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VERSIN 01
Tabla de contenido
1. Presentacin por parte de la Direccin....................................................................................... 3
2. Criterios que orientan el Sistema Integrado de Gestn del SENA ............................................. 5
2.1. Orientacin hacia las Personas. .......................................................................................... 5
2.2. Enfoque en los resultados (Productos / Servicios).............................................................. 6
2.3. Enfoque integrado e integral .............................................................................................. 7
2.4. Simplificacin en la documentacin (Procedimientos Formatos).................................... 9
3. Principios y Requisitos aplicables para Implementar el Sistema Integrado de Gestin ........... 10
3.1. Principios de Calidad ......................................................................................................... 10
3.2. Requisitos del Sistema Integrado de Gestin. .................................................................. 11
4. Instancias de Participacin, Responsabilidad y Autoridad ....................................................... 15
5. Alcance del Sistema Integrado de Gestin................................................................................ 16
5.1. Proceso Estratgicos. ........................................................................................................ 16
5.2. Procesos Misionales. ......................................................................................................... 16
5.3. Proceso de Soporte. .......................................................................................................... 16
6. Exclusiones ................................................................................................................................ 17
7. Promesa de valor del SENA ....................................................................................................... 18
8. Objetvos del Sistema Integrado de Gestin ............................................................................. 19
9. Red de Procesos del Sistema Integrado de Gestin del SENA. ................................................. 21
10. Caracterizacin de Procesos. Ver anexo 1-M-SIG-Caracterizaciones....................................... 22
11. Referencia a los Procedimientos Documentados Para el Sistema Integrado de Gestn ......... 23
12. Glosario para el Sistema Integrado de Gestn. ........................................................................ 24
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Avanzar por esta la ruta de la calidad y la excelencia, es un reto inaplazable para el SENA,
lo que implica, reconocer todo lo que durante 55 aos se ha construido y los importantes
logros alcanzados con gran dedicacin; y asumir nuevos desafos con Amor y Disciplina,
para seguir siendo una de las entidades ms queridas por los colombianos.
Para ser una Entidad de Clase Mundial, el Servicio Nacional de Aprendizaje, con el
compromiso de la Ata Direccin y de todo el Equipo Humano de colaboradores de la
Entidad, ha tomado la decisin de asumir el gran reto de implementar un Sistema
Integrado de Gestin Calidad con Calidez, centrado no en los documentos sino en las
personas.
Que el compromiso de la Familia SENA, junto a nuestro modelo de gestin, nos conduzcan
al cumplimiento de la promesa de valor, con todos nuestros usuarios/clientes y grupos de
inters y a constituirnos en un gran lugar para trabajar, para ser una entidad de clase
mundial.
Director General
El factor clave de xito del Sistema Integrado de Gestin - Calidad con Calidez del SENA, es
que est Centrado en las Personas, esto significa, que todas las mejoras que se buscan con
esta estrategia gerencial, estn orientadas para beneficio de las personas que interactan
desde diferentes grupos de inters, como son Aprendices, Trabajadores, Empresarios,
Sector Productivo, Gobierno, Comunidad Internacional, Desempleados y Ciudadanos en
General, hacia quienes se dirigen los servicios del SENA; esto se refleja en los elementos
del Sistema Integrado de Gestin como la Red de Procesos, la Promesa de Valor y los
Objetivos de Gestin.
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Este criterio que gua el Sistema Integrado de Gestin del SENA, busca que la gestin est
mucho ms a orientada a resultados, por esto la identificacin de la Red de Procesos se
realiz teniendo en cuenta los procesos de mayor impacto en las personas
(Clientes/Usuarios y Grupos de Inters), y la caracterizacin de los procesos, parti de la
pregunta cules son los resultados que se esperan del proceso con nfasis en los
productos o servicios finales.
De igual manera, la caracterizacin de los procesos reconoce que para lograr resultados,
con eficacia, eficiencia y efectividad, se debe atender todo el ciclo PHVA Planear, Hacer,
Verificar y Ajustar para mejorar, comprometidos con la integracin e integralidad de
lograr un mejor impacto en relacin con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y
salud ocupacional y en la seguridad de la informacin.
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Para lograr una mayor satisfaccin de nuestros usuarios externos con base en la norma
ISO 9001:2008 y la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.
La norma ISO 14001:2004, es la base para la implementacin de este eje del Sistema
Integrado de Gestin.
