esto
recae sobre un departamento que es de mucha importancia en la industria
hotelera: el departamento de compras.

La autoridad del departamento bsicamente debe ser de apoyo; pues es un

departamento ejecutor de decisiones pero se conjuga con un departamento de
asesora, pues este investiga cualidades y bondades de todos y cada uno de los
productos que vayan a necesitarse para la produccin.

3. 1 EL AGENTE DE COMPRAS

Ser el responsable de las compras de materiales, suministros y servicios

que requiera el Hotel para su correcta y efectiva operacin, consiguiendo la mejor
calidad, al mejor precio y las mejores condiciones de crdito. Para tal efecto
deber manternerse actualizado en cuanto a fluctuaciones de precios y accionar
inmediatamente. Tener negociadas y actualizadas cotizaciones de precio con base
en las solicitudes del Hotel.

Mantener niveles ptimos de mercancas en los diferentes almacenes,

supervisar la preparacin de los pedidos y las compras de materiales y
suministros. Verficar que los estndares de calidad sean mantenidos por los
proveedores, analizar mediante pruebas de calidad con el gerente de Alimentos y
Bebidas, el Chef Ejecutivo y el Analista de Costos, todos los nuevos productos que
son ofrecidos en el mercado.

24
 Mantener informados a los departamentos sobre la situacin de la
mercanca en trnsito, as como de los nuevos productos del mercado, precios y
proveedores. No dar trmite a un pedido si no viene con las especificaciones
correspondientes. Debe realizar una revisin continua de nuevos sistemas y
realizacin de nuevas tcnicas y mtodos modernos que puedan ayudar a
incrementar favorablemente las funciones del departamento.

3. 2 EL PROVEEDOR

Un proveedor no debe entenderse slo como alguien que responde a

pedidos. Desde un punto de vista terico y prctico, hay fundamentos y evidencia
que indican diferentes formas de integracin (alianzas, sociedades) que proveen
ventajas significativas en costos y eficiencia para ambas partes. Su funcin
consiste en cumplir con los compromisos de entrega pactados. Esto se traduce en
que el proveedor llegue a su empresa o al lugar que se acuerde con lo solicitado y
a tiempo. Es necesario identificar indicadores claves de medicin del desempeo
del proveedor para controlar sus tiempos de respuesta y nivel de servicios
solicitados. Y para verificar si un proveedor es bueno se debe indagar y revelar
informacin acerca de sus actuales clientes, del nivel de satisfaccin que ellos
tienen de sus servicios y productos, del grado de cumplimento de sus pedidos, sus
instalaciones y tecnologa, solvencia econmica y otras. Un proveedor serio es
capaz de entregar evidencia y contactos que permitan verificar su informacin.

El proceso del just in time da la ventaja de tener productos frescos

siempre, entregados en el lugar, tiempo y cantidad en que se requieren. Esto se
extiende a toda la cadena de suministro. Debe ser bien coordinado en conjunto
con todos los departamentos involucrados, y su implementacin debe ser gradual.
Tambin tiene como objetivo el procesamiento continuo, sin interrupciones de la
produccin. Esto requiere la minimizacin del tiempo total necesario desde el
comienzo de la fabricacin hasta la facturacin del producto.

25
 El JIT surge por las debilidades que tiene el sistema de valoracin
tradicional, de los retrasos en el proceso de fabricacin al producir cantidades de
productos en exceso de la demanda corriente, debido a la utilizacin de modelos
basados en la determinacin de las cantidades econmicas de pedido. Las
empresas que adoptan un programa de calidad total son las que ms
eficientemente pueden aplicar el modelo del justo a tiempo, ya que en ellas el
problema de la calidad desaparece y las posibles fallas o tareas que no agreguen
valor son erradicadas en un gran porcentaje. Tambin debe tenerse en cuenta que
al no existir problemas tcnicos dentro de la etapa productiva, no se necesita
mantener un stock considerable de inventarios para protegerse contra
insuficiencias de la pobre calidad de produccin eliminando as una gran cantidad
de productos en proceso.

Entre los beneficios se encuentra la disminucin de las inversiones para

mantener el inventario, aumenta la rotacin del inventario, se reducen las perdidas
de material, se mejora la productividad global, se disminuyen los costos
financieros, existe ahorro en los costos de produccin, hay menor espacio de
almacenamiento, se evitan problemas de calidad, cuellos de botella, problemas de
coordinacin, proveedores no confiables etc., hay racionalizacin en los costos de
produccin, hay obtencin de pocos desperdicios, se tiene conocimiento eficaz de
las desviaciones, hay toma de decisiones en el momento justo, cada operacin
produce slo lo necesario para satisfacer la demanda, no existen procesos
aleatorios ni desordenados.

Esta metodologa como procedimiento de gestin y manejo productivo

puede ser utilizado en cualquier tipo de empresa, tanto industrial como de
servicios. Cualquier proceso se puede examinar con el fin de determinar las
operaciones que no le aaden valor y las causas para que el trabajo se
interrumpa, facilitando la deteccin de las anomalas, eliminando las tareas
ineficaces que impiden un buen desarrollo de la organizacin.

26
 Busca reducir los inventarios a niveles muy bajos, mientras que en el
sistema tradicional los materiales se suministran y transfieren al siguiente proceso
sin tener en cuenta el nivel de la demanda existente. No puede implantarse en una
empresa que no tenga un claro compromiso con la gestin de la calidad total, ya
que si no se encuentra un proceso productivo sin deficiencias no podr crearse la
confiabilidad en la cual basa su fundamento el modelo.

Para su aplicacin se requiere de un acceso a los servicios de apoyo, lo

cual significa que los departamentos de servicios deben estar descentralizados y
su personal asignado debe trabajar directamente para apoyar la produccin, lo
que no ocurre en el sistema tradicional.

Plantea las formas de tener un mnimo de inventario cumpliendo con las

necesidades que la empresa requiere:

- Negociar contratos de largo plazo con unos pocos proveedores locales.

- Seleccionar proveedores que estn lo ms cercano posible.
- Comprar a empresas que garanticen la calidad de las materias
suministradas.
- Exigir cumplimiento en la entrega de materiales por parte de los
vendedores.
- Buscar el mayor rendimiento en las transacciones empresariales.
- Minimizar el costo de manutencin de las materias primas.
- Evitar al mximo el desperdicio.

3. 3 RELACIN COMPRADOR-PROVEEDOR

Se debe establecer una relacin cordial en la cual el proveedor entienda

sus objetivos y la importancia del rol se le asigna en el proceso productivo.
Significa planificar conjuntamente el desarrollo de la relacin cliente-proveedor.

27
Pensar en el proveedor como una extensin de la empresa. Mantenerlo informado
de los crecimientos reales y potenciales del negocio, instarlo a desarrollar
capacidad productiva a cambio de garantizarle un vnculo permanente fundado en
tres principios bsicos: costo calidad y plazo. Instarlo a mejorar la calidad de sus
servicios y productos, motivarlo a la innovacin permanente.

Un buen proveedor es capaz de comprometerse con el cliente cumpliendo

los acuerdos prestablecidos ms all de la entrega fsica de lo solicitado. Es aqul
que se relaciona en un proceso continuo con el cliente y procura un desarrollo
armnico de la empresa conjuntamente con su cliente. Se puede desarrollar
variadas formas de sociedad con los clientes, demostrando con ello diferentes
niveles de compromiso. Una forma avanzada es donde el proveedor monitorea
(remotamente, a travs de Internet u otros medios) permanentemente los niveles
de inventario de sus clientes y reabastece lo necesario cuando percibe que se
alcanzan los puntos crticos de reposicin. Otra forma alternativa a esta, son en
las que se entrega materia prima que se cobra a medida que se consume, siendo
responsabilidad del proveedor la administracin de bodegas y ciclo de
abastecimiento.

3. 4 FACTORES QUE AFECTAN LAS TCNICAS DE COMPRA

- Catlogos de especificaciones de compra. Estndares de calidad, peso,

tamao, condiciones organolpticas.
- Catlogos de proveedores. Registro de las diferentes fuentes de
abastecimiento y comparacin de precios y condiciones.
- Comparativo de proveedores. Anlisis de precios y condiciones de varios
proveedores del mismo artculo.
- Requisiones de compra. Notificacin al rea de compras de parte de los
departamentos, indicando las necesidades de compra.

28
 - Orden de compra. Solicitud de los proveedores para surtir los diferentes
artculos requeridos por los departamentos de la empresa.
- Reporte mensual de compras. Registro de las compras por tipo de artculo,
de acuerdo a la importancia y vlumen.
- Informe de inflacin interna. Reporte comparativo de un perodo para
identificar incrementos o decrementos de mercancas compradas.

