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Instrucciones:
Procedimientos de la oficina
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................ 1
Instalaciones .......................................................................................................................................................... 3
Oficina .......................................................................................................................................................................3
Almacn ....................................................................................................................................................................3
Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos .....................................5
Suministros ...............................................................................................................................................................5
ENVO ......................................................................................................................................................... 6
Procesamiento de pedidos..................................................................................................................................... 8
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Derechos Reservados Entrenamiento Informtico Avanzado S.A. de C.V.
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CONTABILIDAD .................................................................................................................................... 11
Contable .............................................................................................................................................................. 11
Banco................................................................................................................................................................... 11
ADMINISTRACIN GENERAL
Informacin de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros
Informacin de contacto
Para entregas generales:
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El
personal de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a
continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern
responsables de agregar la informacin del albarn a la base de datos de inventario.)
Nmeros de telfono:
Correo electrnico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
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Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com
Instalaciones
Oficina
Almacn
Sistema telefnico
Oficina
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que
alquilen buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.
Almacn
La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio
del edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo,
empaquetado y almacenamiento de inventario:
La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para
los envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los
paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.
La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcin,
comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x 3,6
metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los
estantes se dividen por empresa de transportes.
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La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de
varios tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de
poliestireno y material de etiquetado.
La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.
Sistema telefnico
El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite
a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga
las instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los
dos espacios del edificio.
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Solicitud de suministros
Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos
Suministros
Suministros
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Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:
Notas adhesivas
Etiquetas adhesivas
Sobres acolchados
Cinta
Rotuladores
Cajas
Plstico de burbuja
ENVO
Recepcin de paquetes
Procesamiento de pedidos
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Recepcin de paquetes
Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:
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Procesamiento de pedidos
Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.
Evaluacin de un pedido
Evaluacin de un pedido
Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:
Quin es el cliente?
Cul es el descuento?
Quin es el cliente?
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Las comprobaciones de crdito se realizan para nuevos clientes que desean usar
pedidos de compra.
Hay una copia de la solicitud de crdito en la carpeta Admin.
Dele la solicitud de crdito al cliente o pdale que la rellene mientras est sentado
en su estacin.
Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los
formularios de referencia de crdito a cada una de las referencias enumeradas. Si
no se indica ningn nmero de fax, llame por telfono.
Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es
decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al
cliente; en caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crdito.
Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base
de datos de la forma correspondiente.
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CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad
Tenedor de libros
Enrique Gil
enrique@fourthcoffee.com
Contable
Antonio Bermejo
antonio@northwind traders.com
Programa de contabilidad
Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.
Banco
Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres veces al mes de la cuenta del
mercado monetario. Si se supera, la cuenta se convertir en una cuenta de ahorro
estndar y se nos penalizar.
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