Bajo la consigna Hgalo Simple, Hgalo Fcil, pero Hgalo Bien, se busca racionalizar la
generacin de Procedimientos y Formatos; buscando que cambiar el paradigma de que la
implementacin de sistemas de gestin trae a las organizaciones una carga de
documentacin, se introducen criterios que orientan a generar solo aquellos
(Procedimientos Formatos), que le generen un valor agregado a la gestin, que le
aporten a la toma de decisiones, que le contribuyan a la disminucin de riesgos, que le
ayuden a hacer ms fcil y prctica las actividades, que le permitan optimizar los tiempos,
y en definitiva prestar un mejor servicio.
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, aplica los principios de calidad promulgados por
las normas tcnicas ISO 9000:2005 (del 1 al 8) y los retomados y ampliados por la Norma
Tcnica Colombiana para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 (del 1-10) en la bsqueda
del mejoramiento continuo de su gestin. Estos principios de gestin de la calidad son:
1) Enfoque hacia el cliente: la razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido
a satisfacer a sus clientes. Por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan
cules son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos
y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
2) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta direccin de
cada entidad es capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y
manteniendo un ambiente interno favorable en el cual los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el
logro de los objetivos de la entidad.
3) Participacin actva de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones
pblicas: es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen
funciones pblicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la
entidad.
4) Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al
trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso.
7) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles
de la entidad las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin, y
no simplemente en la intuicin.
El alcance del Sistema Integrado de Gestin del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
bajo los estndares (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OSHAS 18001:2007 e ISO
27001:2005 y NTCGP 1000:2009), aplica a los 17 procesos que hacen parte de su red de
procesos, siendo 3 estratgicos, 7 misionales y 7 de soporte como son:
6. Exclusiones
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Los procedimientos del sistema Integrado de Gestin, sern publicados de manera virtual
e independiente al Manual de Gestin, los cuales pueden ser consultados para su uso y
aplicacin, en el Bolg denominado Sistema Integrado de Gestin, Calidad con Calidez,
ubicado en la pgina web del SENA. www.sena.edu.co.
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Como apoyo pedaggico a contnuacin se presenta un glosario con una seleccin de trminos
relacionados con la gestin de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional y de
Seguridad de la Informacin, aplicables al Sistema Integrado de Gestn.
Estas definiciones son tomadas de las normas ISO 9000:2005 y NTCGP 1000:2009 para Gestin de
Calidad, de ISO14001:2004 para la Gestin Ambiental, de OSHAS 18001:2007 para Seguridad y
Salud Ocupacional) y de ISO 27001:2005, para Seguridad de la Informacin.
4. Actvo: Cualquier cosa que tiene valor para la organizacin. ISO 27001.
7. Alta direccin. Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico que
dirigen y controlan una entidad.
12. Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin.
13. Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.
14. Capacidad de una entdad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para
realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese
producto o servicio.
17. Concesin. Autorizacin para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es
conforme con los requisitos especificados.
21. Conveniencia. Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las
metas y polticas organizacionales.
27. Efectvidad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
28. Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
30. Enfermedad: condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o
ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o
ambas.
33. Evaluacin del Riesgo: Proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de
riesgo dados, para determinar la importancia del riesgo. ISO 27001.
35. Funcin de una entdad. Se entiende como el objeto social o la razn de ser de la
entidad.
38. Gestn del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin en relacin con el riesgo. ISO 27001.
40. Identficacin del peligro: proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
caractersticas.
42. Incidente: evento (s) relacionado (s) con el trabajo, en el (los) que ocurri
o pudo haber ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su
severidad), o vctima mortal.
47. Medio ambiente: entorno en el cual una organizacin opera, incluyendo el aire, el
agua, suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
51. Objetivo ambiental: fin ambiental de carcter general, coherente con la poltica
ambiental, que una organizacin establece.
54. Peligro: es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o
enfermedad, dao a la propiedad, el ambiente de trabajo o una combinacin de
estos.
59. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
67. Riesgo (Calidad). Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda
afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus
objetivos.
68. Riesgo aceptable (S Y SO): riesgo que ha sido reducido a un nivel que la
organizacin puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia
poltica de s & so.
69. Riesgo Residual: Nivel restante de riesgo despus del tratamiento del riesgo. ISO
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70. Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.
73. Sistema de gestn ambiental: la parte del sistema de gestin de una organizacin
empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar sus
aspectos ambientales.
75. Sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional: parte del sistema de gestin
total, que facilita la administracin de los riesgos de s & so asociados con el
negocio de la organizacin. Incluye la estructura organizacional, actividades de
planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos,
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80. Valoracin del Riesgo: Proceso global de anlisis y evaluacin del riesgo. ISO
27001.