3. 5 MODALIDADES DE COMPRA

Licitaciones. Se caracteriza por la libre concurrencia de postores a una adquisicin

de bienes o servicios no personales, a partir de cierto valor monetario fijado por la
Ley de Presupuesto de la Repblica, por lo tanto vara cada ao. Puede ser
pblica abierta y de libre concurso- y pblica con financiamiento.

Tercerizacin. Es la adquisicin de servicios a terceros, primordialmente servicios

temporales o aquellos que ocasionan problemas en el hotel, o que implica asumir
responsabilidad material.

Consignaciones. Donde el proveedor cede en uso de esquipo a cambio de la

adquisicin de insumos.

Cotizaciones. Es el medio por el cual se asegura, al tener varias, cual es el artculo

que se necesita y que posee el menor costo, y que tengas las especificaciones
que requiere la operacin para mantener el estndar de calidad y no despreciar
sta por un costo que es bajo pero va a retirar la clientela, lo que ocurre a largo
plazo al reducir los costos sacrificando calidad. Existen varias formas de cotizar:

La primera y la ms comn es ir al mercado y solicitar informacin al

proveedor, con esta se pueden obtener fcilmente varias cotizaciones; pero tiene
la desventaja que al proveedor no se le informa cual es el producto y el piensa que
es un comprador ms, y poco o nada le interesa si las bondades de su producto

29
van a satisfacer los requerimientos. Es la ms usada debido a su facilidad de
localizacin, pues con una gua comercial basta para saber quienes son los
proveedores potenciales.

El uso de este medio conduce a la segunda forma de cotizar, y que es la

que mejor resultado ofrece en la actualidad. Cotizar con quienes conocen el
producto.

Para lograr esto se debe partir con la confianza que deben tener los
proveedores, a quienes se les muestra el sistema de produccin para que se
enrole y concientice de las necesidades y, por ende, que su producto se adapte a
los requerimientos establecidos.

30
 4. ALMACENAMIENTO

El almacn es la unidad de servicio que se encarga de resguardar,

custodiar, controlar y abastecer oportunamente de insumos y materiales en
general a los diferentes departamentos del hotel. Es un punto importante para la
operacin de un hotel; si se cuenta con un almacn adecuado, funcional y bien
administrado, el servicio oportuno a los clientes esta asegurado de lo contrario se
traduce en ventas bajas, clientes insatisfechos, alta rotacin de empleados y en
general una imagen pobre del establecimiento.

El almacenamiento es una actividad que implica operar un sistema de

recepcin, clasificacin, conservacin y distribucin de insumos y dems
materiales tiles para la operacin del hotel. Esto implica trabajar con productos
altamente perecederos, por lo que es necesario contar con un lugar especfico
para el almacenamiento con sistemas de refrigeracin y conservacin, un lugar
con cierto grado de humedad, temperatura, luz y ventilacin adecuada.

El objetivo primordial del control en el almacn es minimizar la inversin de

los inventarios, disminuir los costos de almacenamiento, reducir las prdidas por
obsolencia, daos y fugas, mantener un inventario suficiente, capaz de hacerle
frente a imprevistos, mantener un servicio adecuado para la recepcin y despacho
de mercancas y mantener un sistema eficiente de informacin sobre los
inventarios.

4.1 BODEGA

Para iniciar un proceso de control en este departamento, el primer factor a

considerar es el de la ubicacin, pues de sta depende en gran parte la fluidez
que se debe generar, con el objeto de agudizar el ciclo de control de toda la
divisin.

31
Horario. El horario de recepcin y salidas de los almacenes, deben establecerse
de acuerdo con las necesidades operacionales de cada hotel por el gerente
general y el contralor y exhibirse en letrero visible a la entrada del almacn.

Firmas Autorizadas. El contralor con aprobacin de la gerencia general, preparar

una lista de personas que pueden autorizar las requisiciones y enviar una copia
con las firmas al jefe de almacenes. Esta lista debe actualizarse cuando se
presenten cambios de personas autorizadas.

Afianzamiento y disciplina. Por ser responsables de los valores de la empresa, el

jefe de almacn y su personal debern estar afianzados. Es el responsable de la
disciplina, orden y puntualidad del personal bajo su supervisin, por lo que deber
evitar que se tomen alimentos en las reas de almacenamiento, as como que se
reciban visitas y en su caso, recomendar las acciones disciplinarias que
considere pertinentes.

