aloracin documental y disposicin final de los documentos.

Teniendo en cuenta que la valoracin documental, no puede ser manejada, como una
actividad y/o accin intuitiva, sino que debe responder a una accin sistemtica y
planificada, se requiere que el Administrador, Gestor Documental o Comit Evaluador
tenga en cuenta ciertas cualidades y/o caractersticas que son propias de los documentos;
u otras herramientas que igualmente pueden
servir a la hora de valorar o de Conservar Totalmente, Seleccionar, Microfilmar y Eliminar.
En este orden de ideas, podemos decir que la Armada Nacional, debe establecer unas
polticas y unos criterios tcnicos que permitan una correcta Gestin de la Informacin,
desde el momento de su produccin. As mismo ejercer un control, ms minucioso, de
todos y cada uno de los registros que de una manera indirecta impacta y afecta con la
eficacia y eficiencia de todos los procesos archivsticos.
En relacin con la valoracin y basndonos en las diversas corrientes de pensamiento, de
algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el da de hoy se siguen utilizando.
Las cuales nos pueden aportar un sinnmero de estrategias a la hora de aplicar Valoracin
a los documentos que conforman el patrimonio documental de la Institucin. Una de ellas
son las tres reglas bsicas que estableci Meissner en 1973, a la hora de valorar:

1. OBJETIVO
Hacer de la valoracin documental una funcin archivstica de suma importancia dentro
de la gestin de documentos y la administracin de archivo, con el fin de reducir y
racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva, diferenciando los
usos de gestin de los propiamente histricos.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que son producidos por los funcionarios de la Armada
Nacional, en cumplimiento de una funcin legalmente asignad~. Con el fin de valorar y
designar su tiempo de retencin y la disposicin final durante todo su Cilla Vital

3. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trmite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en
trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Conservacin de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.
Conservacin Total: Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por
parte de una institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la
administracin y conservacin de los mismos, cualquiera qU1 sea su titularidad.
Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que consiste
en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son
los instrumentos de descripcin y de consulta.
Eliminacin: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que hayan perdido
sus valores primarios y que no tienen valore~ histricos.
Expurgo: Seleccin, anlisis que se hacer unidad por unidad para determinar cules
documentos se eliminan y cules no.

Ejemplos

1 La valoracin documental parece centrarse en ideas que todava hoy

suscitan acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las
razones y propsitos que obligan a valorar los documentos, como el valorar
para conservar o valorar para eliminar

2 Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin

productora, al originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho
de otra manera, sirve de testimonio a aquellos que estuvieron involucrados
en el trmite. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las
dos primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin y
Archivo Central)

3 El que contiene un documento o una serie de documentos,

para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv
su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o
recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una
necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su
utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin.

4 El proceso de valoracin documental se aplica a los conjuntos orgnicos, a

las series documentales y no a los documentos individualmente. Por tanto, la
identificacin de las series es un paso
indispensable en dicho proceso. Es all, en las Series donde identificaremos
los Periodos de Retencin y la Disposicin Final de los documentos, las cuales
quedaran reflejadas en las Tablas de Retencin Documental de cada una de
las dependencias.

5El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el

establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de
las fases de archivo. Pueden existir criterios generales para la Va/oracin, teniendo como
base el Ciclo Vital de los
documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en
cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos
criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, sumativa o
inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la
tercera puede contener los documentos con VALORES SECUNDARIOS

6 Disposicin Final. Se entiende la disposicin final como, "la decisin

Resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital del
documento, registrada en las Tablas de Retencin y/o Tablas de Valoracin
Documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o
reproduccin. Se podra decir, que, de acuerdo a la anterior definicin,
suministrada por el Archivo General de la Nacin, la disposicin final, resulta
ser uno de los procesos tcnicos ms delicados a la hora de elaborar las
Tablas de Retencin Documental. Teniendo en cuenta que la Disposicin
Final de los documentos, concluye con:
.,/ Conservacin Total,
.,/ Microfilmar,
.,/ Seleccionar y
.,/ Eliminar.
Conservacin Total: