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En proyectos de cierta magnitud o relevancia, un proveedor de servicios creativos debera ser capaz

de entregar a cliente al menos 3 documentos que garanticen una negociacin formal y rigurosa:
cotizacin (o presupuesto formal), contrato y : la carta Gantt .

PARA QU SIRVE UNA CARTA GANTT?

es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un perodo determinado de tiempo.

Gracias a una fcil y cmoda visualizacin de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del

progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce grficamente las tareas, su duracin y secuencia, adems

del calendario general del proyecto y la fecha de finalizacin prevista.

As, por medio de la carta Gantt, cliente (o inversionista) y proveedor pueden hacerse una idea clara de
los recursos involucrados en un proyecto (tiempo, actividades, presupuestos) y su correcta
administracin. Por el contrario, quienes no aplican este instrumento tienden a trabajar en forma
desordenada, poco eficiente (recargando la jornada para tratar de ser ms productivos, gastando tiempo o
material) o bien lineal (ejecutando una tarea tras otra) en vez de hacer simultneamente (o en
paralelo) aquellas que es posible coordinar o delegar, como vimos en un artculo anterior. Y de paso generan
inquietud en el cliente, pues este ignora a qu paso marcha el proyecto, o por qu tarda o vale tanto. Si puedes
explicar mediante un desglose detallado las labores a realizar dentro del plazo disponible, tu cliente estar
mucho ms dispuesto a confiarte el proyecto y financiarlo sin objeciones.

EN QU CONSISTE UNA CARTA GANTT?

Bsicamente el diagrama est compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el

trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.
Un ejemplo bsico de carta Gantt sera

CMO SE ARMA UNA CARTA GANTT?

a) En primer lugar es bueno detallar las caractersticas del proyecto (cliente, profesional a cargo, fecha de
inicio y trmino), idealmente en recuadro aparte y/o al comienzo del documento.

b) A continuacin se indican los das hbiles especficos y semanas -es decir el tiempo que tomar el
proyecto- en el eje horizontal de la carta, descontando los eventuales feriados y fines de semana.
c) En el eje vertical en cambio anotaremos las actividades y/o tareas involucradas en el proyecto, el
profesional o funcionario a cargo de realizarla y la duracin estimada. Las tareas son subconjuntos de las
actividades (p. ej., la actividad circuitos de iluminacion se subdivide en las sigtes. tareas: compra de
materiales, montaje de ductos, cableado, instalacin de artefactos, instalacion de luminarias, etc) y en ciertos
casos conviene desglosarlas para administrar su ejecucin de la forma ms clara posible, sobre todo cuando
sern realizadas por personas distintas.

d) Donde se cruzan los ejes vertical y horizontal tenemos nuestro calendario, cuyas celdas deben ser
coloreadas de modo correspondiente al da(s) en que se ejecutar la actividad. Algunas actividades sern
efectuadas simultneamente, mientras que otras solo pueden comenzar si la anterior est lista. Para diferenciar
actividades de tareas, o para distinguir a cada ejecutante (en proyectos donde participan varios), se puede
recurrir a colores o letras distintos. Al momento de programar el proyecto y colorear las celdas es muy
importante calcular tiempos realistas ms que deseables. Tambin es bueno considerar inconvenientes o
situaciones de fuerza mayor, dejando al menos un par de das libres para cubrir dicha posibilidad sin afectar
la fecha de entrega.

CONSIDERACION FINAL

El objetivo ltimo de la carta Gantt es facilitar, medir y emplear de modo eficiente un recurso inmaterial pero
clave para cualquier trabajo: el tiempo, que como dice la frase es dinero, por lo cual debe negociarse y
cobrarse, y tambin ha de ser ahorrado o invertido con inteligencia. La Gantt es tan solo un instrumento para
tal efecto, pero no suple la importancia de saber administrar el tiempo y cmo hacerlo.

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