Prevencin de accidentes. Las mercaderas deben estar acomodadas

cuidadosamente en los anaqueles en perfecto orden, evitando columnas elevadas.
Los artculos corrosivos o peligrosos debern estar a nivel del suelo y no se
debern dejar bultos que obstruyan la circulacin o pueden causar accidentes. Se
debe prohibir la entrada de personas ajenas a las reas de almacenamiento y no
se permitir fumar, con letreros previamente identificados y deber de asegurarse
que hay extinguidores en lugares estratgicos y de fcil acceso y vigilar que se
encuentren a presin adecuada, con las vlvulas libre y que se efecten sus
recargas cuando sea necesario. Lo anterior, en coordinacin con seguridad y
mantenimiento.

Movimiento fsico de mercaderas. La recepcin y entrega de mercadera debe

hacerse en la entrada de las reas de almacenaje y deber evitarles la entrada de
proveedores o empleados de otros departamentos al almacn. El jefe de almacn

32
deber verificar diariamente, que las bsculas estn colocadas en su lugar,
niveladas y que los otros instrumentos de medicin se encuentren en buenas
condiciones. El almacenista surtir la mercadera por los procedimientos de
primeras entradas, primeras salidas (PEPS), entregando los artculos que llegaron
primero y conservando en almacn los de ms reciente arribo, con el objeto de
evitar que algunas mercaderas de carcter perecedero se descompongan.

Control de llaves de almacn. Las llaves de los almacenes estarn bajo la custodia
del jefe de almacenes y al terminar cada da de trabajo, sern depositadas en el
departamento de seguridad. Se llevar una bitcora en la que se anotar la fecha
y hora de recibo del sobre conteniendo las llaves, as como las firmas de las
personas que intervengan. El jefe de almacenes retirar las llaves mediante su
regisro y firma en las bitcoras de seguridad.

Mximos y Mnimos. Con base en la experiencia del jefe de departamente, el

consumo mensual mximo y el tiempo que tarda en surtir el proveedor, se
determinar el mximo, mnimo y punto de pedido de cada artculo, los que
debern guardar una relacin directa con la venta mensual y la ocupacin del
hotel y sern autorizados por el contralor y el gerente general. Los mximos y
mnimos de las existencias debern ser revisados cada tres meses y en caso de
tener conocimiento de que vaya a haber cambios significativos en la ocupacin, se
debern ajustar las existencias. La mercadera que se requiera para eventos, se
solicitar en pedido por separado, para no afectar los mnimos y mximos.

4. 2 REFRIGERACIN Y CONGELACIN

Verificar que se mantengan las temperaturas adecuadas de almacenaje

para cada refrigerador como se detalla:

33
 Artculos Fahrenheit Centgrados

Frutas y verduras frescas (salvo pltanos, fruta 42 6

verde, papas y cebollas)
Productos lcteos 40 4
Pescados y mariscos 32 0
Carnes 32 a 35 0 a -2
Congelador -4 -20

Por los olores tan fuertes que despiden los pescados y mariscos, no
debern ser almacenados junto con otros productos, ya que dichos olores podrn
ser absorbidos y contaminar el sabor de otros alimentos.

Para los alimentos congelados, debern emplearse 24 horas como mnimo

para descongelar.

El proceso de descongelamiento se deber llevar a cabo en una cmara

refrigerante. Nunca se debe descongelar un producto en agua corriente o alguna
forma de calor. Una vez descongelados los alimentos no podrn volverse a
congelar.

El jefe de almacn, vigilar que los refrigeradores y rea de congelacin se

conserven a sus temperaturas programadas, estableciendo un horario para que
mantenimiento reporte diariamente las lecturas. Consecuentemente debern
contar con termmetros externos, para impedir la entrada del personal a los
lugares de almacenamiento.

En caso de que fallarn, se tomarn medidas de emergencia, rentando si es

necesario, espacios de congelacin en otra empresa. En este caso se realizar un
reporte de salida aprobado por el gerente de alimentos y bebidas y contralor con

34
copia al analista de operacione, con descripcin detallada de los artculos que sale
y que debern tomrse en cuenta en caso de inventario.

4. 3 CONTROL DE INVENTARIOS

Los inventarios son stocks o artculos usados como soporte a la produccion

y servicio al cliente, y el nivel de servicio se mide con la probabilidad porcentual
que el stock est disponible para cubrir la demanda. Para el control de inventarios
existen varias funciones a considerar dentro de un hotel: los inventarios de
seguridad, que sirven para protegerse contra la incertidumbre de suminitro de
materiales y demanda de consumo; los inventarios cclicos, que son el resultado
de pedidos por lotes; los inventarios en trnsito, que son materiales que deben ser
movidos de un lugar a otro; los inventarios promocionales, que son inventarios
adicionales acumulados resultado de promociones efectuadas dentro del hotel
para los huspedes.

Diagrama No. 4
COMPONENTES DEL INVENTARIO

Nivel de
Inventario

Exceso de inventario

Reaprovisionamiento

Inventario de Seguridad

Tiempo

Fuente: La Gua de Gestin de la Cadena de Suministro

La demanda y la habilidad para absorber (el reaprovisionamiento) vara con

el tiempo. Las predicciones pueden variar ya sea por factores de incertidumbre,
por lo que se debe disponer de una reserva de inventario (de seguridad) para
evitar faltas. El minimizar los costos y dar mayor nivel de atencin al cliente son
unos de los principales objetivos para el control del inventario.

35
 Para realizar un anlisis sobre el inventario es necesario seleccionar un
criterio basado en el nivel de importancia, clasificar los productos de acuerdo a
este criterio, calcular el uso acumulado para todos los productos y clasificarlos en
grupos, ya sea A,B, C, segn su importancia y asignarle niveles a estos
inventarios y espacio en el almacen para cada producto.

La clasificacin ABC se asigna en caso donde los productos no tienen la

misma importancia. Los productos A, son pocos productos pero con un nivel alto
de uso o de costo alto y que representan el 80% del valor total del uso del
inventario. Los productos B, son varios productos que representan en total el 15%
del valor total del uso; y los productos C, que son la gran cantidad de productos
con poco uso individual o un bajo valor que represente solo el 5% del uso total.

Existen varios sistemas para el control de inventarios:

- Sistema de reaprovisionamiento de los dos cajones, usado para productos

de bajo valor, productos no crticos (productos tipo C), est basado en la
inspeccin visual de las descargas en el inventario, donde un cajon
contiene material suficiente para atender las necesidades desde el
momento en que se recibe un pedido hasta que se realiza el siguiente; y el
segundo cajn (o de reserva) contiene material suficiente para atender las
necesidades entre el momento en que se recibe el pedido y el momento en
que se reciben los materiales.
- Sistema de punto de pedido, que se refiere a la cantidad a pedir cuando el
inventario disminuye hasta un nivel predeterminado, donde el criterio es
saber cundo hacer el pedido y cunto pedir.
- Sistema de revisin peridica, donde se introducen pedidos por cantidades
variables con intervalos de tiempo.

Para un mejor control de inventarios es necesario llevar a cabo las siguientes

funciones:

36
- Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno.
- Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y
oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las
circunstancias.
- Preparar informes peridicos con el resultado del trabajo y las conclusiones
alcanzadas.
- Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de
inventarios y determinar su eficiencia.
- Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de
acuerdo a las disposiciones legales.
- Observar si los movimientos en los inventarios se registran
adecuadamente, modificando los krdex y las cuentas correspondientes.
- Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado
a las condiciones de la compaa.
- Comprobar que las salidas de almacn sean correctamente autorizadas.
- Verificacin de la prctica de conteos fsicos de los inventarios existentes
peridicamente.
- Verificar que los inventarios estn adecuadamente asegurados.
- Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
ptimas.
- Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento
de este por parte de los empleados.
- Verificar manualmente si las cantidades en inventarios representan
productos, materiales y suministros de propiedad del hotel y estn en
existencia, en trnsito, en depsito, en almacenes de terceros, o en
consignacin.
- Comprobar si las partidas en inventario estn consolidadas al costo o
mercado, al que sea mas bajo, de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.

37
 - Verificar que los listados de los inventarios estn recopilados, calculados,
sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan
debidamente en la contabilidad.
- Determinar la existencia de gravmenes por prendas o garantas o por
cesin de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si
dichos gravmenes aparecen claramente consignados en los estados
financieros o en las notas relativas a los mismos.
- Comprobar que los inventarios al cierre del perodo han sido determinados,
en cuanto a cantidades, precios, clculos, y existencia, sobre una base que
guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo
anterior.
- Realizar una verificacin de la existencia de las cotizaciones para la compra
de materiales y dems elementos constitutivos del inventario.
- Hacer una verificacin de las cifras de los auxiliares con los saldos del
mayor para determinar existencia.

El programa de inventarios debe ser preparado por el contralor una semana

antes de la fecha en que stos sern tomados, estableciendo da y horario y
designando a las personas que participarn en el conteo. Se avisar a los
involucrados y jefes departamentales para que soliciten mercadera en tiempo y
evitar que se interrumpa la toma de inventario. El jefe de almacenes, se asegurar
que no se pida en exceso para evitar sobrecargar los costos y gastos del mes.

Previo al inventario se debern separar los artculos obsoletos y daados y

los almacenes o bodegas se deben encontrar ordenados, limpios y en ptimas
condiciones.

Durante el proceso de inventario todos los almacenes debern estar

cerrados, y si existieran salidas de emergencia hechas durante el proceso
(debidamente autorizadas por el contralor general), stas se debern considerar

38
para los resultados del mes; las entradas se separarn y se considerarn al mes
siguiente.

Los inventarios sern elaborados en los listados que da el sistema, en el

orden mediante el cual los artculos se encuentran colocados en las estanteras.
Las reas de produccin deben ser inventariadas en listados previamente
preparados. Los inventarios de cocinas y bares deben ser tomados despus del
cierre de los centros de consumo. Se debe tener especial cuidado para establecer
un valor razonable, por los alimentos en proceso de elaboracin, en las distintas
cocinas de las reas de produccin. Las bebidas del bar deben ser inventariadas
en dcimas de unidad. Deber preverse un doble recuento de aquellos artculos
que lo requieran.

Al trmino del inventario el analista de operaciones debe comparar el saldo

contable mostrado en el mdulo, con las cifras correspondientes al inventario
fsico. Las diferencias deben ser investigadas y los ajustes requeridos hechos,
explicados y registrados en las conciliaciones preparadas por el analista de
operaciones, elaborando las requisiciones de alimentos y bebidas que no se
hubieran hecho por salidas de emergencia, recabando la autorizacin
correspondiente y las relativas a los dems conceptos, sern autorizadas por el
gerente general y el contralor.

Otros inventarios realizados dentro del hotel pueden ser a efecto de que el
costo de los suministros para huespdes queden en concordancia con la
ocupacin de ingresos de cuartos al mes, es recomendable realizar el inventario
de la existencia de los ameneties en bodega de ama de llaves, valuarlo y de ser
representativo su importe, acreditarlo virtualmente a resultados con cargo al
inventario de suministros, reversando al da siguiente este asiento contable.

Para la valuacin de inventarios se describen los siguiente mtodos ms

utilizados:

39
- Costo Promedio. Se obtiene diviendo el valor de las existencias, entre el
nmero de unidades existentes;
- ltimas Entradas Primeras Salidas (UEPS). Este mtodo consiste en
suponer que los ltimos artculos en entrar al almacn o a la produccin,
son los primeros en salir, por lo que siguiendo ste mtodos, las existencias
al finalizar el ejercicio queden prcticamente registradas a los precios de
adquisicin o produccin ms antiguos.
- Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS). Este mtodo se basa en la
suposicin que los primeros artculos en entrar al almacn o a la produccin
son los primeros en salir, por lo que las existencias al finalizar cada
ejercicio, quedan prcticamente registradas a los ltimos precios de
adquisicin.
- Costo Especfico o de Mercado. Son los correspondientes a la lista de
mercado, misma que se deber cargar de inmediato al costo a valor de
adquisicin.

40
 5. DISTRIBUCIN

Se entiende como la etapa posterior a la compra, destinado a dar

seguimiento para el cumplimiento de las rdenes de compra giradas a
proveedores, asi como verificar la distribucin de los productos o servicios
adquiridos, para que stos lleguen en forma adecuada y en el momento oportuno
a su destino. La distribucin fsica est relacionada con la recepcin de producto
acabado, su almacenaje hasta que es requerido y la entrega al cliente.

Las funciones de la distribucin fsica estn directamente relacionadas con

la gestin de inventarios, el proceso de pedidos, el almacenamiento y el
transporte. En las cuales se deben tomar decisiones importantes como cual ser
el modo de transporte, cuanto y cual es las situacin de los almacenes de
distribucin, y si se contar con transporte y almacenamiento propio o
subcontratado.

5. 1 ETAPAS DE DISTRIBUCIN

Emisin y Entrega de las rdenes de compra. A partir de aqu, inicia una labor de
seguimiento al proveedor para el cumplimiento de la compra. stas deben poseer
dos caractersticas: indicacin del plazo de entrega y las penalidades a que est
sujeto el proveedor en caso de incumplimiento.

Estas caractersticas, son al margen de las condiciones propias que debe

poseer la rden de compra (ver anexos). Las rdenes entregadas a los
proveedores deben tener un seguimiento permanente a su cumpliento, por el
medio del que se disponga en el hotel, ya sea telfono, internet, fax, etc., de
manera de que exista conocimiento previo a las entregas oportunas o de los

41
incumplimientos de los proveedores, en forma anticipada que permita la adopcin
de medidas correctivas, para evitar el desabastecimiento.

Compromisos de entrega oportuna de productos y servicios. Se debe incorporar

en las adjudicaciones el compromiso de los proveedores, de una entrega
oportuna, sea bajo la modalidad de adquisicin que recurran, de manera que los
proveedores conozcan las reglas establecidas por el comprador.

Reporte de cumplimiento y atrasos del producto por parte del proveedor. Seala
los das de atraso, a partir del primer calendario posterior al ltimo dia de plazo
otorgado para la entrega. Esto permite observar el nivel de incumplimiento y las
acciones correctivas tomadas, considerando el factor de oportunidad que existe
por tener a tiempo y en las cantidades pactadas, los bienes adquiridos.

Acciones correctivas ante el incumplimiento de proveedores. Estas acciones

inician inmediatamente se conoce del incumplimiento por parte del proveedor, de
tal forma que se pueda garantizar un abastecimiento continuo de los productos.

Distribucin de los bienes adquiridos. Esto supone que stos deben estar
oportunamente en la cantidad adecuada y a disposicin del usuario final, de
manera que todos los esfuerzos estn orientados a este objetivo. La distribucin
puede partir de efectuarlo desde la bodega central.

42
 CONCLUSIONES

A lo largo de este trabajo se han visto procedimientos relacionados con la

gestin de suministro, como la cadena de abastecimiento, que comprende la
integracin de los proveedores, tcticas, como los tipos de compras,
aprovisionamiento, nivel de servicio al cliente, mtodos de seleccin de
proveedores, etc., y procedimientos netamente operativos, como los sistemas de
almacenamiento, los mtodos de catalogacin de materiales, registros de las
compras, entre otros.

Esta amplia gama de actividades referidas al rea revela la importancia en

el desarrollo de un sistema de negocios. Una definicin de la cadena de
suministros y una explicacin clara de sus operaciones permite determinar
claramente las reas de mayor impacto en la rentabilidad y competitividad de la
empresa. Para lograr permanencia en el mercado, es necesario que las empresas
administren en forma eficiente y coordinada todos los aspectos de su cadena de
suministros, que generen relaciones conjuntas con sus proveedores y que ambos
visualicen como generar valor al cliente como un objetivo comn.

La aplicacin de sistemas de administracin integrados y las herramientas

virtuales como el Internet, constituyen hoy elementos fundamentales para el
desarrollo y crecimiento de la empresa, y de su grado de eficiencia y funcionalidad
depender la respuesta del cliente y del mercado.

43
 RECOMENDACIONES

- Para una aplicacin eficiente en una gestin de suministros de la industria

hotelera, se debe establecer objetivos de abastecimiento, alineados con la
estrategia competitiva del hotel, para la adquisicin de bienes y servicios.

- Es necesario administrar la informacin de especificaciones tcnicas de

compras, de modo que se obtengan los niveles deseados de calidad,
agilizando los procesos, y analizando permanentemente al mercado para
identificar oportunidades y estableciendo diversos tipos de relaciones con los
proveedores, de acuerdo con las estrategias planteadas para el
abastecimiento.

- Se debe utilizar de manera ptima el espacio y los recursos del almacn y

medir y evaluar en forma permanente el desempeo de la gestin para
identificar las reas potenciales de mejora.

- Fomentar en el encargado de los suministros el sentido de responsabilidad,

minuciosidad y de fidelidad a las prcticas de polticas y manuales de
abastecimiento as como realizar continuamente una evaluacin peridica
sobre la funcionalidad de los procedimientos, con las finalidad de eliminar al
mximo pasos innecesarios.

44
 BIBLIOGRAFA

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ml

La Gua de la Gestin de Suministro. [en lnea] Disponible en:

http://www.managementsupport.com

46
 ANEXOS

Solicitud de compra:

Solicitud de compra stock de almacn. Es un formulario que se genera

directamente en el programa de almacn, basndose en el fisico semanal de
bodega con una relacin de mnimos y mximos. Este formato nicamente lleva
firma del Jefe de Bodega y del Gerente de Compras, ya que avala un stock
predeterminado y autorizado por la Gerencia General, el Contralor y los Gerentes
de cada rea. Lleva un original para el archivo de compras y una copia para el
archivo de bodega, quedando la informacin en el programa para el debido
proceso de cotizacin o del anlisis de precios del archivo de cotizaciones. Este
formulario es generado y analizado (mnimos y presentaciones de proveedores)
por Bodega General. Determinando juntamente con el Chef si el pedido es el
necesario para cubrir Banquetes.

Solicitud de compra general. Es un formulario con un original y una copia,

diseado para uso interno en los siguientes casos: solicitudes de banquetes fuera
de stock de bodega, activos fijos, insumos o artculos fuera de stock de bodega,
servicios. El solicitante lo llena, dejando el orignal en Compras y copia para su
archivo. Compras enumera las solicitudes, entregando a cada uno su copia
fechada y con firma de recibida, llevando un archivo del correlativo, que ampare
cualquier Orden de Compra. Este formato debe de llevar la firma del solicitante, el
Jefe del departamento y del Gerente General.

Es importante que cada persona que emita una solicitud de compra, detalle las
caractersticas adecuadas de lo que necesita, en el caso de Alimentos y Bebidas
debe definir claramente cdigos y marcas de su utelera y artculos solicitados al
igual que Ama de Llaves, Mantenimiento y todos los otros departamentos.

47
Especificaciones de compra:

Esta forma impresa debe existir en todo hotel, con el objeto de mantener una
calidad uniforme, y que no deje margen a aplicarse la lgica del comprador. Debe
ser clara, concreta y muy expresa. El contenido minimo de la hoja de
especificaciones de compras debe ser:
- cdigo del artculo,
- nombre del producto,
- uso para el cual se destina,
- grado de calidad deseado,
- unidad de compra, y
- cualquier otro factor que identifique plenamente el artculo que se necesite.

Lo ideal es tener una hoja individual por cada artculo que se compra, pero
algunos articulos se identifican con solo una frase o lnea. Entonces, el realizar un
tabular con las especificaciones de todos los artculos bastar para tener presente
cada vez que se vaya a realizar una compra.

Debido al poco uso que los compradores tradiciones le dan a lo escrito, esta forma
no ha tenido el impacto que debiera en Guatemala, pero en tres de los hoteles
ms grandes ya lo usan y los resultados han sido notorios. Aunque la tradicin de
que todo esta en la mente del gerente de compras ha sido generadora de
resultados negativos a este valioso medio del control en la hotelera.

La importancia de escribir las especificaciones de compras radican en que hace

participe a otros departamentos involucrados en la operacin, en conocer y discutir
acerca de estas para hacerlas mas prcticas y dejar lo terico de todo manual
escrito.

Existen dos razones importantes para que las especificaciones sean escritas:

48
Primero, es imposible que el encargado de compras recuerde todos los detalles, y
segundo, si el encargado de compras est ausente del establecimiento, quien
tome la decisin de compra estar seguro que comprar guardando los
estandares establecidos en las especificaciones.

Las especificaciones de compras deben realizarse en cinco copias, que seran

distribuidas de la siguiente manera:

a. copia para el departamento de compras;

b. copia para el gerente general que firma las rdenes de compras;
c. copia para el gerente de la divisin afectada;
d. copia para el encargado de recepcin de mercadera en bodega; y
e. el mismo proveedor debera conocerla para que pueda sugerir nuevos
mercados y mejorar las especificaciones (es convieniente darle a conocer
las especificaciones solo sobre su ramo de proveedura).

Pruebas de calidad:

Se debe comprender que la calidad es subjetiva y que depende en gran parte de

la persona que hace uso del producto, y la experiencia con que cuenta en relacin
a su uso.

Las pruebas de calidad no deben confundirse con el control de calidad, ya que son
diferentes en su estructura. Las pruebas de calidad se realizan desde que se elige
al proveedor de la materia prima hasta antes de que el producto llegue al
consumidor. En hotelera, en la operacin de alimentos y bebidas, las pruebas de
calidad determinan si un artculo est dentro de los estndares y si debe aceptarse
o no al momento de su ingreso a la bodega. Y con respecto a los artculos cuya
calidad no puede determinarse en bodega, se analizan con el encargado para
tomar la determinacin de si son buenos o no, y sugerir a compras que se cambie

49
o que se le comunique al proveedor sus deficiencias para que tome las medidas
necesarias.

Las llamadas degustaciones son las ms utilizadas en la actualidad, debindose

tener el cuidado necesario de que los degustadores sean conocedoras del
producto que se va a estudiar, y representativos de nuestro mercado local.

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